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PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

ELECTIONS DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Préambule 

Les Organisations syndicales représentatives au niveau national et interprofessionnel et les Organisations syndicales représentatives dans le champ professionnel et géographique de XXXXXX FRANCE ont été invitées à négocier un protocole d’accord préélectoral par courrier recommandé avec avis de réception en date du 26 Décembre 2022.

C’est ainsi qu’ont été dûment invitées par courrier recommandé en date du 26 décembre 2022 :

• Fédération CFTC-CSFV (accusé réception le 27 décembre 2022)

• Fédération CGT Commerce et Service (accusé réception le 27 décembre 2022)

• CFDT Services (accusé réception le 27 décembre 2022)

• FO Commerce (accusé réception le 27 décembre 2022)

• Fédération Nationale Encadrement (accusé réception le 29 décembre 2022)

Les autres Organisations syndicales intéressées ont été informées dans le même temps de l’organisation des élections et invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral par voie d’affichage dans les locaux de XXXXXX FRANCE.

En réponse à ces convocations, les Organisations syndicales et la Direction de XXXXXX France se sont réunies les 19 Janvier 2023, 15 février 2023 et 1^er mars 2023 pour convenir du présent protocole d’accord préélectoral.

Entre :

• La société XXXXXX FRANCE, représentée par XXXXXX, Directrice des Ressources Humaines

Et les Organisations syndicales :

• CFDT Services représentée par XXXXXX, munie d’un mandat annexé au présent protocole

• CFE-CGC représentée par XXXXXX, munie d’un mandat annexé au présent protocole

• CFTC – CFSV représentée par XXXXXX, muni d’un mandat annexé au présent protocole

SOMMAIRE

Préambule 2

1 ORGANISATION DU PROCESSUS DE VOTE 5

1.1. ELECTIONS PAR VOIE ELECTRONIQUE 5

1.2. Protection des données à caractère personnel 5

2 Dates des élections 6

2.1. Dates des élections par voie électronique 6

2.2. Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité 6

3 Durée des mandats 6

4 Calcul de l’effectif 6

4.1. Dates de calcul de l’effectif 6

4.2. Personnes prises en compte dans l’effectif 7

5 Nombre de sièges à pourvoir 7

5.1. Nombre de sièges à pourvoir 7

5.2. Collèges électoraux 7

5.3. Répartition des sièges entre collèges 8

6 Electorat et éligibilité 8

6.1. Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel 8

6.2. Conditions d’électorat du personnel mis à disposition 9

7 Listes électorales 9

7.1. Contenu des listes électorales 9

7.2. Publication des listes électorales 10

7.3. Réclamations relatives aux listes électorales 10

8 Appel et dépôt des candidatures 10

8.1. Information du personnel et appel à candidatures 10

8.2. Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au PREMIER tour des élections 10

8.3. Cas d’organisation d’un SECOND tour 10

8.4. Modalités de dépôts des listes de candidats 11

8.5. Nombre de candidats par liste 11

8.6. Cumul de candidatures 11

8.7. Représentation équilibrée des hommes et des femmes 12

8.8. Affichage des listes de candidats 12

9 Propagande électorale 12

9.1 MOYENS SPECIFIQUES MIS A LA DISPOSITION DES ORGANISATIONS SYNDICALES DANS LE CADRE DES ELECTions du comite social et economique 12

9.2 Tracts et affiches 13

9.3 Professions de foi des candidats 13

9.4 Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins de propagande électorale 13

9.5 Dates limites de dépôt des PROFESSIONS DE FOI ET PHOTOS 14

10 Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales 14

10.1. Vote électronique, principes généraux 14

10.2. AUTHENTIFICATION DE L’ELECTEUR 14

10.3. PROCEDURES DE RESTITUTION DE CODES 15

10.4. Déroulement du vote par internet 16

10.5. Assistance téléphonique 17

10.6. Bureau de vote 17

10.7. Cellule d’assistance technique 17

10.8. Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement 18

10.9. Chiffrement et déchiffrement des votes 18

10.10. Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique 19

11 Modalités de désignation des élus 19

11.1. Ratures 19

11.2. Egalité des voix 19

12 Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux 19

12.1. Signature du procès-verbal et des listes d’émargement 20

12.2. Proclamation des résultats 20

12.3. Affichage des résultats 20

12.4. Envoi des procès-verbaux 20

13 Mesure de la représentativité syndicale 21

13.1. Calcul de l’audience électorale des organisations syndicales dans l’entreprise 21

13.2. Calcul des suffrages portés sur le nom des candidats 21

14 Durée de conservation des données 21

15 Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord 22

1. ORGANISATION DU PROCESSUS DE VOTE

   1. ELECTIONS PAR VOIE ELECTRONIQUE

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, XXXXXX FRANCE souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique accessible sur le web du réseau internet. La solution de vote par internet de la société Gedivote a été retenue.

