Accord d'entreprise "ACCORD COLLECTIF RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DU CSE AU SEIN DE LA SOCIETE ASSOFAC" chez

ACCORD collectif RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DU CSE

AU SEIN DE LA SOCIETE ASSOFAC

Entre les soussignées :

La Société ASSOFAC

inscrite au RCS de de Nanterre sous le numéro 518 191 507 00 400

dont le siège social est situé 20 – 22 rue Gambetta – 92000 Nanterre

représentée par Monsieur, dûment habilité en sa qualité de Président,

ci-après désignée « la Société »

d’une part,

Et :

La SNPEFP-CGT représentée par XXXXXXXXXXXX, Déléguée Syndicale,

ci-après désignées « la SNPEFP-CGT »,

d’autre part,

ci-après désignées ensemble « les Parties ».

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les Parties ont souhaité avoir recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

En conséquence, elles ont souhaité définir dans le présent accord le principe et les modalités du vote électronique dans le cadre des opérations électorales et de la mise en place du CSE au sein de la Société ASSOFAC.

Les Parties conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre des processus électoraux par NEOVOTE.

1. Caractéristiques du système électronique retenu

Article 1.1 Principe du recours au vote électronique

Les Parties s’accordent à considérer que le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe, pendant toute la durée du scrutin.

La Société aura recours au vote électronique aux premier, et le cas échéant, second tour des élections professionnelles.

Article 1.2 Cahier des charges

Conformément aux articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail, le système de vote électronique retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement nommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Il aura fait l’objet d’une expertise indépendante conformément à l’article 2.2 du présent accord.

L’ensemble de ces prescriptions forme le cahier des charges que le prestataire retenu s’engagera à respecter. Ce cahier des charges sera annexé au protocole préélectoral d’accord. Il sera affiché dans les locaux, sur intranet et par e-mail. Celui-ci sera tenu à la disposition des salariés de la Société (ou, le cas échéant à la décision unilatérale de l’employeur sur les modalités des élections).

2. Modalités d’organisation des opérations électorales

2.1 Protocole d’accord préélectoral

Le principe du recours au vote électronique devra être prévu dans le protocole préélectoral (ou, le cas échéant, dans la décision unilatérale de l’employeur relative aux modalités des élections), sur la base des dispositions du présent accord collectif. À défaut, il ne pourra être mis en place.

En cas de recours au vote électronique, le protocole préélectoral (ou, le cas échéant, la décision unilatérale de l’employeur relative aux modalités des élections), mentionnera également la conclusion du présent accord et, NEOVOTE qui est le prestataire choisi pour le mettre en place. Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

2.2 Expertise indépendante

Conformément à l’article R. 2314-9 du Code du travail, le système électronique proposé par le prestataire aura préalablement été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier que le dispositif est de nature à garantir le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail et notamment l’intégrité des données, la sincérité et l’unicité du vote, sa confidentialité et la sécurité des opérations.

2.3 Notice d’information détaillée

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’utilisation du vote électronique par les salariés.

L’entreprise établira ainsi, conjointement avec le prestataire, une note d’information explicative, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire ainsi qu’un mot de passe. La communication de ces identifiants sera effectuée de manière à garantir la sécurité et la confidentialité de ces données.

Le matériel de vote électronique envoyé aux électeurs comportera l’indication précise de la date et de l’heure de clôture du scrutin.

Seul le prestataire aura connaissance du code d’identification et du mot de passe.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Chaque saisie de code d’identification et de mot de passe vaudra ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

À l’aide de ces codes, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le prestataire.

Lorsque l’électeur aura exprimé son vote, son choix devra apparaître clairement à l’écran. Il pourra être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception que l’électeur aura la possibilité de conserver.

Il est rappelé que le vote est strictement personnel et qu’un salarié ne saurait aucunement transmettre ses codes à un autre salarié pour voter à sa place.

2.4 Formation au système de vote électronique

Lors de chaque élection, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

2.5 Cellule d’assistance technique

Conformément aux articles R. 2314-10 et R. 2314-15 du Code du travail, une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique comprenant, le cas échéant, des représentants du prestataire, sera mise en place.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique doit :

1. procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés saisies à cet effet ;

2. procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;

3. contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

3. Déroulement des opérations de vote

3.1 Etablissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire sera effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, seront effectués dans les mêmes conditions. Les organisations syndicales auront vérifié préalablement la conformité des données qu’elles auront le cas échéant transmises à l’entreprise.

