Accord sur le Télétravail,

à l’usage exclusif des salariés de la société SYSOCO

Il a été convenu ce qui suit

PREAMBULE

Comme défini par l’Accord National Interprofessionnel du 19 juillet 2005, le télétravail est une forme d’organisation et/ou de réalisation du travail, utilisant les technologies de l’information dans le cadre d’un contrat de travail et dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué hors de ces locaux de façon régulière.

Dans le cadre d'une réflexion sur une nouvelle organisation du travail plus opérationnelle, la société a souhaité mettre en place le télétravail. En effet, le télétravail doit permettre d’améliorer de la qualité de vie au travail des collaborateurs de la société, d’améliorer l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle y compris la vie familiale tout en maintenant l’efficacité et de contribuer au développement durable (réduction de l’empreinte carbone : en réduisant le nombre de trajets domicile travail et réduisant les émissions de carbone liées à notre activité).

Les parties signataires soulignent les principaux facteurs de réussite essentiels de ce mode d’organisation du travail :

Un accord de confiance mutuelle entre le salarié et son responsable hiérarchique

Une forte autonomie et responsabilisation du salarié.

Le présent accord a pour objet de préciser le cadre général applicable au télétravail au sein de SYSOCO.

Ses dispositions s’inscrivent dans le cadre de l’Accord National Interprofessionnel (ANI) du 19 juillet 2005 sur le télétravail, de la loi du 22 mars 2012 (2012-387), de l’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 - art. 21-, de la loi du 29 mars 2018 (2018-217) et du Code du Travail (art. L.1222-9 à art. L.1222-11).

Cet Accord est applicable exclusivement aux salariés de la société X.

DEFINITION ET CHAMP DU TELETRAVAIL

Définition du télétravail

Définitions

Le télétravail désigne, au sens de l’article L 1222-9 du code du travail et des dispositions de l’article 24 de l’ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017, toute forme d’organisation du travail, dans lequel un travail, qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

En pratique le télétravail est, pour un salarié, une possibilité d’organisation de son travail lui permettant l’exercice d’une partie de son activité professionnelle depuis son domicile, c’est-à-dire son lieu de résidence habituelle.

Les bénéficiaires

Principes généraux

Le télétravail est un droit du salarié qui s’inscrit dans une démarche volontariste.

Sa mise en œuvre doit répondre à un certain nombre de conditions, notamment en termes de faisabilité technique et organisationnelle.

Si un salarié exprime le désir d’opter pour le télétravail, l’employeur peut, après examen, accepter ou refuser cette demande.

Le refus d’un salarié d’accepter un poste de télétravailleur n’est pas, en soi, un motif de rupture de son contrat de travail.

Le télétravail est réversible.

Conditions d’éligibilité (OBLIGATOIRE)

Le télétravail est uniquement ouvert aux activités de la société pouvant être exercées à distance et compatibles avec les objectifs professionnels des salariés à savoir la qualité et la continuité de leurs missions.

Par conséquent, sont éligibles au télétravail les activités répondant aux critères suivants :

• L’activité ne requiert pas une présence permanente dans les locaux de la société

• La nature du travail effectué est compatible avec l’utilisation des technologies de l’information

• L’occupation d’un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service, la configuration de l’équipe de rattachement et la qualité du service rendu au client

• La nature des activités exercées ne doit pas impliquer l’usage quotidien de données confidentielles non manipulables hors site

• Le télétravail ne doit avoir aucune conséquence sur la qualité du travail rendu

Pour être éligible au télétravail, le collaborateur doit remplir les conditions suivantes :

• Être titulaire d’un CDI ou d’un CDD

• Travailler à temps plein ou à temps partiel à condition dans ce cas que le temps de travail soit au moins égal à 80 %

• Justifier d’une ancienneté minimale de six mois au sein de la société afin de garantir la bonne intégration du collaborateur à la communauté et à l’organisation du travail

• Être en capacité à travailler à distance de façon autonome, ne nécessitant pas un soutien managérial rapproché

• Répondre aux exigences techniques minimales requises à son domicile pour exécuter ses missions en télétravail, en particulier disposer d’un espace de travail conforme.

Cas d’exclusion

Outre les collaborateurs ne remplissant pas les conditions d’éligibilité, pourront être refusées les demandes de collaborateurs :

• Dont les fonctions exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de la société

• Dont les fonctions impliquent l’accès et le traitement de certaines données de type confidentiel…,

• Disposant d’un statut de stagiaires, alternants…

Cas particuliers

Le télétravail sera favorisé pour les travailleurs handicapés (bénéficiant d’une RQTH : Reconnaissance de Qualité de Travailleur Handicapé). A ce titre, des aménagements particuliers au poste de travail pourront être étudiés ; des formules de télétravail non prévues par le présent accord pourront également être mises en œuvre à titre individuel et à la demande expresse du salarié, après avis du médecin du travail.

