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PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A L’UTILISATION PAR LES IRP DES NOUVELLES TECHNOLOGIES D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION

Entre d’une part,

• La Direction de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie de l’Hérault, représentée par ……………………..,

Et d’autre part,

• ………………………………….. Déléguée Syndicale

• ………………………………….. Délégué syndical

• ………………………………….. Déléguée Syndicale

• ………………………………….. Déléguée Syndicale

• ………………………………….. Délégué Syndical

Il a été convenu ce qui suit :

SOMMAIRE

Préambule 2

ARTICLE 1 – LES MOYENS DE COMMUNICATION 4

1.1 UTILISATION DES RESEAUX INTRANET ET INTERNET 4

1.1.1 Bénéficiaires 4

1.1.2 Accès à la plateforme collaborative de l’Assurance Maladie « LIAM » pour les Organisations Syndicales 4

1.1.2.1 Liens Intranet dédiés aux organisations syndicales hébergés sous « LIAM » 4

Le réseau social de la branche maladie, Liam, offre la possibilité d’échanger, de travailler en réseau. A ce titre la Direction souhaite faire bénéficier de ces nouvelles possibilités aux organisations syndicales. 6

1.1.4 Conditions d’utilisation du Lien Intranet et Internet hébergé sur Liam 8

1.1.5 Les conditions de mise en ligne sur le lien Intranet hébergé sur Liam 8

1.1.6 La liberté d’accès à l’information syndicale 9

1.2 UTILISATION DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE 9

1.2.1 Bénéficiaires 9

1.2.2 Les modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales 9

1.2.2.1 Communication avec la direction et entre les bénéficiaires 9

1.2.2.2 Communication auprès des salariés 10

1.2.3 Les modalités d’utilisation de la messagerie électronique par le CSE dans le cadre de la gestion des œuvres sociales et culturelles et des relations avec la Direction 11

ARTICLE 2 – LA CONFIDENTIALITE DES ECHANGES 12

2.1 ENTRE LES SALARIES ET LES IRP 12

2.2 ENTRE LA DIRECTION ET LES IRP 12

ARTICLE 3 – DOTATION EN MATERIEL 13

3.1 Le matériel mis à disposition 13

3.3 Les règles de maintenance 14

ARTICLE 4 – DISPOSITIONS DIVERSES 14

4.1 L’utilisation abusive 14

4.2 La commission de suivi et de contrôle 14

ARTICLE 5 – PUBLICITE ET DEPOT DE L’ACCORD 14

ARTICLE 6 – COMMUNICATION DE L’ACCORD 14

ARTICLE 7 – DUREE DE L’ACCORD 15

ARTICLE 8 – ENTREE EN VIGUEUR 15

Préambule La loi Rebsamen n°2015-994 du 17/08/2015, reprise par les ordonnances Macron vise à réformer le dialogue social. A cette occasion a été introduit le CSE, mais également l’accès à l’information via la BDESE. Dans un environnement où le digital est de plus en plus prégnant, l’utilisation des Nouvelles Technologies d’Information et de Communication (NTIC) constitue une condition importante de l’exercice des activités dans l’organisme. Cet accord s’inscrit ainsi dans une perspective d’enrichissement de la qualité et de la fluidité du dialogue social et s’inscrit dans le cadre des mesures mises en place dans l’organisme en faveur du développement durable. Les parties signataires se sont attachées, par le présent accord, à définir un nouveau cadre cohérent et adapté visant à régir l’accès et l‘utilisation des technologies de communication. L’enjeu est de veiller à la bonne utilisation des NTIC pour favoriser des conditions et un environnement de travail respectueux de tous dans le respect des règles énoncées par la «Charte de bonne utilisation des ressources informatiques ». L’environnement informatique étant en perpétuelle évolution, les parties signataires conviennent que les éventuels franchissements de paliers techniques majeurs ou évolutions importantes des outils ou des fonctionnalités offertes au sein de la CPAM de l’Hérault pourront donner lieu à une modification du présent accord via la conclusion d’un avenant. Enfin, le présent protocole d’accord a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix et de donner aux IRP les facilités de communication.

