Accord d'entreprise "L'ACCORD DE TÉLÉTRAVAIL AU SEIN DE LA SOCIÉTÉ LIBRICIEL SCOP SA" chez LIBRICIEL

ACCORD DE TÉLÉTRAVAIL AU SEIN DE LA SOCIÉTÉ LIBRICIEL SCOP S.A.

ENTRE LES SOUSSIGNÉS :

LIBRICIEL SCOP S.A. immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés sous le numéro 491 011 698 et dont le siège social est situé 836 rue du Mas de Verchant - 34000 MONTPELLIER

représentée par , ayant tous pouvoirs aux fins des présents

d’une part,

ET

Les Délégués du Personnel membres du Comité Sociale et Économique de la société LIBRICIEL SCOP S.A.

d’autre part,

1. PRÉAMBULE

L’ensemble des parties a souhaité discuter de la mise en place du télétravail au sein de LIBRICIEL SCOP S.A. afin de favoriser le développement d’une organisation du travail moderne, en phase avec les évolutions législatives et les possibilités offertes par les technologies de l’information et de la communication.

Le télétravail constitue un levier en faveur de la modernisation des relations managériales fondé sur le volontariat réciproque et sur une relation de confiance mutuelle entre le collaborateur et son responsable hiérarchique. Il participe à la qualité de vie au travail des collaborateurs.

Cet accord témoigne de la volonté de LIBRICIEL SCOP S.A. de prendre en compte ce nouveau mode d’organisation favorisant :

• le bien être et la performance des collaborateurs par un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle ;

• l’impact positif sur l'environnement par la réduction d’émission de carbone (réduction du nombre de trajets domicile-lieu de travail).

Préalablement à cet accord, une expérimentation a eu lieu durant l’année 2019 afin de mesurer la pratique par les collaborateurs de LIBRICIEL SCOP S.A. de cette souplesse apportée.

A fin septembre 2019, environ 50 % des effectifs présents au siège social de LIBRICIEL SCOP S.A. ont utilisé au moins une fois la possibilité de télétravailler pour un volume total représentant environ 200 jours.

En complément, la crise sanitaire du COVID-19 durant les années 2020 et 2021 a fait évoluer les pratiques de télétravail en vigueur au sein de LIBRICIEL SCOP S.A. A date de promulgation du présent accord, l’ensemble des salariés de LIBRICIEL SCOP S.A. aura eu recours par obligation ou par souhait au télétravail pour au moins 50 % de son temps de travail.

2. CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord est applicable à tous les collaborateurs de LIBRICIEL SCOP S.A. qui répondent aux critères d’éligibilité détaillés au Titre IV.

3. OBJET DE L’ACCORD ET GENERALITES

Le télétravail est une modalité d'organisation du travail à part entière, individuelle et collective, fondée sur une relation de confiance entre le manager et les collaborateurs concernés et qui doit préserver un lien fort entre les collaborateurs télétravailleurs et leur équipe de travail.

Conformément à l’article L1222-9 du code du travail, le télétravail désigne “toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un collaborateur hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication”.

Le fait de travailler à l’extérieur des locaux de l’entreprise ne suffit pas à conférer à un collaborateur la qualité de télétravailleur. Ainsi, dans le cas des collaborateurs en mission, le télétravail désigne le travail effectué hors des locaux du clients et de ceux de l’entreprise.

De même, les parties tiennent à rappeler que l’exercice du télétravail relève du volontariat. Ainsi, le télétravail ne peut être imposé aux collaborateurs, sauf cas exceptionnels.

Enfin, une journée de télétravail équivaut à une journée de travail en entreprise.

Les trois caractéristiques principales du télétravail sont ainsi :

• la localisation du collaborateur hors des locaux de son employeur ;

• le caractère volontaire de ce mode de travail ; par conséquent, aucun collaborateur ne peut être contraint d’accepter cette formule, ni ne peut l’imposer à la direction ;

• l’utilisation des technologies de l’information et de la communication.

Le présent accord a donc pour objet d’encadrer le télétravail d’une manière générale au sein de LIBRICIEL SCOP S.A, et dans ce cadre, nous distinguerons différents types de télétravail : le télétravail permanent, le télétravail occasionnel et le télétravail exceptionnel. Si le type n’est pas précisé, le présent accord traitera du télétravail dans son ensemble.

• Télétravail permanent : le collaborateur souhaitant bénéficier de jours hebdomadaires précis télétravaillés toute l’année devra en faire la demande à son manager, avec copie à la Direction Générale et au service Paie / R.H., par mail qui sera libre d’accepter, de demander la modification ou de refuser sa demande, sous réserve du respect de l’égalité de traitement.

