ACCORD SUR LE TELETRAVAIL

Entre:

La société Filassistance – siège social 108 Bureaux de la Colline 92210 SAINT CLOUD – représentée par, Madame xxxxxx, Présidente Directrice Générale

Et

L’Organisation Syndicale FO représentative dûment habilitée, représentée par Monsieur xxxx délégué syndical au sein de la Société Filassistance

Et

L’Organisation Syndicale CFTC représentative dûment habilitée, représentée par Madame xxxxx déléguée syndicale au sein de la Société Filassistance

Table des matières

Préambule 4

Article 1. Définition du télétravail 4

Article 2. Champ d’application 4

Article 3. Conditions d’éligibilité 5

3.1. Conditions d’éligibilité liées aux collaborateurs 5

3.2. Conditions liées au lieu de télétravail du salarié 5

3.3. Conditions liées à l’assurance 6

3.4. Condition technique d’éligibilité 6

Article 4. Mise en place et fin du télétravail 6

4.1. Rappel : Principe du volontariat du télétravail régulier 6

4.2. Procédure 6

4.2.1 Demande du salarié 6

4.2.2 Réponse au salarié 6

4.3. Formalisation d'un avenant au contrat de travail 7

4.4. Période d’adaptation 7

4.5. Réversibilité à l’issue de la période d’adaptation - Droit au retour 7

4.6. Prescriptions de la médecine du travail 8

4.7. Télétravail des personnes en situation de handicap 8

Article 5. Organisation du télétravail régulier 9

5.1. Identification et enregistrement du temps de travail effectif 9

5.2. Organisation du temps de télétravail pour les salariés qui ne relèvent pas d’un horaire planifié 9

5.2.1 Nombre et attribution des journées de télétravail pour les salariés à temps plein et à temps partiel supérieur ou égal à 80% 9

5.2.2 Nombre et attribution des journées de télétravail pour les salariés à temps partiel supérieur ou égal à 60% et inférieur à 80% 9

5.2.3 Attribution des journées de télétravail 9

5.2.4 Modalités d’organisation 10

5.3. Organisation du temps de télétravail pour les salariés relevant d’un horaire planifié 10

5.3.1 Nombre de vacations réalisées en télétravail des salariés à temps plein ou à temps partiel supérieur ou égal à 80% et modalités d’organisation du télétravail propres à ces salariés 11

5.3.2 Nombre de vacations réalisées en télétravail des salariés à temps partiel supérieur ou égal à 60% et inférieur à 80% et modalités d’organisation du télétravail propres à ces salariés 11

5.3.3 Modalités d’organisation du télétravail communes à tous les salariés relevant d’un horaire planifié 12

Article 6. Télétravail occasionnel ou lié à des circonstances exceptionnelles 12

6.1. Télétravail occasionnel ou jours supplémentaires de télétravail occasionnel 12

6.2. Circonstances exceptionnelles 12

6.3. Télétravail exceptionnel mis en place dans le cadre de l’article L1222-11 du Code du travail 13

Article 7 . Protection de la santé et de la sécurité des télétravailleurs 14

7.1. Surveillance médicale 14

7.2. Accident du travail 14

Article 8. Equipement de travail et prise en charge des coûts 14

8.1. Equipements informatiques 14

8.2. Prise en charge des coûts 15

8.3. Egalité de traitement 15

Article 9. Management des télétravailleurs 15

9.1. Spécificités du management 15

9.2. Accompagnement des télétravailleurs et formation des managers 15

Article 10. Protection des libertés individuelles et de la vie privée 16

10.1. Accès au domicile du salarié 16

10.2. Protection de la vie privée 16

10.3. Moyens de surveillance 16

Article 11. Dispositions générales 16

11.1. Durée et prise d’effet 16

11.2. Suivi de l’accord en Comité Social et Economique 16

11.3. Révision 16

11.4. Adhésion 17

11.5. Dénonciation 17

11.6. Clause d’évolution 17

11.7. Publicité et dépôt 17

Préambule

Pendant la crise sanitaire de la covid-19, l’entreprise Filassistance a été contrainte d’adapter temporairement les conditions de travail en mettant en place un télétravail à 100% pour l’ensemble de ses salariés afin de protéger leur santé.

Cette organisation du travail a été mise en place de façon soudaine durant la période de pandémie mondiale, et a permis d’assurer la continuité du service aux assurés. Prolongée de façon inattendue au-delà d’une année, cette expérience a démontré que les collaborateurs se sont, dans l’ensemble, bien adaptés à ce nouveau mode d’organisation du travail à distance. Elle a par ailleurs confirmé les bénéfices du télétravail pour l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle de certains salariés, notamment du fait de la réduction des temps de trajet, et fait ressortir certaines difficultés de coordination et des risques liés à l’isolement.

Le présent accord vise à accompagner de manière pérenne le développement du télétravail. Les parties ont souhaité trouver un équilibre entre présence sur site et télétravail propice à maintenir les liens sociaux indispensables à la vie de l’entreprise et de poursuivre la politique de gestion du parcours professionnel de chaque collaborateur au sein de l’entreprise. C’est la raison pour laquelle elles ont entendu limiter à deux jours par semaine maximum le télétravail pour le personnel hors plateau et à une alternance d’une semaine sur deux pour le personnel du plateau (avec des adaptations pour les différents types de planning).