ARTICLE 1 – LES MOYENS DE COMMUNICATION

UTILISATION DES RESEAUX INTRANET ET INTERNET

1.1.1 Bénéficiaires

Cet accord bénéficie à l’ensemble des organisations syndicales représentatives ou non ayant constitué une section syndicale au sein de l’organisme.

L’utilisation des réseaux Intranet et Internet est ainsi réservée à l’exercice des activités syndicales par les personnes détenant un mandat :

• de Délégué syndical (DS)

• de Délégué Syndical Supplémentaire (DSS) 

• de Représentant de la Section Syndicale (RSS)

• de Membre au Comité Social et Economique (CSE)

• de Représentant Syndical au CSE

• de Membres des commissions facultatives et obligatoires du CSE 

• de Membres désignés de la délégation NAO

dans le respect des dispositions du droit syndical et des IRP.

Toutefois en complément, il peut être prévu pour l’animation du site internet de l’organisation syndicale que celle-ci puisse la déléguer sous sa responsabilité à des salariés de la CPAM de l’Hérault de son choix.

1.1.2 Accès à la plateforme collaborative de l’Assurance Maladie « LIAM » pour les Organisations Syndicales

1.1.2.1 Liens Intranet dédiés aux organisations syndicales hébergés sous « LIAM »

Chaque organisation syndicale présente dans l’organisme dispose de liens dédiés sur l’intranet de la CPAM hébergé sous le Réseau Social Entreprise (RSE) Liam Hérault dans l’espace « rubriques locales », utilisés pour la mise à disposition de différentes publications (tracts….) ou outils de nature syndicale.

Le contenu des pages de l’espace syndical est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical.

La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse.

A ce titre, l’espace syndical, ne doit contenir ni injures, ni diffamation, ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et du droit à l’image. Lorsque l’espace syndical comporte un lien, vers un site Internet s’adressant aux salariés de la CPAM de l’Hérault, les mêmes principes devront être respectés.

Dans le cas d’un lien vers un site externe, il convient de s’assurer préalablement que le site est accessible aux salariés de la CPAM de l’Hérault avec le profil standard. Si ce n’est pas le cas, une demande doit être adressée au dialogue social qui fera la demande SAM au service ERI pour demander l’ajout du site externe dans la liste blanche des sites autorisés. Cette liste est gérée au niveau national.

Chaque organisation syndicale bénéficie d’un site internet de 10 Gigas bit compatible avec l’ensemble des recommandations techniques de la CNAM et plus particulièrement avec les postes de travail utilisés dans l’organisme.

Le téléchargement des fichiers est limité à 10 méga-octet.

L’hébergement de photographies et vidéos est également possible dans le respect des contraintes capacitaires sur un serveur dédié de la CPAM de l’Hérault.

Dans ce cadre, chaque organisation syndicale s’engage à s’assurer que tous les moyens sont pris en termes de sécurité informatique dans le cadre des procédures existantes.

Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet.

Si dans sa communication, une organisation syndicale utilise le logo de l’organisme, elle ne peut le déformer et les propos contenus dans l’information ne doivent ni être injurieux, ni diffamatoires, ni excessifs, ni dénigrants (c’est-à-dire qui visent à porter atteinte à l’honneur ou à la considération d’une personne physique ou morale), ni impliquer aucune confusion possible dans l’esprit du public avec l’objectif poursuivi par la CPAM de l’Hérault.

Chaque délégué syndical ou représentant de la section syndicale sera responsable des informations mises en ligne sur l’espace dédié à son organisation syndicale.

L’accès se fait soit à partir des postes de travail mis à leur disposition dans les locaux syndicaux de l’organisme soit à partir d’un équipement à distance (PC portable professionnel ou dédié) et ce dans le cadre des dispositions inscrites dans l’avenant en vigueur relatif au protocole d’accord télétravail. L’employeur s’assure que les délégués syndicaux et les RSS soient bénéficiaires d’un équipement à distance car la publication du site est sous leur responsabilité. Cet accès se fait pendant les heures de délégation.