Dans ce cadre, la demande de télétravail permanent devra répondre aux impératifs suivants :

• la demande sera formulée dans la limite de 4 demi-journées positionnées au maximum sur 2 jours distincts de la semaine (ex. lundi matin et après-midi + jeudi matin) ;

• les jours hebdomadaires choisis devront être maintenus toutes les semaines sur une période non révisable, sauf accord entre le collaborateur et son manager, allant du 1^er octobre N au 30 septembre N+1 ;

• le vendredi est un jour non éligible au télétravail permanent.

La demande de télétravail permanent acceptée sera formalisée dans le cadre du formulaire de demande dédié détaillant les modalités arrêtées, sa durée de validité et signé par le collaborateur, le manager et la Direction Générale.

• Télétravail occasionnel : le collaborateur souhaitant bénéficier d’une autorisation occasionnelle de télétravail, c’est à dire non récurrente, devra en faire la demande à son manager, avec copie à la Direction Générale et au service Paie / R.H., par mail au moins 48 heures avant la date souhaitée qui sera libre d’accepter ou de refuser sa demande, sous réserve du respect de l’égalité de traitement.

Une demande de télétravail occasionnel est cumulative avec du télétravail permanent validé par ailleurs.

• Télétravail exceptionnel : en cas de circonstances exceptionnelles résultant de situations imprévisibles ou de situations d’urgence comme un contexte épidémique, un épisode de pollution, des conditions climatiques exceptionnelles (intempéries, tempêtes) ou une grève des transports, le recours au télétravail exceptionnel peut être imposé par l’employeur pour tout ou partie des collaborateurs afin de permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des collaborateurs.

En complément, toute demande d’un collaborateur qui ne se qualifie pas comme du télétravail permanent ou occasionnel sera défini comme du télétravail exceptionnel. Le collaborateur devra faire la demande motivée par mail à son manager, avec copie à la Direction Générale et au service Paie / R.H, qui sera libre d’accepter ou de refuser sa demande, sous réserve du respect de l’égalité de traitement. Cette demande pourra s’exprimer « à la dernière minute ».

Une demande de télétravail exceptionnel est cumulative avec du télétravail permanent ou occasionnel validés par ailleurs.

4. CRITÈRES D’ÉLIGIBILITÉ AU TÉLÉTRAVAIL

Le passage en télétravail de chaque collaborateur suppose le respect des conditions cumulatives suivantes :

1. Capacité du collaborateur

Les parties conviennent que le télétravail dépend de la capacité du collaborateur à travailler à distance. Cette organisation du travail requiert des aptitudes individuelles d’organisation et de gestion du temps ainsi qu’un degré d’autonomie avéré sur le poste de travail.

Ces compétences seront appréciées objectivement par le manager au moment de la première demande.

2. Tâches compatibles avec le télétravail

Le télétravail est ouvert aux seules activités et fonctions pouvant être exercées à distance.

Ne sont pas éligibles au télétravail les fonctions ou tâches qui :

• exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise ou chez le client ;

• nécessitent une absence importante et régulière de leur lieu habituel de travail ;

• impliquent l’accès et ou le traitement de certaines données à caractère confidentiel soumises à des contraintes de sécurité, et ne pouvant être effectuées que dans les locaux de l'entreprise ou du client.

En application de ces règles, à ce jour, toutes les fonctions occupées au sein de LIBRICIEL SCOP S.A. sont éligibles au télétravail.

Une attention particulière sera portée aux demandes effectuées par les collaborateurs reconnus travailleurs handicapés. L’employeur prend des mesures appropriées pour leur permettre d’accéder au télétravail.

3. Statut contractuel du collaborateur

L’ensemble des collaborateurs en contrat à durée indéterminée de LIBRICIEL SCOP S.A. est éligible aux différents types de télétravail, moyennant une ancienneté minimale supérieure à la fin de la période d’essai dans l’entreprise.

Toutefois, seront exclues du dispositif de télétravail permanent les personnes travaillant dans le cadre :

• d’un contrat à durée déterminée ;

• d’un temps partiel inférieur ou égal à 50% ;

• d’un contrat d’intérim ;

• d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation ;

• d’un stage.

Les personnes précédemment citées restent éligibles au télétravail occasionnel ou exceptionnel, moyennant une ancienneté minimale supérieure à 3 mois dans l’entreprise.

