Accord d'entreprise "TELETRAVAIL" chez CONCILIAN (Siège)

ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL AU SEIN DE LA SOCIETE …..

ENTRE :

…., SNC au capital de …. euros dont le siège social est …., immatriculé au registre du commerce de Roubaix-Tourcoing sous le numéro SIRET … représentée par Monsieur …. en sa qualité de Gérant opérationnel ci-après désigné « la société »

D’UNE PART

ET :

L'Organisation Syndicale …., représentée par Madame …., agissant en qualité de déléguée syndicale

D’AUTRE PART

PREAMBULE

Le télétravail constitue un mode d’organisation du travail qui contribue à renforcer l’équilibre des temps de vie, notamment en réduisant les trajets domicile-travail, et à développer des relations et modalités de travail plus souples et plus performantes, fondées entre autres sur l’autonomie et la responsabilité.

Dans le prolongement de la mise en place expérimentale du télétravail pour la période du 1^er octobre 2021 au 30 septembre 2022, les partenaires sociaux ont convenu de pérenniser le dispositif dans les conditions définies par le présent accord.

Les parties ont souligné que la confiance mutuelle entre le salarié et sa hiérarchie ainsi que le sens commun des responsabilités sont des facteurs clés de la réussite du télétravail et qu’il était nécessaire à cet égard de maintenir l’efficacité et la qualité du travail dans le cadre de cette nouvelle organisation du travail.

C’est dans ce contexte qu’il a été convenu ce qui suit.

Article 1 – Définitions

Le télétravail est défini par l’article L. 1222-9 du Code du travail comme toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Est qualifié de télétravailleur le salarié qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini ci-dessus.

Article 2 – Champ d’application

Le présent accord est applicable à tous les salariés répondant aux conditions d’éligibilité telles que fixées à l’article 3 du présent accord.

Article 3 – Critères d’éligibilité

3.1. Conditions générales

Sont éligibles au télétravail les salariés titulaires d’un contrat à durée indéterminée ou d’un contrat à durée déterminée justifiant d’au moins 2 mois d’ancienneté, dont un mois au sein du service concerné, faisant preuve d’une autonomie suffisante dans l’exécution de leurs missions, sous réserve de la validation par le manager des autres critères d’éligibilité exposés ci-dessous.

Les salariés en contrat d'apprentissage, en contrat de professionnalisation, ainsi que les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail dans la mesure où leur présence au sein des locaux est nécessaire à leur intégration dans la communauté de travail et leur apprentissage.

Sont également exclus les salariés à temps partiel dont le temps de travail contractuel est inférieur à 80 % d’un temps plein.

3.2. Compatibilité du poste avec le télétravail

Il est précisé que la compatibilité des postes avec le télétravail est principalement appréciée par rapport aux critères suivants :

• contraintes techniques (accès aux outils informatiques, données, documents ou équipements. Ex : absence de réseaux, absence de connexion internet, etc…),

• impératifs de sécurité des données traitées ou des opérations réalisées,

• présence physique dans les locaux impératives (interactions humaines, interventions sur site, traitement du courrier, traitement des chèques…) ;

• faisabilité de l’exécution des tâches à distance (ex : gestion du courrier, gestion des tâches administratives, etc…).

Sont exclus du télétravail :

• les postes où il existe des contraintes techniques ou des impératifs de sécurité ou de confidentialité des données traitées ou des opérations réalisées au regard de la nature particulière des tâches exercées,

• les postes nécessitant l'utilisation de logiciels ou de matériels ne pouvant pas être utilisés en dehors de l'entreprise.

En cas d’évolution des tâches, des missions ou du poste remettant en question les critères d’éligibilité au télétravail, il pourra être décidé de mettre fin au télétravail selon les modalités prévues dans l’article 7.3.

La liste des tâches et postes télétravaillables seront annexés au présent accord.