La Direction autorise l’utilisation des PC portables en dehors des sites de la CPAM de l’Hérault tout autant que cela reste dans le domaine des activités syndicales.

A sa demande, le délégué syndical aura la possibilité d’accéder à sa boite mail et à internet hors horaires d’ouverture de l’organisme uniquement dans le cadre de son mandat syndical.

1.1.2.2 Création d’un groupe syndical sous Liam

Le réseau social de la branche maladie, Liam, offre la possibilité d’échanger, de travailler en réseau. A ce titre la Direction souhaite faire bénéficier de ces nouvelles possibilités aux organisations syndicales.

1.1.2.2.1 Expérimentation de groupe de nature syndicale sur Liam

Le réseau social Liam repose sur la création de groupes de discussion ou de travail appelés  « groupes ».

Consciente que le réseau social est un nouveau lieu d’échanges susceptibles d’ouvrir des opportunités aux organisations syndicales et d’enrichir le dialogue social, les parties conviennent qu’une expérimentation de groupes sur le réseau social Liam par les organisations syndicales au titre de leur activité syndicale est envisageable sous réserve du respect des règles suivantes :

• Période de l’expérimentation

A la demande des organisations syndicales, lors de la dernière année d’application dudit protocole, l’expérimentation de groupes syndicaux sera lancée sur une durée limitée et fera l’objet avant la fin de l’accord d’un bilan partagé entre la Direction et les organisations syndicales pour envisager des nouvelles modalités de communication pour l’accord suivant.

• Caractéristiques des groupes

Les groupes syndicaux doivent impérativement être des groupes publics. Les salariés sont libres de consulter le groupe syndical dans le cadre d’une initiative personnelle et individuelle sans inscription préalable auprès de l’administrateur du groupe.

Les groupes privés sont interdits.

Chaque organisation syndicale est autorisée à créer un groupe public via l’adresse de messagerie générique de l’organisation syndicale. 

Le nom du groupe public syndical doit impérativement faire référence à la dénomination de l’organisation syndicale concernée et à son périmètre d’exercice, à savoir la CPAM de l’Hérault.

• Le contenu des groupes publics

Le contenu des groupes publics syndicaux sur Liam est librement déterminé par chaque organisation syndicale, sous réserve que ce contenu soit exclusivement à caractère syndical et à destination des salariés de la CPAM de l’Hérault ayant souhaité rejoindre le dit groupe.

Les groupes publics syndicaux au même titre que l’ensemble des groupes ouverts sur Liam par les salariés de la CPAM de l’Hérault, ne doivent ni être injurieux, ni diffamatoires, ni excessifs, ni dénigrants (c’est-à-dire qui visent à porter atteinte à l’honneur ou à la considération d’une personne physique ou morale), ni impliquer aucune confusion possible dans l’esprit du public avec l’objectif poursuivi par la CPAM de l’Hérault.

Les organisations syndicales sont soumises, comme l’ensemble des utilisateurs du réseau social Liam, aux règles de bonnes pratiques décrites dans la Charte Liam, dans le respect de la vie privée et du droit à l’image.

En cas de propos non conformes aux lignes de conduite du réseau social Liam, l’administrateur du groupe syndical est tenu de supprimer le post et d’en informer l’émetteur par un message privé.

• L’accompagnement des administrateurs

L’administrateur désigné par chacune des organisations syndicales visé par le présent protocole d’accord se verra proposer une formation, réalisée en lien avec le Département Communication selon des modalités qui restent à définir.

Cette formation sera assimilée à du temps de travail et ne sera pas décomptée des crédits d’heures alloués dans le cadre de l’exercice d’un mandat.

