Accord d'entreprise "Accord "Flexwork"" chez BSO NETWORK SOLUTIONS (Siège)

Accord d‘entreprise relatif au FlexWork

Entre

d'une part :

La société BSO Network Solutions

dont le siège est situé 4 avenue Pablo Picasso – 92000 Nanterre

Numéro SIRET : 452 456 585 00051

Représentée par M. XXX XXX, en sa qualité de Directeur Financier

et

et d'autre part,

Monsieur XXX XXX, membre de la délégation du personnel au CSE

Il a été conclu le présent accord.

PREAMBULE

Le développement des Technologies de l’Information et de la Communication à distance constitue une opportunité de repenser les équilibres des temps de vie et de favoriser, autant que l’organisation du travail le permet, la conciliation entre la vie personnelle et la vie professionnelle des salariés de l’entreprise. 

S’inscrivant dans une démarche d’amélioration continue au service, tant de l’organisation du travail que des attentes des salariés, les parties signataires souhaitent introduire dans l’entreprise une nouvelle modalité d’organisation du travail, en réponse notamment aux besoins de flexibilité exprimés dans l’entreprise.

Article 1 – Définition

Le FlexWork consiste, sur la base du volontariat, à offrir la possibilité au salarié de travailler en dehors des locaux de l’entreprise jusqu’à 2 jour maximum par semaine.

Article 2 – Principe de mise en œuvre

Les parties signataires s’accordent sur la nécessité de définir un cadre de référence applicable à tous dans l’entreprise, notamment pour tout salarié qui souhaiterait solliciter du FlexWork comme pour tout manager devant y répondre.

Les parties signataires conviennent ainsi des principes de mise en œuvre suivants : 

2.1 – Critères d’éligibilité

Les parties signataires conviennent que le FlexWork repose sur la confiance et la responsabilité de chacun ainsi que sur l’adéquation du poste avec un travail en dehors des locaux de l’entreprise.

L’accès au FlexWork est en particulier fondé sur la capacité du salarié à exercer ses activités de façon autonome et à distance. Il est donc ouvert aux salariés qui, en tenant compte de la nature de leur emploi et des responsabilités qu’ils exercent, bénéficient d’une autonomie dans l’organisation de leurs activités et ne nécessitent pas la présence quotidienne de leur manager.

A titre indicatif, l’éligibilité au FlexWork sera notamment appréciée au regard des éléments suivants :

• L’existence d’un contrat de travail en CDI ou en CDD ;

• La zone géographique compatible avec les technologies à mettre en œuvre ;

• La nature des emplois, qui peuvent être ou non réalisés à distance ;

• Le niveau d’autonomie du salarié (gestion du temps et des priorités, compétences d’organisation du salarié notamment) ;

• L’autonomie requise dans le poste ;

• La possibilité d’exécuter le travail en dehors des locaux de l’entreprise à l’aide des outils mis à sa disposition ; 

• L’accessibilité à la documentation générale nécessaire à l’exercice de la responsabilité ;

• L’organisation et la continuité d’activité du service ;

• La possibilité d’aménagement d’un espace de travail permettant notamment un respect des règles en matière d’hygiène et de sécurité.

Afin de favoriser une bonne intégration dans l’entreprise, dans l’équipe et au poste de travail, le FlexWork est une organisation qui ne peut être accessible qu’au terme de la période d’essai.

Ne peuvent pas être éligibles les salariés ayant une activité qui par nature requiert d'être exercée dans les locaux de l'entreprise ou sur sites tel qu’en datacenter. Ne peuvent pas non plus être éligibles les intérimaires, les stagiaires et les apprentis.

2.2 – Accès au Flexwork

Les parties signataires s’accordent sur le fait que l’accès au FlexWork repose sur le double volontariat, du salarié comme du manager, et sur les principes suivants :

• Il se fait à la demande du salarié ;

• Le manager examine la demande du salarié en prenant notamment en compte les conditions d’éligibilité prévues à l’article 2.1 du présent accord ; 

• Le FlexWork est réversible, à l’initiative soit du salarié, soit de l’employeur.