Ce système étant accessible par l’ensemble des salariés, aucun autre moyen de vote ne sera mis à leur disposition.

Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues par le code du travail, spécialement aux articles L. 2314-4 à L. 2314-10 du Code du Travail, s’agissant de l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et au décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016, relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

La mise en place du vote électronique est encadrée par la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL.

Le niveau de risque retenu est le niveau 2.

Un accord d’entreprise a été conclu le 19 Janvier 2023 entre la direction et les syndicats représentatifs dans l’entreprise quant à la mise en œuvre du vote électronique. Le cahier des charges précisant le cadre de mise en œuvre du vote électronique est annexé à cet accord d’entreprise.

La description du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est détaillée au sein du présent protocole d’accord préélectoral et de ses annexes.

Protection des données à caractère personnel

Les élections professionnelles au sein de XXXXXX FRANCE amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficient de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

XXXXXX FRANCE informera les électeurs et les candidats de leur droit d’accès et de rectification de leurs données personnelles, ainsi que de toutes les autres informations mentionnées à l’article 32 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et de l’article 13 du règlement européen n° 2016/679.

Gedivote, à qui XXXXXX FRANCE fait appel pour la réalisation de ce traitement, présente toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Dates des élections

Les membres de la délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants seront élus par scrutins électroniques.

1. 3. Dates des élections par voie électronique

Afin de garantir la bonne organisation matérielle et le bon déroulement du processus électoral, les parties ont décidé de fixer la période de vote électronique suivante.

Au premier tour, les élections par voie électronique seront ouvertes le 12 Juin 2023 à 8h00 et seront clôturées le 15 Juin 2023 à 16h00.

Au second tour, s’il y a lieu, les élections par voie électronique seront ouvertes le 26 Juin 2023 à 8h00 et seront clôturées le 29 Juin 2023 à 16h00.

Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité

Aux termes de la jurisprudence, dans le cadre d’un vote électronique se déroulant sur plusieurs jours, les conditions relatives à l’électorat et à l’éligibilité s’apprécient à la date du premier jour du scrutin du premier tour, c’est-à-dire au 12 Juin 2023.

Durée des mandats

La durée des mandats des membres de la délégation du personnel du comité social et économique de XXXXXX FRANCE est de 4 ans.

Les mandats des membres de la délégation actuelle du personnel du comité social et économique prennent fin le 29 Juin 2023 conformément à l’accord relatif à « la prorogation des mandats des représentants du personnel » en date du 19 janvier 2023.

Le mandat des nouveaux élus du comité social et économique prend effet une fois les résultats proclamés et à l’issue des mandats des membres de la délégation actuelle.

Calcul de l’effectif

3. 5. Dates de calcul de l’effectif

Au 24 février 2023, l'effectif total de XXXXXX FRANCE s’élève à 1597,72 salariés et 74 salariés mis à la disposition de l’entreprise en équivalent temps plein (ETP) répartis comme suit :

Employés	Agents de Maîtrise	Cadres	Total
1142,63	18,16	510,93	1671,72

Personnes prises en compte dans l’effectif

L’effectif pris en compte pour les élections inclut, conformément à l’article L. 1111-2 du Code du travail à due proportion de leur temps de présence :

• Les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein ;

• Les travailleurs à domicile ;

• Les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée ;

• Les salariés titulaires d’un contrat de travail intermittent ;

• Les salariés mis à la disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an ;

• Les salariés temporaires ;

• Les salariés à temps partiel sont également pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.

Les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont exclus du décompte des effectifs lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d’un congé de maternité, d’un congé d’adoption ou d’un congé parental d’éducation.

Nombre de sièges à pourvoir

4. 7. Nombre de sièges à pourvoir

Compte tenu de cet effectif et conformément à l‘article R2314-1 du Code du Travail, le nombre de sièges à pourvoir serait défini de la manière suivante pour l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique 20 titulaires et de 20 suppléants.

A titre plus favorable et exceptionnel, afin d’anticiper les ouvertures prochaines de magasins, les parties se sont accordées pour augmenter d’un siège le nombre de membres à élire au sein du CSE conformément à l’article L. 2314-1 du code du travail, à savoir 21 titulaires et 21 suppléants.

