ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU RECOURS AU TELETRAVAIL

ENTRE LES SOUSSIGNES :

« VYV³ Sud-Est », union mutualiste régie par les dispositions du Livre III du Code de la Mutualité, dont le siège social est en AVIGNON, 5 place Carnot (84000 AVIGNON), sous le numéro SIREN 512 611 781, représentée par , ,

d'une part,

ET

La C.G.T., Organisation Syndicale représentative au sein de l’entreprise, représentée par la Déléguée Syndicale, , dûment mandatée à cet effet,

La C.F.E. – C.G.C., Organisation Syndicale représentative au sein de l'entreprise, représentée par le Délégué Syndical, , dûment mandaté à cet effet,

d'autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

PREAMBULE :

L’utilisation des technologies de l’information et de la communication bouleversent l’organisation des entreprises. La transformation numérique a dessiné de nouveaux contours à nos environnements professionnels et personnels, elle a modifié nos façons d’interagir, mais aussi notre rapport au temps et au lieu.

Ces nouveaux modes de travail doivent être régulés afin d’améliorer la qualité de vie au travail et permettre une continuité d’activité pour l’entreprise sur certains postes de travail.

VYV³ Sud-Est et les partenaires sociaux sont attachés à ce que la mise en place du télétravail veille à :

• Reposer sur une relation de confiance entre le manager et ses équipes,

• Ne remettre en aucun cas en cause le lien social existant entre l'entreprise et les salariés,

• Se réaliser dans le cadre du respect de la vie privée et du droit à la déconnexion de chaque salarié.

Cette pérennisation du télétravail s'inscrit dans le cadre de la transformation digitale de l’entreprise et est accompagnée d’un accord sur le droit à la déconnexion pour favoriser la régulation de l’usage des outils numériques et de renforcer la qualité de vie au travail.

Un management bienveillant, rigoureux et aux objectifs bien définis doit également favoriser la bonne mise en œuvre du télétravail.

ARTICLE 1 – CHAMPS D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés travaillant au sein de l’union VYV³ Sud-Est et dont les fonctions permettent la mise en œuvre du télétravail.

ARTICLE 2 - DEFINITION DU TELETRAVAIL

Conformément à l’article L.1222-9 du code du travail, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'entreprise est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. Conformément à la loi, est considéré comme télétravailleur tout salarié de l’entreprise effectuant dès l’embauche ou ultérieurement du télétravail occasionnel ou régulier.

Le télétravail est une organisation du travail incluant alternativement travail au sein des locaux habituels de l'entreprise et travail au sein du domicile du salarié. Cette organisation ne peut être imposée au salarié et reste l'exception par rapport à la présence du salarié sur son lieu de travail, au sein duquel un espace lui est nécessairement attribué pour l'exercice de sa fonction.

En pratique, au sein de l’union VYV³ Sud-Est, le télétravail constitue, pour un salarié, une possibilité d'organisation de son travail lui permettant l'exercice d'une partie de son activité professionnelle dans un espace de travail présentant des conditions de travail propices au travail depuis son domicile.

Le télétravail revêt un caractère volontaire tant pour le salarié que pour l’employeur.

Sont donc exclus de la définition du télétravail les journées de travail sur d’autres sites de l’union ou du groupe VYV, déplacements sur sites liés à des réunions, entretiens, interventions ...

Toutefois, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés.

ARTICLE 3 - OBJECTIFS DE L’ACCORD ET DU TELETRAVAIL

La Direction et les Partenaires sociaux ont souhaité ouvrir et accompagner, au sein de l’union VYV³ Sud-Est, la mise en place de nouveaux modes de travail, qui s’inscrivent dans une démarche RSE et permettent aux salariés de trouver un équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée.

Le télétravail est une modalité d'exécution du travail qui présente l'intérêt, pour les salariés, d’améliorer la qualité de vie au travail et l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle, en diminuant leur fatigue et leur stress liés au temps de trajet pour se rendre sur le lieu de travail et de leur permettre de profiter d'un cadre de travail plus calme et plus propice à la concentration.

Pour l’union, le télétravail permet de s’inscrire dans un plan de continuité d’activités, notamment en cas d’attentat, grève des transports en commun, menace d'épidémie, épisode de pollution visé expressément par l'article L. 223-1du Code de l'environnement, évènements climatiques (inondation, cyclone, neige, canicule…), sinistre ou panne rendant les locaux de travail inutilisables…

Dans ce cadre, les parties ont en particulier entendu promouvoir le télétravail.

