ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE RELATIF AU TELETRAVAIL

ENTRE

L’agence TBWA\PROD SNC immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 415 055 037 dont le siège social est situé 50-54 rue de Silly – 92100 Boulogne-Billancourt, représentée par sa Directrice Administrative et Financière,

ET

L’Organisation Syndicale représentative au sein de l’entreprise : Syndicat Général du Livre et de la Communication Ecrite – CGT, représentée par son Délégué Syndical,

Préambule :

Le présent accord définit les modalités d’exercice du télétravail par les salariés, conformément à l’alinéa 7 de l’article L.2242-17 du Code du travail conformément à l’alinéa 7 de l’article L.2242-17 du Code du travail.

L’expérimentation du télétravail imposée par la crise sanitaire survenue en mars 2020 a fait émerger de nouvelles manières de travailler, créant des attentes fortes des collaborateurs et managers sur le sujet. Le télétravail représentant une réelle opportunité pour la Société et ses collaborateurs, la Société a souhaité poursuivre et promouvoir cette forme d’organisation du travail en la pérennisant.

La démarche engagée a pour objectif de définir les opportunités et les contraintes et risques de l'approche du télétravail dans la Société et s’inscrit donc dans une phase d’expérimentation.

Le télétravail, lorsqu’il est choisi, permet de répondre à des objectifs multiples, tant pour la Société que pour ses collaborateurs, à savoir notamment de :

• Contribuer à développer l’efficience de chacun dans un climat de confiance mutuelle ;

• Concilier les exigences de performance pour l’entreprise et le bien-être au travail des collaborateurs en favorisant une meilleure articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale tout en maintenant la productivité de chacun ;

• Contribuer à la qualité de vie au travail pour tous et notamment procéder à la réduction des temps de trajet des collaborateurs ;

• Réduire l’empreinte carbone de chacun ;

• Être attractif pour les collaborateurs en interne mais également pour nos futurs collaborateurs.

Pour que ce mode de travail à distance soit efficient, il semble nécessaire de souligner les facteurs clés de réussite tels que : la responsabilisation, la capacité à gérer son activité en autonomie ainsi que la confiance mutuelle entre le collaborateur et sa hiérarchie.

Pour autant, il est rappelé que la présence des collaborateurs sur site reste essentielle et fondamentale pour l’entreprise afin de favoriser le transfert de connaissance, de fidéliser, de garder la culture d’entreprise et d’engager les collaborateurs. Il est nécessaire de maintenir un lien et des échanges en présentiel dans les locaux sont indispensables pour le bon fonctionnement des équipes et de l’entreprise.

L’appréciation de la qualité de travail des collaborateurs en télétravail et l’atteinte de leurs objectifs, tout en veillant au respect des équilibres de temps de vie, relèvent ainsi de la responsabilité de chaque manager.

ARTICLE 1 : Définition du télétravail

Conformément à l’article L.1222-9 du Code du travail, le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un collaborateur hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

A ce titre, le télétravail exclut le travail nomade ou « nomadisme » correspondant à l’organisation du travail des collaborateurs dont l’activité s'exerce par nature sur différents lieux de travail (bureaux, rendez-vous client, tournages, déplacements professionnel…)

Autrement dit, le télétravail représente une organisation du travail permettant d’alterner le travail hors site et le travail au sein des locaux de la Société et pour laquelle la préservation du lien social, de la cohésion et du bon fonctionnement des équipes constitue des facteurs primordiaux de la qualité de vie au travail.

ARTICLE 2 – Conditions d’éligibilité au télétravail

2.1 Collaborateurs éligibles :

Ainsi sont éligibles au télétravail les salariés en contrats à durée indéterminée et les contrats à durée déterminée, à temps plein ou temps partiel, sous réserve d’avoir un minimum de trois (3) mois d’ancienneté dans la société et dans le poste. Cette condition de durée pourra être réduite en fonction de considérations opérationnelles.

Les alternants pourront être éligibles au télétravail.

Les stagiaires pourraient également être éligibles au télétravail dès lors que les conditions de confidentialité et de tutorat sont remplies et que les tâches confiées et exécutées à distance n’entraînent pas de risque opérationnel.

En cas de changement de fonction, la poursuite du télétravail pourra être examinée tant par le collaborateur au regard de son souhait de maintenir ce mode d’organisation du travail que par le nouveau responsable hiérarchique au regard des critères d’éligibilité précédemment énoncés.