Collèges électoraux

Le personnel est réparti en 3 collèges :

• 1er collège : Employés

• 2ème collège : Agents de maîtrise

• 3^ème collège : Cadres

  9. Répartition des sièges entre collèges

Les 21 sièges de titulaires et les 21 sièges de suppléants pour les élections des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique seront ainsi répartis :

	SIEGES A POURVOIR	REPARTITION FEMMES / HOMMES
	TITULAIRES	SUPPLEANTS	% FEMMES	% HOMMES
Employés	14	14	48,65%	51,35%
Agents de maîtrise	1	1	84,30%	15,69%
Cadres	6	6	29,72%	70,28%

A titre d’information, conformément à l’accord de renouvellement du Comité Social et Economique signé le 19 janvier 2023, le volume d’heures individuelles de délégation par représentant élu au comité social et économique est fixé à :

• 28 heures mensuelles pour un titulaire (26 heures légales auxquelles un crédit supplémentaire et plus favorable de 2 heures a été alloué sans que celui-ci n’impacte le volume maximal d’heures utilisable, soit 26 x 1,5 = 39 heures maximales/mois)

• 14 heures par an pour un suppléant

Electorat et éligibilité

5. 10. Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel

Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18 à L. 2314-19 du Code du travail. Conformément à ces textes :

• Sont électeurs, l’ensemble des salariés des deux sexes, âgés de seize ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l'entreprise et n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques ;

• Sont éligibles, les électeurs âgés de dix-huit ans révolus, et travaillant dans l'entreprise depuis un an au moins, à l'exception des conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.

• N’est pas électeur le Président de la SAS XXXXXX FRANCE. Ne sont pas éligibles également les membres du Comité de Direction, la Responsable Relations Sociales, les Directeurs de Magasin et toutes personnes ayant une délégation de pouvoir ou d’autorité.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l’une de ces entreprises.

Conditions d’électorat du personnel mis à disposition

Pour le personnel mis à disposition par des entreprises extérieures, la condition de présence dans l’entreprise utilisatrice au jour des élections est de 12 mois continus conformément à l’article L. 2314-23 du Code du travail.

Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles au comité social et économique dans l'entreprise utilisatrice.

Les personnes mises à disposition de XXXXXX FRANCE remplissant les conditions mentionnées ci-dessus doivent choisir si elles exercent leur droit de vote dans leur entreprise d’origine ou au sein de XXXXXX FRANCE.

A cette fin, la Direction des ressources humaines de XXXXXX FRANCE adresse un formulaire aux employeurs des personnes mises à disposition les informant de leur droit d’option. Les employeurs des personnes mises à disposition communiquent en retour, dans un délai imparti, la liste des collaborateurs ayant choisi de voter aux élections organisées par XXXXXX FRANCE.

Les personnes mises à disposition de XXXXXX FRANCE pourront également exprimer leur choix d’être électeurs directement auprès de la Direction de ressources humaines de XXXXXX FRANCE, par écrit adressé au plus tard le 3ème jour suivant la publication des listes électorales.

Listes électorales

6. 12. Contenu des listes électorales

Pour chacune des élections, la Direction établira une liste des électeurs et des éligibles.

Les listes électorales, électeurs et éligibles, établies par la direction seront affichées par dépôt sur les panneaux réservés à la direction le Mardi 9 mai 2023. Ces listes seront établies par établissement. Une liste complète sera transmise aux Organisations Syndicales. Elle sera également à disposition des électeurs par demande auprès du service des Ressources Humaines (marie.roussel@electrodepot.fr et karine.wattel@electrodepot.fr ).

Les conditions d'électorat et d'éligibilité seront appréciées au jour du 1er scrutin, soit au 12 juin 2023.

Les listes électorales seront établies par collèges et seront identiques entre les deux tours.

Par accord entre les parties, les listes affichées comporteront exclusivement les renseignements suivants :

• L’établissement

• Nom et prénom

• 16 ans (électeurs) ou 18 ans (éligibles) accomplis à la date du premier tour de scrutin

• Date d’ancienneté

• La mention électeur et/ou éligible

• Le statut

  13. Publication des listes électorales

Le 9 mai 2023, les listes électorales seront affichées dans les locaux de l’entreprise.

Les listes électorales préciseront le pourcentage d’hommes et de femmes dans chaque collège.

Réclamations relatives aux listes électorales

Toute réclamation relative à ces listes doit être adressée par écrit à la Direction des ressources humaines (par courriel aux adresses suivantes : marie.roussel@electrodepot.fr et karine.wattel@electrodepot.fr ) dans les plus brefs délais et au plus tard le troisième jour suivant leur publication.

A l’issue du délai de réclamation de trois jours, les éventuelles modifications sont portées sur les listes électorales mises à jour.

Appel et dépôt des candidatures

7. 15. Information du personnel et appel à candidatures

Le 6 mars 2023, le personnel sera informé du déroulement des élections par affichage dans les locaux de XXXXXX FRANCE.

Cette information constituera en outre un appel à candidatures.

Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au PREMIER tour des élections

Il est rappelé que seules peuvent présenter des listes de candidats au premier tour des élections les Organisations syndicales visées à l’article L. 2314-5 du Code du Travail, à savoir les organisations syndicales :

• Représentatives dans l’entreprise (notamment en ayant obtenu au moins 10% des voix aux précédentes élections dans l'entreprise) ;

• Ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise ou l'établissement,

• Représentatives au niveau national et interprofessionnel (CGT, CGT-FO, CFDT, CFTC ainsi que CFE-CGC pour les cadres) ;

• Ou légalement constituées depuis au moins deux ans, respectant les valeurs républicaines et d'indépendance et couvrant le champ professionnel et géographique de XXXXXX FRANCE.

  17. Cas d’organisation d’un SECOND tour

Il sera procédé à un second tour uniquement dans l’un des trois cas suivants :

• Si le nombre de suffrages valablement exprimés n’est pas au moins égal à la moitié des électeurs inscrits au premier tour ;

• En cas d’absence totale ou partielle de candidatures ;

• Ou en cas de vacance partielle des sièges à l’issue du premier tour.

Au second tour, les candidatures ne seront soumises à aucune condition d’appartenance syndicale.

Les listes déposées par les Organisations syndicales lors du premier tour seront considérées comme maintenues pour le second tour.

Modalités de dépôts des listes de candidats

Les listes de candidats à chaque instance seront établies par collège, en distinguant titulaires et suppléants.

Elles seront déposées contre récépissé à la direction des ressources humaines ou envoyées par mail aux adresses suivantes : marie.roussel@electrodepot.fr et karine.wattel@electrodepot.fr. Un mail de retour accusant réception sera transmis.

Lors du dépôt des listes de candidats, le syndicat devra faire le dépôt de la liste de ses candidats sur du papier entête de son syndicat professionnel ou interprofessionnel d’affiliation.

En l’absence d’indication, le syndicat d’affiliation ne recueillera pas les suffrages exprimés en faveur du syndicat qui lui est affilié pour la mesure de l’audience, que ce soit au niveau de la branche professionnelle ou au niveau national interprofessionnel.

Les Organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles. A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les Organisations syndicales concernées.

La date limite de dépôt des listes de candidats est fixée au :

• 25 mai 2023 à 12H00 pour le premier tour,

• 20 juin 2023 à 12H00 pour le second tour éventuel.

  19. Nombre de candidats par liste

Chacune des listes proposées ne pourra comprendre plus de candidats qu’il n’est prévu de sièges à pourvoir. Ceci n’exclut pas la possibilité de présenter des listes incomplètes.

Cumul de candidatures

La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, sera également admise, conformément aux règles légales. En revanche, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.

Représentation équilibrée des hommes et des femmes

Les listes de candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale du collège considéré. Lorsqu’il y a plusieurs sièges à pourvoir dans un collège mixte, il n’est donc pas possible de présenter une liste contenant une unique candidature.

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des deux sexes. 

Lorsque l'application du premier alinéa du présent article n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant : 

• Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ; 

• Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire. 

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste. 

Le présent article s'applique aux élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants.

Affichage des listes de candidats

Les listes de candidats seront affichées par la Direction dans les locaux d’XXXXXX FRANCE.

Propagande électorale

Les Organisations syndicales assureront leur campagne électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise.

9.1 MOYENS SPECIFIQUES MIS A LA DISPOSITION DES ORGANISATIONS SYNDICALES DANS LE CADRE DES ELECTions du comite social et economique

En vue du premier tour, il a été convenu que les 5 organisations syndicales représentatives au niveau national bénéficient à compter du lendemain de la signature du présent protocole jusqu’au 10 juin 2023 d’un crédit d’heures supplémentaires global et forfaitaire, s’ajoutant au crédit d’heures dont ils disposent déjà par ailleurs au titre de leurs mandats éventuels, de 60 heures afin de préparer leurs élections (établissement des listes, des tracts, propagande …).

Ce crédit d’heures spécifique par organisation syndicale sera suivi par :

• Le Délégué Syndical d’entreprise s’il est nommé

• Le Représentant Syndical d’entreprise s’il est nommé

• En cas d’absence de Délégué Syndical ou de Représentant Syndical, par une personne appartenant au personnel de l’entreprise désignée par son organisation syndicale

Chaque mois un état de ce suivi sera remis par chaque organisation syndicale au service Ressources Humaines selon un document qui sera établi pour l’occasion.

8. 2. Tracts et affiches

Au premier tour, les Organisations syndicales pourront distribuer des tracts et affiches jusqu’au 10 juin 2023 à minuit.

Au second tour, les candidats pourront distribuer des tracts et affiches jusqu’au 24 juin 2023 à minuit.

Professions de foi des candidats

Les candidats pourront remettre à la Direction des ressources humaines lors du dépôt de leur candidature leurs professions de foi au format numérique. Celles-ci seront mises en ligne sur l’application de vote électronique.

Dans le cadre d’un éventuel second tour, les professions de foi des listes des candidats seront mises en ligne dans les mêmes conditions.

