ACCORD SUR LE TELETRAVAIL

Entre les Soussignées :

La société CIRCLES France, Société par Actions Simplifiée au capital de 387.975 €, 19 rue du Dôme 92100 Boulogne-Billancourt, immatriculée au RCS de Nanterre sous le n° 482 769 189, représentée par son Directeur Général, accompagné de la Directrice des Ressources Humaines et de Responsable des Ressources Humaines.

D’une part,

ET

Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise :

La CFDT, représentée par, Délégué syndical, accompagné de, Responsable Régional, membre du CSE.

D’autre part.

PREAMBULE

La Direction et les organisations syndicales ont souhaité mettre en place et encadrer une nouvelle forme d'organisation du travail dans la société en négociant un Accord sur le télétravail, en application de l'article L 1222-9 du Code du travail.

Cet Accord répond à un double objectif de performance pour l'entreprise et d'amélioration de la qualité de vie des salariés en favorisant un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Il intervient après une période, durant la crise sanitaire en 2020/2021, durant laquelle ce mode d’organisation du travail a été « imposé » à tous alors qu’il n’existait pas dans l’entreprise préalablement.

Il permet par ailleurs, dans une certaine mesure, d’agir sur notre empreinte carbone en réduisant les déplacements liés au travail.

Les parties signataires considèrent que le télétravail est une forme innovante d'organisation du travail et soulignent que la responsabilité, l'autonomie et la confiance mutuelle entre le collaborateur et sa hiérarchie constituent des facteurs essentiels à la réussite de ce mode d'organisation du travail.

La confiance mutuelle entre le.la salarié.e et sa hiérarchie et le sens commun des responsabilités sont les facteurs clés de la réussite du télétravail.

Les parties tiennent à souligner dès ce Préambule que le.la salarié.e en télétravail bénéficie des mêmes droits, tant collectifs qu’individuels, que le.la salarié.e travaillant dans les locaux de l’entreprise. Il bénéficie par ailleurs, conformément à la réglementation, d’une priorité pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail.

Le présent Accord a été soumis à la Consultation du Comité Social et Economique (CSE) de l’Entreprise, qui s’est prononcé favorablement.

SOMMAIRE

ARTICLE 1 – Dispositions générales 3

Article 1.1. Définitions & Principes, Particularité des Circonstances Exceptionnelles 3

Article 1.2. Champ d’Application 4

Article 1.3. Eligibilité 4

Article 1.4. Télétravail Occasionnel / temporaire 4

Article 1.5. Dispositions particulières aux Femmes enceintes et aux Travailleurs handicapés 5

ARTICLE 2 – Mise en Place du Télétravail et Réversibilité 5

Article 2.1. Conditions de conformité des locaux & Assurances 5

Article 2.2. Procédure de passage en télétravail & fixation des modalités d’organisation du télétravail 6

Article 2.3. Période d'adaptation 7

Article 2.4. Réversibilité du télétravail 7

ARTICLE 3 – Mise en œuvre du télétravail 8

Article 3.1. Fréquence et nombre de jours de télétravail, Fonctionnement 8

Article 3.2. Equipements & outils de travail 9

Entretien et utilisation des équipements 10

Protection des données 10

Article 3.3. Allocation Forfaitaire 10

ARTICLE 4 – Conditions de travail 11

Article 4.1. Santé et sécurité / Formation et information 11

Article 4.2. Organisation du travail 12

Plages de disponibilité 12

Droit à la Déconnexion 12

Suivi du travail et de la charge de travail, maintien du lien avec l’entreprise 12

Salariés sous forfait annuel en jours 13

ARTICLE 5 – Actions d’accompagnement et de formation 13

ARTICLE 6 - Dispositions finales 14

Article 6.1 Entrée en vigueur et durée de l’Accord 14

Article 6.2 Suivi et rendez-vous 14

Article 6.3 Révision 14

Article 6.4 Notification et dépôt 14

ARTICLE 1 – Dispositions générales

Article 1.1. Définitions & Principes, Particularité des Circonstances Exceptionnelles

- Le télétravail est défini par l'article L 1222-9 du Code du travail. Il désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Est qualifié de télétravailleur le.la salarié.e qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini ci-dessus.

Au sein de Circles France, le télétravail est celui effectué au domicile habituel du salarié, le domicile étant entendu comme le lieu habituel de résidence du salarié en France : celui dont l'adresse figure sur le bulletin de salaire.

Le télétravail pourra être cependant envisagé en d’autres lieux que le domicile habituel du salarié sous réserve de l’accord préalable de l’entreprise et de répondre à toutes les conditions posées (notamment sécurité, assurances, techniques) :

- au sein d’une résidence secondaire du salarié, située en France métropolitaine de sorte de pouvoir répondre à la nécessité de retour dans les locaux de l’entreprise pour les jours travaillés en présentiel ;

- en d’autres lieux, dits « tiers lieux », quels qu’ils soient.