2.2 Critères d’éligibilité

Le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer de manière autonome une activité professionnelle à distance. L’éligibilité au télétravail requiert les conditions cumulatives suivantes :

- Le poste occupé par le collaborateur doit être compatible avec cette organisation du travail et doit, par nature, permettre de télétravailler sans altération de la prestation effectuée et/ou sans préjudice du fonctionnement de l’équipe. En particulier, la fonction ou les tâches exécutées par le collaborateur ne doivent pas impliquer le recours majoritairement à l’usage d’équipements uniquement disponibles dans les locaux et le traitement de données confidentielles ne pouvant sortir de l’entreprise.

- Les postes qui nécessitent un matériel particulier qui ne peut être transporté à domicile (matériel informatique spécifique, traceur…)

- Le salarié doit détenir les aptitudes individuelles d’organisation et un degré d’autonomie sur son poste de travail. L’autonomie est appréciée par le responsable hiérarchique du salarié au regard de sa capacité :

- à réaliser à distance les tâches confiées et ce de manière individuelle ;

- à prioriser ses tâches ;

- à maitriser des outils collaboratifs et informatiques ;

- à gérer de manière efficace son temps de travail.

- à savoir alerter rapidement et à bon escient en cas de difficultés rencontrées ;

- à maintenir le lien avec son collectif de travail et sa hiérarchie.

- Le salarié doit disposer d’un espace de travail adapté, notamment en termes de sécurité, d’efficacité et de confidentialité, et qui doit également être doté d’une connexion internet haut débit sécurisée et d’une installation électrique conforme aux normes. Il répond par ailleurs aux exigences en matière d’assurance habitation qui incombent au collaborateur désireux d’exercer ses missions en télétravail.

- Le salarié doit utiliser le matériel de travail mis à sa disposition par l’agence.  Les collaborateurs, non-titulaires d’un téléphone et d'un abonnement téléphonique professionnels, se verront octroyer une allocation forfaitaire mensuelle de 20 euros.

2.3 Travailleurs en situation de handicap

Les collaborateurs en situation de handicap bénéficient du dispositif de télétravail dans les mêmes conditions que tout collaborateur de l’entreprise.

2.4 Lieu du télétravail

Le télétravail est réalisé de principe au domicile du collaborateur (celui qui est déclaré au service RH).

En tout état de cause, la réalisation du télétravail à titre exceptionnel dans un lieu autre que la résidence principale déclarée :

- Ne peut être effectué qu’en France métropolitaine et après information de la hiérarchie et des Ressources Humaines

- Ne permettra aucune indemnisation ou de prise en charge éventuelle de frais supplémentaires au titre du transport et plus globalement des déplacements ou d’équipements, etc… ;

- Devra être compatible avec la réalisation d’éventuelles permanences.

En cas de changement de domicile en cours d’exécution du télétravail, le collaborateur s’engage à communiquer sa nouvelle adresse en l’indiquant au service RH.

En outre, le collaborateur devra informer son assurance habitation de sa situation de télétravail.

Article 3 – Modalités du télétravail

3.1 – Caractère doublement volontaire du télétravail

Le télétravail revêt un caractère doublement volontaire, il est basé sur le principe de consentement mutuel.

A cet effet, tout collaborateur demeure libre de ne pas recourir à ce mode d’organisation de travail sans avoir à se justifier.

En cas de refus définitif ou temporaire, de la part du manager, cette décision devra être écrite et motivée. Les principaux motifs de refus du passage en télétravail peuvent être les suivants :

- Le non-respect des conditions d’éligibilité ;

- Une impossibilité technique ;

- Une désorganisation au sein du service ;

- Une qualité du travail réalisée qui serait altérée ;

- Des raisons de sécurité et/ou de confidentialité des données.

3.2 – Cas de force majeure et situations exceptionnelles

Conformément aux dispositions de l’article L.1222-11 du Code du travail, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en place du télétravail peut être rendue nécessaire pour permettre la continuité d’activité de la Société et garantir dans le même temps la protection des collaborateurs.

Le télétravail peut également permettre de faciliter les conditions d’exercice de l’activité en cas de circonstances perturbant les conditions de transport (grèves ou épisode de pollution par exemple) ou d’intempéries, et ce, au travers d’une extension temporaire et exceptionnelle des périodes télétravaillées.

3.3 – Rythme du télétravail

Le télétravail s’exercera par journée entière. Le collaborateur pourra bénéficier de deux jours de télétravail par semaine défini par le manager en fonction des contraintes opérationnelles.

Le rythme du télétravail (par service, par client…) pourra être revu si nécessaire.