MODALITE DU TELETRAVAIL

Les modalités de passage en télétravail (obligatoire)

Demande écrite du salarié

A l’exception des circonstances particulières prévues à cet accord, le télétravail est à l’initiative du salarié. Il est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique du salarié, qui apprécie la demande en fonction des conditions d’éligibilité.

Le salarié qui exprime le désir d’opter pour le télétravail en informe son responsable hiérarchique par écrit. Cette demande peut se faire par message électronique (avec courrier en pièce jointe), lettre remise en main propre ou par lettre recommandée. Une copie de cette demande sera également adressée à la RH de l’entité et devra systématiquement être accompagnée des attestations nécessaires.

Un entretien a lieu afin que la RH et que le responsable hiérarchique prennent la décision d’accéder ou non à la demande.

Une réponse sera faite dans un délai maximum d’un mois (à compter de la date de remise ou d’envoi de la demande) par la RH. Une copie de la réponse sera également adressée à la commission de suivi du télétravail. Passé ce délai le salarié peut faire appel à la commission du suivi du télétravail pour connaître la réponse à la demande.

Dans tous les cas la RH en collaboration avec le responsable hiérarchique, doit motiver sa réponse par écrit :

En cas d’acceptation le responsable hiérarchique fournit au salarié l’ensemble des informations relatives aux conditions d’exécution du télétravail,

En cas de réponse négative cette décision motivée sera portée à la connaissance du salarié. Une copie de la réponse sera adressée à la commission de suivi du télétravail.

Les principaux motifs de refus de passage en télétravail peuvent être :

• Le non-respect des conditions d’éligibilité

• Des raisons d’impossibilité techniques

• Des raisons de confidentialité des informations et données traitées

• D’une désorganisation réelle au sein de l’activité

• D’une autonomie insuffisante du salarié, celle-ci étant indispensable pour effectuer un travail en étant isolé.

Avenant au contrat de travail

La mise en œuvre du télétravail fera l’objet d’un avenant au contrat de travail, d’une durée de 12 mois renouvelable tacitement dans la limite de la durée de validité de l’accord. Il précisera notamment :

• Le lieu d’exercice du télétravail

• Les modalités d’exécution du télétravail (le/les jour(s) convenu(s), plages horaires pendants lesquelles le salarié pourra être contacté…)

• La durée de la période d’adaptation

• Les conditions de réversibilité

• Le matériel mis à disposition du salarié

• Les restrictions d’utilisation des équipements informatiques et leur sanction

L’avenant devient automatiquement caduc en cas de changement de poste.

L’accord sur le recours au télétravail vaut acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail définies dans le cadre du présent accord.

Attestation et assurances

A l’occasion de sa demande écrite, le salarié doit délivrer à l’employeur :

• Une attestation stipulant qu’il dispose d’une installation adaptée à son domicile pour la mise en œuvre du télétravail (conformité électrique, existence d’un accès internet à haut débit, espace de travail exclusif de toute forme de nuisance professionnelle et conforme aux règles d’hygiène et de sécurité applicables à tout travailleur).

• Une attestation de sa compagnie d’assurances confirmant le fait que la situation de télétravail du salarié soit bien prise en compte dans le contrat d’assurance multirisque habitation, et que celui-ci couvre désormais sa présence pendant les journées de travail effectuées à son domicile.

De son côté, la société doit obtenir l’extension de sa police d’assurance Responsabilité Civile d’Exploitation aux activités exercées à domicile par le télétravail.

Le fonctionnement du télétravail

Définition du domicile

Le télétravail sera effectué au domicile du salarié.

Le domicile du salarié s’entend comme le lieu de résidence habituelle du télétravailleur et déclaré auprès du service RH. En cas de déménagement, le salarié s’engage à prévenir sans délai la Direction du changement d’adresse et à lui communiquer sa nouvelle adresse.

Le télétravailleur s’engage à prévoir un espace de travail dédié respectant les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail.

A titre exceptionnel, le lieu de télétravail peut être modifié temporairement à condition que le supérieur hiérarchique en ait été préalablement informé par courrier électronique ou courrier papier et que ce dernier en ait donné son accord formel. Toute modification du lieu de télétravail quelle qu’en soit la durée (même temporaire) devra être communiquée au service RH.