3.3. Conformité du domicile du collaborateur et assurance

Le salarié télétravaille à partir de son domicile principal, tel que déclaré au service des Ressources Humaines et figurant sur son bulletin de paie. Le salarié s’engage à informer préalablement le service RH de tout changement d’adresse d’exercice du télétravail. Dans tous les cas, le salarié doit prévoir un espace de travail respectant les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail.

Le télétravail dans un lieu autre que le domicile du salarié doit rester exceptionnel. Il est, en toute hypothèse, subordonné à l’utilisation d’une connexion internet sécurisée, l’utilisation du Wifi public étant interdite, et à l’accord préalable du manager.

L’employeur doit s’assurer, avant d’autoriser le télétravail, de la conformité du domicile du salarié (ou lieu désigné pour effectuer le télétravail), notamment ses installations électriques, et sa compatibilité avec l’exercice du télétravail.

Dans ces conditions, le salarié souhaitant bénéficier du télétravail devra au préalable attester que l’installation technique et électrique de son domicile est conforme, en délivrant une attestation sur l’honneur au service des Ressources Humaines.

Un modèle d’attestation sur l’honneur est annexé au présent accord.

L’entreprise a souscrit une police d’assurance multirisque habitation au bénéfice des collaborateurs en situation de télétravail afin de les couvrir des sinistres pouvant se produire pendant le télétravail et pour lesquels l’assureur du collaborateur refuserait la prise en charge du motif qu’ils seraient dus à l’activité professionnelle exercée en télétravail.

Le salarié doit également justifier auprès du service des Ressources Humaines qu’il a souscrit une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile et qu’il a déclaré sa situation de télétravail à sa compagnie d’assurance.

3.4. Connexion internet sécurisée et haut débit

Le collaborateur en télétravail doit disposer d’une ligne internet sécurisée haut débit à son domicile, condition indispensable à la réalisation du télétravail.

Si des pannes fréquentes interviennent, il pourra être demandé au collaborateur son test de débit. Si le test se révèle être mauvais, la situation de télétravail prendra fin de plein droit. Sa situation sera réexaminée prioritairement dès qu’il aura fourni un test de débit satisfaisant.

Il devra attester sur l’honneur de la conformité de son domicile et de la qualité de son réseau.

Un modèle d’attestation sur l’honneur est annexé au présent accord.

Dans le cas où le salarié rencontre des problèmes techniques occasionnels, il pourra être demandé au salarié de revenir sur site sans délai. Pour les collaborateurs ne résidant pas à proximité du lieu de travail, il pourra être demandé au salarié de poser un jour de repos ou de récupérer les heures de travail non réalisées dans la limite de 1h30.

Article 4. Passage en télétravail

4.1. Demande du salarié

Le télétravail revêt un caractère volontaire.

Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail doit en faire la demande via le formulaire annexé au présent accord, auprès de son manager.

Le manager examine la demande au regard des critères d’éligibilité et répond au salarié par écrit dans un délai maximum de 8 jours.

En cas de réponse positive, le formulaire est signé par le salarié puis transmis par le manager au service RH pour signature de l’employeur.

En cas de réponse négative, le refus est motivé par écrit en fonction d’éléments objectifs et factuels de nature à remettre en cause l’éligibilité du salarié au télétravail. Exemples de motifs de refus : absence de connexion internet de qualité, autonomie insuffisante, impossibilités techniques…

4.2. Période d’adaptation

En cas d’accord pour passer en télétravail, une période d’adaptation de 2 mois sera aménagée, pendant laquelle chacune des parties pourra mettre fin unilatéralement à cette forme d’organisation du travail moyennant un délai de prévenance de 5 jours ouvrés. Durant cette période, des entretiens pourront avoir lieu entre le collaborateur et le manager à la demande de l’un ou l’autre.

Cette période doit permettre aux parties, salarié et employeur, d’apprécier et d’évaluer l’adaptation du salarié au télétravail.

4.3. Réversibilité du télétravail

En dehors de la période d’adaptation, le collaborateur ou le manager peut décider de mettre fin au télétravail à tout moment par écrit, moyennant le délai de prévenance d’un mois.

