Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF A LA MISE EN APPLICATION DU TELETRAVAIL" chez ALPHA MAINTENANCE (Siège)

ACCORD RELATIF À LA MISE EN APPLICATION DU TELETRAVAIL

ALPHA MAINTENANCE

SOMMAIRE

PREAMBULE

1. CONDITIONS D’ELIGIBILITE AU TELETRAVAIL

2. MODALITES DE MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

3. PERIODE D’ADAPTATION ET DE REVERSIBILITE

4. LIEU DU TELETRAVAIL

5. DETERMINATION DES JOURS TELETRAVAILLES

6. ORGANISATION ET CONTROLE DU TEMPS DE TRAVAIL

7. MODALITES D'ACCES DES TRAVAILLEURS HANDICAPES A UNE ORGANISATION EN TELETRAVAIL

8. MODALITES D’ACCES DES FEMMES ENCEINTES AU TELETRAVAIL

9. EQUIPEMENTS LIES AU TELETRAVAIL

10. MODALITE D’INDEMNISATION

11. ASSURANCES COUVRANT LES RISQUES LIES AU TELETRAVAIL

12. CONFIDENTIALITE ET PROTECTION DES DONNEES

13. SANTE ET SECURITE AU TRAVAIL

14. MODALITES DE SUIVI ANNUEL ET DE REVISION

15. DATE D’ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD

16. DEPOT ET PUBLICITE

PREAMBULE

Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’entreprise est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Il est nécessaire de rappeler en liminaire que l’Entreprise réalise l’essentiel de ses activités en dehors de ses propres locaux, généralement dans des locaux mis à disposition par ses clients. Ainsi, une proportion importante de nos collaborateurs intervient directement en dehors des locaux de l’Entreprise.

La mise en place d’une organisation en télétravail devra donc tenir compte des contraintes inhérentes à chacun de nos sites et de nos clients.

La Société a ainsi souhaité se doter d’un accord visant à promouvoir et à encadrer la pratique du télétravail, tenant notamment compte de ses exigences opérationnelles, organisationnelles, techniques et financières.

Le présent accord a pour objet de fixer les conditions d'exécution du télétravail au sein de notre Société.

Objectifs poursuivis :

La mise en application du Télétravail permet de conjuguer efficacement les objectifs de l’Entreprise en matière d’amélioration de la qualité de vie des salariés, d’optimisation de la performance et de la qualité de ses prestations techniques et d’engagement sociétal.

Cet accord portant sur la mise en application du télétravail répond aux objectifs fixés par notre accord d’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes mis en application le 23 juin 2021. En effet, la mise en application du télétravail favorise une meilleure conciliation entre la vie professionnelle et la vie personnelle, en limitant les trajets, la fatigue, le stress et les risques associés tout en maintenant le lien social avec l’entreprise.

Il vise par ailleurs à réduire dans la mesure du possible les freins liés à la mobilité, bridant parfois les possibilités d’évolutions professionnelles pour certains collaborateurs.

Enfin, cet accord matérialisera nos engagements en matière de responsabilité sociale et environnementale à la fois par la réduction de l’impact carbone des transports mais également en réduisant le risque routier généré par les trajets domicile – travail.

La rédaction de cet accord s’est appuyée sur l’article L1222-9 du Code du Travail, version en vigueur depuis le 27 décembre 2021 et modifié par la Loi n°2021-1774 du 24 décembre 2021 -art 5.

ARTICLE 1 - CONDITIONS D’ELIGIBILITE AU TELETRAVAIL

La Direction reconnaît que la réussite du dispositif repose sur la capacité du salarié à travailler de façon autonome et sur la confiance réciproque établie entre le salarié et sa hiérarchie. L’autonomie dans le poste est un élément clé de la capacité du salarié à exercer ses fonctions en télétravail et il doit ainsi être capable d’organiser sa journée de travail et maitriser les outils informatiques.

Ainsi, après accord de leur responsable hiérarchique, sont éligibles au télétravail les salariés remplissant les conditions cumulatives suivantes :

• Occuper un poste de travail permettant, de façon ponctuelle ou régulière, de télétravailler;

• Pour les salariés ayant une ou des personnes à charge : Attester sur l’honneur que le télétravail peut être réalisé dans de bonnes conditions et n’a pas vocation à en assurer la garde directe.

