Accord d'entreprise "Avenant à l'accord interne du 02/11/2021 relatif à la mise en place du télétravail applicable au 01/10/2023" chez PAIE & RH SOLUTIONS (Siège)

AVENANT A L’ACCORD INTERNE DU 02/11/2021

RELATIF A LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

APPLICABLE AU 01/10/2023

La société :Paie & Rh Solutions

12 rue Gambetta

64000 Pau

N° SIREN : 452163801NAF : 6311 Z

ARTICLE 1 -PREAMBULE

Le présent avenant à l’accord relatif à la mise en place du télétravail du 02/11/2021, s’inscrit dans le cadre de l’intégration des modalités d’accès au télétravail pour les salariés ayant la qualité de proches aidants, les salariées enceintes et les salariés bénéficiant d’un congé paternité ou d’un congé d’adoption. Il vise à l’amélioration de la qualité de vie au travail des salariés de Paie & Rh Solutions et au vu de l’article L1222-9 du code du travail.

Il annule et remplace l’accord conclu le 02/11/2021.

Le Comité Social et Economique qui a été consulté sur cet accord lors de la réunion qui s’est déroulée le 12/09/2023, a rendu un avis favorable.

ARTICLE 2 -EGALITE DE TRAITEMENT

Pour le bénéfice et l’exercice des droits individuels et des droits collectifs, les salariés qui seront amenés à effectuer du télétravail bénéficieront des mêmes garanties et traitement que les autres collaborateurs.

ARTICLE 3 -CONDITIONS DE PASSAGE EN TELETRAVAIL

CONDITIONS D’ELIGIBILITE AU TELETRAVAIL

Sont éligibles au télétravail les salariés remplissant les conditions suivantes :

• Travailler dans le cadre d’un temps complet ou d’un temps partiel au moins égal à 80%

• Les salariés dont la période d’essai a été validée

• Justifier d’une expérience professionnelle du métier minimale de 24 mois

• Exercer la majorité de ses fonctions de façon autonome, être apte à s’organiser sans soutien permanent rapproché du manager

• Posséder un espace réservé au télétravail avec à minima le matériel suivant : un bureau, une chaise de bureau, un ordinateur, une souris, un clavier, un téléphone portable, une webcam et un process de paie.

Cet espace devra obéir aux règles de sécurité électrique et permettre un aménagement ergonomique du poste de télétravail.

• Posséder une connexion internet performante et stable

• Avoir complété une attestation sur l’honneur témoignant de la qualité de l’espace de travail et de la connexion internet

FORMALITES RELATIVES A LA DEMANDE DE PASSAGE EN TELETRAVAIL

Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail devra formuler une demande écrite selon la procédure suivante :

• Demande à faire au plus tard 3 mois avant la date de mise en application (sauf cas de force majeure)

• Formulation de la demande auprès du Team Leader, du Manager, du Service RH ainsi que du Coordinateur de site

• Changement applicable uniquement au premier jour de chaque semestre civil, à l’issue d’un entretien obligatoire

• Engagement d’un an minimum

La société devra y répondre dans un délai de 15 jour ouvrés. Tout refus du manager sera motivé par écrit.

SITUATIONS EXCEPTIONNELLES – CAS DE FORCE MAJEURE

Le télétravail pourra être mis en place de manière collective et obligatoire dans les cas suivants :

• Pandémie rendant impossible le travail sur site
• Episode de pollution mentionnée à l’article L.223-1 du code de l’environnement

FREQUENCES ET NOMBRES DE JOURS TELETRAVAILLES

Afin de préserver le lien social et le bon fonctionnement des équipes, le télétravail sera organisé à raison de :

• 2 journées par semaine maximum (périodes de paie et hors paie confondues)

Aucun télétravail ne sera possible le lundi.

A noter : les semaines comportant un jour férié chômé réduiront les journées de télétravail hebdomadaire dans la même proportion.