4. Labellisation par l’équipe Système

Avant toute première demande de télétravail, le collaborateur devra se rapprocher de l’équipe Système d’Information Interne afin d’effectuer un audit des équipements et moyens dont il dispose afin de s’assurer qu’il bénéficiera de l’accès aux mêmes équipements et moyens qu’un collaborateur non télétravailleur, et ce afin de s’assurer que le collaborateur pourra réaliser l’ensemble de ses missions.

Suite à cet audit, l’équipe Système d’Information Interne transmettra au responsable hiérarchique, à la Direction Générale et au service Paie / RH l’information sur la labellisation du collaborateur.

5. MODALITÉS D'ACCÈS AU TÉLÉTRAVAIL

1. Principe d’une volonté commune et d’une confiance mutuelle

Le télétravail s’inscrit dans une démarche fondée sur la volonté commune et la double réversibilité tant du collaborateur bénéficiant du dispositif que de l’employeur.

L'organisation du télétravail repose sur une relation de confiance entre le collaborateur et l’employeur, mais également sur la faculté de ce dernier d’apprécier les résultats du collaborateur par rapport aux objectifs fixés.

Les parties rappellent que le collaborateur en télétravail bénéficie des mêmes dispositions, droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux collaborateurs en situation comparable et travaillant dans les locaux de LIBRICIEL SCOP S.A., ou chez le client, notamment pour le suivi de son activité, l’évaluation des résultats, la rémunération, l’évolution professionnelle, la formation, le temps de travail… mais également des mêmes obligations.

2. Conditions de passage au télétravail

L'exercice du télétravail est soumis à l’accord du collaborateur et de l’employeur. Le passage en télétravail, matérialisée par une première demande du collaborateur, nécessite une analyse du responsable hiérarchique du collaborateur pour apprécier la demande en fonction des conditions d’éligibilité.

L’entreprise dispose d’un délai maximum de 3 jours pour accepter ou refuser le passage en télétravail, soit la première demande du collaborateur.

La réponse doit être écrite :

• en cas d’acceptation, l’éligibilité du collaborateur est acquise pour ses demandes suivantes

• en cas de refus, celui-ci devra être motivé et ne fera pas entrave à la formulation par la suite de nouvelles demandes du collaborateur

3. Période d’observation du télétravail permanent

L'exercice des fonctions en télétravail permanent ouvrira une période d’observation de 3 mois. Cette période doit permettre à l’employeur de vérifier si le collaborateur a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance et que son absence des locaux de l’entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service.

Pour le collaborateur, cette période lui permet de vérifier si l’activité en télétravail lui convient.

Au cours de cette période, l’employeur et le collaborateur peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail permanent, moyennant un délai de prévenance d’une semaine. Au cours de cette période, ils pourront également convenir de réviser les modalités de la demande de télétravail permanent du collaborateur.

4. Réversibilité du télétravail permanent

• Réversibilité à la demande du collaborateur

A l’issue de la période d’observation, le collaborateur peut décider unilatéralement de ne plus recourir au télétravail permanent ou de modifier sa demande initiale. Pour cela il doit en informer par écrit à son manager.

• Réversibilité à la demande de l’employeur

A l’issue de la période d’observation, le manager peut demander au télétravailleur permanent de revenir travailler pleinement ou de manière plus fréquente dans les locaux de l’entreprise notamment pour des raisons suivantes :

• non respect des règles du télétravail constaté ;

• problème de performance du collaborateur lié au télétravail ;

• changement du domicile du collaborateur rendant impossible le télétravail ;

• non respect des règles de sécurité, de confidentialité ou de protection des données.

Le motif de cette décision sera présenté au collaborateur par le manager et notifié par écrit.

La fin ou diminution du télétravail permanent prendra effet 7 jours à compter de la réception par le collaborateur de la décision.

Par ailleurs, en cas de changement de fonction, de poste ou de service, le collaborateur télétravailleur permanent devra s’assurer que ses critères d’éligibilité sont toujours respectés.

6. MODALITÉS D’ORGANISATION DU TÉLÉTRAVAIL

1. Jours et horaires de travail

Le télétravail permanent peut être exercé dans les limitations suivantes :

• dans la limite de 4 demi-journées positionnées au maximum sur 2 jours distincts de la semaine (ex. lundi matin et après-midi + jeudi matin) ;

• les jours hebdomadaires choisis devront être maintenus toutes les semaines sur une période non révisable, sauf accord entre le collaborateur et son manager, allant du 1^er octobre N au 30 septembre N+1 ;

• le vendredi est un jour non éligible au télétravail permanent.