• Pour les collaborateurs intervenant sur des prestations en dehors des locaux de l’entreprise :

Avoir l’accord préalable du Client auprès duquel le collaborateur réalise sa mission obtenue par le Responsable Hiérarchique désigné par l’Entreprise auprès du client.

• Disposer d’une autonomie suffisante dans le poste permettant l’exercice de ses fonctions en télétravail, dont les indices sont les suivants :

• Maîtrise complète des savoirs, des outils et du réseau d’interlocuteurs dont il a besoin pour réaliser les actions qui lui sont confiées ;

• Capacité à organiser son activité quotidienne et gérer ses priorités à distance (ne pas être dépendant de la présence physique de ses collègues et sa hiérarchie) ;

• Absence des locaux sans impact sur sa charge de travail personnelle ;

• Capacité d’adaptation (capacité à gérer les changements occasionnés par le télétravail) ;

• Respect permanent des délais imposés / capacité à travailler efficacement seul sur un dossier.

• Occuper un poste compatible avec la sureté et la confidentialité des informations et données traitées par l’Entreprise et ses clients.

• Occuper un poste dont l’activité en télétravail n’altère pas la prestation effectuée et ne nuit pas au bon fonctionnement du service et à la configuration de l’équipe.

• Attester que le domicile permet l’exercice de leurs fonctions en télétravail, notamment que le domicile dispose d’un espace dédié et adapté à cette organisation, une installation électrique conforme et une connexion à internet haut débit. Si le collaborateur utilise un réseau WIFI personnel, celui-ci doit être sécurisé (chiffrage de la connexion, etc.).

Ainsi, le non-respect de l’une ou de plusieurs des conditions précitées constitue un juste motif de refus ou de cessation du télétravail.

Les salariés en contrat d’apprentissage, en contrat de professionnalisation ainsi que les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail (sauf dérogation ponctuelle), considérant que la présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage.

ARTICLE 2 - MODALITES DE MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

1. Collaborateurs intervenant en dehors des locaux de l’entreprise :

Il est remis un Ordre de Mission a tout collaborateur exerçant quotidiennement ses fonctions en dehors des locaux de l’entreprise, avant toute affectation sur une nouvelle mission.

Dans l’hypothèse où la nouvelle affectation permet la mise en place du télétravail total ou partiel et après l’accord préalable du salarié et de l’entreprise, cet ordre de mission en précisera les modalités de mise en œuvre, d’indemnisation et son rythme. Sa signature vaudra acceptation par les 2 parties de la mise en place du télétravail pour la période prévue par l’Ordre de Mission.

En complément, le collaborateur concerné devra également signer et retourner à la Société le document « ALPHA-F-RH-1014 - Déclaration sur l'honneur pour le télétravail ».

2. Collaborateurs réalisant leur mission depuis les locaux de l’entreprise

Un collaborateur exerçant quotidiennement ses fonctions depuis les locaux de l’entreprise, remplissant les critères d’éligibilité et souhaitant bénéficier du télétravail doit en faire la demande en adressant à son responsable hiérarchique le formulaire dédié « ALPHA-F-RH-1015 - Rev 1 - Formulaire de demande de télétravail » (disponible sur le Portail de la Société).

Le collaborateur concerné devra également signer et s’engager dans le document « ALPHA-F-RH-1014 - Déclaration sur l'honneur pour le télétravail ».

Le responsable hiérarchique dispose d’un délai d’un mois maximum à compter de la réception de la demande pour l’accepter ou la refuser étant précisé que si les conditions d’éligibilité sont remplies, il devra motiver son refus dans le formulaire.

Il est rappelé que le passage en télétravail repose sur la base du volontariat.

Dans le cas où le passage en télétravail est proposé au salarié par son responsable hiérarchique, le salarié peut refuser et ce refus ne constitue, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement.

En revanche, conformément aux dispositions légales, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'Entreprise et/ou garantir la protection des salariés.

