Accord d'entreprise "Accord relatif au recours au vote électronique pour les élections professionnelles" chez GESTION DES FOYERS DE PROVINCE - G.F.P (Siège)

ACCORD AU SEIN DE L’UNITE SOCIALE ET ECONOMIQUE FOYERS DE PROVINCE RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR

LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

Entre :

• L’ASSOCIATION DES FOYERS DE PROVINCE (AFP), 31 rue Saint Sébastien, 13006 Marseille, représentée par XXXXXXXXXX, Présidente ;

• La société par actions simplifiées GESTION DES FOYERS DE PROVINCE (GFP), 31 rue Saint Sébastien, 13006 Marseille, représentée par MoXXXXXXXXXXXXX, Directeur Général ;

• La société par actions simplifiées DEVELOPPEMENT DES FOYERS DE PROVINCE (DFP), 31 rue Saint Sébastien, 13006 Marseille, représentée par XXXXXXXXX, Directeur Général ;

• La société par actions simplifiées ACTEMOS, 31 rue Saint Sébastien, 13006 Marseille, représentée par XXXXXXXXXXXXXXXXXX, Président.

Ci-après « les entités composant l’UES FOYERS DE PROVINCE »

d'une part

Et :

les délégations suivantes :

• L’Organisation Syndicale CGT représentée par XXXXXXXXX, agissant en qualité de délégué syndical

• L’Organisation Syndicale CFDT représentée par XXXXXXXXXXXXXX, agissant en qualité de déléguée syndicale

d'autre part,

Ci-après « les partenaires sociaux »

Ci-après « les parties »

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule :

La dispersion des sites de travail des entreprises composant l’UES FOYERS DE PROVINCE, outre les horaires de travail applicables, constituent des obstacles à la participation efficiente des salariés aux élections professionnelles lorsque le vote est effectué à bulletin secret sous enveloppe.

Face à ce constat, les parties signataires du présent accord sont convenues de mettre en place le vote électronique afin :

• de permettre aux salariés n’étant pas présents dans les locaux des différents établissements au moment des opérations de vote, de participer au vote ;

• d’augmenter le taux de participation ;

• de sécuriser le processus électoral ;

• de faciliter le décompte final des résultats.

Le recours au vote électronique s’inscrit dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales et doit notamment garantir :

• le secret du scrutin ;

• le caractère personnel et libre du vote ;

• la sincérité des opérations électorales ;

• l’intégrité du vote ;

• l’unicité du vote ;

• le secret du vote.

À cet effet, il est inséré dans le présent accord des dispositions portant notamment sur :

• les conditions d’organisation du vote électronique ;

• les garanties de sécurité et confidentialité que doit présenter le dispositif ;

• les modalités de contrôle du système.

Partie 1 : Champs et cadre juridique de l’accord

Article 1 : Champs d’application

Le présent accord s’applique au sein des entités composant l’UES FOYERS DE PROVINCE et concerne l’ensemble de leurs salariés.

Article 2 : Cadre juridique

Le recours au vote électronique s’effectue dans le respect des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles en vigueur.

Les entités composant l’UES FOYERS DE PROVINCE et les organisations syndicales veilleront plus particulièrement à ce que le recours au vote électronique soit conforme :

• au règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données) ;

• à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;

• au code du travail ;

• aux principes généraux du droit électoral ;

• à l’arrêté du 25 avril 2007 (NOR: SOCT0751067A) ;

• aux délibérations de la CNIL ;

• à tout autre texte venant modifier les conditions d’application des précédents textes.

Il convient notamment de se référer à ces textes pour les questions qui ne sont pas abordées par le présent accord.

Article 3 : Elections concernées

Conformément à l’article L. 2314-26 du code du travail, il est décidé de recourir au vote électronique dans les conditions prévues par le présent accord lors des élections relatives à la mise en place du Comité Social et Economique, à son renouvellement ou à l’occasion d’élections partielles, pour chaque tour de scrutin.

