Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL" chez MSA PROVENCE AZUR (Siège)

ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL

Entre d’une part :

La MSA PROVENCE AZUR, représentée par M. XXXXXX, agissant en qualité de Directeur Général,

Et, d’autre part,

Les organisations syndicales désignées in fine, représentées par leurs délégués syndicaux centraux,

Il a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE :

La Direction et les partenaires sociaux ont décidé de mettre en place et encadrer une nouvelle forme d’organisation du travail en négociant un accord sur le télétravail, en application des dispositions prévues dans le Code du Travail.

Le contenu de ces dispositions s’inscrit notamment dans le cadre des principes et des règles établis par :

• l’Accord National Interprofessionnel du 19 juillet 2005 sur le télétravail qui transposait le cadre général du télétravail défini au niveau européen par un accord daté du 16 juillet 2002 ;

• l’Ordonnance du 22 septembre 2017 relative à la prévisibilité et à la sécurisation des relations de travail qui est venue sécuriser et assouplir les modalités de recours au télétravail ;

• la Loi n°2018-217 du 29 mars 2018 ;

• et la Loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018.

Le présent accord vise à prendre en compte la qualité de vie des salariés au travail en recherchant un meilleur équilibre vie professionnelle et vie personnelle tout en maintenant l’efficacité, la qualité du travail fourni et en tenant en compte des nécessités opérationnelles, organisationnelles, techniques ou financière de l’entreprise. Il s’agit d’une opportunité pour chacun de travailler plus efficacement.

Ce dispositif répond également à une demande à la fois sociale, économique et environnementale.

Les parties signataires considèrent que le télétravail est une forme innovante d’organisation du travail et soulignent que la responsabilité, l’autonomie et la confiance mutuelle entre le salarié et sa hiérarchie constituent des facteurs essentiels à la réussite de ce mode d’organisation du travail.

Ne sont pas visées par le présent accord, les autres formes d’organisation de travail à distance qui pourraient être mises en œuvre, et permettant notamment au salarié de travailler dans un lieu de travail différent de son lieu habituel.

ARTICLE 1 : DEFINITION

Le télétravail est défini par l’article L1222-9 du Code du Travail. Il désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

ARTICLE 2 : CADRAGE GENERAL

Le nombre de télétravailleurs est fixé en fonction de l’effectif et des besoins.

S’agissant d’un nouveau dispositif dans l’entreprise, sa mise en place se fera de manière progressive afin de se donner le temps de l’évaluation. Le déploiement se fera de la manière suivante :

• pour 2020, le nombre de télétravailleurs ne pourra excéder 8% de l’effectif de la MSA Provence Azur (donnée arrêtée au 31/12/2019).

• pour 2021, 2022 et 2023, les parties à la négociation se réuniront afin de réaliser un bilan partagé à l’issue de la première année. Un avenant pourra alors préciser l’évolution du taux de télétravailleurs, comme prévu à l’article 16.

ARTICLE 3 : CONDITIONS D’ACCES AU TELETRAVAIL

3.1 CRITERES D’ELIGIBILITE

Le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que l’activité du salarié puisse être réalisée à distance. Il nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail et une bonne maîtrise des applications informatiques indispensable à son activité.

3.1.1. Critères liés au salarié

Sont éligibles au télétravail, les salariés de la MSA Provence Azur :

• Titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée ou à durée déterminée ;

• Exerçant à temps plein ou temps partiel à 80% minimum, ceci afin de maintenir une présence dans l’entreprise au moins deux jours par semaine ;

• Justifiant d’une ancienneté d’au moins 2 ans dans le poste ;

• Disposant une capacité d’autonomie suffisante dans le poste occupé.

3.1.2. Critères liés au poste occupé

Sont éligibles au télétravail, les salariés de la MSA Provence Azur :

• Occupant un poste pouvant être exercé de façon partielle et régulière à distance et également de manière dématérialisée ;

• Occupant un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe.

3.1.3. Situations d’exclusion du télétravail

Outre les salariés ne remplissant pas l’une des conditions d’éligibilité précitées, seront refusées, après examen, les demandes formulées par les salariés :

• Dont les fonctions exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise (métiers d’accueil physique en particulier) ;

• Dont les fonctions nécessitent déjà des déplacements réguliers entraînant une absence importante de leur lieu habituel de travail ;

• Qui font face à une impossibilité matérielle et/ou technique ou dont les fonctions nécessitent un équipement informatique spécifique (ex : OPEX) ;

• Dont les fonctions exigent une manipulation quotidienne de dossiers papiers.

