Accord au sein de l’association Onco-Occitanie

RELATIF AUX ForfaitS jours

ENTRE LES SOUSSIGNES :

L’association Onco-Occitanie, association loi 1901,

dont le siège social est situé 1 avenue Irene Joliot-Curie - 31100 TOULOUSE

représentée par , en sa qualité de Président,

Ci-après « l’association »

D’une part,

ET

Madame , Déléguée du Personnel titulaire, représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles.

Ci-après « La Déléguée du personnel»

D’autre part,

Ensemble, les « parties »

IL EST PREALABLEMENT ARRETE CE QUI SUIT :

PREAMBULE

Dans le cadre de la réforme territoriale adoptée en 2015 qui a donné naissance à la région Occitanie, les associations régionales de Cancérologie OncoLR et Oncomip ont fusionné pour donner naissance au réseau régional de cancérologie de la région Occitanie, l’association Onco-Occitanie à compter du 1er janvier 2018.

Dans ce cadre, une réflexion a été menée en étroite relation avec les représentants du personnel pour remplir les objectifs suivants :

• Harmoniser l’organisation du temps de travail des salariés cadres au sein des différents sites de l’association ;

• Permettre une plus grande souplesse dans l’organisation du travail des salariés afin d’améliorer l’adéquation entre leur vie privée et leur vie professionnelle.

De ce fait, les parties déclarent être conscientes du fait que l’application du présent accord implique une amélioration constante de l’organisation du travail au sein de l’association en adéquation avec les impératifs de qualité du service rendu aux bénéficiaires.

En effet, la mise en place du régime des forfaits en jours sur l’année répond à un besoin lié à l’évolution de l’association, qui dispose aujourd’hui de collaborateurs dont l’autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées et dont la nature de leurs fonctions, ne les conduisent pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de leur service.

L’association, en concertation avec la Déléguée du personnel se sont rencontrées à de nombreuses reprises afin d’échanger sur le projet d’accord et ses conditions d’applications notamment les 6 et 9 avril 2018, 8 juin 2018 et 24 juillet 2018.

Dans le cadre de l’article L.2232-23-1 du Code du Travail, les parties ont donc décidé de négocier le présent accord collectif portant sur le régime des forfaits jours des salariés « cadres » tels que définis à l’article 3 du présent accord.

CECI ETANT RAPPELE, IL A ETE ARRÊTE ET CONVENU CE QUI SUIT :

Sommaire

PREAMBULE 1

Article 1 – Objet du présent accord 3

Article 2 – Bénéficiaires 3

Article 3 – Durée du forfait jours 4

 3.1. Durée du forfait 4

 3.2. Détermination des jours de repos (JNT) 4

 3.3. Conséquences des absences 4

Article 4 – Régime juridique 5

Article 5 – Garanties 5

 5.1. Temps de repos. 5

 5.2. Contrôle. 6

 5.3. Dispositif de veille 6

 5.4. Entretien annuel. 6

Article 6 – Renonciation à des jours de repos 7

Article 7 – Exercice du droit à la déconnexion 7

Article 8 – Caractéristiques principales des conventions individuelles 8

Article 9 – Date d’effet – Durée – Révision – Dénonciation – Publicité – Dépôt 8

 9.1. Durée et date d’effet 8

 9.2. Révision 8

 9.3. Dénonciation 8

 9.4. Formalités de dépôt et de publicité 9

Article 1 – Objet du présent accord

Le présent accord a pour objet de définir les conditions de recours aux forfaits jours par les salariés « cadres » de l’association Onco-Occitanie et les conséquences sur leur rémunération en déterminant notamment :

• les catégories de salariés susceptibles de conclure une convention de forfait ;

• le nombre d'heures ou de jours compris dans le forfait ;

• les caractéristiques principales de ces conventions ;

• la période de référence du forfait, c'est-à-dire une période de 12 mois consécutifs. Cette période peut correspondre à l'année civile ou à une autre période ;

• les conditions de prise en compte des absences, des arrivées et des départs en cours de période pour la rémunération des salariés ;

• les mécanismes supplémentaires en matière de suivi de la charge de travail des salariés.