ARTICLE 4 - ACCORD DE JOURS DE TELETRAVAIL POUR ENFANT MALADE

La prise de jours de télétravail par l’ensemble des salariés en cas de maladie d’un enfant à charge est autorisée au sein de la société Paie & RH Solutions.

Celle-ci ne pourra se faire que dans le respect des conditions suivantes :

• 4 jours ouvrés de télétravail maximum par année civile
• Possibilité de prise en demi-journées
• Obligation de produire un justificatif attestant de la situation de maladie de l’enfant

Afin de suivre le décompte éventuel de ces jours spécifiques, la nature d’absence « télétravail pour enfant malade » devra être saisie dans TIMMI ABSENCES.

ARTICLE 5 - CONDITIONS DE RETOUR A UNE EXECUTION DU CONTRAT DE TRAVAIL SANS TELETRAVAIL

Il pourra être mis fin au télétravail, de manière temporaire ou définitive, sur demande de l'une ou l'autre partie :

• La demande du salarié devra être effectuée par écrit, la société devant y répondre dans un délai de 1 mois.

• La société pourra demander par écrit au salarié de travailler de nouveau dans les locaux de l'entreprise notamment pour les raisons suivantes : les conditions d’éligibilités prévues par le présent accord ne sont plus respectées, travaux urgents, remplacement d’un salarié absent, perturbation de l’activité du collaborateur ou de l’équipe (perte d’efficacité, de productivité ou dégradation de la relation interne ou externe).

ARTICLE 6 – MODALITES D’ACCEPTATION PAR LE SALARIE DES CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL

La mise en place du télétravail donnera lieu à la rédaction d’un avenant au contrat de travail du salarié.

Cet avenant précisera notamment :

• La date de démarrage du télétravail
• L’adresse du lieu principal où s’exerce le télétravail
• Les plages horaires durant lesquelles le salarié peut être joint par l’entreprise
• Les conditions de réversibilité du télétravail
• Les équipements mis à disposition et leurs conditions d’utilisation

ARTICLE 7 – FOURNITURES ET UTILISATION DES EQUIPEMENTS DE TRAVAIL

FOURNITURES DES EQUIPEMENTS DE TRAVAIL

L’entreprise fournit au salarié en télétravail les équipements suivants :

• Un écran d’ordinateur
• Un sous-main : process paie (pour les métiers nécessitant l’utilisation du process)

Le salarié s’engage à prendre soin des équipements qui lui sont confiés et à respecter leurs procédures d’utilisation. Ces équipements demeurent la propriété de l’entreprise et devront être restitués en cas d’arrêt du télétravail ou en cas de départ de l’entreprise.

Le télétravailleur a l’obligation d’informer sans délai son manager et le service informatique en cas de panne, mauvais fonctionnement, détérioration, perte ou vol des équipements mis à disposition.

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail entraînant une impossibilité de télétravailler (coupure d’électricité, de téléphone, de réseau informatique, etc.), l’entreprise pourra demander au salarié de revenir exercer ses fonctions dans les locaux de l’entreprise afin de poursuivre son activité, dans l’attente de la résolution des difficultés techniques.

UTILISATION DES EQUIPEMENTS DE TRAVAIL

Le télétravailleur s’engage expressément à ne pas utiliser pour un usage autre que professionnel les équipements mis à sa disposition par l’entreprise.

ARTICLE 8 - MODALITES DE CONTROLE DU TEMPS DE TRAVAIL ET DE REGULATION DE LA CHARGE DE TRAVAIL

CONTROLE DU TEMPS DE TRAVAIL

1°) Le salarié en télétravail devra utiliser le logiciel de temps mis à sa disposition pour déclarer ses temps de travail par activité : Timmi Temps.

2°) Afin de justifier de ses taches auprès du manager direct, le salarié en télétravail devra utiliser les zones de commentaires disponibles dans Timmi. Ainsi, toutes les tâches effectuées en télétravail devront figurer clairement dans Timmi.