Conformément aux souhaits des parties dans la négociation, cet accord veille à ce que la mise en place du télétravail n’ait pas pour conséquence de mettre à l’écart le télétravailleur, titulaire des mêmes droit individuels et collectifs que les autres salariés, de la communauté de travail et permette de préserver la continuité des activités professionnelles.

Article 1. Définition du télétravail

Conformément aux articles L1222-9 à 1222-11 du Code du Travail, le Télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Article 2. Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’entreprise (à l’exception des salarié(e)s dédié(e)s aux Moyens Généraux, hormis la Responsable des Moyens Généraux) dès lors que les prérequis définis ci-dessous sont réunis.

Article 3. Conditions d’éligibilité

3.1. Conditions d’éligibilité liées aux collaborateurs

Pour être éligible au télétravail, le salarié doit remplir les conditions cumulatives suivantes :

• disposer de l'autonomie suffisante pour exercer son travail à distance ;

• exercer son activité à temps plein ou à temps partiel avec un taux d'activité au moins égal à 60 % d'un temps plein ;

• avoir une ancienneté dans l'entreprise d'au moins 8 mois révolus pour les cadres, 6 mois pour les agents de maîtrise et 4 mois pour les employés, afin de garantir une bonne intégration préalable du salarié et l'instauration réelle de la relation de travail dans l'entreprise ;

• être volontaire.

Les alternants et les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail compte tenu de leur statut d’apprenant.

La direction examinera avec bienveillance les demandes de passage à 60% émanant de salariés travaillant à mi-temps en vue de bénéficier du télétravail.

3.2. Conditions liées au lieu de télétravail du salarié

Pour être éligible au télétravail, le lieu de télétravail du salarié doit être compatible avec le télétravail, c'est à dire bénéficier de :

• une surface réservée à l'activité propice au travail et à la concentration ; une installation électrique conforme ;

• une connexion Internet haut débit sécurisée et d'un niveau suffisant pour permettre le fonctionnement des outils informatiques professionnels, le niveau de connexion requise sera précisé en début de chaque exercice civil sur l’intranet de Filassistance.

• une assurance lui permettant d'exercer le télétravail, conformément aux dispositions de l’article 3.3.

Et, par conséquent le salarié devra fournir une attestation sur l’honneur attestant de :

• La conformité de l'installation électrique du lieu de télétravail,

• d’une connexion internet haut débit sécurisée,

• d’une assurance multi risques habitation conformément aux dispositions de l’article 3.3,

• de conditions de travail au domicile adaptées au télétravail

Un modèle type d’attestation sur l’honneur sera transmis aux salariés.

L'attestation d’assurance de la compagnie d’assurance mentionnant la couverture de l’activité professionnelle en télétravail du salarié du lieu duquel il exerce le télétravail devra impérativement être jointe à cette attestation sur l’honneur.

Le télétravail peut être réalisé de son lieu de résidence principale ou de tout autre lieu répondant aux conditions énumérées ci-dessus.

3.3. Conditions liées à l’assurance

Le salarié doit informer la compagnie d'assurance qu'il exerce une activité professionnelle de télétravail et s'assurer que l’assurance multirisques habitation du lieu duquel il exerce le télétravail le couvre pendant ses journées de télétravail.

Le cas échéant, le télétravailleur souscrit une assurance permettant de couvrir l'ensemble des risques liés à la présence et au fonctionnement du matériel de l'entreprise sur le lieu du télétravail.

En conséquence, le salarié doit fournir à Filassistance une attestation avant son passage en télétravail régulier.

A défaut, le télétravail ne peut débuter.

3.4. Condition technique d’éligibilité

Compte tenu de la spécificité des activités de l’entreprise, des moyens technologiques, informatiques et numériques sont un préalable indispensable à l’accessibilité au télétravail.

A cet effet, il est convenu par le présent accord que les salariés éligibles au télétravail se verront remettre un kit de télétravail, comprenant notamment un ordinateur portable, une souris, un clavier, un équipement téléphonique prenant la forme d’un système installé sur l’ordinateur portable (« softphone ») ou d’un téléphone portable, un casque téléphonique, une sacoche et un écran fixe supplémentaire adapté aux besoins de l’activité à laquelle ils sont rattachés.

Il est entendu que ce matériel reste la propriété de l’entreprise et qu’il doit être restitué à la fin de la période de télétravail.

Article 4. Mise en place et fin du télétravail

4.1. Rappel : Principe du volontariat du télétravail régulier

Le passage en télétravail régulier est à l'initiative du salarié. Aucun salarié ne peut être contraint au télétravail.

L'employeur n'est pas obligé d'accepter une demande de télétravail.

4.2. Procédure

4.2.1 Demande du salarié

Le salarié qui désire accéder au télétravail régulier en informe son manager par écrit au moyen du formulaire joint en annexe 1, avec copie à la Direction des Ressources Humaines.

