ACCORD SUR L’EXERCICE DU DROIT SYNDICAL AU SEIN DE LA SOCIÉTÉ SO.BIO

ENTRE LES SOUSSIGNÉES :

La Société So.bio, société par actions simplifiée, au capital social de 101 718 425 €, immatriculée au R.C.S. de BORDEAUX sous le numéro 499 308 856, dont le siège social est sis Bât I, Parc Espace France, 4 voie romaine, 33610 Canéjan, représentée par Madame XXX, en sa qualité de Directrice Ressources Humaines dûment mandatée par le Directeur Général.

Ci-après dénommée « la Société So.bio » ou « la Société »,

D’une part

ET :

Les Organisations Syndicales Représentatives au niveau de l’entreprise :

• La Fédération des Services C.F.D.T, représentée par Madame XXX, en qualité de Déléguée Syndicale,

• La Fédération F.G.T.A – F.O, représentée par Monsieur XXX et Monsieur XXX, en qualité de Délégués Syndicaux,

• le Syndicat S.N.E.C CFE-CGC, représenté par Monsieur XXX, en qualité de Délégué Syndical.

D’autre part

La Société et les Organisations Syndicales Représentatives sont collectivement ci-après dénommées : « Les Parties ».

PREAMBULE 3

PARTIE 1 : LE COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE DE LA SOCIÉTÉ SO.BIO 4

1. OBJET 4

2. ABSENCE D'ÉTABLISSEMENT DISTINCT ET MISE EN PLACE D’UN CSE AU NIVEAU DE L’ENTREPRISE 4

3. COMPOSITION DU CSE 4

4. BUREAU DU CSE 4

5. PERSONNES ASSISTANT AUX RÉUNIONS DU CSE AVEC VOIX CONSULTATIVE 5

5.1. Membres suppléants élus 5

5.2. Représentants syndicaux au CSE 5

5.3. Personnalités qualifiées en matière de santé, sécurité et conditions de travail 5

6. RÉFÉRENT EN MATIÈRE DE LUTTE CONTRE LE HARCÈLEMENT SEXUEL ET LES AGISSEMENTS SEXISTES 5

PARTIE 2 : L’EXERCICE DU DROIT SYNDICAL AU SEIN DE LA SOCIÉTÉ SO.BIO 6

2. DISPOSITIONS COMMUNES 6

2.1. Repas, hôtel, déplacements 6

2.2. Avance sur frais 7

2.3. Heures consacrées à l'exercice du mandat 7

2.4. Assistance des salariés dans le cadre d’une procédure de licenciement ou de sanction disciplinaire 8

2.5. Garanties d'évolution de carrière, de formation et de rémunération 8

2.6. Local syndical 8

2.7. Information syndicale 9

3. DISPOSITIONS PROPRES AUX ORGANISATIONS SYNDICALES REPRÉSENTATIVES AU NIVEAU DE L'ENTREPRISE 9

3.1. Les mandats de Délégués Syndicaux 9

3.2. Fonctionnement des délégations syndicales représentatives au niveau de l'entreprise 9

3.3. Réunion annuelle des organisations syndicales représentatives au niveau de l'entreprise 10

3.4. Moyens des organisations syndicales représentatives au niveau de l'entreprise 10

PARTIE 3 : DISPOSITIONS FINALES 11

1. ENTRÉE EN VIGUEUR ET DURÉE DE L’ACCORD 11

2. RÉVISION DE L’ACCORD 11

3. CLAUSE DE RENDEZ-VOUS 11

4. FORMALITÉS DE DÉPÔT ET PUBLICITÉ 11

PREAMBULE

La Société So.bio dispose d’un nouveau Comité social et économique (« CSE ») depuis novembre 2022.

Un seul CSE a été mis en place au niveau de l’entreprise conformément aux dispositions des articles L. 2311-2 et suivants du code du travail, aucun établissement distinct ne pouvant être reconnu sur la base du critère de l’autonomie de gestion des responsables d’établissements notamment en matière de gestion du personnel.

Lors des réunions CSE du 22 novembre 2023 et du 14 décembre 2022, les membres du CSE ont procédé à :

• la constitution du bureau de vote,

• la désignation des membres des différentes commissions et du référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes

• la validation du règlement intérieur du CSE

Les modalités concernant :

• le périmètre de mise en place du CSE, conformément à l’article L.2313-1 et suivants du code du travail ;

• les modalités de fonctionnement du CSE ;

• les modalités de mise en place de la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (« CSSCT »), en application des articles L.2315-41 et L.2316-18 du code du travail ;

• les modalités de mise en place des commissions supplémentaires en application de l’article L.2315-45 du code du travail ;

• les principales modalités de fonctionnement et les moyens alloués à ces instances représentatives du personnel.

ont été négocié par accord du 16 août 2022, par consultation du CSE les 22 novembre 2022 et 14 décembre 2022 et par la mise en place du règlement intérieur du CSE.

Dans ce contexte, les Parties ont convenues que les dispositions relatives aux moyens des institutions représentatives du personnel et des organisations syndicales représentatives ou non devaient être précisées notamment l’exercice du droit syndical au sein de la société So.bio.