Il annule et remplace l’ensemble des mesures, décisions unilatérales de l’employeur, accords atypiques, accords collectifs et usages éventuels ayant le même objet, dont ont pu antérieurement bénéficier les salariés de l’association Onco-Occitanie issue de la fusion-absorption.

Le présent accord est fondé sur l’analyse des mesures appliquées au sein de chacun des deux anciennes associations préalablement à la fusion ainsi que sur l’analyse des besoins réels de la nouvelle association pour garantir son bon fonctionnement tout en poursuivant un objectif d’harmonisation.

Article 2 – Bénéficiaires

Conformément à l’article L. 3121-58 du Code du travail, peuvent conclure une convention de forfait en jours sur l’année les salariés dits « cadres », à l’exclusion des cadres dirigeant. Les salariés bénéficiaires sont tous les salariés disposant d'une autonomie, d’une liberté et d’une indépendance dans l'organisation et la gestion de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés.

Il est rappelé, qu’à ce jour, l’association ne dispose pas de cadre dirigeant.

Les salariés concernés disposent de la plus grande autonomie d’initiative et assument la responsabilité pleine et entière du temps qu’ils consacrent à l’accomplissement de leur mission, sous réserve des garanties et limites prévues par le présent accord. Ils doivent donc disposer d’une grande latitude dans leur organisation du travail et la gestion de leur temps.

A cet égard, il est précisé que l’existence à des périodicités diverses de certaines contraintes liées à des réunions, à des rendez-vous ou autres impératifs professionnels rendus nécessaires par le bon fonctionnement de l’association, est inhérente à toute activité professionnelle exercée au sein d’une collectivité de travail et ne constitue donc pas un manque d’autonomie au regard du forfait jours.

Les parties constatent, qu’à ce titre, les salariés de l’association qui remplissent les conditions susvisées et peuvent donc bénéficier d’une convention de forfait en jours sur l’année sont à ce jour, et sans que cette liste ne soit exhaustive :

• Les cadres de direction, à l’exclusion des cadres dirigeant ;

• Les cadres tels que définis ci-dessus, en lien direct avec la Direction ;

• Les cadres tels que définis ci-dessus, ayant des fonctions de management ;

• Les cadres tels que définis ci-dessus et exerçant des fonctions spécifiques et/ou techniques, caractérisées par un degré élevé de responsabilité, disposant dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein du service, ou de l’équipe auquel ils sont intégrés.

Il est rappelé que la convention de forfait en jours doit être prévue au contrat de travail du salarié ou dans un avenant.

Article 3 – Durée du forfait jours

• 3.1. Durée du forfait

La durée du forfait jours est de 208 jours annuels, journée de solidarité incluse, pour un salarié présent sur la totalité de l’année civile et ayant un droit à congés payés légal complet.

Par conséquent, le plafond de 208 jours s’appliquant pour un droit complet à congés payés, il sera augmenté à due concurrence dans le cas contraire et notamment en cas de recrutement en cours d’année.

La période de référence du forfait est constituée par l’année civile, soit du 1^er janvier de l’année N au 31 décembre de l’année N.

• 3.2. Détermination des jours de repos (JNT)

Le décompte des jours de repos, aussi appelés « Jours non travaillés » ou « JNT » peut être établi, à titre indicatif, comme suit :

Nb de jours calendaire dans l’année	jours
(-) Nb de repos hebdomadaire	- 104 jours	(varie entre 104 et 105 en fonction des années)
(-) nb de jours fériés chômés ne tombant pas un jour de repos	- 8 jours	(varie entre 8 et 11 en fonction des années)
(-)nb de jours de congés payés	- 25 jours
nombre maximal de jour travaillé	228 jours
(-) nb de jours du forfait	- 208 jours
	20 JNT

Le nombre de jours non travaillés (JNT) au titre du forfait jours est déterminé par la différence entre le nombre de jours potentiellement travaillés et le nombre de jours du forfait jours : P – F. Ce calcul sera réalisé chaque année par l’association, compte tenu, notamment, du nombre réel de jours fériés ne tombant pas un jour de repos hebdomadaire.

