PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AUX cseE

SOMMAIRE

Article 1. PREAMBULE 5

Article 2. OBJET ET CHAMP D'APPLICATION DE L'ACCORD 5

Article 3. EFFECTIFS DES ETABLISSEMENTS DE L’UES 5

Article 4. REPARTITION DU PERSONNEL ENTRE LES COLLEGES 6

Article 5. NOMBRE DE SIEGES PAR COLLEGE : RAPPEL DES DISPOSITIONS DE L’ACCORD DU 6 NOVEMBRE 2018 RELATIF A LA MISE EN PLACE DU CSE 7

Article 6. NOMBRE DE REPRESENTANTS DU PERSONNEL A ELIRE 7

Article 7. DUREE DES MANDATS 7

Article 8. CALENDRIER DE L’ELECTION 7

Article 9. DATES DE L'ELECTION 9

Article 10. APPEL A CANDIDATURES 9

Article 11. LISTES ELECTORALES 11

Article 12. PROPAGANDE ELECTORALE 11

Article 13. SALARIES ELECTEURS 12

Article 14. SALARIES ELIGIBLES 12

Article 15. MODALITES D’ORGANISATION ET DE DEROULEMENT DU VOTE 12

15.1. Vote électronique 12

15.2. Cellule d’assistance technique 13

Article 16. BUREAU DE VOTE 14

16.1. Désignation des membres du Bureau de vote 15

16.2. Enregistrement et communication des listes des membres du Bureau de vote : 15

16.3. Rôle des membres du Bureau de vote : 15

16.4. Information à l’attention du Bureau de vote : 16

Article 17. OBSERVATEURS 16

Article 18. GESTION DES CLES DE DECHIFFREMENT 17

18.1. GENERATION DES CLES DE DECHIFFREMENT 17

18.2. TRANSMISSION DES CLES DE DECHIFFREMENT 17

18.3. UTILISATION DES CLES DE DECHIFFREMENT 17

18.4. SAUVEGARDE DES CLES DE DECHIFFREMENT 17

Article 19. INFORMATIONS DES SALARIES 17

Article 20. FORMATION 18

Article 21. SUIVI DES OPERATIONS ELECTORALES 18

21.1. ACCES AUX LISTES D’EMARGEMENT 18

21.2. RESULTATS PARTIELS 19

21.3. ACCES AU TAUX DE PARTICIPATION 19

Article 22. ACCES AU SITE DE VOTE 19

22.1. GENERATION DES IDENTIFIANTS ET DES MOTS DE PASSE 19

22.2. TRANSMISSION DES IDENTIFIANTS ET DES MOTS DE PASSE 19

22.2.1.PROCEDURE STANDARD 19

22.2.2.PROCEDURE DE SECOURS 20

Article 23. DEPOUILLEMENT 21

Article 24. FORMALITES DE DECLARATION ET ACCES AUX DONNEES PERSONNELLES 22

Article 25. CONSERVATION ET DESTRUCTION DES FICHIERS SUPPORT 22

Article 26. PUBLICITE DES RESULTATS ET PROCES VERBAL 23

Article 27. PUBLICITE ET DUREE DE L’ACCORD 23

Annexe 1 24

LISTE DES ETABLISSEMENTS DISTINCTS CONCERNES PAR LE PRESENT ACCORD 24

Annexe 2 25

ANNEXE DU PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL 25

DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES 25

Annexe 3 31

ANNEXE DU PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL 31

EXPRESSION DU VOTE 31

Annexe 4 33

ANNEXE DU PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL 33

FONCTIONNEMENT DU SYSTEME DE VOTE 33

PARTIES SIGNATAIRES

ENTRE :

• L’entreprise CLS REMY COINTREAU SAS au capital de 125.054.679 Euros dont le siège social est situé 21, boulevard Haussmann à Paris 75009, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris, sous le numéro B 434 831 335,

• L’entreprise E. REMY MARTIN & Cie SASU au capital de 6.724.809 Euros dont le siège social est situé 20, rue de la Société Vinicole à Cognac 16100, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés d’Angoulême, sous le numéro B 775 563 323,

• L’entreprise COINTREAU SASU au capital de 4.036.944 Euros dont le siège social est situé Zone Industrielle – Carrefour Molière à Saint Barthélémy d’Anjou 49124, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés d’Angers, sous le numéro B 582 143 384,

Représentées par, dûment mandaté,

D'une part,

ET :

Les organisations syndicales suivantes :

– le Syndicat CFDT représenté,

– le Syndicat FO représenté par

– le Syndicat CFE-CGC représenté par et Mme,

– le Syndicat CFTC représenté par,

D’autre part.

PREAMBULE

Les dernières élections professionnelles ont eu lieu dans chaque établissement de l’UES les 1^er avril 2014 et 15 avril 2014.

La durée des mandats des membres élus aux Comités d’Etablissement et des Délégués du Personnel avait été fixée à 4 ans.

Par accord collectif en date du 13 février 2018 puis par avenant à cet accord en date du 30 Janvier 2019, les organisations syndicales représentatives et la direction ont convenu de proroger les mandats de l’ensemble des instances représentatives du personnel au sein de l’UES Rémy Cointreau (Comité central d’UES, Comités d’établissement, délégués du personnel et CHSCT). Ainsi, les mandats qui venaient normalement à échéance le 14 avril 2018 ont été prorogés jusqu’à la date de proclamation des résultats définitifs des élections à intervenir courant mai 2019, les prorogations ne pouvant, en tout état de cause, produire leurs effets au-delà du 31 mai 2019, date à laquelle les mandats prendront fin de plein droit, sans autre formalité.

OBJET ET CHAMP D'APPLICATION DE L'ACCORD

Le présent accord met fin et se substitue à tous accords existants ou ayant pu exister dans le même domaine.

Il s'applique à l’UES et a vocation à organiser les élections professionnelles qui conduiront à la mise en place des trois CSE d’établissement (ci-après CSEE).

EFFECTIFS DES ETABLISSEMENTS DE L’UES

Les effectifs retenus pour le calcul du nombre de sièges à pourvoir sont les effectifs prévus au premier tour des élections professionnelles fixé le 9 mai 2019. Ils sont établis conformément aux dispositions de l’article L. 1111-2 du Code du travail.

Ainsi, les effectifs en équivalent temps plein sont établis ci-dessous :

	Angers	Cognac	Paris
CDI Cadres	59,6	102,9	88,5
CDI Agents de Maîtrise	58,5	91,5	16
CDI Ouvriers/Employés	58,9	169,9	2,71
CDD et travailleurs temporaires au prorata de leur temps de présence	15,11	80,29	6 ;63
Salariés des entreprises extérieures mis à disposition	20,52	23	-
Total	212,63	467,59	113,84

REPARTITION DU PERSONNEL ENTRE LES COLLEGES

Pour les élections, le personnel est réparti en trois collèges en fonction des effectifs de chaque catégorie, appréciés dans chacun des trois établissements.