Ainsi, dans le souci commun de garantir et d’améliorer en permanence la qualité du dialogue social, les Parties ont exprimé leur volonté de préciser de nouvelles conditions d’exercice des mandats représentatifs et syndicaux.

Aux termes de 4 réunions de négociation en date du 22 mai, 01 juin et 12 juin et 22 juin 2023, et préalablement à la négociation du Protocole d’Accord Préélectoral, les Parties ont donc négocié et conclu le présent accord aux fins :

• de déterminer les moyens alloués aux organisations syndicales représentatives et non représentatives disposant d’une section syndicale ainsi qu’aux membres du CSE pour leur permettre d’accomplir efficacement leurs missions.

Les Parties réaffirment par cet accord leur attachement à la mise en place de règles simples basées sur une application loyale des droits et devoirs respectifs de chacun et notamment :

• La Direction s'engage à continuer de garantir, dans le plus strict respect de la neutralité syndicale, les libertés individuelles de chaque salarié titulaire d'un mandat et de leur assurer les moyens matériels nécessaires au bon exercice de leur mission ;

• De leur côté, les représentants du personnel confirment que le bénéfice d'un mandat trouve sa contrepartie dans le respect de règles relatives, notamment, à l'utilisation des crédits d'heures de délégation, et à la liberté du travail du personnel de l'entreprise.

Ceci exposé, les Parties sont convenues de ce qui suit :

PARTIE 1 : LE COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE DE LA SOCIÉTÉ SO.BIO

OBJET

La présente partie a pour objet de rappeler :

• le périmètre de mise en place du CSE, conformément à l’article L.2313-1 et suivants du code du travail négocié par accord du 16 août 2022 ;

• les modalités de fonctionnement du CSE ;

▪ les modalités de mise en place de la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (« CSSCT »), en application des articles L.2315-41 et L.2316-18 du code du travail ;

ABSENCE D'ÉTABLISSEMENT DISTINCT ET MISE EN PLACE D’UN CSE AU NIVEAU DE L’ENTREPRISE

Les Parties constatent que la Société constitue un seul et même établissement pour la mise en place du CSE et conviennent donc qu’un CSE unique est mis en place au niveau de l’entreprise.

COMPOSITION DU CSE

Le CSE est composé :

• de l’employeur, ou de son représentant dûment mandaté,

Il préside le CSE et peut être assisté de 3 collaborateurs (généralement a minima le Directeur des Ressources Humaines), avec voix consultative.

• d’une délégation du personnel comportant de délégués titulaires et de délégués suppléants, étant rappelé que le suppléant assiste aux réunions uniquement en l'absence du titulaire.

Le nombre de membres de la délégation du personnel du CSE a été défini dans le Protocole d’Accord Préélectoral, signé le 15 septembre 2022, conformément aux dispositions de l’article R.2314-1 du code du travail en fonction de l’effectif de l’entreprise. Il en est de même du nombre d’heures mensuelles de délégation des membres titulaires. Il est rappelé que les élus titulaires pourront, s’ils le souhaitent, céder des heures de délégation aux suppléants.

BUREAU DU CSE

Le CSE a désigné parmi ses membres titulaires le 22 novembre 2022 :

• un Secrétaire, qui a principalement pour mission de fixer l’ordre du jour conjointement avec le Président, assurer le secrétariat des séances, rédiger le procès-verbal de la séance ;

• un Trésorier.

Il a été également été désignés un Secrétaire adjoint ainsi qu’un Trésorier adjoint, choisi parmi les membres titulaires ou suppléants du CSE.

PERSONNES ASSISTANT AUX RÉUNIONS DU CSE AVEC VOIX CONSULTATIVE

5.1. Membres suppléants élus

Il est rappelé que les membres suppléants élus assistent aux réunions uniquement en l’absence d’un titulaire dans les conditions prévues par l’article L.2314-37 du Code du travail, qui figure en annexe 2 du présent accord et y est résumé sous forme de schéma.

Le nom de ce suppléant sera transmis par le représentant syndical (« RS ») au CSE au Président du CSE ou son représentant avant la tenue de la réunion du CSE.

Ce suppléant aura une voix consultative et délibérative.

5.2. Représentants syndicaux au CSE

Chaque Organisation Syndicale Représentative au niveau de l’entreprise peut désigner un représentant syndical au CSE selon les modalités légales.

Ce représentant assiste aux séances avec voix consultative sans pouvoir participer au vote.

5.3. Personnalités qualifiées en matière de santé, sécurité et conditions de travail

Les personnalités qualifiées visées à l’article L.2314-3 du code du travail assistent, dans les conditions visées à cet article, aux points de l’ordre du jour des réunions du CSE, et de la CSSCT, portant sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

RÉFÉRENT EN MATIÈRE DE LUTTE CONTRE LE HARCÈLEMENT SEXUEL ET LES AGISSEMENTS SEXISTES

Un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes est désigné au sein du CSE, par le CSE, parmi ses membres. Cette désignation se fait via une résolution prise à la majorité des membres présents.

