Accord d'entreprise "mise en place du vote électronique" chez MAHLE COMPOSANTS MOTEUR FRANCE SAS (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE SUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

Entre les soussignés,

La Société MAHLE COMPOSANTS MOTEUR FRANCE Sas, représentée par X, agissant en tant que Directeur

D’une part

Et les organisations syndicales représentatives :

• CFDT, représentée par X, délégué syndical

• CGT, représentée par X, délégué syndical

• FO, représenté par X, délégué syndical

Les signataires représentant ensemble plus de la majorité des suffrages exprimés en faveur des organisations syndicales représentatives au premier tour des élections professionnelles organisées au sein de la Société,

Ci-après désignées les « Organisations syndicales »,

D’autre part

Ensemble désignés les « Signataires ».

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

1. Préambule

Les Signataires sont convenus d’ouvrir la possibilité de recourir au vote électronique au sein de la Société, notamment dans le cadre de l’organisation des élections des représentants du personnel.

Le cas échéant, le protocole d’accord préélectoral précisera de manière détaillée le fonctionnement du dispositif et le déroulement des opérations électorales, dans le respect des principes généraux du droit électoral.

2. Recours à un prestataire extérieur

La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe choisi par la Société (ci-après le « Prestataire »).

Les coordonnées de ce Prestataire seront précisées, le cas échéant, dans le protocole d’accord préélectoral.

Le Prestataire s’engage à garantir :

• La sincérité et l’intégrité du vote ;

• L’anonymat et le secret du vote ;

• L’unicité du vote ;

• La confidentialité et la liberté du vote.

Le système de vote électronique du Prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément à l’article R. 2314-9 du Code du travail.

Le rapport d’expertise sera tenu à la disposition de la Commission Nationale Informatique et Liberté (CNIL). Un exemplaire pourra également être remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès du service des Ressources Humaines.

3. Cahier des charges

Le dispositif de vote électronique respecte les principes généraux du droit électoral et permet d’assurer l’identité des électeurs, la sincérité et le secret du vote ainsi que de la publicité du scrutin.

1. Communication des listes électorales et des listes de candidats

Les listes électorales sont transmises au Prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, fonctions exercées, sexe, date de naissance, collège, adresse mail ou adresse postale en cas d’absence d’adresse mail professionnelle nominative ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, moyen d’authentification, horodatage du vote ;

• Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise ;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.

Les professions de foi seront également communiquées au Prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.

Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

2. Déroulement de l’opération de vote

La durée de chaque tour de scrutin pourra varier de 24 heures à 8 jours en fonction du calendrier prévisionnel qui sera établi pour l’organisation de chaque élection. La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période.

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote.

Chaque électeur recevra également un courriel (ou un courrier en cas d’absence d’adresse mail professionnelle nominative) contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.

Avant toute opération de vote :

• les membres du/des bureau(x), les représentants du personnel et les délégués syndicaux pourront, le cas échéant, bénéficier d’une formation sur le système de vote électronique choisi ;

• le Prestataire s’engage à tester le système de vote électronique ;

• les membres du/des bureau(x) de vote doivent vérifier que l’urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, depuis leur lieu de travail ou à distance.

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier ou courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et qui devra être précisée dans le protocole préélectoral et/ou, le cas échéant, dans le cahier des charges spécifique établi par le Prestataire.

La saisie de ses trois critères d’identification par l’électeur vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance à son établissement. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver

3. Garantie de confidentialité pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R. 2314-7 du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés dans deux fichiers distincts, le « fichier des électeurs » et le « fichier contenu de l’urne électronique ».

Le « fichier des électeurs » établi à partir des listes électorales permet de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer des listes d’émargement.

Le « fichier contenu de l’urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique.

L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement des données selon la norme du Règlement Général sur la Protection des Données (Règlement UE 2016/676 ou « RGPD »). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le Prestataire à la Société après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes du RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation et des destinataires de ces données, de leur durée de conservation, des modalités de stockage et de destruction. Cette information sera également disponible sur le site internet dédié au vote (rubrique « mentions légales ») et synthétisée dans le courrier ou courriel envoyé à l’électeur.

Les membres du/des bureau(x) de vote, les délégués de liste et les représentants de l’employeur désignés au protocole préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation et la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le Prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours (15 jours en matière d’élections professionnelles) ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenu définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A l’expiration des périodes précitées, le Prestataire s’engage à détruire toutes les données du client.

4. Assistance technique

Une cellule d’assistance chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place.

Cette cellule d’assistance est chargée de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test de système de vote électronique et de vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Le Prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties que le dispositif principal est mis en place pour prendre le relais en cas de panne de système.

5. Dépouillement et résultats

A l’heure de clôture des opérations de vote fixée dans le protocole préélectoral, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs.

La cellule d’assistance technique vérifie le scellement du système. L’ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé.

L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne peut se faire que par activation conjointe, par deux clés de chiffrement délivrées au moment du scellement de l’urne au Président du Bureau de vote et à ses assesseurs.

Les clés sécurisées sont introduites dans le système pour le descellement.

L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le Prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA établis par l’administration. A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.

Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issue du premier tour, il reste encore des sièges à pourvoir.

4. Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé à tout moment selon les modalités définies par le Code du travail.

Toute demande de révision à l’initiative de l’un des Signataires devra être adressée aux autres parties et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision.

Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois à compter de la demande de révision.

L’avenant éventuel de révision devra être déposé dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

5. Durée et dénonciation

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Conformément à l’article L. 2261-9 du Code du travail en vigueur à la date de signature des présentes, les Signataires ont également la possibilité de dénoncer le présent accord en respectant un préavis de trois mois.

La dénonciation par l’une des parties Signataires doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres Signataires et faire l’objet d’un dépôt dans les conditions prévues par voie réglementaire.

L’accord dénoncé continue à produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur du nouvel accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d’un an à compter de l’expiration du préavis de trois mois.

Les dispositions prévues dans le présent accord deviennent de plein droit caduques en cas de disposition législative, réglementaire, judiciaire, conventionnelle, qui aurait pour effet de remettre en cause l’équilibre du présent accord.

6. Dépôt et publicité

Dès la signature du présent accord, un exemplaire original sera transmis à chacune des organisations syndicales représentatives de l’entreprise.

En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par la Société, via la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr

Le présent accord sera déposé en cinq exemplaires signés auprès de la Direction Départementale du Travail et de l’Emploi de la Haute-Savoie et un exemplaire signé au secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes d'Annecy.

Fait à Chavanod, 17 juin 2019.

Pour l'Entreprise,

Pour les Organisations Syndicales,

X X X X

Directeur C.F.D.T. C.G.T. F.O.