Cette saisie permettra le contrôle du respect des durées de repos minimales entre deux journées de travail et de vérifier la charge de travail allouée au salarié en travail.

3°) Le salarié en télétravail doit mentionner les jours télétravaillés sur son planning, en effectuant une demande via Timmi Office. La planification du télétravail devra s’effectuer tous les trimestres avant le 15 du mois précédent le début du trimestre suivant. Si des modifications ont lieu, ces dernières seront effectives au trimestre suivant et devront faire l’objet d’un nouvel avenant au contrat de travail.

CONTROLE DE LA CHARGE DE TRAVAIL

La charge de travail réelle et la charge ressentie seront évaluées au cours de l’entretien annuel avec les managers.

ARTICLE 9 -DUREE DU TRAVAIL

Durée hebdomadaire de travail

La durée de travail hebdomadaire sera identique entre les périodes de télétravail et les périodes de travail sur site.

La durée de travail hebdomadaire est fixée par le contrat de travail du salarié.

Il devra en tout état de cause pouvoir être joignable par téléphone durant des plages horaires qui seront définies par accord avec la direction. Il s’engage également à respecter les limites imposées par le code du travail, relatives aux durées maximums de travail et aux durées de repos minimum.

Horaires de travail et plage de disponibilité

Horaires :

Les horaires de travail en situation de télétravail seront identiques aux horaires effectués sur site.

Plages horaires de disponibilité :

Les périodes pendant lesquelles l’entreprise et les partenaires de l’entreprise pourront joindre le salarié seront à minima les suivantes : de 9h00 à 12h30 et de 14h00 à 16h15 du lundi au vendredi (hors jours fériés). En dehors de ces plages horaires, le salarié pourra utiliser son « droit à la déconnexion » en mettant en veille ses systèmes de communications professionnelles.

La présente charte rappelle les limites imposées par le Code du Travail concernant la durée maximale du travail et en particulier :

Durée maximale légale de la journée de travail : 10 heures par jour

Durée maximale légale de travail hebdomadaire : 48 heures par semaine

Durée maximale légale de la semaine de travail sur un trimestre : 44 h

- les limites imposées par le Code du Travail concernant la durée minimale des repos, en particulier :

Durée minimale du repos quotidien : 11 heures consécutives

Durée minimale du repos hebdomadaire : 24 h + 11 h = 35 heures consécutives

- les limites imposées par le Code du Travail concernant les moments de travail, en particulier :

Le recours au travail de nuit est interdit. Le travail le samedi, le dimanche et les jours fériés doit être exceptionnel et validé au préalable par la direction.

ARTICLE 10 – MODALITES D’ACCES AU TELETRAVAIL DES TRAVAILLEURS HANDICAPES

Les travailleurs handicapés pourront, à leur demande et conformément aux mesures prévues à l’article L.5213-6 du code du travail, exercer leur activité en télétravail dans les mêmes conditions que l’ensemble des salariés de Paie & Rh Solutions, dès lors que leur poste y est éligible. Ils bénéficieront de mesures appropriées facilitant l’accès au télétravail, définies en lien étroit avec le service RH et la médecine du travail, en fonction des adaptations rendues nécessaires par la situation personnelle du collaborateur.

ARTICLE 11 – MODALITES D’ACCES AU TELETRAVAIL DES SALARIEES ENCEINTES

Les salariées ayant déclaré leur grossesse pourront, à leur demande et conformément aux mesures prévues à l’article L.1222.9, II, 6 ° du code du travail, exercer leur activité en télétravail à partir du 3^ème mois de grossesse sans condition d’ancienneté pour éviter notamment la fatigue due au trajet domicile / lieu de travail.

Elles bénéficieront de mesures appropriées facilitant l’accès au télétravail, définies en lien étroit avec le service RH et le manager direct, en fonction des adaptations rendues nécessaires par leur situation personnelle.

