Accord d'entreprise "Accord Mise en place du Télétravail" chez VON ROLL FRANCE SA (Siège)

Entre :

d’une part, la Direction de VON ROLL France SA,

représentée par Monsieur XXXXX Président Directeur Général

d’autre part, F.O., Organisation Syndicale Représentative sur le Plan National (art.L.423.2.C. Trav.),

représentée par XXXXX

Il est convenu de conclure l’accord de mise en œuvre du télétravail au sein de la société.

pour Von Roll France SA pour F.O.

XXXXX XXXXX

Président Directeur Général

Fait à Meyzieu le 18 décembre 2020 , en 3 exemplaires,

dont un pour chacune des parties signataires, et un exemplaire pour les formalités de dépôt.

Préambule

VON ROLL FRANCE SA s’engage en faveur du télétravail, au bénéfice de ses collaborateurs, et a structuré des usages et ouvert ce mode d’organisation du travail aux salariés éligibles et volontaires, tels que définis ci-après.

Chez VON ROLL FRANCE SA, le télétravail repose ainsi sur des valeurs, convictions et ambitions, partagées entre la Direction, les représentants du personnel et l’ensemble des collaborateurs :

- Le télétravail contribue à une qualité de vie au travail et à une meilleure articulation entre la vie

professionnelle et la vie privée.

- Le télétravail participe d'une démarche de développement durable : limitation des déplacements,

des risques d'accident de trajet, réduction des gaz à effets de serre.

- Le télétravail répond aux aspirations des salariés et participe de l’attractivité et de la fidélisation des

équipes au sein de l’entreprise.

- Le télétravail doit être compatible, dans sa mise en œuvre, avec les objectifs de performance

économique et sociale de l’entreprise

C’est ce qui a prévalu à la démarche de concertation et de co-construction mise en place avec les représentants du personnel et qui a abouti à la rédaction du présent accord.

Celui-ci vise aujourd’hui à :

- Donner un cadre formel à l’exercice du télétravail : des règles claires, transparentes et partagées,

- Harmoniser les pratiques en matière de télétravail,

- Clarifier les droits et devoirs des salariés en matière de télétravail.

I – Définition du télétravail

Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication mises à disposition par l’entreprise.

Le télétravail occasionnel, non régit par le présent accord, peut néanmoins être envisagé à titre temporaire et mis en place au cas par cas afin de répondre à un besoin particulier ou à une situation inhabituelle, imprévisible et temporaire (intempéries, phénomène de pollution, indisponibilité d’un moyen de transport, situation médicale hors arrêt de travail et préalablement validé par le Médecin du travail, épidémie, événement climatique exceptionnel, neige abondante, etc.).

Il nécessite que le salarié dispose des moyens matériels lui permettant de travailler à son domicile.

Dans tous les cas, il doit donner lieu à une demande préalable au responsable hiérarchique

(ou éventuellement par le hiérarchique en cas de situations temporaires telles que visées précédemment, en vue de préserver la santé des collaborateurs) et à son accord écrit (par exemple par courriel).

Cet accord entre dans le cadre de l’article L 1222-09 modifié par la Loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018-art. 68, ainsi que des articles L 1222-10 et L 1222-11 modifiés par l’Ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 - art. 21, et pourra être modifié selon les textes officiels régissant la mise en place de l’accord national interprofessionnel du 26 novembre 2020.

II – Accès au télétravail

II-1 : Volontariat

L’accès au télétravail relève de l’initiative du salarié : il est fondé sur le volontariat et il est subordonné à l’accord exprès et préalable du responsable hiérarchique.

II-2 : Éligibilité

Le télétravail est ouvert à tout salarié de l’entreprise, dans la mesure où son poste ou son emploi le permet, et qu’il justifie d’un an d’ancienneté au sein de l’entreprise. Il est ouvert à tout type de contrat et de durée contractuelle de temps de travail.

Le télétravail est ouvert aux salariés à temps partiel dès lors que ceux-ci peuvent réaliser au minimum deux jours pleins de travail par semaine dans les locaux de l’entreprise, par demi-journée ou journée complète.

II-3 : Conditions matérielles

Le salarié devra s'assurer de disposer à son domicile d'un espace permettant de travailler dans de bonnes conditions, le matériel de bureau lui permettant d’être en accord avec le Document Unique en vigueur.

Il s’assurera que son installation électrique comporte une prise de terre et un disjoncteur aux normes.