4.2.2 Réponse au salarié

Le manager peut accepter ou refuser la demande.

Il prend l'initiative d'organiser un entretien à l'issue duquel il fait part de sa décision au salarié.

Il fait parvenir sa réponse écrite au salarié (au moyen du document joint en annexe 2) avec copie à la Direction des Ressources Humaines dans un délai de 2 semaines suivant la demande.

Les motifs de refus d'accès au télétravail sont liés au non-respect des critères énoncés à l’article 3 et peuvent également être liés à l'émergence d'une situation de travailleur physiquement isolé dans les locaux de l’entreprise, et/ ou à une désorganisation motivée de l'activité.

Si la cause du refus disparaît, le salarié pourra formuler une nouvelle demande.

4.3. Formalisation d'un avenant au contrat de travail

En cas de réponse positive à la demande d'un collaborateur, un avenant au contrat de travail du collaborateur est établi pour une durée déterminée d'au moins une année.

Le premier avenant prévoira une période d'adaptation de deux mois à compter de l'accès au télétravail, permettant notamment de tester le bon fonctionnement des applications informatiques au domicile du collaborateur ainsi que le degré de compatibilité avéré de l'activité du collaborateur avec ce mode d'organisation du travail.

Cet avenant précisera la répartition du temps de travail du salarié, les modalités de suivi de l'activité de l'intéressé et, le cas échéant, les précautions tenant à la confidentialité des données traitées.

Arrivé à son terme, l'avenant pourra être renouvelé dès lors notamment qu'il n'aura pas été constaté ou anticipé d'incompatibilité entre ce mode d'organisation du travail et le bon accomplissement des missions professionnelles du collaborateur dans le cadre du suivi réalisé par le manager et la Direction des Ressources Humaines.

4.4. Période d’adaptation

Afin de permettre à chacune des parties (salarié et manager) de s'assurer que le télétravail correspond bien aux attentes et qu'il ne compromet pas la qualité du travail attendu, il est prévu une période d'adaptation au télétravail de deux mois, sauf dans le cas où le salarié serait déjà télétravailleur sur son poste et dans la même unité de travail.

Peu avant le terme de cette période, le salarié et son manager effectuent un bilan portant sur les conditions de travail du salarié et sa charge de travail.

Durant cette période d'adaptation ou à l'issue de cette période, le salarié ou le manager peut convenir de l'arrêt immédiat du télétravail ; celui-ci doit être justifié par écrit à la Direction des Ressources Humaines.

Le salarié reprend alors son activité régulière.

4.5. Réversibilité à l’issue de la période d’adaptation - Droit au retour

L’accord des parties de fonctionner en télétravail est réversible tant à l’initiative du salarié que de l’entreprise.

A cet effet :

• le salarié peut mettre fin à l’organisation de l’activité en télétravail en adressant un courrier au service des ressources humaines et en respectant un délai de prévenance de 2 semaines calendaires, soit 14 jours pleins.

• L’employeur peut mettre fin à l’organisation de l’activité en télétravail en adressant un courrier motivé au salarié notamment s'il est constaté dans le cadre du suivi managérial régulier des manquements répétés du collaborateur à ses obligations professionnelles (notamment en matière de respect des plages de disponibilité, de constat d’une autonomie insuffisante caractérisée par le non-respect des délais impartis ou l’échec à atteindre les objectifs fixés, de problèmes techniques non imputables à l’entreprise). Dans ce cas le principe de réversibilité s'applique avec un délai de prévenance de 1 mois à l'initiative de l'entreprise (le délai court à compter de la date de notification par tout moyen de la demande).

Le télétravail prendra alors automatiquement fin, sans attendre la date prévue à l’avenant au contrat de travail. Le salarié retrouve à nouveau son activité dans les locaux de l'entreprise.

Une demande de retour en télétravail ne pourra être ré examinée qu’une fois que : le manager aura confirmé la montée en compétences du collaborateur lui permettant de travailler à distance en autonomie ou s’il s’agit d’un problème technique, lorsque le collaborateur aura fourni les preuves que celui-ci aura été résolu (par exemple, changement d’abonnement internet, rétablissement d’une bonne liaison internet dans l’appartement…)

4.6. Prescriptions de la médecine du travail

Les prescriptions du médecin du travail seront impérativement suivies, qu’elles impliquent une adaptation du poste de travail au domicile du salarié, la réduction voire la réversibilité, temporaire ou définitive du télétravail.

Une attention particulière sera portée aux demandes concernant des salariés en temps partiel thérapeutique.

4.7. Télétravail des personnes en situation de handicap

Les parties signataires souhaitent organiser la convergence des principes de fonctionnement du télétravail dans l’entreprise tout en ménageant les spécificités applicables aux collaborateurs en situation de handicap.

Ainsi, toutes les modalités de télétravail définies dans le présent accord s’appliquent aux collaborateurs en situation de handicap (RQTH).