Partie 2 : Recours à un prestataire extérieur et caractéristiques du système retenu

Article 4 : Choix d’un prestataire extérieur par l’entreprise

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire (ci-après désigné « le prestataire ») choisi par les entités composant l’UES FOYERS DE PROVINCE sur la base du cahier des charges annexé au présent accord.

Le cahier des charges est tenu à la disposition des salariés au secrétariat de chaque établissement, ainsi que sur l’intranet du Groupe afp.

Le système retenu par les entités composant l’UES FOYERS DE PROVINCE garantit la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Si le choix du prestataire est déjà arrêté, ses coordonnées sont précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 5 : Expertise préalable

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail, et plus largement le respect des différentes prescriptions légales et règlementaires applicables ainsi que les préconisations de la CNIL.

Le rapport d’expertise est communiqué à la direction des entités composant l’UES FOYERS DE PROVINCE et au prestataire.

Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la CNIL ainsi que des salariés auprès du secrétariat de chaque établissement.

Partie 3 : Préparation du vote

Article 6 : Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

La cellule est composée de :

• A minima 1 DRH Régional ;

• 1 représentant du prestataire ;

• Les délégués syndicaux de l’UES FOYERS DE PROVINCE.

La cellule d’assistance technique aura notamment pour missions de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 7 : Etablissement des listes électorales

Les listes électorales sont établies par les entités composant l’UES FOYERS DE PROVINCE et transmises au prestataire. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité des entités composant l’UES Foyers de Province.

Article 8 : Etablissement des listes de candidats

Les listes de candidats sont établies et transmises au prestataire conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou selon les modalités unilatéralement fixées par les entités composant l’UES FOYERS DE PROVINCE, à défaut d’accord préélectoral valablement signé.

Article 9 : Formation sur le système de vote

Les membres de la délégation du personnel du CSE et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique.

Article 10 : Information des salariés

Avant l’ouverture du scrutin, une notice d'information détaillant les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote électronique sera communiquée aux salariés.

La notice comporte :

• l’adresse du site de vote ;

• les modalités selon lesquelles l’électeur peut demander la réédition de ses codes d’identification en cas de perte ou de non réception de ces derniers ;

• les modalités d’accès au site de vote ;

• les modalités de vote ;

• la période d’ouverture du vote électronique.

Partie 4 : Déroulement du vote

Article 11 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties signataires conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 12 : Période de vote électronique

La période d’ouverture du vote électronique sera déterminée par le protocole d’accord préélectoral, ou par les entités composant l’UES FOYERS DE PROVINCE lorsqu’il lui reviennent de fixer unilatéralement les modalités d’organisation et de déroulement des élections à défaut d’accord préélectoral valablement signé.

Pendant cette période, les électeurs auront la faculté de voter à tout moment par l’intermédiaire de tout terminal permettant d’accéder au site de vote. Le matériel spécialement mis à disposition par les entités composant l’UES Foyers de Province afin que tout électeur puisse procéder au vote ne sera accessible que pendant les heures d’ouverture des établissements de cette dernière.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Article 13 : Mise à disposition du matériel de vote

Pendant les heures d’ouverture des établissements des entités composant FOYERS DE PROVINCE, le matériel nécessaire au vote électronique sera mis à disposition des électeurs qui ne souhaitent pas utiliser leur matériel ou qui ne disposent pas des outils permettant d’y procéder.

Ainsi, seront mis à disposition des salariés un poste informatique, accessible dans une pièce fermée.

Les conditions de cette mise à disposition garantissent le secret du vote.

Article 14 : Bulletin de vote

Sous réserve de dispositions contraires prévues par le protocole d’accord préélectoral, le prestataire établira des bulletins identiques pour chacune des listes présentées au premier et second tour.

Des bulletins de vote blanc seront mis à disposition des électeurs.

Au premier tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom des organisations syndicales présentant des listes.

Au second tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom de famille du candidat positionné en premier sur la liste.

Article 15 : Salariés atteints d’une infirmité les empêchant de voter

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Article 16 : Evènements susceptibles de perturber le bon déroulement du vote

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Partie 5 : Clôture du scrutin

Article 17 : Clôture du scrutin et dépouillement

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Les délégués de liste sont invités à assister aux opérations de dépouillement.

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du bureau de vote. La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les membres du bureau de votes signeront la liste d’émargement ainsi que les procès-verbaux d’élection.

Article 18 : Conservation des fichiers supports

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Partie 6 : Dispositions générales

Article 19 : Durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet le 6 juillet 2022.

Article 20 : Adhésion

Conformément à l'article L. 2261-3 du code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans les entités composant l’UES FOYERS DE PROVINCE, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DREETS.

Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

Article 21 : Interprétation de l'accord

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 30 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.

Les avenants interprétatifs de l’accord sont adoptés à l’unanimité des signataires de l’accord.

Les avenants interprétatifs doivent être conclus dans un délai maximum de 1 mois suivant la première réunion de négociation. À défaut, il sera dressé un procès-verbal de désaccord.

Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.

Article 22 : Suivi de l’accord

Dans les 3 mois qui précèdent l’expiration des mandats, un suivi de l’accord est réalisé par les entités composant l’UES FOYERS DE PROVINCE et les organisations syndicales signataires de l’accord.

Article 23 : Clause de rendez-vous

Les parties signataires s’engagent à se rencontrer tous les 4 ans suivant l’application du présent accord en vue d’entamer des négociations relatives à son adaptation.

En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai 6 mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.

Article 24 : Révision de l’accord

L’accord pourra être révisé au terme d’un délai de 4 ans suivant sa prise d’effet.

La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par l’UES FOYERS DE PROVINCE ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du code du travail.

Information devra en être faite aux entités composant l’UES FOYERS DE PROVINCE, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier recommandé avec accusé de réception.

Article 25 : Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant un préavis de 6 mois.

La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.

La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

Article 26 : Communication de l'accord

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives au niveau de l’UES FOYERS DE PROVINCE.

Article 27 : Dépôt de l’accord

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :

• sur la plateforme de téléprocédure dénommée « TéléAccords » accompagné des pièces prévues aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 du code du travail ;

et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Marseille.

Article 28 : Transmission de l’accord à la commission paritaire permanente de négociation et d'interprétation de branche

Après suppression des noms et prénoms des négociateurs et des signataires, la partie la plus diligente transmettra cet accord à la commission paritaire permanente de négociation et d'interprétation de branche et en informera les autres parties signataires.

Article 29 : Publication de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Fait à Marseille, le 11 juillet 2022

En 3 exemplaires originaux.

Pour l’Association des Foyers de Province (AFP)

XXXXXXXXXXXXX, Présidente

Pour la SAS Développement des Foyers de Province (DFP)

XXXXXXXXXXXXXXX, Président

Par délégation, XXXXXXXXXXXXXXXXX, Directeur Général

Pour la SAS Gestion des Foyers de Province (GFP)

XXXXXXXXXXXXX, Président

Par délégation, XXXXXXXXXXXXX, Directeur Général

Pour la SAS Actemos

XXXXXXXXXXXXX, Président

Composant l’Unité Economique et Sociale « Foyers de Province »

Pour l’Organisation syndicale CGT

XXXXXXXXXXXXXX, délégué syndical

Pour l’Organisation Syndicale CFDT

XXXXXXXXXXXXXX, déléguée syndicale

Annexe : Cahier des charges

Le présent cahier des charges fixe les conditions auxquelles sont subordonnées la conclusion du contrat avec le prestataire qui aura en charge la mise en place et la gestion du vote électronique à l’occasion de l’élection (comprenant la mise en place, le renouvellement voire les élections partielles le cas échéant) des membres du Comité Social et Economique de l’UES FOYERS DE PROVINCE.

