Accord d'entreprise "Accord relatif au télétravail" chez VERLINGUE (Siège)

Accord d’entreprise de la Société VERLINGUE relatif au télétravail

Conclu entre :

La Société VERLINGUE

SAS au capital de  2 606 916 € - SIREN n°440 315 943 - Code APE : 6622Z

Dont le Siège Social se situe : 12 rue de Kerogan – CS 44012 – à QUIMPER (29335)

Représentée par

Agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines

Dûment mandaté

Et :

L’organisation syndicale représentative

Représentée par , Délégué Syndical CFDT

Sommaire

PREAMBULE 3

Article I : Le télétravail exceptionnel, occasionnel ou adapté 4

1.1 Le télétravail exceptionnel 4

1.2 Le télétravail occasionnel 5

1.3 Le télétravail adapté pour raisons médicales 5

Article II : Le télétravail habituel 6

2.1 Le principe de l’engagement réciproque 6

2.2 Le critère d’accès au télétravail : l’autonomie a son poste 6

2.3 Le processus d’accès 7

2.4 Les modalités d’exercice 8

2.4.1 Le lieu d’exercice 9

2.4.2 Les équipements informatiques et autres matériels 9

2.4.3 Nombre de jours et organisation hebdomadaire 10

2.5 Adaptation, aménagement temporaire et réversibilité 11

2.5.1 Période d’adaptation 11

2.5.2 Suspension ou aménagement temporaire 11

2.5.3 Modification et Réversibilité 11

2.6 La prise en charge des frais 12

2.7 Le macro process de deploiement 12

Article III : Dispositions communes 13

3.1. Les horaires de travail et le droit à la déconnexion 13

3.2 La sécurité 13

3.3 La confidentialité 14

3.4 Les mesures d’accompagnement 15

3.4.1 E-learning de bonnes pratiques 15

3.4.2 Formation des responsables hiérarchiques au management à distance 15

3.4.3 Communication d’un guide des bonnes pratiques 15

Article IV : Dispositions Finales 16

4.1. Champ d’application 16

4.2. Entrée en vigueur, durée et phase de transition 16

4.3. Modalités de suivi 16

4.4. Dépôt et publicité 16

PREAMBULE

Le télétravail est un mode d’organisation du travail utilisé au sein de l’entreprise depuis 2010. Dans un premier temps mis en place pour répondre à des situations d’éloignement géographique, de contraintes de santé ou d’aménagements partiels de poste, il a ensuite été encadré et développé dans le cadre d’une charte entrée en vigueur le 1^er janvier 2019.

Les partenaires de la négociation ont poursuivi cette démarche en fixant un objectif de 40% de télétravailleurs au 31 décembre 2022, cette mesure permettant une meilleure articulation entre l’activité professionnelle et la responsabilité familiale (accord relatif à l’égalité professionnelle signé le 9 décembre 2019).

Au cours de l’année 2020, un télétravail « forcé et confiné » imposé par l’état d’urgence sanitaire dans un premier temps, puis « dérogatoire » en application des mesures de sécurisation sanitaire dans un second temps, ont été éprouvés. Ce télétravail, improvisé puis poursuivi dans un contexte dégradé, s’est exercé dans des conditions exceptionnelles et ne doit pas se confondre avec un télétravail pensé comme une véritable nouvelle modalité d’exercice du travail.

La réussite du télétravail repose sur une relation de confiance et des engagements réciproques entre le collaborateur, son responsable hiérarchique et l’entreprise.

Le télétravail n’est pas un droit mais engendre des devoirs pour chacune des parties :

• le collaborateur doit respecter ses obligations contractuelles (de loyauté et de confidentialité notamment) et s’adapter à l’organisation mise en place par son responsable hiérarchique ;

• le responsable hiérarchique doit organiser l’activité, assurer la continuité et la qualité du service aux clients, et garantir l’équité entre les collaborateurs ;

• l’entreprise doit fixer et faire respecter les modalités d’exercice du télétravail.

Encadré et structuré, ce format d’organisation du travail fondé sur la confiance permet d’allier agilité et performance. Le développement du télétravail présente l’opportunité d’améliorer le bien être des collaborateurs tout en pérennisant la performance de l’entreprise et le service aux clients.

Il constitue ainsi un véritable vecteur d’amélioration de l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle pour le collaborateur et permet également à l’entreprise d’envisager de nouvelles modalités d’occupation et d’aménagement des bureaux sur les sites.

L’objectif de cet accord est d’intégrer le télétravail à l’organisation habituelle des équipes. Cette évolution doit ainsi permettre d’améliorer les modalités d’exécution des activités, aussi bien à distance que sur site.

Le présent accord, élaboré en application des articles L.1222-9 et suivants du code du travail, s’inscrit dans le pilier « Talents et expérience collaborateurs » du projet Verlingue 2024 et participe à l’équilibre tripartite motivation des collaborateurs / satisfaction des clients / performance de l’entreprise. Il contribue à la démarche d’inclusion, d’égalité femmes/hommes et d’insertion des travailleurs handicapés.