ARTICLE 4 – NOMBRE DE JOURS MAXIMUM DE TELETRAVAIL

Afin de maintenir un lien social, l’activité en télétravail peut être mise en œuvre de manière non consécutive, par journée entière de travail, avec un rythme souhaité de 2 jours par semaine pour un temps plein et dans la limite de 90 jours par an pour un salarié à temps plein.

Il n’y aura pas de report possible d’une année à l’autre. Par ailleurs, suivant la date d'intégration dans l'année, ou la durée du temps de travail, la limite de 90 jours sera proratisée par journée entière.

Ces jours peuvent être fixes ou variables et sont déterminés d’un commun accord avec le manager au plus tard, une semaine avant.

En tout état de cause, dès lors qu’une réunion d’équipe est programmée, l’ensemble des salariés doit y participer en présentiel.

Il est rappelé que le salarié ne peut, en aucun cas, se placer en situation de télétravail pendant les périodes de suspension de son contrat de travail pour quelque cause que ce soit (maladie, congés, etc.), ainsi que pendant les périodes de repos obligatoire notamment de repos quotidien ou hebdomadaire.

ARTICLE 5 - CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL

Article 5.1-Compatibilité de l'activité avec le télétravail

Le présent dispositif est réservé aux salariés qui réunissent les conditions cumulatives suivantes :

• Avoir une ancienneté de trois mois minimum dans la fonction,

• Faire preuve d’une maîtrise constatée et d’une réelle autonomie dans la tenue de la fonction,

• Exercer une activité toute ou partie dématérialisée,

• Posséder une connexion internet haut-débit à son domicile,

• Exercer son activité au sein d’une équipe dont la configuration permet d’intégrer un ou plusieurs télétravailleurs.

Lorsque plusieurs demandes émanent d’une même équipe, le manager doit veiller à ce que cette modalité d’organisation du travail ne porte pas atteinte au bon fonctionnement du service et à la continuité de service.

Les demandes émanant de salariés remplissant les conditions d’éligibilité et répondant aux situations suivantes seront prises en compte en priorité dans l’ordre suivant :

• Salariés en situation de handicap

• Salariés âgés de plus de 55 ans

• Temps de trajet domicile/ lieu de travail

En tout état de cause, les demandes seront examinées au cas par cas et l’ordre de priorité défini ci-dessus n’exclut pas la prise en compte de demandes de salariés ne faisant pas partie de ces publics prioritaires.

Les salariés en contrat de formation par alternance ainsi que les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail, dans la mesure où leur contrat de travail ou leur convention de stage impose une présence et un accompagnement individuel au sein de l'entreprise.

En outre, les parties conviennent que certains types d'activités ne semblent pas compatibles avec le télétravail. Sont exclues du périmètre des fonctions éligibles, celles pour lesquelles une présence physique du collaborateur est nécessaire : présence auprès des patients, des résidents, des usagers, des clients… ou toute activité nécessitant l’utilisation de documents ne pouvant être accessibles à distance et ce, pour toute raison que ce soit.

La compatibilité opérationnelle entre les activités exercées par le salarié demandeur et le télétravail relève toutefois de l'appréciation du manager (cf. article 6.1- Modalités de formulation et d'examen de la demande).

Article 5.2 – Conditions matérielles d’exercice

• Lieu

Le salarié qui souhaite exercer son activité en télétravail doit disposer pour cela d'un espace adapté et propice au travail à son domicile. Ce lieu doit présenter les conditions de confort nécessaires au travail, ainsi qu'une connexion internet haut débit (rapide et sécurisée) et téléphonie adaptées.

• Dotation matérielle

Le salarié qui souhaite exercer son activité en télétravail, et dont le manager en a validé le principe (cf. article 6.1), est doté, si cela n'est pas déjà le cas, d'un ordinateur portable ainsi que d'un dispositif à codes sécurisés lui permettant de se connecter à distance au réseau de l'entreprise.

• Assurance

Avant le début de la période de télétravail, le salarié s’engage à fournir une attestation multirisque habitation en vigueur couvrant sa présence pendant ses journées de télétravail à son domicile. Au 1^er janvier de chaque année ou à chaque date anniversaire de son assurance multirisque habilitation, le salarié transmettra sa nouvelle attestation.

Le salarié produira, à la première demande de télétravail acceptée par le manager et en cas de changement de lieu de télétravail, une attestation sur l’honneur suivant laquelle le lieu où s'exerce le télétravail est conforme aux normes techniques en vigueur ou un justificatif d'un organisme agrée et certifié, confirmant la conformité électrique aux normes en vigueur.