• 3.3. Conséquences des absences

En cas d’absence, pour quelque cause que se soit non assimilée à du temps de travail effectif le nombre de jours dû au titre du forfait est diminué proportionnellement à la durée de l’absence. Il en va de même pour les jours non travaillés (JNT) issus du forfait jours.

Ainsi, une semaine d’absence, non assimilée à du temps de travail effectif, entraine une diminution proportionnelle :

• d’une part, du nombre de jours travaillés dû par le salarié ;

• et, d’autre part, du nombre de jours non travaillés à la durée de cette absence.

Par conséquent, cette absence a également une incidence en matière de rémunération pour le salarié. La retenue est obtenue en déterminant le montant de la valeur d’une journée de travail.

Afin de fixer précisément les règles de détermination des conséquences de l’absence sur le nombre de jours non travaillés comme sur la rémunération du salarié, les parties ont convenu de fixer un exemple détaillé en annexe 1 du présent accord.

Pour les salariés entrant ou sortant en cours de la période de référence ci-dessus, le nombre de jours prévus au premier alinéa est déterminé selon les règles ci-dessus.

Article 4 – Régime juridique

Il est rappelé que les salariés en forfait jours ne sont pas soumis, en application de l’article L.3121-62 du code du travail, à :

• la durée légale, ou conventionnelle, hebdomadaire, du temps de travail ;

• la durée quotidienne maximale prévue à l’article L.3121-18 ;

• aux durées hebdomadaires maximales de travail prévues aux articles L. 3121-20 et L. 3121-22.

Il est précisé que compte tenu de la nature du forfait jours, dans le cadre de l'exécution de leur prestation de travail, les salariés ne sont pas soumis à un contrôle de leurs horaires de travail.

Cependant, et sans que cela remette en cause leur autonomie, il pourra être prévu dans l’année des périodes de présence nécessaires au bon fonctionnement du service ou de l’association.

Article 5 – Garanties

• 5.1. Temps de repos.

Repos quotidien

En application des dispositions de l’article L.3131-1 du code du travail, la durée du repos quotidien est au minimum de 11 heures consécutives sauf dérogation dans les conditions fixées par les dispositions législatives et conventionnelles en vigueur.

L’amplitude de la journée de travail ne peut être supérieure à 13 heures.

Repos hebdomadaire

En application des dispositions de l’article L.3132-2 du code du travail, et bien que le temps de travail puisse être réparti sur certains ou sur tous les jours ouvrables de la semaine, en journées ou demi-journées de travail, le salarié doit bénéficier d'un temps de repos hebdomadaire de 24 heures consécutives auxquelles s'ajoutent les heures de repos quotidien ci-dessus prévues. Il est rappelé que sauf dérogations le jour de repos hebdomadaire est le dimanche.

Il est précisé que la durée du repos hebdomadaire devra être de 2 jours consécutifs. Il ne peut y être dérogé qu’exceptionnellement en cas de circonstances identifiées (déplacements professionnels, notamment à l’étranger ; salons, conférences ou manifestations professionnels ; projets spécifiques urgents…).

• 5.2. Contrôle.

Le forfait jours fait l’objet d’un contrôle des jours ou demi-journées travaillés.

A cette fin le salarié devra remplir mensuellement le document de contrôle élaboré, à cet effet, par l’employeur et l’adresser au service administratif ou le cas échéant au service RH de l’association.

