Accord télétravail NORGAY

Le présent accord a vocation à organiser le télétravail pour les salariés Norgay.

En tant que société de services numériques, Norgay se doit d’expérimenter les formes d’organisation les plus adaptées, dans une recherche d’efficacité, d’agilité et d’amélioration de la qualité de vie au travail.

Le télétravail a été expérimenté pour certains salariés, dans le cadre d’un précédent accord applicable à la société Polymont IT Services, ainsi que dans le cadre des mesures exceptionnelles prises suite à la crise sanitaire du Covid 19.

Demandé par de nombreux salariés ou candidats, le télétravail constitue une tendance de long terme et engendrera des évolutions dans les organisations individuelles et collectives du travail.

Soucieuse d’anticiper et expérimenter, la société Norgay entend favoriser une multiplicité d’usage du télétravail, en ouvrant au maximum son adoption et ses cas d’usage. C’est ainsi que le présent accord est volontairement ouvert et adaptable aux différents contextes possibles.

Article 1 : Définition et principales utilisations du télétravail

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur ou d’une entreprise cliente est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication (C. trav., art. L. 1222-9 à 1222-11).

Au sein de Norgay, le télétravail est utilisé :

• d'un commun accord entre le salarié et la société, notamment lorsque la mission est située à une longue distance ;

• de façon obligatoire et exceptionnelle, lorsque les contraintes sanitaires le rendent nécessaire.

Aucune population n’est à priori exclue du télétravail. Toutefois, les contraintes de l’activité et des projets de nos clients peuvent le limiter ou l’exclure. Norgay offrant des services à distance à haute valeur ajoutée, elle s’efforcera dans ses échanges avec ses clients de favoriser le télétravail comme une modalité innovante d’exécution de ses prestations auprès de ses clients. Le sujet est abordé systématiquement dans le cadre des discussions avec les clients.

• La réussite et l’acceptation d’un télétravail suppose une relation de confiance réciproque entre le salarié, son manager et ses collègues ou contacts au sein de nos clients. A ce titre, manager et salariés doivent convenir de modalités partagées d’organisation et d’information. Les mêmes conditions de transparence et de suivi du travail s’appliquent en télétravail comme en travail sur site.

L’organisation convenue du télétravail ne doit pas rajouter de contraintes pour les autres membres de l’équipe. La planification du télétravail doit s’adapter aux contraintes professionnelles ou absences d’autres membres de l’équipe.

Article 2 : modalités d’organisation du télétravail

Le présent accord a identifié différents types de télétravail :

• le télétravail occasionnel ;

• le télétravail régulier ;

• le télétravail collectif justifié par une situation exceptionnelle.

Article 2.1 : Télétravail occasionnel

Chacun peut solliciter occasionnellement du télétravail, notamment lorsque des contraintes personnelles le rendent nécessaire : rendez-vous administratifs ou médicaux, livraisons, difficultés de transport, contraintes familiales (enfant malade, aide à un parent), grève des transports ou véhicule en panne, etc.

Remarque : lorsque le salarié a été exposé à un risque de santé (Covid, Grippe, etc.), ce télétravail occasionnel peut être enclenché et prolongé jusqu’à ce que le risque disparaisse.

Ce télétravail peut être couplé à un aménagement exceptionnel et individuel de l’horaire de travail. En effet, si le salarié ne saurait consacrer son temps de travail à une autre activité, un aménagement de son horaire reste possible exceptionnellement pour lui permettre de gérer un rendez-vous ou des contraintes.

Ce télétravail occasionnel est demandé au manager par mail, celui-ci accordant ce télétravail par réponse mail (avec copie RH). Lorsque le télétravail occasionnel est demandé en raison d’une contrainte non anticipable et justifiable (grève surprise, intempérie, enfant malade, problème de santé), le salarié peut simplement appeler son manager (et doit lui laisser un mail en cas d’impossibilité de le joindre).

Cette demande doit préciser :

• la durée envisagée ;

• le motif de cette demande. Cette motivation doit être sommaire (Cf cas listés ci-dessus) et le manager ne saurait solliciter des informations relevant de la vie privée ;

• lorsque la contrainte personnelle nécessite un aménagement exceptionnel de la journée de travail (interruption de l’horaire par un RDV), le salarié précise l’aménagement particulier demandé (allongement de l’amplitude de travail) et s’assure de sa compatibilité avec les contraintes du projet ou des clients.