En cas d'épisode de pollution mentionné à l'article L. 223-1 du code de l'environnement, lorsque les normes de qualité de l'air mentionnées à l'article L. 221-1 ne sont pas respectées ou risquent de ne pas l'être, le préfet en informe immédiatement le public et prend des mesures propres à limiter l'ampleur et les effets de la pointe de pollution sur la population. Ces mesures, comportent un dispositif de restriction ou de suspension des activités concourant aux pointes de pollution, de restriction ou de suspension de la circulation des véhicules, et de réduction des émissions des sources fixes et mobiles. La mise en application du télétravail pour les salariés pourra donc répondre aux mesures limitant l’ampleur des effets de pollution sur la population. La Société se verra en droit d’imposer à ses salariés le passage en télétravail jusqu’à ce que le préfet revienne sur le dispositif de restriction ou de suspension des activités concourantes aux pointes de pollution.

ARTICLE 3 – PERIODE D’ADAPTATION ET DE REVERSIBILITE

Cette nouvelle organisation du travail est soumise à une période d’adaptation d’un mois, pendant laquelle chacune des parties pourra librement y mettre fin, à condition de respecter un délai de prévenance d’une semaine, qui pourra être réduit d’un commun accord.

Cette période doit permettre à l’employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l’absence du salarié dans les locaux de l’Entreprise ou sur le site client ne perturbe pas le bon fonctionnement de son service. Elle permettra également de vérifier que le salarié dispose d’une bonne connexion pour exercer pleinement son activité en télétravail.

Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l’activité en télétravail lui convient notamment en termes d’organisation du travail et d’éloignement de la collectivité de travail.

Au-delà de cette période d’adaptation, chaque partie pourra mettre un terme à cette organisation à condition d’en prévenir par écrit l’autre partie dans un délai d’un mois.

En effet, le salarié pourra à tout moment renoncer à faire du télétravail, sans que cela ne le prive de cette possibilité pour l’avenir.

Si l’absence du salarié dans les locaux de l’Entreprise ou sur le site client perturbe le bon fonctionnement du service ou en cas d’inadéquation entre le comportement professionnel du salarié et la situation de télétravail, le responsable hiérarchique pourra décider de suspendre le droit au télétravail de son salarié et même d’y mettre un terme en respectant la procédure évoquée ci-dessus.

Si l’un des critères d’éligibilité fixés à l’article 1 n’est plus respecté, le responsable hiérarchique pourra mettre fin au télétravail du collaborateur en respectant.

En cas d’interruption de l’organisation en télétravail à l’initiative de l’employeur, celui-ci devra justifier et notifier la décision au salarié.

S’il est mis fin à la situation de télétravail, le salarié réintégrera son poste de travail dans les locaux de l’Entreprise ou dans les locaux mis à disposition par le client et restituera l’ensemble du matériel mis à sa disposition par la Société pour les besoins du télétravail.

ARTICLE 4 – LIEU DU TELETRAVAIL

Le télétravail sera effectué au domicile habituel du salarié et par exception, avec l’accord de son responsable, dans une autre résidence connue et déclarée ou encore dans un espace dédié au télétravail.

Le lieu de télétravail devra être conforme aux normes électriques en vigueur, être équipé au préalable d’une connexion internet haut débit et être en mesure de sécuriser sa connexion WIFI.

Afin de pouvoir travailler dans un environnement propice, le collaborateur devra affecter un espace de télétravail à l’exercice du télétravail où il aura l’équipement nécessaire à l’activité professionnelle à distance.

En cas de changement du lieu de télétravail, le salarié devra prévenir le service des Ressources Humaines et son Responsable Hiérarchique en leur indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité et de bon fonctionnement de l’Entreprise, les conditions d’exécution du télétravail seront alors réexaminées.

ARTICLE 5 – DETERMINATION DES JOURS TELETRAVAILLES

Le choix et le nombre de jours de télétravail sont concertés et validés par le Responsable Hiérarchique, compte tenu des contraintes d’organisation de la Société, des exigences et besoins du client, et afin de permettre au salarié de participer au mieux à la vie du service et de l’entreprise.

Toute journée de télétravail non réalisée dans le cadre du rythme convenu avec la hiérarchie sera perdue : le report et le cumul de jours n’est pas autorisé.

Le responsable hiérarchique déterminera :

• Le nombre de jours de télétravail, leur rythme et la possibilité ou non de les faire varier

• Si certains collaborateurs, du fait de leur poste ou de l’organisation sur le site client, ne peuvent télétravailler en même temps.

