ACCORD PORTANT SUR LA MISE EN PLACE D’UNE BASE DE DONNEES ECONOMIQUE ET SOCIALE AU SEIN DE BIOLOGIQUE RECHERCHE SAS

Entre les soussignés :

La société B.R., Société par actions simplifiées, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 499 386 753, dont le siège est situé 32 avenue des Champs Elysées, représentée par Monsieur Rupert Schmid, et Monsieur Pierre-Louis Delapalme, agissant en qualité de Co-Présidents.

Ci-après dénommée La Société ;

D'une part,

Et :

Le Comité Social et Economique de la société B.R. ayant voté à la majorité des membres titulaires présents, dont le procès-verbal est annexé au présent accord

D'autre part,

Préambule

La Base de Données Economiques et Sociales (BDES) a été instaurée par la loi n° 2013-504 du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l’emploi.

Selon l’administration, l’objectif de la BDES est de « changer le mode de relations entre élus et employeurs pour qu’il soit plus participatif, fondé sur une vision plus prospective des données de l’entreprise, et à terme plus simple » (Circulaire DGT du 18 mars 2014).

Cette BDES a pour objet de mettre à disposition des informations nécessaires aux Institutions Représentatives du Personnel dans l’entreprise afin de leur permettre d’exercer leurs attributions et missions, notamment consultatives. Il est a noté qu’à la date de signature du présent accord, il n’y a pas d’organisations syndicales représentatives.

La BDES permet ainsi de structurer les données sociales et économiques de l’entreprise et doit également permettre de favoriser l’appropriation de ces informations par les Institutions Représentatives du Personnel ainsi que des échanges constructifs avec l’employeur.

L'objet de cet accord est de définir l’architecture, le contenu, les modalités d'accès, de fonctionnement, d'actualisation et de confidentialité, d’organisation et d’exploitation de la BDES au sein de la Société Biologique Recherche.

La mise en œuvre de la BDES sera progressive et évolutive, tant du point de vue des solutions technologiques la supportant, que de son encadrement légal et réglementaire.

En outre, les ordonnances du 22 septembre 2017 ainsi que le Décret du 29 décembre 2017 prévoient des dispositions supplétives quant à l’architecture de la Base de Données ainsi que ses modalités d’utilisation pour les consultations du Comité Sociale et Economique.

Article 1. Objet

L’objet de cet accord est de définir le champ d’application, les modalités d’accès, d’actualisation, de confidentialité, de contenu, d’organisation, et d’exploitation de la BDES au sein de la société Biologique Recherche SAS. La mise en œuvre de la BDES sera progressive et évolutive, tant du point de vue des solutions technologiques la supportant, que de son encadrement légal et réglementaire.

L’objet de l’accord est également de définir l’architecture d’accompagnement des évolutions de la BDES.

Conformément aux articles L.2314-8 et L.2312.21 du Code du Travail, le présent accord définit :

• L’organisation, l’architecture et le contenu de la base ;

• Les modalités de fonctionnement de la base de données économiques et sociales notamment les droits d’accès.

L’organisation, l’architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la base de données sont tels qu’ils permettent au CSE d’exercer utilement leurs compétences.

Article 2. Champ d’application

2.1 Niveau de mise en place

La Base de Données est mise en place au sein de l’entreprise Biologique Recherche SAS à destination de ses instances représentatives du personnel.

La BDES sera disponible pour consultation au plus tard le 1^er mai de chaque année.

2.2 Utilisateurs

Conformément à l’objet de la BDES, les personnes désignées ci-après ont accès sans distinction, en consultation uniquement :

• Tout Membres du Comité Social et Economique

• Membres de la Commission Santé, Sécurité et des conditions de travail, le cas échéant

• Délégués syndicaux et représentants de sections syndicales formellement désignés, le cas échéant

Toute personne ne justifiant pas d’une des qualités énoncées ci-dessus se verra refuser l’accès à la BDES.

Il est précisé que l’accès à la BDES est autorisé pour la durée pendant laquelle le salarié concerné bénéficie du mandat donnant droit à cet accès.

Article 3. Contenu et Architecture de la Base de Données

Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur (L.2323-8 du Code du Travail), la Base de Données sera organisée sur les 8 thèmes exposés qui sont les suivants, à savoir :

• Investissement social ;

• Investissement matériel et immatériel ;

• L’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise

• Les fonds propres, endettement et impôts

• L’ensemble des éléments de la rémunération des salariés et des dirigeants

• Les Représentants du personnel et activités sociales et culturelles 

• La rémunération des financeurs 

• Les Flux financiers à destination de l’entreprise

• Partenariats

• Transferts commerciaux et financiers intragroupe

Cette liste n’est pas exhaustive et ces informations sont prévues dans l’architecture de la BDES prévue à l’article R.23-12-9 du Code du travail.

Les parties conviennent de porter les informations sur les deux années précédentes, l’année en cours et intègrent des perspectives sur les deux années suivantes.

Les parties conviennent, exceptionnellement, que les informations ne porteront que sur une seule année précédente, l’année de mise en place de ce présent accord, soit 2018 pour N-1, 2019 pour N et 2020 à 2021 pour N+1 à N+2.