Un modèle type de mail sera fourni aux salariés (Cf annexe).

Lorsque la situation de télétravail occasionnel perdure au-delà d’un mois, le télétravail est organisé suivant les dispositions de l’article 2.2.

Article 2.2 : Télétravail régulier

Le télétravail régulier peut bénéficier à l’ensemble des salariés sous réserve que :

• Leurs missions puissent être réalisées à distance et ne nécessitent pas un contact constant avec les équipes du client, ou l’accueil de clients ou candidats en agence ;

• Les conditions physiques et matérielles d’un télétravail soient réunies : connexion internet suffisante et fonctionnelle, cadre de travail adapté ;

• Le collaborateur dispose d’une autonomie suffisante pour réaliser ses missions à distance (au vu de la maîtrise de son poste…).

• L’organisation du travail au sein de l’équipe projet et les tâches liées aux fonctions exercées permettent l’absence du lieu de travail habituel. A l’inverse, le télétravail peut être limité en cas :

  • d’exigence contractuelle du client ;

  • demande de participation physique à des réunions importantes ;

  • rendez-vous clients ;

  • supervision d’une équipe ;

  • travaux nécessitant une présence physique : réception de documents ou matériels, travaux sur site, etc.) ;

Planning de télétravail

Le télétravail peut être exercé :

• par jours fixes ou flottants sur la semaine, et ce à raison de 1 à 3 jours par semaine. Des raisons de santé ou certains accords avec des clients peuvent amener à dépasser cette limite ;

• par jours flottants sur le mois, au vu des contraintes de l’activité, dans le cadre d’un échange fluide avec le management.

Les périodes de présence obligatoire sur le lieu habituel de travail sont définies d’un commun accord entre le salarié et son manager et sont formalisées par écrit (email ou courrier de réponse du manager, suivant un modèle fourni et mis à jour par la DRH – Cf Annexe).

Les jours de télétravail sont en principe fixes, mais cette fixité n’empêche pas des changements ponctuels au vu des contraintes de projet ou de travail. Selon l’autonomie du salarié, manager et salarié peuvent convenir que le salarié adapte son planning de télétravail au vu des contraintes des projets sur lesquels il travaille.

En cas de besoin, le salarié sera tenu de se rendre dans les locaux de l’entreprise ou du client à la demande de sa hiérarchie, notamment pour participer aux réunions organisées pour le bon fonctionnement du service/projet. La récupération du jour fixe de télétravail est alors envisagée, mais n’est pas automatique ; elle s’effectue quand l’emploi du temps du collaborateur le permet.

Demande de télétravail

Le passage à un télétravail régulier peut intervenir pour une durée indéterminée ou déterminée (par exemple, en cas de restrictions médicales s’imposant au salarié : limitation des déplacements pour les femmes enceintes, consolidation d’une longue maladie …).

Le passage en télétravail régulier intervient suite à échanges du salarié avec son manager. Il est formalisé par une demande précisant la durée et le planning envisagé, transmissible par mail ou courrier. Cette demande est acceptée par écrit (mail ou courrier), suivant un écrit type rappelant les exigences du présent accord (modèle disponible sur l’intranet - Cf annexe).

Le service RH intervient en support sur toute demande et est mis en copie de toute demande acceptée, pour assurer le suivi légal des salariés en télétravail.

En cas de refus, le manager doit motiver celui-ci après échanges avec la DRH pour garantir une équité de traitement au sein de la société.

Réversibilité du télétravail

La situation de télétravail peut prendre fin temporairement ou définitivement :

• À l’initiative écrite du salarié, par email ou par courrier. Dans ce cas, un entretien est organisé afin d’examiner la cessation du télétravail. A la suite de cet entretien, un écrit formalise la fin du télétravail.

• À l’initiative de l’employeur, par email ou par courrier au salarié, lorsque celui-ci constate un non-respect des conditions du télétravail, notamment en cas d’impossibilité pour le salarié d’exécuter une ou plusieurs de ses missions professionnelles. Il en va de même en cas d’évolution des missions et des contraintes clients associées.