Pour un rendu optimal les logos des syndicats et les photographies devront respecter les formats, poids et résolutions exposés ci-après :

	FORMAT	POIDS (Ko)	DIMENSIONS	NOM DU FICHIER
PROFESSIONS DE FOI	.pdf	1 000 (1 Mo)	-	PF_NOM SYNDICAT
LOGOS OS	.jpg ou .png	100	200x200px	LOGO_NOM SYNDICAT
PHOTOS CANDIDATS	.jpg	500	Minimum : 46x56px Maximum : 200x243px *	PHOTO_NOM PRENOM

* Quel que soit le format retenu, celui-ci devra être proportionnel aux dimensions ci-dessus.

Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins de propagande électorale

L’usage de la messagerie professionnelle mise à disposition par XXXXXX FRANCE n’est pas autorisé pour la propagande électorale.

A titre exceptionnel, les organisations syndicales qui présenteront une liste au 1^er tour auront la possibilité d’utiliser une fois la messagerie professionnelle pour envoyer, par le biais de leur délégué de liste, leur propagande (tract et/ou profession de foi) en mettant en copie du courriel la Direction des Ressources Humaines et notamment marie.roussel@electrodepot.fr et karine.wattel@electrodepot.fr. Cette possibilité d’utiliser une fois la messagerie professionnelle sera également ouverte aux candidats libres dans le cas de l’organisation d’un éventuel 2^nd tour.

Dates limites de dépôt des PROFESSIONS DE FOI ET PHOTOS

Les professions de foi et photos devront être remis à la Direction des ressources humaines en même temps que les candidatures, soit le :

• 25 mai 2023 à 12H00 pour le premier tour,

• 20 juin 2023 à 12H00 pour le second tour éventuel

Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales

9. 23. Vote électronique, principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote,

• Respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

  24. AUTHENTIFICATION DE L’ELECTEUR

Au sens de la délibération CNIL 2019-053, les procédés d’authentification retenus devront garantir que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significative (objectif de sécurité n° 2-04).

Ainsi, pour satisfaire à cet objectif, la CNIL exige d’utiliser deux canaux séparés pour l’acheminement des codes et d’intégrer un défi non trivial lors de l’authentification.

• Transmission du code identifiant

Chaque électeur se verra remettre en main propre contre décharge sur son lieu d’affectation (dépôt ou service) à compter du 6 juin 2023 un courrier contenant une note d’information sur les modalités de participation au vote ainsi que son code identifiant personnel.

Les électeurs absents lors du scrutin (absents longue durée) recevront à leur domicile un courrier envoyé le 2 juin 2023 contenant une note d’information sur les modalités de participation au vote ainsi que leur code identifiant personnel.

En cas de second tour, l’identifiant adressé reste valable.

• Envoi du mot de passe 

Le mot de passe sera adressé automatiquement sur l’adresse e-mail professionnelle de l’électeur (@electrodepot.fr) après que celui-ci ait validé son code identifiant. Le mot de passe aura une durée de validité d’une heure.

Les électeurs qui ne seraient pas en capacité de recevoir leur mot de passe sur leur mail professionnel auront la possibilité de recourir à la solution de réassort de codes pendant le vote.

• Défi complémentaire

Le processus d’authentification sera renforcé par la saisie d’un défi complémentaire : la ville de naissance de l’électeur.

PROCEDURES DE RESTITUTION DE CODES

Une procédure sécurisée permettra aux électeurs ne disposant pas de leurs codes d’accès (non réception, perte) de récupérer ceux-ci en ligne, sur le site de vote.

• Courrier non reçu ou égaré : restitution du code identifiant

Eléments d’authentification	Nom/Prénom Date de naissance 5 derniers caractères de l’IBAN
Restitution du code identifiant	Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son identifiant lui a été transmis par SMS. . Le numéro de mobile renseigné sera associé à l’électeur concerné et ne permettra pas de récupérer l’identifiant d’un autre électeur.

• E-mail non reçu : absence d’e-mail connu ou boite mail inaccessible par l’électeur

Eléments d’authentification

L’électeur est invité à remplir un formulaire de contact sur la plateforme : Nom et prénom Adresse mail Numéro de téléphone de contact Si l’électeur n’a pas reçu ou a égaré son courrier postal, ou s’il n’a pas accès à sa boite mail professionnelle, la demande de réassort de l’identifiant est enregistrée et transmise à l’assistance de niveau 2, gérée par XXXXXX FRANCE. XXXXXX FRANCE contacte par téléphone l’électeur au numéro qu’il a déclaré : elle vérifie son identité au travers de questions (identité, date de naissance, adresse postale, lieu de naissance, matricule, numéro de Sécurité Sociale …) elle vérifie sa situation et le fait qu’il n’accède pas à son mail connu ; si l’authentification est probante et la demande jugée légitime, elle valide la demande sur la plate-forme.