Pour favoriser la présence dans la communauté de travail nécessaire à l’appréhension et l’apprentissage du monde du travail, sont exclus de la possibilité d’opter pour le télétravail les salariés en contrat d’apprentissage, en contrat de professionnalisation ainsi que les stagiaires.

Sont également exclus les salariés en forfait annuel.

Une liste des postes non éligibles au télétravail sera définie par l’employeur après avis du CSE. Cette liste sera portée à la connaissance des salariés.

3.2 CARACTERE VOLONTAIRE

Le télétravail ne peut être mis en place que par accord entre l’employeur et le salarié concerné. Il revêt un caractère volontaire et fait l’objet d’un avenant au contrat de travail.

Le refus de télétravailler n’est pas un motif de rupture du contrat de travail et ne saurait entraîner de sanction disciplinaire à l’égard du salarié.

Toutefois, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité et garantir la protection des salariés. Dans ce cas, le télétravail peut être imposé.

ARTICLE 4 : PRIORITE D’ACCES AU TELETRAVAIL

Sous réserve de remplir les critères d’éligibilité fixés à l’article 3.1, l’accès au télétravail se fait selon les priorités suivantes :

• L’éloignement géographique selon, en premier lieu, le critère du temps de trajet quotidien et dans un second temps en fonction de la distance (simulation via Mappy et pour le calcul du temps de trajet, estimation réalisée en semaine sur la base d’un trajet aller à 8h et d’un retour à 16h30) ;

• La situation familiale.

Une attention particulière sera portée aux salariés reconnus travailleurs handicapés ainsi qu’aux salariés proches aidants répondant à la définition de l’article L113-1-3 du Code l’Action Sociale et des Familles.

Pour les salariés remplissant les mêmes critères, l’arbitrage sera réalisé par la Direction en fonction de l’impact organisationnel sur les services concernés.

ARTICLE 5 : MODALITES D’ACCES

5.1 PROCEDURE

Une fois par an, un appel à candidature est réalisé auprès de l’ensemble du personnel par courriel avant chaque session de télétravail. Pour la première année, cet appel sera réalisé au mois de juin 2020. Une note explicative est diffusée à cette occasion.

Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail en fait la demande écrite auprès du service des Ressources Humaines par mail à l’adresse xxxxxxxxxxxxxx, en utilisant le formulaire prévu à cet effet.

Le formulaire comprendra notamment les éléments suivants :

• Le poste et le service du salarié ;

• Les motifs de la demande ;

• Les modalités envisagées du télétravail par le salarié.

Une fois la demande reçue, l’analyse des critères d’éligibilité sera effectuée.

Cette demande fait l’objet d’une analyse par la hiérarchie (N+1, N+2 et Agent de Direction). Elle est ensuite soumise pour validation au Directeur Général. Une réponse écrite sera effectuée dans un délai maximal de 2 mois (jours calendaires) suivant la date de réception de la demande.

En cas d’acceptation, la décision est prise sous réserve de la fourniture par le salarié :

• D’un justificatif d’abonnement internet haut débit tel que précisé à l’article 9.1.2 ;

• De l’attestation d’assurance prévue à l’article 9.1.3 ;

• Du diagnostic de conformité des installations électriques et de haut débit prévues à l’article 9.1.4

En cas de réponse négative, cette décision sera formalisée par écrit et motivée.

5.2 FORMALISATION DU PASSAGE EN TELETRAVAIL

Le passage en télétravail est formalisé par un avenant au contrat de travail du salarié précisant les modalités de mise en œuvre du télétravail. Il précisera notamment les informations suivantes :

• L’adresse du lieu de télétravail ;

• Le matériel mis à disposition et les conditions d’utilisation ;

• Les modalités d’exécution du télétravail (répartition des jours de télétravail, les plages horaires durant lesquelles le salarié doit pouvoir être joint…) ;

• La durée de l’avenant ;

• Les règles de réversibilité du télétravail ;

• Le rappel des règles de sécurité, de confidentialité et de loyauté.

ARTICLE 6 : DUREE DU DISPOSITIF

Le salarié a la possibilité de formuler une demande de télétravail pour une durée initiale d’un an maximum. La demande pourra être renouvelée sans limitation et chaque renouvellement aura une durée maximale d’un an, dans la limite du respect du quota annuel et des critères d’éligibilité.

Les demandes de renouvellement seront examinées au moment de la campagne annuelle.

ARTICLE 7 : LIEU DU TELETRAVAIL

Le télétravail sera effectué au domicile du salarié uniquement.

Par domicile, il est entendu le lieu habituel de résidence du salarié et déclaré par celui-ci à son employeur (soit l’adresse figurant sur le bulletin de salaire).