Le référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes est nommé pour une durée qui prend fin avec celle de son mandat de membre élu du CSE. En cas de perte du mandat, quelle qu’en soit la raison, il sera procédé à la désignation d’un nouveau référent, qui exercera alors ses fonctions jusqu’au terme de son mandat de membre du CSE.

Ce référent devra bénéficier, conformément à l’article L. 2315-18 du Code du travail, de la formation nécessaire à l'exercice des missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.

L’adresse du lieu de travail, le numéro d’appel (du téléphone fixe ou du portable professionnel, le cas échéant) ainsi que l’adresse mail du référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes, ainsi que celle du référent RH désigné par la Direction chargé d’orienter, d’informer et accompagner les salariés en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes seront affichés ou diffusés par tout moyen aux salariés par la Direction.

Le référent harcèlement pourra être invité si nécessaire aux réunions CSSCT.

PARTIE 2 : L’EXERCICE DU DROIT SYNDICAL AU SEIN DE LA SOCIÉTÉ SO.BIO

1. CHAMP D’APPLICATION

La Partie 2 du présent accord s'applique exclusivement :

• aux Délégués Syndicaux

• aux membres élus du Comité Social et Économique ;

• aux Représentants Syndicaux au Comité Social et Économique ;

• aux membres de la CSSCT ;

En complément, chaque article précise, le cas échéant, son champ d’application.

DISPOSITIONS COMMUNES

Ces dispositions précisent les règles générales relatives :

• à la prise en charge des frais de déplacement et d'hébergement ;

• à l'utilisation des heures de délégation ;

• à l'organisation et l'aménagement du travail ;

• aux garanties d'évolution de carrière, de formation et de rémunération ;

• au local syndical ;

• à l’information syndicale.

2.1. Repas, hôtel, déplacements

Le présent article est destiné à faciliter le dialogue social au niveau national.

Les réunions concernées par la prise en charge des éventuels frais de repas, hôtel et déplacements sont les suivantes :

• les réunions de négociations menées au niveau national (pour les délégués syndicaux) ;

• les réunions du CSE ;

• les réunions de la CSSCT ;

• les éventuelles réunions préparatoires du CSE.

Concernant les réunions préparatoires du CSE, la Direction procédera à la réservation d’une salle.

Conformément aux règles en vigueur dans l'entreprise en matière de politique voyages (Procédure Politique voyage So.bio en annexe 1), les frais engagés pour assister aux réunions mentionnées ci-dessus seront remboursés sur présentation d'un justificatif, dans la limite des montants applicables dans l'entreprise :

2.1.1. Repas

Lorsqu'un repas est nécessaire compte tenu des horaires d'une réunion, celui-ci sera pris en commun et organisé par la Direction qui en assumera les frais.

Dans ces conditions, aucun frais de repas pris en dehors de ce cadre ne sera remboursé.

2.1.2. Hôtel

Lorsque l'horaire de début de réunion et le temps de trajet le justifient et après avoir obtenu l'accord préalable de la DRH, les représentants du personnel concernés pourront effectuer la réservation d'une chambre d'hôtel qui inclut le petit déjeuner pour la nuit précédant la réunion plénière. Dans ces conditions, le repas de la veille au soir sera pris en charge conformément aux règles en vigueur dans l'entreprise en matière de politique voyages (Procédure Politique voyage So.bio).

2.1.3. Déplacements

Lorsque le temps de trajet aller ou retour par le train est supérieur à 3 heures, les représentants du personnel concernés sont autorisés à se déplacer en avion (classe économique).

En tout état de cause, les représentants du personnel s'engagent à respecter les règles en vigueur dans l'entreprise en matière de politique voyages (Politique voyage So.bio).

Chaque titulaire d’un mandat électif ou désignatif participant à une réunion prévue ci-dessus au présent article pourra bénéficier d’un abonnement national SNCF, après la réalisation d’une étude par la Direction des Ressources Humaines visant à s’assurer de l’intérêt économique de l’abonnement, prenant en compte, notamment la localisation et la fréquence des déplacements. Un bilan relatif à cet abonnement sera fait chaque fin d’année par la Direction des Ressources Humaines, afin qu’elle décide du maintien ou non de l’abonnement pour l’année à venir.

Les frais d’adhésion liés à cet abonnement seront pris en charge par la Société So.bio.

2.2. Avance sur frais

Afin de faciliter le paiement des frais de déplacement liés aux réunions des instances de représentation du personnel ou de négociations nationales, les membres du CSE, des commissions, les Délégués Syndicaux et Représentants Syndicaux devront dans la mesure du possible utiliser la plateforme de réservation de la société So.bio afin d’éviter toute avance sur frais.

Par ailleurs, les Délégués Syndicaux, membres du CSE, Représentants syndicaux au CSE peuvent également demander à bénéficier d’une avance sur frais de déplacement liés aux réunions des instances de représentation du personnel ou de négociations nationales, le cas échéant. L'octroi de cette avance ne dispensera pas le bénéficiaire de justifier de la réalité des frais engagés qui seront remboursés selon les procédures en vigueur dans l’entreprise. Les bénéficiaires de cette avance s’engagent à justifier l’ensemble des frais engagés.

