Accord d'entreprise "ACCORD COLLECTIF SUR LA MISE EN PLACE D’UN REGIME D’ASTREINTE" chez KOEDIA (Siège)

ACCORD COLLECTIF SUR LA MISE EN PLACE D’UN REGIME D’ASTREINTE AU SEIN DE LA SOCIETE KOEDIA SAS

ENTRE,

La Société KOEDIA, Société par Actions Simplifiée, au capital de 50 000 euros, immatriculée sous le numéro unique d’identification 490 334 190 au Registre du Commerce et des Sociétés d’Antibes, dont le siège social est situé au Green Side 2, bâtiment B, 400 avenue de Roumanille, 06410 Biot Sophia-Antipolis, FRANCE,

Représentée aux présentes par M, agissant en qualité de Président de ladite société,

Ci-après dénommée « la Société »

D’une part,

ET,

Les élus titulaires du Comité social et économique (CSE), non mandatés par une organisation syndicale, suivants :

- M, Secrétaire du CSE, dûment habilitée ;

- M, Trésorier du CSE, dûment habilité ;

- M, dûment habilité,

Ci-après dénommés « le Comité Social et Économique » ou « le CSE »,

Ci-après dénommés ensemble « les Parties ».

PREAMBULE

La société a conclu par Décision Unilatérale de l’Employeur signé le 28 mars 2018 de mettre en place un régime d'astreintes au sein de l'entreprise afin :

De répondre aux besoins des évènements fortuits et ponctuels par une intervention rapide d’un salarié désigné à cet effet, soit à distance par téléphone, soit avec un déplacement ;

De réaliser les actions préventives ou d’urgences nécessitant parfois des interventions immédiates pour assurer le bon fonctionnement du service informatique de la Société KOEDIA et de définir le régime et les conditions de l’astreinte permettant de faire face à ces contraintes opérationnelles de fonctionnement de la Société ;

D’assurer des périodes d’astreintes qui doivent néanmoins s’inscrire dans le respect de la vie personnelle et familiale du salarié.

La société et les représentants du personnel se sont livrés au cours du mois derniers à une revue de l’organisations du travail des salariés en astreinte. L’objectif était d’identifier quelles sont, selon les catégories de personnel et les services, les modalités d’organisation des astreintes les plus appropriées afin d’aboutir ensuite à un accord pour le meilleur aménagement. Il s’est avéré que les modalités d’organisation des astreintes devaient être formalisées et adaptées afin de répondre à toutes les situations.

Cette négociation a abouti au présent accord qui vise à favoriser l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée mais aussi permettre le développement de l’activité de la société en tenant compte des besoins de ses clients et des aspirations de ses salariés.

Le présent accord collectif portant sur l’organisation des astreintes au sein de la société reprend, complète et modifie, à compter de son entrée en vigueur, certaines des dispositions prévues par la Décision Unilatérale de l’Employeur du 28/03/2018.

Afin de faciliter la lecture et le suivi, ledit accord se substitue entièrement à la Décision Unilatérale de l’Employeur du 28/03/2018.

ARTICLE 1. CHAMP D'APPLICATION

1.1 – Services concernés

Les salariés susceptibles d'effectuer des astreintes sont les salariés des services suivants :

• Service informatique (développement et infrastructure);

Les services et catégories d’emploi (existants ou à venir) non visés précédemment pour lesquels il pourrait être nécessaire d’organiser des astreintes seront également concernés par ce dispositif et pourront se voir appliquer les dispositions du présent accord. Un avenant à cet accord pourra être signé entre les parties si une extension des conditions applicables est nécessaire.

Le champ d’intervention du personnel des services précités en période d’astreinte est limité aux interventions, dépannages et réparations urgentes, nécessaires au maintien en fonctionnement de la Société.

Les dispositions relatives aux astreintes s’appliquent à l’ensemble du personnel des services précités et dépendront des impératifs de la société. Des équipes seront mises en place en concertation avec les intéressés.

En fonction des besoins et de l’évolution de l’activité, ces équipes pourront éventuellement être revues.

1.2 – Désignation des collaborateurs concernés par la réalisation d’astreintes

Les salariés qui participeront aux périodes d’astreinte de nuit et week-end seront désignés par roulement par leur responsable. Seront pris en compte pour effectuer ce choix :

• Les compétences requises pour réaliser les tâches attendues ;

• Le respect des temps de repos des salariés concernés ;

• L’égalité de traitement entre les membres d’un même service qui seront tous soumis à une période d’astreinte équivalente.