1.1.3 Accès à la plateforme collaborative de l’assurance maladie « Liam » par la mise à disposition d’un espace CSE sur l’intranet « mes rubriques locales »

Le Comité Social et Economique (CSE) présent dans l’organisme dispose dans l’espace intranet « mes rubriques locales », sur le Réseau Social Entreprise (RSE) Liam Hérault, d’un lien permettant d’accéder à son site internet utilisé pour la communication auprès du personnel en matière d’actions sociales et culturelles. Au sein du Réseau Social Entreprise (RSE) Liam Hérault, les outils collaboratifs mis à disposition des salariés sur le poste de travail ne pourront être utilisés pour la communication du CSE pour la mise en place localement de groupes, forums de discussion ou pour l’envoi de messages individuels ou collectifs.

Le contenu des pages de l’espace CSE est librement déterminé par les élus du CSE sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement lié aux missions du CSE.

La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre du respect de la confidentialité par les membres du CSE.

A ce titre, l’espace CSE, ne doit contenir ni injures, ni diffamation, ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et du droit à l’image. Lorsque l’espace CSE comporte un lien, vers un site Internet s’adressant aux salariés de la CPAM de l’Hérault, les mêmes principes devront être respectés.

Chaque élu du CSE sera responsable des informations mises en ligne sur cet espace dédié.

1.1.4 Conditions d’utilisation du Lien Intranet et Internet hébergé sur Liam

Les utilisateurs devront s’engager à :

• Utiliser l’accès Internet dans le seul cadre de l’exercice de leurs mandats.

• Ne diffuser que des informations à caractère syndical ou provenant des IRP sur l'espace dédié des organisations syndicales ;

• Respecter les consignes de sécurité informatique en vigueur au sein de la CPAM de l’Hérault ou au plan national ; en particulier, ne pas connecter un équipement non autorisé ;

• Respecter les lois et règles applicables relatives notamment à la protection des données à caractère personnel, au droit d’auteur et à la liberté d’expression ;

• Pour les salariés dotés d’un équipement mobile, respecter les consignes de sécurité informatique en vigueur au sein de la CPAM de l’Hérault. En particulier, d’une part, à ne pas connecter le poste de travail à un équipement non fourni par la caisse et, d’autre part, à respecter les consignes d’accès au réseau Ramage ;

• Respecter les dispositions en matière de RGPD ;

• Se connecter dans le respect des horaires contractuels de chacun et dans le cadre d’un mandat ou d’un crédit d’heures spécifiques aux instances.

La Direction autorise l’utilisation des PC portables en dehors des sites de la CPAM de l’Hérault tout autant que cela reste dans le domaine des activités du CSE.

1.1.5 Les conditions de mise en ligne sur le lien Intranet hébergé sur Liam

Les organisations syndicales présentes dans l’organisme s’engagent à respecter la «  Charte de bonne utilisation des ressources informatiques ».

Chaque organisation doit informer la Direction RH dans la limite de 4 salariés de l’organisme, des coordonnées des administrateurs en charge de l’animation et de l’administration du site. Il en est de même concernant le site dédié au CSE.

La création de l’espace syndical se fait en collaboration avec le service «  Administration des Ressources Informatiques » et «  Administration et Développement des Applications » de l’organisme.

Toutes modifications structurelles des sites nécessitent également l’intervention des services informatiques de l’organisme.

A partir de l’expression des besoins des organisations syndicales, un cahier des charges formation sera réalisé et une session de formation sera proposée à tous les membres désignés par les organisations syndicales dans la limite de 4 personnes dans les 3 mois maximum après la signature du protocole et avant l’actualisation ou la mise en ligne du site.

Un guide pratique sera diffusé à l’issue de la formation.

Les demandes d’évolution de l’architecture des sites internet seront étudiées et une réponse sera apportée sur la faisabilité.

1.1.6 La liberté d’accès à l’information syndicale

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant entre autre les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, la CPAM de l’Hérault s’engage à ne pas rechercher et utiliser l’identification des salariés consultant un ou plusieurs espaces syndicaux.