Devront être identifiés dans le document de contrôle :

• La date des journées ou de demi-journées travaillées ;

• La date des journées ou demi-journées de repos prises. Pour ces dernières la qualification de ces journées devra impérativement être précisée : congés payés, congés conventionnels, repos hebdomadaire, jour de repos…

Le cas échéant, il appartiendra au salarié de signaler à son supérieur hiérarchique toute difficulté qu’il rencontrerait dans l’organisation ou la charge de son travail et de solliciter un entretien auprès de lui en vue de déterminer les actions correctives appropriées, et ce sans attendre l’entretien annuel prévu ci-dessous et s’en qu’il s’y substitue.

• 5.3. Dispositif de veille

Afin de permettre au supérieur hiérarchique du salarié en forfait jours de s’assurer au mieux de la charge de travail de l’intéressé, il est mis en place un dispositif de veille.

Ce dernier consiste en une information, a minima, au terme de chaque mois du supérieur hiérarchique (et le cas échéant du salarié en forfait jours) dès lors que le document de contrôle visé au 4.2. ci-dessus :

• n’aura pas été remis en temps et en heure ;

• fera apparaître un dépassement de l’amplitude ;

• fera apparaître que le repos hebdomadaire de 2 jours consécutifs n’aura pas été pris par le salarié pendant 2 semaines consécutives.

Dans les 15 jours, le supérieur hiérarchique convoquera le salarié en forfait jours concerné à un entretien, sans attendre l’entretien annuel prévu ci-dessous au 4.4., afin d’examiner avec lui l'organisation de son travail, sa charge de travail, l'amplitude de ses journées d'activité, et, les cas échéant, d’envisager toute solution permettant de traiter les difficultés qui auraient été identifiées.

• 5.4. Entretien annuel.

En application de l’article L.3121-64, le salarié aura annuellement d’un entretien avec son supérieur hiérarchique au cours duquel seront évoquées :

• l'organisation du travail ;

• la charge de travail de l'intéressé ;

• l'amplitude de ses journées d'activité ;

• l'articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle et familiale ;

• la rémunération du salarié au regard de la charge de travail confiée.

Cet entretien pourra avoir lieu en même temps que l’entretien annuel d’évaluation, dès lors que les points ci-dessus seront abordés.

Article 6 – Renonciation à des jours de repos

Par accord écrit entre l’employeur et un salarié, les parties pourront convenir que le salarié renoncera à une partie de ses jours de repos (JNT) en contrepartie d'une majoration de son salaire.

Dans cette hypothèse, un avenant à la convention de forfait sera établi entre le salarié et l’association. Il est précisé qu’en application des dispositions de l’article L.3121-59 du code du travail, cet avenant est valable uniquement pour un contrat en cours et ne peut être reconduit de manière tacite.

Le taux de majoration applicable à la rémunération en cas de renonciation à des jours de repos est fixé à 10 %.

Compte tenu de la renonciation, le nombre maximal de jours travaillés par période de référence est de : 228 jours.

Article 7 – Exercice du droit à la déconnexion

L’effectivité du respect par le salarié de ces durées minimales de repos implique pour le salarié la déconnexion des outils de communication à distance.

A l’intérieur des périodes de repos et des périodes de congés, les salariés en forfait jours veillent à ne pas exercer leur activité professionnelle, notamment en évitant le recours aux moyens et outils de communication, quelle qu’en soit la nature.

A ce titre, ils bénéficient notamment d’un droit à la déconnexion pendant ces temps de repos et de congés, qui leur garantit que le défaut de réponse pendant ces temps ne peut être fautif ou reproché à quelque titre que ce soit.

L’association veillera à mettre en place un outil de suivi pour assurer le respect des temps de repos quotidien et hebdomadaire du salarié.

Il s’assurera des dispositions nécessaires afin que le salarié ait la possibilité de se déconnecter des outils de communication à distance mis à sa disposition.

