Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en place du vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité social et économique de Sonepar France Interservices" chez SONEPAR FRANCE INTERSERVICES (Siège)

accord

relatif a la MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

POUR L’ELECTION DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL

AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE SONEPAR France INTERSERVICES

ENTRE :

La Société

Sonepar France Interservices (SFI), dont le siège social est situé 18-20 Quai du Point du Jour – 92100 Boulogne-Billancourt, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 451 234 801

Ci-après désignée « la Société »

ET

L’Organisations Syndicale représentative au sein de Sonepar France Interservices 

Ci-après désignées collectivement les « Parties ».

Il a été négocié et conclu le présent accord.

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (CSE) de SFI, et de favoriser la participation des salariés, les Parties au présent accord ont souhaité mettre en place, de manière pérenne, le recours au vote électronique conformément à l’article L.2314-26 du Code du travail.

Le vote électronique permet notamment de s’assurer de l’intégrité et la sincérité des scrutins électoraux et de garantir la confidentialité du vote des électeurs.

Le présent accord définit le cadre général des modalités de recours à un système de vote électronique pour les élections professionnelles organisées au sein de SFI.

Les Parties rappellent que les modalités d’organisation des opérations électorales sont fixées par le Protocole d’accord préélectoral et dans le respect des principes généraux du droit électoral.

L’organisation des élections de la délégation du personnel au CSE par voie électronique s’inscrit dans le cadre des articles L.2314-26 et R.2314-5 et suivants du code du travail.

Les Parties au présent accord ont convenu ce qui suit :

ARTICLE 1 - CONDITIONS DU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

Article 1.1. Principes généraux du système de vote électronique

Le système de vote électronique doit reposer sur les principes généraux du droit électoral qui sont indispensables à la régularité du scrutin. Il doit ainsi assurer :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote de l’électeur et le bulletin enregistré par le système

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité et le secret du vote.

Le chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique doit répondre aux exigences de la CNIL afin de garantir un chiffrement sans interruption dès le vote de l’électeur.

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place. Ses missions sont assurées par le prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Article 1.2. Choix du prestataire désigné

Le recours au vote électronique est organisé à travers le moyen unique du vote dématérialisé par internet.

La conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire spécialisé et choisi par la Société dans le respect d’un cahier des charges constitué des prescriptions énoncées aux articles R.2314-5 à R.2314-18 du code du travail. Ce cahier des charges, annexé au présent accord, précise les garanties que le système de vote électronique retenu doit impérativement respecter en termes de sécurité et de confidentialité.

A la date du présent accord, les Parties rappellent que le prestataire choisi pour la mise en place du vote électronique est la société KERCIA Solutions, éditrice du logiciel de vote électronique AlphaVote et spécialisée dans le déploiement du vote par Internet.

Le choix de tout autre prestataire par la Société devra faire l’objet d’une concertation préalable avec les organisations syndicales représentatives au sein de la Société.

Article 1.3. Expertise indépendante du système de vote électronique

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir le rapport d’expertise indépendante le plus récent de son dispositif de vote électronique.

Cette expertise doit répondre :

• Aux exigences du vote par internet, au regard notamment de la délibération CNIL en la matière (délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique) ;

• Aux dispositions légales et règlementaires relatives à la protection des données personnelles (issues de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978, ses décrets d’application n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017), et à celles du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Article 1.4. Mise en place du vote électronique

L’organisation des opérations électorales est régie par le Protocole d’accord préélectoral qui mentionnera la conclusion du présent accord relatif au vote électronique et le nom du prestataire retenu. Il comportera également les informations relatives au déroulement des opérations électorales et au fonctionnement général du système de vote électronique en se référant au présent accord et au cahier des charges qui figure en annexe.

Le vote électronique par internet pour les élections des membres du CSE est exclusif de tout autre procédé de vote physique ou par correspondance. Aucun vote sous enveloppe papier ne sera donc organisé.

ARTICLE 2 - DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE ELECTRONIQUE

Article 2.1. Paramétrage et scellement du système de vote électronique

L’intégration des données relatives aux électeurs, des candidatures et des professions de foi telles qu’elles ont été fournies par leurs auteurs à la Société sont intégrées par le prestataire dans le système du vote électronique. La conformité de ces informations relève de la responsabilité de la Société.

Le prestataire assure la bonne programmation des pages web, et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Une fois le paramétrage effectué, le système de vote doit faire l’objet d’un scellement à l’ouverture et à la clôture des scrutins. Il fait l’objet d’un contrôle périodique durant toute la durée des scrutins.