Temps de travail et de repos, et respect de la vie privée

Un salarié en télétravail doit avoir une activité équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de la société.

Ainsi, l’employeur s’engage à limiter toute sollicitation en dehors des plages horaires prévues dans l’avenant de télétravail, afin de respecter la vie privée du salarié et son droit à la déconnexion.

De surcroît, le télétravail ne peut avoir pour conséquence de modifier l’amplitude habituelle de travail effectif du salarié, et les durées légales de repos (exemple : 11 heures consécutives de repos entre 2 journées de travail).

Il est par ailleurs rappelé que quelques soit les circonstances les salariés ne sont pas autorisés à télétravailler entre 21h et 6h, ni pendant les jours fériés, les samedis et les dimanches.

Il doit être joignable sur les plages horaires qui sont indiquées dans son avenant, pour les cadres en forfait-jour, les règles mises en œuvre sont définies avec leur supérieur hiérarchique et reste soumis aux directives de leur employeur ; de même il s’engage à consulter sa messagerie professionnelle régulièrement et à répondre aux sollicitations formulées par son entreprise.

Le salarié reste également soumis pour l’organisation de son temps de travail, aux règles applicables au niveau de la société, tant en matière de temps de travail que de repos ; en effet, le télétravail n’a pas pour effet de modifier l’activité habituelle, la charge de travail ou l’amplitude de travail applicable habituellement au sein des locaux de la société.

Le salarié télétravailleur doit faire l’objet d’un entretien annuel au cours duquel il sera fait un point sur sa situation et son équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Journées dédiées au télétravail

En dehors des cas de recours occasionnels, le télétravail est, organisé sur un rythme fixe et régulier sur la semaine ou le mois choisit en accord avec le hiérarchique direct. Ce choix est inscrit dans l’avenant au contrat de travail.

En cas de changement de l’organisation du service qui nécessiterait la présence du salarié sur un ou d’autres jour(s) choisi(s) pour le télétravail, un nouvel avenant sera rédigé.

De manière à éviter l’isolement lié au télétravail et à favoriser la cohésion d’équipe, il est convenu de limiter le nombre de jours de télétravail à 2 jours maximum par semaine, ne pouvant s’effectuer que par journée entière.

En cas de demandes multiples au sein d’une même équipe, le responsable hiérarchique pourra arbitrer la ventilation des jours effectués en télétravail, afin d’assurer une présence minimum de ses équipes dans l’entreprise, qui serait requise pour la bonne continuité des activités. En effet, le responsable hiérarchique sera attentif à ce que le nombre de salarié en télétravail soit compatible avec le bon fonctionnement de l’organisation. Il est précisé que l’accord ne fixe aucun critère de priorité concernant l’accès au télétravail. Il appartient au responsable hiérarchique de décider de l’organisation qui sera la mieux adaptée à l’activité et au fonctionnement de son service.

Au moment de la signature de l’avenant le manager et le salarié auront donc défini les modalités de suivi managérial.

Il est précisé qu’il n’y a pas possibilité de report de jours de télétravail d’une semaine sur l’autre. En conséquence, les jours de télétravail non réalisés pour quelque raison que ce soit sur la semaine, ne sont pas reportables.

Par ailleurs, il est également précisé que, s’agissant des journées télétravaillées, fixées par avenant ou non, celles-ci pourront être annulées lorsque la présence du salarié est requise dans les locaux de l’entreprise ou tout autre lieu à la demande du supérieur hiérarchique ou de la direction. Il s’agit notamment des hypothèses suivantes selon la fonction du salarié : réunion d’équipe, formation, rencontre avec des clients, entretien avec la hiérarchie, … Cette possibilité doit rester une exception après avoir épuisé les autres voies possibles et le salarié pourra, si accord écrit de son responsable hiérarchique, changer de journée de télétravail sur la semaine concernée par cette annulation.

Période d’adaptation

En cas d’accord pour passer au télétravail régulier, une période d’adaptation est aménagée dont la durée sera de 2 mois à compter de sa prise d’effet.

Cette période doit permettre, entre autres, de vérifier la capacité du salarié à travailler à distance, celle de la société à organiser le travail à distance et d’ajuster si besoin les jours choisis pour télétravailler. Un point sera effectué à la fin de cette période.

Au cours de cette période, chacune des parties peut mettre fin au télétravail à tout moment, par lettre recommandée avec avis de réception ou par lettre remise en main propre, en respectant un délai de prévenance de 15 jours.