1.2 UTILISATION DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE

1.2.1 Bénéficiaires

L’utilisation de la messagerie mise à disposition dans ce cadre est strictement réservée à l’exercice des activités syndicales ou représentatives du personnel au sein de la CPAM de l’Hérault, dès lors qu’elle est utilisée au titre de l’un des mandats ci-dessous :

• De Délégué syndical (DS)

• De Délégué Syndical Supplémentaire (DSS)

• De Représentant de la Section Syndicale (RSS)

• De membre au Comité Social et Economique (CSE)

• De Représentant Syndical au CSE

• de Membres des commissions facultatives et obligatoires du CSE 

• de Membres désignés de la délégation NAO

Et dans le respect des dispositions relatives au droit syndical et aux IRP.

1.2.2 Les modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales

1.2.2.1 Communication avec la direction et entre les bénéficiaires

La volonté de la Direction à court terme est de limiter à l’ensemble des salariés de la CPAM de l’Hérault l’utilisation des mails au profit d’une acculturation et appropriation du réseau social d’entreprise tel que LIAM.

A cet effet, chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.

A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale.

La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale de l’organisme.

L’utilisation de la messagerie de la section syndicale sera privilégiée dans l’échange des communications écrites entre les sections syndicales, les représentants syndicaux, les représentants du personnel et la direction de la CPAM de l’Hérault.

Cette utilisation pourra conduire dans le cadre des politiques de développement durable de l’entreprise à une réduction corrélative des consommations de papier.

Cela concerne notamment la correspondance officielle entre les membres des IRP et la Direction de la CPAM de l’Hérault :

• l’envoi des ordres du jour des différentes réunions, des pièces jointes des dossiers en version word,

• des échanges de courrier,

• des convocations aux réunions de négociations.

Pour faciliter les échanges avec la Direction, une boîte aux lettres (BAL) générique est mise à disposition.

Le volume de chaque message diffusé dans ce cadre devra respecter les limites des messageries de l’entreprise sans dépasser 10 Méga octets.

1.2.2.2 Communication auprès des salariés

Chaque Organisation Syndicale disposera des licences Outlook nécessaires pour utiliser la messagerie électronique dans l’ensemble de ses fonctionnalités.

La messagerie fonctionnelle peut être aussi utilisée pour communiquer auprès des salariés ; dans ce cas, son utilisation est autorisée dans le respect des conditions suivantes :

- La diffusion est strictement limitée au périmètre de la CPAM de l’Hérault dans lequel une section syndicale a été constituée (existence de DS, DSS ou RSS);

- Chaque message diffusé par les DS, DSS, RSS devra comporter une mention précisant que le récepteur a la possibilité de demander à ne plus recevoir ce type de message ; En effet il est rappelé que le consentement des salariés ne peut être implicite. Cette mention pourrait être la suivante : « "pour ne plus recevoir de messages ... de la part de ..., envoyez un message avec l'objet STOP à l'adresse …»

- Chaque Organisation Syndicale, à partir du carnet d’adresse sur Outlook, a la possibilité de créer une liste de diffusion de l’ensemble des salariés de la CPAM de l’Hérault qu’elles conservent pour leur propre usage. A charge pour chaque organisation syndicale de veiller à retirer de leur liste de diffusion les salariés qui en auraient exprimé la demande et de réaliser cette opération régulièrement pour avoir leur liste de diffusion à jour et ce sur chaque poste utilisé par l’organisation syndicale, et ce conformément aux dispositions RGPD.

A cet effet, la Direction s’engage à :

• former 1 représentant par organisation syndicale sur la gestion des listes de diffusion et à fournir le mode opératoire

• communiquer deux fois par an la liste du personnel à des fins d’actualisation (entrées, départs)

Dans le cadre des communications générales, le message envoyé aux salariés est standardisé indiquant en objet : Communication syndicat « x » et dans le corps du texte : l’organisation syndicale « x » vous informe qu’une communication est disponible sur l’espace syndical accompagnée d’une « présentation en 5 lignes maximum du thème ou des thèmes abordés dans le lien, sans pièce jointe » avec un lien HTML renvoyant vers leur site.