Article 5.3 – Engagements réciproques

Le succès du télétravail passe obligatoirement par le respect d'engagements réciproques entre le salarié et son manager :

• Objectifs clairs,

• Capacité de sélection de tâches/missions dédiées au télétravail,

• Autonomie,

• Relations de confiance,

• Capacité d'organisation en dehors d'un contexte habituel,

• Maintien du lien.

Sans ces prérequis, le télétravail ne peut être mis en place.

Article 5.4 – Fréquence des plages en télétravail 

Afin de maintenir le lien social dans l’entreprise, l’activité exercée en télétravail sera au maximum de deux journées complètes par semaine pour un temps plein. Toutefois, afin d’être plus en adéquation avec les organisations de certains métiers, le nombre de journées exercées en télétravail pourra être porté à trois journées par semaine dans la limite de huit semaines par an pour un temps plein et ce, sans pouvoir excéder 90 jours par an pour un temps plein. Le nombre de jours sera proratisé pour les temps partiels et ceux rentrés en cours d’année et arrondi au nombre de jour le plus proche.

Lors de la survenance de circonstances exceptionnelles, ayant un impact collectif, l'employeur pourra mettre en œuvre le télétravail, au titre d'un « aménagement de poste rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise, et garantir la protection des salariés » (article L. 1222-11 du Code du travail).

L'employeur pourra être à l'initiative de cet aménagement de poste temporaire. Il concernera l'ensemble des collaborateurs, à l'exception de ceux dont l'activité impose une présence physique sur le lieu de travail ou ceux qui ne sont pas équipés de poste de travail adapté au télétravail.

En cas de télétravail ponctuel lié à des circonstances exceptionnelles, une communication spécifique sera mise en place auprès des managers, des salariés et des représentants des salariés élus au CSE. Il en sera de même au terme de la situation caractérisant la circonstance exceptionnelle. Les jours télétravaillés au titre de circonstances exceptionnelles seront en sus des 90 jours mentionnés ci-dessus.

ARTICLE 6 – MODALITES DE REALISATION DU TELETRAVAIL

Article 6.1- Modalités de formulation et d'examen de la demande d'exercice en télétravail

Le télétravail n'est ni un droit ni une obligation. Il requiert un accord réciproque et explicite entre le salarié et son manager.

La Direction des Ressources Humaines (DRH) est par ailleurs informée par copie de la réponse accordée par le manager. La DRH peut également être sollicitée par le manager, pour avis, avant formulation de sa réponse.

La demande de télétravail a lieu en 2 temps (un accord de principe sur l'éligibilité au télétravail et un accord sur les journées de télétravail) :

• L'étude préalable des conditions d'accès au télétravail par le manager et la DRH

Le salarié estimant remplir les conditions d'éligibilité et souhaitant bénéficier du télétravail adresse une demande à son manager, avec copie à la Direction des Ressources Humaines.

Il y indique :

• à partir de quelle date il souhaiterait bénéficier d'une organisation en télétravail,

• s’il souhaite accéder à des journées de télétravail régulières ou occasionnelles

• à quels objectifs cette modalité lui permettrait de répondre.

Le manager lui apporte une réponse sous un délai d’un mois maximum en motivant obligatoirement sa décision. En cas de non réponse, le salarié relance son manager et prévient la Direction des Ressources Humaines. Celle-ci reçoit la copie de la décision motivée du manager. Elle établit un avenant au contrat de travail lorsque le télétravail est validé sur des périodes régulières et que le salarié a fourni au préalable une attestation multirisque habitation en vigueur et une attestation sur l’honneur suivant laquelle le lieu où s'exerce le télétravail est conforme aux normes techniques en vigueur ou un justificatif d'un organisme agrée et certifié, confirmant la conformité électrique aux normes en vigueur (cf article 5.2).

• La demande de télétravail

En complément de cet accord de principe sur l'éligibilité au télétravail, les parties ont souhaité distinguer le télétravail occasionnel de celui plus régulier.

Télétravail régulier :

Si le salarié et le manager valident le principe du télétravail régulier, il est rappelé que celui-ci ne pourra excéder plus de 90 jours par an, avec une présence minimum de 2 jours par semaine pour un temps plein. Ces éléments sont adaptés au prorata temporis du temps de travail pour les salariés rentrés en cours d’année et ceux à temps partiel. Un planning prévisionnel sur l’année civile sera validé et intégré au GTA par le manager.