Les jours de télétravail permanent ne sont ni récupérables ni cumulables. Si pendant une semaine donnée, le collaborateur est dans l’impossibilité de mobiliser une journée de télétravail permanent validée, ce jour ne peut-être ni reporté, ni cumulé.

Les horaires de travail du télétravail permanent sont les mêmes que les horaires collectifs applicables dans les locaux de l’entreprise.

Le collaborateur indiquera sur les outils collaboratifs mis à disposition par l’employeur et de la manière la plus anticipée possible ses jours de télétravail permanent.

Le télétravail occasionnel peut être exercé sans limitation par semaine et de manière cumulative avec le télétravail permanent. Le ou les jours de télétravail occasionnels doivent être décidés d’un commun accord entre le collaborateur et le manager.

Les jours de télétravail occasionnel ne sont ni récupérables ni cumulables. Si pendant une semaine donnée, le collaborateur est dans l’impossibilité de mobiliser une journée de télétravail occasionnel validée, ce jour ne peut-être ni reporté, ni cumulé.

Pour les besoins inhérents à une équipe (réunions d’équipes, échanges informels,...), des jours pourront être exclus du dispositif télétravail occasionnel. Chaque manager d’équipe déterminera ce jour ou ces jours après concertation avec son équipe. En dehors de ces jours, le collaborateur pourra librement solliciter les jours de la semaine où il pourra télétravailler occasionnellement.

Les horaires de travail du télétravail occasionnel sont les mêmes que les horaires collectifs applicables dans les locaux de l’entreprise.

Le collaborateur indiquera sur les outils collaboratifs mis à disposition par l’employeur et de la manière la plus anticipée possible ses jours de télétravail occasionnel.

Le télétravail exceptionnel à la demande du collaborateur ne serait être borné en nombre. Néanmoins, il convient d’apprécier son caractère exceptionnel.

Les horaires de travail du télétravail exceptionnel sont les mêmes que les horaires collectifs applicables dans les locaux de l’entreprise.

Le collaborateur indiquera sur les outils collaboratifs mis à disposition par l’employeur et de la manière la plus anticipée possible ses jours de télétravail exceptionnel.

2. Suspension temporaire du télétravail permanent

Si les nécessités de service l’imposent, le management peut temporairement exclure le bénéfice du télétravail permanent ou décider d’en changer le ou les jours.

Certaines exclusions peuvent être prévisibles (exemple clôture comptable, sortie de version...).

A l’inverse, certaines exclusions peuvent ne pas être prévisibles (appel d’offre, mise en production, demande client, pic d’activité…). Dans ces situations de contraintes fortes, il pourra être demandé au collaborateur d’être présent sur son lieu de travail habituel avec un délai de prévenance de 5 jours ouvrés.

Il reviendra au manager ou chef de projet le soin de déterminer la durée de la suspension et d’en informer les personnes concernées et plus largement les équipes.

3. Lieu du télétravail

Le télétravail permanent, occasionnel ou exceptionnel s’effectue au domicile principal du collaborateur tel qu’il l’a déclaré à l’entreprise.

Les parties rappellent que le fait de travailler à son domicile dans de bonnes conditions constitue un critère important de réussite du télétravail.

Pour que le domicile soit éligible à une pratique de télétravail, le collaborateur doit :

• attester qu’il dispose d’un espace de travail dédié et un mobilier adapté à ce mode d’organisation du travail

• disposer d’un abonnement internet, avec une connexion d’un débit minimal conseillé de 4Mbit/s

• justifier d’une assurance couvrant le télétravail à domicile

• attester de la conformité des installations électriques (logement équipé d’une prise de terre et un disjoncteur)

A ce titre, le collaborateur souhaitant accéder au télétravail transmettra à la RH :

• la photocopie d’une attestation d’assurance couvrant le télétravail au domicile

• une déclaration sur l’honneur de la conformité des installations et des lieux (environnement de travail propice au télétravail et conformité de l’installation électrique)

En cas de changement de domicile, le collaborateur préviendra l’entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le collaborateur et le bon fonctionnement de l’entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors examinées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions fixées aux articles IV et V.

Le télétravail exceptionnel s’effectue au domicile principal du collaborateur tel qu’il l’a déclaré à l’entreprise ou possiblement dans un lieu qui n’est pas le domicile principal du collaborateur sous réserve que ce lieu soit également éligible à une pratique du télétravail dans de bonnes conditions et qu’il soit communiqué au service Paie / R.H..