En cas d'accord pour que le télétravail soit ainsi exercé hors domicile habituel, il devra être formalisé par échange de courriel si c'est à titre exceptionnel ou ponctuel ; par Avenant si c'est à titre permanent.

Les situations de déplacements professionnels, les réunions professionnelles, les formations ne sont pas des situations de télétravail.

Le.la salarié.e s’engage à informer sans délai l’entreprise en cas de changement de domicile, à s’assurer que celui-ci réponde aux conditions requises et à fournir tous les documents nécessaires à s’assurer du respect des conditions requises pour y télétravailler.

Hors circonstances exceptionnelles, le télétravail revêt un caractère volontaire pour le.la salarié.e et intervient à sa demande.

- En cas de circonstances exceptionnelles et conformément à la loi, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés.

On entend par circonstances exceptionnelles notamment et sans que ces exemples soient exhaustifs : menace d'épidémie, pandémie, force majeure, conditions climatiques exceptionnelles (catastrophes naturelles), épisodes de pollution extrême. Elles peuvent être associées à des consignes des services de l’État sur la limitation des déplacements et/ou des sorties du domicile.

En ce cas, le télétravail peut intervenir sur décision de l’entreprise - ou sur sollicitation des pouvoirs publics - sans nécessiter l’accord du salarié : par exception, le télétravail n’intervient donc pas à la demande du salarié dans ce cas.

Les parties affirment l’importance du dialogue social dans la gestion de ce type de situations, comme l’a révélée la crise sanitaire liée au Covid-19, et d’une information transparente et continue des salarié.es sur les plans de continuation d’activité susceptibles d’être mis en place.

Les parties conviennent en cas de survenance de telles situations de se réunir sans délai afin d’envisager les mesures nécessaires à leur accompagnement, notamment en termes de santé, sécurité et relatives à une éventuelle prise en charge particulière des frais engendrés.

Article 1.2. Champ d’Application

Le présent Accord est applicable aux salariés de la Société Circles France titulaires d'un contrat de travail, à durée indéterminée comme à durée déterminée, après validation définitive de la période d’essai, nécessaire à une bonne intégration des collaborateurs.

Il est également applicable dans les mêmes conditions, après validation de la période d’intégration, aux salariés en situation d’alternance (contrat d’apprentissage, professionnalisation).

Il n’est en revanche pas applicable aux Stagiaires bénéficiant d’une convention de stage, considérant que la présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à la réussite de leur stage. A titre exceptionnel, le télétravail pourra être envisagé en cas d’absence du tuteur.

Il est applicable quel que soit le temps de travail des salariés, sous réserve du respect du rythme de télétravail prévu à l’Article 2.

Article 1.3. Eligibilité

Le télétravail est ouvert à tous les salariés entrant dans le champ d'application du présent Accord qui peuvent exercer leurs fonctions de façon autonome et dont le poste et les activités dématérialisées sont compatibles avec ce mode d'organisation du travail.

Ainsi, sont éligibles les salariés du siège remplissant ces conditions :

• Salariés sédentaires dont le lieu de télétravail est identifié de façon permanente,

• Salariés dits « nomades », collaborateurs de la Direction croissance et des ventes qui sont amenés à se déplacer très fréquemment et dont les rendez-vous clients fixent le calendrier de télétravail.

Ne sont pas éligibles au télétravail les salariés ayant une activité qui par nature requiert d'être exercée dans les locaux de l'entreprise et sur les établissements des clients de l’entreprise.

Ainsi, ne peuvent pas être éligibles au télétravail les salariés sur sites clients exerçant des prestations sur place nécessitant leur présence physique.

Par ailleurs, ne peuvent pas être éligibles au télétravail les salariés dont le logement ne répond pas aux conditions de conformité posées à l’Article 2.1. ci-après, logement qui serait incompatible avec ce mode d’organisation du travail notamment en ce qui concerne les impératifs de sécurité et/ou techniques.

Article 1.4. Télétravail Occasionnel / temporaire

Le télétravail peut également être envisagé de manière occasionnelle / temporaire dans des situations particulières, essentiellement :

• Des situations individuelles spécifiques impliquant un aménagement ponctuel du poste de travail sur préconisation de la Médecine du travail (pour favoriser le maintien dans l’emploi d’un travailleur handicapé ou pour des raisons de santé), ou pour raison personnelle ou familiale présentant un caractère exceptionnel et impérieux (enfant ou parent hospitalisé, salariés aidants familiaux)

• Des évènements ponctuels affectant significativement la circulation des moyens de transport collectif (grèves nationales impactant très fortement les transports en commun)

• Sur la demande du salarié et avec l’accord express et préalable du client, pour les salariés sur sites

Un accord entre un salarié, même non éligible habituellement, et son responsable peut par ailleurs toujours intervenir pour permettre occasionnellement un travail ponctuel à domicile, en lien avec une mission ou un travail spécifique à réaliser nécessitant une concentration particulière.