Lorsque le salarié n’est pas en situation de télétravail, il réalise ses missions sur son lieu de travail habituel.

ARTICLE 8 : PERIODE D’ADAPTATION, REVERSIBILITE ET FIN DU TELETRAVAIL

Une période d’adaptation de 3 mois permettra à chacun de s’assurer que ce mode d’organisation est compatible avec les intérêts de chacune des parties. Pendant cette période, chacune des parties pourra mettre fin à l’organisation en télétravail moyennant un délai de 7 jours calendaires minimum de prévenance. En cas de renouvellement de l’avenant au contrat de travail sur le même poste, cette période d’adaptation ne s’appliquera pas.

L’employeur ou le télétravailleur peut décider de mettre fin au télétravail de façon unilatérale, à tout moment et par courrier remis en main propre contre décharge ou avec accusé de réception, sous réserve d’un délai de prévenance d’un mois, sauf accord des parties.

Les motifs de cessation du télétravail devront être indiqués par écrit.

En cas d’absence d’une durée supérieure à 2 mois, quel qu’en soit le motif, la poursuite du télétravail est réexaminée par le responsable et la Direction.

En cas de changement de fonction, de poste, de service, d’établissement ou de domicile et/ou d’évènement majeur au domicile du salarié, le télétravail prend fin automatiquement.

En cas de changement de domicile, si le salarié souhaite poursuivre son activité en télétravail, le télétravail est suspendu jusqu’à obtention d’un certificat de conformité électrique du nouveau domicile. Le coût de la visite est entièrement et directement pris en charge par l’entreprise.

Par ailleurs, sur la base des informations communiquées par le responsable, il pourra être mis fin au télétravail à l’initiative de l’employeur en cas de non atteinte des objectifs attendus pour l’employeur (productivité, anomalies…) soit dans le cadre des bilans mensuels soit dans le cadre de l’entretien annuel d’évaluation.

ARTICLE 9 : AMENAGEMENT, MISE EN CONFORMITE DES LOCAUX ET EQUIPEMENT

9.1 AMENAGEMENT ET CONFORMITE DES LOCAUX

9.1.1 Locaux du télétravail

Dans le cadre du télétravail à domicile, le salarié doit prévoir un espace de travail respectant les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Il doit aménager un endroit spécifique de son domicile consacré au télétravail. Cet endroit doit être fixe et propice à la bonne réalisation de son travail et à la concentration. Il peut s’agir d’un espace de travail aménagé dans une pièce ayant un autre usage, dès lors que cet espace est dédié au travail et permet l’installation du matériel informatique nécessaire.

En cas d’impossibilité temporaire d’accomplir son activité en télétravail (coupure d’électricité, de réseau informatique, travaux au domicile…), le salarié doit immédiatement en informer son responsable et avec son accord, soit modifier son planning de travail, soit venir exercer ses fonctions dans son site d’origine.

9.1.2 Accès à internet

Le salarié doit disposer à son domicile d’un accès internet haut débit. Il devra, à ce titre, fournir un justificatif d’abonnement.

Il est également prévu une vérification du débit de la connexion Internet par un prestataire extérieur (à l’occasion du diagnostic électrique). Le coût de la visite est entièrement et directement pris en charge par l’entreprise dans la limite d’un seul diagnostic pour chaque autorisation de télétravail.

9.1.3 Assurance

Le télétravailleur s’engage à informer son assureur du fait qu’il exerce à son domicile une activité de télétravail et doit impérativement fournir à l’employeur une attestation multirisques habitation couvrant son domicile.

Sur la base de justificatifs fournis par le télétravailleur, le surcoût ou différentiel éventuel de cette assurance lié au passage en télétravail est pris en charge par l’employeur.

9.1.4 Conformité des installations électriques

Un organisme désigné par l’employeur interviendra au domicile du salarié en vue d’établir un certificat de conformité des installations électriques préalablement à la prise d’effet du contrat.

Le coût de la visite est entièrement et directement pris en charge par l’entreprise dans la limite d’un seul diagnostic pour chaque autorisation de télétravail.

Si des travaux de mise en conformité doivent être réalisés, ils sont effectués à la charge du salarié. Le coût de la contre-visite est pris en charge par l’employeur dans la limite d’une seule contre-visite pour chaque autorisation de télétravail.

En cas de non-conformité, la mise en place du télétravail est impossible.

9.2 MATERIEL MIS A DISPOSITION

L’employeur fournit, installe et entretient le matériel nécessaire à l’activité du télétravailleur.

