CHUGAI PHARMA FRANCE

Accord sur le teletravail

Entre les soussignées :

CHUGAI PHARMA FRANCE SAS, société anonyme simplifiée, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro B 435 074 422, au capital de 1.000.000 d’euros et dont le siège social est situé Tour Franklin, Arche Sud, 100/101 Quartier Boieldieu, 92042 Paris La Défense Cedex.

Représentée par xx, agissant en qualité de Président, dûment habilité aux fins des présentes,

Ci-après dénommée « CHUGAI PHARMA FRANCE »

d’une part,

Et :

L’organisation syndicale UNSA représentative dans l'entreprise, représentée par xx, déléguée syndicale

d’autre part,

Table des matières

PREAMBULE 3

PERIMETRE DE L’ACCORD 4

ARTICLE 1 : ELIGIBILITE 4

1.1 - Statut et Ancienneté 4

1.2 - Autonomie 4

1.3 - Activités compatibles 5

1.4 – Lieu de télétravail et conditions d’installation 5

ARTICLE 2 – ORGANISATION DU TELETRAVAIL RECURRENT 6

2.1 – Moyens 7

Mise à disposition de matériel informatique 7

Installation 7

Allocation forfaitaire de télétravail 7

2.2 – Mise en place 8

Demande, réponse et recours : 8

Durée et avenant au contrat de travail 9

Période d’adaptation 9

2.3 - Réversibilité 9

ARTICLE 3 – LE TELETRAVAIL EN CAS DE FORCE MAJEURE 9

3.1 - Évènements déclencheurs du télétravail en cas de force majeure 9

3.2 - Mise en œuvre du télétravail en cas de force majeure 10

ARTICLE 4 - ORGANISATION DU TELETRAVAIL 10

4.1 – Suivi de la charge de travail 10

4.2 - Droits du salarié 11

ARTICLE 5 : MODALITE DE SUIVI DES ENGAGEMENTS 12

ARTICLE 6 : DUREE DE L’ACCORD 12

ARTICLE 7 : DENONCIATION 12

ARTICLE 8 : REVISION 12

ARTICLE 9 : REGLEMENT DES DIFFERENDS 13

ARTICLE 10 : DISPOSITIONS FINALES - PUBLICITE DE L’ACCORD 14

PREAMBULE

Le contenu du présent accord s’inscrit dans le cadre des principes et des règles établies par l’Accord National Interprofessionnel du 19 juillet 2005 sur le télétravail transposant l’accord cadre européen du 16 juillet 2002 et par l’Accord National Interprofessionnel du 26 novembre 2020 pour une mise en œuvre réussie du télétravail.

Cet accord respecte également les dispositions des articles L.1222-9 et suivants du Code du travail.

Le télétravail désigne « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

La crise sanitaire liée à la Covid19 a contraint l’entreprise à recourir en urgence au télétravail pour toutes les activités pouvant être réalisées à distance et à expérimenter ce mode d’organisation du travail à une échelle plus importante que celle qui était prévue dans l’accord collectif d’entreprise signé en 2018 et ses avenants.

Toutefois, ce télétravail intervient dans un contexte exceptionnel et se distingue à de nombreux égards du télétravail effectué dans des conditions normales. Ce mode de télétravail sera prévu et décrit dans le présent accord sous l’appellation « télétravail en cas de force majeure ».

Les parties souhaitent poursuivre et développer ce mode d’organisation du travail afin de favoriser l’équilibre entre la vie professionnelle et privée et proposer les conditions d’une meilleure efficacité professionnelle en permettant aux salariés de réduire le temps passé dans les transports et d’organiser leur temps de travail avec flexibilité.

Elles considèrent que le télétravail est une forme d’organisation du travail qui a des effets positifs en matière de qualité de vie, de responsabilisation et d’autonomie dans l’exercice des missions professionnelles dès lors qu’elle repose sur :

• Une organisation de travail adéquate ;

• Un suivi spécifique adapté ;

• Un accord réciproque et une relation mutuelle de confiance entre les salariés concernés et leur responsable hiérarchique ;

• Une vigilance particulière quant au respect du droit à la déconnexion.

Les parties sont convenues que l’organisation en télétravail doit être la plus souple possible pour s’adapter tant aux souhaits des salariés qu’aux contraintes de l’entreprise et ses services.

C’est pourquoi, il a été décidé de mettre en place des dispositions « à la carte », chaque salarié pouvant disposer du nombre de jours qu’il souhaite télétravailler dans le respect des règles édictées dans cet accord.

