Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en place du vote électronique" chez

 

ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE 

 DU VOTE ELECTRONIQUE 

 

 

ENTRE-LES SOUSSIGNES : 

 

L’Unité Economique et Sociale constituée de : 

 

La société dénommée « SOCIETE PUBLIQUE LOCALE AGENCE REGIONALE DE L’AMENAGEMENT ET DE LA CONSTRUCTION OCCITANIE » (ci-après « SPL ARAC OCCITANIE »), représentée par agissant en sa qualité de Directeur Général ;

La société dénommée « SOCIETE D’ECONOMIE MIXTE AGENCE REGIONALE DE L’AMENAGEMENT ET DE LA CONSTRUCTION OCCITANIE » (ci-après « SEM ARAC OCCITANIE »), représentée par, agissant en sa qualité de Directeur Général ;

La société dénommée « SOCIETE PUBLIQUE LOCALE AGENCE REGIONALE DE L’ENERGIE ET DU CLIMAT OCCITANIE » (ci-après « SPL AREC OCCITANIE »), représentée par agissant en sa qualité de Directeur Général ;

La société dénommée « SOCIETE D’ECONOMIE MIXTE AGENCE REGIONALE DE L’ENERGIE ET DU CLIMAT OCCITANIE » (ci-après « SEM AREC OCCITANIE »), représentée par, agissant en sa qualité de Directeur Général ;

Le groupement d’intérêt économique dénommé « GIE EPL REGIONALES OCCITANIE » (ci-après « GIE EPL REGIONALES OCCITANIE »), représenté par, agissant en sa qualité de représentant légal de la SPL AREC OCCITANIE, elle-même présidente dudit GIE ;

ci-après désignée « l’Unité Economique et Sociale » 

 

D’UNE PART, 

 

ET : 

 

Pour la CFE-CGC :, Délégué(e) Syndical(e)

Pour la CFTC-CSFV OCCITANIE : Délégué(e) Syndical(e)

ci-après désignées les « Organisations Syndicales »

D’AUTRE PART, 

  

 

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT : 

 

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles. 

 

Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. 

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique. 

 

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.  

 

Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment : 

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral, 

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement, 

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes, 

• d’augmenter le niveau de participation, 

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement. 

 

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après. 

 

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT : 

 

Principes généraux 

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. 

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants : 

• Vérifier l’identité des électeurs, 

• S’assurer de l’intégrité du vote, 

• S’assurer de l’unicité du vote, 

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote, 

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique, 

• Permettre la publicité du scrutin. 

1. Objet et champ d’application 

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Unité Economique et Sociale (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’UES) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique. 

 

2. Définition et choix du moyen de vote électronique 

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. 

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote. 

 

3. Modalités de mise en œuvre du vote électronique 

 

1. Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.  

L’UES prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail. 

Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail ainsi que des délégués syndicaux signataires du présent accord qui pourront émettre des observations sur ce dernier sans pour autant en modifier le contenu.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral. 

2. Confidentialité des données transmises

 

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de la communication des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. 

 

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne seront uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. 

 

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés. 

Le système de vote électronique devra pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. 

 

Le système retenu répondra en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et aux textes de loi postérieurs modifiant et actualisant son contenu. 

Le prestataire s’engagera à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui seront transmis par l’entreprise sur ses propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique. 

 

A l’issue de l’opération de vote électronique le prestataire s’engagera à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données, selon les modalités prévues dans le présent cahier des charges. 

3. Cellule d’assistance technique

 

Le prestataire mettra en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. 

La cellule d'assistance technique : 

• procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifiera que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ; 

• procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système sera scellé ; 

• contrôlera, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système. 

 

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la Direction et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs. 

4. Dispositif de secours

 

Le système de vote électronique comportera un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. 

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. 

 

5. Expertise indépendante

 

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique devra être soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Le rapport de l'expert sera tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. 

 

Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposeront également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique. 

 

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire devra avoir fait l’objet d’une expertise indépendante, conformément à la législation en vigueur. 

6. Information et formation

L’UES mettra en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.  

En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. 

De plus, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu. 

Dans ce cadre, une démonstration de l’outil sera réalisée par le prestataire. 

4. Déroulement des opérations de vote 

  

1. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre des élections, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution d’un bureau de vote, la répartition des sièges. 

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’UES

 

2. Traitement des fichiers

 

Le traitement « fichier des électeurs » sera établi à partir des listes électorales. Il aura pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. 

 

L'émargement indiquera la date et l'heure du vote. Les listes seront enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. 

Les données du vote feront l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur. 

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recensera les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier feront l'objet d'un chiffrement et ne devront pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. 

 

3. Contenu des fichiers

 

Les données devant être enregistrées sont les suivantes : 

• pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, code postal, clé du numéro de sécurité sociale, collège électoral ; 

• pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, numéro de matricule interne, collège;

• pour les listes d'émargement : noms, prénoms et collège des électeurs ; 

• pour les listes des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ; 

• pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et les destinataires mentionnés ci-dessous. 