En cas de perte du mandat, cette avance devra être régularisée via RYDOO (ou équivalent) à l'échéance du mandat ou avant le dernier jour du contrat de travail du salarié.

2.3. Heures consacrées à l'exercice du mandat

L'utilisation du crédit d'heures de délégation ne dispense pas les salariés bénéficiaires de respecter les dispositions légales et réglementaires ci-dessous :

Par principe, les crédits d'heures sont mensuels et individuels. Néanmoins :

• Le crédit d’heures des membres du CSE peut être utilisé cumulativement dans la limite de douze mois. Cette règle ne peut conduire un membre à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demi le crédit d'heures de délégation dont il bénéficie. Pour l'utilisation des heures ainsi cumulées, le représentant informe l'employeur au plus tard huit jours avant la date prévue de leur utilisation.

• Les membres titulaires de la délégation du personnel au CSE peuvent, chaque mois, répartir entre eux et avec les membres suppléants le crédit d'heures de délégation dont ils disposent. Cette répartition, prévue à l'article L. 2315-9 du Code du travail, ne peut conduire l'un d'eux à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demi le crédit d'heures de délégation dont bénéficie un membre titulaire en application de l'article R. 2314-1 du Code du travail.

• Enfin, les membres titulaires de la délégation du personnel du CSE concernés informent l'employeur du nombre d'heures réparties au titre de chaque mois au plus tard huit jours avant la date prévue pour leur utilisation. Les heures de délégation devront être inscrites dans sur SMART RH (ou équivalent)

• Les crédits d'heures de délégation et le document de suivi des heures de délégation qui s'y rapportent sont, dans les limites de l’utilisation du crédit d'heures définies ci-dessus, considérés comme normalement réalisés et payés chaque mois. Il est rappelé qu'en dehors du cadre de leur mission formalisée par l’inscription sur l’outil SMART RH, les salariés bénéficiaires sont soumis aux mêmes droits et devoirs que l'ensemble des salariés, notamment en ce qui concerne la présence et l'activité.

En application des règles légales, un représentant du personnel peut être amené à dépasser son crédit d'heures, en cas de circonstances exceptionnelles. Ce temps de dépassement ne sera rémunéré qu'à condition que son utilisation soit valablement justifiée dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans les 5 jours qui suivent la prévenance de la Direction.

Le document de suivi des heures de délégation, que les bénéficiaires d'un crédit d'heures doivent remplir quel(s) que soit(ent) leur(s) mandat(s), n'est pas un moyen de contrôle de l'activité des représentants du personnel. Il a pour objectif de permettre le libre exercice des prérogatives liées au mandat et d'assurer la bonne gestion administrative des absences et d'en garantir le paiement.

Le logiciel de suivi des heures de délégation doit être rempli préalablement au départ en délégation ou, à défaut, dès le retour au travail. Il ne dispense pas d'informer la hiérarchie de tout départ lorsque celui-ci est planifiable. Cette mesure simple permet l'organisation du service au mieux des intérêts de l'activité.

2.4. Assistance des salariés dans le cadre d’une procédure de licenciement ou de sanction disciplinaire

L'assistance des salariés dans le cadre d'une procédure de licenciement ou de sanction disciplinaire n'est pas imputée sur le crédit d'heures de délégation. Elle est considérée de plein droit comme temps de travail effectif.

Les frais de déplacement et de repas occasionnés par la mission d’assistance par un Délégué syndical, vis-à-vis d’un salarié dans le cadre d'une procédure de licenciement ou de sanction disciplinaire seront pris en charge par la Direction sur présentation de justificatifs, conformément aux règles en vigueur dans l'entreprise en matière de politique de voyage (Politique voyage So.bio). Par ailleurs, l’éventuel temps de déplacement excédentaire pour l’assistance d’un salarié par rapport au temps de trajet entre le domicile et le lieu de travail habituel du représentant du personnel sera rémunéré comme du temps de travail effectif.

D’une manière générale, le salarié de l’entreprise assistant un autre salarié de l’entreprise dans le cadre d'une procédure de licenciement ou de sanction disciplinaire sera remboursé de ses frais de transport exposés à cet effet sur présentation de justificatifs, conformément aux règles en vigueur dans l'entreprise en matière de politique de voyage (Politique voyage So.bio).

2.5. Garanties d'évolution de carrière, de formation et de rémunération

Conformément à l’article L. 2141-5 du Code du travail, Il est interdit à l'employeur de prendre en considération l'appartenance à un syndicat ou l'exercice d'une activité syndicale pour arrêter ses décisions en matière notamment d’évolution de carrière, de formation professionnelle et de rémunération.

Ainsi, la Société So.bio respectera les dispositions légales en la matière.

2.6. Local syndical

En principe, l'employeur met à la disposition des sections syndicales un local commun dans les établissements d'au moins deux cents salariés. La société So.bio comptant plus de 140 magasins isolés. Les Parties conviennent de mettre en place un local syndical séparé et au plus près des Délégués syndicaux ou Représentant Syndicaux au CSE.