La Direction n’impose pas de limite en nombre de messages par organisations syndicales tout autant que les principes d’utilisation sont respectés.

La nature de l’envoi doit être clairement indiquée en objet (exemple : TRACT [mention du syndicat impérative], motif : grève du…) afin que le salarié conserve le droit de refuser le message. Si le salarié souhaite prendre connaissance de l’information, la lecture doit résulter d’une action volontaire, en cliquant sur le lien HTML renvoyant vers le site syndical pour l’ouvrir.

Ce message, pour des raisons de sécurité informatique et de capacité du réseau ne peut comporter aucun lien permettant le téléchargement et la diffusion de vidéos, d’images animées, de bandes son et de pièces jointes, la visualisation de vidéo par le biais du réseau au fur et à mesure du chargement.

Afin d’optimiser le fonctionnement de cette boite aux lettres, les utilisateurs s’engagent à archiver régulièrement leur messagerie.

Il est rappelé que toute communication individuelle ou collective comportant des données à caractère personnel (à savoir toute information relative à une personne physique susceptible d'être identifiée, directement ou indirectement, peu importe que ces informations soient confidentielles ou publiques) est soumise au consentement préalable de la ou des personnes concernées. 

Toutes ces règles d’utilisation de la messagerie seront applicables à compter du 1^er janvier 2023 dans le respect d’un mode d’expression uniquement basé sur les missions des organisations syndicales.

1.2.3 Les modalités d’utilisation de la messagerie électronique par le CSE dans le cadre de la gestion des œuvres sociales et culturelles et des relations avec la Direction

Le Comité Social et Economique (CSE) présent dans l’organisme dispose d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle du CSE, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.

Chaque membre du CSE sera responsable des informations envoyées par l’usage de cette adresse électronique.

L’utilisation de la messagerie est autorisée pour l’envoi de messages pouvant inclure des fichiers joints assurant la diffusion d’informations générales relatives à la gestion des œuvres sociales et culturelles.

Le volume de chaque message diffusé dans ce cadre devra respecter les limites des messageries de l’entreprise sans dépasser 10 Méga octets. Seules les pièces jointes compatibles avec les standards Assurance Maladie en vigueur de type Word, Powerpoint, Excel, pdf, jpeg, Zip sont autorisées. La création d’un lien vers un document disponible sur l’espace internet CSE sera privilégiée par rapport à l’envoi de pièces jointes.

Pour des raisons de sécurité informatique et de capacité du réseau le message ne peut comporter aucun lien permettant le téléchargement et la diffusion de vidéos, d’images animées, de bandes son et de pièces jointes, la visualisation de vidéo par le biais du réseau au fur et à mesure du chargement.

ARTICLE 2 – LA CONFIDENTIALITE DES ECHANGES

2.1 ENTRE LES SALARIES ET LES IRP

Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale.

Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaitre le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.

L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer la garantie de cette confidentialité.

2.2 ENTRE LA DIRECTION ET LES IRP

Conformément aux dispositions prévues par l’article 226-13 du code pénal, les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels à caractère secret de l’organisme ne soient utilisés qu’à des usages internes de l’organisme.

Pour rappel, l’accès à la BDESE en interne concerne de droit :

• les membres titulaires au CSE,

• les membres suppléants au CSE que s’ils remplacent les titulaires,

• les délégués syndicaux,

• le représentant syndical au CSE.

La Direction s’engage à l’accès :

• aux membres suppléants au CSE en sus des titulaires,

• aux membres des commissions obligatoires du CSE suivantes : égalité professionnelle et formation,

• aux représentants de section syndicale,

• aux membres désignés de la commission NAO.

