ACCORD SUR LE TÉLÉTRAVAIL AU SEIN DE SMART ADSERVER SAS

La société Smartadserver SAS au capital de 513 424 €, dont le siège est sis 66, rue de la Chaussée d’Antin 75009 Paris, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 487 613 481 ; représentée par XX, agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines.

Ci-après dénommée « L’entreprise »,

D'UNE PART

ET :

Le syndicat CFDT BETOR PUB représenté par Monsieur XX, en qualité de Délégué syndical,

Ci-après dénommé « Le syndicat »,

D'AUTRE PART

Préambule

Avec la crise sanitaire, le télétravail s’est considérablement développé. Aussi, les parties ont convenu de la nécessité de réviser les règles de fonctionnement du télétravail telles que définies dans l’accord sur la Qualité de Vie au Travail, signé le 14 Janvier 2020.

Le présent accord a pour objet de définir les modalités d’organisation du télétravail et de sa mise en œuvre au sein de Smart Adserver.

Les parties conviennent de s’inscrire dans un projet global et pérenne, dont l’objectif est de maximiser les avantages du travail sur site et du télétravail afin de renforcer le bien-être, la collaboration et la performance tout en maintenant une culture de bureau favorisant la confiance, la cohésion et le plaisir au travail.

C’est dans ce cadre que les parties se sont rencontrées aux dates suivantes pour négocier le présent accord :

• 1ère réunion le 12 Octobre 2021

• 2ème réunion le 30 Novembre 2021

• 3ème réunion le 8 Décembre 2021

• 4ème réunion le 15 Décembre 2021

• 5ème réunion le 6 Janvier 2022

Définition du télétravail

Selon l’article 1er de l’ANI du 19 juillet 2005, le télétravail est : « une forme d’organisation et/ou de réalisation du travail utilisant les technologies de l’information dans le cadre d’un contrat de travail et dans laquelle un travail, qui aurait pu être également réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué hors de ces locaux de façon régulière ».

Sur la base de cette définition générale, les parties conviennent que le télétravail, au sein de l’entreprise, s’entend comme la situation où le collaborateur, sur la base du volontariat, exerce occasionnellement ou régulièrement son activité professionnelle, à son domicile ou tout autre lieu à titre exceptionnel.

Le télétravail revêt un caractère volontaire et l’initiative de sa demande appartient au collaborateur. Il ne peut pas être imposé au collaborateur sauf circonstances exceptionnelles (Cf paragraphe 7).

Définition du lieu du télétravail

Le lieu du télétravail par défaut est le domicile du salarié.

L’adresse du domicile s’entend comme le lieu de résidence principale en France métropolitaine du télétravailleur. Il s’agit au sens du présent accord de l’adresse déclarée par le salarié à l’entreprise pour l’envoi du bulletin de paie.

Le salarié pourra, s’il le souhaite, effectuer exceptionnellement le télétravail depuis une autre adresse que son domicile en France métropolitaine après information par email de son responsable hiérarchique 48h à l’avance, et sous réserve que cela n’entrave la possibilité d’effectuer les rendez-vous physiques qui seraient nécessaires à l’activité.

Le télétravail depuis un autre pays, de manière temporaire ou permanente, n’est pas autorisé. Le salarié devra obligatoirement informer l’équipe RH de tout changement de résidence principale dans les plus brefs délais. Pour des raisons de sécurité et pour le bon fonctionnement de

l’entreprise, les conditions d’exécution du télétravail seront alors réexaminées (attestation d’assurance, engagement sur l’honneur de la conformité des installations électriques). Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause par l’entreprise.

Modalités de télétravail hybride standard

Le télétravail hybride est le modèle par défaut appliqué au sein de Smart AdServer.

Collaborateurs concernés

Le télétravail hybride est ouvert aux collaborateurs réunissant les conditions suivantes :

• Être titulaire d’un CDI ou d’un CDD, avec au moins 4 mois d’ancienneté.

• Être titulaire d’un contrat d’alternance, avec au moins 12 mois d’ancienneté.