La situation géographique du local du CSE sera, à l’issue des élections, situé :

• Pour l’organisation syndicale FO : Bât I, Parc Espace France, 4 voie Romaine 33610 Canéjan

• Pour l’organisation syndicale SNEC-CFE-CGC et CFDT : 22 rue Lecourbe, 75015 Paris

Les locaux syndicaux seront équipés d'une table, de chaises et d'une armoire fermant à clé par organisation syndicale concernée, d'un ordinateur avec un accès internet, d'un téléphone et d'une ligne téléphonique indépendante du standard ainsi que d’une imprimante indépendante ou commune avec un accès avec un code.

En outre, une boîte aux lettres garantissant la confidentialité de la correspondance sera installée au profit de chaque section syndicale présente au sein de l'établissement.

Ces matériels appartenant à l'entreprise sont sous la seule responsabilité des organisations syndicales utilisatrices et le maintien en état de marche relève de leur seule responsabilité.

2.7. Information syndicale

En application des dispositions du Code du travail, chaque section syndicale affiche librement ses communications syndicales sur des panneaux réservés à cet usage au sein de l’entreprise.

Pour faciliter la communication syndicale :

• les Parties conviennent qu’un panneau par section syndicale, s’il existe, sera maintenu au sein de chaque magasin ;

• au sein de chaque siège

Les panneaux réservés aux communications syndicales sont distincts de ceux affectés aux communications du Comité Social et Économique.

Les Parties rappellent que l'affichage et la mise à jour des panneaux syndicaux relèvent de la responsabilité exclusive des sections syndicales et ne sauraient en aucun cas être imputés à la Direction de la Société So.bio.

En application des dispositions de l’article L. 2142-3 du Code du travail, un exemplaire des communications syndicales est transmis à l'employeur, simultanément à l'affichage.

Enfin, les Parties conviennent que, dans l’enceinte de l’entreprise, la distribution des tracts syndicaux peut se faire librement, aux heures d’entrée et de sortie des salariés.

Il est précisé que les tracts syndicaux ne peuvent pas être abandonnés dans les locaux de l’entreprise. De même, l’envoi de communications syndicales aux salariés par le biais de la messagerie électronique So.bio demeure exclu.

DISPOSITIONS PROPRES AUX ORGANISATIONS SYNDICALES REPRÉSENTATIVES AU NIVEAU DE L'ENTREPRISE

3.1. Les mandats de Délégués Syndicaux

3.1.1. Le mandat de Délégué Syndical

Conformément aux dispositions légales en vigueur à la date de signature, chaque organisation syndicale représentative au niveau de l’entreprise pourra désigner un délégué syndical

3.2. Fonctionnement des délégations syndicales représentatives au niveau de l'entreprise

La délégation invitée à négocier au niveau national sera composée, pour chaque organisation syndicale représentative au niveau de l'entreprise, du Délégué Syndical et de 2 membres maximum faisant partie de l'entreprise choisis par le Délégué Syndical.

Le Délégué Syndical sera convoqué à toutes les réunions de négociations nationales. A ce titre, il représentera son organisation syndicale au niveau national auprès de la Direction de la Société So.bio. Pour chaque réunion de négociation, le Délégué Syndical pourra modifier la composition de sa délégation.

Pour une meilleure organisation, le Délégué Syndical s'engage à communiquer au moins 48 heures à l'avance par mail la composition de sa délégation (noms et prénoms) à la Direction des Ressources Humaines Nationale de la Société So.bio.

3.3. Réunion annuelle des organisations syndicales représentatives au niveau de l'entreprise

Une fois par an, le Délégué Syndical et les représentants syndicaux du CSE de la Société So.bio de chaque organisation syndicale représentative au niveau de l’entreprise pourront se réunir sur une journée.

Les modalités d'organisation (telles que les convocations, la réservation de la salle, des repas et éventuellement de l'hébergement) seront prises en charge par chaque organisation syndicale. Le temps passé à la réunion est de plein droit considéré comme du temps de travail effectif dans la limite de 8 heures, temps de pause compris.

Le Délégué Syndical s'engage à communiquer dans les 8 jours après la tenue de la réunion les noms des participants à la Direction des Ressources Humaines de So.bio.

3.4. Moyens des organisations syndicales représentatives au niveau de l'entreprise

3.4.1. Remboursement des frais d’abonnement et de fournitures de bureau

Chaque année, chaque organisation syndicale représentative au niveau de l’entreprise pourra émettre une note de frais accompagnée des factures originales visant à obtenir le remboursement de frais d’abonnement et de fournitures de bureau pour l’année n-1 et le mois de janvier en cours.

Cette note de frais, d’un montant maximum de 600 € TTC, ne visera que la prise en charge des frais de fourniture de bureaux et d’abonnement auprès d’une revue juridique ou syndicale.

Le Délégué Syndical qui en assurera la gestion s’engage à centraliser ainsi la note de frais et à la remettre à la Direction des Ressources Humaines au plus tard le 31 janvier de chaque année.

Chaque Délégué Syndical pourra se voir attribuer un téléphone professionnel, à sa demande, pour pouvoir exercer son mandat convenablement et respecter le droit à la déconnexion. Le Délégué Syndical pourra s’il le souhaite refuser d’avoir un téléphone professionnel.