En cas de nécessité de service, il sera possible pour le manager de revenir sur son acceptation d’une journée de télétravail au moins cinq jours avant la date prévue. Il devra obligatoirement informer le salarié par mail et mettre à jour le GTA.

Le salarié pourra également modifier un jour de télétravail avec un délai minimum de cinq jours avant la date prévue en informant son manager par mail et après avoir recueilli son acceptation par mail. Le GTA sera mis à jour par le manager.

La mise en œuvre du télétravail donnera lieu à une période d’adaptation de 2 mois, et ce, afin de s’assurer que le télétravail est compatible avec les contraintes et attentes de chacun.

Pendant cette période, chacune des parties peut mettre fin à l’organisation en télétravail, à condition qu’elle notifie sa décision par écrit à l’autre partie en respectant un délai de prévenance de 2 semaines.

Au plus tard dans les deux semaines précédant la fin de la période d’adaptation, les parties se rencontreront afin de dresser un bilan de la situation de télétravail.

Si celui-ci s’avère concluant, le télétravail se poursuivra. En revanche si celui-ci ne s’avère pas concluant, il sera mis fin à l’avenant télétravail.

Il est prévu la réversibilité du télétravail après la période d’adaptation comme suit :

L’Entreprise ou le salarié, peuvent l’un et l’autre mettre fin à ce mode d’organisation du travail, à condition de respecter un délai de prévenance de 2 mois, permettant de préparer ce changement dans l’exécution du travail.

Lorsqu’il est mis fin au télétravail, le salarié effectue son activité à nouveau et en totalité sur son site de rattachement, selon les conditions antérieurement applicables, et s’engage à restituer le matériel qui lui aurait été confié dans le cadre de l’exécution de ses fonctions en télétravail.

En cas de changement de fonction pour un salarié ayant reçu un accord de principe de son manager quant à son éligibilité au télétravail sur son poste précédent, sa situation professionnelle nouvelle remet automatiquement en cause l'accord antérieurement donné par son manager.

En conséquence, le salarié qui souhaite poursuivre en télétravail reformule sa demande. Sa situation est à nouveau examinée afin d'apprécier la possibilité de poursuivre une activité en télétravail sur le nouveau poste.

Télétravail occasionnel :

Si le salarié et le manager valident le principe du télétravail occasionnel, pour chaque journée envisagée en télétravail, le salarié formalisera une demande à son manager par mail au plus tard une semaine avant la date souhaitée.

Le manager s’engage à répondre dans les deux jours ouvrés après la demande par mail et à motiver sa réponse si elle est négative ainsi qu’à intégrer la donnée dans le GTA.

Cette modalité permet de tracer :

• la demande de télétravail,

• la réponse (accord ou refus) apportée à cette demande par le manager par mail, en cas de refus, la motivation de celui-ci,

• et d'assurer un suivi des jours de télétravail dans le calendrier du salarié (outil GTA).

Article 6.2 -Organisation de l'activité en télétravail

• Temps de travail et de repos

Le télétravail est une modalité de réalisation du travail portant sur le lieu de réalisation de l'activité professionnelle. Il n'a pas pour effet de modifier l'activité habituelle, la charge de travail ou l'amplitude de travail applicable habituellement au sein des locaux de l'entreprise.

Le salarié reste soumis, pour l'organisation de son temps de travail, aux règles applicables au sein de l'entreprise, tant en matière de temps de travail que de temps de repos.

Le salarié en télétravail peut être contacté, sur son téléphone et/ou sur sa messagerie professionnelle, durant ses horaires de travail habituels.

Les horaires de travail ou l’organisation du temps de travail du salarié en situation de télétravail sont établis sur des bases comparables à celle d’un travail accompli au sein de l’entreprise et selon une amplitude et des modalités horaires respectant les dispositions légales et conventionnelles applicables au salarié concerné.

Ainsi, le salarié gère l’organisation de son temps de travail à domicile dans le respect des temps de pause et de repos prévus par la loi, à savoir :

• Un repos quotidien d’une durée minimale de 11 heures consécutives devant être accordé par période de 24 heures (article L.3131-1 du Code du Travail),

• Un temps de pause d'une durée minimale de 20 minutes consécutives dès que le temps de travail quotidien atteint 6 heures,

• En vertu des dispositions légales et conventionnelles sur la durée du travail, les journées de télétravail à domicile ne peuvent excéder 10 heures par jour.