En outre, sur avis du médecin du travail, les collaborateurs en situation de handicap, pourront bénéficier, au cas par cas, des mesures suivantes :

• Pour des situations de handicap particulières, le nombre de journées de télétravail peut être supérieur au nombre de jours fixés dans le socle commun

• D’un ordinateur supplémentaire pour le domicile, pour éviter d’avoir à le transporter régulièrement, en cas de problème de mobilité ou si l’état de santé le justifie

• D’une étude spécifique sur l’adaptation éventuelle du matériel et l’équipement du poste de travail au domicile

• D’aménagements spécifiques du poste de travail au domicile, en lien avec les contraintes du handicap

L’avenant de télétravail fixera les modalités d’organisation du travail ainsi que sa durée, calée avec la date d’échéance de la reconnaissance handicap.

Article 5. Organisation du télétravail régulier

Les parties signataires du présent accord conviennent que si les règles et conditions d'aménagement et de durée du travail prévues par les accords en vigueur sont applicables aux salariés exerçant leur activité sous forme de télétravail, elles nécessitent néanmoins des adaptations propres à ce mode d'activité.

5.1. Identification et enregistrement du temps de travail effectif

Le télétravailleur doit respecter les règles d'enregistrement de ses horaires dans l'outil de Gestion des Temps et des Activités qui est ou sera déployé dans l’entreprise.

Il est considéré comme étant à la disposition de l'employeur dès lors qu'il est connecté à cet outil de la manière indiquée précédemment, en dehors des temps de pause, qui sont pris dans le respect des règles en vigueur dans l’entreprise.

5.2. Organisation du temps de télétravail pour les salariés qui ne relèvent pas d’un horaire planifié

Les collaborateurs qui ne relèvent pas d’un horaire planifié sont ceux qui n’interviennent pas sur les plateaux.

5.2.1 Nombre et attribution des journées de télétravail pour les salariés à temps plein et à temps partiel supérieur ou égal à 80%

Sous réserve de remplir les conditions d’éligibilité, les collaborateurs pourront demander à bénéficier d’un ou 2 jours par semaine de télétravail.

Chaque collaborateur à temps plein doit assurer a minima 3 jours de présence sur site (hors période de congés).

Chaque collaborateur à temps partiel à 80% ou plus doit assurer a minima 2 jours de présence sur site (hors période de congés).

5.2.2 Nombre et attribution des journées de télétravail pour les salariés à temps partiel supérieur ou égal à 60% et inférieur à 80%

Sous réserve de remplir les conditions d’éligibilité, les collaborateurs pourront demander à bénéficier d’un jour par semaine de télétravail.

Chaque collaborateur à temps partiel supérieur ou égal à 60% et inférieur à 80% doit assurer a minima 2 jours de présence sur site (hors période de congés).

5.2.3 Attribution des journées de télétravail

Les journées réalisées en télétravail seront définies par le manager en fonction des besoins du service au plus tard à la fin août de chaque année.

Les jours de la semaine télétravaillés seront attribués par cycles de 12 mois maximum, chaque cycle débutant le 1^er septembre, quelle que soit la date de début cycle pour un collaborateur (ex si la journée du mercredi est attribuée à un collaborateur au mois de mars, où il a commencé à télétravailler, l’attribution du mercredi pourra être modifiée à compter du 1^er septembre, soit 6 mois après).

Si plusieurs salariés demandent à bénéficier de la même journée en télétravail (ex le mercredi), sous réserve du bon fonctionnement du service, le salarié disposant de plus d’ancienneté se verra attribuer en premier la journée pour un cycle.

Enfin, il est précisé qu’aucun salarié ne pourra télétravailler à la fois le mardi et le jeudi, afin de s’assurer que, sur ces deux jours, l’ensemble des collaborateurs soit présent au moins une journée.

Les journées pourront occasionnellement être déplacées, dans un délai raisonnable, sur la semaine, si nécessité de service, à l’initiative du manager après échange avec le salarié (activité permettant une relative souplesse dans la planification et dans l’organisation du travail).

5.2.4 Modalités d’organisation

Le télétravail n'a pas pour effet de modifier l'activité habituelle, la charge de travail ou l'amplitude de travail applicable habituellement au sein du site dont dépend le salarié télétravailleur.

Il est rappelé que le télétravailleur devra respecter le temps de repos quotidien (11 heures) et de repos hebdomadaire (35h).

Les horaires de travail des télétravailleurs soumis à un décompte horaire de leur temps de travail obéissent aux conditions identiques à celles mises en place pour le travail sur site.

Les plages horaires durant lesquelles l'employeur peut habituellement contacter le télétravailleur dont le temps de travail est décompté en heures correspondent aux plages de travail fixes en vigueur.

Ces plages horaires correspondront aux plages de travail fixes de l’horaire collectif en vigueur. Pour les salariés dont le temps de travail est décompté en jours, elles seront fixées au cas par cas.

Concernant les plages horaires durant lesquelles l'employeur peut habituellement contacter le télétravailleur dont le temps de travail est décompté en jours, elles sont spécifiées par ce dernier dans l’avenant au contrat de travail.

