INTER MUTUELLES HABITAT GIE

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- Protocole d’accord préélectoral relatif aux élections 2022

des membres

du Comité Social et Economique -

Le présent protocole est conclu entre :

La Direction d’INTER MUTUELLES HABITAT GIE

Située 471 B rue du Puits Japie, ZA Le Luc, à ECHIRE

Représentée par Cédric BAES, Directeur délégué

Et

Les organisations syndicales soussignées.

Les organisations syndicales interessées à la présente négociation ont été convoquées, par courrier recommandé en date du 31 janvier 2022 et un affichage dans les locaux des établissements de l’entreprise et sous l’intranet a été réalisé en parallèle.

Préambule

Le présent protocole d’accord préélectoral a pour champ d’application le Comité Social et Economique (CSE) ayant vocation à représenter l’ensemble des salariés d’INTER MUTUELLES HABITAT GIE.

Le présent protocole s’applique à l’ensemble des salariés des établissements suivants :

Siège social du GIE Inter Mutuelles Habitat

471 b rue du Puits Japie,

ZA Le Luc – CS 10007

79410 ECHIRE

n° de SIRET est 494 671 795 000 57

Site du GIE Inter Mutuelles Habitat

1 / 3 rue Jean Monnet

Batiment Le Magellan – 4^ème étage

67300 SCHILTIGHEIM

n° de SIRET : 494 671 795 000 24

Site du GIE Inter Mutuelles Habitat

10 place de la Joliette

Les Docks – Atrium 10.2

13002 MARSEILLE

n° de SIRET : 494 671 795 000 40

Il s’inscrit dans le prolongement de l’accord relatif aux instances représentatives du personnel signé le 21 février 2022 qui prévoit notamment que la durée des mandats des élus au CSE est de 3 ans à compter de la proclamation des résultats des élections professionnelles.

Article 1 - Date des élections

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent que les élections auront lieu sur plusieurs jours.

Les élections des membres de la délégation du personnel au CSE se dérouleront :

• pour le 1^er tour : du 10 mai 2022 à 10 heures au 17 mai 2022 à 15 heures ;

• le cas échéant, pour le 2^nd tour : du 31 mai 2022 à 10 heures au 7 juin 2022 à 15 heures.

Article 2 - Information du personnel

Au plus tard le 04 avril 2022, le personnel sera informé de la tenue des élections par voie d’affichage et par communiqué sur l’Intranet. En complément, l’information sera transmise par courriel à l’ensemble des salariés par la Direction de l’entreprise.

Cette communication constitue, en outre, un appel à candidatures.

Elle précisera le rôle du Comité Social et Economique, les modalités des élections ainsi que les adresses mail des organisations syndicales.

Cette information sera également envoyée par courrier, ou par courriel si les salariés concernés nous ont communiqué leur adresse personnelle, aux salariés absents ou mis à disposition au sein d’une autre entreprise au moment de cette communication.

Les salariés dits absents sur la période sont :

• Les salariés en arrêt de travail ou suspension du contrat de travail, absents au moins à la date de l’annonce des élections et pour une durée prévisible d’au moins 2 semaines ou couvrant la période allant jusqu’au terme des élections.

• Les salariés mis à disposition au sein d’une autre entreprise sur la période concernée, de l’annonce des élections jusqu’au terme des élections.

Article 3 - Effectifs et collèges électoraux

Les membres de la délégation du personnel du CSE sont élus sur des listes établies pour chaque catégorie de personnel.

Il est rappelé dans ce cadre les dispositions de l’article L. 2314-11 du Code du Travail qui prévoient que, pour les établissements et entreprise où le nombre des ingénieurs, chefs de service et cadres administratifs, commerciaux ou techniques assimilés sur le plan de la classification est au moins égal à 25 au moment de la constitution ou du renouvellement de l’instance, ces catégories constituent un 3^ème collège.

Il est ainsi constitué 3 collèges :

• le collège Employés (1er collège),

• le collège Agents de maîtrise (2ème collège),

• le collège Cadres (3ème collège).