Afin de maintenir le lien social et de prévenir l’isolement, les parties conviennent que des temps de travail collectifs où les équipes se retrouvent au bureau sont indispensables. Il a donc été convenu que :

- Chaque collaborateur, qu’il soit à temps plein ou à temps partiel, devra veiller à effectuer au moins 3 jours de présence sur site par semaine, ce qui pourra donc impacter le nombre de jours de télétravail pouvant être fait sur la semaine. La prise de congés payés sur une semaine viendra réduire le nombre de jours de télétravail en priorité. Les jours de télétravail non pris ne pourront être reportés.

Chaque manager pourra prévoir 1 ou 2 ou 3 fixes dans la semaine durant lequel/lesquels toute ou partie de son équipe est présente au bureau.

Une large autonomie est laissée à chaque manager de BU et de service pour la détermination des jours de télétravail de leurs équipes. L’objectif étant que chacun puisse trouver une organisation de travail efficiente et adaptée au regard des nécessités opérationnelles de chaque Direction/Service.

Le rythme du télétravail n’a pas d’incidence sur le nombre de titres restaurant attribués.

3.4 – Délai de prévenance

Le manager précise à son équipe les modalités de mise en place du télétravail adaptées à l’activité et qui lui semblent pertinentes pour le bon fonctionnement et la performance du service.

Les jours de télétravail sont définis afin d’assurer une répartition équilibrée des effectifs sur site tous les jours de la semaine et de garantir le bon fonctionnement de l’équipe.

Le télétravailleur reste tenu, même pendant les jours de télétravail, de se rendre dans les locaux de l'entreprise à la demande de son responsable hiérarchique, pour participer aux réunions organisées pour le bon fonctionnement du service.

En fonction des nécessités de service, des contraintes de l’activité ou en cas de circonstances particulières imprévues, le manager peut demander au collaborateur en télétravail de déplacer dans la semaine ou de supprimer un jour de télétravail avec un délai de 48 heures

En cas de situation d’urgence où la présence du salarié dans les locaux est impérative, son responsable hiérarchique pourra lui demander de venir sur site du jour au lendemain.

Article 4 – Mise en œuvre du télétravail

4.1 - Absence de formalisation contractuelle

Le télétravail est un mode d’organisation généralisé dans TBWA\PROD, géré par BU et service. Il s’applique automatiquement à tout collaborateur éligible, sans avenant au contrat de travail. Le collaborateur qui ne souhaite pas télétravailler de manière régulière en informera par écrit son responsable hiérarchique et les RH.

4.2 – Période d’adaptation au télétravail

Chaque mise en œuvre du télétravail comprend une période d’adaptation de deux mois.

Pendant la période d’adaptation, des entretiens pourront avoir lieu entre le collaborateur et le manager à la demande de l’un ou de l’autre afin d’analyser les éventuels ajustements nécessaires à la poursuite du télétravail.

Enfin, au cours de cette période, le collaborateur ou le manager pourront demander l’arrêt du télétravail sans délai et moyennant toutefois un délai de prévenance d’un mois pour le manager. En cas de demande d’arrêt du télétravail émanant du manager, cette décision devra être motivée par écrit.

3. Réversibilité

Le collaborateur peut décider de mettre fin au télétravail à tout moment sans délai.

Le responsable hiérarchique peut décider de mettre fin au télétravail avec un délai de prévenance d’un mois. Cette décision devra être motivée par écrit.

4.4– Suspension exceptionnelle du télétravail

Le manager pourra en cas de besoin avéré et justifié lié au bon fonctionnement de son équipe (absence de collaborateur par exemple, ou problème de connexion aux outils), informer le collaborateur d’une suspension provisoire du télétravail pour une durée variable qui dépendra de la contrainte opérationnelle. Le manager essayera, dans la mesure du possible et sauf urgence, de prévenir le collaborateur par tous moyens dans un délai de 48 heures.

Le collaborateur peut également être confronté à des obligations ou des contraintes (de débit internet par exemple) qui sont de nature à empêcher de manière temporaire la réalisation de ses missions depuis son domicile et ainsi légitimer une suspension temporaire de la situation de télétravail. Dans ce cas, le collaborateur devra informer son manager de la suspension provisoire du télétravail dans les mêmes conditions précitées.

Toutefois, dans le cadre d’une impossibilité technique inopinée, le télétravailleur en informe son manager dans les plus brefs délais et revient travailler dans les locaux de l’entreprise.

ARTICLE 5 : Modalités d’exécution du télétravail

5.1 –Temps et charge de travail

Le collaborateur organise son temps de travail dans le cadre de la législation et en respectant les règles de la Société. Le collaborateur devra être joignable sur les mêmes horaires que ceux habituellement pratiqués sur site.