Les règles ci-après, édictées dans une démarche de gains partagés entre l’entreprise et les collaborateurs, permettront le déploiement progressif d’un télétravail habituel (article 2) tout en prévoyant les conditions d’un télétravail exceptionnel, occasionnel ou adapté (article 1).

Cet accord définit le cadre de cette organisation mais les modalités de sa mise en œuvre opérationnelle relèvent de la responsabilité de chaque acteur. Chaque acteur est donc garant du succès ou non de cette pratique.

La réussite de ce projet commun nécessite dès lors que les parties prenantes (collaborateur et responsable hiérarchique¹) s’engagent à respecter le principe de confiance inhérent à cette nouvelle organisation.

Article I : Le télétravail exceptionnel, occasionnel ou adapté

Les dispositions ci-dessous traitent des situations dans lesquelles le télétravail n’est pas un mode habituel d’organisation mais dans lesquelles il est mis en œuvre temporairement dans des conditions autres que celles précisées à l’article 2 du présent accord.

1.1 Le télétravail exceptionnel

Conformément à l’article L.1222-11 du code du travail « En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés ».

Conditions de mise en œuvre - Evènements déclencheurs :

Le télétravail peut être imposé par l’employeur lorsque le Plan de Continuité d’Activité (PCA) est déclenché.

Le PCA peut parfois être mis en place :

• de façon progressive en fonction des situations rencontrées (exemple : déploiement progressif selon les métiers et l’urgence),

• et/ou de manière localisée si seulement un seul ou plusieurs sites font face aux conditions de déclenchement (exemples : impossibilité d’occuper les locaux en raison d’une catastrophe ou en raison de travaux ponctuels, même volontaires et programmés).

Dans tous les cas, le Comité Social et économique (CSE) est informé de la mise en œuvre du PCA et les modalités du recours au télétravail exceptionnel font l’objet d’une concertation avec les élus.

Modalités de mise en œuvre et d’exécution :

Les collaborateurs concernés par la mise en œuvre du télétravail exceptionnel sont informés préalablement dans la mesure du possible. A titre d’exemple, en cas de mise en œuvre programmée (notamment pour travaux), un délai de prévenance de 3 jours sera respecté.

Le télétravail exceptionnel est un aménagement de poste relevant du pouvoir de direction de l’employeur et ne fait donc pas l’objet d’un avenant au contrat de travail. Cet aménagement de poste temporaire prend fin au terme de l’évènement déclencheur ayant justifié sa mise en place.

Ce télétravail exceptionnel peut ne pas s’effectuer dans les mêmes conditions que le télétravail habituel. Les dispositions de l’article 2 ci-après peuvent ainsi ne pas être appliquées. Lorsque le télétravail est exceptionnellement mis en place pour des collaborateurs ne disposant pas d’une autonomie suffisante, le responsable hiérarchique devra être particulièrement vigilant en mettant en place un accompagnement prioritaire et renforcé.

Le télétravail exceptionnel s’effectue en priorité avec du matériel professionnel (équipements mis à disposition par l’employeur), mais peut également s’effectuer avec du matériel personnel. En cas d’impossibilité technique (absence de matériel professionnel et personnel), les collaborateurs concernés peuvent être affectés à de nouvelles missions.

Le télétravail occasionnel

Le télétravail peut être mis en œuvre de façon occasionnelle, par accord réciproque, pour faire face à une contrainte individuelle ponctuelle.

Conditions de mise en œuvre :

Il est recouru au télétravail occasionnel lorsque le collaborateur fait face à des évènements impondérables ne lui permettant pas de quitter son domicile pour venir travailler dans les locaux de l’entreprise (exemples : aléas climatiques, grèves massives des transports, pics de pollution interdisant la circulation de certains véhicules et/ou de certaines personnes, situation de proche-aidant, problématique personnelle…).

Le télétravail est dans ce cas la solution pour permettre au collaborateur de travailler malgré la difficulté importante ou l’impossibilité de se rendre sur le lieu de travail.

Modalités de mise en œuvre et d’exécution :

Sauf urgence, le collaborateur souhaitant bénéficier d’une journée de télétravail occasionnel doit en faire la demande à son responsable hiérarchique dans les meilleurs délais par courriel (ou tout autre moyen en cas d’impossibilité d’adresser un courriel) Le télétravail occasionnel ne pourra être mis en œuvre qu’en cas d’accord du responsable hiérarchique, en fonction des nécessités du service et des contraintes de la continuité de service. Le responsable hiérarchique doit ainsi faire part de sa réponse à la demande par écrit sous les mêmes formes.

Le recours au télétravail occasionnel peut se cumuler avec le télétravail habituel sous réserve du bon fonctionnement du service.

Ce télétravail occasionnel ne fait pas l’objet d’un avenant au contrat de travail. Mais le collaborateur et son responsable hiérarchique doivent se mettre d’accord sur les modalités et la durée prévisionnelle de mise en place de ce télétravail.

Il s’effectue dans les mêmes conditions que le télétravail habituel mais peut donner lieu à des modalités d’exécution définies conjointement par le collaborateur et son responsable hiérarchique.