	Angers	Cognac	Paris
1er collège	Ouvriers et Employés	Ouvriers et Employés	Néant
2ème collège	Agents de Maîtrise	Agents de Maîtrise	Employés et Agents de Maîtrise
3ème collège	Cadres	Cadres	Cadres

Les effectifs correspondants, pour lesquels il est précisé la proportion de femmes et d’hommes, s'établissent comme suit :

	Angers	Cognac	Paris
	Hommes	Femmes	Hommes	Femmes	Hommes	Femmes
1er collège	70,92	16,81	165,47	95,97	-	-
2ème collège	19,57	44,76	49,97	48,99	4,63	14,71
3ème collège	30,97	29,6	58,21	48,98	41	53,5
Total	121,46	91,17	273 ;65	193,94	45	68,21

Instance	Collège	Proportion de femmes	Proportion d'hommes	Total
CSE Angers	Ouvriers et Employés	19,16%	80,84%	100,00%
	Agents de Maîtrise	69,58%	30,42%	100,00%
	Cadres	48,87%	51,13%	100,00%
CSE Cognac	Ouvriers et Employés	39,53%	60,47%	100,00%
	Agents de Maîtrise	49,50%	50,50%	100,00%
	Cadres	45,69%	54,31%	100,00%
CSE Paris	Employés et Agents de Maîtrise	76,06%	23,94%	100,00%
	Cadres	56,61%	43,39%	100,00%

NOMBRE DE SIEGES PAR COLLEGE : RAPPEL DES DISPOSITIONS DE L’ACCORD DU 6 NOVEMBRE 2018 RELATIF A LA MISE EN PLACE DU CSE

Par accord en date du 6 novembre 2018 sur la mise en place du CSE au sein de l’UES Rémy Cointreau, les parties ont décidé qu'un Comité Social et Economique d'Etablissement (CSEE) devait être mis en place au sein de chacun des trois établissements distincts d’Angers, Cognac et Paris.

Dans ce même accord, les organisations syndicales représentatives et la direction sont convenues de retenir la répartition des sièges suivante :

		CSE
Etablissements distincts	Titulaires	Suppléants	Nb d’heures mensuel de délégation
Angers	9	9	21
Cognac	10	10	26,4
Paris	6	6	21

NOMBRE DE REPRESENTANTS DU PERSONNEL A ELIRE

En fonction des effectifs de chaque collège dans chaque établissement, le nombre de représentants du personnel, titulaires et suppléants, à élire est le suivant selon les collèges :

	Angers	Cognac	Paris
	Titulaires	Suppléants	Titulaires	Suppléants	Titulaires	Suppléants
1er collège	4	4	6	6	-	-
2ème collège	3	3	2	2	1	1
3ème collège	2	2	2	2	5	5
Total	9	9	10	10	6	6

DUREE DES MANDATS

La durée des mandats issus de ces élections professionnelles est fixée à 4 ans.

CALENDRIER DE L’ELECTION

Etapes	Dates et heures
Affichage et publication des listes électorales et appel à candidatures des bureaux de vote	Jeudi 25 avril 2019
Diffusion de la notice d'information détaillée sur le vote électronique	Jeudi 25 avril 2019
Désignation des membres des bureaux de vote et des observateurs	Jeudi 2 mai 2019
1er tour	Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées	Jeudi 2 mai 2019 à 15h
	Affichage des listes de candidats	Vendredi 3 mai 2019
	Envoi des codes d'accès aux électeurs	Jeudi 2 mai 2019
	Formation des membres du bureau de vote et observateurs, test et scellement du système de vote	Jeudi 9 mai 2019 à 10h
	Ouverture du vote	Lundi 13 mai 2019 à 8h
	Clôture du vote	Jeudi 16 mai 2019 à 15h
	Dépouillement	Jeudi 16 mai 2019 à 15h
2eme tour	Appel à candidature	Vendredi 17 mai 2019
	Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées	Lundi 20 mai 2019 à 10h
	Affichage des listes de candidats	Lundi 20 mai 2019
	Formation, test et scellement du système de vote	Jeudi 23 mai 2019
	Ouverture du vote	Vendredi 24 mai 2019 à 8h
	Clôture du vote	Mardi 28 mai 2019 à 15h
	Dépouillement	Mardi 28 mai 2019 à 15h
Transmission d’une copie des procès-verbaux des élections aux organisations syndicales qui ont présenté des listes de candidats et à celles qui ont participé à la négociation du présent PAP	Dans les meilleurs délais
Envoi des procès-verbaux originaux des élections à l'inspection du travail en double exemplaire, et au centre de traitement des élections professionnelles	Avant le jeudi 13 Juin 2019

DATES DE L'ELECTION

Le 1^er tour aura lieu du Lundi 13 mai 2019 à 8 heures au Jeudi 16 mai 2019 à 15 heures.

Un 2^nd tour de scrutin sera organisé en cas d’absence totale ou partielle de candidature syndicale, dans le cas où les sièges n’auraient pas été intégralement pourvus à l’issue du premier tour ou enfin, si le quorum n’a pas été atteint.

Dans ce cas, l'éventuel 2^nd tour aura lieu du Vendredi 24 mai 2019 à 8 heures au Mercredi 28 mai 2019 à 15 heures.

Les modalités prévues pour le 1^er tour s’appliqueront également pour le 2^nd tour.

Le temps consacré au vote sera rémunéré comme du temps de travail effectif.

Il en sera de même pour les membres du bureau de vote chargés du contrôle et du dépouillement du vote.

APPEL A CANDIDATURES

Constitution et dépôt des listes

Les listes de candidatures devront être déposées auprès du secrétariat du Directeur Ressources Humaines de chacun des 3 établissements – soit par courrier électronique – soit remis en main propre :

• Angers :

• Cognac :

• Paris :

• pour le 1^er tour, au plus tard le jeudi 2 mai 2019 à 15 heures et

• pour l'éventuel 2^ème tour, au plus tard le lundi 20 mai 2019 à 10 heures.

Au 1^er tour, seules sont admises les listes présentées par des organisations syndicales représentatives de salariés.

A l'éventuel 2^nd tour, toutes les candidatures sont admises.

En cas de liste commune, si une répartition des voix est prévue, elle devra être communiquée lors du dépôt des listes.

Les listes de candidats indiqueront le collège et le type de siège (titulaire ou suppléant) concernés, les noms et prénoms des candidats, leur ordre de présentation, et le cas échéant, leur appartenance syndicale. Un même salarié pourra être candidat aux fonctions de titulaire et de suppléant, mais sera élu en premier lieu comme titulaire et subsidiairement comme suppléant. Les listes ne devront pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir. Les listes comportant un nombre de candidats inférieur au nombre de sièges à pourvoir seront admises.

De plus, conformément à l'article L2314-30 du Code du travail :

• Les listes comportant plusieurs candidats seront composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale ;

• Les listes seront composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes ;

• Lorsque l'application de la première règle ci-dessus n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :

1° Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5;

2° Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

• En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprendra indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

• Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.

Ces règles s'appliquent aux listes de candidats titulaires comme aux listes de candidats suppléants.

Les listes de candidats seront affichées par la Direction. Elles seront également publiées sur le site de vote et pourront être consultées par les électeurs.

Les listes de candidats présentées au premier tour de l'Election par les organisations syndicales seront considérées comme maintenues pour le second tour, sauf indication contraire de leurs représentants.

Représentants des listes de candidats

Chaque liste de candidats pourra se faire représenter dans le cadre de l'élection par un ou deux candidats de la liste.

Les représentants des listes se feront connaître lors du dépôt des listes.

Lors de chaque tour, les représentants des listes de candidats seront invités par le Gestionnaire de l'élection à participer à la réunion de contrôle des données, test et scellement du Système de vote d'une part, à la réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats d'autre part.

LISTES ELECTORALES

La Direction établira par collège électoral la liste des électeurs et des éligibles selon les dispositions légales.

La liste électorale établie par l’établissement sera affichée au plus tard le jeudi 25 avril 2019.

Les parties conviennent que ne figureront sur ces listes que les nom, prénom, âge et ancienneté.

Les listes électorales sont établies pour les deux tours des élections professionnelles. Par conséquent, aucun correctif ne pourra être apporté à la liste électorale postérieurement au 1^er tour.

