Accord d'entreprise "Avenant de révision de l'accord d'entreprise du 24 août 2015 relatif au dialogue social et aux modalités de mise en place et fonctionnement du Comité social et économique et de la base de données économiques et sociales" chez INSTITUT FRANCAIS (Siège)

AVENANT DE REVISION DE L’ACCORD D’ENTREPRISE DU 24 AOÛT 2015 RELATIF AU DIALOGUE SOCIAL ET AUX MODALITES DE MISE EN PLACE ET FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE ET DE LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES

ENTRE :

L’INSTITUT FRANÇAIS représenté par XXX, Président,

ci-après désigné « l'Etablissement »,

d'une part,

ET :

LES ORGANISATIONS SYNDICALES définies ci-dessous :

• le syndicat Force Ouvrière, représenté par XXX

• le syndicat CGT, représenté par XXX

ci-après désignées les « Syndicats »,

d'autre part

Ci-après désignées « Les Parties ».

Préambule

L’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 prévoit la mise en place de Comités sociaux et économiques (CSE) en remplacement des Institutions représentatives du personnel Comité d’entreprise (CE), Délégué du personnel (DP) et Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT), lors du renouvellement de l’une de ces institutions, au plus tard le 1^er janvier 2020, et invite les parties à déterminer l’architecture des nouvelles Instances représentatives du personnel.

Historiquement, l’Institut français, les instances représentatives du personnel et les représentants des organisations syndicales ont régulièrement mis en œuvre une démarche de relations sociales volontariste menant à la conclusion d’accords collectifs essentiels et novateurs.

C’est dans ce cadre que l’Institut français et l’ensemble des organisations syndicales représentatives ont souhaité engager une négociation relative à l’évolution du dialogue social au sein de l’Institut français, et ayant abouti au présent avenant de révision qui fait suite à 8 réunions de négociation : le 25 juillet, les 12 et 28 septembre, les 24 et 30 octobre, les 6 ,7 et 14 novembre 2018.

Il a pour objet de rénover les dispositions antérieures sur le dialogue social notamment de définir les règles relatives à la nouvelle institution représentative du personnel le CSE, à l’organisation de la représentation syndicale tout en favorisant la valorisation des responsabilités de représentation des salariés et celle des responsabilités syndicales au sein de l’Institut Français.

Les parties reconnaissent que ces deux dispositifs propres au dialogue social permettent et encouragent la recherche du consensus.

Conformément au code du travail, l’ensemble des stipulations contenues dans les accords précèdent cesseront de produire effet à compter de la date du premier tour des élections des membres de la délégation du personnel du CSE.

Les parties ont convenues ce qui suit :

Article 1 : Le champ d’application et objet de l’accord

Le présent avenant de révision a vocation à s’appliquer à l’ensemble de l’entreprise qui ne comporte pas d’établissement distinct, pour ce qui concerne la représentation des salariés et le dialogue social.

Il porte révision partielle de l’accord d’entreprise du 24 août 2015 en se substituant aux termes du Titre 12 « Dialogue social ».

CHAPITRE 1 : LE COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)

Article 2 : Dispositions du protocole préélectoral

Dans le cadre du protocole préélectoral il peut être prévu de :

• modifier le nombre de sièges ou le volume des heures individuelles de délégation dès lors que le volume global de ces heures, au sein de chaque collège, est au moins égal à celui résultant des dispositions légales au regard de l'effectif de l'entreprise art. L. 2314-7,

• déroger à la règle de limitation du nombre de mandats successifs au CSE dans les entreprises de 50  à 300 salariés (art. L. 2314-33),

• augmenter le nombre de membres du CSE (art. L. 2314-1).

Article 3 : Durée des mandats

La durée des mandats est fixée à 4 ans. Ils peuvent être reconduits sans limitation.

Article 4 : Mise en place du CSE

La mise en place du CSE intervient à la fin des mandats des représentants du personnel qui prendront fin à la date d’affichage des résultats.