Le télétravailleur doit pouvoir être joignable par téléphone et messagerie informatique (mail et messagerie instantanée), pouvoir participer à des visioconférences – en désactivant sa caméra s’il le souhaite – et être en mesure de se connecter aux outils de l'entreprise pendant ses heures de travail.

Par ailleurs la régulation de la charge de travail est effectuée de la même manière que pour un travail réalisé en entreprise. Les télétravailleurs et leurs managers visent à ce que les résultats obtenus en télétravail soient identiques à ce qu'ils seraient sur site. Les managers veillent à la bonne adéquation entre la charge de travail et les horaires du salarié.

5.3. Organisation du temps de télétravail pour les salariés relevant d’un horaire planifié

Les collaborateurs relevant d’un horaire planifié sont ceux qui interviennent sur les plateaux et auxquels un planning est transmis.

5.3.1 Nombre de vacations réalisées en télétravail des salariés à temps plein ou à temps partiel supérieur ou égal à 80% et modalités d’organisation du télétravail propres à ces salariés

Sous réserve de remplir les conditions d’éligibilité, les salariés dont l’horaire de travail est planifié pourront réaliser un pourcentage de leurs vacations en télétravail en respectant la double limite suivante :

• entre 45 et 55 % de leurs vacations annuelles en télétravail,

• entre 40 et 60% de leurs vacations mensuelles.

Ces limites ne sont pas applicables :

• aux salariés planifiés selon une organisation 4x4. Pour ces derniers, deux cycles de 4 jours seront réalisés sur site en alternance avec deux cycles de 4 jours en télétravail.

• aux salariés en équipe de nuit, qui, sauf problème de travail isolé, pourront bénéficier de la totalité de leurs vacations de nuit en télétravail. Toutefois, toutes leurs vacations de jours devront être réalisées sur site.

• aux salariés ayant le statut de volant, qui pourront exercer leur activité une semaine sur deux en télétravail quel que soit le nombre de vacations de ladite semaine. Il est précisé que les vacations de nuit tombant une semaine où ils sont présents sur site pourront être réalisées en télétravail, sauf en cas de situation de travailleur isolé. La semaine étant décomptée du lundi au dimanche.

• aux référentes formatrices, qui bénéficieront de la seule limite annuelle de 45 à 55% de leurs jours de travail en télétravail, les jours télétravaillés étant fixés en fonction des contraintes liées à la formation, notamment l’accompagnement des nouveaux chargés et des saisonniers.

Le principe d’organisation est l’alternance hebdomadaire, à savoir une semaine sur 2 en télétravail sauf pour les salariés ayant le statut de travailleurs de nuit, les salariés planifiés en 4x4 et les référentes formatrices.

Aussi, un salarié (hors travailleurs de nuit, 4x4 et référentes formatrices) qui exerce son activité sur les plateaux exercera son activité une semaine entière sur le plateau, et la semaine suivante en télétravail.

5.3.2 Nombre de vacations réalisées en télétravail des salariés à temps partiel supérieur ou égal à 60% et inférieur à 80% et modalités d’organisation du télétravail propres à ces salariés

Sous réserve de remplir les conditions d’éligibilité, les salariés dont l’horaire de travail est planifié pourront réaliser un pourcentage de leurs vacations en télétravail en respectant la double limite suivante :

• entre 28 et 38 % de leurs vacations annuelles en télétravail,

• entre 23 et 43% de leurs vacations mensuelles.

Ces limites ne sont pas applicables :

• aux salariés en équipe de nuit, qui, sauf problème de travail isolé, pourront bénéficier de la totalité de leurs vacations de nuit en télétravail. Toutefois, toutes leurs vacations de jours devront être réalisées sur site.

• aux salariés ayant le statut de volant, qui pourront bénéficier de la totalité de leurs vacations de nuit en télétravail sauf en cas de situation de travailleur isolé.

Les salaries seront informés de la répartition de leurs journées en télétravail en même temps que de leur planning.

5.3.3 Modalités d’organisation du télétravail communes à tous les salariés relevant d’un horaire planifié

Les horaires de travail des télétravailleurs soumis à un décompte horaire de leur temps de travail obéissent aux conditions identiques à celles mises en place pour le travail sur site.

Les plages horaires durant lesquelles l'employeur peut habituellement contacter le télétravailleur seront définies dans l’avenant de passage au télétravail. Ces plages correspondront aux horaires planifiés.

Le télétravailleur doit pouvoir être joignable par téléphone et messagerie informatique (mail et messagerie instantanée), pouvoir participer à des visioconférences – en désactivant sa caméra s’il le souhaite – et être en mesure de se connecter aux outils de l'entreprise pendant ses heures de travail.

Par ailleurs la prise des pauses et la régulation de la charge de travail est effectuée de la même manière que pour un travail réalisé en entreprise. Les télétravailleurs et leurs managers visent à ce que les résultats obtenus en télétravail soient identiques à ce qu'ils seraient sur site. Les managers veillent à la bonne adéquation entre la charge de travail et les horaires du salarié.