PERIMETRE DE L’ACCORD

Le présent accord concerne l’ensemble des salariés appartenant à la société CHUGAI PHARMA France remplissant les critères définis à l’Article 1 : Eligibilité à l’exception des salariés dont l’activité est par nature itinérante et qui bénéficient d’ores et déjà de ce fait de modalités spécifiques de prise en charge des frais professionnels inhérents à leur activité.

ARTICLE 1 : ELIGIBILITE 

1.1 - Statut et Ancienneté

Le télétravail est ouvert à tous les salariés quel que soit leur statut et ancienneté (y compris les collaborateurs en alternance). Il est aussi ouvert aux stagiaires conventionnés.

Lorsque le télétravail est prescrit conjointement par le médecin traitant et le médecin du travail pour une durée limitée en raison de l’état de santé du salarié, il est conclu un avenant au contrat de travail spécifique qui relève du présent accord, sous réserve des aménagements requis pour se conformer aux préconisations du médecin du travail.

1.2 - Autonomie

Seuls les salariés bénéficiant d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur travail (ne nécessitant ni aide et soutien quotidien, ni supervision directe quotidienne) pourront être autorisés à télétravailler.

1.3 - Activités compatibles 

La compatibilité entre les activités exercées par le salarié et le télétravail relève de l’appréciation du Responsable Hiérarchique. Il vérifiera notamment, après échanges avec le salarié volontaire au télétravail :

• Si la présence physique du salarié est requise dans les locaux de l’entreprise pour des raisons légales ou pratiques (par exemples : impression, lecture et/ou consultations de documents non dématérialisés, équipements matériels spécifiques …).

• Si l’organisation du service le permet, sans entraver son bon fonctionnement.

• Si l’activité du salarié n’implique pas la manipulation de données/documents ne devant pas être sortis des locaux de l’entreprise pour des raisons de sécurité (perte ou dénaturation de données) et/ou de préservation de la confidentialité des données traitées.

1.4 – Lieu de télétravail et conditions d’installation

Le télétravail est réalisé par défaut au domicile principal du salarié en France (l’adresse déclarée à l'entreprise comme lieu d'habitation habituel). Il est également possible en tout autre lieu situé en France métropolitaine (ex : résidence secondaire) à condition que le lieu de travail choisi dispose des équipements permettant de bonnes conditions de travail, et tout particulièrement :

• Une installation électrique conforme ;

• Une connexion internet avec un débit suffisant pour exercer son activité professionnelle ;

• Un espace de travail adapté : Le salarié devra disposer de l’ergonomie nécessaire pour exercer son activité en toute sécurité, dans des bonnes conditions de confort et de concentration.

Le salarié attestera la réalité de ces conditions par une déclaration sur l’honneur pour chacun des lieux où il souhaitera travailler et devra informer le service Ressources Humaines (par tout moyen écrit) de tout changement, même ponctuel.

Un contrôle de ces installations pourra être réalisé par le Comité Social et Économique dans le cadre du rôle de Santé Sécurité Conditions de travail via une visite au lieu d’activité du salarié, sous réserve de l’accord de ce dernier.

Avant toute mise en œuvre du télétravail, une fois celui-ci convenu par le biais d’un avenant au contrat de travail, le salarié devra déclarer son activité de télétravail auprès de son assureur et fournir une attestation établissant que son assurance multirisques habitation couvre le/les lieu(x) dans lesquels il souhaite télétravailler.

ARTICLE 2 – ORGANISATION DU TELETRAVAIL RECURRENT

Le télétravail récurrent dans l’entreprise est organisé dans un cadre mensuel, quelle que soit l’organisation du temps de travail prévue par le contrat de travail. La répartition se réalise par journée entière de travail.

L’organisation convenue, après validation du management, sera formalisée dans le cadre d’un avenant au contrat de travail.

Chaque salarié dispose du nombre de jours qu’il souhaite télétravailler dans les limites précisées ci-dessous qui ont pour objectif de maintenir le lien social et de tenir compte des nécessaires travaux collaboratifs entre équipes et services qui ne peuvent pas toujours être organisés à distance :

• Le télétravailleur devra travailler dans les locaux de CHUGAI PHARMA FRANCE sur son lieu de travail habituel au minimum 4 jours par mois, consécutifs ou non ;

• Dont au moins une journée par mois sera l’occasion d’un évènement organisé par le management (réunion de travail, déjeuner …) auquel la présence de tous les collaborateurs sera obligatoire. Les dates seront planifiées et communiquées dans la mesure du possible 2 mois avant. Une vigilance devra être portée sur le calendrier de présence des salariés ayant une activité à temps partiel ;

