Accord d'entreprise "l'accord relatif à la mise en place du vote électronique" chez INFO.U (Siège)

Accord d’entreprise relatif à la mise en place du vote électronique

Entre les soussignés,

La société INFO.U,

Union de Coopératives de Commerçants, au capital de 37.020 euros, dont le siège social est situé Route de Jacou, Le Parc Hermès, 34747 Vendargues Cedex, R.C.S 480 953 249, NAF-7733 Z

Ci-après dénommé "l'Entreprise" ou “INFO.U”,

Représentée par

Agissant en qualité de ,

D’une part

Et,

L’Organisation Syndicale signataire,

Représentée par ,

Agissant en qualité de Délégué Syndical

D’autre par

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres des instances représentatives du personnel, et de favoriser la participation des salariés, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l'Économie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique et le règlement n° 2016/679, dit règlement général sur la protection des données (RGPD).

Les parties signataires ont convenu par conséquent, pour les prochaines élections des instances représentatives du personnel, d'intégrer le vote électronique comme seule alternative possible concernant le mode d'organisation des scrutins.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise ayant fait le choix de participer aux élections de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres des instances représentatives du personnel.

Article 1 - Principe généraux

La Direction et les organisations syndicales représentatives ont expressément convenu que le recours au vote électronique est exclusif de toute autre modalité d’expression du vote (vote physique ou vote par correspondance).

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par INFO.U.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le·la salarié·e et le vote enregistré ;

• l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un·e électeur·rice ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Article 2 - Modalités d’organisation du vote

Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote. (Exemple : le nombre de jours, le lieu précis du vote, les heures d’ouverture et de fermeture,…).

Le protocole d’accord préélectoral devra mentionner la conclusion du présent accord et comporter en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Le protocole d’accord préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

Article 3 - Déroulement des opérations de vote

Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeur·rice·s pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette…).

Avant le premier tour des élections, chaque électeur·rice recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.

Article 4 - Sincérité du vote électronique et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur·rice ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Le vote émis par chaque électeur·rice sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeur·rice·s, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article 5 - Sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentant·es de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu'un·e représentant·e du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentant·e·s du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 6 - Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’usage de cette technique de vote par les salarié·e·s.

En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeur·rice·s suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les membres de la délégation du personnel du comité économique et social, les délégué·e·s syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.

Article 7 - Traitement des données

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

Article 8 - Expertise indépendante

Conformément à l’article R. 2314-9 du Code du travail, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Article 9 - Durée et date d’effet de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à compter de sa date de signature.

Article 10 - Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions de l’article L.2261-7-1 du Code du Travail. La révision pourra intervenir à tout moment à la demande de l’une des parties signataires qui indiquera dans la demande de révision, le ou les articles à réviser. La négociation de révision sera organisée dans un délai maximum de 3 mois.

Les dispositions du présent accord demeureront en vigueur jusqu'à l'entrée en vigueur des nouvelles dispositions et seront maintenues dans l'hypothèse où les négociations d'un nouveau texte n'aboutiraient pas.

Article 11 - Dénonciation de l’accord

Conformément aux dispositions de l’article L2261-9 du Code du travail, le présent accord peut être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires. La dénonciation prend effet à l’issue du préavis de 3 mois.

Article 12 - Notification, dépôt et publicité

Le présent accord sera déposé sur la plateforme numérique “Téléaccords” par le représentant légal de l’entreprise. Un exemplaire sera également remis au greffe du conseil de prud’hommes de Montpellier.

Cet accord sera mis à disposition de l’ensemble du personnel, sur l’intranet de l’entreprise, et un exemplaire sera remis à chaque délégation syndicale.

Fait à Vendargues, le 8 mars 2022

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Délégué Syndical