Le collaborateur et son responsable hiérarchique s’engagent à mettre fin à la situation de télétravail occasionnel dès que la situation ponctuelle justifiant son recours a pris fin.

Le télétravail adapté pour raisons médicales

Les parties au présent accord souhaitent favoriser le recours au télétravail pour accompagner des situations individuelles particulières.

Conditions de mise en œuvre :

Un télétravail adapté peut être mis en place notamment dans les situations individuelles suivantes :

• Problématiques graves et durables de santé,

• Retour de longue maladie,

• Handicap,

• Grossesse.

Lorsqu’un collaborateur se trouve dans l’une des situations ci-dessus précisées, un télétravail adapté peut être mis en place uniquement sur prescription médicale du médecin du travail.

Des aménagements techniques et matériels au domicile du collaborateur ainsi que des aménagements organisationnels peuvent ainsi être mis en place en lien avec le médecin du travail, le responsable hiérarchique et la Direction des Ressources Humaines, sous réserve de la faisabilité technique et organisationnelle.

Modalités de mise en œuvre et d’exécution :

Le télétravail adapté fait l’objet d’un avenant temporaire formalisant les conditions particulières de sa mise en œuvre, qui peuvent être différentes de celles du télétravail habituel.

Ces modalités d’exécution, et notamment le temps de présence minimum sur site, doivent être déterminées, après concertation avec la médecine du travail, et en accord avec le responsable hiérarchique afin de permettre tant l’accompagnement que le bon accueil du collaborateur dans son collectif de travail.

La situation de télétravail adapté prend fin à la date de fin de l’avenant temporaire. Le collaborateur et son responsable hiérarchique s’engagent à mettre fin à la situation de télétravail à l’issue de la situation médicale ayant justifié sa mise en place.

Article II : Le télétravail habituel

A l’issue du calendrier de déploiement précisé à l’article 2.7 ci-dessous, chaque collaborateur de la société qui le souhaite et qui répond aux conditions, peut demander à recourir à un télétravail habituel formalisé par un avenant à son contrat de travail.

Le principe de l’engagement réciproque

Le télétravail est une organisation du travail souple, agile, performante, et fondée sur une relation de confiance entre le collaborateur, son responsable hiérarchique et l’entreprise. Il doit concourir à la performance et à la continuité des activités.

Le télétravail est volontaire et ne constitue ni une obligation, ni un droit acquis. Il résulte d’un double consentement du collaborateur et de l’employeur.

L’accord entre les deux parties est formalisé par un avenant sans pour autant faire de cette modalité d’exécution du travail un élément essentiel du contrat.

Par la signature de cet avenant, le télétravailleur et l’entreprise s’engagent à respecter toutes les modalités et conditions définies ci-après et à s’inscrire dans l’esprit de confiance inhérent à ce format de collaboration.

Si l’une des parties estime que l’équilibre des avantages réciproques est rompu, elle s’oblige à en faire part à l’ensemble des parties prenantes dans l’objectif de le rétablir.

Le critère d’accès au télétravail : l’autonomie a son poste

Le dispositif du télétravail est accessible à tout collaborateur de l’entreprise, quelle que soit la nature de son contrat de travail et quelle que soit la durée de son temps de travail, sous réserve du respect d’un temps de présence minimum sur site (voir ci-après).

Sont éligibles au télétravail l’ensemble des postes de travail pouvant être exercés au moins partiellement à distance. A ce titre, les services qui ont par nature des postes requérant une présence physique permanente, feront l’objet d’une étude spécifique afin de permettre le recours au télétravail lorsque cela est possible (tâches télétravaillables).

Préalablement à la mise en place du télétravail, le responsable hiérarchique doit s’assurer que le collaborateur est suffisamment autonome afin que ce télétravail n’impacte pas la qualité de service aux clients et l’organisation de l’équipe.

Il est précisé que la mise en place du télétravail peut s’effectuer dès l’embauche d’un nouveau collaborateur lorsque celui-ci en a effectué la demande dans le cadre de son recrutement et qu’il remplit les critères d’éligibilité ci-dessus précisés.

Les travailleurs handicapés pourront, à leur demande, exercer leur activité en télétravail, dès l’embauche ou au cours de l’exécution de leur contrat, dès lors que leur poste y est éligible. Ils bénéficieront de mesures appropriées facilitant l’accès au télétravail, définies en lien étroit avec le service RH et la médecine du travail, en fonction des adaptations rendues nécessaires par la situation personnelle du collaborateur.

Pour être éligible au télétravail, le collaborateur doit faire preuve d’une autonomie suffisante, qui n’est pas obligatoirement inhérente à une ancienneté minimale.

Cette autonomie est librement appréciée par son responsable hiérarchique, accompagné si besoin par le responsable des ressources humaines, sur la base de critères de savoirs, savoir-faire et de savoir-être objectivés et partagés.

Il sera ainsi mis à la disposition des responsables, dans le formulaire de demande, un support d’aide à la discussion et à la décision.