Dans ces cas, le recours au télétravail se fera pour une période déterminée par un échange d’accord préalable ou concomitant et écrit (au besoin par mail) entre le.la salarié.e et son responsable.

S’agissant du rythme du télétravail et de la mise à disposition du matériel nécessaire, ils seront adaptés dans ces situations aux évènements les justifiant.

Article 1.5. Dispositions particulières aux Femmes enceintes et aux Travailleurs handicapés

Afin de garantir le respect du principe d'égalité de traitement à l'égard des femmes enceintes et des travailleurs handicapés, des mesures appropriées doivent notamment être mises en œuvre pour leur permettre d'accéder à un emploi ou de conserver leur emploi.

L’accès des femmes enceintes et des travailleurs handicapés au télétravail doit être adapté et/ou facilité si ce mode d’organisation du travail constitue une mesure de nature à permettre l’accès ou le maintien dans l’emploi.

Les femmes enceintes et les travailleurs handicapés pourront exercer leur activité en télétravail, de façon ponctuelle dès l’embauche, si les conditions sont réunies ou après validation de la période d’essai, ou au cours de l’exécution de leur contrat, dès lors que leur poste y est éligible et qu’ils répondent aux conditions du présent Accord. Ils pourront au-delà bénéficier de mesures particulières portant sur l’accès, la mise en œuvre, les modalités de télétravail, définies en lien étroit avec le service RH et la médecine du travail, en fonction des adaptations rendues nécessaires par leur situation particulière, sur préconisations expertes, appréciée pour chaque femme enceinte ou travailleur handicapé en fonction de sa situation spécifique.

ARTICLE 2 – Mise en Place du Télétravail et Réversibilité

Article 2.1. Conditions de conformité des locaux & Assurances

Le télétravailleur doit disposer d’un espace de travail dédié dans son domicile, qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette un aménagement permettant de travailler dans de bonnes conditions.

Le.la salarié.e, préalablement à son passage en télétravail, doit s’assurer de la compatibilité de son installation avec un fonctionnement en télétravail.

1 En demandant une mesure de télétravail, le.la salarié.e atteste que son domicile permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité, dans un espace suffisant.

2 Le.la salarié.e doit en outre certifier de la conformité de l’installation électrique de son domicile à la règlementation en vigueur, par la remise d’une attestation de conformité (déclaration sur l’honneur) lors de sa demande de télétravail. Cette conformité des installations est une condition préalable indispensable pour bénéficier du télétravail. Aucun salarié ne saurait effectuer son activité en télétravail sans s’assurer de cette conformité.

3 Le.la salarié.e doit également bénéficier de bonnes conditions techniques pour l’utilisation des NTIC. L’accès au télétravail nécessite notamment un réseau internet de qualité suffisante pour permettre une bonne utilisation des outils de communication.

Le télétravailleur s’engage à signaler à son responsable tout problème technique, notamment lié à une défaillance de réseau. En cas de défaillance technique ou d’interruption de connexion, le télétravailleur s’engage à en informer sans délai son responsable. Le responsable hiérarchique pourra être alors amené à solliciter le retour dans les locaux de l’entreprise, ce à quoi s’oblige le télétravailleur.

4 Le.la salarié.e s'engage à informer son assurance habitation du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à la société, et à remettre à cette dernière sur simple demande une attestation le justifiant. A défaut d’en justifier sur simple demande, le télétravail ne peut se poursuivre. Dans tous les cas une telle attestation devra être fournie lors de la signature de l’avenant de passage en télétravail.

5 En cas de déménagement, le.la salarié.e doit en informer immédiatement l’entreprise et s’assurer, pour que le télétravail puisse se poursuivre, de la conformité de son nouveau domicile. Il doit transmettre les attestations nécessaires.

Article 2.2. Procédure de passage en télétravail & fixation des modalités d’organisation du télétravail

Télétravail régulier

1 Le.la salarié.e qui souhaite bénéficier de jour(s) de télétravail doit adresser une demande écrite à son responsable, par courrier ou courriel, précisant le nombre de jours qu’il souhaite télétravailler et en faisant part de ses attentes quant aux jours concernés.

2 Cette demande donne lieu à un entretien entre le responsable et le.la salarié.e.

Il revient au responsable, ce dont il fait part au salarié lors de cet entretien, de :

• S’assurer que le.la salarié.e entre dans le champ d’application de l’Accord (Article 1.2.), de son éligibilité (Article 1.3.) au télétravail, et du respect des conditions de passage (Article 2.1.) en télétravail : compatibilité et conformité du domicile et des équipements, assurances, …

• Fixer les jours télétravaillés, sauf pour les salariés dits « nomades » visés ci-dessus pour lesquels le rythme de télétravail est lié aux déplacements clients, ce qui est effectué selon des critères objectifs :

• Organisation et bon fonctionnement du service, prise en compte notamment des salariés déjà absents du service certains jours de la semaine (congés parentaux à temps partiel, mesures thérapeutiques, temps partiels, salariés préalablement déjà en télétravail)

• Contraintes liées à l’activité

• Occupation des locaux

• Nécessité d’assurer une présence régulière et homogène des membres de l’équipe dans les locaux de l’entreprise

• Fixation d’une journée par semaine « non télétravaillée » pour l’ensemble de l’équipe (pour l’organisation de réunions, évènements)

Le Responsable, dans la fixation des jours de télétravail, s’assure d’un traitement équitable et exclusif de toute discrimination

• Déterminer les modalités d’organisation du télétravail : répartition des missions, de la charge de travail, détermination des plages de disponibilité, …

Une réponse est apportée au salarié dans un délai maximum de 1 (un) mois à compter de la réception de sa demande, par écrit.

Tout refus, qui peut intervenir si un salarié n’entre pas dans le champ d’application de l’Accord, s’il n’est pas éligible au télétravail ou si les conditions de conformité des locaux ne sont pas remplies, devra être motivé par écrit.

En cas de désaccord, un recours auprès de la Direction des Ressources Humaines pourra être effectué dont l’objectif sera d’arbitrer la décision.

Le télétravail sera actif dès lors que la Direction des Ressources Humaines aura validée l’ensemble des éléments (demande du collaborateur, validation du manager, assurances, etc.)

3 Le passage au télétravail est formalisé par la signature d'un avenant au contrat de travail.

Est mis à la disposition du télétravailleur, lors de sa mise en place, un « Guide du Télétravail » qu’il s’engage à respecter.

Recours occasionnel / temporaire au télétravail

En cas de recours occasionnel au télétravail, la demande de télétravail est effectuée en concertation entre le.la salarié.e et responsable et l'accord entre les parties est formalisé par tout moyen, au besoin par simple échange de courriel.

Le télétravail intervient en ce cas pour une période déterminée, fixée lors de sa mise en place.

Lorsque cette mesure est mise en place pour des raisons de santé et/ou pour un Travailleur handicapé, elle doit faire intervenir le médecin du travail et intervenir sur ses préconisations. Lorsqu’elle est mise en place pour une femme enceinte, sur préconisation médicale avec intervention le cas échéant de la Médecine du travail.

Circonstances exceptionnelles

En cas de circonstances exceptionnelles comme visées ci-dessus, dont des épisodes de pollution ou intempéries majeurs, pandémies, etc, le télétravail peut être organisé de manière exceptionnelle sur décision de l’entreprise sans accord nécessaire du salarié. L’entreprise communiquera par tout moyen auprès des salariés en ce cas, si possible au moins 24 heures à l’avance, en organisant le cas échéant les informations / consultations nécessaires auprès du CSE.

Article 2.3. Période d'adaptation

L’organisation du travail avec jours de télétravail est soumise à une période d'adaptation de 3 mois pendant laquelle chacune des parties peut librement mettre fin au télétravail, à condition de respecter un délai de prévenance raisonnable.

Pendant cette période, le.la salarié.e peut décider de cesser d’exercer son activité en télétravail. Son responsable pourra également mettre fin au télétravail, notamment si les conditions techniques ou l’organisation ne sont pas compatibles avec ce mode d’organisation du travail.

Le.la salarié.e retrouve alors son poste dans les locaux de l'entreprise.

Ces dispositions ne s’appliquent pas en cas de télétravail exceptionnel.

Article 2.4. Réversibilité du télétravail

Le télétravail est une forme d’organisation du travail. A ce titre, il est réversible et évolutif.

- Au-delà de la période d'adaptation, il pourra être mis fin au télétravail régulier dans les conditions suivantes :

• A l’initiative du salarié, s’il ne souhaite plus télétravailler

• A l’initiative de l’entreprise en cas de :

• Changement de poste ou mobilité géographique, de même qu’en cas de déménagement de l’entreprise, qui entraineront la remise en cause « automatique » du télétravail, sauf accord contraire express entre les parties qui analyseront en amont la possibilité de poursuite du télétravail ;

• Non justification de la conformité des locaux et assurances (conditions de l’Article 2.1.) ;

• Non-respect des règles de l’Accord notamment en termes de sécurité, de protection des données, de respect des plages de disponibilité, ou encore en cas de problèmes techniques persistants et permanents d’application du télétravail (connexion défaillante à domicile, impossibilité de chargement des outils de travail indispensables…).

La demande du salarié doit être effectuée par écrit, la société devant y répondre dans un délai d’un 1 mois.

La demande de l’employeur doit être effectuée par écrit, avec un délai de prévenance sauf urgence (ex. défaut de conformité des locaux, défaut persistant de connexion) de 1 mois avant la prise d’effet de la fin du télétravail.

Ce délai peut être réduit ou supprimé en cas d’impossibilité avérée de poursuivre le télétravail.

Le télétravail occasionnel / temporaire est mis en œuvre pour une période déterminée. Il ne peut y être mis fin que par accord des deux parties.

Le télétravail en cas de circonstances exceptionnelles aura une durée strictement liée aux circonstances qui l’ont imposé.

- Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, le.la salarié.e reprend son activité dans les mêmes conditions, dans les locaux de l’entreprise. Dans ce cas, le/la salarié.e pourra faire une nouvelle demande à son responsable sous réserve de respecter les conditions d’éligibilité et de conformité posées par le présent Accord.

Le.la salarié.e s'engage, à la fin du télétravail, à restituer tout matériel/équipement/outil fourni(s) par l’entreprise dans le cadre du télétravail.

Ces dispositions ne s’appliquent pas en cas de télétravail exceptionnel.

ARTICLE 3 – Mise en œuvre du télétravail

Article 3.1. Fréquence et nombre de jours de télétravail, Fonctionnement

Les parties affirment l'importance du maintien du lien avec la communauté de travail et avec l’entreprise, de la nécessité d’éviter l’isolement des salariés. Ils entendent, à cette fin, limiter le nombre de jours de télétravail et assurer une présence minimum, par semaine, des salariés dans les locaux de l’entreprise.

Les salariés pourront en tout état de cause, à tout moment, exercer leur activité dans les locaux de l’entreprise.

Le télétravail est limité à 2 (deux) jours fixes par semaine.

1 (un) jour de télétravail supplémentaire par semaine peut être envisagé d’un commun accord.

Le télétravail est organisé par journées entières, avec la possibilité à titre exceptionnel d’être organisé par 1/2 journées, avec accord préalable du manager et de la Direction des Ressources Humaines, en cas notamment d’aménagement lié à des contraintes de santé ou pour les temps partiels.

Quel que soit son temps de travail, dans le souci de maintenir le lien social et de prévenir tout risque d’isolement par une présence régulière dans les locaux de l’entreprise, les parties décident d’instituer une limite « haute » de télétravail : la mise en place du télétravail ne peut pas amener un salarié à être présent dans l’entreprise moins de 2 jours par semaine.

Afin de garder une cohésion d’équipe, des jours de présences communs sont définis par service. Ces jours peuvent être amenés à évoluer pour les nécessités de l’activité / de service.

Les jours de télétravail sont fixés - hors salariés « nomades » pour lesquels ils peuvent varier comme évoqué par ailleurs - lors de la mise en place du télétravail. Ils peuvent être modifiés d’un commun accord, sur demande du salarié ou par l’entreprise pour des motifs objectifs similaires à ceux pris en compte pour la détermination des jours de télétravail (voir Article 2.2.). Dans ce dernier cas, la modification des jours de télétravail intervient moyennant un délai de prévenance raisonnable.

En cas d’impossibilité ponctuelle d’exercer son activité à domicile (ex. panne ou défaillance des équipements informatiques ou panne réseau ; déménagement et interruption des connections ; …), le.la salarié.e doit en informer immédiatement son responsable. En cas d’impossibilité de courte durée, le responsable peut lui demander de se rendre dans les locaux de l’entreprise en tenant compte des temps et modes de transports du salarié pour ce faire. En cas d’impossibilité pouvant durer plusieurs jours, le télétravail est « suspendu » pendant cette durée.

Exceptionnellement, certaines journées en télétravail peuvent par ailleurs être « annulées » en cas de nécessité impérative liée au bon fonctionnement du service et/ou en raison de contraintes liées à l’activité (ex. déplacement professionnel, réunion d’équipe ou avec d’autres départements, rendez-vous client, réponse à appel d’offres, remplacement d’absences au sein du service, …).

Un délai de prévenance raisonnable sera en ce cas respecté, sauf urgences.

Le.la salarié.e reste par ailleurs tenu, même pendant les jours de télétravail, de se rendre dans les locaux de l'entreprise pour participer aux formations professionnelles.

Afin d’assurer une régularité du rythme de télétravail / présence dans les locaux de l’entreprise, les jours de télétravail ne sont ni cumulables ni reportables, notamment en cas d’annulation (sauf accord préalable du responsable), et en cas d’absence (prise de congés payés, jours de RTT).

En cas de télétravail ponctuel ou temporaire, le nombre de jours de télétravail et les règles de gestion sont identiques mais pourront être adaptés en cas de situations particulières le justifiant, essentiellement en cas d’aménagement préconisé par la médecine du travail (pour un travailleur handicapé ou pour contrainte de santé).

Le rythme et les jours de télétravail, en cas de circonstances exceptionnelles, sont adaptés pour répondre aux dites circonstances.

Article 3.2. Equipements & outils de travail

L’entreprise fournit, installe en cas de besoin et entretient les équipements techniques nécessaires à l'activité du salarié en télétravail.

Selon les nécessités de l’activité, l’entreprise est ainsi amenée à fournir : matériel et accessoires informatiques, téléphonique en cas de besoin, numérique et connectique, accessoires de téléphonie et informatiques, petite papèterie

Aussi, le.la salarié.e doit pouvoir jouir d’une connexion internet et sécurisée par mot de passe.