Sous réserve des conditions ci-avant précisées, la Direction procèdera à l’actualisation de la liste électorale au fur et à mesure, ce jusqu’au plus tard le 4^ème jour avant le 1^er jour du scrutin.

Toute réclamation du personnel au sujet du droit d’électorat ou d’éligibilité doit être transmise à la Direction avec les justificatifs nécessaires.

Ces listes seront affichées sur les panneaux réservés aux communications de la Direction au plus tard le jeudi 25 avril 2019 et consultables auprès du Service des Ressources Humaines.

PROPAGANDE ELECTORALE

La propagande électorale antérieure au premier tour est réservée aux syndicats ayant déposé une ou plusieurs listes de candidats.

La propagande électorale sera ouverte à toutes les listes de candidats à l'issue du premier tour.

Les professions de foi des listes de candidats devront être communiquées au Gestionnaire de l'élection sous la forme d'un fichier PDF de moins de 5 Méga octets, avant la date limite définie dans le calendrier électoral. Elles devront faire l'objet d'un fichier distinct de celui des listes de candidats.

Les professions de foi seront publiées sur le site de vote et accessibles aux électeurs. Les fichiers seront publiés en l'état, la mise en page et le sens d'affichage relevant de la responsabilité des candidats.

La publication des professions de foi sur le site de vote remplacera tout envoi par courrier aux électeurs.

SALARIES ELECTEURS

Sont susceptibles de prendre part à ce scrutin tous les salariés âgés d'au moins 16 ans et comptant au moins 3 mois d'ancienneté à la date de l'élection, sous réserve de n’avoir fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques.

SALARIES ELIGIBLES

Sont éligibles les salariés électeurs, âgés d'au moins 18 ans et comptant au moins un an d'ancienneté à la date de l'élection.

Ne sont pas éligibles les conjoints, partenaires d’un pacte civil de solidarité (Pacs), concubins, ascendants, descendants, frères, sœurs ou alliés au même degré de l’employeur.

MODALITES D’ORGANISATION ET DE DEROULEMENT DU VOTE

Vote électronique

L’Entreprise a décidé unilatéralement que l’élection du CSE se déroulera ainsi que le prévoit la loi, exclusivement par un vote électronique. Le vote à bulletins secrets sous enveloppe ou par correspondance est donc exclu.

Le prestataire choisi pour la conception et la mise en place des présentes élections est Néovote.

Ce prestataire a été choisi sur la base des exigences suivantes : le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Chaque salarié dispose en outre d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Conformément aux obligations légales, les membres du Bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le Système de vote retenu.

Le présent protocole comporte en annexe :

• La description détaillée du déroulement des opérations électorales (annexe 2);

• La description détaillée du fonctionnement du Système de vote (annexe 3).

Une Cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place dans le cadre de l'élection.

Cellule d’assistance technique

La Cellule d'assistance technique sera composée :

• d'un représentant du Prestataire, ci-après dénommé « le Représentant du prestataire » ;

• d'un représentant de l’Entreprise, ci-après dénommé « le Gestionnaire de l'élection ».

Rôle du Représentant du Prestataire

Le Représentant du prestataire veillera au bon fonctionnement du Système de vote pendant toute la durée des opérations électorales.

A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l'intégrité du Système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le Prestataire.

De plus, il sera le point de contact de l’Entreprise auprès du Prestataire pour toute question relative au fonctionnement du Système de vote et conseillera cette dernière sur la bonne utilisation du Système de vote.

Rôle du Gestionnaire de l'élection

Le Gestionnaire de l'élection sera chargé de la bonne utilisation du Système de vote et de l'organisation des opérations électorales au sein de l’Entreprise.

A ce titre :

• Il communiquera au Prestataire l'ensemble des données et des documents électoraux et contrôlera l'importation de ces éléments par le Prestataire au sein du Système de vote;

• Il organisera les séances de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés ;

• Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par l'Unité économique et sociale, à l'efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations électorales.

De plus, il sera le point de contact du Prestataire au sein de l’Entreprise et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l'utilisation du Système de vote.

Le statut de Gestionnaire de l'élection ne donnera aucun droit d'accès aux identifiants et mots de passe des utilisateurs.

Compatibilité du rôle de Gestionnaire avec les statuts d'électeur, membre du Bureau de vote, candidat

Le rôle de Gestionnaire de l'élection est compatible avec le statut d'électeur.

Afin de garantir l'indépendance du Gestionnaire de l'élection vis-à-vis des listes de candidats, celui-ci sera dans la mesure du possible désigné parmi les salariés volontaires - électeurs ou non - ne se destinant pas à figurer dans une liste de candidats.

De même, le Gestionnaire évitera, dans la mesure du possible, d'être membre du Bureau de vote.

Aménagements spécifiques à destination des collaborateurs ne disposant pas d’ordinateurs

Une salle équipée d’ordinateurs sera mise à disposition au sein des établissements d’Angers et Cognac pour les collaborateurs ne disposant pas d’ordinateur, afin de leur permettre de participer aux opérations de vote.

Une assistance formation assurée par un collaborateur de la DSI sera proposée pour ces personnes. Les plages horaires de cette assistance informatique seront définies et communiquées ultérieurement sur chaque site.

BUREAU DE VOTE

Un bureau de vote unique composé d'un président et de deux assesseurs sera constitué par instance (CSE / Etablissement).

Dans la mesure du possible, le même Bureau de vote siègera pour chaque tour de scrutin.

Désignation des membres du Bureau de vote

Seul un électeur pourra être membre du Bureau de vote.

Le Bureau de vote sera composé d'électeurs volontaires pour exercer les fonctions correspondantes.

Les électeurs feront connaître au Gestionnaire de l'élection leur volonté de faire partie du Bureau de vote.

A défaut d'accord entre les membres du Bureau de vote, le plus âgé sera désigné Président.

Le Gestionnaire de l'élection se chargera de contacter les électeurs susceptibles de constituer le Bureau de vote, afin de vérifier qu'ils acceptent les fonctions de président ou d'assesseur qui leur sont ouvertes, et qu'ils seront disponibles pour exercer ces fonctions.

Le fait de se porter candidat n'est pas compatible avec la fonction de membre du Bureau de vote.

Enregistrement et communication des listes des membres du Bureau de vote :

L'identité et le rôle (président ou assesseur) de chaque membre du Bureau de vote seront enregistrés dans le Système de vote.

La composition du Bureau de vote sera publiée sur le site de vote et pourra être consultée par les électeurs.

Rôle des membres du Bureau de vote :

Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.

A ce titre :

• Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement à leur attention seront générées ;

• Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote ;

• Ils seront alertés par la Cellule d'assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile ;

• Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :

- ils autoriseront le dépouillement des urnes à l'aide de leurs clés de déchiffrement ;

- ils proclameront les résultats, signeront les listes d'émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.

Information à l’attention du Bureau de vote :

Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :

• Les listes électorales

• Les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi)

• La composition du Bureau de vote

• Les compteurs des votes et l'évolution du taux de participation

• Les listes d'émargement

• Le journal des événements

• Le code de scellement du Système de vote

OBSERVATEURS

Afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus électoral, certaines personnes pourront exercer le rôle d’« Observateur » au cours de l'élection.

Les observateurs auront accès via le site de vote aux informations suivantes, pour l'ensemble des scrutins :

• Les listes électorales ;

• Les listes de candidats et les éventuels documents attachés (professions de foi) ;

• La composition du Bureau de vote ;

• L'évolution du taux de participation au cours de la période de vote.

Les parties conviennent que les personnes suivantes auront le statut d'observateur au cours de l'Election :

• Le Gestionnaire de l'élection ;

• Les représentants de l'employeur ;

• Les représentants des listes de candidats ;

• Neovote.