Un même salarié ne doit ainsi pas être d’astreinte systématiquement mais uniquement par roulement avec les autres salariés de son équipe et par une même fréquence.

CAS PARTICULIER :

Pour le service Informatique, deux niveaux d’interventions sont définis afin de permettre une meilleure organisation des périodes d’astreintes.

“Niveau 1” :

• Intervient sur l’ensemble des demandes d’interventions entrantes

• Joignable par téléphone et Slack

“Niveau 2” :

• Intervient sur les demandes non résolues au “Niveau 1” demandant un niveau d’expertise supérieur ou spécifique

• Directement contacté par le “Niveau 1” par téléphone

La direction tient à disposition la liste des salariés éligibles au “Niveau 1” et au “Niveau 2”.

ARTICLE 2. MODALITÉS DE L’ASTREINTE

Une période d'astreinte s'entend comme une période pendant laquelle le salarié, sans être sur son lieu de travail et sans être à la disposition permanente et immédiate de l'employeur, doit être en mesure d'intervenir pour accomplir un travail au service de l'entreprise.

Afin de répondre aux impératifs liés à l’organisation du service ou des moyens/équipements à mettre en œuvre, le salarié :

• Devra en tout état de cause être joignable ;

• Pourra être amené à effectuer une intervention au sein de l’entreprise ;

• Pourra être amené à effectuer une intervention à distance, c’est-à-dire dans un lieu de son choix hors de l’entreprise.

L'astreinte n'est pas assimilée au temps de travail effectif dans la mesure où, en l'absence d'intervention, le salarié peut vaquer à des occupations personnelles. Seule la durée de l’éventuelle intervention (temps de trajet éventuel y compris) est prise en compte dans le calcul comme un temps de travail effectif.

Dès lors, pendant le temps et la période d'astreinte, la seule obligation du salarié est de rester joignable afin qu'il puisse intervenir dans les plus brefs délais à compter de la sollicitation.

La mise en place de l’organisation du travail sous forme d’astreinte ne constitue pas une modification du contrat de travail.

La mise en place de l’organisation de l’astreinte est prévue dans les contrats de travail pour toutes les personnes embauchées postérieurement à la signature du présent avenant, pour les contrats en cours le présent avenant vaut application.

Par conséquent, les astreintes sont considérées comme des sujétions inhérentes aux fonctions des salariés relevant d’emplois nécessitant leur mise en œuvre.

Un même salarié ne pourra pas être mobilisé dans le cadre d’une astreinte au-delà d’une période d’astreinte toutes les 6 semaines sauf accord de sa part.

Lors des périodes d’astreinte, les salariés concernés devront être :

• Joignables sous un délai de 15 minutes maximum.

Lorsque les interventions au cours de l’astreinte pourront se réaliser « à distance », les salariés en période d’astreinte devront être en mesure d’accéder aux outils permettant de procéder à ces interventions (par exemple poste informatique et connexion internet) dans un délai maximum de 15 minutes.

L'intervention « à distance » sera privilégiée chaque fois que les conditions techniques de la mission et les moyens d'intervention à distance mis à disposition du salarié le permettent.

Si, à la suite d’un cas de force majeur, le salarié se trouvait dans l’incapacité d’intervenir, que ce soit à distance ou sur site, il devra prévenir dans les plus brefs délais sa hiérarchie ou une autre personne d’astreinte au même moment.

ARTICLE 3. PROGRAMME DE L’ASTREINTE

Conformément à l'article L. 3121-12 du Code du travail, les astreintes sont portées à la connaissance des salariés concernés par tout moyen (mail, Slack, agenda électronique commun). Le planning des astreintes par service sera communiqué au plus tard le 15 de chaque mois pour le mois suivant. Des modifications du planning seront possibles à conditions de respecter un délai de prévenance d’au moins 15 jours.

Concernant le délai de 15 jours, il pourra toutefois être ramené à un jour franc dans le cas de circonstances exceptionnelles obligeant à revoir la planification comme, par exemple, le remplacement d'un salarié absent étant précisé, dans ce cas, que le remplacement sera effectué sur la base du volontariat.

Le salarié ayant un empêchement majeur à ces dates, doit en avertir immédiatement la hiérarchie.