Le Responsable Hiérarchique pourra éventuellement définir un planning prévisionnel de télétravail.

Pour maintenir le lien social avec la communauté de travail, chaque manager veillera dans la mesure du possible à instaurer à minima une journée hebdomadaire de présence dans les locaux afin de réunir l’ensemble des membres de son équipe.

En cas de modification du jour de télétravail initiée par le Responsable Hiérarchique, pour des raisons liées au bon fonctionnement du service, un délai de prévenance de 2 jours calendaires devra être respecté, sans que le salarié ne puisse s’y opposer.

De la même manière, le salarié désirant modifier le positionnement de sa journée de télétravail devra en faire la demande écrite à son supérieur dans un délai qui ne pourra être inférieur à 2 jours calendaires avant la date initialement prévue. La modification demandée ne sera effective qu’en cas de validation expresse du manager. Le manager est en droit de refuser cette demande.

ARTICLE 6 – ORGANISATION ET CONTROLE DU TEMPS DE TRAVAIL

Le fait de télétravailler n’a aucun impact sur la durée du travail et les congés des salariés. Un point régulier sera réalisé entre le collaborateur et sa hiérarchie pour évoquer la charge de travail. Le salarié doit alerter à tout moment sa hiérarchie en cas de charge de travail trop importante.

Afin de respecter les règles relatives au temps de travail, les salariés en télétravail doivent respecter la durée du travail prévue à leur contrat de travail, ainsi que les horaires collectifs de l’Entreprise, et/ou du service, et/ou du client.

Pendant les plages horaires fixées de télétravail, le salarié est tenu de répondre aux appels via les outils de communication mis à disposition, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les visioconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie, et de façon générale d’exécuter son contrat de travail.

Afin de respecter la vie privée des collaborateurs, la Société s’engage à ne joindre le salarié que durant ses plages horaires de travail définies au sein du service et/ou dans l’entreprise et/ou chez le client.

Par ailleurs, les salariés s’engagent à respecter les durées maximales de travail ainsi que les durées minimales de repos telles que prévues par les dispositions légales et conventionnelles.

ARTICLE 7 – MODALITES D’ACCES DES TRAVAILLEURS HANDICAPES A UNE ORGANISATION EN TELETRAVAIL

Les travailleurs en situation de handicap qui souhaitent avoir recours au télétravail pourront bénéficier de mesures appropriées facilitant l’accès au télétravail. A cet effet, un entretien sera organisé avec le Responsable Hiérarchique et les Ressources Humaines pour définir les conditions de mise en place du télétravail.

L’employeur devra s’assurer que le poste de travail des salariés handicapés est accessible en télétravail.

Conformément aux mesures prévues par l’article L.5213-6 du code du travail, un travailleur handicapé possède les mêmes droits d’accès au télétravail.

Le télétravailleur en situation de handicap devra répondre aux mêmes critères d’éligibilité, il se verra soumis aux mêmes conditions de mise en place, de contrôle et d’organisation. Les deux parties devront donc répondre à la même période d’adaptation et de réversibilité.

ARTICLE 8 – MODALITES D’ACCES DES FEMMES ENCEINTES AU TELETRAVAIL

Une attention particulière sera portée aux femmes enceintes, qui pourront bénéficier de la mise en place d’une organisation en télétravail à condition qu’elles répondent aux critères définis à l’Article 1.

La répartition entre jours travaillés depuis les locaux de l’entreprise et jours télétravaillés pourra être réétudiée sur demande de la salariée ou sur proposition de sa hiérarchie.

ARTICLE 9 – EQUIPEMENTS LIES AU TELETRAVAIL

1. Matériel informatique

La Société fournit et entretient les équipements informatiques nécessaires à l’exercice de l’activité en télétravail, selon les besoins liés au poste de travail.

Les salariés s’engagent à prendre soin et à entretenir les équipements qui leur sont confiés et à aviser immédiatement le service informatique ainsi que leur responsable en cas de panne ou de mauvais fonctionnement de ses équipements.

Le collaborateur doit également s’assurer préalablement à la mise en place du télétravail auprès du service informatique qu’il dispose d’un accès de type VPN pour se connecter au réseau interne.

Toute utilisation non professionnelle du matériel fourni par la Société est formellement interdite.