Le collaborateur en télétravail s’engage à utiliser les moyens mis à sa disposition par l’entreprise pour informer largement ses interlocuteurs de son état de télétravailleur les jours concernés (agenda Outlook à jour, notification du statut dans les outils de communication tel que Teams…).

A l’occasion des points d’échanges habituels, il est recommandé au manager de porter une attention particulière à son collaborateur sur son mode de travail à distance, mais aussi sur sa charge de travail et sa répartition.

5.2 – Equipement et garantie de confidentialité des données

De la même manière, le collaborateur s’engage à prendre soin des équipements qui lui sont confiés et à prévenir sans délai la Société de tout vol, perte, anomalie ou de tout dysfonctionnement du matériel. Le collaborateur devra garantir en toutes circonstances la confidentialité des données professionnelles à sa disposition ainsi que leur intégrité et disponibilité. Il veillera à travailler dans des conditions assurant de ne pas transmettre des informations à des tiers et à verrouiller l’accès à son matériel informatique afin qu’il en soit le seul utilisateur.

Plus généralement, il appartient à chaque collaborateur de respecter toutes les consignes de sécurité qui lui sont communiquées telles qu’elles résultent notamment de la Charte sur les nouvelles technologies d’information et de communication actuellement en vigueur au sein de la Société.

Il est rappelé que la confidentialité des documents et ou informations traitées par les collaborateurs peut engager leur responsabilité et/ou celle de l’entreprise.

5.3 –Droit à la Déconnexion

L’utilisation des Technologies de l’information et de la communication fait partie intégrante de l’environnement de travail. Elles sont sources d’opportunités pour l’efficacité de l’entreprise et le travail du collaborateur.

Le droit à la déconnexion s’entend comme un droit reconnu et opposable à ne pas être sollicité via les outils numériques professionnels de communication pendant les heures et périodes non travaillées, comme un devoir à ne pas céder à l’immédiateté que de tels outils peuvent favoriser.

TBWA\PROD rappelle sa volonté de garantir un droit à la déconnexion visant notamment à respecter la conciliation vie professionnelle et personnelle qui doit être opérée par l’ensemble des collaborateurs.

Les collaborateurs pourront se référer à l’Accord relatif au Droit à la déconnexion et devront respecter la réciprocité de ce droit.

ARTICLE 6 : Santé et sécurité des télétravailleurs

Les dispositions légales relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables en situation de télétravail. A cet effet, le télétravailleur atteste que son domicile (lieu de télétravail) permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité.

Le collaborateur doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa Compagnie d’assurance avec la souscription d’une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile.

Afin que l’entreprise puisse procéder dans les délais de 48 heures à la déclaration auprès de la Sécurité Sociale qui en décidera la prise en charge, le collaborateur doit informer son manager de tout accident survenu au domicile à l’occasion de son activité professionnelle : ainsi le collaborateur devra informer la Société de tout accident survenu dans le cadre du télétravail dans les 24 heures de sa survenance.

ARTICLE 7 : Durée de l’Accord

Le présent accord sur le télétravail est conclu pour une durée d’un an à compter de son entrée en vigueur, fixée au 1^er mai 2022.

Un bilan intermédiaire de la mise en œuvre du présent accord sera réalisé au dernier trimestre 2022.

En l’absence de la volonté d’une des parties signataire de rediscuter les dispositions de l’accord, il est convenu que celui-ci soit reconduit tacitement pour la durée prévue initialement.

Le présent accord pourra être révisé par avenant dans les conditions prévues par la loi ; en cas de caducité de certaines de ses dispositions, lui seront immédiatement substituées les règles prévues par les textes en vigueur

ARTICLE 8 : Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé selon les modalités fixées aux articles L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail.

ARTICLE 9 : Dénonciation de l'Accord

Le présent accord pourra être dénoncé selon les modalités fixées aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail.

ARTICLE 10 : Publicité de l’Accord et entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord est notifié par la Direction de la société TBWA\PROD à l'organisation représentative à l'issue de sa signature.

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt via la plateforme de télé-procédure du Ministère du Travail (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) et auprès du greffe du Conseil de prud'hommes de Boulogne-Billancourt.

Conformément à l'article L2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera, après anonymisation des noms et prénoms des négociateurs et des signataires de l'accord, rendu public et versé dans une base de données nationale.

Fait à Boulogne-Billancourt, le 31 mars 2022

en 2 exemplaires originaux, dont un remis à chacune des Parties signataires.

Pour La Société TBWA\PROD 

Pour le SGLCE-CGT