Si la demande émane du manager, ce dernier reçoit le collaborateur en télétravail pour lui exposer les motifs. Il en informe le service RH. La décision motivée sera notifiée par écrit au collaborateur.

Si la demande émane du collaborateur, celui-ci devra en informer par écrit son manager et lui exposer les motifs. Il en informe ensuite le service RH par écrit.

4.4. Suspension du télétravail

Le télétravail pourra être ponctuellement et provisoirement suspendu à l’initiative de la Direction, de la hiérarchie ou du collaborateur.

Cette suspension pourra intervenir notamment :

• en cas d’impossibilité pour le collaborateur d’exécuter ses missions depuis son domicile,

• en cas de déplacement nécessaire à l'accomplissement d'une activité projet, ou toute autre mission liée à l'activité professionnelle (formation, atelier, réunion, etc.) nécessitant la présence physique du collaborateur sur site.

La partie à l’initiative de la suspension s’efforcera de respecter un délai de prévenance d’un jour franc a minima. En fonction de la situation, cette suspension pourra être immédiate sans délai.

Article 5. Fréquence du télétravail

5.1. Règles générales

Les salariés occupant des fonctions d’assistance administrative dont une grande partie des tâches exigent une présence sur le lieu de travail, pourront bénéficier d’une journée de télétravail fixe tous les 2 semaines. La liste des postes d’assistance administrative est annexée au présent accord.

Les autres salariés à temps plein peuvent bénéficier de deux jours de télétravail fixes par semaine.

Les salariés à temps partiel (qui travaillent au moins à 80 % d’un temps plein) peuvent bénéficier d’un jour de télétravail fixe par semaine.

Le positionnement de ces jours est fixé par le manager.

Ce positionnement pourra être modifié de manière exceptionnelle :

• à l’initiative du manager sous réserve de respecter un délai de prévenance de 3 jours,

• à l’initiative du salarié sous réserve de respecter un délai de prévenance de 3 jours et d’obtenir l’accord du manager.

Le télétravail ne peut s’effectuer que par journée entière. Les jours de télétravail ne sont pas reportables d’une semaine à l’autre, ni d’un mois sur l’autre.

Il est convenu entre les parties que toute absence (congé payé, arrêt maladie) ou jour férié tombant un jour de présentiel ou de télétravail, ne modifie pas l’organisation de travail telle que validée par le manager. En cas de force majeur (nécessité de service), le manager pourra modifier le planning avec un délai de prévenance de 1 jour franc.

5.2. Cas particuliers

Pourront bénéficier d’un télétravail intégral ou adapté, sur autorisation écrite du service RH, pendant une période temporaire à définir d’un commun accord avec le manager et le service RH :

• les collaboratrices enceintes entrant dans le 3e trimestre de grossesse,

• les aidants familiaux après fourniture d’un justificatif,

• les salariés en situation de handicap, et/ou lorsque cet aménagement est préconisé par la médecine du travail.

Article 6. Organisation du travail

6.1. Joignabilité et plages horaires de contact

Pendant la période de télétravail, le salarié gère l’organisation de son temps de travail dans le respect des durées maximales du travail et des durées minimales de repos.

Afin de faciliter les échanges, la connexion à l’outil Teams ou son équivalent est obligatoire dès la prise de poste, et ce jusqu’à la fin de l’horaire journalier du salarié.

Les salariés en forfait jours organisent eux-mêmes leur temps de travail. Ils s’assurent d’être suffisamment et facilement joignables pour permettre la bonne exécution de leurs missions, en fonction notamment des horaires de travail applicables à leurs interlocuteurs.

Le télétravailleur reste tenu, même pendant les jours de télétravail, de participer aux réunions de travail organisées pour le bon fonctionnement du service en se connectant au dispositif de conférence désigné dans un environnement propice à la bonne tenue de la réunion.

6.2. Modalités de contrôle du temps de travail

Les horaires de début et de fin de travail quotidiens du salarié seront déclarés par son manager sur le logiciel de gestion des temps en fonction des plannings et des heures supplémentaires éventuellement effectuées.