L’effectif pris en compte pour la répartition des sièges est le suivant :

Collège électoral	Effectif Equivalent Temps Plein
Employés	351,69
Agents de maîtrise	105,45
Cadres	80,60
TOTAL	537,74

Aussi, dans le respect des dispositions légales, sont pris en compte pour le calcul de cet effectif :

• Les salariés d’IMH titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée au prorata de leur temps de travail contractuel ;

• Les salariés d’IMH titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée (hors motif de remplacement) ;

• Les intérimaires (hors motif de remplacement).

Article 4 - Répartition des sièges par collège et représentativité femmes/hommes

L’effectif total d’Inter Mutuelles Habitat GIE, conformément aux modalités prévues par l’article L. 1111-2 du Code du Travail, est de : 537,74 ETP.

Selon l’article R. 2314-1 du Code du Travail, le nombre de membres de la délégation du personnel au CSE à élire, compte tenu de cet effectif est de :

• 13 délégués titulaires,

• 13 délégués suppléants.

Cependant, compte tenu de l’effectif actuel de l’entreprise proche de 600 salariés, de la croissance constatée les dernières années et du risque connue de départ de membres du CSE en cours de mandat, à la demande des organisations syndicales, la Direction a accepté au cours de cette négociation de porter exceptionnellement le nombre de représentants à :

• 14 délégués titulaires,

• 14 délégués suppléants.

En conséquence, le nombre de sièges total au sein du 1^er collège est porté à 9 et la répartition définitive des sièges par collège est la suivante :

Collège	Nombre de sièges
1er collège	9
2ème collège	3
3ème collège	2

Conformément à l’article L. 2314-13 du Code du Travail, la proportion de femmes et d’hommes dans chacun des collèges visés à l’article 2 est indiquée dans le tableau suivant de répartition des sièges à pourvoir par collège. Pour chaque collège électoral, les listes mentionnées à l'article L. 2314-29 qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes. Lorsque l'application de cette règle n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :

• Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5,

• Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste. 

Il est précisé que la répartition des sièges entre les différents collèges électoraux est effectuée proportionnellement aux effectifs de chaque collège électoral avec attribution des sièges restant sur la base du plus fort reste.

TITULAIRES
Collège	Femmes	Hommes	Nombre de sièges Femmes	Nombre de sièges Hommes	Nombre de sièges Total
	Nb	%	Nb	%
1er collège	254,93	72,49%	96,76	27,51%	7	2	9
2ème collège	68,58	65,03%	36,88	34,97%	2	1	3
3ème collège	36,60	45,41%	44	54,59%	1	1	2

SUPPLEANTS
Collège	Femmes	Hommes	Nombre de sièges Femmes	Nombre de sièges Hommes	Nombre de sièges Total
	Nb	%	Nb	%
1er collège	254,93	72,49%	96,76	27,51%	7	2	9
2ème collège	68,58	65,03%	36,88	34,97%	2	1	3
3ème collège	36,60	45,41%	44	54,59%	1	1	2

Article 5 - Electorat, éligibilité et listes électorales

5.1 - Electorat et éligibilité des salariés

Sont électeurs les salariés entrant dans le champ d’application du présent protocole tel que définit en préambule et qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1^er tour des élections (soit le 10 mai 2022) :

• Être âgé de 16 ans révolus,

• Avoir acquis une ancienneté d’au moins 3 mois dans l’entreprise,

• Avoir la capacité électorale,

• Ne pas représenter l’employeur.

Sont éligibles les électeurs qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1^er tour des élections (soit 10 mai 2022) :

• Être électeur dans le collège dont on sollicite les suffrages,

• Être âgé de 18 ans révolus,

• Avoir acquis une ancienneté d’au moins 1 an dans l’entreprise,

• Ne pas être conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.

5.2 - Electorat et éligibilité des salariés mis à disposition

Sont électeurs les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1^er tour des élections (soit le 10 mai 2022) :

• Être âgé de 16 ans révolus,

• Avoir la capacité électorale,

• Être présent dans les locaux de l’entreprise et y travailler depuis au moins 12 mois continus,

• Choisir d’exercer son droit de vote dans l’entreprise de mise à disposition.