Tout utilisateur de la BDESE doit respecter une obligation de discrétion. Les informations figurant dans la base de données qui revêtent un caractère confidentiel doivent être présentées comme telles par l'employeur, qui doit indiquer la durée de leur caractère confidentiel. Cette disposition met fin à l’attestation pour accéder à la BDESE.

ARTICLE 3 – DOTATION EN MATERIEL

3.1 Le matériel mis à disposition

La CPAM de l’Hérault met à la disposition des organisations syndicales :

7 micro-ordinateurs aux normes de l’organisme (3 sur Béziers site de l’Hours, 4 sur Montpellier Gambetta) ;

2 imprimantes en noir et blanc (1 pour Béziers site de l’Hours, 1 pour Montpellier Gambetta) ;

2 stations d’accueil pour les portables (1 sur Béziers site de l’Hours et 1 pour Montpellier Gambetta).

Chaque organisation syndicale aura la possibilité de disposer d’un répertoire partagé à usage bureautique à droits restreints de 10 Gigas bit dont la liste des personnes habilitées sera gérée par l’administrateur informatique à la demande expresse du délégué syndical. Il est recommandé que chaque organisation syndicale utilise pour les documents sensibles et confidentiels le système AXCRYPT accessible par chaque utilisateur autorisé sur son poste informatique.

Pour chaque poste de travail :

• Un pack office bureautique ;

• Un système d’exploitation graphique ;

• Intranet ;

• Internet.

Une licence zoom par organisation syndicale représentative sera prise en charge par l’employeur à des fins d’activité interne (NAO, CSE, commissions obligatoires et facultatives…) à l’exclusion de toute action de communication ou de contact avec les salariés

Le matériel reste la propriété de l’organisme. Il est interdit d’utiliser d’autre matériel ou d’autres logiciels, sauf accord donné par la Direction, après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme. Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.

Dans le respect de la RSO, les produits consommables (papier, recharges d’encre noir et blanc…) ne sont pas à la charge de chaque organisation syndicale dans la limite de 40 ramettes par an et par organisation syndicale.

En contrepartie, les réunions sur convocation de la Direction feront systématiquement l’objet d’un envoi dématérialisé de la convocation et des documents nécessaires à la tenue de cette réunion. Les documents ne comportant pas de signature seront envoyés en format Word.

3.3 Les règles de maintenance

Les organisations syndicales seront soumises comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes …). En cas d’incident, elles bénéficieront comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectué par le service informatique de l’organisme.

ARTICLE 4 – DISPOSITIONS DIVERSES

4.1 L’utilisation abusive

En cas de non-respect du présent accord, la CPAM de l’Hérault adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.

Si à l’issue de cette rencontre, les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, la CPAM de l’Hérault peut décider de saisir la juridiction compétente.

4.2 La commission de suivi et de contrôle

Une commission de suivi et de contrôle, composée de la direction ou de son représentant et du délégué syndical / représentant de la section syndicale de chaque organisation syndicale se réunira au moins une fois par an.

L’objectif de cette commission est de permettre l’adaptation permanente du présent accord aux évolutions, et de veiller à son application.

ARTICLE 5 – PUBLICITE ET DEPOT DE L’ACCORD

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme, aux instances représentatives du personnel.

Il fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel.

ARTICLE 6 – COMMUNICATION DE L’ACCORD

L’accord collectif sera transmis à la Direction de la sécurité sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale.

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DIRECCTE, du Greffe du Conseil des prud’hommes, de la base de données nationales.

ARTICLE 7 – DUREE DE L’ACCORD

Cet accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans.

Afin de veiller à la bonne application du présent accord, les parties conviennent de se réunir au cours du 4ème trimestre de chaque année. A cet effet, elles étudieront l’impact de ces dispositions, ainsi que les éventuelles modifications à apporter au présent accord.

ARTICLE 8 – ENTREE EN VIGUEUR

Le présent accord s’applique, sous réserve de l’agrément prévu par le Code de la Sécurité Sociale.

Fait à Montpellier, le 01.07.2022

Pour la CPAM

Pour les organisations syndicales