Le salarié d’astreinte peut, pour des raisons personnelles imprévisibles uniquement, partager sa période d’astreinte avec un autre salarié. Il lui revient alors :

• D’en informer sa hiérarchie préalablement à tout changement,

• D’aider sa hiérarchie à identifier le salarié volontaire qui accepte de le remplacer jusqu’à la fin de sa période d’astreinte.

Dans cette hypothèse, la prime fixe d’astreinte sera partagée entre les deux salariés au prorata du temps d’astreinte effectué par chacun d’eux.

Il est strictement impossible d’échanger ou partager une astreinte plus d’une fois par mois afin de respecter le planning lui-même organisé en fonction des temps de repos obligatoires pour chacun des salariés.

En tout état de cause, une période d’astreinte ne peut excéder 2 semaines complètes par mois pour un même salarié.

ARTICLE 4. LES DIFFERENTES PERIODES D’ASTREINTES

La période d’astreinte du Service Informatique couvre les périodes de :

• Semaine : Lundi au Vendredi du 20h à 9h,

• Week-end : Vendredi 20h au Lundi 9h,

L’astreinte du jour férié peut être répartie sur la plage horaire courant à compter de l’heure de fin de la période de travail du jour précédent le jour férié jusqu’à l’heure du début de la période de travail du prochain jour ouvré.

Cette configuration pourra être révisée par le manager selon les besoins du service.

ARTICLE 5. ASTREINTES REPOS QUOTIDIEN/HEBDOMADAIRE ET DUREE MAXIMALE DE TRAVAIL

La période d’astreinte n’est pas assimilée à du temps de travail effectif. Seule la durée d’intervention en cours d’astreinte est considérée comme un temps de travail effectif.

Par conséquent, la période d'astreinte est prise en compte pour le calcul de la durée minimale du repos quotidien et hebdomadaire.

Les salariés en astreinte qui ne sont pas amenés à intervenir pendant leur temps de repos hebdomadaire sont considérés comme ayant bénéficié de ceux-ci.

Pour rappel, tous les salariés doivent bénéficier d’un repos quotidien de 11 heures consécutives et d’un repos hebdomadaire de 35 heures.

Si du fait d’une intervention en cours d’astreinte, le salarié ne peut bénéficier du temps de repos quotidien ou hebdomadaire minimum, le repos doit être alors accordé à compter du terme de l’astreinte sauf si le salarié a pu en bénéficier avant le début de l’intervention.

Le constat d’un nombre d’interventions trop important pour un type d’astreinte fera l’objet d’un point spécifique au cours d’un réunion et pourra conduire à une modification concertée de l’organisation des astreintes sur le périmètre identifié dans un délai rapide après le constat.

Un suivi médical rapproché sera effectué pour tout salarié effectuant des astreintes de nuit.

Un point spécifique lors de l’entretien annuel sera fait concernant le déroulement des astreintes.

ARTICLE 6. FONCTIONS ASSUREES AU COURS DES PERIODES D’ASTREINTE

Le champ d’intervention du personnel d’astreinte et les missions qui lui sont attribuées sont les suivantes (liste non exhaustive) :

Pour le Service Informatique

Le champ d’intervention du personnel d’astreinte du service Informatique et les missions qui lui sont attribuées sont les suivantes (listes non exhaustives) :

• Astreinte service développement : incidents de production

• Astreinte service infrastructures et réseaux : incidents infrastructures, réseaux et support utilisateurs

Sont considérées comme interventions d'astreinte l'ensemble des coupures de services relatives à notre activité.

A titre d'exemple, cela peut concerner l'arrêt des réservations, des paiements, la remontée de nos produits, la connexion à nos systèmes de réservation etc...

Article 7. LES TEMPS D’INTERVENTION

En cas d'intervention pendant la période d'astreinte, le salarié établira un rapport d'astreinte selon le modèle en place au sein de son service de manière à le présenter à son supérieur hiérarchique :

• L'heure de l'appel, la clôture de l'appel et l'objet de l'appel ;

• Les horaires éventuels d'intervention (durée, heure de début et heure de fin) ;

• La description précise de l'intervention et/ou du travail informatique, logistique et administratif induit par l'appel (par exemple, contact d'une personne extérieure si l'opération n'a pu être réalisée par le salarié lui-même), permettant notamment d’apprécier le caractère d’urgence de l’intervention réalisée.