Conformément à l’article L2314-23 du Code du Travail, les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure ne sont pas éligibles.

5.3 - Listes électorales

Une liste du personnel électeur et éligible sera établie par l’employeur, affichée sur les panneaux d’information de l’ensemble des sites concernés par la présente élection, et disponible pour consultation à la Direction des Ressources Humaines (bureau n°130, consultation possible en 9h et 12h) au plus tard le 08 avril 2022.

Les listes en question seront également mises en ligne à cette même date sous l’intranet, dans l’espace dédié aux élections, et un courriel sera adressé aux salariés afin de les informer de cette publication.

Figurent sur ces listes le nom et le prénom de l’électeur, son ancienneté, son établissement, son collège électoral ainsi que la mention de son éligibilité.

Les réclamations concernant ces listes seront à adresser par mail ou courrier à Blandine PRIMA, Directrice Ressources Humaines, à l’adresse suivante : 471 B rue Puits Japie - ZA LE LUC - CS 10007 79410 ECHIRE, ou à l’adresse mail suivante : b.prima@imha.fr, au plus tard le 15 avril 2022 .

La demande de correction peut également être formulée directement auprès de la Direction des Ressources Humaines (bureau n°130, entre 9h et 12h). Une confirmation de la prise en compte de cette correction sera alors adressée par mail au salarié concerné.

La liste électorale étant appréciée à la date d’ouverture du 1^er tour de scrutin, elle reste inchangée entre les deux tours de scrutin.

Les listes électorales, telles qu’elles sont affichées, seront communiquées par courriel aux organisations syndicales participant à cette négociation le 08 avril 2022. En cas de modification sur les listes entre le 08 et le 15 avril 2022, l’information leur sera communiquée.

A cette même date, sera communiquée par courriel aux organisations syndicales participant à cette négociation, la liste des salariés absents pendant la période pré-électorale (avec les mêmes informations que celles visibles sur les listes électorales ainsi que les coordonnées des salariés disponibles à la Direction des Ressources Humaines et pouvant être transmises).

Article 6 - Listes de candidats

Il est rappelé que le 1^er tour est réservé aux organisations syndicales mentionnées au premier et deuxième alinéas de l’article L. 2314-15 du Code du Travail et que les candidatures sont libres au 2^nd tour.

6.1 - Constitution des listes de candidats

Les listes communes entre deux ou plusieurs syndicats ne peuvent être admises au 1^er tour qu’à la condition expresse que le nom de chacun des candidats figurant sur la liste soit suivi du nom de son syndicat d’appartenance ; ou, à défaut, que les organisations syndicales concernées déposent, avec la liste des candidatures, une note signée par chacune d’entre elles précisant les modalités prises en compte de leur audience respective pour les besoins de l’établissement de leur représentativité.

Les listes de candidats ne peuvent pas comporter un nombre de candidats supérieur au nombre de siège à pourvoir. Les listes incomplètes sont en revanches admises.

Les listes de candidats doivent être établies par collège et en distinguant titulaires et suppléants. Elles devront enregistrer les données suivantes : nom et prénom des candidats, collège, titulaire ou suppléant, et le cas échéant, le syndicat d’appartenance. L’ordre de présentation des candidats dans la liste est celui dans lequel apparaissent les candidats au sein de la liste déposée.

Il est rappelé, conformément aux dispositions réglementaires en vigueur, qu’un élu CSE ne peut pas faire plus de 3 mandats consécutifs.

6.2 - Dépôt des listes

Au 1^er tour, à partir du jour de l’extinction du délai de réclamations concernant les listes électorales (soit le 15 avril 2022) et jusqu’au 25 avril 2022 à 16 heures, les organisations syndicales concernées sont invitées à déposer leurs listes de candidats à Blandine PRIMA, Directrice des Ressources Humaines, située 471 B rue du Puits Japie - ZA LE LUC - CS 10007 79410 ECHIRE :

• en main propre contre récépissé,

• par e-mail (b.prima@imha.fr) contre accusé de réception,

• par courrier recommandé avec avis de réception.