Les équipements fournis se composent d’un poste informatique complet, permettant le travail à distance ainsi que l’activité téléphonique.

Le matériel est utilisé dans le respect des dispositions de la Charte informatique.

L’entreprise reste propriétaire de l’ensemble du matériel mis à disposition et le salarié s’engage à prendre soin des équipements qui lui sont confiés, à avertir immédiatement l’entreprise en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail et à ramener à l’entreprise le matériel endommagé. Le manager prendra alors les mesures appropriées et décidera en fonction des circonstances de son retour temporaire sur le site.

L’employeur prend en charge l’entretien, la maintenance et le dépannage du matériel fourni. En cas de nécessité, notamment en cas de mise à jour de logiciels, le salarié devra ramener le matériel informatique dans l’entreprise.

Au terme de l’autorisation de télétravail, le salarié doit restituer le matériel mis à disposition.

ARTICLE 10 : MODALITES D’EXECUTION DU TELETRAVAIL

10.1 CADRE HORAIRE ET DUREE

Le salarié en télétravail organise son temps de travail dans le cadre de la législation, de la convention collectives et des accords d’entreprise applicables à la MSA Provence Azur.

Les journées de télétravail à domicile doivent être égales à la durée théorique journalière du salarié soit 7 heures.

Les plages de travail (variables et fixes) sont les mêmes que celles applicables à l’ensemble du personnel. Une pause déjeuner obligatoire de 45 minutes minimum doit être respectée. Celle-ci doit débuter au plus tôt à 11h15 et au plus tard à 13h00.

Le télétravailleur doit être joignable durant les plages fixes à savoir de 9h00 à 11h15 et de 13h45 à 15h30.

Le télétravail s’effectue par journée complète et ne peut être réalisé que les lundis, mardis, jeudis et vendredis.

Par ailleurs, un jour non télétravaillé sera défini au sein de chaque service afin de pouvoir organiser les réunions de service dans de bonnes conditions.

La présence du salarié peut être exigée dans les locaux de l’entreprise le jour initialement fixé en télétravail pour des raisons de service (formation, réunion, etc…) sous réserve du respect d’un délai de prévenance de 7 jours calendaires. Dans ce cas, ce jour ne pourra faire l’objet d’un report ultérieur.

La prise d’un jour de congé ou de repos sur un jour télétravaillé ne constitue pas une modification ou un report de jours de télétravail.

10.1.1 Cycle fixe

Le télétravail se déroule sur 2 jours maximum par semaine.

Afin de maintenir le lien social avec l’entreprise et sa communauté de travail, il est exigé que le salarié soit présent dans les locaux de l’entreprise au moins 2 jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail.

Les jours de télétravail, déterminés en accord avec le responsable hiérarchique, sont proposés pour validation au Directeur Général.

10.1.2 Annualisation 

L’annualisation est mise en place lorsque l’activité ne permet pas de déterminer un jour fixe de télétravail par semaine.

Sont visés par ces modalités spécifiques :

• les cadres des niveaux 5 à 8 exerçant des fonctions managériales.

Dans les mêmes limites que le cycle fixe, la planification de ces jours est fixée au mois, entre le salarié et son responsable sans dépasser 12 jours par an.

10.2 TEMPS ET CHARGE DE TRAVAIL

10.2.1 Contrôle du temps de travail

Les horaires sont enregistrés par le biais de la badgeuse virtuelle sur le poste de travail.

Ce contrôle du temps de travail et de suivi de l’amplitude des journées de travail permettra de vérifier le respect des durées de repos minimales entre deux journées de travail et de vérifier la charge de travail du salarié.

10.2.2 Modalités de régulation de la charge de travail

Le télétravail ne doit pas avoir pour effet de modifier à la hausse ou à la baisse les missions et activités habituelles du salarié, ses objectifs et sa charge de travail ni de compromettre la bonne exécution du travail.

Il ne doit pas non plus altérer le bon fonctionnement du service.

Le télétravailleur est tenu de participer aux réunions et aux formations pour lesquelles sa présence est requise.

Le responsable doit s’assurer du respect de la bonne exécution du télétravail.

Le télétravailleur veillera également à rester en contact avec son supérieur hiérarchique, ses collègues et relations professionnelles afin que l’organisation du travail et la fluidité des échanges soient optimales.

Le supérieur hiérarchique des télétravailleurs veillera à assurer un contact suffisant. Il devra effectuer, avec chacun d’entre eux, un bilan tous les mois sur ce qui a été réalisé, sur la bonne exécution des tâches et les résultats attendus. Cet échange portera notamment sur l’évaluation de la charge de travail. A cette occasion, la charge de travail du salarié pourra être réajustée si nécessaire. En cas de production insuffisante non motivée, le télétravail peut être remis en cause.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Par ailleurs, les conditions d’activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront discutées lors de l’entretien annuel.