Les observateurs disposeront d'un identifiant personnel leur permettant d'accéder au site de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées. S'ils sont électeurs, cet identifiant sera celui qui leur est attribué en tant qu'électeur.

18. GESTION DES CLES DE DECHIFFREMENT

    1. GENERATION DES CLES DE DECHIFFREMENT

Conformément aux obligations relatives au vote électronique, chaque membre du Bureau de vote sera titulaire d'une clé de déchiffrement.

Les clés de déchiffrement seront générées par le Système de vote et attribuées à leurs titulaires lors de la réunion de contrôle des données test et scellement du Système de vote organisée avant l'ouverture des scrutins.

TRANSMISSION DES CLES DE DECHIFFREMENT

Chacune des clés de déchiffrement sera éditée et mise sous pli sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Chaque pli sera scellé et indiquera au destinataire qu'il ne doit être ouvert que lors de la séance de dépouillement des urnes. Les plis scellés seront regroupés et adressées en courrier postal suivi au Gestionnaire, qui les remettra en main propre à leurs titulaires, lors de la séance de dépouillement des urnes.

UTILISATION DES CLES DE DECHIFFREMENT

Les clés de déchiffrement ne seront utilisables qu'à l'issue des votes, lors de la séance de dépouillement, au cours de laquelle elles seront enregistrées dans le Système de vote afin de procéder au dépouillement des urnes.

Au moins deux clés devront être utilisées pour permettre le dépouillement des urnes.

En cas de perte de clés par plus d'un titulaire, leur récupération devra faire l'objet d'une procédure ad hoc exceptionnelle, mise en œuvre avec le concours du Prestataire.

SAUVEGARDE DES CLES DE DECHIFFREMENT

Des copies de secours des clés de déchiffrement seront sauvegardées au sein du Système de vote dès leur émission. Elles ne seront accessibles qu'en cas de force majeure, selon une procédure sécurisée.

INFORMATIONS DES SALARIES

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, chaque salarié disposera d'une note d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

La note d'information reflétera les termes du présent protocole et de ses annexes.

La note sera consultable et téléchargeable à partir du site de vote.

FORMATION

Conformément aux obligations légales, les membres du Bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le Système de vote. Cette formation sera dispensée via :

• La présentation du Système de vote et les explications fournies lors de la séance de contrôle des données, test et scellement du Système de vote ;

• Les informations contenues dans la note d'information à l'attention de l'ensemble des électeurs ;

• L'annexe du protocole d'accord préélectoral sur le fonctionnement du système de vote ;

• La vidéo illustrant le fonctionnement de l'espace de vote et les informations à l'attention des membres du Bureau de vote, accessibles via le site Internet du Prestataire et la page d'Aide de l'espace de vote.

Parallèlement, les dispositions suivantes seront prises pour que l'ensemble des salariés ait accès aux explications nécessaires pour voter, et puisse bénéficier d'une assistance éventuelle en cas de difficulté :

• Les courriers contenant les codes d'accès personnel des électeurs rappelleront les plages d'ouverture du vote et fourniront les informations nécessaires pour accéder au site de vote ;

• Un mode d'emploi du vote, décrivant à l'aide de copies d'écran les étapes à suivre pour voter et contenant le numéro Vert du Service Support de Neovote, sera communiqué aux électeurs avec les codes d'accès au site de vote ;

• Le mode d'emploi sera également affiché dans les établissements, à proximité des postes informatiques mis à la disposition des salariés ;

• Le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, répondra à toute question des électeurs relative au fonctionnement du site de vote et à l'expression du vote, et pourra assister à distance tout électeur en difficulté ;

• Une vidéo de démonstration du vote sera accessible via le site de vote ainsi que le site Internet du prestataire (www.neovote.com).

21. SUIVI DES OPERATIONS ELECTORALES

    5. ACCES AUX LISTES D’EMARGEMENT

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, les listes d'émargement ne seront accessibles qu'aux membres du Bureau de vote, à des fins de contrôle du bon déroulement des scrutins pendant les opérations de vote.

RESULTATS PARTIELS

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement des scrutins.

ACCES AU TAUX DE PARTICIPATION

Pendant le déroulement des opérations électorales, le taux de participation sera accessible :

Aux observateurs pour l'ensemble des scrutins conformément à l'article 13 ;

Les droits de consultation des utilisateurs seront enregistrés au sein du Système de vote. Les utilisateurs autorisés accèderont au taux de participation en se connectant au site de vote, à l'aide de leurs identifiants personnels.

22. ACCES AU SITE DE VOTE

    8. GENERATION DES IDENTIFIANTS ET DES MOTS DE PASSE

Pendant toute la durée des opérations électorales, le site de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d'un identifiant personnel fourni par le Prestataire.

Un identifiant personnel sera attribué aux électeurs (dont les membres du Bureau de vote et les candidats), ainsi qu'aux observateurs.

Outre leur identifiant, les électeurs recevront un mot de passe. La saisie du mot de passe sera nécessaire pour valider chaque vote.

Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels. Ils seront valables pour les deux tours des scrutins.

Ces codes seront générés automatiquement par le Système de vote, selon un algorithme aléatoire, et ne contiendront aucun élément permettant d'identifier l'identité du titulaire.

9. TRANSMISSION DES IDENTIFIANTS ET DES MOTS DE PASSE

   1. PROCEDURE STANDARD

Les identifiants et les mots de passe seront édités et mis sous pli sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Ils seront adressés par lettre simple aux domiciles des titulaires.

PROCEDURE DE SECOURS

Dans le cas où un utilisateur perdrait son identifiant et/ou son mot de passe personnel(s), il pourra obtenir la réédition de son identifiant et/ou de son mot de passe selon l'une des procédures de secours décrites ci-après :

Traitement de la demande par le Service Support Téléphonique de Neovote

L'utilisateur contacte le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, au numéro VERT indiqué par Neovote ;

L'opérateur recevant l'appel se connecte au Système de vote puis : ouvre la session de réédition des éléments d'authentification ; sélectionne le nom de l'utilisateur ; vérifie l'identité de celui-ci à partir des données affichées par le Système, saisit l'adresse email ou le numéro de téléphone mobile ou fixe indiqués par l'utilisateur, puis déclenche l'envoi ;

Le Système de vote envoie alors automatiquement de nouveaux codes d'accès à l'utilisateur, selon le media retenu (email, SMS ou serveur vocal).

La procédure assure la confidentialité de l'envoi : à aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l'écran.

Traitement de la demande en libre-service via un formulaire en ligne

L'utilisateur accède à un formulaire en ligne, disponible 24h/24, sur la page de connexion au site de vote.

L'utilisateur saisit ses données d'identification (listées ci-après) et un numéro de téléphone mobile.

Le formulaire envoie par SMS un code de vérification du numéro de téléphone mobile à l'utilisateur.

L'utilisateur ressaisit dans le formulaire le code de vérification et valide sa demande.

Le formulaire vérifie l'ensemble des données d'identification,

en cas d'exactitude, de nouveaux codes d'accès sont envoyés immédiatement à l'utilisateur par SMS,

en cas d'échec de l'identification, le formulaire propose à l'utilisateur de transmettre sa demande et ses coordonnées au Gestionnaire de l'élection pour une approbation manuelle.

La procédure a pour effet :

Si l'utilisateur est électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé) et un nouveau mot de passe (le mot de passe précédent devenant alors inutilisable) ;

Si l'utilisateur n'est pas électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé).