Si un 2^nd tour est nécessaire, les listes déposées au 1^er tour restent valables. Si ces listes font l’objet d’un changement, ou que des listes libres sont présentées, celles-ci doivent être portées à la connaissance de l’employeur dans les mêmes conditions que pour le 1^er tour au plus tard le 23 mai 2022 à 16 heures.

Pour le 1^er, comme pour le 2^nd tour, les candidatures sont affichées sur les panneaux d’affichage de chaque site de l’entreprise et diffusées sur l’intranet, au 1^er jour ouvré suivant la date limite de dépôt.

Un courriel sera adressé à tous les salariés pour leur notifier cette publication avec un renvoi vers l’espace dédié sous l’intranet.

6.3 - Propagande électorale et logos des listes de candidats

Les professions de foi de chaque liste présentée seront affichées sur le site de vote sécurisée Voxaly (prestataire retenu pour la fourniture d’un site de vote en ligne). Celles-ci devront respecter les prérequis suivants :

• format PDF,

• 1 page A4 recto verso ou 2 pages A4 en recto,

• couleur ou noir et blanc,

• ne pas excéder 2 Mo au format informatique pdf.

En revanche, ce format ne permet pas un envoi par courriel en nombre, pour un tel envoi, le document ne devra pas excéder 500 Ko.

Par ailleurs, les listes déposées peuvent être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo doit respecter les prérequis suivants :

• format png,

• taille de 200 pixels x 200 pixels.

Il est par ailleurs retenu dans ce cadre, afin d’éviter tout risque de confusion, que le syndicat CGT-FO sera nommé FO sur le site de vote et pour toutes les communications dans le cadre de cette élection.

Les professions de foi et logos doivent être déposés au plus tard le 25 avril 2022 à 16 heures pour le 1^er tour et au plus tard le 23 mai 2022 en cas de 2^nd tour, auprès de Blandine PRIMA, Directrice des Ressources Humaines, située 471 b rue du Puits Japie - ZA LE LUC - CS 10007 79410 ECHIRE :

• en main propre contre récépissé,

• par e-mail (b.prima@imha.fr) contre accusé de réception,

• par courrier recommandé avec avis de réception.

Article 7 - Le vote électronique

Le présent protocole d’accord préélectoral s’inscrit dans le cadre des dispositions de l’accord du 15 décembre 2010 relatif à la mise en place d’un vote par voie électronique pour les élections au sein de l’entreprise.

Conformément à cet accord confirmant le principe de vote électronique, l’ensemble des salariés du GIE Inter Mutuelles Habitat procèdera au vote par le biais du système électronique décrit ci-après. Aucun vote par bulletin secret sous enveloppe ne sera donc enregistré.

Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans l’annexe 1 à ce protocole. La société prestataire spécialisée dans la mise en place de solutions de votes sécurisées par internet qui a été choisie est la société VOXALY.

Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles.

Les membres du bureau de vote et la Direction disposeront d’outils de suivi des scrutins (participation et état du site de vote) de l’ouverture à la clôture de chacun des tours. Les scrutateurs désignés pas les organisations syndicales disposeront également d’outils de suivi de la participation.

Chaque organisation syndicale ayant présenté une liste pourra désigner un représentant choisi parmi les membres du personnel, appelé scrutateur, pour assister aux opérations électorales et il sera attribué à cet effet le crédit d’heures nécessaire.

Les opérations électorales visées ici recouvrent les opérations suivantes :

• La séance de validation et formation du bureau de vote,

• L’ouverture du scrutin,

• Le suivi de la participation pendant le scrutin,

• La clôture du scrutin.

  Les noms des scrutateurs devront être communiqués à la Direction des Ressources Humaines au plus tard le 25 avril 2022 à 16 heures.

  Les managers des salariés désignés comme scrutateurs seront informés par la Direction des Ressources Humaines du rôle de ces derniers lors de ces opérations électorales et du temps qu’ils devront y consacrer.