Article 6. Télétravail occasionnel ou lié à des circonstances exceptionnelles

6.1. Télétravail occasionnel ou jours supplémentaires de télétravail occasionnel

Les salariés répondant aux conditions d’éligibilité de l’article 3 et les médecins régulateurs, qu’ils bénéficient ou pas d’un avenant prévoyant le télétravail de manière régulière auront la possibilité d’exercer un nombre limité de journées de télétravail occasionnel sous réserve de l’accord du manager et d’être équipé de leur ordinateur professionnel le jour dit.

Le nombre maximum de journées de télétravail occasionnel dans une année est fixé à :

• quatre jours, une journée par trimestre, pour les salariés dont l’horaire est planifié

• huit jours, deux journées par trimestre, pour les salariés dont l’horaire n’est pas planifié

Un délai de prévenance d’au moins 4 jours calendaires devra être respecté par le collaborateur.

Cette formule est cumulable avec le télétravail régulier. Dans ce cas, les jours de télétravail occasionnels ne sont pas pris en compte pour le calcul des limites prévues aux articles 5.3.1 et 5.3.2 et des minima de jours de présence hebdomadaires sur site prévus aux articles 5.2.1 et 5.2.2.

6.2. Circonstances exceptionnelles

La direction de l’entreprise peut autoriser exceptionnellement le télétravail, au-delà des modalités prévues dans les articles 5 et 6.1 dans les circonstances suivantes :

• menace d'épidémie qui rend les déplacements difficiles ;

• intempérie ou perturbation de grande ampleur des transports en commun qui occasionnent une augmentation très significative des temps de déplacement habituels.

La mise en œuvre du télétravail exceptionnel est alors considérée comme un simple aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour éviter aux salariés les conséquences préjudiciables des difficultés pour se rendre sur sites dans de pareilles circonstances (retards, absences). Il ne peut en aucun cas conférer le statut de télétravailleur tel que défini dans le présent accord. A l’exception de la présente clause, le collaborateur ne pourra se prévaloir des dispositions du présent accord.

Le salarié qui est confronté à l'une de ces difficultés peut demander à exercer son activité en télétravail pendant la durée de la perturbation. Cet aménagement qui revêt un caractère ponctuel et irrégulier, doit répondre à des situations inhabituelles ou d'urgence.

Il doit être équipé de son ordinateur professionnel le jour dit.

Le salarié qui demande à recourir au télétravail exceptionnel doit préalablement recueillir l'accord de sa hiérarchie, formalisé par écrit courriel, SMS ou lettre remise en main propre signée contre décharge.

Une telle autorisation peut être accordée pour une durée d'une journée au plus et doit être renouvelée le cas échéant.

Une fois l'accord du manager obtenu, le salarié déclare sa journée de télétravail exceptionnel dans l'outil de Gestion des Temps et des Activités afin de lui garantir une couverture au titre d'éventuels accidents du travail.

6.3. Télétravail exceptionnel mis en place dans le cadre de l’article L1222-11 du Code du travail

La direction de l'entreprise peut mettre en place exceptionnellement le télétravail, au-delà des modalités prévues dans les articles 5, 6.1 et 6.2 dans le cadre prévu par l’article L1222-11 du code du travail. La mise en œuvre du télétravail exceptionnel est alors considérée comme un simple aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés.

Cet aménagement qui revêt un caractère ponctuel et irrégulier, doit répondre à des situations inhabituelles ou d'urgence. Il ne peut en aucun cas conférer le statut de télétravailleur tel que défini dans le présent accord. A l’exception de la présente clause, le collaborateur ne pourra se prévaloir des dispositions du présent accord.

Du fait de cette situation, un salarié ayant le statut de télétravailleur conformément aux dispositions du présent accord pourrait voir augmenter le nombre de jours en télétravail pendant la période au cours de laquelle la direction de l’entreprise serait amenée à mettre en place le télétravail exceptionnel.

Toutefois, les dispositions de l’article 8.2 seraient temporairement suspendues pendant la période concernée par le télétravail exceptionnel. Les salariés qui seraient amenés à télétravailler pendant cette période percevraient exclusivement une indemnisation de 2€ par jour télétravaillé .

Article 7 . Protection de la santé et de la sécurité des télétravailleurs

7.1. Surveillance médicale

La réglementation du travail sur écran s'applique au télétravail.

Les salariés sont soumis à une surveillance médicale spéciale du fait du travail sur écran. Ils doivent répondre positivement à toute sollicitation en la matière notamment aux convocations et visites devant le médecin du travail.

7.2. Accident du travail

La déclaration d'un accident du travail est soumise au même formalisme pour le télétravailleur ou le travailleur nomade que celui en vigueur pour le travail dans les locaux de l’entreprise.

Article 8. Equipement de travail et prise en charge des coûts

Après validation par le manager et la Direction des Ressources Humaines, la demande de mise à disposition du matériel informatique sera effectuée au sein de chaque Direction/Service par le collaborateur concerné et le manager.

8.1. Equipements informatiques

Les équipements informatiques mis à disposition des collaborateurs, en vue d'un usage exclusivement professionnel, sont fonction de l'environnement métier du salarié accédant au télétravail.