3.4.2. Transmission de documents

Afin de permettre à chaque groupe de négociation nationale de préparer au mieux les réunions de négociation plénières, des documents préparatoires seront préalablement transmis, dans la mesure du possible, aux Délégués Syndicaux, par voie électronique.

De plus, les documents inhérents à l’organisation des réunions du CSE (ordre du jour et présentations) seront systématiquement transmis aux Délégués Syndicaux.

3.4.3. Carte Affaires

Les Délégués Syndicaux et les Représentants Syndicaux au CSE pourront se voir attribuer, sur validation de la Direction Ressources Humaines et de la Direction Comptable, une carte bancaire de la Société s’ils sont amenés à devoir avancer des frais tout au long de l’année. La carte affaires pourra être délivrée conformément aux règles prévues par la procédure voyages applicable au sein de la Société So.bio (Procédure Politique voyage So.bio).

Cette carte permet aux Délégués Syndicaux et aux Représentants Syndicaux au CSE de régler de façon simple et sécurisée les frais de déplacement, de repas et d’hôtel engagés au titre de leur mandat.

PARTIE 3 : DISPOSITIONS FINALES

ENTRÉE EN VIGUEUR ET DURÉE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée. Il entrera en vigueur au jour de sa signature en vue du renouvellement du CSE et cessera d’être applicable au terme des mandats du CSE à venir.

De façon plus générale, le présent accord remplace et annule toutes les dispositions résultant d’accords collectifs, d’usages ou de toute autre politique en vigueur au sein de la Société So.bio et portant sur le même objet (institutions représentatives du personnel).

RÉVISION DE L’ACCORD

Le présent accord pourra être révisé à tout moment, dans les conditions prévues aux articles L.2222-5, L.2261-7-1 et L.2261-8 du code du travail.

CLAUSE DE RENDEZ-VOUS

En cas de modifications des dispositions législatives ou réglementaires ayant pour conséquence de remettre en cause les dispositions du présent accord, des négociations s’ouvriraient dans les meilleurs délais, pour examiner les possibilités d’adapter le présent accord aux nouvelles conditions de la législation, de la réglementation et des dispositions conventionnelles visées dans l’accord.

FORMALITÉS DE DÉPÔT ET PUBLICITÉ

Un exemplaire signé du présent accord sera notifié par remise en main propre contre décharge ou par email avec accusé de réception à chaque Organisation Syndicale Représentative au niveau de la Société So.bio.

Conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-4 du code du travail, le présent accord fera l’objet d’un dépôt en ligne, par la Direction, sur la plateforme de « téléprocédure » du ministère du travail (« TéléAccords »). Un exemplaire sera également remis au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes de son lieu de conclusion.

Enfin une copie du présent accord sera tenu à la disposition des salariés qui souhaitent le consulter.

Fait à Canéjan, le 20 juillet 2023,

En 5 exemplaires, dont une version anonymisée aux fins de publication

Pour la Société So .bio, Madame XXX	Pour l’Organisation syndicale CFDT, Madame XXX
	Pour l’Organisation syndicale FO, Monsieur XXX Monsieur XXX
	Pour le Syndicat SNEC CFE-CGC Monsieur XXX

Annexe 1 - POLITIQUE VOYAGE – FRAIS PROFESSIONNELS

1. Objet

La présente procédure a pour objet de définir et de clarifier le système de remboursement et les règles de fonctionnement relatifs aux frais professionnels.

Cette procédure annule et remplace les procédures antérieures applicables au sein de l’entreprise.

2. Champ d’application

Cette procédure concerne les frais de transport, frais d’hébergement, frais de restauration et autres frais effectués à l’occasion des déplacements à motifs professionnels.

Elle s’applique à l’ensemble du personnel de la société So.bio.

Chaque manager d’équipe est responsable de la stricte application de la procédure dans son périmètre.

3. Validation

Les frais professionnels du collaborateur sont soumis à validation du responsable hiérarchique (N+1) du salarié ou de son responsable de service, selon les modalités suivantes :

Magasins

Tout personnel > Responsable / Directeur de Magasin

Responsable /Directeur de Magasin > Directeur Régional

Relais Métiers/ Animateur de réseau > Directeur Régional

Directeur Régional > Directeur Exploitation

Siège

Tout personnel > Directeur de service

Membre Equipe de Direction > Directeur Général

Tout collaborateur est tenu de réaliser sa note de frais au moins 1 fois par mois.

Lors d’un changement d’année, il est impératif que les dernières notes de frais de l’année N soient déclarées au plus tard le 31/01 de l’année N+1.

4. Frais de déplacements

Les demandes de réservation de transport et d’hébergement liées aux déplacements professionnels se font impérativement auprès de et par l’intermédiaire de votre interlocuteur dédié selon le motif du déplacement (formation ou autre).

Pour les équipes magasins :

Chaque directeur régional devra demander au préalable la création du profil du voyageur du collaborateur magasin dans Egencia à xxx. Lorsque que le voyageur aura reçu son mail de bienvenue, il sera autonome pour réserver ses billets d’avion, train, chambre d’hôtel et véhicule courte durée dans le respect de la politique voyage et sous réserve de validation systématique du Directeur régional.