Restitution du mot de passe et/ou de l’identifiant

Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur (identifiant) ou par mail sur l’adresse mail donnée par l’électeur (mot de passe) . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son mot de passe et/ou son identifiant lui a été transmis par SMS (identifiant) ou par mail (mot de passe). . Le numéro de mobile renseigné sera associé à l’électeur concerné et ne permettra pas de récupérer l’identifiant d’un autre électeur.

Déroulement du vote par internet

Les électeurs pourront voter depuis tout terminal informatique (ordinateur, smartphone, tablette) connecté à Internet à tout moment pendant la période de vote.

Pour les élections du Comité Social et Economique, au-delà de la possibilité de voter depuis n’importe quel terminal relié à Internet, tablette ou smartphone, sera mis à disposition du personnel, durant les horaires d’ouverture habituels des établissements, un terminal relié à Internet permettant aux collaborateurs de voter sur leur lieu de travail. Ce terminal sera installé de façon à préserver l’anonymat du vote.

Exemple : salle réservée à cet effet ou ordinateur mis à disposition dans les locaux sociaux avec moyens permettant de garantir la confidentialité du vote. Il est précisé qu’aucune présence d’un autre collaborateur ne doit entraver la confidentialité du vote de l’électeur.

L’entreprise insiste sur le fait que le vote doit être privilégié durant le temps de travail étant entendu que le temps passé à voter n’entrainera aucune réduction de rémunération ; à contrario, les collaborateurs qui souhaiteront voter en dehors du temps de travail ou les collaborateurs absents au moment du vote, ne pourront prétendre à aucune rémunération du temps passé à voter.

L’adresse URL pour accéder au site de vote est la suivante : www.electrodepot.webvote.fr

Après s’être authentifiés, les électeurs se verront présenter les élections de leurs collèges respectifs pour lesquels ils détiennent des droits de vote.

Les listes de candidats seront présentées dans un ordre aléatoire.

Les électeurs auront la faculté d'exprimer un vote blanc ou nul.

Durant leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix. Une fois leur vote définitivement validé, il ne leur sera plus possible de le modifier.

Les électeurs auront à la possibilité d’imprimer ou d’enregistrer un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur l’application.

Assistance téléphonique

Durant la période de vote, un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes.

L'assistance téléphonique sera joignable 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. L'appel sera facturé au prix d'un appel local.

Bureau de vote

Un bureau de vote unique centralisateur composé d’un Président et de deux Assesseurs veillera au bon déroulement du scrutin. Les fonctions de Président et d’Assesseurs seront confiées aux deux électeurs les plus âgés présents et volontaires ainsi qu’à l’électeur le plus jeune présent et volontaire.

Dans la mesure du possible, un représentant de chaque collège électoral devra être présent dans le bureau de vote.

Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique sera mise en place afin de veiller au bon fonctionnement du processus de vote électronique. Celle-ci sera constituée des membres du bureau de vote, des représentants des organisations syndicales, des représentants de la direction et du prestataire.

Chaque Organisation syndicale et chaque liste libre pourront désigner un délégué de liste qui composera la cellule d’assistance technique.

Lors du scrutin à blanc, il sera procédé à la remise aux différents membres de la cellule d’assistance technique de leurs codes administrateurs. Ces codes permettant d’accéder à des outils de supervision du déroulement des opérations seront remis de manière sécurisée et confidentielle. Les droits associés à ces codes sont précisés dans l'annexe 2 du présent protocole.

Les membres de la cellule d’assistance technique bénéficieront d’une formation à la solution de vote concomitamment au scrutin à blanc.

Les collaborateurs pourront appeler l’assistance téléphonique pendant les heures de travail avec un téléphone professionnel.

Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement

La veille de l’ouverture du scrutin, il sera procédé au scrutin à blanc et à la programmation de l’ouverture et de la fermeture du vote.

Le scrutin à blanc vise à tester le système de vote en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote, en présence des représentants des Organisations syndicales et la direction, vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote et de génération des résultats et des Procès-Verbaux.

Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Au terme de ce test, les membres du bureau de vote centralisateur valideront l’intégrité du dispositif et programmeront l’ouverture et la fermeture du vote de sorte que celles-ci se fassent automatiquement.

Entre les dates d’ouverture et de fermeture du scrutin, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.

Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification.

Chiffrement et déchiffrement des votes

Lors de la cérémonie d'ouverture, une clé de chiffrement des votes sera générée par les membres du bureau de vote centralisateur. Durant le scrutin, aucun dépouillement partiel ne sera possible.

La génération de la clé de chiffrement est matérialisée par la saisie d'une séquence secrète par chacun des membres du bureau de vote centralisateur.