Les données d'identification de l'électeur, sont :

Nom et Prénom

Date de naissance

Commune de naissance

Toute re-génération d'identifiant et de mot de passe est enregistrée au sein du Système de vote et fait l'objet d'une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l'émetteur, l'utilisateur (identité de l'électeur ou de l'observateur), la date et l'heure de l'envoi.

DEPOUILLEMENT

Le dépouillement est effectué après la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique dans les locaux de l’Entreprise afin de démontrer que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont eu connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l'une électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les sièges seront attribués aux listes respectives par application de la règle du quotient et, le cas échéant, de la règle de la plus forte moyenne.

La moyenne de liste s’entend du nombre de voix obtenu par les candidats de la liste divisé par le nombre de ses candidats.

La désignation des élus à l’intérieur de chaque liste se fera conformément aux dispositions légales.

A l'issue du dépouillement, les listes d'émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.

Les listes d'émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par la Direction.

L'enveloppe sera détruite à l'issue de la période de recours.

Immédiatement après le dépouillement, le président du bureau de vote proclame les résultats qui sont consignés dans un procès-verbal qui fait état :

• Des éventuels incidents de vote,

• Des résultats.

FORMALITES DE DECLARATION ET ACCES AUX DONNEES PERSONNELLES

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.

CONSERVATION ET DESTRUCTION DES FICHIERS SUPPORT

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé le Gestionnaire de l'élection, procèdera à la destruction des fichiers supports.

PUBLICITE DES RESULTATS ET PROCES VERBAL

Les résultats seront affichés par la Direction, le jour même de l’élection, sur les panneaux réservés aux communications de la Direction.

Les résultats de chaque scrutin seront consignés dans un procès-verbal signé par les membres du bureau de vote et établi en plusieurs exemplaires :

• un exemplaire pour la Direction ;

• deux exemplaires qui seront communiqués à l’Inspection du travail dans les 15 jours suivant la tenue des élections ;

• un exemplaire pour l’opérateur désigné par le ministre chargé du travail (conformément aux dispositions règlementaires applicables) : Centre de Traitement des Elections Professionnelles – TSA 79104 – 76934 Rouen cedex 9 ;

• une copie pour chaque organisation syndicale ayant présenté des candidats et pour chaque organisation syndicale ayant participé à la négociation du PAP ;

• une copie destinée à l’affichage.

PUBLICITE ET DUREE DE L’ACCORD

Une note d'information sera affichée sur les panneaux syndicaux et sur ceux réservés aux communications de l’Entreprise.

Cet accord est conclu pour les élections de mai 2019 et restera valable dans ses principes pour les élections intermédiaires qui pourraient avoir lieu d'ici au prochain renouvellement des institutions en cause, soit en mai 2023.

Fait en 9 exemplaires à Cognac, le 18 Avril 2019

Annexe 1

LISTE DES ETABLISSEMENTS DISTINCTS CONCERNES PAR LE PRESENT ACCORD

Etablissement	Adresse	Code Postal	Commune
Siège	21, boulevard Haussmann	75009	Paris
Angers	Carrefour Molière 2 boulevard des Bretonnières	49124	St Barthélémy d'Anjou
Cognac	20, rue de la Société Vinicole CS 40210	16111	Cognac Cedex

Annexe 2

ANNEXE DU PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL

DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES

Les opérations électorales se déroulent en 4 phases :

1. Organisation des élections ;

2. Préparation des scrutins ;

3. Opérations de vote ;

4. Dépouillement et clôture des élections.

PHASE 1 - ORGANISATION DES ELECTIONS

1.1 - Invitation des organisations syndicales

Avant le lancement du processus électoral, les organisations syndicales intéressées sont invitées à négocier le protocole d'accord préélectoral et à établir les listes de leurs candidats.

1.2 - Négociation du protocole d'accord préélectoral

Le protocole d'accord préélectoral est négocié avec les organisations syndicales intéressées.

1.3 - Annonce de l'élection

L'annonce de l'élection informe les salariés de l'organisation des élections. Elle est affichée et précise la date envisagée pour le premier tour.

1.4 - Création du « Dossier de vote » dans le système de vote

Le « Dossier de vote » reflétant les dispositions du protocole d'accord préélectoral est créé dans le système de vote.

Les caractéristiques générales des élections sont enregistrées :

• Titre des élections ;

• Règles des scrutins ;

• Modalités de vote ;

• Calendrier prévisionnel (dont les dates et heures d'ouverture et de fermeture prévues du 1er et du 2nd tour des élections) ;

• Modalités d'envoi des codes d'accès aux électeurs ;

• Procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus ;

• Modalités de remise des clés de déchiffrement.

Les instances et collèges sont définis :

• Pour chaque instance : type de scrutin, raison sociale, adresse, SIRET, IDCC, effectifs, date des dernières élections, nombre de sièges de titulaires à pourvoir, nombre de sièges de suppléants à pourvoir, collèges ;

• Pour chaque collège de chaque instance : intitulé du collège, nombre de sièges de titulaires à pourvoir, nombre de sièges de suppléants à pourvoir.

1.5 - Edition et publication de la note d'information

La note d'information à l'attention des électeurs est établie et publiée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral.

1.6 - Personnalisation du système de vote

Le système de vote est personnalisé en fonction des éléments graphiques et d'identité attendus sur le site de vote et sur les documents proposés par le système de vote.

PHASE 2 - PREPARATION DES SCRUTINS

2.1 - Etablissement et enregistrement du fichier électoral

Le fichier électoral est établi en fonction des données légales et nécessaires aux opérations de vote, conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

Le fichier est enregistré dans le système de vote.

2.2 - Publication des listes électorales

Les listes électorales sont publiées conformément aux modalités et au calendrier fixés par le protocole d'accord préélectoral.

2.3 - Correction éventuelle des listes électorales et du fichier des électeurs

En fonction des observations recueillies dans le délai autorisé, les corrections nécessaires sont apportées aux listes électorales. Les listes corrigées sont publiées.

2.4 - Désignation et enregistrement des membres du bureau de vote

Le bureau de vote est constitué conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

La composition du bureau de vote est enregistrée dans le système de vote.

2.5 - Désignation et enregistrement des observateurs

Les observateurs sont désignés conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

La liste des observateurs est enregistrée dans le système de vote.

2.6 - Dépôt et enregistrement des listes de candidats et des documents attachés

Les listes de candidats et les documents attachés sont déposés par leurs représentants selon les modalités et le calendrier prévus dans le protocole d'accord préélectoral.

Dès la date et l'heure limites de dépôt, ces éléments sont transmis à Neovote, pour enregistrement dans le système de vote.

2.7 - Génération des codes d'accès

Un identifiant et un mot de passe personnels aléatoires sont attribués par le système de vote à chaque électeur. Un identifiant est attribué à chaque observateur non électeur.

Nota : les codes d'accès générés lors du 1er tour sont valables pour l'éventuel second tour. Il n'est donc pas nécessaire de répéter l'opération pour le 2ème tour.

2.8 - Transmission des codes d'accès

Les codes d'accès à l'attention des électeurs et des observateurs leur sont transmis selon le calendrier et les modalités précisées dans le protocole d'accord préélectoral.

PHASE 3 - OPERATIONS DE VOTE

3.1 - Réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote

Avant l'ouverture du vote, une réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote est organisée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral. La réunion se déroule selon la séquence ci-après.

