Accord d’entreprise conclu selon les conditions de droit commun sur le principe du vote électronique pour l’élection
du comité social et économique

ENTRE LES SOUSSIGNEES :

La société FIDAL, société d’exercice libéral par actions simplifiée à Directoire et Conseil de surveillance, inscrite au Barreau des Hauts de Seine, au capital social de 6.000.000€, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 525 031 522, domiciliée 4-6 avenue d’Alsace, 92200 Courbevoie,

Ci-après désignée le Cabinet,

d'une part,

ET :

Les organisations syndicales :

Le syndicat SNPJ-CFDT,

Le syndicat CFTC,

d'autre part,

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT, en vue d’établir un accord collectif sur le vote électronique pour l’élection de la représentation du personnel au sein du cabinet, le comité social et économique, conformément aux dispositions de l’article L2314-26 du code du travail.

En effet, de par l’implantation géographique de FIDAL, 90 bureaux en France méropolitaine et d’Outre-Mer, les technicités permettant la mise en place du vote électronique simplifira l’organisation desdites élections.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire » Election-Europe, mandaté par le directoire.

 Le système fait l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ses données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site (par exemple rubrique « mentions légales ») et synthétisée dans un courriel envoyé à l’électeur.

Article 1^er : Dispositions générales

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique pour l’élection de la délégation du comité social et économique, au premier tour et au second tour le cas échéant. Il s’applique également en cas d’élection partielle.

Il contient le cahier des charges visé par l’article R.2314-5 du code du travail.

Après mention du présent accord, le protocole d’accord préélectoral précisera de manière détaillée le fonctionnement du dispositif et le déroulement des opérations électorales.

Le vote électronique peut avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail.

Article 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties conviennent que le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe, hormis pour les salariés qui seraient dans l’impossibilité manifeste de voter par voie électronique, pour une raison exceptionnelle.

Dans cette hypothèse, le scrutin sous enveloppe se tient après la clôture du scrutin par voie électronique.

Article 3 : Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique

L’employeur se charge de choisir un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet et de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-5 et suivants du code du travail, du décret pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Article 4 : Cahier des charges

Le dispositif de vote électronique respecte les principes généraux du droit électoral :

• la sincérité du vote ;

• l’intégrité du vote ;

• la conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne ;

• l’anonymat ;

• le secret du vote ;

• l’impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote ;

• l’impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité ;

• la liberté du vote ;

• la possibilité d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

  1. Confidentialité des données transmises

Le dispositif assure la confidentialité des données transmises à savoir :

• les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;

• la sécurité de l’envoi des moyens d’authentification ;

• l’émargement ;

• l’enregistrement et le dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts dédiés et isolés : ces fichiers sont respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Contenu des fichiers

Le fichier des électeurs établi à partir des listes électorales permet de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer des listes d’émargement.

Le fichier « Contenu de l’urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique.

Les données enregistrées sont :

• Listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège électoral, site, adresses postales ou Email.

• Fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d’authentification et coordonnées le cas échéant.

• Listes d’émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs, site, horodatage du vote.

• Liste de candidats : collège électoral, site, nom et prénom des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale.

• Liste de résultats : nom et prénom des candidats, élus ou non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège et destinataires.

Les destinataires des données sont :

• Pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs, les agents habilités des services du personnel.

• Pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent.

• Pour les listes d’émargement : les membres des bureaux de vote, les agents habilités des services du personnel.

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel.

• Pour les listes de résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats, l’employeur ou les agents habilités du personnel.

  1. Garantie des exigences techniques

Afin de s’assurer du respect des exigences techniques du dispositif, le dispositif de vote électronique doit être, préalablement à sa mise en place, soumis à une expertise indépendante, afin de vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaires. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s’assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place conformément à l’article R.2314-10 du code du travail.

Listes électorales

Afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caratères et les polices utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. La présentation des listes sur l’écran fera en sorte de garantir l’égalité de visibilité desdites listes, dans la limite des contraintes techniques du prestataire.