Chacun des membres du bureau de vote devra conserver durant le scrutin :

• Un exemplaire de ses codes,

• Une copie de sa séquence secrète,

• Une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

Les représentants de la Direction conserveront par ailleurs sous pli scellé :

• Une copie de chacune des séquences secrètes de chacun des membres du bureau de vote,

• Une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

  32. Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique

Une fois la fermeture du vote réalisée, le bureau de vote centralisateur pourra activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement.

Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie par les membres du bureau de vote centralisateur d’au moins deux séquences secrètes.

Il sera alors possible d’accéder :

• Aux résultats détaillés des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, nombre de ratures pour chaque candidat, détail des élus…),

• Aux Procès-Verbaux des résultats,

• Aux états de la représentativité syndicale et au calcul de l’audience électorale.

Modalités de désignation des élus

La désignation des membres de la délégation du personnel au comité social et économique se fera au scrutin de listes à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. L’attribution des sièges à chaque liste sera calculée :

• Par application du quotient électoral ;

• Et, si des sièges n’ont pas été pourvus, par calcul de la plus forte moyenne.

10. 33. Ratures

Lorsque le nom d’un candidat aura été raturé, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat. Dans ce cas, les candidats seront proclamés élus dans l’ordre de présentation de la liste.

Egalité des voix

En cas d’égalité des voix sur une même liste, le candidat élu sera celui venant en premier dans l’ordre de présentation sur cette liste.

Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux

Une fois les opérations de dépouillement terminées, les résultats sont proclamés par le bureau de vote dans les conditions suivantes.

11. 35. Signature du procès-verbal et des listes d’émargement

Concernant les élections par voie électronique, un procès-verbal pré-rempli est téléchargé puis imprimé par les membres du bureau de vote. Le module de génération des Procès-Verbaux aura été contrôlé et validé par les membres du bureau de vote lors du scrutin à blanc.

Le président du bureau de vote, un assesseur ou un électeur qu’il a désigné, lit à haute voix les résultats inscrits sur le procès-verbal pré-rempli tandis qu’un autre membre du bureau de vote ou un autre électeur s’assure de leur cohérence avec les résultats du scrutin.

Une fois cette vérification effectuée et après inscription d’éventuelles anomalies et incidents survenus au cours du vote, le procès-verbal est signé par les membres du bureau de vote.

Les listes d’émargement sont également imprimées et signées par les membres du bureau de vote.

Proclamation des résultats

Une fois les Procès-verbaux signés, la proclamation des résultats s’effectue pour chaque élection, au sein de chaque collège, en commençant par les titulaires puis par les suppléants.

Le bureau de vote proclame les résultats de chaque Organisation syndicale et de chaque candidat. Il proclame le nom de chaque élu et le nombre de voix obtenues.

Affichage des résultats

Les résultats définitifs des élections sont affichés par la Direction sur les panneaux réservés à cet effet dans les locaux de XXXXXX FRANCE et publié sur le site Intranet d’XXXXXX FRANCE.

Envoi des procès-verbaux

Après la proclamation des résultats, XXXXXX FRANCE transmet, le jour-même, par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.

SOIT,

Dans les 15 jours suivants les élections, XXXXXX FRANCE envoie les procès-verbaux par lettre recommandée avec avis de réception au Centre de traitement des élections professionnelles – TSA 79104 – 76934 ROUEN CEDEX 9, en un exemplaire.

SOIT,

Dans les 15 jours suivants les élections, XXXXXX FRANCE transmet par voie électronique les procès-verbaux signés par les membres du bureau de vote en les téléversant en ligne pour transmission automatique à l’Administration (CTEP et inspection du travail) sur le site www.elections-professionnelles.travail.gouv.fr. Un accusé de réception est envoyé à l’employeur ; les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les organisations syndicales reçoivent un courriel d’information.

Mesure de la représentativité syndicale

12. 39. Calcul de l’audience électorale des organisations syndicales dans l’entreprise

Afin de mesurer l’audience électorale de chaque organisation syndicale, nécessaire à l’appréciation de leur représentativité, il sera procédé au dépouillement des suffrages exprimés au premier tour des élections des élus titulaires au comité social et économique et ce, quel que soit le nombre de votants.

Pour les syndicats catégoriels, affiliés à une confédération catégorielle interprofessionnelle nationale, l’audience est mesurée dans les seuls collèges dans lesquels ils ont vocation à présenter des candidats, dès lors qu’ils ne font pas le choix de présenter des candidats dans tous les collèges.

Les organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles dans leur propagande électorale.

A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les organisations syndicales concernées.

Calcul des suffrages portés sur le nom des candidats

Dans les entreprises d'au moins cinq cents salariés, tout syndicat représentatif dans l'entreprise peut désigner un délégué syndical supplémentaire s'il a obtenu un ou plusieurs élus dans le collège des ouvriers et employés lors de l'élection du comité social et économique et s'il compte au moins un élu dans l'un des deux autres collèges.