3.2 Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour du scrutin, pendant toute la période du scrutin, fixé à 2 jours et les mentions seront précisées par le protocole d’accord préélectoral (ou, à défaut, à la décision unilatérale de l’employeur fixant les modalités du scrutin).

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Les électeurs auront la possibilité de voter :

• depuis leur poste de travail pendant leur temps de travail dans la plage d’ouverture du scrutin,

• à distance, depuis un quelconque poste informatique, pendant l’intégralité de la plage d’ouverture du scrutin à partir d’un poste connecté à internet depuis leur domicile ou leur lieu de villégiature par exemple.

Le scellement des urnes interviendra avant l’ouverture du vote et sera périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin.

Pendant le déroulement du vote électronique, jusqu’à la proclamation des résultats, aucun résultat partiel ne sera accessible. Le nombre de votants par Internet (taux de participation) pourra être révélé au cours du scrutin.

3.4 Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

4. Clôture et résultats

4.1 Clôture et décompte des résultats

À l'heure fixée pour la clôture du scrutin par voie électronique, le contenu des urnes et les listes d’émargement électroniques seront figés, horodatés et scellés dans le serveur. La cellule d’assistance technique contrôlera, avant les opérations de dépouillement, le scellement du système.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de vote. Le protocole d’accord préélectoral (ou à défaut la décision unilatérale sur les modalités de scrutin) déterminera, le cas échéant, les membres du bureau de vote ayant connaissance de ces clés.

Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement.

Les membres du bureau de vote procèderont à une édition sécurisée de la liste d’émargement et du décompte des voix afin qu’ils soient portés aux procès-verbaux.

4.2 Délais de recours et destruction des données

Le prestataire retenu conservera sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

À l’expiration de ces délais, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.

5. Sécurité et confidentialité

La sécurité et la confidentialité des données sera assurée conformément aux dispositions ci-dessous.

5.1 Anonymat et confidentialité des suffrages

Le système de vote électronique figurera dans le registre des activités de traitement des données personnelles.

Par ailleurs, le rapport de l’expert établi conformément à l’article R. 2314-9 du Code du travail sera tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés. Un exemplaire pourra également être remis à chaque organisation syndicale qui en ferait la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Les électeurs seront informés des conditions dans lesquelles leurs données personnelles seront traitées.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales seront enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote feront l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recensera les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier feront l’objet d’un chiffrement et ne comporteront aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

5.2 Existence et contenu des fichiers

Conformément à l’article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007, les données devant être enregistrées sont :

• pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;

• pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;

• pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

• pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés à l'article 5.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont, conformément à l’article 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 :

• pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;

• pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

5.3 Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

6. Dispositions finales

6.1 Durée et entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée pour les élections de 2022 du CSE. Il entre en vigueur au lendemain de son dépôt.

6.2 Suivi de l’accord et clause de rendez-vous

Les Parties conviennent, en application de l’article L. 2222-5-1 du Code du travail, qu’elles se réuniront le cas échéant, durant la période d’application du présent accord, pour faire le point sur son application, soit à l’initiative de la Direction, soit sur demande écrite de l’une des organisations syndicales.

6.3 Révision de l’accord

La révision de l’accord s’effectuera dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.

Toute demande de révision sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties, et devra comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée.

Au plus tard dans un délai de 2 mois, la Direction organisera une réunion avec l’ensemble des organisations syndicales représentatives en vue de négocier un éventuel avenant de révision.

6.4 Publicité et dépôt de l’accord

L’existence du présent accord sera portée à la connaissance des salariés par voie d’affichage sur les panneaux d’affichage. Il sera par ailleurs publié sur l’intranet de la Société. Il sera également tenu à la disposition des salariés au sein du service des ressources humaines.

Le présent accord sera déposé par la Société sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. Un exemplaire sera remis au secrétariat-greffe du Conseil de prud'hommes compétent.

Conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera, après anonymisation des noms et prénoms des négociateurs et des signataires de l’accord, rendu public et versé dans une base de données nationale.

Le texte de l’accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Fait à Nanterre, le 09/11/2022.

En 3 exemplaires dont un pour chaque partie

Pour la Société

XXXXXXXXXXX

Directeur Général Délégué

XXXXXXX

Pour la XXXXXXXX

Madame XXXXXXXXX, Déléguée Syndicale