Enfin, il devra disposer d’un accès internet haut débit à son domicile, condition indispensable à la réalisation du télétravail.

Le respect de ces conditions fera l’objet d’une déclaration sur l’honneur de la part du salarié concerné.

III – Mise en œuvre du télétravail

III-1 : Candidature

Le salarié candidat au télétravail devra postuler auprès de son responsable hiérarchique (N+1) en remplissant une fiche de candidature (un formulaire type est mis à disposition).

Un entretien sera réalisé avec son responsable. Cet entretien est obligatoire. Il est distinct de l'entretien annuel d'évaluation.

III-2 : Acceptation

Le télétravail est accordé aux collaborateurs selon des critères objectifs attestant de la maîtrise du poste de travail, des missions confiées (notamment son entretien annuel), et des moyens matériels et techniques disponibles au sein de la société.

La satisfaction de ces critères est soumise à l’appréciation du responsable hiérarchique sur la base d’une évaluation objective, étant rappelé que le télétravail s’inscrit dans une relation basée sur la confiance mutuelle entre le collaborateur et son responsable hiérarchique. La mise en place du télétravail est donc le fruit d’un accord entre le salarié et son responsable hiérarchique (N+1).

Le responsable hiérarchique dispose d’un mois maximum pour formuler sa réponse, et ce, à compter de la date de remise ou réception de la demande de passage au télétravail formulée par le salarié.

A partir de son acceptation, notifiée par écrit, l’entreprise mettra en place les moyens matériels et techniques nécessaires à l’exercice du télétravail pour le salarié concerné, dans un délai d’un mois maximum.

III-3 : Recours

Si une candidature au télétravail n’est pas validée, sur le fondement des critères objectifs visés précédemment, le refus sera motivé au cours d’un entretien entre le salarié, son N+1 et le référent Télétravail de la société ou la RRH, puis notifié par écrit par le responsable hiérarchique. Le salarié peut demander un entretien à son N+2 pour arbitrage. La décision du N+2 vaudra décision définitive.

Une décision de refus n’exclue pas la possibilité pour le salarié de présenter une nouvelle demande ultérieure, au terme d’un nouveau délai de 6 mois à compter de sa demande.

III-4 : Formalisation

L’accord de l’entreprise quant à l’accès au télétravail pour un salarié sera formalisé dans un document type notifiant la date d’entrée en vigueur de ce mode d’organisation du travail, les jours de la semaine télétravaillés, ainsi que les horaires de travail. Le salarié devra explicitement accepter ces conditions en signant le document.

III-5 : Réversibilité

La situation de télétravail est, de droit, réversible.

Durant les trois premiers mois de télétravail, l’entreprise comme le salarié pourront mettre fin au télétravail sous réserve d’un délai de prévenance de 15 jours calendaires (dimanches et jours fériés compris).

L’objectif de cette période est de vérifier conjointement la compatibilité organisationnelle et technique du télétravail pour le collaborateur concerné, au regard des fonctions occupées et de l’activité de VON ROLL FRANCE SA.

Après cette période probatoire de trois mois, sous réserve d’un délai de prévenance d’un mois, il pourra être mis fin au télétravail, soit à la demande du collaborateur, soit à celle de l’entreprise.

Si la demande émane du collaborateur, celui-ci devra transmettre sa demande par écrit et exposer à son responsable hiérarchique, les motifs justifiant sa décision.

Si la demande émane du responsable hiérarchique, ce dernier recevra le collaborateur en compagnie du référent Télétravail de la société ou de la RRH pour lui exposer les motifs de résiliation, et cette décision lui sera notifiée par écrit (courrier remis en main propre ou par LRAR).

La date de remise ou de réception du courrier de résiliation fera alors courir le préavis d’un mois visé précédemment

En tout état de cause, au terme de la situation de télétravail, le collaborateur sera tenu de reprendre son poste au sein des locaux de l’entreprise, sans qu’aucune mise en demeure ne soit nécessaire.

III-6 : Lieux

L’exercice du télétravail est réalisé au domicile du salarié, soit son lieu de résidence principale mentionné à son contrat de travail et en tout état de cause, déclaré par ses soins en dernier lieu.

A titre exceptionnel, le collaborateur qui souhaite exercer le télétravail dans un autre lieu que son domicile devra en avertir préalablement son responsable hiérarchique.

Dans ce cas, le collaborateur s’engage à ce que ce lieu remplisse les conditions requises propres à l’exercice du télétravail tel que prévu par le présent accord.