A titre d’exemple, le collaborateur, en maîtrise de son emploi, devra notamment avoir :

• une bonne connaissance des applications informatiques, des procédures et des règles applicables,

• une bonne capacité d’organisation,

• une bonne intégration dans son équipe et son environnement,

• une aisance à communiquer avec son équipe et l’entreprise,

• une parfaite maitrise des outils de communication (informatiques notamment)

• une fiabilité des reportings de son activité.

Si son responsable hiérarchique estime que le collaborateur n’est pas éligible au télétravail, un plan d’actions sera mis en place afin que le collaborateur puisse améliorer sa capacité d’autonomie.

Enfin, même lorsqu’il est éligible au télétravail, le collaborateur doit respecter les conditions ci-après précisées, notamment concernant la confidentialité (activités non télétravaillables) et la sécurité. A défaut, la clause de réversibilité pourra être mise en œuvre.

Le processus d’accès

Conformément au calendrier de déploiement ci-après précisé (article 2.7), chaque direction doit définir les modalités de mise en place du télétravail au sein des différentes équipes la composant en application des règles du présent accord et en tenant compte des contraintes opérationnelles de chaque service.

Le responsable hiérarchique doit s’assurer que les conditions opérationnelles sont réunies afin de permettre la mise en œuvre du télétravail.

Un mode opératoire détaillant les différentes étapes sera communiqué aux responsables hiérarchiques :

1. Le responsable hiérarchique détermine collectivement avec les membres de son équipe les modalités de recours au télétravail.

Les points suivants doivent notamment être étudiés : service à délivrer aux clients, besoin en matériels, nombre de jours, détermination des activités télétravaillables et non télétravaillables (notamment au regard du respect de la confidentialité - cf documents non dématérialisés), modalités d’occupation du ou des bureaux sur site…

2. Le responsable hiérarchique mène un entretien individuel avec chaque membre de l’équipe afin de préciser les demandes et contraintes individuelles de chacun.

A l’issue de ces entretiens individuels, chaque collaborateur volontaire exprime sa demande en complétant le formulaire disponible sur l’intranet qu’il transmet à son responsable hiérarchique.

Son responsable hiérarchique étudie cette demande au regard de l’organisation et de l’exigence de continuité de service ainsi qu’en fonction de l’autonomie du demandeur.

Un échange est organisé entre le collaborateur concerné et son responsable hiérarchique afin d’apprécier notamment les modalités d’application du télétravail souhaitées par le collaborateur et celles qui pourraient être envisagées.

Sont notamment évoqués lors de cet échange les modalités d’organisation du travail, les canaux de communication privilégiées (mails ou téléphone), et le choix des jours de télétravail en fonction des tâches/missions à réaliser et des contraintes du service.

Cet entretien peut avoir lieu à tout moment de l’année.

La réponse, positive ou négative, est apportée au collaborateur par son responsable hiérarchique dans un délai maximal de 2 mois. En cas de refus, la réponse est motivée.

En cas d’accord, un avenant est établi par la Direction des Ressources Humaines. Cet avenant précisera notamment le nombre de jours de télétravail par semaine.

En cas de désaccord, le collaborateur peut saisir un responsable RH et/ou un représentant du personnel afin que sa demande soit étudiée.

3. Le responsable hiérarchique s’assure de la mise en place individuelle et collective : mise à disposition du matériel par la DSI et signature d’un avenant pour une durée d’un an avec tacite reconduction avec la DRH.

   4. Les modalités d’exercice

Il est préalablement précisé que les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels et sociaux que ceux applicables aux collaborateurs en situation comparable qui travaillent exclusivement au sein des locaux de l’entreprise.

Ainsi, le collaborateur télétravailleur :

• est soumis aux dispositions du règlement intérieur et de ses annexes,

• a le même accès à la formation professionnelle et aux possibilités de déroulement de carrière, bénéficie des entretiens individuels, de la politique d’évaluation et de révision salariale, dans les mêmes conditions que les collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise,

L’exercice du travail sous forme de télétravail modifie uniquement les règles relatives à la localisation du collaborateur sans modifier les autres aspects de l’organisation et des obligations du travail.

La charge de travail et les critères de résultats exigés du télétravailleur sont équivalents à ceux des collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Le lieu d’exercice

Le télétravail est exercé prioritairement au domicile du collaborateur et ce afin de protéger au mieux les données confidentielles et de permettre à l’employeur de s’assurer des conditions du télétravail.

Par exception et après accord du responsable hiérarchique, le collaborateur peut ponctuellement télétravailler d’un autre lieu que son domicile, à condition que ce lieu se situe au sein d’un pays de l’Union Européenne.

Enfin, le lieu du télétravail peut être le domicile de l’aidé pour les collaborateurs proches-aidants.

Dans tous les cas, s’il n’est pas exigé que le collaborateur bénéficie d’une pièce dédiée au télétravail, il s’engage toutefois à télétravailler dans un environnement compatible avec l’exercice de son travail, lui permettant de garantir la continuité de ses missions, d’assurer la confidentialité de ses activités, et répondant aux normes de sécurité définies par le présent accord (article 3.2 ci-après).

Le collaborateur doit notifier à la société (changement dans IRH) dans les plus brefs délais tout changement d’adresse de son domicile.

