Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif aux frais professionnels et au forfait mobilités durables" chez P.P.F. - POSITIVE PLANET FRANCE (Siège)

Accord d’entreprise

relatif aux frais professionnels

et au forfait mobilités durables

Entre l’Association Positive Planet France

D’une part

Et les membres élus du CSE Positive Planet France

D’autre part

Préambule

Le présent accord a d’une part pour objet de préciser les modalités de remboursement des frais professionnels pour les collaborateurs de Positive Planet France.

Chaque salarié est rattaché à une antenne ou au siège, comme mentionné dans son contrat de travail. Il y a « déplacement professionnel » lorsque le salarié accomplit une mission « extérieure » à son lieu de rattachement. En application de la législation, tout itinéraire entre le domicile et le lieu de rattachement n’est pas considéré comme un déplacement professionnel.

Les grands principes qui ont guidé la conception de ces règles sont :

-les frais professionnels ne doivent pas être une charge financière pour les salariés

-un équilibre doit être trouvé entre les conditions de confort du salarié en déplacement et le souci d’économie pour l’Association

-les conditions et modalités de remboursement sont les mêmes pour tous les salariés

-les dispositions prises en matière de remboursement de frais doivent être conformes aux règles sociales (URSSAAF) et fiscales (Code général des impôts).

Cet accord a également pour objet de mettre en place un forfait mobilité durable et d’en définir les modalités d’attribution.

La Loi d’Orientation des Mobilités promulguée fin 2019 permet désormais aux employeurs la mise en place d’un tel forfait afin d’indemniser les collaborateurs qui viennent sur leur lieu de travail via un mode de déplacement dit « vertueux ».

Dans le cadre de sa politique de Responsabilité Sociétale et Environnementale, Positive Planet France souhaite ainsi favoriser l’usage des mobilités durables et encourager les comportements éco-citoyens.

Article 1 - Cadre juridique

Le présent accord d’entreprise est établi dans le cadre du décret d’application des « ordonnances Macron » n°2017-1551 du 10/11/2017.

Article 2 - Champ d’application

Les dispositions du présent accord ont vocation à s’appliquer à l’ensemble des salariés de l’Association Positive Planet France, tous types de contrats et statuts confondus.

Article 3 – Procédures

3.1 – Remboursement d’une note de frais

La note de frais (trame disponible sur le sharepoint PPF, partie RH, Formulaires) doit être établie mensuellement, et transmise au plus tard à la fin du mois concerné. Elle doit être accompagnée des justificatifs des frais réels à rembourser (les reçus de carte bleue ne constituant pas un justificatif).

Après validation du N+1, le.s document.s doit/doivent être transmis au/à la Responsable trésorerie. Le remboursement se fait alors dans un délai de 15 jours maximum, sur le compte bancaire utilisé pour le versement du salaire.

3.2 – Avance sur notes de frais

Lorsqu’une dépense professionnelle conséquente doit être réalisée, le collaborateur peut faire en amont une demande d’avance sur frais (trame disponible sur le sharepoint PPF, partie RH, Formulaires). Cette demande devra être supérieure ou égale à 50 euros, et ne pourra concerner que des frais exposés au cours du mois durant lequel la demande est formulée.

Cette demande doit être validée par le N+1 et par le service finance ou RH. Le montant correspondant à l’avance sera déduit de la paie du mois suivant, lorsque les frais engagés (objet de la demande d’avance) auront été remboursés.

3.3 – Réservation pour le transport et/ou l’hébergement

Pour éviter d’avancer les frais, pour les collaborateurs travaillant dans les antennes de Positive Planet France, la réservation de billets de train/billets d’avion/hôtels peut se faire via le/la Responsable de l’antenne, disposant normalement d’une carte bleue professionnelle.

Pour les collaborateurs travaillant au siège, la carte bleue pouvant être utilisée pour ce type de réservations est celle à disposition auprès du service finance.

Article 4 – Prise en charge des frais dans le cadre du trajet domicile – lieu de travail

4.1 – Utilisation des transports en commun

Conformément à la législation, l’Association prend en charge 50% du prix des abonnements souscrits par les salariés pour l’intégralité du trajet entre leur domicile et leur lieu de travail, réalisé au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos.

Le domicile pris en compte est celui où le salarié réside pendant les jours travaillés.
Seules les cartes d’abonnement sont prises en charge, qu’elles soient annuelles, mensuelles ou hebdomadaires. Les titres de transport achetés à l’unité pour un trajet domicile – lieu de rattachement ne sont pas remboursables.