IV – Modalités d’organisation du télétravail

IV-1 : Rythme du télétravail

Le nombre de jours télétravaillés est encadré par une fourchette haute et basse :

- Le nombre de jours maximum de télétravail par semaine est fixé à deux, de sorte à éviter le risque

d’une distanciation avec l’entreprise et l’ensemble de la collectivité de travail ;

- Le nombre de jours minimum de télétravail est fixé à un jour par quinzaine. En dessous de ce seuil,

l’entreprise considère que l’on ne s’inscrit plus dans le télétravail régulier, objet du présent accord,

et justifiant les investissements matériels nécessaires à l’exercice du travail à domicile, entre autres

l’allocation d’un ordinateur portable.

Le temps de présence physique du collaborateur dans les locaux de l’entreprise devra donc être au minimum de 3 jours par semaine pour un temps plein, sans préjudice de jours de congés payés ou de report de jours télétravaillés. Dans des cas exceptionnels, certains collaborateurs ne résidant pas dans le périmètre du siège de l’entreprise pourront disposer d’un régime dérogatoire de « télétravail complet » qui fera l’objet d’un avenant spécifique à leur contrat de travail.

Les jours de télétravail sont pris par principe sur des journée complètes, sauf demande justifiée par des motifs exceptionnels, tels que les salariés à temps partiel, laissés à l’appréciation du responsable hiérarchique, situation qui devra donner lieu à un accord express et préalable dudit responsable hiérarchique concerné par une telle demande.

IV-2 : Planification

Le télétravail est organisé au sein de chaque équipe, sous la responsabilité du responsable hiérarchique. Ce dernier est vigilant et garant des temps de présence collectifs nécessaires au bon fonctionnement du service et de l’entreprise. Il tranchera également en fonction de contraintes spécifiques liées à la situation individuelle des collaborateurs concernés.

Le télétravail est organisé sur la base de jours fixes (régularité des jours de télétravail pour chaque collaborateur et non jours « volants » dans la semaine) établis dans le cadre d’un planning hebdomadaire.

Ce planning définissant les jours télétravaillés pour l’ensemble des membres d’une équipe est figé pour une période annuelle et remis à chaque collaborateur avant le début de la période concernée. Sauf circonstances particulières, il est révisé chaque année par le responsable hiérarchique, après entretien avec son équipe.

IV-3 : Report

En cas d’absence, quel qu’en soit le motif, ou de jour férié coïncidant avec une journée habituellement télétravaillée, le collaborateur ne pourra exiger le report du jour de télétravail.

Pour des raisons liées à l’organisation de l’activité de VON ROLL FRANCE SA, le responsable hiérarchique peut être amené à demander au télétravailleur de venir travailler à l’entreprise lors d’une journée habituellement télétravaillée. Cette demande devra respecter un délai de prévenance de deux jours. Dans ce cas, le collaborateur pourra demander le report ou l’anticipation de cette journée non télétravaillée.

IV-4 : Horaires et joignabilité

Le télétravail s’exerce dans les mêmes conditions et horaires que le travail à l’entreprise. Ainsi, les salariés en télétravail se doivent de respecter les horaires collectifs en vigueur, sans dépassement.

IV-5 : Suivi et comptabilisation du télétravail

L’ensemble des collaborateurs de VON ROLL FRANCE SA ont accès à un agenda en ligne sur lequel sont inscrits les jours télétravaillés et les jours de travail au sein de l’entreprise, de sorte que les responsables hiérarchiques et les autres services connaissent en temps réel la situation de travail de chaque collaborateur.

Tout collaborateur en situation de télétravail à domicile souhaitant s’absenter pour raison personnelle pendant les horaires de travail doit en informer au préalable son responsable hiérarchique et obtenir un accord écrit (par exemple par courriel).

IV-6 : Droit à la déconnexion

VON ROLL FRANCE SA réaffirme l’importance de l’usage professionnel des outils numériques et de communication mis à sa disposition et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés, ainsi que l’équilibre entre la vie privée et familiale, et la vie professionnelle de ses collaborateurs.

Pour les travaux nécessitant une connexion au serveur de VON ROLL FRANCE SA pour accéder au réseau et aux courriels, il n’existe pas d’obligation de connexion hors de temps de travail.

Pour les autres fonctionnalités (sms, appels téléphoniques), VON ROLL FRANCE SA ou le collaborateur pourront également être amenés à y recourir hors temps de travail, en cas de situation particulière et exceptionnelle telle que l’urgence ou cas de force majeure.