En cas de télétravail dans un autre lieu que son domicile, il doit informer le service Ressources Humaines de l’adresse du lieu de télétravail et fournir l’accord express de son responsable hiérarchique.

Les équipements informatiques et autres matériels

Matériels informatiques

Les parties au présent accord conviennent que le niveau d’équipement relève du domaine décisionnel de l’employeur.

Il est précisé que le télétravail habituel doit s’exercer exclusivement avec du matériel professionnel (pas d’équipement personnel) mis à disposition du collaborateur par l’entreprise, selon un standard établi pour chaque métier/service.

Le matériel fourni au télétravailleur reste l’entière propriété de l’entreprise et doit être utilisé à des fins professionnelles conformément aux dispositions de la charte de l’utilisateur SI annexée au règlement intérieur. Le télétravailleur doit prendre soin de l’équipement qui lui est confié et en assurer la bonne conservation ainsi que des données qui y sont stockées. Il doit informer sans délai l’entreprise en cas de panne, de mauvais fonctionnement, de détérioration, de perte ou vol du matériel mis à disposition.

Il est rappelé que le télétravailleur bénéficie du support technique à distance de la DSI dans les mêmes conditions que les collaborateurs présents dans les locaux de l’entreprise.

En cas d’incident technique empêchant le télétravailleur d’effectuer normalement son activité dans le cadre du télétravail, il doit en informer immédiatement son responsable hiérarchique qui prend alors les mesures appropriées pour assurer la bonne organisation de l’activité. La réponse qui sera apportée dépendra de la nature du dysfonctionnement constaté.

En signant un avenant relatif au télétravail, le collaborateur s’engage expressément à disposer d’une connexion internet :

• dont il aura préalablement testé la fiabilité et la conformité conformément à la procédure fournie par la DSI,

• et sécurisée dont il garantit l’accès fermé / privé (pas de wifi public).

Autres matériels

Toute demande individuelle de matériel spécifique, type matériel ergonomique, justifiée par une prescription médicale du médecin du travail, sera étudiée par le responsable hiérarchique, la DRH et la DSI.

Nombre de jours et organisation hebdomadaire

Le présent accord fixe les modalités générales d’organisation du télétravail mais confie à chaque responsable hiérarchique le pouvoir d’organiser les activités de son équipe afin de garantir une qualité et une continuité de service aux clients.

Nombre maximal de jours télétravaillés

Afin de respecter le principe d’une présence majoritaire sur site, un télétravailleur à temps complet ayant signé un avenant peut télétravailler jusqu’à 2 jours par semaine.

Le responsable hiérarchique définit, en fonction de l’autonomie et des activités inhérentes au poste du collaborateur (notamment au regard de son caractère télétravaillable), le nombre de jours hebdomadaires où le collaborateur doit être présent sur site.

Les collaborateurs à temps partiel (peu importe la durée contractuelle) peuvent télétravailler sous réserve de respecter la règle de 3 jours de présence sur site.

L’organisation hebdomadaire est fixée par le responsable hiérarchique en privilégiant une organisation par journée complète.

Organisation hebdomadaire

Les jours de télétravail sont discutés entre le collaborateur et son responsable hiérarchique. L’organisation hebdomadaire (répartition des jours télétravaillés et des jours de présence sur site) est fixée par le responsable hiérarchique.

Cette organisation est précisée par écrit (courriel) par le responsable hiérarchique au collaborateur. Elle peut être aménagée ponctuellement (cf article 2.5.2) sous réserve d’un délai de prévenance de 24 heures, ou modifiée (article 2.5.3) sous réserve d’un délai de prévenance de 3 jours ouvrés.

Hors nécessité de continuité de service actée par le responsable hiérarchique, il n’est pas fixé un jour de présence sur site obligatoire pour tous les membres d’une équipe. En cas de nécessité, le responsable hiérarchique peut ponctuellement imposer une présence obligatoire pour l’ensemble de son équipe au cours d’une semaine.

Afin de garantir la continuité de service, le responsable hiérarchique peut prendre certaines mesures spécifiques dans l’organisation du télétravail au sein de son équipe telles que notamment la limitation du télétravail à certains jours de la semaine, réduction ou absence de télétravail, ou encore augmentation du nombre de jours de télétravail dans la semaine, durant certaines semaines dans le mois ou certaines périodes d’été, etc.

L’organisation hebdomadaire tient compte des modalités d’occupation des bureaux au sein des sites qui seront définies dans le cadre d’un projet de flex office.

En tout état de cause, il n’existe pas de principe de « report » des jours de télétravail en cas de jours fériés ou d’absence du collaborateur de demande de présence sur site du responsable hiérarchique, ou de nécessité/rendez-vous client.

Le pilotage de cette organisation hebdomadaire sera assuré par la déclaration par le collaborateur des journées de télétravail dans l’outil IRH.

5. Adaptation, aménagement temporaire et réversibilité

   4. Période d’adaptation

L’avenant à durée déterminée à tacite reconduction prévoit une période d’adaptation d’une durée d’un mois de travail effectif pour les collaborateurs n’ayant jamais télétravaillés dans l’entreprise.