Les parties signataires conviennent que le FlexWork n’est ni un droit ni une obligation et que sa mise en œuvre reste soumise à certaines conditions, particulièrement d’éligibilité, figurant notamment dans le présent accord.

Article 3 – Conditions de mise en place

3.1 Modalités de passage en Flexwork

Le salarié souhaitant opter pour du FlexWork devra formuler sa demande par écrit auprès de son manager en mettant en copie le DRH.

Le manager étudiera la compatibilité de cette forme d’organisation du travail avec l’emploi exercé par le salarié en se référant notamment aux conditions d’éligibilité prévues à l’article 2.1 du présent accord.

Après information et avis du DRH, le manager communique lors d’un entretien avec son salarié, sa réponse motivée dans un délai d’un mois maximum.

3.2 – Avenant au contrat de travail

Tout passage en FlexWork fera préalablement l’objet de la signature d’un avenant au contrat de travail du salarié. 

L’avenant au contrat de travail précisera notamment :

• La date de démarrage du FlexWork ;

• La durée de validité de l’avenant et les règles de renouvellement ;

• Le nombre hebdomadaire de jours de travail en dehors de l’entreprise ;

• Les conditions de réversibilité du FlexWork ;

• La période d’adaptation ;

• Le lieu où s’exercera le FlexWork et les conditions matérielles s’y rapportant (liste du matériel fourni, assurance, conformité des installations, etc..).

L’avenant au contrat de travail ne fera pas mention de la répartition des jours travaillés en dehors de l’entreprise et des jours travaillés en entreprise, qui - par essence - ne sont pas déterminables à l’avance.

3.3 – Durée de l’avenant

Lors de sa mise en place, compte tenu de la spécificité du FlexWork en terme notamment d’organisation du travail, il est convenu que l’avenant au contrat de travail sera d’une durée d’un an maximum. 

A l’issue de cette période, après échange entre le manager et le salarié à l’occasion de l’entretien annuel individuel, cet avenant pourra être renouvelé par simple accord écrit. 

En cas de changement de poste du salarié, l’organisation en FlexWork prendra fin de façon automatique. Si le salarié souhaite poursuivre le FlexWork dans sa nouvelle responsabilité, il devra formuler une nouvelle demande auprès de son manager conformément à l’article 3.1 du présent accord.

3.4 – Période d’adaptation

Afin de permettre à chacune des parties – salarié et manager – d’expérimenter le FlexWork, de vérifier son bon fonctionnement technique et organisationnel et de s’assurer qu’il répond bien aux attentes de chacune des parties, une période d’adaptation, d’au moins 3 mois sera prévue par l’avenant au contrat de travail.

Pendant cette période, chacune des parties pourra librement mettre fin au FlexWork, moyennant un délai de prévenance raisonnable fixé dans l’avenant.

3.5 – Réversibilité

Le FlexWork présente un caractère réversible. Il peut y être mis fin à tout moment, à l’initiative du salarié ou du manager, sans motif.

A la demande de l’une ou l’autre des parties formalisées par écrit, l’organisation en FlexWork pourra s’arrêter dans le respect d’un délai de prévenance de 3 semaines minimum sauf accord entre les parties pour un délai plus court.

Il est convenu que la réversibilité implique le retour du salarié à son poste de travail dans les locaux de l’entreprise.

3.6 – Organisation du FlexWork

Tous les jours ouvrés sont éligibles au FlexWork.

Il appartient au manager de déterminer les modalités d’organisation du FlexWork au sein de son département et/ou équipe en tenant compte des impératifs liés au fonctionnement du service et des souhaits émis par les salariés, notamment en termes de choix des jours.

Ces jours ne sont pas reportables d’un mois sur l’autre. Ils ne sont pas fractionnables en demi-journées.