En effet, pour en bénéficier, il est indispensable qu’une condition d’autonomie soit remplie, revêtant deux aspects :

• le niveau d’autonomie du salarié lui-même;

• l’autonomie liée au poste que le prétendant au télétravail occupe.

Ainsi, sont exclus du dispositif (sauf cas exceptionnel), les collaborateurs ayant une activité qui, de par sa nature, requiert d’être exercée en permanence sur le site de rattachement, notamment en raison des équipements matériels ou de la nécessité d’une présence physique.

Organisation des jours de télétravail

Les collaborateurs éligibles peuvent télétravailler jusqu’à 50% de leur temps de travail. Plus précisément :

• Les collaborateurs peuvent télétravailler jusqu’à 2 jours par semaine. Les jours de télétravail ne sont pas nécessairement fixes. Ils peuvent varier d’une semaine à l’autre en fonction des contraintes professionnelles et personnelles du collaborateur. Il peut s’agir de journée complète ou demi-journée.

• Les collaborateurs peuvent télétravailler jusqu’à 2 jours supplémentaires flexibles par mois. Ces jours ou demi-journées supplémentaires peuvent être posés sur une même semaine ou étalés sur plusieurs semaines.

Le Manager peut imposer des journées sur site. En dehors de ces jours imposés par le Manager, les collaborateurs choisissent librement leurs journées de télétravail dans la semaine, sous réserve de les poser dans le logiciel de gestion des congés/télétravail au moins 24 heures avant (sauf cas exceptionnel).

En cas d'urgence, et si un préavis ne peut être donné, les employés doivent contacter leur responsable dès que possible pour lui faire part de leur besoin.

Sauf demande en urgence, le collaborateur n’a pas besoin de justifier sa demande. La demande est automatiquement acceptée. Le Manager est notifié par email, mais aucune validation de sa part n’est requise.

En cas d’évènement particulier nécessitant la présence du Salarié sur le lieu de travail, notamment de réunion de travail imprévue, d’évènement d’entreprise, etc., le Manager pourra demander au Salarié d’être présent, à titre exceptionnel.

Les journées de télétravail programmées et non effectuées, du fait notamment de la coïncidence avec un événement nécessitant la présence du Salarié, peuvent être reportées ultérieurement dans la même semaine. S’il n’est pas utilisé, le jour de télétravail n’est pas reportable la semaine suivante et le collaborateur est tenu de supprimer le jour de télétravail non effectué dans l’outil de congés/télétravail.

Suspension du télétravail hybride

Le manager et l’équipe RH peuvent décider de suspendre le télétravail hybride d’un collaborateur éligible en cas :

• d’inobservation des règles d’hygiène et de sécurité (cf article 5.e) ;

• d’un débit de connexion à internet insuffisant empêchant le collaborateur d’exécuter son travail correctement ;

• de manquement par le Collaborateur aux modalités d’exécution du télétravail.

La suspension du télétravail est conditionnée par une notification écrite préalable, et soumise au respect d’un délai de prévenance d’un mois. Ce délai de prévenance ne sera pas dû en cas de non-respect des règles d’hygiène et de sécurité ou de connexion internet insuffisante pour l'exécution du travail. Dans ce cas, le télétravail prendra fin immédiatement sur simple notification écrite.

Modalités de télétravail à temps complet

Le télétravail à temps complet revêt un caractère exceptionnel. Il nécessite une procédure de validation spécifique et chaque demande est étudiée au cas par cas.

Critères d’éligibilité

Tout collaborateur peut faire la demande de télétravail à temps complet, sauf :

• Les collaborateurs ayant une activité qui, de par sa nature, requiert d’être exercée en permanence sur le site de rattachement, notamment en raison des équipements matériels ou de la nécessité d’une présence physique ;

• Les collaborateurs titulaires d’un contrat d’alternance (contrat d’apprentissage ou contrat de professionnalisation) et les stagiaires.

  5. Procédure de validation du télétravail à temps complet

Le collaborateur doit formuler sa demande par email auprès de son manager et de l’équipe RH.

Le manager et l’équipe RH étudient au cas par cas les demandes sur la base de critères objectifs en prenant notamment en compte la compatibilité de cette forme d’organisation du travail avec l’emploi exercé par le salarié, la performance et l’engagement du collaborateur, la dynamique de l’équipe, etc.