• Accès aux outils à distance - Situation en cas de pannes -Confidentialité et protection des données

Lors d'une journée en télétravail, le salarié doit pouvoir se connecter à ses outils numériques de la même manière que s'il était présent sur son lieu de travail. C'est la raison pour laquelle il doit vérifier, préalablement, sa capacité à se connecter à distance (cf article 5.2).

En cas de problème technique l'empêchant d'accéder à ses outils, celui-ci doit prendre contact avec son manager pour étudier les modalités de poursuite de la journée en télétravail. Ils peuvent alors convenir de l'arrêt du télétravail et du retour du salarié sur son lieu de travail habituel.

Si aucun contact n'est possible auprès du manager, le salarié doit, en tout état de cause, regagner son lieu de travail habituel.

En cas d’impossibilité de déplacement, le salarié doit poser une journée de congé ou de récupération.

Le salarié en télétravail doit préserver la confidentialité des accès et des données, et éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition. Il doit respecter l'obligation de discrétion ou de confidentialité sur les informations qui pourraient être portées à sa connaissance dans l'exercice de son activité. Il s’engage également à respecter le règlement intérieur de l’entreprise et la charte de bon usage du système d’information de VYV³ Sud-Est.

• Titres restaurant

Le salarié en télétravail bénéficie des titres restaurant au même titre qu’un salarié présent en entreprise.

Article 6.3 - Couverture du télétravailleur en matière de risque accident de travail

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des dispositions légales et règlementaires relatives aux accidents du travail.

Un accident survenu durant l'exercice de l'activité en télétravail est présumé avoir la qualification d’accident du travail. Il doit être déclaré dans les plus brefs délais au manager ou à la Direction des Ressources Humaines.

ARTICLE 7 – MODALITES DE SUIVI ET D’EVALUATION DU TELETRAVAIL

L'activité des salariés en télétravail est équivalente à celle des autres salariés. Ainsi, les objectifs fixés, résultats attendus et modalités d'évaluation sont donc identiques à ceux des salariés n'effectuant jamais leur activité en télétravail.

Un point de suivi régulier sur l'organisation du télétravail sera effectué à l'occasion des rencontres bilatérales périodiques entre le salarié et son manager.

Un point spécifique sur le thème du télétravail sera réalisé chaque année au cours de l'entretien annuel d'évaluation, afin d'aborder la charge de travail du salarié concerné et les conditions d'exercice de son activité.

ARTICLE 8 - ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur au 1^er Janvier 2021.

ARTICLE 9 - SUIVI DE L’ACCORD

Le télétravail étant un mode d'organisation nouveau au sein de l’Union VYV³ Sud-Est, les parties ont souhaité établir un bilan annuel sur l’utilisation du télétravail dans l’entreprise recensant le nombre d’utilisateurs et le nombre de journées de télétravail. Ce bilan sera présenté au CSE.

Un suivi de l’accord pourra également être demandé par l’une des partie signataire à l’occasion des négociations obligatoires conduites au sein de l’entreprise et si un besoin de négociation sur ce point était souhaité.

ARTICLE 10 - CLAUSE DE RENDEZ-VOUS

En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai de deux mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.

ARTICLE 11 - REVISION ET DENONCIATION DE L’ACCORD

La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou les organisations syndicales qui y sont habilitées en application de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.

Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant le respect d’un préavis de 3 mois.

ARTICLE 12 - FORMALITES D’AGREMENT ET DE DEPOT

Le présent accord fera l’objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité, dans les conditions prévues légalement. En pratique :

• Un exemplaire original sera établi pour chaque partie signataire ;

• Une copie de l’accord signé sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail  (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) et sera accompagnée d’une version publiable de cet accord (c’est-à-dire ne comportant pas les noms et prénoms des signataires et tenant compte, le cas échéant, de la décision des parties de ne pas publier une partie de l’accord) et de la liste des établissements composant l’entreprise et leurs adresses respectives ;

• Une copie de l’accord sera également déposée auprès du Conseil des Prud’hommes de Béziers.

Un affichage sur les panneaux destinés à cet effet informera le personnel de la conclusion du présent accord.

Fait à Béziers, le 14 Décembre 2020

En 3 exemplaires

Pour l’union mutualiste VYV³ Sud-Est

Pour l’Organisation Syndicale Pour l’Organisation Syndicale

C.G.T. C.F.E. – C.G.C.

Déléguée Syndicale Délégué Syndical