Pour les équipes itinérantes et les équipes sièges : :

Chaque collaborateur sera autonome pour ses réservations et aura un accès personnel à l’outil Egencia.

Il devra respecter la politique voyage incrémentée dans l’outil. En cas de réservation qui ne respecte pas la politique voyage, la réservation fera l’objet d’une validation par son responsable hiérarchique.

1. Transports

1. Transports en commun

En France, les transports en commun doivent être privilégiés chaque fois que cela est possible. Les frais seront remboursés sur présentation du justificatif de paiement, faisant figurer la TVA.

2. Voiture

• Covoiturage :

Dès que cela est possible, le covoiturage doit être privilégié.

• Usage du véhicule personnel :

Dans le cadre d’un déplacement professionnel, le salarié pourra utiliser ce mode de transport que s’il n’existe aucune solution moins onéreuse et sur des trajets aller et retour n’excédant pas 100 km journaliers.

Le remboursement des indemnités kilométriques se fait selon le barème suivant :

Véhicules thermiques :

Motos :

Véhicules électriques :

Dépenses compensées : toutes les dépenses liées à l'utilisation du véhicule personnel (carburant, entretien du véhicule, pneumatiques, assurance, ...), sauf les péages.

Les frais de péage et de stationnement pourront également être remboursés.

Le salarié devra déduire du kilométrage les kilomètres qu’il aurait effectués entre son domicile et son lieu de travail s’il n’avait pas été en déplacement.

L’usage du véhicule personnel est limité aux personnes dûment habilitées à utiliser leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels et assurées en conséquence.

Pour toute première demande de remboursement de frais kilométriques, le collaborateur devra fournir une attestation d’assurance ainsi qu’une copie de son permis de conduire.

Pour tout remboursement d’indemnités kilométriques et à chaque ligne de frais, le collaborateur devra joindre une copie de la carte grise du véhicule. Attention, la carte grise doit impérativement être au nom du salarié, dans le cas contraire, aucun remboursement de frais kilométriques ne pourra être effectuée.

• Usage d’un véhicule de location :

La location de véhicule se fera en catégorie Mini ou économique (A&B) pour les trajets journaliers à partir de 100 km.

La location de véhicule se fera en catégorie compacte (C) pour les trajets journaliers à partir de 300 km ou 3 passagers minimum

Lors de la prise et de la restitution du véhicule, vérifier son état intérieur et carrosserie.

Lors de la restitution, effectuer le plein de carburant.

Assurance : ne pas prendre d'assurance complémentaire.

Demander la carte de fidélité, gratuite, qui permet une prise rapide du véhicule

• Amendes et pénalités :

Les amendes ou pénalités liées à un mauvais stationnement lors d’un déplacement professionnel sont à la charge du salarié voyageur. En cas de non-respect du code de la route, les amendes et éventuelles autres conséquences sont également à la charge de ce dernier.

• Parking

Dans le cas d’un déplacement de plus de 48h, si le véhicule du salarié doit rester stationné au parking d’un aéroport ou d’une gare :

• Privilégier le parking le moins cher pour les stationnements longues durées

• Le trajet domicile / magasin / siège aéroport / gare peut également être effectué en taxi/uber dans le cas où le montant de l’aller-retour est inférieur au montant de la note totale de parking.

3. Train

Les trajets se font obligatoirement en 2^ème classe, sauf si le tarif de 1^ère classe s’avère moins onéreux.

Les abonnements Fréquence et carte « Grand Voyageur » sont soumis à l’autorisation du directeur de service qui étudiera leur pertinence en fonction de la fréquence des voyages du collaborateur concerné.

4. Avion

Pour les voyages en France, les trajets en avion sont possibles sous deux conditions cumulatives :

• Si le coût du voyage en avion est inférieur à celui du voyage en train 2ème classe

• Et pour les trajets supérieurs à 500 km (aller ou retour) et/ou à 3 heures en train.

Pour les voyages internationaux, les trajets en avion se font en classe économique.

5. Taxi

Les transports en commun devant être privilégiés, l’usage du taxi doit rester exceptionnel. Il pourra être accepté pour des déplacements avec bagages, matériel ou à plusieurs personnes ou encore pour des liaisons domicile/gare ou domicile/aéroport difficiles, par exemple depuis des villes de banlieue ou à des horaires matinaux (avant 7h00) ou tardifs (après 21h00).

En cas de retard de train ou d’avion, si aucune correspondance n’est possible (tram, TER), le taxi est alors autorisé.

Un reçu de paiement, remis par le chauffeur, devra alors mentionner les points de départ et d’arrivée.

2. Hébergement

Les extras (téléphone, consommations au bar ou en chambre, location de vidéos, etc.) sont à la charge du salarié qui doit s’en acquitter à son départ de l’hôtel. Ils devront être déduits de la demande de remboursement.