Dans ce contexte, les salariés au forfait annuel en jours, en concertation avec leur employeur, gèrent librement le temps à consacrer à l’accomplissement de leur mission. L’amplitude des journées travaillées et la charge de travail de ces salariés devront rester raisonnables et assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail des intéressés.

Si un salarié au forfait jours constate qu’il ne sera pas en mesure de respecter ces durées minimales de repos, il peut, compte tenu de l’autonomie dont il dispose dans la gestion de son temps, avertir sans délai son employeur afin qu’une solution alternative lui permettant de respecter les dispositions légales soit trouvée.

Article 8 – Caractéristiques principales des conventions individuelles

Il est rappelé qu’en application de l’article L.3121-55 la mise en œuvre du forfait jours doit faire l’objet d’une convention individuelle écrite avec le salarié.

Cette convention précisera, notamment :

• le nombre de jours,

• le droit pour le salarié à renoncer, avec l’accord de l’employeur, à des jours de repos. La convention rappellera que cette renonciation doit faire l’objet d’un avenant indiquant le nombre de jours concernés, la majoration prévue, et la période de validité de l’avenant. La convention rappellera à ce titre que l’avenant n’est valable que pour l’année en cours et ne peut être reconduit de manière tacite.

• que le salarié en application de l’article L.3121-62 du code du travail, n’est pas soumis à la durée légale, ou conventionnelle, hebdomadaire, du temps de travail, à la durée quotidienne maximale prévue à l’article L.3121-18 ; aux durées hebdomadaires maximales de travail prévues aux articles L. 3121-20, et L. 3121-22.

• que la salarié a droit aux respects des temps de repos quotidien et hebdomadaires.

Article 9 – Date d’effet – Durée – Révision – Dénonciation – Publicité – Dépôt

• 9.1. Durée et date d’effet

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Le présent accord entrera en vigueur le 1^ier octobre 2018.

• 9.2. Révision

Le présent accord pourra être révisé à tout moment selon les modalités mentionnées aux articles L. 2261-7 et suivants du code du travail.

Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties susvisées devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres parties ou par tout autre moyen permettant de conférer date certaine à la demande et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision.

Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois suivant la réception de la demande de révision.

L’avenant éventuel de révision devra être déposé dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

• 9.3. Dénonciation

Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment selon les modalités mentionnées par les dispositions du code du travail à l’article L. 2261-9 et suivants du Code du Travail.

Cette dénonciation, sous réserve de respecter un préavis de trois mois, devra être notifiée par son auteur aux autres parties par lettre recommandée avec accusé de réception.

La dénonciation devra être déposée dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

• 9.4. Formalités de dépôt et de publicité

Le présent accord est établi en un nombre suffisant d’exemplaires pour remise à chacun des signataires.

Un exemplaire original sera également remis au secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes de Toulouse.

En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de l’association. Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Le présent accord fera l’objet, en application de l’article L. 2231-5-1 du Code du travail d’une publication dans la base de données nationale dont le contenu est consultable sur le site internet www.legifrance.gouv.fr.

Par ailleurs, les parties signataires rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail.

Le présent accord sera publié dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et signataires.

Un exemplaire du présent accord signé par les parties sera remis à chaque Organisation Syndicale Représentative pour notification au sens de l’article L.2231-5 du Code du travail.

Par ailleurs, un exemplaire du présent accord sera remis à la Délégation Unique du personnel et aux éventuels délégués syndicaux.

Enfin, une copie du présent accord sera tenue à la disposition des salariés auprès du Pôle administratif.

Fait en deux exemplaires originaux, de 9 pages chacun.

A Toulouse, le 1^ier octobre 2018,

Pour la Direction de l’Association Monsieur ************** Président	Pour la Déléguée du personnel titulaire Madame **************
	représentant la majorité des suffrages exprimés aux dernières élections professionnelles

Annexe 1 : Exemple de modalité de calcul du nombre de jours travaillés dus en cas d’absence.