L’équipement remis au collaborateur inclura soit un téléphone portable au forfait pris en charge par la société, soit un dispositif logiciel permettant le transit du flux téléphonique par internet via l’ordinateur remis au salarié.

Le collaborateur en situation de télétravail doit veiller à ce que toutes les informations, fichiers et données demeurent confidentiels et s'engage à respecter l'ensemble des dispositions légales et les règles propres à Filassistance relatives à la protection de ces données et à leur confidentialité.

L'ensemble des systèmes informatiques mis à la disposition du télétravailleur doit être utilisé pour un usage exclusivement professionnel et le télétravailleur doit prendre toutes les mesures de sécurité et de protection nécessaires pour éviter l'accès d'un tiers à ces systèmes.

Les télétravailleurs sont tenus de prendre soin du matériel (logiciels inclus) qui leur est confié et s’engagent à respecter toutes les procédures et bonnes pratiques d'utilisation de l’entreprise.

En cas de nécessité, Filassistance assurera une assistance téléphonique et la maintenance de ce matériel. S’il devait rencontrer des difficultés techniques, le collaborateur s’engage à contacter dans les plus brefs délais le service informatique via l’outil KACE ou en cas de dysfonctionnement de ce dernier, en contactant le numéro suivant : 09 77 40 71 21 puis choix n°1.

Les collaborateurs dotés d’un ordinateur portable devront l’utiliser sur site et en télétravail. Il leur appartiendra de s’organiser pour transporter l’équipement informatique du site vers le lieu de télétravail, et du lieu de télétravail vers le site.

8.2. Prise en charge des coûts

Lors de leur première inscription au télétravail, les salariés pourront bénéficier d’une participation aux frais en lien avec l’achat d’équipements de bureau tels que fauteuil, bureau … intervenus à partir du 16 mars 2020, sur présentation d’un justificatif et dans la limite de 200 euros.

Durant toute la période télétravaillée, sera versée une participation d’un montant de :

• 10 euros par mois pour un jour de télétravail par semaine pour les salariés dont les horaires ne sont pas planifiés

• 20 euros par mois pour deux jours de télétravail par semaine pour les salariés dont les horaires ne sont pas planifiés

• 25 euros par mois pour une semaine sur deux en télétravail pour les salariés dont les horaires sont planifiés, y compris volants, travailleurs de nuit et 4x4.

• 10 euros par mois pour un tiers de leurs vacations en moyenne, pour les salariés visés à l’article 5.3.2

Cette participation inclut la participation de l’entreprise à un ensemble des frais (mise en conformité, assurance, équipement informatique, électricité…).

8.3. Egalité de traitement

Pour le bénéfice et l'exercice des droits individuels (rémunération, gestion des carrières, formation, etc.) et des droits collectifs (statut et avantages collectifs, épargne salariale, élections, représentation du personnel, etc.), les salariés embauchés ou ayant opté pour le passage au télétravail bénéficient des mêmes garanties et traitement que les autres collaborateurs de l'entreprise.

Article 9. Management des télétravailleurs

9.1. Spécificités du management

Compte tenu de l'exercice d'une activité délocalisée, les télétravailleurs doivent bénéficier d'un mode de management qui :

• prévient leur isolement par rapport aux autres salariés de l'entreprise :

• leur permet de rencontrer régulièrement leur hiérarchie ;

• leur donne la possibilité de rencontrer régulièrement leurs collègues et d'avoir accès aux informations et aux activités sociales de l'entreprise ;

• leur ouvre l'accès aux mêmes entretiens professionnels que les autres salariés l'entreprise ;

• les soumette aux mêmes politiques d'évaluation que les autres salariés de l'entreprise ;

• respecte leur droit à la déconnexion.

Au cours de l’entretien annuel, un point spécifique sera réalisé sur le télétravail.

9.2. Accompagnement des télétravailleurs et formation des managers

Afin de s'assurer de la bonne appréhension du télétravail, il est prévu au plus tard pendant la période d’adaptation :

• Un accompagnement de type e-learning sur les bonnes pratiques en matière de télétravail à destination du télétravailleur;

• Un guide du télétravail (bonnes pratiques...) mis à disposition de tous et plus spécifiquement du télétravailleur et de son manager portant notamment sur les conditions d'exécution du télétravail.

L’ensemble des managers aura été formé aux bonnes pratiques du management des télétravailleurs au plus au tard dans les 6 mois de la signature du présent accord.

Article 10. Protection des libertés individuelles et de la vie privée

10.1. Accès au domicile du salarié

L'accès au domicile du salarié est possible avec l’accord écrit du salarié.

10.2. Protection de la vie privée

L'entreprise s'interdit, directement ou indirectement, de solliciter le salarié en dehors des plages de travail fixées au présent accord.

10.3. Moyens de surveillance

Toute mise en place d'un système de surveillance et/ou de contrôle de l'activité des télétravailleurs donne lieu à une information-consultation préalable du CSE et une information des salariés concernés. Cette information précise les moyens utilisés ainsi que la finalité de la surveillance et/ou du contrôle.

Article 11. Dispositions générales

11.1. Durée et prise d’effet

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. L’ensemble de ses dispositions prennent effet le 22 novembre 2021.