Article 2.2. Lieu et temps des scrutins

Le vote électronique se déroule pendant une période délimitée qui est fixée par le protocole d’accord préélectoral pour chaque tour de scrutin.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment et en tout lieu pendant la période d’ouverture des scrutins, à l’aide de n’importe quel terminal permettant une connexion sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d’ouverture et de fermeture des scrutins doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Article 2.3. Modalités d’accès au site sécurisé des élections

Chaque électeur reçoit, avant la date du premier tour, l’adresse exacte du site internet mis en place pour le vote et ses moyens personnels d’authentification.

A l’aide de ses identifiants personnels, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

Article 2.4. Déroulement du vote

Les moyens d’authentification de l’électeur permettent au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité de son vote.

L’électeur peut se connecter plusieurs fois pour voter. Lorsque le vote a été effectué pour un scrutin, celui-ci est définitif et ne peut être modifié.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaitre clairement à l’écran avant qu’il ne lui soit demandé de confirmer définitivement son vote.

L’enregistrement du vote et l’émargement électronique font l’objet d’un accusé-réception que l’électeur peut conserver.

Une note d’information explicative précisant le fonctionnement du vote par internet sera établie et portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

ARTICLE 3 - CLOTURE ET DEPOUILLEMENT DES VOTES

Dès la clôture des scrutins, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement des votes n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés électroniques de dépouillement sur les trois clés ayant été générées par le système.

La génération des clés de dépouillement s’effectue, avant l’ouverture des votes, lors des opérations de formation des membres du bureau de vote. Seul le Président et ses deux assesseurs sont détenteur d’une clé de dépouillement qui leur est personnelle.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de modifier les résultats après la clôture du dépouillement. La procédure de décompte des suffrages exprimés doit pouvoir être exécutée de nouveau si nécessaire.

ARTICLE 4 - DISPOSITIONS FINALES

Article 4.1. Date d’effet et durée de l’accord

Le présent accord entre en vigueur à compter de sa date de signature. Il est conclu pour une durée indéterminée.

Article 4.2. Dépôt et publicité de l’accord

Un exemplaire de l’accord, signé par les Parties, est notifié à l’organisation syndicale représentative de au sein de SFI, par email avec accusé de réception ou par remise contre signature.

Les formalités de dépôt du présent accord seront réalisées par la Direction conformément au code du travail :

• Un exemplaire sera déposé sur la plateforme TéléAccords (https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) ;

• Un exemplaire sera déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes compétent ;

Le présent accord sera transmis aux représentants du personnel et porté à la connaissance des salariés par tout moyen utile, mention de cet accord sera faite par voie d’affichage réservé à la communication avec le personnel.

En application de l’article L. 2231-5-1 du code du travail, une version anonymisée du présent accord sera publiée dans la base de données nationale mise en place par les autorités publiques, aucune des Parties n’ayant exprimé le souhait d’occulter tout ou partie des dispositions de cet accord préalablement à son dépôt.

Article 4.3. Clause de sauvegarde

Les termes du présent accord ont été arrêtés au regard des dispositions légales et réglementaires applicables à la date de sa conclusion.

En cas de modification de cet environnement juridique, les règles d’ordre public s’appliqueront au présent accord sans que les parties aient à le modifier dans les conditions qui seront prévues par la loi. S’il ne s’agit pas de dispositions d’ordre public, les parties se réuniront pour en tirer les conséquences et rédiger éventuellement un avenant.

Article 4.4. Adhésion

Les modalités d’adhésion seront réalisées dans le respect des dispositions de l’article L. 2261-3 et suivants du Code du travail par toute organisation syndicale représentative.

L'adhésion devra être notifiée aux signataires de l'accord et faire l'objet d'un dépôt dans des conditions prévues par voie réglementaire, à la diligence de son ou de ses auteurs.

Article 4.5. Révision

A la demande de l’employeur ou de l’une ou plusieurs organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise, une négociation de révision du présent accord pourra être engagée dans les conditions prévues par l’article L.2261-7-1 du Code du travail.

La demande de révision devra être adressée aux parties signataires de l’accord par lettre recommandée avec AR. Cette lettre devra indiquer les motifs et les points concernés par la demande de révision et être accompagnée des propositions écrites de substitution. A compter de la réception de la demande de révision, les Parties se réuniront dans un délai de 2 mois.