  Afin de permettre le vote sur le lieu de travail mais de manière isolée, il sera mis à disposition des salariés, sur chaque site de l’entreprise, un ordinateur avec connexion internet permettant l’accès au site de vote, dans un bureau isolé et identifié à cet effet.

  Les bureaux concernés seront identifiés par une affiche sur la porte et des créneaux horaires de disponibilité du bureau pour le vote seront indiqués (de 11h à 15h).

Article 8 - Bureau de vote

Un unique bureau de vote est établi pour l’ensemble des élections des membres de la délégation du personnel au CSE, pour les deux tours.

Le bureau de vote sera constitué au plus tard le 25 avril 2022.

Ce bureau de vote est composé d’un président et de deux assesseurs, désignés et volontaires parmi les électeurs de l’établissement d’Echiré, selon les modalités suivantes :

• le président sera le plus âgé,

• le premier assesseur sera le plus jeune,

• le second assesseur sera le second plus âgé.

Les membres du bureau de vote devront être présents pendant toute la phase du processus électoral, y compris pour la formation du bureau de vote qui se tiendra le 3 mai 2022.

Les managers des salariés désignés comme membres du bureau de vote seront informés par la Direction des Ressources Humaines du rôle de ces derniers lors de ces opérations électorales et du temps qu’ils devront y consacrer.

Le prestataire de vote électronique (VOXALY) formera le bureau de vote ainsi que les scrutateurs désignés par les organisations syndicales à l’utilisation des outils du site de vote qui lui permettront d’assurer ses missions.

Lors de cette formation, le bureau de vote générera trois phrases secrètes correspondant à trois clés de déchiffrement (une pour chaque membre du bureau). Durant la période de vote, l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes.

Article 9 - Matériel de vote

Le matériel de vote est envoyé à chaque salarié par courrier à l’adresse postale personnelle de chaque salarié le 2 mai 2022.

Il comprend son courrier lui communiquant son numéro d’identifiant et son code secret.

Le mot de passe généré restera valable dans l’éventualité d’un 2^nd tour.

En cas de perte du mot de passe ou de non réception du courrier personnalisé, l’électeur pourra saisir directement l’url du site de vote qui permet d’initier la démarche depuis un lien ou contacter l’assistance téléphonique pour programmer le renvoi de l’e-mail contenant le lien pour créer son compte. Un nouvel e-mail lui sera alors renvoyé afin de générer son mot de passe. Un renvoi des codes par SMS est également possible.

Article 10 - Déroulement du vote électronique

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans le courrier décrit dans l’article 9 :

https://imh.votes.voxaly.com

Le déroulement est le suivant :

• l’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout terminal connecté à internet,

• après identification sur le site de vote avec ses codes de connexion personnels, le service affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,

• les listes sont affichées selon l’ordre chronologique de dépôt des listes de candidats auprès de la Direction,

• l’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables,

• le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,

• l’électeur peut :

  • choisir une liste complète,

  • raturer des candidats,

  • voter blanc

• le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,

• l’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisi sa date de naissance,

• un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote,

• si le processus est interrompu, l’électeur devra le reprendre depuis le début.

Article 11 - Assistance électeurs

Durant la période de vote un service d'assistance mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes.

L’assistance téléphonique (de 8h à 18h, du lundi au samedi) apporte une aide technique en cas de difficultés, remontées de la part de l’électeur. Elle permet également de communiquer la procédure à suivre en cas de perte ou de non réception de ses codes de vote.

Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement à VOXALY un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres) de chaque salarié électeur.

Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.

Article 12 - Dépouillement et résultat du vote

Le dépouillement des élections des membres de la délégation du personnel au CSE aura lieu, pour le 1^er tour, le 17 mai 2022 à partir de 15 heures. Dans l’éventualité d’un 2^nd tour, il se tiendra le 7 juin 2022 à partir de 15 heures.

Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote. Les scrutateurs sont également présents

Elles se dérouleront dans une salle équipée de la visio-conférence afin de permettre la participation des différents sites de l’entreprise.