Le nombre de titulaires de la délégation du personnel du CSE est fixé en fonction de l’effectif de l’entreprise défini à l’article R2314-1 du Code du travail, toutefois, il y est ajouté un membre titulaire et un membre suppléant pour tenir compte de la mise en place d’une commission santé sécurité et conditions de travail (CSSCT).

Pour effectuer leurs fonctions, les membres de la délégation bénéficieront d’un nombre mensuel d’heures par titulaires de la manière suivante :

• 10 heures pour les membres suppléants,

• et pour les membres titulaires selon la règle suivante :

Nombre de titulaires	Nombre mensuel d’heures par titulaires
9	23
8	25 (23+2)
7	27 (25+2)
6	29 (27+2)
…	…

A titre d’exemple, le total d’heures mensuelles de délégation est de 207 heures pour 9 titulaires et de 90 heures pour 9 suppléants.

Cette répartition ne fait pas obstacle aux règles prévues par le code du travail pour la mutualisation du temps nécessaires à l’exercice de leurs fonctions, entre les membres titulaires et suppléants. A cet effet, le secrétaire du CSE tient à jour un tableau de répartition des heures et le transmet à l’employeur ou à ses représentants. Cette information se fait chaque mois sous format électronique.

Les suppléants peuvent participer aux réunions ordinaires et extraordinaires du CSE et de ses commissions.

Par ailleurs, les parties reconnaissent la nécessité d’un délai de prévenance d’au moins 48h au préalable de l’exercice du mandat.

Ce délai de prévenance ne s’apparente pas à une autorisation préalable et ne s’applique pas aux situations d’urgence. Il s’effectue auprès du responsable direct et de la direction des relations humaines par courriel. Au regard des responsabilités en matière d’accident de travail ou de trajet, il précise s’il y a un déplacement à l’extérieur de l’entreprise.

Ce délai de prévenance s’applique aux membres de la délégation du personnel au CSE, aux représentants d’une section syndicale et aux délégués syndicaux.

Modalités de remplacement

En cas de vacance d’un titulaire, ce dernier est remplacé par un suppléant dans les conditions prévues à l’article L. 2314-37 du code du travail.

En outre, et selon les mêmes principes que pour le remplacement d’un titulaire un suppléant pouvant également quitter ses fonctions de manière définitive, il est convenu qu’un candidat non élu, que ce soit sur la liste titulaires ou suppléants à laquelle appartenait le suppléant partant peut être désigné en remplacement.

Article 5 : Commission santé sécurité et conditions de travail (CSSCT)

Compte tenu des enjeux liés aux déplacements du personnel en mission à l’étranger et à la stratégie immobilière de l’Etablissement et d’une relocalisation à l’horizon 2020/2021, les parties décident de mettre en place une CSSCT au sein du Comité Social et Économique.

Les attributions du CSE en matière de santé, sécurité et conditions de travail, à l’exception du recours à un expert et des attributions consultatives du Comité sont déléguées à la CSSCT.

La CSSCT aura un suivi particulier du télétravail.

Il lui sera présenté les bilans et est chargée de suivre les effets de l’accord relatif au télétravail en vigueur dans l’Établissement.

Dans le cadre de l’article L.2315-39 du code du travail, la CSSCT est composée d’au maximum de 4 membres élus, dont au moins un membre de chaque collège électoral, choisis par le CSE parmi ses membres, titulaires ou suppléants par vote à la majorité des membres présents, dans le respect des dispositions légales.

Les membres du CSE et de la CSSCT bénéficient de la formation mentionnée à l’article L.2315-18 organisée sur une durée minimale de trois jours.

Article 6 : Commissions supplémentaires pour l’examen de sujets spécifiques

La Commission Egalite professionnelle

Cette commission est notamment chargée de préparer les délibérations du comité sur la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi.

Elle se réunit à la demande du CSE.

Elle est composée d’au maximum de 4 membres élus choisis parmi les membres titulaires ou suppléants par vote à la majorité des membres présents du CSE.

La Commission pour l’examen de sujets spécifiques

Les parties se réservent la possibilité de créer une Commission pour l’examen de sujets spécifiques qui se réunira à la demande du CSE et dont les modalités de désignation des membres est identique à la Commission Egalite professionnelle.