Le justificatif d’abonnement doit être transmis au service paie, et le montant de la prise en charge apparait sur les fiches de paie (sur le mois N+1 si le justificatif est transmis après le 15 du mois).

La prise en charge pour les collaborateurs à temps partiel se fait dans les mêmes conditions que pour les salariés à temps complet.

4.2 – Forfait mobilités durables

Afin d’encourager le recours à des moyens de transports écologiquement « propres », Positive Planet France met en place la prise en charge, via un forfait, des frais de transports personnels domicile – lieu de travail effectués :

-en vélo, mécanique ou électrique

-en trottinette, mécanique ou électrique

-en voiture dans le cadre d’un covoiturage (en tant que conducteur).

4.2.1 – Bénéficiaires

Le forfait mobilités durables est cumulable avec la participation obligatoire de l’employeur à l’abonnement de transports en commun ou à celui d’un service public de location de vélo.

Les collaborateurs concernés sont donc ceux qui utilisent un des 3 moyens de transport cités ci-dessus pour faire le trajet domicile/lieu de travail, que ce soit comme moyen de transport unique ou afin de réaliser un trajet de rabattement vers/depuis une gare/station de métro/station de bus.

Le forfait mobilités durables est cumulable avec les aides éventuelles mises en place par les régions, départements ou villes, pour l’achat, la location ou la réparation de vélo.

La prise en charge pour les collaborateurs à temps partiel se fait dans les mêmes conditions que pour les salariés à temps complet.

4.2.2. – Montant du forfait

Le montant défini pour ce forfait est de 12,5 euros par mois, soit au maximum 150 euros par année civile. Ce montant est fixe et le même pour tout collaborateur qui est en fait la demande ; quelle que soit la distance parcourue et la fréquence d’utilisation.

Comme pour la prise en charge partielle de l’abonnement transports en commun, le forfait mobilité durable sera versé dans son intégralité à partir d’1 journée travaillée sur le mois.

4.2.3 – Modalités de versement

Afin de bénéficier du forfait, les collaborateurs devront en faire la déclaration au préalable auprès du service RH en remplissant en début de chaque année civile l’attestation sur l’honneur annexée au présent accord.

La prime du forfait mobilités durables est attribuée mensuellement, elle est indiquée sur la fiche de paie et est versée sur le mois M+1.

Le traitement fiscal et social de cette indemnité sera appliqué conformément à la législation en vigueur.

Tout changement de situation d’un collaborateur qui pourrait rendre caduque son éligibilité au forfait mobilité durable devra être spécifié rapidement au service RH.

Toute déclaration frauduleuse donnera lieu à un remboursement total des primes reçues à tort par le collaborateur et pourra être sanctionné.

Article 5 – Prise en charge des frais dans le cadre d’un déplacement professionnel

5.1 – Généralités

Les déplacements professionnels engendrant des frais doivent se faire à la demande de la hiérarchie ou après validation de la hiérarchie.

Le choix du moyen de transport doit se faire en accord avec le N+1, sur la base du moyen le plus efficace, le plus économique et compte tenu des contraintes du déplacement (ex : transport de matériel) ; et par ordre de priorité : transports en commun, covoiturage, véhicule personnel, taxi/VTC.

Il convient de distinguer 2 types de déplacement professionnel :

• Le « petit déplacement », qui implique que le salarié effectue le déplacement sur la journée (maximum 4 heures de trajet aller/retour sur la journée)

• Le « grand déplacement », ne permettant pas au salarié de regagner son domicile le soir et qui implique au moins une nuitée à l’extérieur (déplacement sur plusieurs jours notamment).

5.2 – Situation de petit déplacement

Les transports en commun sont à privilégier si le déplacement implique un trajet d’une durée d’1h15 ou moins, avec maximum 2 changements/2 moyens de transports.

Le site Google Maps option « le meilleur itinéraire » servira de référence pour l’appréciation de ces critères de trajet.

Si le véhicule personnel est utilisé, alors le trajet suivi et le nombre de kilomètres parcours seront indiqués dans la note de frais. Le site Google Maps option « le meilleur itinéraire » servira également de référence pour l’appréciation du kilométrage de chaque trajet.

Le salarié devra fournir une copie (par email) de la carte grise de son véhicule personnel (celui utilisé pour le déplacement) au service finance. Le remboursement des indemnités kilométriques (IK) sera indexé au nombre de chevaux fiscaux du véhicule, en fonction du barème fiscal en vigueur publié sur le site de l’URSSAF.

Chaque début d’année, le service finance actualisera l’annexe IK sur le formulaire Note de frais, et fera une veille trimestrielle de leur évolution le cas échéant. Un email sera systématiquement envoyé aux salariés en cas de modification du barème.