Durant cette période, le collaborateur et son responsable hiérarchique pourront apprécier la compatibilité du télétravail avec l’activité du télétravailleur et son impact sur le fonctionnement du service.

Pendant cette période d’un mois, chacune des parties peut mettre fin à cette forme d’organisation du travail par un écrit motivé sous réserve du respect d’un délai de prévenance d’au moins 2 jours. Dans ce cas, le collaborateur reprend l’exercice de son activité intégralement sur son site de rattachement.

Un entretien entre le collaborateur et son responsable hiérarchique est organisé à l’issue de cette période d’adaptation afin de faire un bilan réciproque sur la mise en œuvre du télétravail.

Suspension ou aménagement temporaire

Le télétravail peut temporairement être interrompu, réduit (réduction du nombre de jours hebdomadaire) ou augmenté :

- à la demande du collaborateur pour des raisons professionnelles ou personnelles ;

- et/ou de son responsable hiérarchique pour des raisons relatives à la continuité de l’activité, de formation ou d’intégration, ou d’organisation du service.

Sauf accord des parties, un délai de prévenance de 24 heures devra être respecté.

Dans le cas d’une difficulté technique inopinée (problème de connexion), le télétravailleur informe son responsable hiérarchique et revient travailler sur site dans les plus brefs délais.

Dans tous les cas, le ou les jours de télétravail non effectués, pour quelle que raison que ce soit, ne sont pas reportés.

Modification et Réversibilité

La situation de télétravail est étudiée chaque année dans le cadre de l’entretien annuel du collaborateur. L’échange entre le manager et le collaborateur devra porter sur les critères d’accès et les modalités d’organisation. Les points suivants seront abordés dans ce cadre :

• l’autonomie du collaborateur,

• la continuité de service,

• le nombre de jour et l’organisation hebdomadaire ;

• le droit à la déconnexion,

• l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle,

• le management à distance (télétravailleur avec son responsable hiérarchique et responsable hiérarchique avec son responsable hiérarchique).

L’objectif est d’examiner si cette modalité répond toujours aux exigences de performance, d’efficacité et d’équilibre vie professionnelle/vie personnelle. Si ce n’est pas le cas, le collaborateur et son manager recherchent des solutions avec l’aide du Responsable Ressources Humaines si besoin.

Dans ce cadre, l’organisation hebdomadaire du télétravail habituel peut être modifiée (réduction du nombre de jours télétravaillés et/ou modification des jours télétravaillés dans la semaine) sous réserve du respect d’un délai de prévenance de 3 jours ouvrés.

En cas de constat d’une difficulté, il sera mis fin au télétravail :

• à la date d’anniversaire de l’avenant,

• à tout moment sous réserve du respect d’un délai de prévenance d’un mois.

Il pourra ainsi être mis fin au télétravail :

• à la demande du collaborateur,

• ou à l’initiative de l’entreprise en cas d’évolution :

  • de l’activité (évolution des outils, transformation du métier…) et/ou de l’équipe (évolution du management et/ou de l’organisation,…)

  • et/ou de la situation du collaborateur (notamment mobilité sur un nouvel emploi, impossibilité technique de poursuivre le télétravail…)

  • ou de la qualité de l’exécution de ses missions : non respect des règles de sécurité ou de confidentialité, perte d’autonomie, baisse significative de sa performance établie sur des faits tangibles, des données vérifiables et au regard des objectifs qui lui sont fixés, etc…

Cette décision de mettre fin à la situation de télétravail est formalisée par un écrit notifié à l’autre partie.

La prise en charge des frais

La mise en place d’un télétravail habituel par la signature d’un avenant ouvre droit à la perception d’une indemnité forfaitaire d’un montant de 5 euros nets par mois pour un jour de télétravail hebdomadaire contractuel (soit 5 euros par mois lorsque l’avenant prévoit 1 jour de télétravail par semaine et 10 euros par mois lorsque l’avenant prévoit 2 jours de télétravail par semaine).

Cette indemnité est réputée couvrir l’ensemble des frais occasionnés par l’exercice du télétravail.

En application des dispositions applicables en la matière à la date de signature du présent accord, cette indemnité est exonérée de cotisations sociales.

Le macro process de deploiement

Dans un délai de 2 mois à compter de la signature du présent accord, chaque Directeur devra établir un plan de mise en place progressive du télétravail au sein des différentes équipes composant sa direction.

Ce calendrier devra tenir compte des impératifs de l’activité ainsi que des contraintes matérielles, notamment informatiques.

A l’issue de ce délai de 2 mois, chaque direction présentera à ses équipes le calendrier et les modalités définis et chaque responsable hiérarchique pourra mettre en place les différentes étapes du processus d’accès précisées à l’article 2.3 ci-dessus.

Il est convenu qu’après un délai de 6 mois de mise en œuvre effective du présent accord, un Directeur Comex pourra présenter au DRH une demande d’expérimentation dérogatoire, pour tout ou partie de sa Direction, d’extension à 3 jours hebdomadaires de télétravail (soit 2 jours de présence sur site, quelle que soit la durée contractuelle de travail).