11.2. Suivi de l’accord en Comité Social et Economique

Le douzième mois suivant l’entrée en vigueur du présent accord, un point portant sur un premier bilan de sa mise en œuvre sera inscrit à l’ordre du jour du CSE.

11.3. Révision

Conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du Travail, le présent accord pourra faire l’objet à tout moment d’une révision.

Sont habilitées à engager la procédure de révision :

1° Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel cette convention ou cet accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de la convention ou de l'accord et signataires ou adhérentes de cette convention ou de cet accord ;

2° A l'issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de la convention ou de l'accord.

Toute modification du présent accord donnera lieu à l’établissement d’un avenant signé par une ou plusieurs parties signataires. Ce dernier sera soumis aux mêmes formalités de dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.

Le présent accord constitue un tout indivisible.

11.4. Adhésion

Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, le cas échéant, une organisation syndicale non-signataire pourra adhérer au présent accord.

Cette adhésion devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception aux signataires du présent accord et fera l’objet d’un dépôt par la Direction selon les mêmes formalités de dépôt que le présent accord.

11.5. Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires sous réserve du respect d’un préavis de trois mois, conformément aux articles L. 2222-6 et L. 2261-9 et suivants du Code du travail. La dénonciation est notifiée par courrier recommandé avec accusé de réception par son auteur aux signataires de l’accord, et doit faire l’objet d’un dépôt, en application de l’article L. 2231-6 du Code du travail.

Le présent accord constituant un tout indivisible, la ou les parties signataire(s) devront donc en dénoncer la totalité le cas échéant.

11.6. Clause d’évolution

En cas d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir dans les trois mois afin d’adapter l’accord à la situation ainsi créée ou de le dénoncer.

11.7. Publicité et dépôt

• Publicité

Le présent accord sera porté à la connaissance du personnel par voie d’affichage ou via l’intranet.

• Notification

Cet accord est rédigé en nombre suffisant d’exemplaires originaux pour envoi par mail et remise à chacune des parties signataires. Il est convenu qu’une copie soit transmise aux organisations syndicales non-signataires.

• Dépôt

Le présent accord sera déposé à la DIRECCTE via la plateforme dématérialisée téléAccords ainsi qu’au Greffe du Tribunal de Prud’Hommes de Boulogne Billancourt, conformément aux articles L2223-6 et D2223-2 du Code du Travail.

Fait à Saint Cloud, le 19 octobre 2021

En 5 exemplaires

Pour la Société

XXXXX

Présidente Directrice Générale

Pour les organisations syndicales

XXXXXX XXXXXX

Délégué Syndical FO Déléguée Syndicale CFTC

FORMULAIRE DE DEMANDE DE PASSAGE EN TELETRAVAIL

Partie 1/2 – demande

Avant de compléter ce formulaire, nous vous remercions de prendre connaissance de l’intégralité de l’article 3 de l’accord télétravail

DEMANDEUR
Nom et Prénom
Fonction
Service
Lieu(x) du télétravail (adresses complètes) Remplir une attestation sur l’honneur par lieu de télétravail (article 3.2)

DETAIL DE LA DEMANDE
Souhaite télétravailler à compter du :	/ / 202 (au 1er jour du mois)
Pour le personnel hors plateau : Préciser les jours télétravaillés souhaités (2 jours max/semaine pour les salariés à temps plein ou ≥ 80%) 1 jour max/semaine pour les salariés à temps partiel compris entre 60 et 79%)	lundi jeudi* mardi* vendredi mercredi

Les jours de la semaine télétravaillés seront attribués par cycles de 12 mois maximum, chaque cycle débutant le 1er septembre, quelle que soit la date de début cycle.

* il n’est pas possible de prendre à la fois le mardi et le jeudi en télétravail

SIGNATURE

Date : / / 202 Signature du demandeur :

Ce formulaire de demande de passage en télétravail doit être adressé à votre manager avec en copie le service des ressources humaines (rh@filassistance.fr).

En cas de réponse positive à votre demande, un avenant au contrat de travail sera établi pour une durée déterminée d'au moins une année.

REPONSE DU MANAGER

Partie 2/2

DATE DE RECEPTION DE LA DEMANDE
Nom et Prénom
Fonction
Date / / 20	Signature :

Avant de donner votre réponse concernant une demande de passage en télétravail, nous vous remercions de prendre connaissance de l’intégralité de l’article 4 de l’accord télétravail

REPONSE (2 semaines à compter de la réception de la demande)
Demande de passage en télétravail	acceptée refusée
En cas de refus, préciser les motifs	non-respect des critères énoncés à l’article 3 de l’accord télétravail émergence d'une situation de travailleur physiquement isolé dans les locaux de l’entreprise, et/ou à une désorganisation motivée de l'activité.
Commentaires/précisions

Si la cause du refus disparaît, le salarié pourra formuler une nouvelle demande.

SIGNATURES

Nom et prénom du responsable : Date : / / 202

Signature :

En cas de refus du manager, la signature d’un représentant RH est indispensable

Nom et prénom : Date : / / 202

Signature :