1. Contexte

Au jour de la rédaction du présent cahier des charges, les entités composant l’UES Foyer de Province sont constituées de 28 établissements.

Dans ce contexte, les entités composant l’UES Foyers de Province et les organisations syndicales représentatives de l’accord du 6 juillet 2022 ont décidé de mettre en place le vote électronique pour l’élection des membres du CSE et de recourir à un prestataire extérieur (ci-après désigné le prestataire) qui assurera l’organisation et la gestion technique et matérielle du vote électronique.

2. Principes généraux

Le prestataire retenu s’engage à respecter les textes applicables au vote électronique à l’occasion de l’élection des membres du CSE et tout particulièrement :

• le règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données) ;

• la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;

• le code du travail ;

• les principes généraux du droit électoral ;

• l’arrêté du 25 avril 2007 (NOR: SOCT0751067A) ;

• les délibérations de la CNIL ;

• le protocole d’accord préélectoral propre à l’élection considérée ;

• l’accord collectif du 6 juillet 2022 sur la mise en place du vote électronique ;

• tout autre texte venant modifier les conditions d’application des précédents textes.

La solution présentée par le prestataire doit notamment garantir :

• le secret du scrutin ;

• le caractère personnel et libre du vote ;

• la sincérité des opérations électorales ;

• l’intégrité du vote ;

• l’unicité du vote ;

• le secret du vote.

Plus généralement, le prestataire devra mettre toute son expertise à disposition afin que le vote électronique se déroule dans les meilleures conditions, soit adapté à l’environnement des entités composant l’UES FOYERS DE PROVINCE et permette de répondre dans les meilleurs délais aux demandes qui lui sont formulées. Il assurera une prestation permanente de conseil auprès des entités composant l’UES FOYERS DE PROVINCE dans tous les domaines relatifs au vote électronique.

Enfin, le prestataire s’engage à garantir la confidentialité des données et informations dont il pourra prendre connaissance. Il limitera l’accès à ces informations aux seules personnes des entités composant l’UES Foyers de Province qui ont vocation à participer à la mise en place et l’organisation du vote électronique. Ces personnes étant elle-même tenues dans les mêmes conditions de garantir la confidentialité de ces données et informations.

3. Confidentialité et sécurité du système

Le système mis en place par le prestataire assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

4. Accessibilité du système

Le système retenu doit être accessible à toutes personnes, notamment aux personnes en situation de handicap.

5. Expertise du système

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique doit être soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail et plus largement le respect des différentes prescriptions légales et règlementaires applicables ainsi que les préconisations de la CNIL.

6. Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Il est prévu que les représentants du prestataire intègrent cette cellule et participent activement aux missions de cette cellule.

La cellule d’assistance technique aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Au-delà de ces tests et vérification, le prestataire devra répondre aux demandes des entités composant l’UES FOYERS DE PROVINCE de procéder à des vérifications et tests spécifiques selon les besoins rencontrés.

7. Evènements susceptibles de perturber le bon déroulement du vote

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

8. Notice d’information détaillée

Le prestataire devra établir une notice d'information détaillant les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote électronique.

Cette notice, qui doit être communiquée aux salariés, doit comporter a minima :

• l’adresse du site de vote ;

• les modalités selon lesquelles l’électeur peut demander la réédition de ses codes d’identification en cas de perte ou de non réception de ces derniers ;

• les modalités d’accès au site de vote ;

• les modalités de vote ;

• la période d’ouverture du vote électronique.

9. Formation sur le système de vote

Les membres de la délégation du personnel du CSE et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation dispensée par le prestataire portant sur le système de vote électronique.

10. Liste électorale et fichier électeurs

Les listes électorales sont établies par l’entreprise et transmises au prestataire qui constituera alors le « fichier électeur ».