Le résultat du vote sera proclamé en séance publique. Tout salarié peut demander à y assister en présentiel ou en se connectant par TEAMS (une information des managers sera faite en amont).

Le processus de dépouillement est le suivant :

• clôture du site internet de vote,

• déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,

• calcul automatique des résultats et attribution des sièges,

• téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité,

• Impression et signature des procès-verbaux (CERFA n°15822 et 15823),

• Proclamation des résultats.

Article 13 - Procès-verbaux

Un procès-verbal est établi permettant de faire état des résultats du scrutin.

4 exemplaires originaux sont signés par les membres du bureau de vote et se voient apposer le cachet de

l’employeur.

Deux exemplaires sont communiqués à l’inspection du travail territorialement compétente dans les 15 jours suivant la fin des élections. Parallèlement, un exemplaire est transmis au Centre de Traitement des Elections Professionnelles.

Un exemplaire sera transmis par voie électronique après validation en ligne sur la plateforme : elections-professionnelles.travail.gouv.fr.

Chaque liste ayant présenté des candidats se voit remettre une copie de ces procès-verbaux ainsi que les organisations syndicales ayant participé aux négociations du protocole d’accord pré-électoral.

Au plus tard le lendemain des élections, les résultats sont affichés sur les panneaux d’affichage des différents sites et communiqués sur l’intranet de l’entreprise.

Article 14 - Propagande électorale

La période de propagande électorale est définie de la manière suivante : De l’annonce des élections (au plus tard le 4 avril 2022) au 9 mai 2022 à 18h pour le 1^er tour.

En cas de second tour, elle pourra reprendre dès le 24 mai et jusqu’au 30 mai 2022 à 18h.

14.1 – Affichage et communications

Les organisations syndicales pourront utiliser les panneaux d’affichage mis à leur disposition dans tous les établissements de l’entreprise et utiliser l’intranet pour faire connaître leurs propositions de programme.

Sur le site d’Echiré, un espace d’affichage dédié aux élections professionnelles sera mis en place sur le panneau blanc central au rez-de-chaussée. Chaque organisation syndicale pourra y afficher ses communications pendant la période de propagande. En revanche, toute communication affichée sur ce panneau ne pourra faire l’objet d’un second affichage dans le panneau syndical.

Un espace dédié aux élections CSE sera créé sous l’intranet dans Mon Espace RH. Les salariés pourront notamment y retrouver les communications et professions de foi des organisations syndicales.

Un envoi des professions de foi au domicile des salariés absents sera également réalisé le 26 avril 2022, en même temps que l’information de la liste des candidats.

Cet envoi pourra être réalisé par mail si la personne concernée a communiqué son adresse de messagerie personnelle.

En cas de 2^nd tour et de nouvelles candidatures et professions de foi, un envoi sera également réalisé selon les même modalités le 24 mai 2022.

Afin de faciliter la communication auprès des salariés pendant cette période de propagande électorale, la Direction accorde, sur la période définie, la possibilité aux organisations syndicales d’utiliser leur messagerie afin de communiquer par mail auprès de tous les salariés via les groupements de messagerie des 3 établissements, par dérogation aux dispositions prévues à l’accord sur le Droit syndical du 17 janvier 2020.

A cet effet, chaque organisation syndicale aura la possibilité de faire jusqu’à quatre communications par mail au cours de la période pré-électorale, en complément des dispositifs de communication déjà existants (tracts, affichage sur les panneaux et dans l’intranet).

Une communication supplémentaire sera possible en cas de second tour.

Il est toutefois rappelé que la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message doit être préservée. A cet effet, l’objet du mail devra être explicite en indiquant : Elections CSE - Communication + nom de l’OS.

14.2 - Déplacements

Afin de permettre aux sections syndicales de communiquer auprès des salariés en amont des élections, les parties sont convenues de prévoir la possibilité pour chacune de se déplacer sur les différents sites de l’entreprise.