Par ailleurs, la Société a informé les salariés de toutes les consignes de sécurité et des interdictions d’utilisation de matériels ou d’équipements de travail notamment par le biais de la Charte Informatique. Ainsi, toute infraction à ces règles ou principes peut engendrer des sanctions disciplinaires pouvant aller, le cas échéant, jusqu’au licenciement.

Enfin, pour des raisons de sécurité, l’équipement destiné au télétravail mis à la disposition du salarié ne peut être déplacé à une autre adresse que celle déclarée, qu’après avoir obtenu l’accord de sa hiérarchie.

2. Autre matériel

Tout achat de matériel visant à l’aménagement du poste de télétravail pourra faire l’objet d’une participation financière de l’Entreprise, sous réserve que le dit équipement soit présent à la liste intégrée au « I. Salarié en situation de télétravail » du document « ALPHA-SUP-FI-0210 - Règles de déplacement » et selon les modalités précisées sur le même document.

ARTICLE 10 – MODALITE D’INDEMNISATION DU TELETRAVAIL

L’Entreprise met en place un régime spécifique d’indemnisation du télétravail dont les montants sont détaillés dans le document « ALPHA-SUP-FI-0210 - Règles de déplacement ».

Comme défini dans ce document, Il comprend :

• 1 indemnité de repas spécifique par jour télétravaillé

• 1 indemnité compensatrice mensuelle visant à contribuer aux frais engendrés par le télétravail pour le collaborateur.

ARTICLE 11 – ASSURANCES COUVRANT LES RISQUES LIES AU TELETRAVAIL

Le télétravailleur s’engage à être couvert par une assurance lui permettant de travailler à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur.

ARTICLE 12 – CONFIDENTIALITE ET PROTECTION DES DONNEES

Chaque télétravailleur s’engage à ne transmettre aucune information à des tiers et à verrouiller l’accès de son matériel informatique afin de s’assurer qu’il en soit le seul utilisateur et afin de respecter la Charte informatique de la Société et la Politique de traitement et de protection des données personnelles (RGPD).

La violation de cette obligation est un motif de sanction disciplinaire pouvant aller, le cas échéant, jusqu’au licenciement de l’intéressé.

ARTICLE 13 – SANTE ET SECURITE AU TRAVAIL

Les salariés en télétravail bénéficient de la législation sur les accidents du travail.

Il est rappelé qu’en cas de maladie ou d’accident pendant les jours de télétravail, le salarié doit informer son supérieur hiérarchique dans les mêmes conditions et les mêmes délais que s’il effectuait son travail en présentiel.

La définition des mesures de prévention et des bonnes pratiques de télétravail fera l’objet d’une annexe au formulaire de demande de télétravail et de l’Ordre de mission.

ARTICLE 14 – MODALITES DE SUIVI ANNUEL ET DE REVISION

Le présent accord pourra être révisé, à tout moment, pendant la période d’application selon les conditions prévues par le code du travail.

Toute demande de révision, totale ou partielle, devra être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception adressée aux autres parties signataires. Elle doit être accompagnée d’une proposition nouvelle sur les points à réviser.

La discussion de la demande de révision doit s’engager dans les 3 mois suivants la présentation de celle-ci. Toute modification fera l’objet d’un avenant conclu dans les conditions prévues par les dispositions législatives et réglementaires.

ARTICLE 15 – DATE D’ENTREE ET VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord entre en vigueur à compter du lendemain de son dépôt.

Il est conclu pour une durée de trois ans à dater du 01/01/2023, renouvelable par tacite reconduction.

ARTICLE 16 – DEPOT ET PUBLICITE

Conformément à l’article R2242-2-1 du code du travail, le présent accord sera déposé sur la plateforme en ligne TéléAccords du Ministère du travail afin d’être transmis à la Direction Régionale de l'Economie de l'Emploi du Travail et des Solidarités (DREETS).

Il devra aussi être communiqué au Secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes de Rouen en un exemplaire, par lettre recommandée avec accusé de réception à l’initiative de la Direction, dans un délai maximal de 15 jours à compter de sa signature.

Les salariés seront informés par voie d’affichage de la synthèse du présent accord.

Fait à Rouen, le 30/11/2023 en 4 exemplaires originaux

POUR LA DIRECTION POUR LE COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE