Accord relatif à la mise en place de télétravail

PREAMBULE

Le télétravail s’impose progressivement comme un nouveau mode de travail adapté aux exigences des entreprises et aux attentes des salariés.

En effet, le télétravail permet d’assurer la continuité et le maintien de l’activité de l’entreprise y compris dans des circonstances exceptionnelles comme la crise du COVID-19 a pu le démontrer.

Par ailleurs, le télétravail permet également de réduire les temps de trajets/transports, facilitant ainsi pour chacun une meilleure conciliation des vies professionnelles et personnelles.

Cette démarche s’inscrit également dans la dynamique RSE de TNP Consultant dans la réduction de son empreinte carbone au quotidien.

Cette charte a pour but d’encadrer la possibilité pour les salariés de recourir au télétravail pour exercer leur activité professionnelle tout en maintenant leur efficacité et la qualité du travail fourni.

ARTICLE 1 – CHAMPS D’APPLICATION

La présente charte est applicable à tous les salariés de la société TNP CONSULTANTS

ARTICLE 2 – DEFINITION DU TELETRAVAIL

Le télétravail désigne, aux termes de l’article L.1222-9 du Code du travail, toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’entreprise est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le fait de travailler à l’extérieur des locaux de l’entreprise ne suffit pas à conférer à un salarié la qualité de télétravailleur. Ainsi, dans le cas des salariés en mission, le télétravail désigne le travail effectué hors des locaux du client et de ceux de l’entreprise.

Il existe différents types de télétravail : le télétravail régulier et le télétravail occasionnel ou exceptionnel.

La présente charte a pour objet d’encadrer le télétravail régulier qui constitue le cadre général du télétravail organisé dans l’entreprise et vise les situations dans lesquelles le salarié et l’employeur fixent à l’avance le nombre de jours hebdomadaires durant lesquels le salarié effectuera ses tâches en télétravail.

Les spécificités du travail occasionnel et du travail exceptionnel sont abordées à l’article 13 de la présente charte.

ARTICLE 3 : CONDITIONS DE PASSAGE EN TELETRAVAIL : CRITERES D’ELIGIBILITE

Le passage en télétravail de chaque salarié suppose le respect des conditions cumulatives suivantes :

3.1 - Principe du volontariat et de confiance mutuelle

Le télétravail s’inscrit dans une démarche fondée sur la volonté commune et la double réversibilité tant du salarié bénéficiant du dispositif que de l’employeur.

L’organisation du télétravail repose sur une relation de confiance entre le salarié et l’employeur, mais également sur la faculté de ce dernier d’apprécier les résultats du salarié par rapport aux objectifs fixés.

3.2 - Capacité du salarié

Les parties conviennent que le télétravail dépend de la capacité du salarié à travailler à distance.

Cette organisation du travail requiert des aptitudes individuelles d’organisation et de gestion du temps ainsi qu’un degré d’autonomie avéré sur le poste de travail.

Ces compétences sont appréciées objectivement par le manager dans le cadre de l’entretien annuel de suivi des conditions d’activité et de la charge de travail du télétravailleur.

3.3 - Tâches compatibles avec le télétravail

Le télétravail est ouvert aux seules activités et fonctions pouvant être exercées à distance.

Sans pour autant l’exclure de ce dispositif, le télétravail n’est pas automatique pour un salarié qui n’est pas en mission. Le télétravail pourra être accordé si les missions qui lui sont confiées sont compatibles avec une situation de télétravail.

Ne sont pas éligibles au télétravail, les salariés:

• dont la fonction ou les tâches exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise ou chez le client

• dont la fonction ou les tâches impliquent l’accès et ou le traitement de certaines données à caractère confidentiel soumises à des contraintes de sécurité, et ne pouvant être effectuées que dans les locaux de l’entreprise ou du client

• dont la configuration et l’organisation de l’équipe à laquelle ils sont intégrés est incompatible avec le passage en télétravail régulier.

• dont la mission confiée est inadaptée au passage en télétravail régulier en raison notamment d’engagements pris vis-à-vis du client, de l’impossibilité de se connecter à distance au réseau de la société ou au réseau du client (données confidentielles, sécurité…).

• dont le lieu de télétravail régulier envisagé, n’est pas techniquement compatible avec ce type d’organisation du travail, en raison notamment d’une mauvaise couverture internet.

En outre, ne sont pas éligibles au télétravail les personnes travaillant dans le cadre :

• D’une période d’essai en cours

• d’un contrat de travail à durée déterminée,

• d’un temps partiel (ou seulement ceux inférieurs à 80% du temps plein)

• d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, d’un stage.

3.4 - Condition d’ancienneté

Pour être éligible au télétravail, le salarié doit en outre justifier d’une ancienneté minimale de un an dans l’entreprise.

3.5 - Domicile du salarié propice au télétravail

Le logement du salarié doit disposer :

• d’un espace de travail dédié

• d’une installation électrique conforme

• d’une connexion internet active avec un débit permettant l’échange de documents

Ces conditions seront validées par la fourniture d’une attestation conforme ou à défaut la signature d’une attestation sur l’honneur (cf. Annexe)

Pour des raisons de sécurité, le salarié doit utiliser le matériel informatique fourni par l’entreprise ou par le client.

ARTICLE 4 : MODALITES D’ACCEPTATION ET DE MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL PAR LES PARTIES

L’exercice du télétravail est soumis à l’accord du salarié et de l’employeur.

Le salarié qui remplit les critères d’éligibilité au télétravail et qui souhaite en bénéficier doit en faire la demande au moins un mois avant la date souhaitée par courrier auprès du service RH.

La demande sera ensuite examinée avec le management afin d’apporter une réponse argumentée.

Le défaut de réponse du service Ressources Humaines dans un délai de un mois vaut refus et devra être motivé.

Si le passage au télétravail est proposé au salarié par son supérieur hiérarchique, le salarié peut refuser et ce refus ne constitue, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement.

En cas d’accord entre le salarié et l’employeur, ces derniers fixeront par voie d’avenant au contrat de travail les éléments suivants :

• la date de début du télétravail

• la modalité de la journée de télétravail par semaine

• le lieu d’exercice du télétravail

• le rappel des règles de double volontariat et de double réversibilité

• la période d’adaptation

• la procédure d’information en cas d’accident de travail ou de trajet

• les règles de sécurité applicables

L’avenant est valable pour une durée de 12 mois, renouvelable dans les mêmes conditions après un bilan de la première période.

ARTICLE 5 : ADAPTATION, SUSPENSION PONCTUELLE ET REVERSIBILITE DU TELETRAVAIL

5.1 - Période d’adaptation

L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d'adaptation d’un mois. Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance et que son absence des locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service.

Pour le salarié, cette période lui permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.

Il est précisé que les périodes de suspension du contrat de travail ne prolongent pas cette période d’adaptation.

Au cours de cette période, l'employeur ou le salarié peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance d’une semaine.

S'il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur retrouvera son poste dans les locaux habituels de travail.

5.2 - Suspension

L’employeur pourra, sous réserve du respect du délai de prévenance de 15 jours, demander au salarié de suspendre son télétravail ou d’en changer le jour, en cas de contraintes fortes liées à l’activité du service, du projet ou d’une demande du client.

Cette décision de suspension précisera la durée de cette suspension, sera formalisée par écrit. En cas de désaccord entre le salarié et son responsable hiérarchique, le service des Ressources Humaines rendra sa décision.

5.3 - Réversibilité

5.3.1 - Réversibilité demandée par le salarié

A l’issue de la période d’adaptation, le salarié peut décider unilatéralement de mettre fin au télétravail. Pour cela il doit adresser sa décision par écrit au service RH et respecter un délai de prévenance de 15 jours.

Le télétravailleur est prioritaire pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à ses qualifications et compétences professionnelles.

L'entreprise s'engage, dans ce cas, à porter à sa connaissance tout poste disponible de cette nature.

5.3.2 - Réversibilité demandée par l'employeur

A l’issue de la période d’adaptation, l’employeur peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'entreprise, notamment pour les raisons suivantes :

• non-respect des règles du télétravail constaté

• problème de performance du salarié lié au télétravail

• changement du domicile du salarié rendant impossible le télétravail

• non respect des règles de sécurité, de confidentialité ou de protection des données

L’employeur devra recevoir le salarié en entretien afin de lui exposer les motifs de sa décision qui lui sera ensuite notifiée par écrit.

Par ailleurs, en cas de changement de fonctions, de poste, de service, de prestation, de client ou d’établissement, le service RH pourra mettra fin au télétravail par une notification écrite.

Il appartiendra au salarié, s’il le souhaite, de formuler une nouvelle demande de télétravail afin que cette dernière soit examinée. La fin du télétravail prendra effet 15 jours à compter de la réception par le salarié de la décision de mettre fin au télétravail.

Le salarié exercera dans ce cas l’intégralité de ses fonctions au sein des locaux habituels de l’entreprise ou du client dans les mêmes conditions que celles applicables avant le passage en télétravail.

5.3.2 – Renouvellement

Dans les 3 mois précédant l’échéance annuelle, un entretien de bilan sera obligatoirement fait entre le collaborateur et son manager, à l’initiative du manager.

Ce sera l’occasion de faire un bilan de l’organisation en télétravail et d’apprécier l’opportunité de la reconduire ou d’y mettre fin.

En cas de volonté de renouvellement de l’avenant au bout d’un an, la demande est formalisée auprès du management par le collaborateur.

En tout état de cause l’arrêt du télétravail par l’une ou l’autre des parties sera formalisé par écrit.

ARTICLE 6 : LE LIEU DU TELETRAVAIL

Le télétravail s’effectue au domicile principal du collaborateur tel qu’il l’a déclaré à l’entreprise.

En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l'entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions fixées à l'article 5.

ARTICLE 7 : MODALITES DE REGULATION DE LA CHARGE DE TRAVAIL

La charge de travail du salarié en télétravail doit être comparable à celle du salarié qui travaille dans les locaux de l'entreprise.

En conséquence, le télétravail ne doit pas générer de dépassements en termes de temps de travail effectif, celui-ci étant contrôlé avec les mêmes outils de gestion du temps de travail que ceux utilisés pour les salariés travaillant dans l'entreprise ou chez le client.

Le manager ou le service RH pourront mettre en place, s’il l’estime nécessaire, un suivi du travail de son salarié en télétravail.

Ce suivi peut être réalisé par mail ou lors d’un échange téléphonique permettant d’établir, tous les trimestres un bilan des tâches et actions effectuées dans le cadre du télétravail. Cet échange portera notamment sur l'évaluation de la charge de travail.

La charge de travail et les délais d’exécution sont évalués suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés dans l’entreprise ou chez le client. Ils doivent permettre au télétravailleur de respecter la durée maximale du travail et les temps de repos.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Chaque année, les conditions d'activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront discutées lors des entretiens annuels et mi-annuels (notamment lors de l’entretien de coaching).

ARTICLE 8 : ORGANISATION DU TRAVAIL

8.1 Fréquence des jours télétravaillés

Afin de conserver le lien social nécessaire et renforcer le sentiment d’appartenance à la société, le télétravail ne peut en principe être exercé que dans la limite de 1 jour par semaine.

Pour le cas des collaborateurs en mission, les règles spécifiques du client doivent être étudiées avant de formaliser la validation du télétravail. Si travail à distance est mis en œuvre, un jour sera télétravaillé depuis le domicile. Au-delà de cette journée, si c’est l’attente du client, l’activité du collaborateur sera réalisée depuis les locaux de TNP.

Le manager sera particulièrement attentif à ce que les modalités d’exécution et de suivi de la mission soient bien partagées par tous : client et équipe. (Daily meeting, gestion des escalades, Rapport flash d’avancement, …).

Seule exception : dans le cas d’une grossesse (à partir du 6ème mois de grossesse), ce sont jusqu’à 3 jours de télétravail qui peuvent être organisés si les conditions le permettent.

Les jours de télétravail seront identifiés d’un commun accord entre le salarié et son manager.

Si l’organisation du travail l’exige, les jours de télétravail définis d’un commun accord seront modifiés avec un délai de prévenance de 48 heures, sauf circonstances exceptionnelles.

Le salarié pourra également solliciter par écrit l’annulation ou la modification des jours de télétravail dans les mêmes délais.

Les jours non pris ne sont pas reportables. La période d’arrêt de travail correspondant à un jour normalement travaillé ne permet pas de reporter le jour télétravaillé à une date ultérieure.

8.2 - Détermination des plages horaires

Pendant les jours de télétravail, le salarié doit être joignable par tout moyen sur la plage horaire habituelle de travail. Les salariés en forfait jours disposent de la même autonomie d’organisation que pour les jours non télétravaillés.

Pendant ces plages horaires, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les vidéoconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie.

8.3 - Contrôle du temps de travail

Le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant les mêmes règles de durée du travail, de temps de repos et de déconnexion que celles qu’il applique quand il travaille en entreprise ou chez le client.

Il doit respecter les obligations déclaratives en temps de travail, jours de travail et repos en saisissant ces CRA dans VSA.

8.4 - Maintien du lien avec l’entreprise

L’employeur s’assure que des mesures sont prises pour prévenir l’isolement du télétravailleur par rapport aux autres salariés de l’entreprise. A cet effet, le télétravailleur doit pouvoir rencontrer régulièrement son manager, son partner ou le service RH.

Par ailleurs, le télétravailleur doit avoir la possibilité de rencontrer régulièrement ses collègues.

ARTICLE 9 : EQUIPEMENTS DE TRAVAIL

Sous réserve de la conformité des installations électriques déjà en place au domicile du télétravailleur, l’employeur s’engage à fournir le matériel nécessaire au salarié pour effectuer son activité dans le cadre d’une situation de télétravail :

• Ordinateur portable avec câble et adaptateur associé

• Téléphone portable

• Connexion au réseau interne de la société

Seul le salarié est autorisé à utiliser ces équipements qui demeurent la propriété de l’employeur. Les équipements sont réservés à un usage professionnel au profit de l’employeur.

A ce titre, il est rappelé que l’employeur ne fournira aucun matériel supplémentaire au salarié pour la réalisation de son télétravail, sauf en cas de situation ponctuelle constatée par la médecine du travail.

La conformité des installations électriques du domicile du salarié, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie relève de la responsabilité du télétravailleur qui devra remettre à cet effet, une attestation de conformité ou à défaut une attestation sur l’honneur de conformité des installations électriques mentionnant que son logement comporte une prise de terre et un disjoncteur.

Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l'entreprise en contactant SID.

Le télétravailleur est tenu de laisser l'accès de son domicile aux intervenants techniques pouvant avoir à vérifier ou à entretenir le matériel ou l'équipement du travail confié.

Ces interventions sur les équipements de télétravail ne pourront s'effectuer au domicile du salarié qu'après son accord. L'employeur préviendra le télétravailleur concerné par courrier électronique ou par tout autre écrit 48 heures avant l'intervention.

Enfin, l'équipement mis à la disposition du télétravailleur ne peut être déplacé à une autre adresse, qu'après avoir obtenu l'accord de l'employeur.

Si exceptionnellement le télétravailleur utilise son propre équipement, l’employeur en assure l’adaptation et l’entretien et assurera une vérification préalable de conformité de son matériel.

ARTICLE 10 : ASSURANCE COUVRANT LES RISQUES LIES AU TELETRAVAIL

L'entreprise ne prend pas en charge le surcoût éventuel des polices d'assurance permettant de couvrir l'ensemble des dommages pouvant survenir en raison de l'utilisation du matériel de l'entreprise au sein du domicile du télétravailleur.

Le télétravailleur s'engage à informer son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur et à remettre à ce dernier une attestation « multirisque habitation » couvrant son domicile.

ARTICLE 11 : DROITS ET OBLIGATIONS DU SALARIE EN TELETRAVAIL

11.1 - Droits collectifs

Le salarié en télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux autres salariés de l’entreprise.

Ainsi, il bénéficie des mêmes conditions de participation et d’éligibilité aux élections professionnelles et font partie, au même titre que les autres salariés, des effectifs pris en compte pour la détermination des seuils.

11.2 - Droits individuels

Le salarié en télétravail bénéficie des mêmes droits individuels que les autres salariés de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’entretiens professionnels et d’évaluation. Le télétravail ne doit pas constituer un frein à l’évolution de carrière du salarié.

11.3 - Hygiène, sécurité et présomption d’accident du travail

Le salarié en télétravail bénéficie de la législation sur les accidents de travail et de trajet. Un accident survenu au salarié à l’occasion du travail, à son domicile pendant le télétravail et pendant ses horaires de travail est soumis au même régime et à la même procédure que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise ou sur le lieu de mission pendant le temps de travail.

En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer son responsable hiérarchique et le service RH, dans le délai applicable aux salariés présents dans l'entreprise.

Afin de vérifier la bonne application des dispositions applicables en matière de santé et de sécurité au travail, l’employeur, les représentants du personnel et les autorités administratives compétentes ont accès au lieu du télétravail. Cet accès est subordonné à une notification de l’intéressé qui doit préalablement donner son accord.

En cas de refus du salarié ou d’information par les membres du CSE, l’inspecteur du travail ou le médecin du travail que le domicile du salarié n’est pas conforme, l’employeur mettra fin au télétravail.

11.4 - Obligations liées à l’usage des outils numériques

Pour des raisons de sécurité informatique, il est demandé au télétravailleur de respecter les consignes qui sont portées à sa connaissance et de se conformer à la charte informatique mise en œuvre dans l’entreprise

Le télétravailleur devra également suivre les formations éventuellement demandées concernant la bonne utilisation du matériel fourni.

11.5 - Obligation de confidentialité et de discrétion

Il est rappelé que chaque salarié est responsable de l’utilisation du matériel qui lui est fourni et s’engage à ne pas l’utiliser dans des conditions pouvant porter atteinte à la sécurité et à l’intégrité du système d’information de la société.

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.

La violation de cette obligation est un motif de sanction disciplinaire, pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement de l'intéressé.

ARTICLE 12 : TELETRAVAIL OCCASIONNEL OU EXCEPTIONNEL

Les dispositions des articles 1 à 13 de la présente charte ne s‘appliquent pas au télétravail occasionnel ou exceptionnel.

12.1 - Télétravail occasionnel

En cas de situation inhabituelle (contrainte familiale ou personnelle), le salarié souhaitant bénéficier d’une autorisation exceptionnelle de télétravail devra en faire la demande motivée par courriel au moins 48 heures avant la date souhaitée auprès de son manager et du service RH qui seront libre d’accepter ou de refuser sa demande, sous réserve du respect de l’égalité de traitement. Il formalisera sa réponse par mail dans un délai de 24 heures.

12.2 - Télétravail exceptionnel

En cas de circonstances exceptionnelles résultant de situations imprévisibles ou de situations d’urgence comme une menace d’épidémie, un épisode de pollution, des conditions climatiques exceptionnelles (intempéries, tempêtes) ou une grève des transports, le recours au télétravail peut être imposé par l’employeur afin de permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

L’employeur communiquera sa décision par mail à l’ensemble des salariés, dans les meilleurs délais possibles.

ARTICLE 13 : DISPOSITIONS DIVERSES

Le présent accord prend effet à compter du 1er janvier 2021 pour une durée indéterminée.

Toute demande de révision par l’une des parties signataires, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle concernant le ou les articles soumis à révision, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) à chacune des autres parties signataires du présent accord.

Elle sera adressée, dans les mêmes formes, à la Direction, en vue de la réunion des partis signataires du présent accord, qui se tiendra dans un délai ne pouvant pas excéder 45 jours.

Les signataires établissent, en cas de décision de modification, un avenant à l’accord d’entreprise.

L’accord constitue un tout indivisible, tant dans son esprit que dans sa lettre, annexes et avenants compris. En conséquence, seule la dénonciation de l’intégralité de l’accord, de ses annexes et de ses avenants peut être exercée.

Toute dénonciation partielle est nulle.

La dénonciation doit être doit être obligatoirement notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR).

Les signataires se réuniront dans les délais les plus rapides, et au plus tard dans les 3 mois suivant la dénonciation, en vue de rechercher un accord.

Si un accord intervient, un nouveau texte se substituera au précédent.

Si aucun accord n’est trouvé, l’accord dénoncé suivra le régime légal ou conventionnel de la dénonciation.

Un exemplaire du présent accord sera déposé sur la plateforme pour preuve de dépôt à la Direccte :

Portail - Ministère du travail (travail-emploi.gouv.fr)

Fait à : PARIS,

Le : 1/12/2020

Signature du CSE Signature de la Direction

ATTESTATION SUR L’HONNEUR

Je soussigné(e), nom, prénom :

Adresse personnelle :

J’atteste sur l’honneur :

• Avoir pris connaissance de la charte applicable au télétravail et à la charte informatique

• Que mon domicile personnel et son installation électrique sont conformes à l’activité de télétravail dans les conditions requises

• Que l’assurance habitation que j’ai souscrite auprès de……….………………………………. autorise l’exercice d’une activité professionnelle en télétravail à mon domicile.

Fait pour servir et valoir ce que de droit.

Fait à , le

Signature