3.1.1 - Réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote

Les éléments suivants sont vérifiés :

• Paramètres des scrutins, dont :

- Droits d'accès des différents profils d'utilisateurs au taux de participation,

- Droits d'accès des différents profils d'utilisateurs aux listes d'émargement,

- Informations utilisées pour authentifier les appels des électeurs demandant la régénération de leurs codes d'accès

• Plage d'ouverture du vote (date et heure d'ouverture, date et heure de fermeture) ;

• Nombre de sièges à pourvoir par scrutin (i.e. instance, collège, type de siège) ;

• Liste électorale par instance et par collège ;

• Listes de candidats par scrutin (i.e. instance, collège, type de siège) et documents attachés (professions de foi, …) ;

• Composition du bureau de vote ;

• Liste des observateurs et droits d'accès aux informations de chaque observateur.

3.1.2 - Vérification du fonctionnement du système de vote

A l'issue des vérifications précédentes, un test est lancé afin de constater :

• le bon état de fonctionnement du système de vote (système principal et système de secours) ;

• l'absence de vote et l'absence d'émargement dans le système de vote.

3.1.3 - Génération et transmission des clés de déchiffrement

La génération des clés de déchiffrement s'effectue après vérification des noms des titulaires et des modalités de transmission prévues.

Au minimum, trois clés de déchiffrement sont générées.

Les clés de déchiffrement sont transmises à leurs titulaires selon les modalités précisées dans le protocole d'accord préélectoral.

3.1.4 - Scellement du système de vote

A l'issue des opérations précédentes, le scellement du système est déclenché. Le scellement a pour effet de figer les paramètres et les données enregistrées.

Lors de l'opération, le « code de scellement » du système est généré et affiché par le système de vote. Le code inclut la signature du serveur principal, la signature du serveur de secours et la signature des données.

3.2 - Ouverture des scrutins

L'ouverture des scrutins est automatique et s'effectue à la date et à l'heure enregistrées dans le système de vote (vérifiée lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote).

3.3 - Expression des votes

Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe peuvent exprimer leur vote par voie électronique pour chacun des scrutins les concernant dans la plage de vote définie.

Avant de voter, les électeurs peuvent consulter les informations publiées sur le site de vote conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

Note : le vote demeure possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin pour les électeurs qui, connectés au système de vote, ont ouvert avant l'heure de clôture du scrutin la page du système de vote réservé au vote, mais n'ont pas encore exprimé leur vote.

3.4 - Assistance téléphonique des électeurs

Une assistance téléphonique est mise en place au cours des opérations de vote.

3.5 - Régénération des codes d'accès

A la demande d'un électeur ayant perdu ou n'ayant pas reçu ses codes d'accès personnels, l'assistance téléphonique est en mesure de déclencher la régénération et l'envoi de nouveaux codes d'accès à son attention, après authentification de l'électeur selon la procédure prévue.

3.6 - Clôture des scrutins

La clôture des scrutins est automatique et s'effectue à la date et à l'heure enregistrées dans le système de vote (vérifiée lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote).

PHASE 4 - DEPOUILLEMENT ET CLOTURE DES ELECTIONS

4.1 - Réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats

A l'issue des opérations de vote, la réunion dépouillement, lecture et proclamation des résultats est organisée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral. Au niveau de chaque bureau de vote, la réunion se déroule selon la séquence ci-après.

4.1.1 - Contrôle du scellement du système de vote

Le contrôle consiste à :

• Vérifier que le code de scellement du système, recalculé en séance, est inchangé par rapport à celui constaté lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote (voir phase 3) ;

• Vérifier qu'aucune alerte n'a été enregistrée au cours des opérations de vote.

En cas d'écart entre les deux codes de scellement, les membres du bureau de vote décident, en fonction des événements ayant conduit à la modification du code de scellement, de la suite des opérations.

4.1.2 - Dépouillement des urnes

A l'issue des vérifications précédentes, les membres du bureau de vote dévoilent leurs clés de déchiffrement. Celles-ci sont saisies dans le système de vote, sous le contrôle des participants.

Le système affiche alors, pour chaque scrutin dans le périmètre du bureau de vote, les données ci-après.

Dans un premier tableau :

• Le nombre d'électeurs inscrits ;

• Le nombre de votes enregistrés ;

• Le nombre d'émargements enregistrés ;

• Le taux de participation ;

• Le nombre de bulletins blancs ;

• Le nombre de suffrages valablement exprimés ;

• Le quorum.

Dans un second tableau, pour chaque liste de candidats :

• Le nombre de suffrages valablement exprimés en faveur de la liste (et le pourcentage correspondant des suffrages valablement exprimés) ;

• Le nombre de voix obtenues par chaque candidat (i.e. le nombre de suffrages portés sur la liste, diminué du nombre de ratures portées sur le nom du candidat) ;

• Le nombre de ratures portées sur chaque candidat ;

• Les élus éventuels.

Pour chaque scrutin, le calcul détaillé conduisant à l'éventuelle attribution de sièges est affiché et peut être vérifié par les participants :

• Etape 0 : calcul du quorum, s'agissant du premier tour ;

• Etape 1 : calcul du quotient électoral ;

• Etape 2 : calcul du nombre de voix de chaque liste ;

• Etape 3 : attribution de sièges aux listes sur la base du quotient électoral ;

• Etape 4 et suivantes éventuelles : attribution des sièges restants aux listes sur la base de la plus forte moyenne ;

• Dernière étape : attribution des sièges obtenus par chaque liste aux candidats.

A chaque étape, le système affiche la définition des termes employés, indique les règles de calcul appliquées, et précise ses conclusions.

4.1.3 - Edition des procès-verbaux et des listes d'émargement

A l'issue de la lecture des résultats, les procès-verbaux (formulaires CERFA) sont édités puis signés par les membres du bureau de vote.

De plus, un lien à usage unique donnant accès aux listes d'émargement est adressé à l'un des membres du bureau de vote. Celui-ci imprime les listes d'émargement.

Après signature par les membres du bureau de vote, les listes d'émargement sont conservées selon les modalités prévues par le protocole d'accord préélectoral.

4.1.4 - Edition des documents et publication des résultats

Une fois les procès-verbaux signés, les résultats sont proclamés par le président du bureau de vote.

L'annonce des résultats et la liste des élus sont éditées, pour communication auprès des électeurs.

A l'issue des étapes précédentes, les résultats peuvent être validés dans le système de vote. La validation déclenche leur publication sur le site.

4.2 - Envoi des procès-verbaux

Une fois signés, s'ils correspondent à des scrutins finalisés, les procès-verbaux sont adressés à l'Inspection du travail et au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP).

Les procès-verbaux sont également communiqués aux organisations syndicales ayant déposé des listes de candidats et/ou négocié le protocole d'accord préélectoral.

Nota : la page recto des procès-verbaux correspondant à des scrutins non finalisés au 1er tour sera complétée au 2ème tour par la page verso. Les deux pages forment le procès-verbal finalisé.

4.3 - Archivage des données

La clôture des opérations déclenche la sauvegarde et l'archivage automatiques des données électorales, incluant notamment le contenu des urnes, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs du système de vote. Les éléments archivés sont figés, horodatés et scellés.

4.4 - Appel à candidatures

A l'issue du 1er tour, dans l'éventualité où un deuxième tour serait nécessaire, un appel à candidatures est adressé aux électeurs.

4.5 - Destruction des données électorales

A l'issue de la période de recours (ou à l'issue de la décision du tribunal en cas de recours), les données électorales sont détruites.

Annexe 3

ANNEXE DU PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL

EXPRESSION DU VOTE

1 – VOTE ELECTRONIQUE

Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe personnels fournis par le Prestataire pourront voter par voie électronique à partir de tout terminal (ordinateur, smartphone ou tablette) équipé d'un navigateur Internet usuel, tant professionnel que personnel, à tout moment pendant la durée d'ouverture des scrutins.

Les données saisies par l'électeur au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé.