L’activité du salarié en forfait jours sera déclarée également en activité en utilisant le logiciel de gestion des temps.

Le télétravailleur bénéficie du droit à la déconnexion dans les mêmes conditions qu’en cas de travail accompli dans l’entreprise.

6.3. Régulation de la charge de travail

Dans le cadre d’un entretien annuel, un point est réalisé entre le salarié et son manager sur les conditions d'activité du salarié et sa charge de travail.

7 - Circonstances exceptionnelles

7.1. Télétravail à l’initiative de la Direction

La Direction pourra imposer le télétravail en cas de circonstances exceptionnelles (notamment de menace d'épidémie, épisode de pollution durable mentionné à l’article L. 223-1 du Code de l’environnement) ou tout autre cas de force majeure (destruction du lieu de travail habituel par exemple), en considérant qu’il s’agit d’un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés, conformément à l’article L. 1222-11 du Code du travail.

7.2. Télétravail à l’initiative du salarié

Dans les circonstances exceptionnelles visées au point 5.2 ci-dessus ou en cas de problème personnel, le salarié pourra également demander la mise en place du télétravail.

Lorsque ces circonstances surviennent un jour de la semaine où le salarié n’est pas déjà en télétravail, ce dernier peut demander à interchanger l’un de ses jours fixes de télétravail, à condition d’obtenir l’accord préalable de son manager et du service RH, formalisé par écrit (courriel, SMS).

Une telle autorisation pourra être accordée pour une durée d’une demi-journée ou une journée au plus et devra être renouvelée le cas échéant.

A défaut d’avoir respecté cette procédure, la journée sera considérée comme non travaillée. Il est rappelé que le fait de s’absenter de son travail sans autorisation et en violation de la procédure décrite au présent article sera considéré comme un manquement au contrat de travail susceptible de donner lieu à des sanctions disciplinaires.

Article 8 – Travailleurs handicapés

Les travailleurs handicapés, sont éligibles au télétravail dans les conditions prévues à l’article 3 ci-dessus.

Tout aménagement spécifique lié au statut de travailleur handicapé, sera envisagé en lien avec la médecine du travail et les organismes compétents.

Les travailleurs en situation de handicap pourront bénéficier de mesures appropriées facilitant l'accès au télétravail. Ces mesures seront définies avec l’entreprise et la médecine du travail au cas par cas en fonction des adaptations rendues nécessaires par la situation personnelle du collaborateur. Ils pourront notamment bénéficier à leur domicile des équipements adaptés qui leur étaient attribués dans les locaux de l’entreprise, lorsque cela est matériellement possible. Le manager porte une attention particulière aux salariés en situation de handicap et ceux présentant des problèmes de santé ou atteints d’une maladie chronique évolutive ou invalidante afin de ne pas créer de situations d’isolement.

Article 9 – Equipements de travail et indemnisation

9.1. Equipements de travail

L’entreprise fournit au salarié un équipement informatique comprenant un ordinateur portable sécurisé équipé des logiciels correspondant à la situation de travail (ensemble PC portable remis à chaque salarié) de manière à permettre au salarié un accès au réseau interne de …. et lui fait bénéficier de l’accès à distance à ses applications de travail et d’une solution de téléphonie adapté et Teams.

Seule une utilisation professionnelle de ce matériel est autorisée. L’usage à des fins privées est strictement interdit.

L’entreprise reste propriétaire du matériel mis à disposition du télétravailleur, qui s’engage à le maintenir en bon état.

Le salarié s'engage à prendre soin du matériel qui lui est confié, en assurant notamment sa propreté, et à signaler au service Achat Sécurité Bâtiment et le manager de tout dysfonctionnement, panne, détérioration, vol ou perte via les procédures en vigueur.

En cas d’incident technique l’empêchant d’effectuer normalement son activité, le télétravailleur bénéfice de l’assistance technique normalement disponible dans les locaux de l’entreprise. Il en informe immédiatement son manager qui décidera en fonction des circonstances si le salarié est en mesure de poursuivre son activité sur son lieu de télétravail ou si un retour dans les locaux de l’entreprise est priorisé.

