Accord sur le recours au vote électronique

Entre les soussignés :

VAL SOLUTIONS, représentée par Monsieur XXXXX qui a tous pouvoirs à l’effet des présentes, dont le siège social est situé 5 rue du Vercors à Lyon (69007).

D’une part,

Et :

Les organisations représentatives dans l’entreprise, représentées respectivement par leurs délégués syndicaux :

• M. XXXXX, délégué syndical CFTC-SICSTI ;

• M. XXXXX, délégué syndical Fédération F3C CFDT.

D’autre part,

SOMMAIRE

Préambule 4

Article 1 : Objet et champ d’application 5

Article 2 : Mise en œuvre du vote électronique 5

2.1. Utilisation exclusive du vote électronique 5

2.2. Recours à un Prestataire extérieur 5

2.2. Caractéristiques générales du système de vote électronique 6

2.3. Bulletins de vote 6

2.4. Cellule d'assistance technique 7

2.5. Information et formation 7

Article 3 : Déroulement des opérations de vote 8

3.1. Protocole d’accord préélectoral 8

3.2. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin 8

3.3. Caractéristiques du site de vote 8

3.4. Modalités d’accès au serveur de vote 9

3.5. Suivi des opérations de vote 9

3.6. Opérations de dépouillement 9

Article 4 : Dispositions générales 10

4.1. Date d'effet - Durée 10

4.2. Révision et Dénonciation 10

4.3. Dépôt et publicité 10

Préambule

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité social et économique.

Dans le but de faciliter les démarches de vote lors des élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique de la Société, les parties souhaitent autoriser le recours au vote électronique. En effet, le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral ;

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement ;

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes ;

• d’augmenter le niveau de participation ;

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Au terme de la réunion de négociations qui s’est déroulée le 16 mars 2023, les parties sont parvenues au présent accord fixant les modalités de recours au vote électronique et précisant le périmètre de mise en place du CSE.

En conséquence de ce qui précède, il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Objet et champ d’application 

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise qui seraient électeurs dans l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Cet accord autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles du Comité social et économique (CSE) au sein de la Société, y compris lors d’éventuelles élections partielles.

En premier lieu, le scrutin électronique sera déployé pour le renouvellement du CSE dont la mandature en cours expire en mai 2023.

Pour ce scrutin, les parties ont également discuté du périmètre de mise en place du CSE.

La société VAL Solutions est, à la date de signature du présent accord, réparti sur trois établissements :

• Établissement de Lyon et siège social : 5 rue du Vercors, 69007 LYON ;

• Établissement de Narbonne : ZAC Bonne Source - 27 rue Aristide Boucicaut, 11 100 NARBONNE

• Établissement de Paris-Rungis : 14 rue du Séminaire, 94 516 RUNGIS.

Pour rappel, les parties sont libres de déterminer le périmètre de mise en place du CSE et l’existence de potentiels établissements distincts.

À ce titre, les parties s’accordent sur le fait qu’un établissement distinct suppose, notamment en raison de l'étendue des délégations de compétence dont dispose son responsable, une autonomie suffisante en ce qui concerne la gestion du personnel et l'exécution du service.

Les parties constatent que seul le siège social de l’entreprise répond à ces caractéristiques.

Aucun des autres établissements ci-dessus ne remplit les conditions de reconnaissance d’un établissement distinct. En effet, en raison de l’absence de responsable d’établissement, disposant notamment d’une délégation de compétence sur chacun desdits établissements, aucune autonomie suffisante de gestion du personnel et d'exécution du service ne saurait être caractérisée.

En conséquence, les parties concluent à la mise en place d’un CSE unique au niveau de l’entreprise.

 Mise en œuvre du vote électronique

2.1. Utilisation exclusive du vote électronique

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletins secrets sous enveloppe et sera donc le seul procédé de vote ouvert aux électeurs à l’exclusion de tout autre.

2.2. Recours à un Prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un Prestataire choisi par la Société dans le respect du cahier des charges constitué sur la base des prescriptions énoncées par les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail et par l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007.

Le nom du Prestataire ainsi que ses coordonnées seront précisés dans le protocole d'accord préélectoral de chaque élection professionnelle.

2.2. Caractéristiques générales du système de vote électronique

Le système de vote électronique choisi assure :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;

• la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification ;

• la sécurité de l'émargement ;

• la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système répond aux caractéristiques suivantes :

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et descellé à la clôture du scrutin ;

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Conformément à la législation en vigueur, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, a été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect dispositions légales et règlementaires.