Article III : Dispositions communes

Les dispositions ci-dessous sont applicables à toutes les formes de télétravail prévues dans cet accord (habituel, exceptionnel, occasionnel ou adapté).

3.1. Les horaires de travail et le droit à la déconnexion

L’exécution du travail en télétravail n’a aucune incidence sur le temps de travail du collaborateur. La durée journalière de travail est la même, que le collaborateur soit sur site ou en télétravail.

Le télétravailleur gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles applicables, en respectant les pratiques et usages de l’entreprise.

Le temps de travail exercé au titre du télétravail est décompté comme temps de travail effectif sur les mêmes bases que celui qui aurait été retenu si le télétravailleur avait travaillé dans les locaux de l’entreprise.

Aussi, le télétravailleur s’engage à respecter notamment :

• le repos quotidien, d’une durée de 11 heures consécutives,

• le repos hebdomadaire de 2 journées consécutives,

• les plages horaires en vigueur au sein de l’entreprise,

• d’une manière générale, le respect des durées maximales de travail, 

• l’ensemble des dispositions relatives au temps de travail dont il relève, et notamment le badgeage s’il est concerné.

Le télétravailleur doit être en mesure de se connecter à distance dans le cadre des horaires d’ouverture de l’entreprise. Il doit être joignable par téléphone (professionnel ou softphone) et messagerie :

• pendant son temps d’activité défini par son responsable hiérarchique,

• et a minima sur les plages horaires fixes applicables au sein de l’entreprise si son temps de travail est décompté en heures.

La charge de travail est réputée correspondre au volume de travail habituel du collaborateur. En conséquence, elle ne doit pas générer de dépassement en termes de temps de travail effectif. En cas de difficultés pour réaliser ou achever les travaux qui lui sont confiés, il est demandé au collaborateur de contacter au plus vite sa hiérarchie afin d’envisager toute solution appropriée.

Conformément à la charte des utilisateurs SI annexée au règlement intérieur de l’entreprise, il est reconnu au télétravailleur un droit à la déconnexion en dehors de son temps de travail badgé et de 20h à 7h s’il relève du forfait jour.

La sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au télétravailleur et à l’employeur qui s’engagent mutuellement à les respecter.

Par la signature de son avenant, le collaborateur déclare sur l’honneur disposer des conditions matérielles permettant de travailler en toute sécurité et compatibles avec le télétravail.

Il s’engage ainsi :

• à disposer d’une qualité de connexion internet fiable et sécurisée (cf article 2.4.2), c’est-à-dire dont il aura préalablement testé la conformité. A ce titre, il est interdit de télétravailler par le biais d’une connexion wifi ouverte/publique,

• à bénéficier d’une installation électrique conforme lui assurant sa sécurité,

• à s’assurer une bonne posture. A ce titre, il est rappelé que des conseils relatifs à la posture et au travail sur écran sont disponibles sur l’intranet de l’entreprise.

Tout accident survenu au télétravailleur sur le lieu d’exercice du télétravail pendant le temps de travail est présumé être un accident du travail. Il est donc soumis au même régime que s’il était survenu dans les locaux de l’entreprise.

Aussi, si un télétravailleur est victime d’un accident pendant une période de télétravail, il devra en informer l’employeur, dans le respect des dispositions du règlement intérieur.

En conséquence, tout télétravailleur, quel que soit son temps de travail contractuel et les modalités de décompte de ce temps (horaires ou forfait jours), a l’obligation de déclarer ses journées de télétravail dans le logiciel IRH (les modalités de cette déclaration font l’objet d’une information dans le cadre de la formation préalable).

Enfin, en signant un avenant relatif au télétravail, le collaborateur atteste sur l’honneur avoir souscrit une assurance multirisques habitation couvrant l’exercice d’une activité professionnelle à son domicile.

La confidentialité

Les parties au présent accord insistent sur le risque renforcé d’intrusion informatique et de divulgation des données confidentielles que représente le télétravail. L’entreprise exerçant une profession règlementée, elle s’oblige à respecter et à faire respecter par les collaborateurs l’ensemble de ses obligations légales et règlementaires.

A ce titre, le télétravailleur s’engage à respecter les règles applicables dans l’entreprise en matière d’utilisation du matériel informatique, de sécurité et de protection des données, notamment précisées par la charte d’utilisation des systèmes d’information annexée au règlement intérieur.

Quel que soit son poste de travail, le collaborateur s’engage à ne pas :

• apporter des documents professionnels, sous format papier, sur son lieu de télétravail,

• imprimer ou scanner des documents professionnels sur son lieu de télétravail.

En fonction du niveau de confidentialité des activités du service auquel est rattaché le collaborateur et des missions inhérentes à son emploi, le responsable hiérarchique du collaborateur doit lui préciser les tâches spécifiques ne pouvant être exercées en télétravail.

Il est rappelé que les matériels mis à disposition du télétravailleur doivent être utilisés exclusivement par le collaborateur pour les besoins de son activité professionnelle.