Le manager et l’équipe RH prennent la décision d’accéder ou non à cette demande, dans le délai d’un mois à compter de la réception de celle-ci.

En cas de réponse positive, les conditions sont formalisées par un avenant au contrat de travail, sauf en cas de dénonciation de l’une des deux parties selon les conditions de réversibilité définies.

En cas de réponse négative, le motif du refus sera expliqué et formalisé par écrit par le manager, avec le support ponctuel des RH. Le collaborateur aura la possibilité de renouveler sa demande après 6 mois en cas d’évolution de sa situation au regard des critères définis dans le présent accord.

Par ailleurs, les collaborateurs dont le télétravail est à temps complet, n’ont pas de bureau attitré. Ils sont amenés à travailler en Flex office lors de leurs journées au bureau.

Organisation du télétravail à temps complet

Les collaborateurs travaillent par défaut depuis leur domicile 100% de leur temps de travail.

Les collaborateurs pourront néanmoins effectuer un certain nombre de jours de travail depuis les locaux de Smart AdServer pour des besoins de cohésion notamment ; les modalités et la fréquence de ces jours seront précisés dans l’avenant de télétravail.

Les jours de présence dans les locaux de l’entreprise devront être saisies dans l’outil de gestion des congés.

En cas d’évènement particulier nécessitant la présence du Salarié sur site, notamment de réunion de travail imprévue, d’évènement d’entreprise, etc., le Manager pourra demander au Salarié d’être présent, à titre exceptionnel, avec un délai de prévenance minimum de 72 heures.

Réversibilité du télétravail à temps complet

A l’issue d’une période d’adaptation de deux semaines, le télétravail conservera un caractère réversible et il pourra y être mis fin, dans les cas et conditions suivantes :

• A l’initiative du salarié

Conformément à l’article L.1222-10 du code du travail, la Société fera bénéficier au collaborateur d’une priorité pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail à temps complet qui correspond à ses qualifications et compétences professionnelles.

Ainsi, et dans la mesure où le collaborateur aura manifesté par écrit son souhait de réintégrer les locaux de la société, un nouvel avenant sera établi pour formaliser la fin de la période de télétravail à temps complet.

• A l’initiative de l’employeur

  • En cas d’inobservation des règles d’hygiène et de sécurité (cf. article 5. e);

  • En cas d’un débit de connexion à internet insuffisant empêchant le collaborateur d’exécuter son travail correctement ;

  • En cas de manquement par le collaborateur aux modalités d’exécution du télétravail ;

  • Ainsi qu’en cas de nécessité de service avérée ou pour les besoins de l’activité.

Le retour à une exécution du contrat sans télétravail est conditionné par une notification écrite préalable, et soumise au respect d’un délai de prévenance d’un mois.

Ce délai de prévenance ne sera pas dû, pour des raisons de sécurité, en cas de non-respect des règles d’hygiène et de sécurité ou de connexion internet insuffisante pour l'exécution du travail. Dans ce cas, le télétravail prendra fin immédiatement sur simple notification écrite.

5. Modalités communes aux deux modèles de télétravail

   8. Connexion Internet

Afin de pouvoir télétravailler, le collaborateur en télétravail doit disposer d’un débit de connexion internet suffisant à l’exécution des tâches et réunions courantes (visio, etc.).

Equipements de travail

Le collaborateur en télétravail doit prévoir un espace de travail à son domicile obéissant aux règles de sécurité électrique, à la prévention des risques du travail sur écran et permettant un aménagement ergonomique du poste de télétravail.

Le collaborateur garantit le confort et la sécurité de ce lieu.

Sous réserve de la conformité des installations électriques déjà en place, l’entreprise fournit les équipements nécessaires à son activité :

• Des équipements fournis dès la date d’arrivée dans l’entreprise d’un collaborateur :

  • un ordinateur portable, une souris, une alimentation, un casque audio avec micro, un sac de transport;

• Des équipements facultatifs fournis à la demande du collaborateur à compter de la mise en place du télétravail selon la modalité effective :

  • Un écran externe, un siège de bureau, un clavier, un adaptateur USB-C. Cette liste peut être amenée à évoluer en fonction de la politique IT de l’entreprise.