• Le Responsable Hiérarchique s’efforcera de prendre en compte, dans la mesure du possible, le télétravail des salariés de son équipe pour organiser la vie de son service. Néanmoins, le télétravailleur sera tenu de participer aux réunions portées à sa connaissance comme importantes par son Responsable Hiérarchique. Pour ce faire, il est admis qu'en raison de circonstances particulières (contacts clients, formation, séminaire de travail ...) le responsable hiérarchique pourra exiger la présence physique de ses salariés un nombre de jours supérieur à 4 dans le mois. Dans ce cas, il respectera un délai minimum de prévenance de 72 heures, sachant que ce délai pourra être ramené à 24 heures en présence d’un évènement exceptionnel imprévu nécessitant la présence physique du ou de salarié (exemple : audit/inspection impromptu). Dans ce dernier cas, si le retour en urgence en provenance d’un lieu de télétravail hors Ile de France entraine des surcoûts de transport, la situation sera analysée pour une éventuelle prise en charge par l’entreprise.

2.1 – Moyens

Mise à disposition de matériel informatique

La Société CHUGAI PHARMA France met à la disposition du télétravail le matériel informatique nécessaire. Le télétravailleur s’engage à ne pas utiliser son matériel informatique personnel, pour des raisons notamment de sécurité, mais uniquement celui qui est mis à sa disposition par la Société.

Le salarié en télétravail doit veiller à ce que toutes les informations, fichiers et données demeurent confidentiels et s’engage à mettre tout en œuvre pour protéger les données utilisées et leur confidentialité.

L’ensemble des moyens informatiques mis à disposition du télétravailleur doit être utilisé pour un usage exclusivement professionnel et le télétravailleur doit prendre toutes les mesures de sécurité et de protection nécessaire pour éviter l’accès à un tiers. En cas de non-respect de ces règles, il s’exposerait à des sanctions telles que prévues dans le règlement intérieur.

Le télétravailleur prend soin des équipements qui lui sont confiés (logiciel inclus). Il informe immédiatement son employeur en cas de panne, mauvais fonctionnement, détérioration, perte ou vol du matériel mis à disposition.

Le salarié en télétravail disposera d’une priorité de support informatique les jours où il travaillera à domicile, pour résoudre d’éventuels problèmes techniques le plus rapidement possible et lui permettre ainsi de reprendre son activité.

En cas de défaillance prolongée des outils nécessaires à la réalisation des tâches à distance, l’entreprise se réserve le droit de demander au salarié de venir travailler dans les locaux de l’entreprise ou de poser une absence du salarié équivalente à la période non travaillée (CP, JRS).

Installation

L’entreprise pourra prendre en charge tout ou partie l’installation de l’espace de travail du salarié sur reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH) ou sur préconisation du médecin du travail.

Allocation forfaitaire de télétravail

Sous réserve du changement des règles, qu’elles soient d’origine législative, réglementaire ou administrative, relatives à la qualification par l’URSSAF de ces remboursements, l’entreprise prendra en charge un remboursement forfaitaire des frais générés par le télétravail sur la base de 2,5 € par jour effectif de télétravail, à date de signature de l’accord.

Ce forfait journalier est versé mensuellement le mois N+1 aux salariés ayant télétravaillé le mois N, dans la limite des plafonds d’exonération de cotisations et de contributions sociales en vigueur.

S’ils ne disposent pas déjà d’un téléphone mobile fourni par la Société, les salariés en télétravail utiliseront les solutions mises à disposition par l’entreprise (type Teams, 3CX ...) pour passer et recevoir leurs appels depuis leur PC, y compris vers les mobiles.

2.2 – Mise en place

Le télétravail peut être mis en place à la demande du salarié ou de l’entreprise, toujours par voie d’accord entre le salarié et l’entreprise.

Demande, réponse et recours :

Lorsqu’un salarié demande à bénéficier du télétravail, il complète obligatoirement la grille de diagnostic sur son éligibilité (cf. Kit annexe) et le formulaire de demande de télétravail (cf. Kit annexe) et adresse ces documents par courriel avec accusé de réception à son responsable hiérarchique, avec copie à la Direction des Ressources Humaines. La demande doit être motivée et préciser le nombre de jours mensuels maximum envisagés pour le télétravail.

Son Responsable Hiérarchique disposera d’un délai de 15 jours à réception de la demande pour organiser un entretien et lui faire connaître sa réponse. Tout refus devra être motivé.