Les listes électorales comportent a minima :

• les noms et prénoms des inscrits ;

• la date d’entrée dans la structure ;

• la date de naissance ;

• le collège d’appartenance.

Le fichier électeur comportent a minima :

• les noms et prénoms des inscrits ;

• le collège d’appartenance ;

• le moyen d’authentification.

La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes transmises au prestataire par les entités composant l’UES FOYERS DE PROVINCE sera contrôlée par la direction préalablement à chaque tour de scrutin.

11. Séparation des données nominatives des électeurs et des votes

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

12. Clés de chiffrement

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d'accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l'urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

13. Système de vote

    1. Accès permanent au site de vote

Le système de vote électronique du prestataire doit permettre aux électeurs de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique.

En dehors de cette période, le vote des électeurs doit être rendu impossible.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

2. Authentification du salarié électeur

Le vote de l’électeur ne doit être rendu possible qu’après authentification.

Cette authentification résulte de la saisie de codes d’identification personnels communiqués au salarié, ainsi que par la saisine d’une donnée personnelle complémentaire fixée avec le prestataire. À titre indicatif, il peut s’agir de la saisine de la date et/ou du lieu de naissance. Le prestataire a en charge la communication des codes.

Ces codes sont valables pour les 2 tours de scrutin.

Les codes d’identification du salarié lui permettant de procéder au vote électronique lui seront communiqués par courrier postal adressé à la dernière adresse connue, figurant sur le bulletin de salaire.

Le prestataire doit mettre en place une procédure de génération et de communication des codes d’identification assurant leur confidentialité.

En cas de perte ou de non-réception des codes d’identification, le prestataire doit prévoir une procédure sécurisée de réédition des codes.

3. Liste de candidats et bulletin de vote

Les listes de candidats sont établies et transmises au prestataire conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou, selon les modalités unilatéralement fixées par les entités composant l’UES FOYERS DE PROVINCE à défaut d’accord préélectoral valablement signé.

Les fichiers relatifs aux listes de candidats comportent les mentions suivantes :

• collège d’appartenance ;

• noms et prénoms des candidats ;

• titulaires ou suppléants ;

• le cas échéant, l’appartenance syndicale.

Sauf si le protocole d’accord préélectoral en stipule autrement, le prestataire établira des bulletins identiques pour chacune des listes présentées au premier et second tour.

Des bulletins de vote blanc seront mis à disposition des électeurs.

Au premier tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom des organisations syndicales présentant des listes.

Au second tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom de famille du candidat positionné en premier sur la liste.

4. Vote du salarié

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification qui lui aura été transmis par le prestataire, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

Le salarié ne peut procéder au vote qu’après saisine de ses codes d’identification et de la ou des données personnelles déterminées avec le prestataire.

Après connexion, le salarié pourra faire son choix entre les listes de candidats propres à son collège. Le salarié a la faculté de procéder à des ratures. Il peut également procéder à un vote blanc.

Pour chaque scrutin, les listes de candidats et le vote blanc sont affichés sur une même page.

Les listes de candidats aux fonctions de titulaires sont présentées avant celles de candidats aux fonctions de suppléants.

Le vote de l’électeur apparaît clairement à l’écran et peut être modifié avant validation. La validation du vote le rend définitif et empêche toute modification.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Le système doit assurer le caractère anonyme du vote et son unicité. Le vote doit être chiffré avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ».

Le fichier « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

5. Liste d’émargement

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Les listes d’émargement comportent le collège, noms et prénoms des électeurs.

L’émargement indique la date et l’heure du vote.

6. Clôture du scrutin

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

14. Dépouillement

L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne doit être possible que par l’activation conjointe de deux clés de chiffrement.

Il appartient au prestataire de générer trois clés de chiffrement conformément aux dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

15. Conservation des fichiers supports

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

16. Dispositif de secours

Le système mis en place par le prestataire doit comprendre un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal. Le dispositif de secours doit offrir les mêmes garanties et mêmes caractéristiques que le système principal.