Sur demande du télétravailleur, l’entreprise rembourse à hauteur d’un maximum de Cent (100) euros, sur présentation de facture(s) acquittée(s), l’achat d’équipement de bureau et/ou d’accessoires informatiques complémentaires (chaise de bureau, écran fixe, …), versé en une fois, dans les douze (12) mois suivant la signature de l’avenant formalisant le télétravail.

Aucune imprimante n’est fournie au télétravailleur. Les impressions s’effectuent dans les locaux de l’entreprise.

Des équipements spécifiques peuvent être mis à disposition des travailleurs handicapés sur préconisation de la Médecine du travail afin de leur permettre l’exercice de leur activité en télétravail et, ce faisant, garantir leur égalité de traitement (Ex : adaptation du mobilier, mise en place de logiciels particuliers, aménagement de l'environnement de travail).

Entretien et utilisation des équipements

Le.la salarié.e doit utiliser les équipements/outils/supports/logiciels et accès mis à sa disposition par l’entreprise, dont il s’engage à prendre soin.

L’utilisation de ces matériels, propriété de la société, est strictement liée à l’exercice de la seule activité professionnelle.

Le.la salarié.e, pendant une période d’indisponibilité pour causes de problèmes techniques, devra se rendre dans les locaux de l’entreprise pour y travailler régulièrement. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le.la salarié.e s’engage à prévenir immédiatement son responsable pour convenir avec lui des modalités de poursuite de son travail au domicile ou sur site.

En cas de nécessité d'intervention sur les équipements par un intervenant technique, il s'engage à autoriser l'accès à son espace de travail.

Protection des données

Le.la salarié.e s'engage à respecter la Charte informatique de l'entreprise ainsi que les règles applicables destinées à assurer la protection et la confidentialité des données.

Le.la salarié.e veillera, en particulier, aux règles de sécurité, à ne transmettre aucune information à des tiers notamment sur ses moyens d’authentification et à verrouiller l'accès à son matériel informatique afin de s'assurer qu'il est le seul à utiliser son poste de travail.

Le.la salarié.e s'engage à ne pas utiliser pour un usage autre que professionnel :

• Les équipements mis à sa disposition par l'entreprise ;

• Les supports / logiciels / accès installées au nom de la société.

Il doit préserver la confidentialité des données qui lui sont confiées.

Article 3.3. Allocation Forfaitaire

Une allocation forfaitaire est attribuée au télétravailleur en télétravail régulier, destinée à couvrir l’ensemble des frais engendrés par le télétravail, d’un montant de :

10,00 Euros net mensuels pour 1 journée de télétravail régulier

20,00 Euros net mensuels pour 2 journées de télétravail régulier

30.00 Euros net mensuels pour 3 journées et plus de télétravail régulier

Pour toute absence supérieure à un (1) mois et notamment pendant les périodes de prise de congés annuels, de maladie, de formation longue ou de toute autre absence, ce forfait ne sera pas versé.

Pour les salariés à temps partiel, selon le nombre de jours de télétravail régulier effectué l’allocation sera calculée au prorata (si le nombre de jours n’est pas 1 jour entier).

Le montant de cette allocation est fixé conformément aux barèmes réglementaires forfaitaires d’exonération actuellement en vigueur. Elle est exonérée, dans les limites de ces barèmes, de cotisations et contributions sociales. Elle suivra le régime fiscal applicable.

Le montant mensuel de l’allocation devra dans tous les cas être fixé de sorte de respecter en tout état de cause la limite d’exonération annuelle en vigueur.

L’allocation apparait, mensuellement, sur les fiches de paye des salariés.

Cette allocation sera également versée en cas de télétravail ponctuel / temporaire et exceptionnel d’une période minimale d’un mois.

ARTICLE 4 – Conditions de travail

Article 4.1. Santé et sécurité / Formation et information

Les dispositions applicables dans l’entreprise à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs. Le télétravail est une modalité d’organisation du travail prise en compte dans la démarche d’analyse et d’évaluation des risques professionnels.

Les règles relatives notamment à l’utilisation des écrans de visualisation et les recommandations en matière d’ergonomie, qui sont portées à la connaissance de tous les salariés de l’entreprise, sont rappelées aux salarié(e)s en télétravail, intégrées au « Guide du télétravail ». Également, des vidéos sur les bonnes pratiques de télétravail sont mises à disposition de tous les salariés de l’entreprise.

Les salariés sont tenus de respecter et appliquer ces règles de prévention et sécurité.

L’accompagnement des salariés, des managers et des équipes dans le déploiement du télétravail est l’une des conditions de son développement et de sa réussite.

Ils bénéficieront donc d’une information appropriée et de l’accompagnement nécessaire dans la mise en œuvre du télétravail.