Il s’engage notamment à prendre toutes les précautions pour garantir et assurer la confidentialité et l’intégrité des travaux, documents, systèmes d’information et matériels qui lui sont confiés dans l’exercice de ses fonctions conformément aux règles internes de l’entreprise.

À ce titre, le télétravailleur porte une attention particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ses moyens d’authentification qui sont personnels, confidentiels et incessibles.

Les collaborateurs concernés par un engagement contractuel à respecter le secret médical du fait de la nature de leur fonction, doivent être particulièrement vigilants à cette obligation renforcée concernant le traitement de données personnelles et médicales.

Les mesures d’accompagnement

Conformément aux préconisations de l’Accord National Interprofessionnel du 26 novembre 2020, les parties rappellent qu’il est primordial d’identifier les risques professionnels inhérents aux modalités d’organisation du travail que représente le télétravail.

Les travaux de l’INRS permettent ainsi d’identifier ces divers risques, à savoir :

• les risques liés à l’environnement de travail : l’environnement domestique, matériel, social ;

• les risques liés aux outils et aux ressources : dépendance des situations de travail ou outils technologiques, accès aux applicatifs de travail et aux dossiers, la qualité du service support informatique ;

• les risques liés à l’autonomie et la charge de travail : gestion de l’autonomie et de l’organisation personnelle, la maîtrise du temps de travail, l’équilibre vie professionnelle/ vie privée ;

• les risques liés à la relation avec le manager : réorganisation du travail, suivi de l’activité, coexistence de télétravailleurs et non télétravailleurs ;

• les risques liés au collectif de travail : maintien du collectif, visibilité du télétravailleur.

En prévention de ces risques, il est décidé de mettre en place les actions de formation et de communication suivantes.

E-learning de bonnes pratiques

Chaque télétravailleur sera invité à suivre un module e-learning de bonnes pratiques.

Ce module aborde les thèmes suivants :

• Le travail sur écran et les troubles musculo-squelettiques,

• La gestion du temps,

• La déconnexion,

• Le respect de la vie privée

• ….

Chaque télétravailleur peut également, sur demande, bénéficier d’une formation aux outils informatiques, notamment collaboratifs, dispensée par les ambassadeurs postes 3.0 ou par le service informatique.

Formation des responsables hiérarchiques au management à distance

L’ensemble des managers et responsables de l’entreprise ont suivi une formation « management à distance » au cours de l’année 2020.

Chaque nouveau manager ou responsable bénéficiera de cette formation dans les mois suivants son arrivée.

Cette formation abordera notamment la notion de confiance inhérente à la relation managériale.

Communication d’un guide des bonnes pratiques

Un guide des bonnes pratiques formalisant les conseils est accessible à tout moment pour les collaborateurs sur l’intranet.

Il sera régulièrement mis à jour.

Article IV : Dispositions Finales

4.1. Champ d’application

Le présent accord s'applique à tous les collaborateurs de la Société VERLINGUE.

Ses dispositions annulent et remplacent les dispositions de la charte relative au télétravail et son avenant précédemment en vigueur au sein de l’entreprise.

4.2. Entrée en vigueur, durée et phase de transition

Le présent accord entrera en vigueur à compter de sa signature pour une durée déterminée de 3 ans et à compter du moment où le télétravail exceptionnel lié à la pandémie Covid19 sera levé.

Le télétravail habituel (article 2) sera déployé selon le calendrier précisé à l’article 2.7.

A défaut de signature d’un avenant de renouvellement, le présent accord cessera ainsi de produire effet à l’issue de ces trois ans.

4.3. Modalités de suivi

Un bilan de l’application de cet accord sera présenté au CSE chaque trimestre en 2021 puis chaque année au mois de décembre pour les années 2022 et 2023.

Les indicateurs suivants seront présentés avec la distinction femmes/hommes :

• Nombre de télétravailleurs habituels avec distinction nombre de jours de télétravail hebdomadaires, temps plein/temps partiel, et par Direction ;

• Nombre de mise en place de télétravail adapté ;

• Nombre de refus ;

• Nombre de réversibilités.

Ce bilan portera également sur les éventuelles expérimentations d’un télétravail étendu à 3 jours mis en place dans certaines directions.

4.4. Dépôt et publicité

Un exemplaire du présent accord dûment signé sera remis à chaque signataire.

Le présent accord sera déposé par l’employeur sur la plateforme de télétransmission (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) et ce conformément aux dispositions légales en vigueur au moment de la conclusion du présent accord. Une version supplémentaire anonymisée sera également téléversée à des fins de publication sur la Base nationale des accords collectifs.

Afin d’être porté à la connaissance des collaborateurs, cet accord sera mis en ligne sur l’intranet de la Société.

Fait à Quimper,

Le 22 mars 2021,

A signer et parapher sur chaque page pour les 2 exemplaires originaux

La société VERLINGUE

Représentée par

L’organisation syndicale CFDT

Représenté par le Délégué Syndical,

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1. La notion de « responsable hiérarchique » dans le présent accord correspond au N+1 du collaborateur, que ce dernier soit responsable, manager ou directeur↩