Le prestataire retenu doit veiller à ce que son système garantisse le respect des principes généraux du droit électoral parmi lesquels la sincérité, l'intégrité, l’anonymat, l’unicité, la confidentialité et la liberté du vote.

2.3. Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Les professions de foi devront respecter les limites, identiques pour toutes, de taille, de poids et de format, sollicitées par le Prestataire.

2.4. Cellule d'assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du Prestataire, est mise en place, pendant la durée des opérations de vote.

Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les membres de l’équipe RH en charge du projet ainsi qu'un représentant du prestataire.

La cellule d'assistance technique pourra réaliser en amont du scrutin un test du système de vote électronique dans les conditions suivantes :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Le prestataire de vote électronique mettra à disposition un support d’assistance durant des créneaux déterminés dans le cahier des charges.

Afin de traiter efficacement les demandes d’assistance technique, les membres du bureau de vote et les électeurs seront invités à contacter prioritairement les équipes RH en charge du projet en cas de difficultés.

Si cette assistance de 1^er niveau ne permet pas de traiter la demande, l’équipe RH sollicitera l’intervention des représentants du prestataire de vote électronique.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l'organisme mettant en place le vote électronique, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

2.5. Information et formation

L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.

En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Par ailleurs, afin que les salariés puissent s’approprier l’outil de vote électronique, chacun des salariés inscrits sur la liste électorale aura accès à une documentation sous forme de tutoriel vidéo et/ou de notice d’utilisation.

Déroulement des opérations de vote

3.1. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du Prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

3.2. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée, qui pourra s’étendre sur plusieurs jours.

En tout état de cause, les parties conviennent d’encadrer la période de vote qui ne pourra pas excéder 5 jours calendaires consécutifs, pour chaque tour du scrutin.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote définie dans le protocole d’accord préélectoral, de leur lieu de travail ou à distance, via tout terminal usuel en se connectant au site sécurisé propre aux élections.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins.

Les parties conviennent donc que les salariés seront libres de voter en dehors du temps de travail s’ils le souhaitent.

Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un collègue de son choix à son initiative.

3.3. Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote, après avoir procédé à l’intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les organisations syndicales présentant une liste pourront transmettre un logo dont la taille, le poids et le format seront précisés par le Prestataire, afin de figurer sur le bulletin de vote électronique de manière identique pour chaque organisation syndicale.

Les logos éventuel éventuellement transmis par les listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Les professions de foi qui apparaîtront en ligne devront également respecter la taille, le poids et le format, identiques pour toutes, sollicités par le Prestataire.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

3.4. Modalités d’accès au serveur de vote

Pour se connecter au système de vote, l'électeur doit utiliser l’identifiant et le mot de passe qu’il aura reçu de la part du prestataire de vote électronique, selon des modalités garantissant sa confidentialité.

Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données.

3.5. Suivi des opérations de vote

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible. Toutefois, le nombre de votants peut être consulté par l’ensemble des électeurs.

3.6. Opérations de dépouillement

À l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les états courants générés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement est effectué par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois détenues par les membres du bureau de vote, ces clés étant définies et connues exclusivement par les membres du bureau de vote à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Le prestataire de vote électronique conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours contentieux et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Dispositions générales

4.1. Date d'effet - Durée

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il annule et remplace les dispositions antérieurement convenues et ayant le même objet.

Le présent accord prend effet le jour de sa signature.

Il sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

4.2. Révision et Dénonciation

Le présent accord pourra être révisé dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7, L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.

Il pourra être dénoncé dans les conditions prévues aux articles L. 2261-9 à L. 2261-13.

4.3. Dépôt et publicité

Le présent accord a été établi en 5 exemplaires originaux. Il a été remis à chacune des parties signataires.

Il sera déposé en deux exemplaires (une version papier signée et une version électronique sur la plateforme en ligne TéléAccords), et en un exemplaire auprès du secrétariat du greffe du Conseil de prud’hommes de Lyon, à la diligence de la Direction de VAL Solutions.

Conformément à la loi, mention de son existence figurera sur le tableau d’affichage aux côtés des mentions relatives aux accords et convention collective applicables dans l’entreprise.

Fait à Lyon, en 5 exemplaires originaux, le 21 mars 2023.

Pour la société VAL Solutions, Pour le syndicat CFTC-SICSTI,

M. XXXXX M. XXXXX

Pour le syndicat Fédération F3C CFDT M. XXXXX