Réversibilité du télétravail

Passée la période d’adaptation, l'accord des parties de passer au télétravail est réversible tant à l'initiative du hiérarchique que du salarié. Elle doit se faire par écrit sous forme de courriel avec AR ou lettre remise en main propre à la RH.

Le salarié peut mettre fin à l'organisation de l'activité en télétravail à domicile en respectant un délai de prévenance fixé par l'avenant au contrat de travail. Ce délai ne peut être inférieur à un mois. Ce délai peut être réduit ou supprimé en cas d'impossibilité de poursuivre le télétravail à domicile.

Le responsable hiérarchique peut mettre fin à l'organisation de l'activité en télétravail à domicile en respectant un délai de prévenance fixé par l'avenant au contrat de travail. Ce délai ne peut être inférieur à un mois. Ces délais permettent de gérer convenablement le retour du salarié sur le lieu de travail dans son secteur de rattachement et la restitution du matériel mis à disposition.

Lorsqu'il est mis fin au télétravail à domicile, le salarié effectue à nouveau entièrement son activité dans les locaux de la société au sein de son service de rattachement.

Suspension provisoire

Le responsable hiérarchique direct pourra, en cas de besoin de service avéré, demander une suspension provisoire du télétravail, moyennant un délai de prévenance de 7 jours minimum.

Le hiérarchique adressera un mail avec accusé de réception, copie la RH, informant le salarié de cette suspension.

Il est précisé qu’il n’y a pas de possibilité de report des jours de télétravail d’une semaine sur l’autre. En conséquence, les jours de télétravail non réalisés pour quelque raison que ce soit sur la semaine ne sont pas reportables.

Suspension du contrat de travail

Pendant les périodes de suspension du contrat de travail (arrêt de travail, congés payés, RTT, autres), il est entendu que le salarié habituellement en télétravail n’est pas autorisé à travailler à son domicile.

ENGAGEMENTS ET SUIVI DE L’ACCORD

Droits et devoirs

Equipements de travail

SYSOCO fournit et entretient les équipements nécessaires à la réalisation des missions des télétravailleurs réguliers sur leur lieu de télétravail. Ces équipements comprennent : un ordinateur et une solution de téléphonie (Voix sur IP, tel portable si en conformité avec les règles d’attribution des téléphone portables décidées par la société).

Sauf en cas d’autorisation préalable écrite de son responsable hiérarchique et validation du Responsable des SI de SYSOCO, il ne peut utiliser un autre matériel que celui fourni par l’entreprise, notamment pour ne pas mettre en péril la protection du réseau de l’entreprise.

Le télétravailleur est tenu de prendre soin du matériel qui lui est confié et d’informer immédiatement son supérieur hiérarchique en cas de panne, dysfonctionnement, détérioration, perte ou vol.

Ce matériel est destiné à un usage strictement professionnel et demeure la propriété de la société concernée. S’il a été mis à disposition spécifiquement pour le télétravail, il doit être restitué à l’issue de la période.

Droits collectifs et égalité de traitement

Le salarié en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que les salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de la société.

Protection des données

Les règles en vigueur dans la société en matière de protection des données restent applicables au salarié en télétravail.

Il doit, pour garantir la sécurité des données et du matériel, utiliser les réseaux VPN déployés par le Groupe (Zscaler). La connexion au VPN est indispensable pour accéder à certaines applications du Groupe VINCI et devra également être utilisée pour les autres applications (Outlook, Teams, Fiori, OneDrive, etc ….)

Le salarié en télétravail reste soumis aux règles et Chartes informatiques du Groupe. Aussi il s’engage, en situation de télétravail comme hors télétravail à se conformer aux éléments suivants :

• La politique générale VINCI sur la sécurité des systèmes d’information

• Le guide des utilisateurs des systèmes d’information de VINCI et son additif France

• La charte du bon usage des ressources informatiques de VESI

• La politique de sécurité des systèmes d’information de VEFIT (PSSI VEFIT)

• Et plus particulièrement à l’ensemble des mesures et processus du système de management ISO27001 en vigueur dans la société

Le salarié s’engage à respecter les règles fixées par la société en matière de mots de passe et à assurer la confidentialité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre professionnel, sur tous les supports et par tout moyen (papier, oralement au téléphone, ou électroniquement).

Le salarié doit préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition et respecter l’obligation de discrétion ou de confidentialité sur les informations et les services de la société qui pourraient être portés à sa connaissance dans l’exercice de son activité.