Déroulement du vote

Modalités des élections

Afin d'assurer un taux de participation optimum, et ceci aussi bien pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, les élections pourront avoir lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter.

Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections par Email à son adresse professionnelle, ou à son domicile par courrier simple en cas de longue suspension de contrat de travail (maladie, congé parental…..), un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le « prestataire fournisseur » ainsi qu’un mot de passe. Seul le « prestataire fournisseur » aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. Le cas échéant, un troisième critère d’identification non communiqué par courrier pourra être demandé (critère de défi/réponse connu du salarié).

Chaque saisie du code confidentiel et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le « prestataire fournisseur ».

L’électeur pourra modifier son choix avant validation.

Aucun résultat partiel ne peut être communiqué pendant le déroulement du scrutin.

Une information sur le nombre de votants sera à la disposition des représentants de listes.

Dépouillement

A la clôture des opérations de vote, la cellule d’assistance technique vérifie le scellement du système.

L’ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé.

L’accès aux données du fichier « Contenu de l’urne électronique » ne peut se faire que par activation conjointe, par deux clés de chiffrement détenues par le Président et les Assesseurs du bureau de vote.

Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et leurs listes d’émargement et proclament les résultats.

Les données sont conservées sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours (15 jours en matière d’élections professionnelles) ou, en cas d’action contentieuse, jusqu’à ce que la décision de justice acquière caractère définitif.

Elles sont ensuite détruites.

Article 5 : Informations du personnel et de ses représentants

Le directoire remet à chaque salarié une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Notamment, il établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs par courriel à son adresse professionnelle, par courrier simple en cas de longue suspension du contrat de travail (maladie, congé parental…) et par voie d’affichage avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Il assure une formation auprès des représentants du personnel, des délégués syndicaux et des membres des bureaux de vote sur le système de vote électronique choisi.

Article 6 : Révision

Le présent accord pourra être révisé à tout moment selon les modalités définies par le code du travail.

Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties susvisées devra être adressée aux autres parties et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision.

Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois à compter de la demande de révision.

L’avenant éventuel de révision devra être déposé dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

Article 7 : Durée de l’accord

Le présent accord, conclu à durée indéterminée, pourra être dénoncé à tout moment selon les dispositions en vigueur respectivement par l'employeur signataire ou par la totalité des délégués syndicaux signataires ou ayant adhéré à l’accord.

Cette dénonciation, sous réserve de respecter un préavis de trois mois, devra être notifiée par son auteur aux autres parties par tout moyen permettant de lui conférer date certaine.

La dénonciation devra être déposée dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

Article 8 : Formalités de dépôt et de publicité

Le comité d’entreprise sera informé de la signature de l’accord au cours de la réunion du 25 mars 2019.

Conformément à l'article L 2231-5 du code du travail, le texte du présent accord sera notifié par le Cabinet à l'ensemble des organisations syndicales représentatives, signataires ou non, par courriel avec demande d'accusé de réception.

En application du décret n° 2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal du Cabinet.

Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Le cabinet adressera un exemplaire de l’accord au secrétariat greffe du conseil de prud'hommes de Nanterre.

Le dépôt de l'accord sera accompagné des pièces énoncées à l'article D. 2231-7 du code du travail.

Les Parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L. 2231-5-1 du code du travail.

A défaut d’un tel acte, le présent accord sera publié dans une version intégrale ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Un exemplaire du présent accord sera remis par la Direction au comité d'entreprise , aux délégués du personnel et aux délégués syndicaux dans le respect des dispositions de l'article R. 2262-2 du code du travail.

Les salariés seront informés de ces mesures dès après la signature du protocole préélectoral par les moyens de communication habituels de FIDAL.

Fait à Courbevoie en 6 exemplaires

Le 13 mars 2019

FIDAL S.N.P.J-C.F.D.T

C.F.T.C