10.3 INDEMNITE FORFAITAIRE

Le salarié en situation de télétravail bénéficiera d’une indemnité forfaitaire d’un montant mensuel net de 10 € pour un jour de télétravail par semaine, et de 20 € pour deux jours de télétravail par semaine. Cette indemnité est versée sur 11 mois.

Elle est destinée à prendre en compte les frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail (internet, électricité, chauffage, eau, etc…).

Pour les managers entrant dans le dispositif de l’annualisation, l’indemnisation du télétravail est de 2,50 € pour jour télétravaillé, réglée à l’issue de chaque semestre.

10.4 DROIT A LA DECONNEXION

Les salariés en situation de télétravail disposent à l’instar des salariés présents dans les locaux de l’entreprise, d’un droit à la déconnexion, en dehors des plages horaires de travail.

ARTICLE 11 : PROTECTION DES DONNEES

Le salarié s'engage à respecter la Charte informatique de l'entreprise ainsi que les règles destinées à assurer la protection et la confidentialité des données.

Le salarié veillera, en particulier, à ne transmettre aucune information à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il est le seul à utiliser son poste de travail.

Le salarié en télétravail s’engage à respecter la confidentialité des informations obtenues ou recueillies dans le cadre de son travail et à ne pas les utiliser à des fins personnelles.

Il s’engage également à ne pas utiliser les biens mis à disposition à des fins non professionnelles sauf à s’exposer à des sanctions disciplinaires.

ARTICLE 12 : PROTECTION DE LA VIE PRIVEE DU SALARIE

Afin de respecter sa vie privée, le salarié en télétravail ne doit pas être contacté à son domicile hors des horaires de télétravail définis à l’article 10.1 et fixés dans l’avenant au contrat de travail.

ARTICLE 13 : CONDITIONS D’EMPLOI

Les salariés en télétravail bénéficient des mêmes droits et avantages que ceux applicables aux autres salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Ils ont également accès à la formation et aux possibilités de déroulement de carrière dans les mêmes conditions que les salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise.

ARTICLE 14 : SANTE ET SECURITE

Les règles de prévention des risques professionnels applicables dans l’entreprise le sont également au domicile du télétravailleur.

L’employeur et les représentants du personnel compétents en matière d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail ont accès au lieu de télétravail sous réserve de l’accord écrit et de la présence du télétravailleur.

En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le salarié s'engage à prévenir son encadrement et le service des Ressources Humaines dans les mêmes délais et les mêmes formes que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise. Il appartient au salarié de faire constater par tous les moyens possibles les circonstances de l’accident dont il a été victime. Le traitement de cette déclaration par l’entreprise est fait de la même façon que pour un accident dans les locaux de l’entreprise.

ARTICLE 15 : DUREE DE L’ACCORD ET DATE D’EFFET

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de quatre ans sous réserve de l’agrément de l’autorité de tutelle ministérielle.

Il prend effet au jour de son agrément et cesse de plein droit au 31 décembre 2023.

ARTICLE 16 : CLAUSE DE RENDEZ VOUS

Il est convenu que la Direction et les organisations syndicales représentatives se réunissent, dans le cadre de l’article 2 du présent accord, 10 mois après la mise en place du dispositif et au plus tard le 30 novembre de chaque année, afin de déterminer par avenant le nombre de télétravailleurs pour les périodes à venir.

ARTICLE 17 : SUIVI ET REVISION

Afin de suivre le fonctionnement de ce dispositif, des statistiques seront communiquées une fois par an au cours d’une réunion Négociation Annuelle Obligatoire.

La révision de l’accord se fera selon les dispositions légales en vigueur.

Le présent accord ne constitue pas un engagement unilatéral de l’employeur mais un accord comportant comme clause suspensive l’agrément ministériel et le respect des règles de validité relatives à la conclusion des accords collectifs prévues par la loi.

ARTICLE 18 : DEPOT ET PUBLICITE

Le présent accord fera l’objet des formalités de transmission, publicité et dépôt conformément à la réglementation en vigueur.

En outre, un exemplaire sera remis à chaque partie signataire.

Le présent accord fera l’objet d’un affichage sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel et un exemplaire de cet accord sera mis en ligne sur le site Intranet de l’entreprise.

Fait à Marseille, le 05/02/2020.

Pour la MSA Provence Azur

Le Directeur Général,

XXXXXXXXXXXX

Les Organisations Syndicales