Le décompte du kilométrage réalisé se fera de la manière suivante :

• Si le salarié se rend de chez lui au point de déplacement puis revient chez lui:

(distance entre le domicile et le lieu du déplacement) – (distance entre le domicile et le lieu de rattachement contractuel) X2

Ce mode de calcul prend en compte le « surtrajet » entre la distance parcourue à l’occasion de ce déplacement et la distance que le salarié aurait normalement réalisé pour se rendre sur son lieu de travail. Si la première est plus petite que la seconde, alors il n’y a pas de versement d’IK.

• Si le salarié se rend sur son lieu de travail, part en déplacement puis revient chez lui :

distance totale parcourue – distance domicile/lieu de travail aller-retour

Si le déplacement implique des frais de péage, ceux-ci seront remboursés sur présentation d’un justificatif. Les PV/amendes ne sont jamais remboursés.

Comme pour toute journée entière travaillée, un ticket restaurant sera versé pour le déjeuner.

5.3 – Situation de grand déplacement

Quelle que soit la durée du trajet, l’indemnisation d’un billet de train ou d’avion se fait sur la base du tarif seconde classe/économique.

Pour le repas du midi, un ticket restaurant sera normalement versé dans le cadre du déplacement. Pour le repas du soir, sur présentation d’un justificatif, le remboursement est plafonné à 19,1€ (barème URSSAF).

De même, pour le logement et le petit déjeuner, les salariés veilleront à respecter le barème URSSAF en vigueur de 68,5€ si le déplacement a lieu à Paris ou dans les département 92, 93 ou 94 et de 50,8€ dans les autres départements ; dans la limite de 80€ par nuitée, petit déjeuner compris, sur l’ensemble du territoire.

Sur les déplacements réalisés sur place, la règle indiquée au point 5.2 s’applique ; à savoir que les transports en commun sont à privilégier si le déplacement implique un trajet d’une durée d’1h15 ou moins, avec maximum 2 changements/2 moyens de transports.

Article 6 – Dispositions relatives à l’application de l’accord

6.1 – Application

Le présent accord a fait l’objet d’une négociation avec les membres du CSE.

Les dispositions du présent accord seront applicables au sein de l’Association Positive Planet France le 01/01/2022.

6.2 - Durée - Révision- Dénonciation

6.2.1 - Durée

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 5 ans. Les parties signataires conviennent que 6 mois avant l’échéance de cette durée, l’employeur invitera les représentants du personnel afin d’examiner les conditions de renouvellement du présent accord.

6.2.2 - Révision

Le présent accord est révisable à tout moment à la demande d’une des parties signataires. La partie ayant demandé la révision du présent accord devra présenter un projet de révision que l’autre partie devra examiner dans un délai d’un mois.

L’accord pourra ensuite être complété ou modifié par le biais d’avenants après avoir obtenu l’accord unanime des parties.

Les avenants ainsi signés seront annexés au présent accord.

6.2.3 - Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires en respectant un délai de préavis de 3 mois.

Conformément aux dispositions légales, à compter de sa dénonciation, le présent accord restera en vigueur au sein de l’Association jusqu’à ce qu’un nouveau texte l’ait remplacé et dans la limite d’un délai d’un an. Passé ce délai, le présent accord sera résilié de plein droit, ne produisant ainsi plus d’effet.

6.3 – Publicité de l’accord

Une version signée du présent accord sera déposée sur la plateforme TéléAccords, qui transmet ensuite à la Direction régionale et interdépartementale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DRIEETS), et un exemplaire au secrétariat-Greffe du Conseil des Prud’hommes.

Un exemplaire de l’accord sera transmis à chaque salarié de l’Association.

Fait à Courbevoie

Le 23/12/2021

Pour le CSE Pour la Direction de l’Association

Déborah LEFEVRE Géraldine PLENIER

Marion COURANT

Sonia JOSEFOWICZ

Hana CHADLI

Annexe 1

Attestation sur l’honneur

Pour l’attribution du forfait mobilités durables

Je soussigné(e), prénom, nom :

Adresse personnelle :

Lieu de travail :

Atteste sur l’honneur utiliser

un vélo, mécanique ou électrique

une trottinette, mécanique ou électrique

un système de covoiturage (en tant que conducteur).

Pour effectuer tout ou partie du trajet domicile/travail.

Je m’engage à informer le service RH si cela ne devait plus être le cas.

J’ai bien noté que le montant de l’indemnité est plafonné à 150 euros nets par an.

Fait pour valoir ce que de droit

Fait à , le

Signature