9.2. Indemnisation

En compensation des frais exposés par le salarié dans le cadre du télétravail, l’entreprise met en place une indemnité forfaitaire mensuelle de 8,33 €. Les partenaires sociaux conviennent que le versement sera déclenché à partir de 15 jours ouvrés de présence sur le mois. L’indemnité forfaitaire sera calculée sur la paie du mois suivant celui au cours duquel les jours télétravaillés auront été réalisés.

Article 10 - Protection des données et sécurité informatique

Le salarié s’engage à respecter la Charte informatique de …. ainsi que les règles en vigueur destinées à assurer la protection et la confidentialité des données.

Le salarié veillera, en particulier, à ne transmettre aucune information à des tiers, à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il est le seul à utiliser son poste de travail et de manière générale, à verrouiller l'accès aux données professionnelles.

Le salarié sera également tenu au respect des différentes dispositions normatives en vigueur au sein de l’entreprise telles que notamment les règles internes applicables pour la protection des données utilisées et pour leur confidentialité qui figurent notamment dans la charte de protection de l’information et d’utilisation des ressources informatiques ainsi que l’extrait du Code de conduite et autres principes de culture et conduite groupe annexés au règlement intérieur de la société …...

Le non-respect de ces obligations est passible de sanctions pouvant aller jusqu'au licenciement.

Le salarié s’engage à prendre connaissance de la charte informatique disponible sur l’intranet de l’entreprise et à en respecter le contenu.

Le contenu des consignes de sécurité fera l'objet d'une information régulière au salarié en télétravail. Il est demandé au salarié de prendre connaissance des consignes qui ont été communiquées et de les respecter scrupuleusement. Il devra également suivre les formations éventuellement demandées concernant la bonne utilisation du matériel et des outils fournis.

Article 12. Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles et la politique de l’entreprise, relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs et doivent être strictement respectées par le salarié et le responsable hiérarchique.

Les télétravailleurs demeurent soumis au règlement intérieur de l’entreprise.

En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le salarié doit en informer le service RH dans les plus brefs délais et en tout état de cause transmettre un justificatif d’absence dans les 48 heures suivant la maladie ou l’accident conformément aux règles dans l’entreprise. Durant le télétravail, le salarié bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise. Le salarié en télétravail bénéficie de la législation sur les accidents du travail. Le salarié en télétravail suit toutes les recommandations relatives à la santé, l’hygiène et notamment le travail sur écran et postures adaptées. Le travail au domicile peut entraîner des difficultés dans la séparation de la vie professionnelle et personnelle et dans la conciliation des deux. L’entreprise souhaite réaffirmer le droit du salarié en télétravail à la déconnexion. Aussi, l’employeur rappelle que le salarié en télétravail ne doit pas se connecter à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail, sauf raison impérieuse.

Article 13 – Formation et accompagnement

Convaincus que l’entreprise et les managers sont les acteurs principaux dans la lutte contre l’isolement et les RPS, les partenaires sociaux conviennent que des communications régulières entre le manager et le collaborateur seront mises en place.

Les collaborateurs en situation de fragilité pourront alerter à tout moment le manager et le service RH. Une vigilance est portée sur la prévention de l’isolement que peuvent ressentir certains salariés, qu’ils soient en télétravail ou qu’ils travaillent sur le site de l’entreprise. A cet égard les managers concernés bénéficient d’une formation spécifique au management à distance.

Des actions de communication et de sensibilisation seront organisées à destination des managers et des collaborateurs pour faire comprendre les enjeux, les atouts du télétravail et exposer les bonnes pratiques notamment au regard du droit à la déconnexion et du temps de travail.

Le collaborateur en télétravail bénéficie du même accès à la formation que les salariés en situation comparable qui travaillent dans les locaux de l’entreprise.