Article 7 : Nombre de réunions annuelles du CSE

La délégation du personnel du CSE est réunie par le Président de l’Institut français ou ses représentants accrédités 8 fois par an en session ordinaire (soit environ toutes les six semaines).

Dans le respect de l’article L2315-47 du code du travail, au moins quatre réunions du CSE portent annuellement en tout ou partie sur les attributions de la CSSCT en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

Des réunions extraordinaires peuvent être organisées à la demande de l’une ou l’autre des parties dans le respect des dispositions d’ordre public.

Le délai de communication de l’ordre du jour et des éventuels dossiers afférents est de 3 jours minimum en session ordinaire, et peut être ramené à 1 jour en cas de session extraordinaire.

Les parties s’accordent sur la possibilité de recourir à la visioconférence lors des réunions du CSE. Toutefois, son recours devra être exceptionnel notamment pour des cas de force majeure.

A l’issue des réunions, des minutes et procès-verbaux sont dressés dans les conditions légalement prévues.

Le secrétaire du CSE établit le projet de procès-verbal et le transmet à l’employeur ou son représentant et à l’ensemble des membres du CSE, 15 jours calendaires avant la réunion du CSE qui prévoit son approbation à l’ordre du jour. L’employeur peut proposer des ajouts ou des modifications au plus tard 3 jours ouvrés (sauf circonstances exceptionnelles) avant ladite réunion.

La présentation des réclamations individuelles

La présentation des réclamations individuelles des salariés est inscrite en annexe de l’ordre du jour des réunions ordinaires du CSE, l’employeur y répond lors de la réunion et transmet un support écrit au secrétaire pour l’établissement du PV, dans un délais de 6 jours ouvrés. Toutefois, le secrétaire, présente les réclamations individuelles et les réponses de la direction à part, dans un registre spécial, afin de permettre leur consultation le cas échéant.

La Première réunion du CSE

L'employeur ou son représentant par délégation, président du CSE, convoque la réunion du CSE nouvellement élu et en fixe seul l'ordre du jour. Toutefois, il devra notamment prévoir les points suivants :

• désignation du secrétaire, du trésorier et de leurs adjoints ;

• compte-rendu de gestion et transmission des documents par le comité sortant (convoquer l'ancien trésorier et éventuellement l'ancien secrétaire s'ils n'ont pas été réélus) ;

• décision d'acceptation des affectations prévues par le CE et éventuellement décision de modifications de ces affectations ;

• désignation des membres des commissions et du référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les propos sexistes.

• point sur le règlement intérieur du comité ;

• modalités pratiques de fonctionnement du comité (locaux, matériel, comptes bancaires, heures de délégation, modalités de versement des budgets).

Article 8 : Fixation du budget des activités sociales et culturelles

Les activités sociales et culturelles du CSE sont financées par une contribution de l’employeur égale au minimum à 1% du montant brut de la masse salariale hors charges patronales.

Pour rappel, il est en outre versé au comité social et économique une subvention de fonctionnement d'un montant annuel équivalent à 0,2% du montant brut de la masse salariale hors charges patronales.

L’Établissement met à disposition du CSE, dans le local qui lui est affecté, le matériel existant dans l’entreprise (un ordinateur, une ligne de téléphonie fixe, un badge pour imprimante, des panneaux d’affichage, la connexion du serveur informatique du CSE sur le réseau IF), tout en sachant que la dotation octroyée reste la propriété de l’entreprise et peut être déplacée ou modifiée.

Article 9 : Les consultations récurrentes du CSE

Les trois grandes consultations récurrentes sont obligatoires et d'ordre public, elles portent sur :

• les orientations stratégiques de l'entreprise,

• la situation économique et financière,

• la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi

Périodicité

Les partenaires définissent une périodicité triennale pour la consultation sur les orientations stratégiques si possible en lien avec le Contrat d’objectif et de moyen et au plus tard au démarrage du nouveau contrat triennal.

Toutefois, durant la période de référence du COM, un volet relatif à l’atteinte intermédiaire des objectifs fixés fera l’objet d’une analyse et d’une étude des écarts éventuels selon une période annuelle. Dans la mesure du possible, cette étude est présentée au cours d’une autre consultation récurrente.