Les réservations d’hébergements doivent être effectuées dans le respect des barèmes ci-dessous :

- 120 € par nuitée, petit déjeuner inclus ou 110€ hors petit déjeuner pour Paris, les villes de la petite couronne et la Côte d’azur,

- 90 € par nuitée, petit déjeuner inclus ou 82€ hors petit déjeuner pour la province.

Le petit déjeuner, s’il est pris en dehors de l’hôtel sera remboursé à hauteur de 8€ sur présentation d’un justificatif. (10€ pour Paris, petite couronne et Côte d’Azur)

5. Frais sur place

   3. Restauration

      1. Prise en charge des repas

Le forfait journalier est de 30€ pour la Province et de 35€ pour les départements IDF 75, 92, 93 et 94 et PACA 06, 83 sans distinction entre le midi et le soir, avec un plafond de 25€ pour un seul repas si un hébergement à l’hôtel est prévu.

Si seul le repas du midi est prix à l’extérieur, le montant maximum remboursé par déjeuner est de 12€ pour la Province et 15€ pour IDF 75, 92, 93 et 94 et PACA 06, 83.

Aucun repas ne sera remboursé lorsque le collaborateur passe la journée sur son siège ou magasin de rattachement.

Cas particulier : pour les collaborateurs qui sont amenés à travailler au sein d’un magasin fermé toute la journée, le forfait journalier est de 40€ pour la province et de 50€ pour les départements IDF 75, 92, 93 et 94 et PACA 06, 83. Le plafond d’un repas étant toujours de 25€.

Si le montant réel est supérieur au plafond autorisé, le montant figurant sur la demande de remboursement devra être égal au montant du plafond.

Par exemple, pour un dîner facturé 27,50 € en province, la demande de remboursement fera apparaître 25 €.

Les repas du midi ne sont pas pris en charge pour les salariés des sièges, sauf lorsqu’ils sont en déplacement avec nuit d’hôtel.

2. Invitations

• Membres du personnel : seuls les membres du CODIR ou les Directeurs Régionaux sont autorisés à inviter les membres de leurs équipes. Ces invitations sont néanmoins limitées à des occasions exceptionnelles.

Fournisseurs et prestataires : Les invitations fournisseurs et prestataires sont de manière générale, interdites. Les exceptions doivent faire l’objet d’une demande préalable à la direction.

6. Frais divers

   4. Téléphone portable

Les téléphones professionnels sont par définition réservés à un usage professionnel. Toute utilisation à des fins personnelles ne pourra être qu’exceptionnelle.

7. Modalités de remboursement

   5. Périodicité

La saisie des notes de frais doit être faite à la semaine sur l’outil dédié (Rydoo) et le remboursement des frais est effectué le mardi suivant la validation des notes de frais, si celle-ci est faite avant le jeudi soir.

6. Modalités de remboursement

Les remboursements s’effectuent sur le compte bancaire du salarié associé à la paie.

En cas de demande de virement sur un autre compte, les références bancaires sont à adresser au Service Paie.

7. Factures

Les factures doivent faire apparaître la TVA, y compris pour les pays de l’Union Européenne.

Elles doivent être libellées au Nom de l'entreprise.

8. Carte Affaire

Une carte affaire pourra être délivrée aux équipes itinérantes, après validation de leur période d’essai et validation de son responsable hiérarchique. Celle-ci est reliée au compte bancaire choisi par le salarié. Le RIB rattaché à la carte affaire sera communiqué au service comptabilité afin que les remboursements soient effectués sur le même compte. La carte affaire permettra de régler ses dépenses de déplacement et d’être prélevé 2 mois plus tard. Elle est à restituer lors de la rupture du contrat de travail.

La carte affaire pourra être bloquée et retirée dès le 1er rejet de prélèvement. 

ANNEXE 2 : RÈGLES DE REMPLACEMENT DES MEMBRES TITULAIRES DU CSE CONFORMÉMENT A L’ARTICLE L.2314-37 DU CODE DU TRAVAIL

Article L2314-37 du Code du travail (Créé par Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 - art. 1) :

« Lorsqu'un délégué titulaire cesse ses fonctions pour l'une des causes indiquées à la présente section ou est momentanément absent pour une cause quelconque, il est remplacé par un suppléant élu sur une liste présentée par la même organisation syndicale que celle de ce titulaire. La priorité est donnée au suppléant élu de la même catégorie.

S'il n'existe pas de suppléant élu sur une liste présentée par l'organisation syndicale qui a présenté le titulaire, le remplacement est assuré par un candidat non élu présenté par la même organisation.

Dans ce cas, le candidat retenu est celui qui vient sur la liste immédiatement après le dernier élu titulaire ou, à défaut, le dernier élu suppléant.

A défaut, le remplacement est assuré par le suppléant élu n'appartenant pas à l'organisation du titulaire à remplacer, mais appartenant à la même catégorie et ayant obtenu le plus grand nombre de voix.

Le suppléant devient titulaire jusqu'au retour de celui qu'il remplace ou jusqu'au renouvellement de l'institution. »

SCHÉMA DES RÈGLES DE REMPLACEMENT DES TITULAIRES CESSANT LEURS FONCTIONS OU MOMENTANÉMENT ABSENTS :