Période de référence : année 2018

Jours d’absence pour l’exemple : 1 semaine d’absence

En cas d’absence, pour quelque cause que se soit non assimilée à du temps de travail effectif le nombre de jours dû au titre du forfait est déterminé comme suit :

	Exemple sur 2018
Soit N le nombre de jours calendaires sur la période de référence ;	365 jours
Soit RH le nombre de jours de repos hebdomadaires sur la période de référence ;	104 jours
Soit CP le nombre de congés payés dû sur la période de référence ;	25 jours
Soit JF le nombre de jours fériés ne tombant pas un jour de repos hebdomadaire sur la période de référence ;	8 jours
Soit F le nombre de jours du forfait jours sur la période de référence.	208 jours

Etape 1 : Il faut déterminer forfaitairement combien représente l’absence du salarié sur :

• Le nombre de jours travaillés à déduire ;

• Le nombre de repos sur JNT à déduire.

Déterminer le nombre de semaines travaillées (Y) comme suit :

P (le nombre de jours potentiellement travaillés) = N – RH – CP – JF

= 228 jours

Y (nb de semaines travaillées sur la période de référence) = P/ 5 jours/semaine

= 228/5 = 45,6 sem.

Déterminer le nombre de jours travaillés en moyenne par semaine (JM)

JM = F (nb de jours du forfait) = 208/ 45,6

Y (nb de semaines travaillées) = 4,56 jours/sem.

Déterminer le nombre de jours de repos en moyenne par semaine (JRM)

JRM = Nb de jours par semaine (5 jours) – JM = 5 - 4,56 = 0,44 jours/sem

NB : ce nombre peut également être déterminé comme suit :

JRM = JNT / Y = 20/ 45,6 = 0,438 arrondi à 0,44 jours/sem

Déterminer l’incidence d’une semaine d’absence, non assimilée à du temps de travail effectif :

1) Diminution proportionnelle du nombre de jours travaillés dû par le salarié ;	Une semaine d’absence non assimilée à du temps de travail effectif entraine une diminution du nombre de jours travaillés dû par le salarié de 4,56 jours. Donc 1 semaine d’absence = - 4,56 jours de rem
2) Diminution proportionnelle du nombre de jours non travaillés (JNT) à la durée de cette absence	Une semaine d’absence non assimilée à du temps de travail effectif entraine une diminution du nombre de jours non travaillés auquel le salarié a droit de 0,44 jours. Donc 1 semaine d’absence = - 0,44 JNT

Etape 2 : Il faut ensuite déterminer les conséquences de l’absence sur la rémunération en :

• Déterminant la valeur d’une journée de travail

• Appliquant cette valeur aux nombres de jours d’absence (= retenue à appliquer sur le bulletin)

Détermination de la valeur d’une journée de travail

En matière de rémunération, la valeur d’une journée de travail est déterminée comme suit :

Rémunération annuelle brute

Valeur d’une journée de travail =

Nb de jours à rémunérer au titre du forfait

• Détermination du nombre de jours à rémunérer au titre du forfait :

Nombre de jours au titre du forfait jours	208 jours
+ nombre de jours de congés payés	+ 25 jours
+ nombre de jours fériés (ne tombant pas un jour de repos hebdomadaire)	+ 8 jours
+ nb de JNT	+ 20 jours
TOTAL	= 261 jours à rémunérer

Appliquer cette valeur au nombre de jours à retenir pour connaître le montant de la retenue sur salaire lié à l’absence non assimilée à du temps de travail effectif.

Conséquence de l’absence du salarié une semaine :

• Réduction rémunération = 4,56 jours x valeur d’une journée de travail

• Réduction du nombre de JNT = 20 – 0,44 = 19,56 JNT arrondi à 20 JNT

• NB : Les règles applicables en matière d’arrondi impliquent, dans cet exemple, qu’une semaine d’absence n’a pas d’incidence immédiate sur le nombre de JNT.