D’autre part, l’une ou l’autre partie peut demander la tenue de la consultation en cas d’annonce d’un changement important ayant des conséquences sur l'activité, l'emploi, l'évolution des métiers et des compétences, l'organisation du travail, le recours à la sous-traitance, à l'intérim, à des contrats temporaires et à des stages.

Les deux autres consultations récurrentes sont annuelles.

Le calendrier prévisonnel des consultations, donné à titre indicatif, est le suivant :

• Trimestre 1 : consultation sur les orientations stratégiques et leurs conséquences sur l’activité, l’emploi, l’évolution des métiers et des compétences,

• Trimestre 2 : consultation sur la situation économique et financière de l’établissement,

• Trimestre 4 : consultation sur la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi.

Contenu des informations nécessaires à ces consultations

Il est mis à disposition les informations d’ordre public de la BDES (cf. article 12 du présent accord) ainsi que les informations spécifiques suivantes :

• Pour la consultation sur les orientations stratégiques

• Le suivi quadrimestriel du nombre des ETPT sous plafond et hors plafond.

Le rapport annuel relatif aux conditions de l’emploi et du non emploi (dont motifs ayant conduit l’établissement à recourir aux intérimaires, aux salariés appartenant à des prestataires extérieurs, au temps partiel, aux CDD, au service des entreprises auto-entrepreneuses, recours à la carence d’embauche conduisant à la vacance de poste, recours des primes de remplacement, etc.), ce rapport inclut l’impact dû à des projets complémentaires confiés à l’établissement en cours d’année, l’emploi des fonctionnaires détachés, la mobilité des salariés dans le réseau culturel extérieur ou autre et les salariés de l’établissement détachés.

• Les orientations pluriannuelles de la formation professionnelle et de développement des compétences.

• Une note sur la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) présentant le bilan des entretiens professionnels.

• Une note de présentation des orientations stratégiques informant des moyens que l’Établissement entend mettre concrètement en œuvre pour parvenir à la réalisation de ses objectifs ou les conséquences attendues sur l'évolution des métiers et des compétences au sein de l'entreprise ainsi que sur l'organisation du travail et plus généralement sur l'emploi.

• Note annuelle sur l’analyse et l’étude des écarts éventuels concernant l’atteinte intermédiaire des objectifs.

• Pour la consultation sur la situation économique et financière

Documents financiers (enveloppe fonctionnement - structure et activités) :

• Versement des rapports financiers présentés au Conseil d'Administration mentionnant notamment les résultats financiers.

• Versement des documents budgétaires : budgets initiaux, budgets rectificatifs et comptes financiers.

• Partenariats conclus pour bénéficier des services ou des produits d’un tiers.

• Les actions de mécénat ou de partenariat au bénéfice de tiers.

Documents financiers (enveloppe personnel) :

• Versement des éléments relatifs aux salaires et appointements (compte 6411) des salariés et des dirigeants, en détaillant les salaires bruts CDI, CDD, sous plafond et hors plafond, les cotisations sociales, les indemnités journalières de sécurité sociale et de prévoyance, les indemnités de stage, la participation de l’employeur aux contrats collectifs à destination du personnel, et toutes autres informations nécessaires 

• En détaillant plafond et hors plafond d’emploi et précisant le montant versé, le nombre de salariés concernés, versement des éléments relatifs :

• aux congés payés (compte 6412),

• aux primes et gratifications (compte 6413),

• aux indemnités et avantages divers soumis et non soumis à cotisation (comptes 64141 et 64151),

• au supplément familial (compte 6415), avec nombre d’enfants ouvrant droit au versement,

• aux indemnités de licenciement, ruptures conventionnelles, départs à la retraite, prudhommales et rappels de salaires, en indiquant les comptes d’affectation,

• aux contrats collectifs.

• Pour la consultation sur la politique sociale

• Versement du rapport annuel sur la situation comparée femmes et hommes dans l’entreprise.