Il a été convenu entre les parties que la Base de Données comprendrait les informations nécessaires aux consultations obligatoires du Comité Social et Economique à savoir :

• Les orientations stratégiques de l’entreprise

• La situation économique et financière de l’entreprise

• La politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi

Article 4. Périodicité des données mises à jour

Des données sont périodiquement mises à disposition au regard de la Base et des procédures d’information et de consultation récurrentes par les dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Ces informations portent sur les deux années précédentes et l’année en cours ; elles intègrent des perspectives sur les deux prochaines années.

Les perspectives des 2 années suivantes pourront également faire l’objet de mises à jour en raison de leur caractère évolutif.

Article 5. Modalité d’accès

La BDES est accessible (article L2323-7-2 du Code du travail) sans distinction par connexion au lien Teams CSE mis en place par la Direction.

L’accès est retiré en cas de perte du mandat, quel qu’en soit le motif.

Les principes suivants sont constants dans les évolutions à venir de la BDES :

• La BDES est accessible informatiquement. Elle est accessible de tout lieu au moyen d’une connexion internet sécurisée par authentification renforcée.

• La BDES permet l’export des données (document sous format PDF)

• La BDES n’est accessible que pour les membres définis dans l’article 2.2 de l’accord

Les utilisateurs sont informés par courriel du dépôt de contenu dans la BDES. Conformément aux dispositions régissant la protection des données personnelles et individuelles, les informations déposées dans BDES seront conservées pendant une durée de 3 ans.

Article 6. Sécurité et confidentialité des accès et des informations

Etant donné l’importance stratégique et la confidentialité des informations contenues dans la BDES, la Direction met en œuvre les solutions et dispositions garantissant le meilleur niveau de sécurité.

Elle veillera notamment aux choix concernant la sécurité, la disponibilité, l’hébergement et l’exploitation de cette source d’information.

Les accès aux données de la BDES sont strictement réservés aux seules personnes autorisées.

Les informations figurant dans la BDES qui revêtent un caractère confidentiel sont présentées comme telle par la Direction.

L’accès à la BDES s’accompagne donc d’une obligation stricte de discrétion sur les informations confidentielles.

Article 7. Durée, révision et dénonciation de l’accord

7.1 Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

7.2 Date d’application de l’accord

La date d’entrée en application de cet accord est liée à son dépôt, il prendra effet le premier jour du mois suivant l’accomplissement des formalités de dépôt.

7.3 Révision de l’accord

Le présent accord ayant été conclu en application des dispositions de droit commun, toutes modifications de ces dispositions ultérieures à la signature du présent accord, se substitueront de plein droit à celles du présent accord devenu non conformes.

Chaque partie peut demander la révision de tout ou partie du présent accord par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à chacune des autres partie(s) signataire(s) qui comporte l'indication des dispositions dont la révision est demandée et les propositions de remplacement.

Les parties ouvriront une négociation dans un délai maximum de 3 mois.

Les dispositions de l'accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu'à la conclusion d'un nouvel accord. Le texte révisé ne pourra concerner l'exercice en cours que si l'avenant de révision est signé avant le 1er jour du 7ème mois de l'exercice. A défaut, il prendra effet pour l'exercice suivant.

L'avenant ainsi conclu devra être fait l’objet d’un dépôt dans les mêmes conditions que celles prévues dans le cadre du présent accord, sauf en cas de modifications des dispositions législatives et/ou règlementaires en la matière.

7.4 Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires. La dénonciation devra avoir lieu dans les 6 premiers mois de l'exercice pour avoir un effet sur l'exercice en cours. A défaut et sous respect d'un préavis de trois mois, elle ne pourra prendre effet que pour l'exercice suivant.

La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision à l'autre partie et à la DIRECCTE. La dénonciation est constatée par le procès-verbal de la séance au cours de laquelle cette dénonciation a eu lieu.

Si au cours d'un ou plusieurs exercices, l'effectif habituel de la société devenait inférieur à 50 salariés, le présent accord serait alors suspendu de plein droit. La suspension de l'exécution de l'accord sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie et à la DIRECCTE. Il redeviendrait applicable de plein droit aux exercices au cours desquels l'effectif serait à nouveau au moins égal à 50 salariés.

Pour respecter le caractère aléatoire des accords de participation, ceux-ci ne peuvent être modifiés ou dénoncés avant la clôture d'au moins un exercice dont les résultats n'étaient ni connus ni prévisibles à la date de leur conclusion.

Article 8. Dépôt et publicité

Le présent accord une fois signé sera déposé (cf. articles L. 3323-4 et D. 3323-1 CT) par voie dématérialisée sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail.

Le contrôle de légalité des accords de participation est assuré par les services de la Direccte.

Le présent accord sera également adressé par l’entreprise au greffe du Conseil de Prud’hommes du ressort du lieu de conclusion.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Il fera l’objet d’un affichage aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Fait à Suresnes, le 16 octobre 2020

En 4 exemplaires

Pour la Société, Pour le CSE,

M. Rupert SCHMID

M. Pierre-Louis DELAPALME

Co-Présidents