Il doit donc s’assurer et garantir qu’aucune autre personne que lui ne puisse avoir accès aux informations ou ressources professionnelles dont il dispose ou qu’il utilise, ni aux matériels mis à sa disposition.

Cet engagement suppose que le salarié dispose au sein de son domicile, d’un espace de travail lui permettant de respecter les règles ci-dessus.

Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs et doivent être strictement respectées par le responsable hiérarchique. Chaque télétravailleur est informé de la politique de la société en matière de santé et de sécurité au travail et, en particulier, des règles relatives à l’utilisation des écrans de visualisation. Chaque télétravailleur est par ailleurs également informé des dispositions des articles R. 4542-1 à R. 4542-19 du Code du travail relatives à l’utilisation des écrans de visualisation. Le télétravailleur est tenu de respecter et d’appliquer correctement ces politiques de sécurité.

Il fait l’objet d’un suivi par le service de santé au travail dans les mêmes conditions que les autres salariés.

Le télétravailleur bénéficie de la législation sur les accidents du travail. En cas de survenance d’un accident sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur, le télétravailleur informera immédiatement son responsable hiérarchique ou la Direction, dans un délai de 24 heures au plus tard.

Il est rappelé que le salarié en télétravail doit préciser à son responsable hiérarchique la pièce ou l’espace de son lieu d’habitation dédié(e) à son activité professionnelle, espace ou pièce qui sera considéré(e) comme lieu d’exercice du télétravail.

Modalités de mise en place et d’organisation du télétravail en cas de circonstances particulières

Télétravail occasionnel

Le télétravail peut être mis en place de façon occasionnelle, pour une durée très limitée, afin de tenir compte de circonstances particulières : difficultés liées aux transports, épisode de pollution, intempéries exceptionnelles, menace de trouble à l’ordre public, projets nécessitant un isolement et une concentration impossible en open-space etc.

Il est précisé que la garde d’un enfant malade, un rendez-vous privé ou tout autre évènement personnel ne constitue pas une circonstance occasionnelle.

Dans tous les cas, exceptés ceux visés par l’article L. 1222-11 du Code du travail (menace d’épidémie ou cas de force majeure), le télétravail repose sur un principe de volontariat. Aucun salarié ne peut être contraint d’accepter ce mode d’organisation du travail.

Il suppose une demande écrite et motivée du salarié, et l’acceptation de son supérieur hiérarchique. Celle-ci peut être formalisée par écrit par tout moyen (sms, échange de mails, etc.).

Télétravail Exceptionnel

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie ou de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de la société et garantir la protection des salariés, conformément aux dispositions de l’article L. 1222-11 du Code du Travail.

Dans cette hypothèse, le télétravail peut donc être imposé par la société, par dérogation au principe de double volontariat. Les salariés concernés en seront informés par tout moyen (courriel, texto, affichage...).

Cet aménagement du poste de travail ne constitue pas une modification du contrat de travail nécessitant l’accord du salarié.

Suivi de l’application de l’Accord sur le télétravail

Commission

Une commission de suivi, constituée de représentants de la Direction et des membres du CSE, est mise en place.

Cette commission sera réunie une fois par an à la date anniversaire de l’Accord pour faire le bilan sur la mise en application des dispositions ainsi prévues.

Durée d’application de l’Accord

Le présent Accord entre en vigueur le lendemain suivant sa date de signature.

Il est applicable pour une durée de 1 an à l’issue de laquelle la commission de suivi dressera un bilan.

En fonction de ce bilan, soit l’accord sera prolongé et éventuellement révisé, soit il cessera de produire ses effets, sans autre formalité.

Révision – dénonciation

Pendant sa durée d’application, le présent accord pourra être révisé dans les conditions fixées par les dispositions légales.

Chacune des parties habilitées pourra solliciter la révision du présent accord selon les modalités suivantes : Conformément aux dispositions légales, le présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l’une ou l’autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception. La dénonciation prend effet à l’issue d’un préavis d’une durée de trois mois. Le courrier de dénonciation donnera également lieu à la formalité de dépôt. Pendant la durée du préavis, la Direction s’engage à réunir les parties afin de négocier un éventuel accord de substitution

Publicité et dépôt

Conformément aux articles D. 2231-2 et D. 2231-4 du Code du travail, le présent accord sera déposé par la société sur la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail. Conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera, après anonymisation des noms et prénoms des négociateurs et des signataires de l’accord, rendu public et versé dans la base de données nationale des accords collectifs.

Fait à Décines, le 09.02.2021

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Président SYSOCO Représentant Syndical