Le matériel choisi est à la charge de la Société.

La totalité du matériel demeure la propriété de la Société et il est strictement réservé à une utilisation professionnelle dans l’intérêt de la Société.

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le Salarié doit en aviser immédiatement son supérieur hiérarchique par tout moyen. Un service approprié d’appui technique est assuré par l’office IT de la société et accessible par messagerie instantanée ou email en cas de besoin.

Le salarié s’engage à assurer la bonne conservation des équipements et à prendre toutes les précautions nécessaires pour ce faire.

Durée du travail

Le télétravail ne modifie pas la durée de travail. A ce titre, le collaborateur est tenu de respecter la législation, les accords et les règles applicables au sein de l’entreprise.

Le collaborateur s’engage à respecter la durée de travail prévue à son contrat de travail et les durées maximales de travail journalier et hebdomadaire. De ce fait, le télétravail ne saurait avoir pour conséquence de modifier son amplitude de travail effectif.

Temps de travail

Les collaborateurs doivent demeurer joignables au travers des outils collaboratifs internes (Slack, mail, etc.) sur les périodes de travail.

Ainsi, a minima le collaborateur doit pouvoir rester joignable de 9H30 à 12h30 et de 14h à 18H conformément à l’ARTT en vigueur.

Pour les salariés en forfait jours disposant de facto d’une autonomie dans l’organisation de leur activité, ils peuvent indiquer à leur manager tout autre créneau horaire de disponibilité minimale dans les 48h précédent la modification.

Hygiène, santé et sécurité en télétravail

Il incombe au collaborateur de prendre soin de sa santé et de sa sécurité. Le collaborateur bénéficiera des dispositions légales et conventionnelles, incluant les dispositions du règlement intérieur et de l’accord sur la Qualité de Vie au Travail (droit à la déconnexion), relatives à la santé et à la sécurité au travail.

En cas d’absence, maladie ou accident pendant les jours de télétravail, le collaborateur devra en informer l’équipe RH sous un délai maximum de 48 heures.

Protection des données et confidentialité

La Société est tenue de respecter la vie privée du salarié télétravailleur.

Ainsi, conformément à l’annexe GDPR du Règlement Intérieur, accessible sur le Système d’Information RH, la Société assure la protection des données utilisées et traitées par le collaborateur en télétravail à des fins professionnelles de la même manière qu’elle protège les données utilisées et traitées par les collaborateurs travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Assurance

Les risques liés au matériel informatique et logistique seront couverts par le contrat d’assurance de la Société. Dès lors, il incombe au Salarié de déclarer immédiatement tout incident, même mineur, survenu sur ce matériel.

Afin que le télétravail soit autorisé, le Salarié doit fournir à la Direction des Ressources Humaines une attestation d’assurance permettant de couvrir l’exercice d’une activité professionnelle au sein de son domicile personnel, ainsi qu’une attestation sur l’honneur de la conformité des installations électriques de son domicile. Toute modification de cette couverture est portée à la connaissance des Ressources Humaines.

En cas de changement d’adresse, le Salarié doit en informer préalablement la Direction des Ressources Humaines et devra fournir une nouvelle attestation d’assurance permettant de couvrir l’exercice d’une activité professionnelle.

En cas télétravail exceptionnel depuis une autre adresse, le salarié devra fournir une nouvelle attestation d’assurance permettant de couvrir l’exercice d’une activité professionnelle ou en cas d’impossibilité attester sur l’honneur être couvert pour l'exercice du télétravail sur le nouveau lieu de télétravail (un formulaire étant mis à disposition à cet effet sur l’intranet).

Frais professionnels

La Société prendra en charge les coûts découlant directement de l’exercice du télétravail, notamment le coût des matériels informatiques, logiciels et outils ainsi que la maintenance de ceux-ci.