Le salarié informera son manager des jours de travail qu’il souhaite réaliser à son domicile, dans le respect d’un délai de prévenance minimum de 48 heures. Cette information se fait par l’intermédiaire de l’interface Odoo. Le manager peut, à réception de la demande, valider ou refuser les jours de travail en dehors de l’entreprise. L’absence de réponse du manager vaut acceptation.

3.7 – Lieu du FlexWork

Le FlexWork sera effectué au domicile du salarié.

Par domicile, on entend le lieu habituel de résidence du salarié, c'est-à-dire celui dont l'adresse figure sur le bulletin de salaire.

3.8 – Matériels fournis

Sous réserve de la conformité des installations électriques déjà en place au domicile du salarié, la société fournit, installe et entretient les équipements nécessaires au FlexWork.

Ces équipements se composent d’:

• Un ordinateur portable ;

• Un téléphone mobile avec forfait illimité et forfait Data adapté à la réalisation de l’astreinte, si applicable ;

• Un téléphone SIP pour connecter son bureau à domicile.

Pour des raisons de sécurité informatique, il est demandé au salarié de prendre connaissance des consignes qui lui seront remises et de les respecter scrupuleusement.

Ce matériel restant la propriété de l’entreprise, le salarié s’engage à le restituer dès la fin de la période de FlexWork.

3.9 – Durée et organisation du temps de travail

Le FlexWork n’a pas pour effet de modifier l’activité habituelle, la charge de travail ou l’amplitude de travail applicable habituellement au sein des locaux de l’entreprise.

L’organisation en FlexWork s’exerce donc dans le cadre du temps de travail et des horaires habituels du salarié.

Le salarié en FlexWork s’engage à respecter les règles légales et conventionnelles en vigueur en matière de temps de travail et de temps de repos. Il s’engage en particulier à respecter la durée maximale hebdomadaire ainsi que le repos quotidien minimale de 11 heures consécutives entre deux journées de travail.

La société veillera au respect de l’amplitude maximale de la journée de travail. A ce titre, le salarié organisera librement son temps de travail sous réserve de respecter les plages horaires de disponibilité suivantes : 9h30 - 19h15 (comprenant une heure de pause déjeuner) pendant lesquelles le salarié doit être joignable.

La société veillera au respect de la vie privée du salarié en FlexWork et ne pourra pas le contacter en dehors des plages horaires.

Le manager veillera à maintenir un contact régulier avec le salarié en FlexWork et à communiquer les informations nécessaires à l’exercice des missions confiées au salarié.

3.10 – Déconnexion

Le salarié bénéficie d’un droit à déconnexion afin de favoriser l'équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle. Ce droit individuel à la déconnexion se traduit, notamment, par l'absence d'obligation, pour le receveur, de répondre aux courriels ou messages, appels téléphonique, SMS adressés durant les périodes de repos et de congés. Il est demandé au salarié de s’abstenir d’envoyer des courriels ou messages, appels téléphonique et SMS en soirée, la nuit, de même que pendant les week-ends et les jours fériés. L’usage de la messagerie professionnelle ou du téléphone pendant ces périodes doit être justifié par la gravité et l'urgence et/ou l'importance exceptionnelle du sujet traité.

3.11 – Frais

La société prend en charge les dépenses liées à la mise en conformité du domicile au FlexWork ainsi que les dépenses d’installation de l’équipement bureautique et informatique nécessaires, de leur entretien, de réparation, voire, en tant que de besoin, de remplacement du matériel.

Les frais engagés par le salarié pour exercer son activité en télétravail sont remboursés sur frais réels sur présentation de justificatifs.