Article 2.3 : Télétravail exceptionnel collectif

Cette modalité de télétravail est prévue pour répondre à des circonstances exceptionnelles, notamment des menaces d’épidémie, ou en cas de force majeure. Elle doit permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés (C. trav., art. L.1222-11).

Certaines circonstances peuvent rendre impératif ce télétravail :

• contrainte sanitaire ou de sécurité imposant le travail à distance ;

• Intempéries ou toute autre hypothèse rendant impossible les transports ;

• accident dans les locaux.

Le manager déclenche ce télétravail et communique en amont auprès du salarié par tout moyen.

Ce télétravail exceptionnel est planifié au vu des conditions l’ayant déclenché (durée de la crise sanitaire, des intempéries, etc.).

Au-delà de ce cas légal limité, d’autres circonstances peuvent inciter l’employeur à titre de précaution à proposer du télétravail « collectif » :

• Épisode de pollution ou de canicule ;

• Intempéries ;

• Grève des transports ;

• Contrainte de locaux (déménagement, déficience du chauffage, etc.)

Dans ce dernier cas, un simple mail d’information suffit et le salarié informe son manager de sa décision.

Article 3 : Conditions du télétravail

Article 3.1 : lieu du télétravail

Le télétravail s’effectue en général au domicile. Toutefois, le salarié est libre de s’organiser à un autre lieu :

• Sous réserve que la qualité de connexion soit satisfaisante et permette une connexion sécurisée (exclusion des wifi publics) ;

• dès lors que ce lieu lui permet de se déplacer aisément à son lieu habituel de travail si les circonstances imposent un changement de son planning de télétravail. Dans cette hypothèse, tout frais lié à ce changement de planning (modification de billets par exemple) est à sa charge.

Le salarié s’assure que son lieu de travail :

• ait une connexion internet à haut débit et une ligne téléphonique (fixe et/ou mobile) pour être en mesure d’échanger avec les collègues et la hiérarchie ;

• dispose d’installations électriques conformes ;

• lui assure de bonnes conditions de confort et de calme : espace de travail suffisamment grand et calme, éclairage adapté, mobilier confortable compatible avec une activité bureautique prolongée.

En cas de doute, le manager peut échanger avec le salarié sur ses conditions de travail et leur adéquation avec les règles de bon aménagement d’un bureau.

Compte tenu de l’inviolabilité du domicile, celui-ci ne peut être visité par l’employeur ou toute autre personne, sauf accord du salarié.

L’employeur met à disposition du salarié les documents listant les points de contrôle obligatoires et les recommandations les plus admises. Le salarié est invité à les lire et appliquer et confirme en avoir pris connaissance.

Article 3.2 : Suivi et échanges quant à l’activité

Le salarié en télétravail assume la même charge de travail que lorsqu’il est au bureau.

Il est de la responsabilité du manager de maintenir des échanges réguliers et de s’assurer que le salarié est en mesure d’assurer son travail dans de bonnes conditions matérielles et organisationnelles. Il s’assure, dans la mesure du possible, que le salarié ne souffre pas de désengagement professionnel et est intégré à la vie collective du service.

Manager et salarié conviennent des modalités de suivi et d’échange sur le travail réalisé, selon les modalités qu’ils définissent. La société ne définit pas de modalités type, chaque manager pouvant au mieux le définir avec le salarié concerné (suivi journalier ou hebdomadaire, mail ou appel, suivi individuel ou suivi collectif partagé).

Des recommandations standard seront mises à disposition.

Article 3.3 : Mise à disposition du matériel nécessaire

Le salarié en télétravail utilise les moyens matériels mis à sa disposition par l’employeur ou le client (allant du simple écran d’appoint à l’ordinateur professionnel). Ce choix du matériel mis à disposition, après discussion avec le salarié, relève au final de l’employeur. Il est rappelé que ce matériel reste la propriété de l’entreprise ou du client, qui reste seule décisionnaire en ce qui concerne la politique d’équipement en moyens informatiques (choix de disposer d’un ordinateur portable ou fixe).