Le salarié a accès à la formation et aux possibilités de déroulement de carrière dans les mêmes conditions que les autres salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise. Pour assurer la formation des salariés exerçant une partie de leurs fonctions en télétravail, l’entreprise laisse accès au dispositif déjà existant de formation à distance sur la plateforme E-learning.

Article 14 – Droit à la déconnexion et au respect de la vie privée

14.1. Droit à la déconnexion

Les parties affirment l’importance d’un bon usage des outils informatiques en vue d’un nécessaire respect des temps de repos et de congé ainsi que de l’équilibre entre vie privée et familiale et vie professionnelle. C’est pourquoi, les périodes de repos, congés et suspension du contrat de travail doivent être respectées par l’ensemble des acteurs de l’entreprise. Ainsi, les managers s’abstiennent de contacter les salariés en situation de télétravail en dehors de leurs horaires de travail sauf situation d’urgence qui ne peut attendre le lendemain ou le jour ouvré suivant.

14.2. Respect de la vie privée

Si un moyen de surveillance est mis en place (contrôle technique, système ayant pour but de lutter contre la cybercriminalité...), outre l’information et la consultation des institutions représentatives du personnel, le salarié devra en être informé par l’employeur. Ce dispositif devra concerner exclusivement l'utilisation des outils mis à disposition pour l'exercice professionnel.

Article 15 – Egalité professionnelle

Le salarié qui exerce ses fonctions en télétravail en tout ou partie a les mêmes droits que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l'entreprise, notamment en ce qui concerne l'accès aux informations et l'accès à la formation. Par ailleurs, la charge de travail à domicile correspond au même volume de travail que si le salarié travaillait dans les locaux de l'entreprise. En conséquence, le télétravail ne doit pas générer une charge de travail supplémentaire ou une activité moindre de la part du salarié en télétravail. De plus Le télétravail ne doit pas être un frein au respect de l’égalité entre les femmes et les hommes. L’employeur s’assurera de l’égalité d’accès au télétravail entre les femmes et les hommes.

Article 16 – Dialogue social

Les parties s’engagent à organiser la continuité du dialogue social en cas de mise en place d’un télétravail intégral ou adapté. Cette continuité sera notamment assurée via l’espace intranet CSE qui permet aux élus de communiquer avec les salariés.

Article 17 – Dispositions finales

17.1. Entrée en vigueur et durée

Le présent accord s’applique à compter du 1^er octobre 2022 pour une durée déterminée de trois années de date à date.

Un mois avant le terme du présent accord, les parties se réuniront en vue de l’éventuel renouvellement de l’accord. A défaut de renouvellement, l’accord arrivé à expiration cessera de produire ses effets, en application de l’article L.2222-4 du Code du travail ».

17.2. Suivi de l’accord

Pour la mise en œuvre du présent accord, il est créé une commission paritaire de suivi, composée de deux représentants de chacune des organisations syndicales représentatives et signataires (ou adhérentes) de l'accord et de deux représentants de la direction. Elle a pour objet de vérifier les conditions de l'application du présent accord. Elle se réunit une fois par an en fin d'année civile pendant la durée de l'accord.

Par ailleurs, en cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir dans un délai de 2 mois après la prise d'effet de ces textes, afin d'adapter au besoin lesdites dispositions.

17.3. Révision

Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail. Les demandes de révision devront être présentées par leur(s) auteur(s) par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge à l’ensemble des autres parties. La demande de révision devra obligatoirement être accompagnée de propositions sur les thèmes dont il est demandé la révision.

La Direction et les organisations syndicales habilitées en application de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail se réuniront alors dans un délai de deux mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.

17.4. Publicité et dépôt

Le présent accord sera, à la diligence de la Direction, déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.

Il sera également remis en un exemplaire au greffe du Conseil de prud'hommes.

Il sera mis à la disposition du personnel sur l’intranet.

Fait à ….,

Le 22 septembre 2022

En quatre exemplaires

Pour l’entreprise Pour l’organisation syndicale ……

M. ….. Madame …..

Gérant