En cas de refus de sa hiérarchie, le salarié qui le souhaite pourra s’adresser à la Direction des Ressources Humaines qui réalisera une analyse complémentaire de sa demande et de la justification du refus du management.

En cas de proposition de télétravail à l’initiative de l’entreprise, un entretien sera organisé par le Responsable Hiérarchique du salarié concerné.

Tout passage en télétravail donnera lieu à la signature d’un avenant dans les conditions précisées ci-dessous :

Durée et avenant au contrat de travail

En cas d’accord du salarié et de l’entreprise, un avenant au contrat de travail organisera le télétravail en précisant notamment que le minimum est de 4 jours de travail dans les locaux de l’entreprise.

Période d’adaptation

La mise en place du télétravail sera assortie d’une période d’adaptation d’un mois permettant notamment de tester le bon fonctionnement des technologies de communication et d’information au domicile du salarié ainsi que le degré de compatibilité avéré de l’activité du salarié avec ce mode d’organisation du travail.

Pendant cette période d’adaptation, chacune des parties pourra librement mettre fin à l’organisation en télétravail, à condition de respecter un délai de prévenance d’une semaine.

- Réversibilité

L’organisation du travail sous forme de télétravail sera réversible à l’initiative du salarié ou de l’employeur en respectant un préavis d’un mois.

S'il est mis fin au télétravail sur demande de l'employeur, un entretien est organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique. Les raisons de cet arrêt y seront exposées au salarié.

Lorsqu’il est mis fin à l'organisation du télétravail, le salarié reprend ses activités dans le cadre de son contrat de travail préexistant à l’avenant contractuel relatif au télétravail.

ARTICLE 3 – LE TELETRAVAIL EN CAS DE FORCE MAJEURE

3.1 - Évènements déclencheurs du télétravail en cas de force majeure

L’article L. 1222-11 du code du travail dispose qu’« En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés. »

Dans ces hypothèses, le télétravail peut être imposé par l'employeur de manière collective et notamment pour garantir la sécurité, par dérogation au principe de double volontariat. Les salariés concernés en seront informés par tout moyen.

3.2 - Mise en œuvre du télétravail en cas de force majeure

Lorsque CHUGAI PHARMA FRANCE choisira d’imposer unilatéralement le télétravail sur le fondement de l’article L. 1222-11 du code du travail, le CSE sera informé le plus tôt possible des modalités de la mise en œuvre du télétravail dans ce cadre. Il sera par ailleurs consulté sur cette décision dans les plus brefs délais.

Les dispositions relatives au télétravail récurrent ne sont pas applicables pendant la durée de mise en télétravail pour cause de force majeure.

ARTICLE 4 - ORGANISATION DU TELETRAVAIL

4.1 – Suivi de la charge de travail

Le salarié en télétravail s’engage à fournir la prestation prévue à son contrat de travail de manière identique, que son exécution soit dans les locaux de l’entreprise ou en télétravail.

L’organisation du télétravail s'exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du service auquel le télétravailleur est affecté. Les horaires de télétravail sont établis sur des bases comparables à celles d'un travail accompli dans l'entreprise ou l'établissement d'appartenance du salarié. Chaque télétravailleur est tenu de respecter le temps de travail effectif pour lequel il est rémunéré.

Afin de permettre le contrôle de l’activité ainsi que le suivi de l’organisation du travail et de la charge de travail, il est rappelé que le salarié devra remplir le document de suivi et de gestion des jours de travail, selon le modèle établi par la Société et en utilisant les outils spécifiques SIRH mis à sa disposition pour ce faire.

Le Responsable Hiérarchique rencontrera son salarié en télétravail pour assurer un suivi de ses réalisations et spécifiquement avant la fin de la période d’adaptation. Ces points pourront être déterminants dans la poursuite de ce mode d’organisation.

Un point spécifique sera aussi fait lors de l’entretien annuel d’appréciation et lors de l’entretien professionnel pendant lesquels un échange avec le télétravailleur portant notamment sur son activité professionnelle, ses conditions d’activité et sa charge de travail sera effectué.

Ils définiront des objectifs qui reflèteront une charge de travail équivalente aux salariés de son équipe qui ne sont pas en télétravail.

4.2 - Droits du salarié

Pour respecter sa vie privée, l’employeur s’engage à ne pas solliciter le salarié en télétravail en dehors de plage horaire 9h-18h. En outre, la Société s’engage à ne communiquer à l’extérieur aucune information de nature privée concernant le salarié et notamment son adresse ou son numéro de téléphone personnels.