Aucune sanction ne pourra être prise par l’entreprise à l’encontre d’un collaborateur qui n’aurait pu être joint alors qu’il n’est pas en période de temps de travail.

Il est rappelé que le traitement de sujets dans l’urgence ne doit pas devenir le mode de fonctionnement habituel d’un service ou de l’entreprise, y compris dans la collaboration entre collègues de travail.

En outre, chaque responsable hiérarchique devra être vigilant à ne pas solliciter un collaborateur s’étant expressément déclaré, de manière ponctuelle, indisponible.

Il est rappelé à chaque salarié de :

- S’interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message, joindre un

collaborateur ou un client par téléphone,

- Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire,

- Pour les périodes de congés, ou d’absence, prévoir l’activation de la fonction « gestion des

messages en cas d’absence », permettant de notifier son indisponibilité à tout correspondant et/ou

désigner un collègue de travail qui prendra le relais.

VON ROLL FRANCE SA invite les responsable hiérarchiques et leur équipe à limiter l’usage de la messagerie électronique entre 19h30 et 7h30 ainsi que le week-end.

La bonne pratique implique qu’il convient d’éviter, sauf urgence ou cas de force majeure, l’envoi des mails durant ces périodes.

En tout état de cause, tout mail envoyé durant ces plages horaires n’appellera pas de réponse immédiate.

Il est rappelé que les salariés disposent d’un droit de repos minimum de 11 heures consécutives par jours et de 35 heures par semaine, s’agissant du repos hebdomadaire.

Pendant ce temps de repos, les salariés doivent donc bénéficier de leur droit à déconnexion.

V – Réalisation du télétravail

V-1 : Moyens et équipements

VON ROLL FRANCE SA met à disposition de ses collaborateurs l’ensemble des matériels nécessaires à l’exercice du télétravail. Cette mise à disposition fait l’objet d’un document signé par le salarié, qui sera le support à la restitution du matériel.

Dans le cadre du télétravail, l’entreprise prend directement à sa charge les seuls frais de mise à disposition, d’entretien, de réparation et de remplacement du matériel mis à disposition.

V-2 : Usage et entretien des outils/matériels mis à disposition

Le collaborateur en télétravail utilisera pour son travail le matériel informatique et de téléphonie lui ayant été confié par l’entreprise à cet effet et s’engage à en prendre soin, à en faire un usage conforme à sa destination dans des conditions d’emploi normales, et conformément aux principes de la Charte Informatique.

Le collaborateur en télétravail devra informer son responsable hiérarchique sans délai des dysfonctionnements, des pannes et des vols qui concerneraient le matériel confié par VON ROLL FRANCE SA.

V-3 : Assistance technique

Le collaborateur pourra bénéficier, à sa demande, d’un appui technique, direct ou par ticket, pour l’installation des outils sur le poste de travail à domicile ainsi que pour l’utilisation des systèmes, des solutions informatiques et de téléphonie mis à disposition.

V-4 : Sensibilisation au télétravail

Afin de faciliter le passage et l’exercice du télétravail, l’entreprise proposera à tout nouveau collaborateur candidat une « formation-sensibilisation » présentant le télétravail tel qu’il est envisagé et pratiqué chez VON ROLL FRANCE SA et les spécificités de ce mode d’organisation du travail, notamment en matière de protection de la santé et de la sécurité du personnel dans ce cadre. Par ailleurs, un « guide du télétravail » sera mis à disposition de chaque télétravailleur et de son responsable hiérarchique.

V-5 : Conditions d’exercice

Le collaborateur n’a pas d’activités personnelles et/ou familiales dans les créneaux horaires de télétravail. Il se consacre exclusivement à son activité professionnelle.

Ainsi le télétravail est exclusif de la garde d’enfant.

Par ailleurs, il doit exercer son activité professionnelle dans des conditions identiques au travail au sein de l’entreprise, notamment en matière de concentration et de bruit.

V-6 : Sécurité informatique et protection des données personnelles

Le collaborateur sera tenu au respect des différentes dispositions en vigueur au sein de l’entreprise, telles que notamment les règles internes applicables pour la protection des données utilisées et pour leur confidentialité (Charte Informatique). Il s’engage à prendre les dispositions nécessaires à la protection des données et documents à sa disposition, à ne pas laisser accéder des tiers, à respecter les règles relatives à la sécurité informatique et à avertir son responsable hiérarchique de toute anomalie constatée.