Cette indemnité correspond notamment aux :

• Coûts supplémentaires de consommation électrique liés à l’utilisation du matériel professionnel ;

• Coûts directement engendrés par le télétravail : installation d’une ligne téléphonique professionnelle, abonnement internet, logiciels, affranchissement de courriers, fournitures diverses telles que papier, cartouches d’encre ;

• Coûts supplémentaires éventuels d’impôts locaux pour l’utilisation du logement comme local professionnel ;

• Coûts supplémentaires éventuels d’assurance du logement utilisé comme local professionnel ;

• Frais de chauffage et d’électricité correspondants à la présence supplémentaire du salarié à son domicile.

3.12 – Conditions d’emploi et droit collectif

Le salarié en FlexWork bénéficie des même droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable et travaillant exclusivement dans les locaux de l’entreprise.

Il dispose ainsi du même accès à l’information, à la formation et aux possibilités d’évolution de carrière.

Le passage en FlexWork ne modifie en rien pour le salarié les autres modalités d’exécution de son contrat de travail, ni le contenu, ni les objectifs de son poste, ni la charge de travail que le manager veillera à ne pas modifier. Il bénéficiera des mêmes entretiens professionnels et restera soumis aux mêmes politiques d’évaluation que les autres salariés.

3.13 – Assurances

Le salarié en FlexWork s’engage à ce que les installations électriques de son domicile, soient conformes aux normes NF et qu’il peut justifier à tout moment que son domicile est couvert par une assurance « multirisques habitation ». 

3.14 – Protection des données et confidentialité de l’information

Le salarié en FlexWork s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité en vigueur dans l’entreprise. Il est notamment tenu au strict respect de la charte informatique lorsqu’il utilise une ressource du système d’information de l’entreprise. Il doit assurer l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des informations et des données qui lui sont confiées, auxquelles il a accès ou qu’il crée dans le cadre de son activité en FlexWork, sur tout support et par tout moyen.

Le salarié doit veiller à ne transmettre à des tiers aucune information sur les données confidentielles (portant notamment sur l’entreprise, ses donneurs d’ordre, ses clients, prestataires et partenaires) et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur. L’utilisation de documents papier doit être restreinte au minimum. Le cas échéant, ces documents doivent être stockés dans un endroit fermé.

3.15 – Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au salarié en situation en FlexWork. Le salarié en FlexWork s’engage à réaliser le travail à son domicile dans des conditions de sécurité préservant la santé au travail. Ainsi, le salarié en FlexWork doit disposer d’un espace de travail approprié et adapté à un exercice satisfaisant et sécurisé de ses missions professionnelles.

Le salarié en FlexWork bénéficie de la législation sur les accidents du travail et de trajet. Ainsi, un accident survenu à son domicile pendant les jours de FlexWork et dans la plage journalière de travail, sera soumis au même régime que s’il était survenu dans les locaux de l’entreprise pendant le temps de travail. Dans ce cas, le salarié en FlexWork doit en informer son manager et le DRH dans les meilleurs délais (et au plus tard dans les 24H) et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail.

Article 4 – Durée et modalités de dépôt de l’accord

4.1 – Durée

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et s’appliquera au lendemain de son dépôt à la Direccte.

Le présent accord peut faire l’objet d’une demande de révision de la part des parties signataires conformément aux dispositions de l’article L.2222-5 du Code du travail.

Il pourra être dénoncé par une des parties signataires moyennant un préavis de 3 mois.

4.2 – Formalités de dépôt

Le présent accord sera affiché dans les locaux en vue de l’information des salariés.

Dans un délai minimal de huit jours après sa signature, le présent accord sera transmis, à l’initiative de l’Entreprise, à la DIRECCTE en deux exemplaires, dont un en version électronique. L’exemplaire papier sera adressé par courrier recommandé avec avis de réception. Un exemplaire sera également envoyé par courrier recommandé avec avis de réception au greffe du Conseil des prud’hommes.

Fait à Nanterre, le 10/05/2021

En 3 exemplaires.

Monsieur XXX XXX Membre de la délégation Du personnel au CSE

Pour BSO NETWORK SOLUTIONS Monsieur XXX XXX Directeur Financier