Ce délégué supplémentaire est désigné parmi les candidats aux élections professionnelles qui ont recueilli au moins 10 % des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections au comité social et économique, quel que soit le nombre de votants.

Durée de conservation des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à la fin du délai de contestation des élections, soit 15 jours à compter de la date de la proclamation des résultats. Sont également conservées jusqu’à la fin du délai de contestation les listes d’émargement signées par les membres du bureau de vote.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Passé ce délai, seuls les procès-verbaux doivent être conservés.

Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord

Le présent protocole est conclu pour les élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Conformément à la loi, le présent accord est établi en un nombre suffisant d’exemplaires pour être remis à chacune des parties signataires.

Le lendemain de sa signature, le texte du présent accord sera porté à la connaissance des salariés par tout moyen approprié.

Fait à XXXXXX, Le 1^er mars 2023

Pour d’XXXXXX

M./Mme XXXXXX, Directrice des Ressources Humaines

Pour l’organisation syndicale CFTC d’XXXXXX représenté par :

M. XXXXXX, délégué syndical principal

Pour l’organisation syndicale CFDT d’XXXXXX représentée par :

Madame XXXXXX, déléguée syndicale principale

Pour l’organisation syndicale CFE-CGC d’XXXXXX représentée par :

Madame XXXXXX, déléguée syndicale principale

ANNEXE 1 : PLANNING RECAPITULATIF DES OPERATIONS

Dates	Tâche
Lundi 19 décembre 2022	Envoi invitation aux OS (LRAR + mail) à négocier le PAP + affichage de la note d’information au personnel
Jeudi 19 janvier 2023	1ère réunion de négociation du PAP
Mercredi 15 février 2023	2ème réunion de négociation du PAP
Mercredi 1er mars 2023	Signature du PAP
Lundi 6 mars 2023	Affichage d’une note d’information sur le déroulement des élections (dates du scrutin et dates limites de dépôt des candidatures)
Mardi 9 mai 2023	Affichage des listes électorales
Vendredi 12 mai 2023	Date limite de réclamations relative aux listes
Jeudi 25 mai 2023	12H00 - Date limite de dépôt des listes de candidats initiales, de la propagande et des photos des candidats
Mardi 30 mai 2023	Communication et affichage sur le nombre de listes de candidats présentées
Du 30 mai 6 juin 2023	Recette du site de vote
Vendredi 2 juin 2023	Envoi du matériel de vote aux électeurs
Lundi 5 juin 2023	Listes électorales définitives
Vendredi 09 juin 2023	Scrutin à blanc / Programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l’empreinte de l’application
Lundi 12 juin 2023	08H00 : Ouverture du scrutin T1
Jeudi 15 juin 2023	16H00 : Fermeture du scrutin T1
Jeudi 15 juin 2023	Dépouillement
Jeudi 15 juin 2023	Proclamation des résultats
Jeudi 15 juin 2023	Affichage des résultats
Mardi 20 juin 2023	12H00 - Date limite de dépôt des candidatures T2
Mercredi 21 juin 2023	Affichage des listes de candidats T2
Mercredi 21 juin 2023	Recette du site de vote
Vendredi 23 juin 2023	Scrutin à blanc / Programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l’empreinte de l’application
Lundi 26 juin 2023	08H00 : Ouverture du scrutin T1
Jeudi 29 juin 2023	16H00 : Fermeture du scrutin T1
Jeudi 29 juin 2023	Dépouillement
Jeudi 29 juin 2023	Proclamation des résultats

ANNEXE 2 : ADMINISTRATION DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

Les droits de chacun des membres de la cellule d’assistance technique seront les suivants :

FONCTIONNALITES	BUREAU DE VOTE CENTRALISATEUR	REPRESENTANTS DE LA DIRECTION	DELEGUES DE LISTES
CONSULTATION DE LA PARTICIPATION	OUI	OUI	OUI
CONSULTATION DES LISTES D’EMARGEMENTS	En ligne pendant le scrutin	OUI	NON	NON
	En ligne et en téléchargement à l’issue du scrutin	OUI	NON	NON
RESULTATS	Etats de synthèse Représentativité	OUI	OUI	OUI
	Procès-Verbaux Cerfa	OUI	OUI	NON
JOURNAL DES EVENEMENTS	OUI	OUI	OUI
EMPREINTE DE SCELLEMENT	OUI	OUI	OUI
JOURNAL DE L’ASSISTANCE ELECTEURS (HOTLINE)	OUI	OUI	NON
JOURNAL DES PLIS NON DISTRIBUES (PND)	NON	OUI	NON
PROGRAMMATION APPLICATION	Ouverture et fermeture du scrutin	OUI	NON	NON
	Clé de chiffrement/déchiffrement des votes	OUI	NON	NON