Le déplacement sera pris en charge par l’entreprise dans les conditions suivantes :

• Déplacement possible au sein des 3 établissements de l’entreprise,

• Deux membres maximum appartenant à chacune des sections syndicales de l’entreprise (mais si un membre de la section est déjà présent sur le site considéré et disponible, un seul déplacement sera pris en charge),

• Sur la période du 28 mars au 22 avril 2022.

L’organisation des déplacements et les modalités logistiques des temps d’information auprès des salariés seront gérés avec la Direction des Ressources Humaines.

14.3 - Crédit d’heures spécifiques

Afin de préparer leur participation aux élections, la Direction accorde exceptionnellement des heures de délégation aux sections syndicales, pour leur permettre dans ce cadre de réunir leurs candidats potentiels.

A cet effet, un crédit d’heures spécifique de 3 heures est accordé à tous les candidats qui ne bénéficient pas, au moment du processus pré-électoral, d’un crédit d’heures personnel.

Article 14 - Durée du protocole d’accord

Ce protocole vaut pour l’élection en cours et pour la durée du mandat des représentants qui y seront élus.

Il est également valable pour toute élection à venir au cours du mandat (sauf dénonciation).

Article 15 - Dépôt et publicité de l’accord

Conformément aux articles L. 2231-6, D. 2231-2 et D.2231-6 du Code du travail, le texte du présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE et du Conseil des Prud’hommes de Niort.

Le présent accord sera mis à disposition des salariés sous l’intranet, sur la page DRH, dans l’espace Accords et Règles de l’Entreprise.

Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord.

Fait à Echiré, le 25 mars 2022

Les Organisations syndicales Pour Inter Mutuelles Habitat GIE

Pour la CFDT

Pour la CGT

Pour la CGT-FO

Pour la Fédération de l’Assurance CFE-CGC

ANNEXE 1 – Description détaillée du fonctionnement de VOXALY (prestataire retenu)

1. Les exigences de sécurité pour le vote

La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.

1.1. Anonymat

1.1.1 L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur

Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire devra attribuer à chaque électeur un code d’accès unique.

Le prestataire génère un code d’accès pour chaque électeur, qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.

1.1.2 L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin

L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux.

Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.

De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.

1.1.3 La préservation de l’anonymat

Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.

L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.

1.2. Confidentialité et chiffrement

Pour garantir la confidentialité, VOXALY-DOCAPOSTE chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

▪ le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,

▪ la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole

HTTPS/TLS ou SSL.

De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission.

Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2019-053 du 25 avril 2019.

1.3. Intégrité

Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final ».

L’application assure l’intégrité des votes :

▪ après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,

▪ un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,

▪ une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en œuvre est conçue pour garantir :

▪ aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,

▪ aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.

1.4. Disponibilité

Les services de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.

Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme VOXALY-DOCAPOSTE.

En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.

La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.

2. Le scellement du système et des données

Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.

Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.

Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision.

Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.

3. L’expertise

Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, la plate-forme de vote VOXALY-DOCAPOSTE est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.

Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions VOXALY-DOCAPOSTE avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.

4. Déclaration CNIL

Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentées à la CNIL à la division des affaires économiques.

VOXALY-DOCAPOSTE a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandation

ANNEXE 2 – Calendrier des opérations

Déroulement des scrutins	1er tour	2nd tour
Date limite d’information des salariés	04 avril 2022	Sans objet
Date limite d’affichage des listes électorales	08 avril 2022	Sans objet
Date limite de contestation des listes électorales	15 avril 2022	Sans objet
Date limite de remise des listes de candidats et des professions de foi	25 avril 2022 à 16h	23 mai 2022 à 16h
Constitution du bureau de vote	25 avril 2022	Sans objet
Affichage des listes de candidats	26 avril 2022	24 mai 2022
Envoi des modalités de connexion	02 mai 2022	Sans objet
Formation du bureau de vote par VOXALY	03 mai 2022	Sans objet
Ouverture du scrutin	10 mai 2022 à 10h	31 mai 2022 à 10h
Fermeture du scrutin	17 mai 2022 à 15h	07 juin 2022 à 15h
Dépouillement du scrutin	17 mai 2022 à 15h	07 juin 2022 à 15h