A titre plus exceptionnel (télétravail irrégulier, crise sanitaire, salarié ayant des besoins informatiques limités), le salarié peut utiliser son matériel informatique personnel (ordinateur & téléphone), sous réserve de recourir aux accès sécurisés au réseau interne mis à disposition (entreprise et/ou client).

En cas de panne persistante empêchant le fonctionnement du télétravail, le salarié prendra contact sans délai avec l’entreprise :

• Si la panne est imputable à son matériel personnel (poste informatique, ligne téléphonique ou internet…), le salarié reviendra sur son lieu habituel de travail (lieu de mission ou agence) et le télétravail sera momentanément suspendu le temps de la résolution de la panne. Le cas échéant, la mise à disposition de matériel par l’entreprise pourra être envisagée ;

• Si la panne est imputable aux moyens mis à sa disposition par l’entreprise (problème logiciel, dysfonctionnement du matériel…), le salarié prendra contact avec le service informatique pour une prise en charge adaptée.

En tout état de cause, en cas de dysfonctionnements techniques durables, il sera automatiquement mis fin au télétravail.

Seul le matériel confié par l’entreprise est pris en charge, en termes de support, de maintenance et de garantie par le service informatique interne.

Article 3.4 : Horaires de travail et droit à la déconnexion

A défaut de mention différente, les horaires de travail applicables aux télétravailleurs sont ceux de leur site de rattachement.

Le salarié doit respecter l’horaire de travail en télétravail (hors forfait en jours). Toutefois, des aménagements horaires individuels sont possibles, le manager devant alors en garder la trace écrite et fixer les plages horaires de disponibilité, c'est-à-dire des périodes pendant lesquelles l’employeur, les collaborateurs et les clients de l'entreprise peuvent le joindre.

Prenant en compte le nécessaire respect de la vie privée des télétravailleurs, l’employeur s’engage à ne pas les solliciter en dehors des heures habituelles de travail.

Article 3.5 : Prise en charge financière

Compte tenu des économies que représente potentiellement le télétravail (frais de transport et restauration, etc.), aucune prise en charge financière spécifique n’est prévue pour toute demande volontaire de télétravail. Toutefois, sous réserve que l’URSSAF ne remette pas en cause leur exonération, les jours de télétravail ouvrent droit à l’attribution d’un ticket restaurant.

Toutefois, une indemnisation forfaitaire de frais de 1,5 € par jour de télétravail est versée lorsque le télétravail est collectif ou régulier (le télétravail occasionnel n’est pas concerné). Cette indemnisation est calculée au vu des déclarations validées sur Akoya. Cette indemnisation sera versée via le bulletin de paie. Le calcul se réalisera rétroactivement à compter du 1^er février 2021 au vu des déclarations des salariés via Akoya pour les salariés présents au 30 juin à l’effectif (pour cette retroactivité, à défaut de saisie, une correction n’est pas possible).

Il est rappelé que la prise en charge pour moitié des frais d’abonnement de transport en commun est due quel que soit le nombre de jours travaillés sur site. Dans l’hypothèse d’un télétravail à 100% ou d’une présence ponctuelle sur site, les titres de transport à l’unité ou en carnet sont remboursés par notes de frais dans la limite de la participation obligatoire à l’abonnement.

Il sera revu en NAO et au plus tard à la revoyure les prises en charge au vu des demandes et des retours des salariés, avec une vision globale sur les frais professionnels.

Article 3.6 : Santé au travail

Selon l’article L4121-1 du Code du travail, l'employeur prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs. Ces mesures comprennent :

1. des actions de prévention des risques professionnels, y compris ceux mentionnés à l'article L. 4161-1 ;

2. des actions d'information et de formation ;

3. la mise en place d'une organisation et de moyens adaptés.

L'employeur veille à l'adaptation de ces mesures pour tenir compte du changement des circonstances et tendre à l'amélioration des situations existantes.

Article 4 : Conseil et suivi

La société communiquera régulièrement auprès des salariés et des managers des conseils et publications sur la gestion du télétravail, notamment sur la bonne gestion de ses horaires de travail en télétravail. Des sondages seront organisés régulièrement pour assurer un suivi collectif anonymisé de ce télétravail.

Un point statistique sera intégré dans le suivi emploi trimestriel du CSE.