Des action spécifiques (formations, e-learning, …) notamment sur les thèmes du management à distance, des bonnes pratiques, des risques psycho-sociaux notamment l’isolement et des points de vigilance en télétravail pourront également être proposées aux managers et aux salariés, afin de les accompagner dans le déploiement du télétravail au sein de leur équipe et l’évolution de l’organisation qu’il implique.

Enfin, des temps réguliers d’échanges collectifs, associant les salariés travaillant à distance, les autres membres de l’équipes et le management devront être orchestrés.

Des formations sont organisées afin de les informer et sensibiliser.

Il sera également prévu un examen annuel des risques accentués par le télétravail (ergonomie, écran) dans le cadre du CSE de l’entreprise.

De manière exceptionnelle l’employeur et le CSE dans le cadre de ses prérogatives, la médecine du travail et les experts sécurité, peuvent être amenés à accéder au lieu de télétravail afin de vérifier la bonne application des dispositions relatives à la santé et la sécurité au travail.

Une telle démarche ne pourra être entreprise que sur rendez-vous et en présence du télétravailleur, avec son accord. Le.la salarié.e, lors de sa demande de mise en place du télétravail, accepte que de telles visites soient organisées et que son lieu de télétravail soit visité. Un refus de visite entraine la suspension du télétravail.

Ils peuvent également proposer des visites de prévention des risques.

Tout accident survenu au salarié à son domicile, lorsqu’il est en télétravail, est soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise. Le.la salarié.e doit en aviser sa hiérarchie et la Direction des Ressources Humaines, immédiatement et maximum dans les 48h, dans les mêmes formes que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise.

Article 4.2. Organisation du travail

Plages de disponibilité

Le télétravail ne doit pas avoir pour effet d'augmenter / de modifier l’activité habituelle, la charge de travail ou l’amplitude de travail du salarié, ou de compromettre la bonne exécution du travail.

La charge et l’amplitude de travail doivent être de même niveau qu’en cas de travail dans les locaux de l’entreprise.

Lorsqu’il est en télétravail le.la salarié.e organise son temps de travail / son travail sous réserve de respecter :

• Les limites imposées par la réglementation et conventionnelles concernant les durées maximales de travail, les repos (quotidien et hebdomadaire), le chômage des jours fériés et du dimanche ;

• Les plages horaires de disponibilité définies, durant lesquelles le.la salarié.e doit pouvoir être joint / est connecté à ses outils de travail. Cette plage horaire ne doit pas être confondue avec le temps de travail.

Afin de tenir compte des particularités du travail à distance et du nécessaire respect de la vie privée et familiale, des plages horaires de disponibilité sont en effet définies :

• En concertation entre le.la salarié.e et son responsable pour les Cadres sous forfait en jours,

• Dans le cadre des plannings applicables au salarié pour les salariés hors forfait en jours.

Les parties souhaitent préciser le cadre à l’intérieur duquel les plages de disponibilités sont ainsi fixées : 9 heures à 18 heures.

Lorsque des contraintes particulières d’activité le requièrent, comme en cas de gestion des absences à des horaires spécifiques pour les Teams Leaders, les plages de disponibilité sont adaptées pour en tenir compte.

Droit à la Déconnexion

Les parties souhaitent rappeler que l’utilisation des outils numériques de communication mis à disposition des salariés doit se faire dans le respect de la vie privée, personnelle et familiale de chacun.

Chaque salarié bénéficie dans ce cadre d’un droit à la déconnexion qu’il peut exercer en dehors de ses plages de disponibilité. Les responsables doivent veiller au respect de ce droit.

Ainsi, les télétravailleurs ne sont pas tenus de répondre en dehors de leurs plages de disponibilité aux appels (téléphone ou via outils type Teams), sollicitations - par SMS ou Via les Réseaux sociaux, courriels. A ce titre, le responsable veillera à ne pas contacter le télétravailleur en dehors de ces plages, sauf situations exceptionnelles et urgentes. En tout état de cause, il ne saurait être attendu du télétravailleur qu’il réponde à des sollicitations qui lui seraient faites. A fortiori, il ne saurait lui être reproché de ne pas y avoir répondu.

Il est également rappelé que le.la salarié.e ne peut pas télétravailler lorsqu’il est absent (congés, maladie,…). Le responsable devra prendre en compte ces périodes d’absences et ne pas solliciter le.la salarié.e.

A contrario, le télétravailleur doit rester connecté/disponible et joignable pendant ses plages horaires de disponibilité : horaires de travail pour les salarié.es hors forfait, plages fixées pour les salarié.es en forfait jours.

Suivi du travail et de la charge de travail, maintien du lien avec l’entreprise

L’employeur, comme pour le travail réalisé dans les locaux de l’entreprise, veille à ce que la charge de travail et les délais d’exécution des missions permettent au télétravailleur de respecter notamment les durées maximales (quotidiennes et hebdomadaires) de travail et les durées minimales de repos, sur lesquelles une attention particulière est portée.