Les collaborateurs éligibles au télétravail bénéficient également d’une indemnité forfaitaire de télétravail de deux euros cinquante (2,50€) bruts par jour de télétravail réalisés, dont le montant mensuel est plafonné à vingt euros (20€) bruts. Cette indemnité a pour but de couvrir tout ou partie des frais professionnels annexes indirectement liés au travail (électricité, chauffage, frais d’occupation du domicile, connexion internet, etc.)

Pour pouvoir bénéficier de l’indemnité télétravail, les conditions suivantes doivent être réunies :

• Le collaborateur doit faire partie des catégories éligibles au télétravail décrites dans le point 3 du présent accord.

• Les jours de télétravail doivent être enregistrés sur l’outil de gestion de congés/télétravail (Figgo) au moins 24h avant.

• Les jours de télétravail enregistrés doivent être réellement effectués.

L’indemnité de télétravail est par défaut de 20€ bruts mensuels pour les collaborateurs en télétravail à temps complet ; ces derniers doivent en effet saisir leurs jours de présence dans les locaux dans l’outil de gestion des congés, et non pas leurs jours de télétravail.

Accompagnement de la mise en oeuvre du télétravail

Dans le cadre des formations destinées aux collaborateurs, l’accès à du contenu spécifique sur le télétravail et la gestion d’équipes à distance est disponible sur les différentes plateformes de formation afin de sensibiliser les Salariés sur leurs droits et devoirs.

Télétravail en situation exceptionnel (Plan de continuité de l’activité)

En cas de circonstances exceptionnelles, afin d’assurer le plan de continuité de l’activité de l’entreprise, le télétravail pourra être temporairement élargi et imposé à tout ou partie des collaborateurs de l’entreprise pour une activité allant jusqu’à 100% en télétravail.

Il s’agit notamment des situations de pandémie, d’épisodes de forte pollution nécessitant de réduire les déplacements, de mouvements sociaux dans les transports en commun particulièrement suivis dans la durée rendant impossible ou particulièrement difficile les déplacements des collaborateurs, ou de toute autre restriction de circulation imposée par les autorités.

En cas de nécessité, l’entreprise mettra en œuvre les mesures nécessaires permettant de s’assurer que les collaborateurs rencontrant des difficultés puissent télétravailler depuis leur domicile.

8. Dispositions finales

   16. Durée – effet

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il s’appliquera à compter du 1^er Février 2022.

Suivi et révision

Afin de veiller à l’application des actions définies par le présent accord et à l’efficacité des mesures prises, les parties signataires conviennent de faire un suivi annuel détaillé de la mise en œuvre de l’accord, dans le cadre d’une réunion du CSE.

Les parties conviennent que la direction et les organisations syndicales représentatives pourront se réunir tous les ans, à l’initiative de chacune des parties, pour discuter de l’opportunité d’ouvrir des négociations visant à la révision du présent accord.

Le présent accord pourra faire l’objet, à tout moment, d’une révision dans les conditions fixées aux articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail. La révision peut porter sur tout ou partie du présent accord.

Toute demande de révision doit être notifiée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception à chacune des parties signataires. Cette lettre doit indiquer les points concernés par la demande de révision et doit être accompagnée de propositions écrites.

L’ensemble des partenaires sociaux se réunira alors dans un délai de trois mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.

L’éventuel avenant de révision conclu dans les conditions prévues par les dispositions législatives et réglementaires se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifie.

Adhésion

Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au secrétariat du greffe du conseil de prud’hommes compétent et à la Direccte. Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires

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En vertu des articles L2231-6, L2231-8 et D2231-2 et suivants du code du travail, le présent accord fera l’objet d’un dépôt :

• En deux exemplaires à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique ;

• Un exemplaire au greffe du Conseil de Prud'hommes du lieu de conclusion ;

Il sera en outre anonymisé en vue de son dépôt dans la base des données numériques des accords collectifs

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise et non-signataires de celui-ci.

La communication du présent accord à l’attention des salariés sera faite sur les panneaux d’affichage des différentes sociétés et établissements, et publié sur l’intranet de l’entreprise, dans un délai de 48 heures après son dépôt auprès de la Direccte.

Fait à Paris le 12 Janvier 2022

Pour la CFDT Pour l’entreprise

Délégué syndical DRH