VON ROLL FRANCE SA prend, dans le respect des prescriptions de la Commission Nationale Informatique et Libertés, les mesures qui s'imposent pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le collaborateur en période de télétravail à des fins professionnelles.

Il incombe au collaborateur en période de télétravail de se conformer aux dispositions légales et aux règles propres à l'entreprise relatives à la protection des données et à leur confidentialité.

V-7 : Assurances

VON ROLL FRANCE SA prend en charge les dommages subis par les biens de toute nature mis à disposition du télétravailleur dans le cadre de son activité professionnelle. L’entreprise dispose pour cela d’une assurance multirisque informatique liée à l'utilisation d'un matériel professionnel au domicile d’un salarié.

Si les dommages résultent d’une faute personnelle détachable du service, la responsabilité de l’entreprise n’est pas engagée.

Par ailleurs, le télétravailleur à domicile s’engage à signaler sa situation à son assureur.

Il sera demandé aux télétravailleurs à domicile la remise préalable d’un certificat d'assurance attestant de l'extension de la garantie de la police d'assurance liée à l'utilisation d’une partie du logement comme local professionnel.

Ce certificat devra être remis préalablement au début de la période de télétravail.

A défaut de justifier d’un tel document, le télétravail pourra faire l’objet d’un refus et le collaborateur sera tenu de poursuivre ses fonctions dans les locaux de l’entreprise.

V-8 : Accidents liés au travail

VON ROLL FRANCE SA prend en charge les accidents du travail survenus au télétravailleur, dans les mêmes conditions réglementaires que celles qui s’appliquent aux autres salariés.

L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail et pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale.

Il incombera au salarié d’alerter en ce sens son responsable hiérarchique et/ou la Direction dans les délais réglementaires, cette déclaration devant préciser les circonstances de l’accident, le lieu, l’heure, et l’existence éventuelle d’un témoin avec son identité.

VON ROLL FRANCE SA procédera à la déclaration d’accident du travail prescrite dans ce cadre conformément aux dispositions réglementaires, sans préjudice de son droit d’émettre toutes réserves à l’attention de la CPAM tel que la loi l’y autorise.

VI – Suivi et pilotage du télétravail

VI-1 : Suivi hiérarchique

Le responsable hiérarchique est tenu de répartir la charge de travail de manière équivalente au sein de son équipe, que les collaborateurs soient télétravailleurs ou non.

Afin de s’assurer du bon exercice du télétravail, plusieurs espaces d’échange sont proposés entre responsable hiérarchique et collaborateur :

- Un point hebdomadaire entre le responsable hiérarchique et le nouveau télétravailleur dans le

premier mois d’exercice du télétravail,

- Un point à l’issue de la période probatoire de trois mois,

- Un point spécifique sur le télétravail dans le cadre de l’entretien annuel, dans sa partie portant

notamment sur les conditions d'activité du salarié, et sa charge de travail et sa compatibilité avec le

télétravail.

Enfin, tout collaborateur en télétravail peut solliciter un entretien auprès de son responsable hiérarchique, du référent Télétravail ou de la RRH en cas de difficultés rencontrées dans le cadre de l’exercice du télétravail.

VI-2 : Référent télétravail

Un référent télétravail est nommé au sein de l’entreprise. Son rôle sera de :

- Répondre aux questions et conseiller les collaborateurs qui souhaiteraient un échange sur le sujet

du télétravail, au-delà des informations transmises par leur responsable hiérarchique,

- Soutenir le dialogue et la régulation entre collaborateur et responsable hiérarchique sur le sujet du

télétravail,

- Mettre à disposition les outils soutenant le dispositif (guide du télétravail, formulaire de demande etc.),

- Archiver les documents relatifs au télétravail (demande des salariés, formulaire d’acceptation etc.),

- Suivre quantitativement et qualitativement la mise en place du télétravail.

VI-3 : Portée, entrée en vigueur de l’accord et suivi du dispositif

Le présent accord est mis en place pour une durée indéterminée et prend effet au 1er Janvier 2020, après consultation préalable des représentants du personnel.

Le présent accord annule et remplace tout accord ou usage, écrit ou oral, quelle qu’en soit la forme, portant sur le télétravail, et ce, à compter de sa date d’entrée en vigueur.

Un suivi annuel sera réalisé par la direction avec les représentants du personnel, dans le cadre du dialogue social interne, afin de suivre la mise en œuvre de cet accord et de proposer, le cas échéant, les ajustements nécessaires.

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