Article 4.6. Dénonciation

Conformément aux articles L.2261-9 et suivants du Code du travail, le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires sous réserve de respecter un délai de préavis de 3 mois. Dans ce cas, l’employeur et les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter des possibilités de conclusion d’un nouvel accord.

Fait à Boulogne-Billancourt, le 24 février 2023,

En trois exemplaires originaux.

Pour La Société

La Directrice des Ressources Humaines,

Pour l’Organisation Syndicale Représentative

CFDT, représentée par la déléguée syndicale

ANNEXE– CAHIER DES CHARGES

Dans le cadre de l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel du CSE au sein de SFI, il a été convenu de recourir au vote dématérialisé par internet par l’intermédiaire d’un prestataire spécialisé dans le déploiement du vote électronique.

Missions du prestataire

Le Prestataire aura en charge :

• La mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet ;

• La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges ;

Le système développé et mis en œuvre par le Prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel au CSE.

Articles R.2314-5 et suivants du Code du travail

Ce système est régulièrement audité par plusieurs cabinets d’expertises indépendants, chargés de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.

Sécurité du système de vote

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement, puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement. Un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électroniques.

Confidentialité des données transmises

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le Prestataire s’engage à conserver de manière strictement confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser la transmission et l’accès aux informations des fichiers qui lui sont communiqués par l’entreprise et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issue du délai de recours et en l’absence de contentieux, le Prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données. Un certificat de destruction des données pourra être transmis au Client, sur demande.

Cellule d’assistance technique

L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du Prestataire.

Article R. 2314-10 du Code du travail

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article R. 2314-15 du Code du travail

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du Prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

Les fichiers

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Article R. 2314-7 du Code du travail

Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par le Client. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargements.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargements sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• Pour les listes électorales : mentions déterminées dans le protocole d’accord pré-électoral ;

• Pour le fichier des électeurs : établissement, matricule, sexe, civilité, nom, prénom, date de naissance, date d’entrée, coordonnées postales / électronique, collège, droit de vote, éligibilité, « question défi » ;

• Pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• Pour les listes d'émargements : nom, prénom, collège, scrutin, date et heure de l’émargement

• Pour les résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats élus, nombre de voix obtenues, collège, scrutin.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires d’élections ;

• Pour le fichier des électeurs : interlocuteur dédié au sein du Prestataire ;

• Pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote pendant le scrutin, et gestionnaires d’élections après le scrutin ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires d’élections ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP), organisations syndicales et gestionnaire d’élections ;

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.

Listes électorales

Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées dans le site de vote est effectué sous la responsabilité du Client. L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

Test - Scellement du Paramétrage

Phase de tests « à blanc » - Objectifs

Les tests dits « à blanc » ont lieu pendant la réunion de scellement. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.

Le Prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

Étapes de la réunion de scellement

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés de chiffrement ;

• Validation des données de paramétrage et des listes de candidats sur le PV de scellement provisoire ;

• Réalisation de plusieurs votes fictifs sur le site de vote ;

• Dépouillement fictif des urnes électroniques et édition des résultats ;

• Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;

• Suivi des taux de participation et listes d’émargements ;

• Scellement du paramétrage par les membres du bureau de vote.

Communication des Identifiants et Mots de passe

Le Prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales ou mail contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :

• L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;

• L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;

Conformément aux recommandations de la CNIL, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

Procédure de réassort du mot de passe et de l’identifiant

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :

-      L’électeur appelle sur le numéro vert : 0 805 03 10 21
Pour l’international et les DROM, le numéro est : 00 33 456 400 681
-      Lui seront demandés : Nom, Prénom, question défi et un autre élément d’authentification.

Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes :

1) sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel ;

2) à défaut, sur son adresse e-mail personnelle ;

3) à défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ;

L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement par l’opérateur téléphonique.

Le vote

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole d’accord pré-électoral, sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, seuls les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.

Article R. 2314-16 du Code du travail

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à une « question défi ». Cette « question défi » doit être non triviale, c’est-à-dire assez confidentielle pour ne pas être facilement décelable (la CNIL exclut la date de naissance).

Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral.

Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au Prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord pré-électoral. La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Clôture et dépouillement

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par les membres du bureau de vote.

La génération des trois clés a lieu avant la phase de tests, et intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clés ont connaissance distinctement de leur clé à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clé avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe de deux clés de chiffrement sur les trois clés initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Conservation des données

Le Prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont au Client. Jusqu'à cette date, le Prestataire en assumera la charge.