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants : 

• pour les listes électorales : électeurs, syndicats intéressés et service ressources humaines; 

• pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ; 

• pour les listes d'émargement : membres du bureau de vote et service ressources humaines; 

• pour les listes des candidats : électeurs, syndicats intéressés et service ressources humaines; 

• pour les listes des résultats : électeurs, inspecteurs du travail, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats intéressés et service ressources humaines

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge saisi. 

4. Listes électorales

Les listes électorales seront établies par le GIE EPL REGIONALES OCCCITANIE. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire sera effectué sous la responsabilité du GIE. L'intégration et le contrôle des candidatures seront effectués dans les mêmes conditions. 

La mise en œuvre du système de vote électronique sera opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l'organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures seront prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus. 

 

5. Communication des identifiants et mots de passe

 

Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le protocole d’accord préélectoral, à chaque électeur individuellement et à l’adresse mail professionnelle contenue dans le « fichier des électeurs » transmis par le GIE : 

• L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ; 

• L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ; 

• Le mot de passe individuel généré dynamiquement et aléatoirement par le système de vote dématérialisé. Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles. 

 

Afin de s’assurer que les électeurs seront les seuls destinataires des moyens d’authentification en vue de procéder au vote, le prestataire sera tenu de respecter les modalités suivantes afin que chaque électeur puisse récupérer ses identifiants et mots de passe : 

• chaque électeur recevra sur sa messagerie professionnelle une question personnelle dont l’électeur est le seul à connaître la réponse. 

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, un nouvel identifiant et un nouveau mot de passe pourra être fourni au salarié par l’intermédiaire d’une procédure accessible sur le site de vote. 

La cellule d’assistance téléphonique se tiendra à disposition des électeurs pour les assister. 

6. Caractéristiques du site de vote

 

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. 

 

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur devra se faire connaître par le moyen d'authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l'unicité de son vote. Il sera alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification. 

L'électeur accèdera aux listes de candidats et exprimera son vote. Son choix devra apparaître clairement à l'écran ; il pourra être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement feront l'objet d'un accusé de réception que l'électeur aura la possibilité de conserver. 

Le vote sera anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique » dans les conditions fixées par le présent cahier des charges. La validation le rendra définitif et empêche toute modification. 

 

7. Clôture et dépouillement

 

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs. 

Le dépouillement ne sera possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui devront être éditées. 

 

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin sera publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote. 

 

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d'accord, ainsi que le président du bureau de vote recevront chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l'urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés sera indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde seront en outre conservées sous scellés. 

Le décompte des voix apparaîtra lisiblement à l'écran et fera l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal. 

 

Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. 

 

8. Conversation des données

 

Le prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes devra, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports. 

 

5. Durée, dépôt et publicité de l’accord 

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée équivalente à celle des mandats des membres du Comité Social et Economique telle qu’indiquée dans le protocole d’accord pré-électoral. 

Le présent accord sera déposé à la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarité (DREETS) de Toulouse et un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Toulouse. 

Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord.  

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels. 

 

Fait à Toulouse, le 15 mars 2022

 

POUR LA SOCIETE PUBLIQUE LOCALE AGENCE REGIONALE DE L’AMENAGEMENT ET DE LA CONSTRUCTION OCCITANIE « SPL ARAC »

, Directeur Général 

 

POUR LA SOCIETE D’ECONOMIE MIXTE AGENCE REGIONALE DE L’AMENAGEMENT ET DE LA CONSTRUCTION OCCITANIE « SEM ARAC PCCITANIE »

, Directeur Général, 

 

POUR LA SOCIETE PUBLIQUE LOCALE AGENCE REGIONALE DE L’ENERGIE ET DU CLIMAT OCCITANIE « SPL AREC OCCITANIE »

, Directeur Général

 

 

POUR LA SOCIETE D’ECONOMIE MIXTE AGENCE REGIONALE DE L’ENERGIE ET DU CLIMAT OCCITANIE « SEM ARAC OCCITANIE »

,Directeur Général

 

 

POUR LE GROUPEMENT D’INTERET ECONOMIQUE « GIE EPL REGIONALES OCCITANIE « GIE EPL OCCITANIE » 

représentant légal de la SPL AREC OCCITANIE, elle-même président dudit GIE

 

POUR LA CONFEDERATION FRANCAISE DE L’ENCADREMENT « CFE-CGC »

Délégué(e) Syndical(e)

POUR LA FEDERATION COMMERCE, SERVICES ET FORCE DE VENTE « CFTC-CSFV OCCITANIE »

Délégué(e) Syndical(e)

 

 

Parapher chaque page précédant la dernière. Faire précéder les signatures de la mention manuscrite : « Bon pour accord – Lu et approuvé ».