Conformément aux dispositions conventionnelles en vigueur, l’accès au télétravail sera également facilité et individualisé dans les 3 mois suivant le congé maternité afin de faciliter la conciliation des vies professionnelles et personnelles des parents.

ARTICLE 12 – MODALITES D’ACCES AU TELETRAVAIL DES SALARIES BENEFICIANT D’UN CONGE PATERNITE OU D’UN CONGE D’ADOPTION

Les salariés bénéficiant d’un congé de paternité ou d’adoption, afin de faciliter la conciliation des vies professionnelles et personnelles des parents, pourront, à leur demande et conformément aux dispositions conventionnelles en vigueur, exercer leur activité en télétravail sans condition d’ancienneté dans les 3 mois précédents et suivants le congé paternité.

Ils bénéficieront de mesures appropriées facilitant l’accès au télétravail, définies en lien étroit avec le service RH et le manager direct, en fonction des adaptations rendues nécessaires par leur situation personnelle.

ARTICLE 13 – MODALITES D’ACCES AU TELETRAVAIL DES SALARIES PROCHES AIDANTS

Les salariés ayant la qualité de proche aidant d’un enfant, d’un parent ou d’un proche pourront, à leur demande, exercer leur activité en télétravail sans condition d’ancienneté. Ils bénéficieront de mesures appropriées facilitant l’accès au télétravail, définies en lien étroit avec le service RH et le manager direct, en fonction des adaptations rendues nécessaires par la situation personnelle du collaborateur.

ARTICLE 14 – MODALITES D’ACCES AU TELETRAVAIL DES SALARIES DE RETOUR D’ARRET DE TRAVAIL SUPERIEUR A 6 MOIS

Les salariés de retour d’arrêt de travail d’une durée supérieure à 6 mois continus faisant suite à une maladie ou un accident, afin de faciliter leur retour sur leur poste pendant les 3 mois suivant la fin de cet arrêt, pourront, à leur demande, exercer leur activité en télétravail sans condition d’ancienneté. Ils bénéficieront de mesures appropriées facilitant l’accès au télétravail, définies en lien étroit avec le service RH et le manager direct, en fonction des adaptations rendues nécessaires par la situation personnelle du collaborateur.

ARTICLE 15 – CONFIDENTIALITE ET PROTECTION DES DONNEES

Le salarié en télétravail s’engage à respecter les règles fixées par Paie & Rh Solutions en matière de sécurité informatique et de protection des données.

Le télétravail doit également respecter une obligation de confidentialité et de discrétion sur les données de l’entreprise qui sont portées à sa connaissance dans l’exercice de son activité professionnelle. Il doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l’accès de son matériel informatique afin de s’assurer qu’il en soit le seul utilisateur.

Le non-respect de cette obligation est passible de sanctions.

ARTICLE 16-DATE D’APPLICATION ET DUREE DE L ACCORD

Cet accord entrera en vigueur le 01/10/2023, il est conclu pour une durée indéterminée.

ARTICLE 17 -MODALITES DE SUIVI ET DE COMMUNICATION

Il est convenu d’une communication annuelle des indicateurs associés aux dispositions et de l’évolution de leurs résultats. Cette communication sera faite au travers de la BDESE.

ARTICLE 18 -DENONCIATION

Le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires.

En l'absence de stipulation expresse, la durée du préavis qui doit précéder la dénonciation est de trois mois.

La dénonciation devra être notifiée par son auteur aux autres signataires de l’accord et devra être déposée dans les conditions prévues par voie réglementaire.

ARTICLE 19 -DEPÔT DE L ACCORD

Le présent accord sera, à la diligence de l’entreprise, déposé sur la plateforme en ligne « Télé Accords » qui le transmet auprès de la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS). Un exemplaire sera également remis au Secrétariat Greffe du Conseil des Prud’Hommes.

Fait à Pau, le 12/09/2023

En 5 exemplaires