Les télétravailleurs ont les mêmes droits individuels et collectifs que l’ensemble des salariés de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle et de déroulement de carrière. Le Responsable Hiérarchique traitera donc de façon identique l’ensemble des salariés de son équipe, qu’il s’agisse des éléments de rémunération ou de promotion sans différenciation du fait de l’organisation en télétravail.

Le salarié en télétravail reste couvert par la législation sur les accidents de travail et les maladies professionnelles pour les accidents survenus dans l’exécution de son travail à son domicile ou dans l’autre lieu de travail en France métropolitaine qu’il aura déclaré.

Toutes les obligations pesant sur les locaux d'une entreprise ne sont pas transposables à l'identique au dehors de l’entreprise. Afin que le télétravailleur soit responsabilisé dans ce domaine, il est informé de la politique de l’entreprise en matière de santé et de sécurité au travail et en particulier, des règles relatives à l’utilisation des écrans de visualisation et sur le fait qu'il doit disposer, ce dont il atteste, d'un espace de travail conforme à un exercice satisfaisant de ses missions professionnelles.

L’entreprise informera le médecin du travail de la qualité de télétravailleur du salarié concerné, selon des modalités définies entre la Société et le médecin du travail. Il lui sera demandé d’apprécier les conditions dans lesquelles le télétravailleur travaille au dehors de l’entreprise et de vérifier les impacts éventuels sur sa santé physique et/ou morale liés à la situation de télétravail.

A sa demande, le salarié bénéficiera d’une information ciblée sur les équipements techniques mis à sa disposition pour travailler à distance par le service informatique.

ARTICLE 5 : MODALITE DE SUIVI DES ENGAGEMENTS

Les parties conviennent de se réunir à minima une fois par an à partir de la signature de l’accord ou plus si nécessaire à la demande de l’une ou l’autre des parties pour faire le point sur le suivi des engagements pris dans le cadre de cette négociation.

ARTICLE 6 : DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans et il entrera en vigueur à compter du 13 septembre 2021.

A son terme, il cessera automatiquement et de plein droit de produire tout effet et ne pourra donc en aucun cas être prolongé par tacite reconduction.

Les avenants au contrat de travail qui seront conclus sur la base du présent accord cesseront nécessairement et sans aucune autre justification nécessaire au plus tard au terme du présent accord d’entreprise.

Trois mois avant l’échéance de ce terme, les parties signataires conviennent de se revoir afin d’examiner toutes les adaptations éventuelles dudit accord qui seraient nécessaires au regard du bilan de son application. A cette occasion, les parties prenantes décideront de la nécessité d’ouvrir, le cas échéant, une négociation afin de conclure un nouvel accord.

ARTICLE 7 : DENONCIATION

Les dispositions à durée déterminée du présent accord ne peuvent faire l’objet d’une dénonciation pendant leur durée d’application.

ARTICLE 8 : REVISION

Chaque partie signataire ou adhérente peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les modalités suivantes :

Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.

Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties sus indiquées devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction éventuelle d’un nouveau texte.

Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord.

Les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient et seront opposables à l’entreprise et aux salariés liés par l’accord, soit à la date qui aura été expressément convenue, soit à défaut à partir du jour qui suivra son dépôt.

Conformément à l’article L.2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y accéder ultérieurement.

L’adhésion sera valable à partir du jour qui suivra celui de sa notification au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.

Une notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

ARTICLE 9 : REGLEMENT DES DIFFERENDS

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 3 semaines suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d’ordre individuel ou collectif né de l’application du présent accord.

La demande de réunion consigne l’exposé précis du différend. La position retenue en fin de réunion fait l’objet d’un procès-verbal rédigé par la Direction. Le document est remis à chacune des parties signataires.

Si cela est nécessaire, une seconde réunion pourra être organisée dans les 2 mois suivant la première réunion.

ARTICLE 10 : DISPOSITIONS FINALES - PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les textes en vigueur.

Conformément à l'article L.2231-5 du Code du travail, il sera également notifié à l’organisation syndicale UNSA représentative de l’entreprise.

En outre, conformément à l'article R.2262-2 du Code du travail, un exemplaire sera remis à au Comité social et économique de la Société.

Enfin, il sera disponible sur le réseau informatique interne (voir livret d’accueil de l’entreprise).

Un exemplaire original sera remis à chaque partie signataire.

Fait à Paris la Défense, en quatre exemplaires.

Le

Pour la Direction de Chugai Pharma France	Pour l’organisation syndicale UNSA
xx Président	xx Déléguée syndicale