Le CSE reçoit un bilan annuel :

• sur la pratique du télétravail ;

• sur les investissements informatiques l’accompagnant ;

• sur son impact sur l’organisation interne de la société.

Par ailleurs, tout salarié peut directement ou via un représentant du personnel, présenter une réclamation quant à l’application de cet accord.

Article 5 : Durée, dépôt et publicité

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 1 an, avec une revoyure afin de revoir les accompagnements financiers et managériaux.

A l’issue du délai d’opposition de 8 jours, le présent accord est déposé sur la plateforme en ligne TéléAccords. Un exemplaire sera remis à chacune des parties signataires. L’accord sera adressé par mail à OPNC@syntec.fr, pour enregistrement et conservation par l’Observatoire Paritaire de la Négociation Collective.

Fait à Paris, le 12 juillet 2021, en autant d’exemplaires originaux que nécessaire

Pour la société NORGAY, représentée par le Responsable Relations sociales
Pour la Fédération CFDT Communication Conseil Culture, représentée par le délégué syndical

Annexes

Mail type de demande de télétravail – A adresser au manager, copie DRH

Madame, Monsieur,

Je fais suite à notre échange oral.

Ainsi que le prévoit l’accord sur le télétravail Norgay, je souhaite bénéficier d’un télétravail dans les conditions suivantes :

• X Jour de télétravail par semaine

• Jours fixes ou jours posés au vu des contraintes projet en coordination avec le client et mes collègues ;

• Modalités d’aménagement particulier du temps de travail : ?

• Modalités d’échanges à privilégier avec ma hiérarchie / chef de projet : ?

• Modalités particulières de suivi arrêtées ma hiérarchie / chef de projet : ?

J’ai pris connaissance des conditions prévues par l’accord et je m’engage à les respecter. J’indiquerai lors de la validation de mes temps si je suis en télétravail. En cas de besoin, je me rendrai dans les locaux de l’entreprise ou du client à la demande de ma hiérarchie, notamment pour participer aux réunions organisées pour le bon fonctionnement du service/projet.

De même, j’atteste sur l’honneur avoir vérifié et mis en œuvre les points suivants :

• L’organisation du travail dans l’équipe ou auprès du client le permet. L’accord du client a été demandé le et donné le ;

• La qualité de ma connexion internet permet une prise en charge des échanges ;

• Mon installation électrique est conforme aux normes et mon logement est équipé d’un détecteur de fumée ;

• Je dispose d’un espace adapté pour réaliser mon télétravail au calme (pièce séparée, absence de bruit, bureau répondant aux conditions d’ergonomie précisée par l’INRS pour le travail sur écran). A ce titre, j’envisage de télétravailler dans les conditions suivantes : préciser l’aménagement du bureau, l’équipement, l’usage ou non d’une pièce séparée, etc.

Je vous remercie de votre accord quant à ce télétravail.

Mail type de réponse positive à une demande de télétravail – A adresser au salarié, copie DRH

Madame, Monsieur,

Je fais suite à demande de télétravail et l’accepte dans les conditions suivantes :

• X Jour de télétravail par semaine

• Jours fixes ou jours posés au vu des contraintes projet en coordination avec le client et mes collègues ;

• Modalités d’aménagement particulier du temps de travail : ?

• Modalités d’échanges à privilégier avec ma hiérarchie / chef de projet : ?

• Modalités particulières de suivi arrêtées ma hiérarchie / chef de projet : ?

Pour ce télétravail, il vous est attribué le matériel professionnel suivant.

Nous assurerons un point régulièrement sur les difficultés ou enjeux de ce télétravail.

Ce télétravail peut prendre fin par email en cas de non-respect des conditions du télétravail, notamment en cas d’impossibilité d’exécuter une ou plusieurs de vos missions professionnelles. Il en va de même en cas d’évolution des missions et des contraintes clients associées.

Mail type de refus de demande de télétravail – A adresser au manager, copie DRH

Monsieur, 

Je ne peux donner suite à votre demande de télétravail.

En effet, après examen, les conditions de succès d’un télétravail ne sont pas assurées, notamment du fait : (contraintes clients, conditions d’exercice du télétravail inadéquates, contraintes professionnelles, organisation de l’équipe).