Chaque utilisateur sera invité à saisir son identifiant et sa date de naissance pour se connecter au site de vote.

À tout moment, chaque électeur sera libre de se faire assister par la personne de son choix dans l'utilisation du site de vote, le vote par procuration étant interdit.

La Société s'engage à mettre en œuvre tous les moyens pour faciliter l'appropriation du vote électronique par les salariés et plus particulièrement ceux qui n'ont pas vocation par leur fonction à utiliser l'outil informatique.

Pendant la période de vote, un compteur indiquera aux électeurs le temps leur restant pour voter, lorsqu'ils se connecteront au site de vote.

Après la clôture du scrutin, les électeurs se connectant au site de vote n'auront plus la possibilité de voter.

Toutefois, le vote demeurera possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin, pour un électeur qui se serait connecté avant l'heure de clôture sur le site de vote dans la zone réservée à l'expression du vote, sans avoir encore validé son vote. Cette possibilité s'applique uniquement pour le scrutin sur lequel l'électeur est connecté.

A l'issue de chacun de ses votes, l'électeur pourra visualiser un accusé de réception électronique confirmant l'enregistrement de son vote dans le Système de vote, qu'il pourra conserver.

Les listes de candidats seront présentées sur le site de vote dans l'ordre alphabétique des noms des organisations syndicales dépositaires ou dans l'ordre alphabétique des noms des listes en l'absence d'étiquette syndicale.

Le Système de vote étant conçu pour interdire toute altération de l'acte de vote (telle que, par exemple : la modification des bulletins de vote électroniques, le panachage, le double vote), un vote électronique ne peut, dans des conditions normales d'utilisation du Système de vote, être entaché d'irrégularités. Outre le choix d'une liste, seul le vote blanc sera proposé à l'électeur. De plus, une liste de candidats dont tous les noms sont raturés correspondra à un vote blanc.

En outre, la Société mettra à disposition des électeurs des postes informatiques au sein de chaque site de la Société, en libre-service, avec une connexion au site de vote. L'emplacement de ces postes permettra l'isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote ; de plus des postes téléphoniques permettant l'accès au numéro vert d'assistance du Prestataire durant les heures prévues seront accessibles à proximité de ces postes.

2 – VOTE PAR CORRESPONDANCE

Le vote à bulletin secret sous enveloppe, sur place ou par correspondance, est exclu.

Annexe 4

ANNEXE DU PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL

FONCTIONNEMENT DU SYSTEME DE VOTE

1 - CARACTERISTIQUES GENERALES DU SYSTEME DE VOTE

Le système de vote est conçu pour gérer chaque phase du processus électoral :

• Organisation des élections ;

• Préparation des scrutins ;

• Opérations de vote ;

• Dépouillement et clôture des élections.

Ses utilisateurs sont : le gestionnaire des élections, les électeurs, les membres du bureau de vote, les observateurs.

Le système de vote respecte :

• les principes généraux du droit électoral ;

• la loi sur l'informatique et les libertés ;

• le décret et l'arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise et modifiant le code du travail ;

• les recommandations de la Commission nationale de l'informatique et des libertés sur la sécurité des systèmes de vote électronique, précisées dans sa délibération du 21 octobre 2010 ;

• les règles applicables aux élections des membres de la délégation du personnel du CSE, inscrites dans le Code du travail.

Conformément aux dispositions légales, le système de vote a fait l'objet d'une expertise indépendante confirmant le respect des dispositions légales avant sa mise en œuvre dans le cadre des élections.

2 - FONCTIONNALITES

Phase 1 - Organisation des élections

Au cours de cette phase, un « dossier de vote » correspondant aux élections est créé au sein du système de vote.

Les caractéristiques des scrutins sont enregistrées au sein du système, notamment :

• les règles des scrutins ;

• les modalités de vote ;

• le calendrier prévisionnel ;

• les modalités d'envoi des codes d'accès aux électeurs ;

• la procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus ;

• les modalités de remise des clés de déchiffrement.

Phase 2 - Préparation des scrutins

Au cours de cette phase, le fichier électoral, les listes de candidats, la composition du bureau de vote et la liste des observateurs sont enregistrées dans le système de vote.

A l'issue de ces enregistrements, le système génère les codes d'accès personnels des utilisateurs, ainsi que les trames des courriers et/ou emails à leur attention.

• Les codes d'accès personnels des électeurs sont adressés aux utilisateurs par Neovote selon les modalités définies dans le protocole d'accord préélectoral. Deux codes sont générés à l'attention de chaque électeur : un « identifiant » (5 caractères alphanumériques) et un « mot de passe » (chiffres). L'identifiant est nécessaire pour se connecter au site de vote et pour être reconnu par le système de vote ; le mot de passe est utilisé pour valider le vote. Ces codes sont valables pour le 1er et le 2ème tour éventuel de l'élection. Ils doivent donc être conservés entre les deux tours de scrutins.

• Le fichier électoral enregistré dans le système de vote contient, pour chaque électeur, les données suivantes : collège, civilité, prénom, nom, date de naissance, date d'entrée, coordonnées de réception des codes d'accès, éventuelles données personnelles utilisées en plus des données précédentes pour authentifier les appels des électeurs demandant la régénération de leurs codes d'accès.

• Les listes de candidats enregistrées dans le système de vote peuvent être accompagnées des logos des listes, des professions de foi.

Phase 3 - Opérations de vote

L'ouverture du vote est précédée d'une séance de vérification des paramètres et des données enregistrées dans le système de vote, à l'issue de laquelle le système de vote est scellé.

La séance donne le GO de l'ouverture puis de la fermeture automatique des scrutins, selon le calendrier enregistré.

• Le scellement du système de vote s'accompagne de l'édition du « code de scellement » du système, valable pour les opérations lancées. Le code de scellement caractérise l'état du logiciel et des données et peut être vérifié à tout moment par les membres du bureau de vote ; il est également vérifié lors du dépouillement des urnes. La non-modification du code de scellement du système de vote au cours des opérations électorales prouve l'absence de toute modification du logiciel et des données électorales au cours des opérations de vote.

• Trois clés (codes) de déchiffrement au minimum sont générées lors de la séance de scellement à l'attention du président et des assesseurs désignés du bureau de vote. Ces clés sont nécessaires pour dépouiller les urnes à l'issue des votes. Elles sont remises à leurs titulaires selon les modalités prévues par le protocole d'accord préélectoral.

Phase 4 - Dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats

Le dépouillement des urnes s'effectue en présence des participants prévus dans le protocole d'accord préélectoral, dont les membres du bureau de vote.

Après vérification de l'intégrité du scellement du système de vote, les membres du bureau de vote révèlent leurs clés de déchiffrement en séance, lesquelles sont saisies dans le système de vote.

La saisie des clés déclenche le dépouillement automatique des urnes. Le système de vote affiche alors le contenu de chaque urne ainsi que les résultats correspondants.

Après le contrôle des membres du bureau de vote, les résultats sont proclamés. La proclamation des résultats est matérialisée par leur validation dans le système de vote.

Les différents documents utiles sont édités par le système de vote.

• Aucun dépouillement n'est possible en cours de scrutin. Le dépouillement est possible 5 minutes après la clôture des scrutins.

• La saisie de deux clés de déchiffrement suffit pour déclencher le dépouillement des urnes.

• La validation des résultats déclenche leur publication automatique sur le site de vote (et donc la possibilité pour tout utilisateur du site de les consulter).

• A l'issue de la séance de dépouillement, l'ensemble des données sont archivées. Les données sont conservées pendant la période de recours, et sont détruites ensuite.