4. Durée du travail

La durée du travail du collaborateur en télétravail n’est pas modifiée. Le collaborateur exerce son activité dans le cadre de l’organisation du temps de travail telle que décrite dans son contrat de travail et dans le règlement intérieur de LIBRICIEL SCOP S.A.

Ainsi, lorsqu’il est amené à travailler en télétravail, le collaborateur exerce son activité dans le respect des plages fixes en vigueur au sein de LIBRICIEL SCOP S.A.. Ainsi le collaborateur doit être joignable, dans des délais raisonnables ou relatifs à des temps de pause légitimes, par tout moyen sur ces plages horaires : il est susceptible de devoir répondre au téléphone, de participer à toutes les visioconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie. Le collaborateur s’engage également à être disponible via les outils collaboratifs mis à sa disposition par l’entreprise.

5. Gestion du temps de travail

Le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant les mêmes règles de durée du travail, de temps de repos et de déconnexion que celles qu’il applique quand il travaille en entreprise ou chez le client.

6. Equipement

L’employeur s’engage à fournir le matériel nécessaire au collaborateur pour effectuer son activité dans le cadre d’une situation de télétravail. Ces équipements se composent d’un ordinateur portable et d’un accès à distance sécurisé nécessaire pour accomplir sa mission.

L’employeur s’engage également à maintenir à disposition un ordinateur portable pour les collaborateurs n’en disposant pas à leur poste de travail classique.

Le collaborateur en télétravail est responsable de l’équipement qui lui est confié et en assure la bonne conservation.

7. Confidentialité et protection des données

L’entreprise prend, dans le respect des prescriptions de la CNIL, les mesures qui s’imposent pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le télétravailleur dans le cadre de son activité professionnelle.

Le collaborateur en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatiques et de confidentialité en vigueur au sein de LIBRICIEL SCOP S.A. Il est notamment tenu de respecter les dispositions du règlement intérieur en vigueur dans l’entreprise et de veiller à garantir l’intégrité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre professionnel.

8. Santé, sécurité et assurance

Les dispositions légales et conventionnelles, ainsi que les règles internes de LIBRICIEL SCOP S.A. relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux collaborateurs en télétravail.

En cas de maladie ou d’accident à son domicile pendant les jours de télétravail, il devra informer son manager et le service RH dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise ou du client.

9. Incident technique

En cas de panne ou de dysfonctionnement empêchant un collaborateur de réaliser normalement son activité en télétravail, il doit en informer sans délai son manager.

Le collaborateur pourra donc contacter toute hotline utile pour résoudre l’incident.

Le cas échéant et dans l’attente de la résolution de l’incident, le manager pourra demander au collaborateur de poursuivre son activité au sein des locaux de l’entreprise.

10. Maintien du lien social avec l’entreprise

Les parties confirment leur volonté de maintenir le lien social entre les collaborateurs au travers de la limitation du nombre de jours télétravaillés. En effet, il est rappelé que le collaborateur doit exercer son activité dans les locaux de l’entreprise au minimum 3 jours par semaine, sauf demande(s) de télétravail occasionnelle(s) ou exceptionnelle(s) complémentaire(s) dument validée(s).

Afin d’assurer la cohésion et le bon fonctionnement de son équipe, le manager concerné veille à faire participer l’ensemble de ses collaborateurs en présentiel et / ou à distance. De même, le manager veille à la bonne transmission des informations pour que les collaborateurs en télétravail ne soit pas pénalisés dans l’exercice de leurs missions.

7. DISPOSITIONS FINALES

1. Durée de l’accord et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur le 1er janvier 2022.

2. Commission de suivi

Une commission de suivi de l’accord, composée de l’ensemble des signataires de l’accord, se réunira à la demande d’une des parties signataires de l’accord, ou en cas de recours d’un collaborateur auprès de l’un des membres de la commission.

3. Révision de l’accord

Les parties pourront réviser le présent accord dans les conditions fixées par la loi.

4. Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires dans les conditions prévues par le code du travail.

5. Dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est fait en exemplaires suffisants pour remise à chacune des parties signataires et enregistrement.

Le présent accord est déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, et un exemplaire est enregistré auprès du secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes compétent.

Les collaborateurs seront informés par différents moyens de communication interne de l’existence du dispositif et du contenu de l’accord.

Montpellier, le 18 novembre 2021

Pour LIBRICIEL SCOP S.A. Pour les membres du CSE