ARTICLE 8. REMUNERATION DES PERIODES D’ASTREINTE ET DES TEMPS D’INTERVENTION

L’astreinte donne obligatoirement droit à une double rémunération :

• Prime d’astreinte (article 7.1)

• Rémunération du temps d’intervention éventuelle (article 7.2)

8.1. - Prime d’astreinte

Pour le service Informatique

La réalisation de l’astreinte, sans préjudice de la rémunération spécifique liée aux périodes d’intervention, ouvre droit à une compensation sous forme de prime d’astreinte :

Pour le Niveau 1 :

• 150 euros bruts pour une astreinte de week-end : du vendredi 20h au lundi 9h

• 120 euros bruts pour une astreinte de semaine : du lundi au vendredi sur la tranche horaire du 20h à 9h

Pour le Niveau 2 :

• 75 euros bruts pour une astreinte de week-end : du vendredi 20h au lundi 9h

• 60 euros bruts pour une astreinte de semaine : du lundi au vendredi sur la tranche horaire du 20h à 9h

Pour une période intégrant un jour férié, le montant de la prime d’astreinte de la période en question sera majoré d’un montant de 20 euros bruts.

8.2 - Rémunération des temps d’intervention pour l’ensemble des services concernés

La période d’intervention constitue un temps de travail effectif.

Toute heure de travail pendant la période d’astreinte sera rémunérée en salaire avec les majorations aux taux suivants :

• En semaine avant 22h et à partir de 6h : 25%

• En semaine de 22h à 6h : 50%

• Du samedi 22h au lundi 6h ou veille du jour férié de 22h au lendemain du jour férié 6h : 100%

Le décompte des heures débute dès que le salarié est contacté et se termine soit à la fin de l’intervention téléphonique ou via le réseau informatique, soit au retour du salarié à son domicile si celui-ci intervient sur site.

Pour les collaborateurs soumis au forfait jours, les heures d’intervention seront rémunérées sur la base taux horaire.

Toute intervention de moins de 30 minutes sera comptabilisée comme un forfait de 30 minutes.

Les astreintes et interventions réalisées dans le courant d’un mois “M” seront indemnisées le mois suivant “M+1”.

Exemple : les astreintes du mois de mars seront indemnisées sur la paie du mois d’avril.

8.3 - Spécificités des astreintes pendant les périodes de fêtes

Les périodes d’astreintes intégrant les jours fériés de fêtes “Noël” et “Jour de l’an” donneront lieux à une journée de repos supplémentaire.

Cette journée de repos sera créditée et visible sur le bulletin de salaire du mois concerné. Ce temps de repos devra être utilisé par le salarié bénéficiaire sous un délai de 3 mois, à défaut le jour de repos sera perdu.

ARTICLE 9. MOYENS ACCORDÉS POUR LES PÉRIODES D’ASTREINTE

Les salariés affectés aux astreintes auront à disposition au minimum et en fonction des besoins :

• Un téléphone mobile leur permettant d’être joints pendant toute la période de l’astreinte

Il est convenu que les salariés d’astreintes devront être joignables en tout temps de la période d’astreinte et s’assurer, au préalable, du bon fonctionnement de la ligne confiée ainsi que d’avoir un accès internet avec un débit suffisant.

Le matériel d’astreinte doit être remis au manager en fin de période d’astreinte.

Les salariés affectés aux astreintes se verront dispenser une formation spécifique liée aux tâches spécifiques pouvant être rencontrées dans le cadre des astreintes.

ARTICLE 10. FRAIS DE DÉPLACEMENT

Les frais relatifs aux déplacements effectués par un salarié dans le cadre d’une intervention sont pris en charge par la société, selon les conditions en vigueur prévues pour les déplacements. A ce titre, le salarié pourra utiliser son véhicule personnel pour effectuer son déplacement si ce moyen facilite le respect du délai d’intervention ou s’il s’impose en raison de l’heure d’intervention.

ARTICLE 11. DURÉE ET DÉPÔT DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur à compter du 15 janvier 2023.

Il pourra être révisé à tout moment, par accord entre les parties. Toute modification fera l’objet d’un avenant dans les conditions et délais prévus par la loi.

Conformément à l’article D.2231-2 et suivants du Code du travail, le texte du présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE compétente et au Secrétariat Greffe du Conseil de Prud’Hommes de Grasse.

Fait à Biot, en 4 exemplaires, le 09/01/2023.

M Agissant en qualité de Président

M Agissant en qualité de Secrétaire CSE

M M

Agissant en qualité de Trésorier CSE Agissant en qualité de membre du CSE