3 - ACCESSIBILITE ET NEUTRALITE DU SYSTEME DE VOTE

Accessibilité

Le système de vote est accessible par Internet via tout terminal (ordinateur, tablette, smartphone) équipé d'un système d'exploitation et d'un navigateur Internet usuels.

Aucune installation n'est nécessaire sur le terminal utilisé (en particulier la présence du logiciel Java n'est pas requise).

• Les navigateurs Internet suivants peuvent être utilisés pour se connecter à l'Espace de vote :

	Pour les ordinateurs :
	- Internet Explorer : V7 et suivantes - Firefox : V2 et suivantes - Safari : V1 et suivantes - Chrome : V1 et suivantes - Opera : V9 et suivantes - Avant Browser : V11.7 et suivantes	- Flock : V2.5 et suivantes - Green : Browser V5.3 et suivantes - Maxthon : V1.6.7 et suivantes - K-Meleon : V1.5.4 et suivantes - Sleipnir : V2.9.3 et suivantes - SlimBrowser : V4.12 et suivantes
	Pour les smartphones et tablettes :
	- iOS (iPhone et iPad) - Android	- Blackberry : V4 et supérieures - Windows Phone

Le système vote est disponible à tout moment pendant la plage de vote définie.

Les électeurs peuvent s'y connecter :

• Avant l'ouverture du vote pour consulter les informations qui y sont publiées ;

• Pendant la période d'ouverture du vote, pour voter ;

• A l'issue du vote, pour consulter les résultats.

Le système de vote est compatible avec les systèmes de lecture pour mal voyants.

Neutralité

Le système de vote présente de manière égale les informations relatives aux différentes listes de candidats ainsi que les choix possibles pour l'électeur.

En particulier, lors de la sélection d'une liste (ou du vote blanc), le système divise l'espace disponible sur l'écran de l'électeur en zones de tailles égales pour chaque choix, si bien que toutes les listes sont visibles de manière égale sans défilement ; de plus, aucune couleur, aucune police de caractères ne distingue un choix d'un autre.

• L'ordre de présentation des listes est défini lors du paramétrage du système de vote, en fonction des dispositions du protocole d'accord préélectoral.

4 - SECURITE ET CONFIDENTIALITE DU VOTE

La sécurité du système de vote est assurée par de nombreux dispositifs, mis en œuvre conformément aux obligations légales et aux recommandations de la CNIL. Ces dispositifs garantissent le respect des principes de tout processus électoral : l'authentification de l'électeur, le secret du vote, l'unicité et l'inaltérabilité du vote.

Authentification de l'électeur

L'authentification de l'électeur est assurée par l'attribution et l'envoi sécurisé, à chaque électeur, de codes d'accès personnels (un identifiant et un mot de passe), nécessaires pour accéder au site de vote et pour voter. Les codes d'accès sont générés aléatoirement par le système de vote. Les mots de passe ne sont pas connus des opérateurs de Neovote. La re-génération des codes d'accès (nécessaire en cas de perte ou de non réception) est sécurisée.

• Le mot de passe de l'électeur est conservé crypté dans le système de vote.

• Lorsque de nouveaux codes d'accès sont adressés à l'électeur selon la procédure prévue par le protocole d'accord préélectoral, à aucun moment l'opérateur traitant la demande de l'électeur n'a accès aux codes envoyés.

Secret du vote

Le secret du vote est assuré par : le cryptage du vote à la source (c.à.d. dans le navigateur Internet utilisés par l'électeur) rendant le vote illisible jusqu'à son dépouillement ; le cryptage des communications entre le terminal de vote et le système de vote ; la séparation du fichier des électeurs et du contenu de l'urne, rendant impossible le rapprochement d'un vote et d'un électeur.

• Le rapprochement d'un vote et d'un électeur étant impossible, il est également impossible à un électeur de revenir sur un vote exprimé et de le modifier, une fois celui-ci confirmé.

Unicité et inaltérabilité du vote

L'unicité du vote est assurée par les règles de conception et de fonctionnement du logiciel de vote, lequel interdit toute nouvelle expression d'un vote par un électeur ayant déjà émargé pour le scrutin considéré.

L'inaltérabilité du vote est assurée par les dispositifs de protection du système vis-à-vis de toute tentative d'intrusion, et par l'impossibilité de modifier les données correspondantes au cours des opérations de vote et postérieurement à celles-ci.

• L'unicité du vote n'est pas remise en cause par la re-génération des codes d'accès d'un électeur. En effet l'opération a pour effet de re-générer le mot de passe de l'électeur (en annulant et remplaçant le mot de passe précédent), mais son identifiant reste le même.

5 - ILLUSTRATIONS

Connexion à l'espace de vote

L'électeur accède au site de vote en saisissant dans son navigateur Internet l'adresse URL correspondante (communiquée en même temps que ses codes d'accès).

Pour se connecter à l'espace de vote, l'électeur est invité à saisir son identifiant et sa date de naissance.

Page d'accueil du site de vote

Une fois connecté, l'électeur accède à la page d'accueil du site de vote. Un message de bienvenue lui permet de vérifier qu'il a bien été identifié.

L'électeur peut consulter les informations à sa disposition en cliquant sur les boutons correspondants.

Pour voter, l'électeur est invité à cliquer sur le bouton « Voter ».

Expression du vote

Pour chacun des scrutins le concernant (c.à.d chaque instance et chaque type de siège dans son collège), l'électeur est invité à sélectionner la liste de son choix (ou le vote blanc).

Nota :.

• La sélection d'une liste de candidats conduit à sélectionner tous les candidats de la liste. La rature d'un candidat est cependant possible : elle s'effectue en décochant le candidat.

Ayant cliqué sur le bouton « Suite », l'électeur est invité à vérifier et valider son choix, en saisissant son mot de passe composé de chiffres sur le pavé numérique.

A ce stade, l'électeur peut encore revenir à la page précédente – et modifier son choix – en cliquant sur bouton « Modifier votre choix ».

Pour chaque vote exprimé, l'électeur peut imprimer, enregistrer ou envoyer à l'adresse mail de son choix l'accusé de réception correspondant.

Informations à l'attention des membres du bureau de vote

Via l'espace de vote, les membres du bureau de vote accèdent à un tableau de bord leur permettant de vérifier le bon déroulement des opérations de vote.

Le tableau les renseigne sur :

• l'état fonctionnement du système principal et du système de secours ;

• le taux de participation pour chaque scrutin ;

• le nombre d'émargements et le nombre de votes enregistrés par le serveur principal et le serveur de secours pour chaque scrutin.

Le journal des événements renseigne les membres du bureau de vote sur les événements qu'ils ont à connaître.

Les évènements retracés sont notamment :

• les événements du cycle de vie du scrutin ;

• les régénérations de codes d'accès ;

• la mise en liste noire temporaire d'une connexion par suite de saisies multiples d'identifiants ou de mot de passe erronés ;

• toute intervention dans les serveurs de vote (qui résulterait d'un cas de force majeure et ferait par ailleurs l'objet d'une communication auprès des membres du bureau de vote).

A tout moment, les membres du bureau de vote peuvent vérifier l'intégrité du code de scellement.

Informations à l'attention des observateurs

Les observateurs accèdent aux informations mise à leur disposition dans le périmètre les concernant (par exemple l'ensemble des scrutins, ou les scrutins relevant d'un périmètre électoral donné).

Ils peuvent donc vérifier à tout moment la bonne publication des informations publiées dans l'espace de vote.

Dans leur périmètre d'observation, les observateurs peuvent suivre en temps réel le taux de participation.

L'évolution du taux de participation depuis l'ouverture du vote leur est également accessible à tout moment.