Les conditions d’activité et la charge de travail en télétravail devront régulièrement être abordées entre le.la salarié.e et son responsable. Plusieurs moments sont à privilégier pour ce faire : lors du passage en télétravail, en fin de période d’adaptation, dans le cadre de points d’activité réguliers, lors de l’entretien annuel.

Le.la salarié.e communique régulièrement avec son responsable sur son activité. A ces occasions, la charge de travail ou la répartition entre les missions réalisées en télétravail et sur site sont abordées et doivent être réajustées si nécessaire.

Le.la salarié.e doit, en outre, contacter son responsable sans délai en cas de difficulté rencontrée en lien avec le télétravail – sentiment d’isolement, surcharge ou hyper connexion, difficulté de réalisation des travaux confiés, … afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Indépendamment des réajustements éventuels en cours d'année, l'évolution de la charge de travail du salarié sera discutée lors de l'entretien annuel prévu par la réglementation, au cours duquel seront abordées notamment les conditions d'activité et la charge de travail liées au télétravail. Cet échange portera également sur la conciliation de la vie personnelle et professionnelle du salarié.

Par ces échanges, le responsable veille à assurer par ailleurs un contact régulier avec le.la salarié.e en télétravail et au maintien du lien avec la communauté de travail ainsi que la charge mentale qui peut être impactée par le télétravail.

L’entreprise met en place parallèlement des outils de communication permettant le maintien du lien social et de l’expression collective des salarié(e)s.

Une attention particulière sera portée au travailleur handicapé en télétravail afin de ne pas créer, selon l’organisation propre du télétravail qui serait adoptée le concernant, de situations d’isolement du collectif de travail.

Salariés sous forfait annuel en jours

Les présentes dispositions sont applicables aux salariés sous forfait annuel en jours. Elles ne remettent pas en cause l’autonomie dont ils disposent et le régime du forfait mais visent à assurer l’effectivité, les concernant, du respect de leur vie privée et familiale lorsqu’ils exercent leur activité en télétravail.

S’ils disposent d’une large autonomie dans l’organisation de leur travail et leur emploi du temps, ils doivent en effet pouvoir bénéficier d’un droit effectif à la déconnexion et du suivi de leur charge.

ARTICLE 5 – Actions d’accompagnement et de formation

L’entreprise communiquera sur la mise en œuvre de cette nouvelle forme d’organisation du travail auprès de l’ensemble du personnel.

Un « Guide du télétravail » sera établi et communiqué aux salariés en télétravail, reprenant les différentes dispositions du présent Accord et les modalités pratiques de mise en œuvre, ainsi que les recommandations et bonnes pratiques relatives aux conditions de travail, à la santé, à la sécurité.

Le.la salarié.e en télétravail, outre les formations accessibles à l’ensemble des salariés de l’entreprise, bénéficiera de formations :

• Liées à l'utilisation des équipements techniques mis à sa disposition,

• De prévention et sécurité, portant notamment sur les risques liés à l’utilisation des écrans de visualisation et au travail de bureau, les recommandations en matière d’ergonomie, …

Des actions d’accompagnement et de sensibilisation spécifiques au travail à distance seront par ailleurs organisées, notamment pour les responsables afin de les aider dans la gestion et la mise en place de ce nouveau mode de travail hybride.

ARTICLE 6 - Dispositions finales

Article 6.1 Entrée en vigueur et durée de l’Accord

Le présent Accord est conclu pour une durée de 3 (trois) ans, à compter de la date de signature.

Article 6.2 Suivi et rendez-vous

Pour la mise en œuvre du présent Accord, il est créé une commission de suivi, composée de deux représentants de chacun des signataires de l'Accord et de deux représentants du CSE désignés en son sein.

Elle a pour objet de vérifier les conditions de l'application de l’Accord, échanger sur les difficultés rencontrées et les évolutions et révisions à envisager. Elle se réunit une fois par an en fin d'année civile pendant la durée de l'Accord.

Par ailleurs, en cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent Accord, les parties signataires conviennent de se réunir dans un délai de 1 (un) mois après la prise d'effet de ces textes, afin d'adapter au besoin lesdites dispositions.

Article 6.3 Révision

À tout moment, chaque partie signataire peut demander révision de l’Accord conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur.

Toute demande de révision devra être notifiée à chacun des parties signataires et devra comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée. Toutes les organisations syndicales représentatives seront alors convoquées par la direction de l’entreprise au plus tard dans un délai de trois (3) mois suivant la demande de révision.

Article 6.4 Notification et dépôt

Circles France procédera aux formalités de dépôt conformément aux dispositions légales et règlementaire applicables.

Le présent Accord sera notifié, après signature, aux organisations syndicales. Il sera déposé en deux exemplaires dont un via la téléprocédure auprès de la Direction Régionale des Enterprise, de la Concurrence, de la consommation et du Travail et de l’Emploi (DREETS) et un exemplaire auprès du secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes.

Fait à Boulogne, le 08 septembre 2022, en 5 exemplaires,

Pour la Société CIRCLES France Pour le Syndicat CFDT