• Versement quadrimestriel de documents relatifs à l’absentéisme pour raison de santé et d’un rapport annuel sur la situation dans l’entreprise.

• Versement des rapports relatifs au plan de formation professionnelle et de développement des compétences, prévisionnel et exécuté.

• le nombre des salariés bénéficiaires de l'entretien professionnel mentionné au I de l'article L. 6315-1

• Versement des procès-verbaux de la CCSCT et des commissions mises en place par le CSE.

• Versement du bilan des actions liées à l’effort de construction (1% logement).

• Versement de la déclaration annuelle obligatoire d'emploi des travailleurs handicapés accompagnée d’un rapport portant sur l’évolution de l'emploi des personnes handicapées et mesures prises pour le développer ; actions entreprises ou projetées en matière d'embauche, d'adaptation, de réadaptation ou de formation professionnelle.

• Versement quadrimestriel de l'évolution des effectifs et de la qualification des salariés par sexe, en faisant apparaître, mois par mois :

• le nombre de salariés titulaires d'un CDI,

• le nombre de salariés titulaires d'un CDD,

• le nombre de salariés à temps partiel,

• le nombre de salariés sous forfait jour (éventuellement),

• le nombre de salariés en télétravail,

• le nombre de salariés temporaires,

• le nombre de salariés appartenant à une entreprise extérieure,

• le nombre de départ ou de suspention de contrat (démission, rupture conventionnelle, retraite, licenciement, congé sabatique).

• Versement d’un rapport annuel au regard de l’hygiène, de la sécurité et des conditions de travail avec un focus sur la politique de prévention relative à la sécurité déplacements

• Versement du document unique d’évaluation des risques professionnels associé au versement du programme annuel de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail prévu au 2° de l'article L. 2312-27 ;

Modalités

S’il le souhaite, le CSE peut choisir d'émettre un avis unique portant sur tout ou partie des thèmes des 3 grandes consultations.

En cas de gel de poste où en cas de départ, l’employeur informera au préalable le CSE, au cours d’une réunion ordinaire ou extraordinaire.

En cas de licenciement individuel ou de rupture conventionnelle, l’employeur informera à posteriori le CSE, au cours d’une réunion ordinaire ou extraordinaire.

Article 10 : Les consultations ponctuelles du CSE

Attributions générales (articles L 2312-8 et L 2312-37 du code du travail)

Le CSE est consulté dans le cadre de ses attributions et préalablement à toutes décisions de l’employeur.

Attributions ponctuelles d’ordre public

Le CSE est consulté dans le cadre des articles L 2312-38 à L 2312-54 du code du travail.

Autres attributions ponctuelles

Le CSE est consulté dans le cadre de la médecine du travail ; du règlement intérieur de l'entreprise ; du prêt de main-d’œuvre à but non lucratif ; des cas particuliers de recours aux CDD et à l'intérim ; des dispositifs relatifs à la durée du travail ; de l’épargne salariale ; de la mise en place ou la modification d'une garantie collective (prévoyance) (art. R. 2312-22) ; sur les aides publiques accordées à l'entreprise (art. R. 2312-23).

Modalités

Les consultations ponctuelles ont lieu au cours d’une réunion ordinaire et à défaut au cours d’une réunion extraordinaire.

Contenu et information

Une note d’information relative aux consultations ponctuelles est mise à disposition dans la BDES dans un espace réservé.

Article 11 : Délais de consultation - Délais préfix

Les avis du CSE sont rendus dans un délai préfix de :

• 15 jours pour les consultations ponctuelles (renouvelable une fois du même délai par accord entre l'employeur et le CSE, adopté à la majorité des membres titulaires élus de la délégation du personnel),

• 1 mois pour les consultations récurrentes,

• 2 mois en cas d’intervention d’un expert (renouvelable une fois pour une durée maximale de 2 mois, par accord entre l'employeur et le CSE, adopté à la majorité des membres titulaires élus de la délégation du personnel.)

Toutefois, le CSE peut rendre son avis avant, s'il s'estime prêt.

Ces délais permettent au CSE d'exercer utilement sa compétence, en fonction de la nature et de l'importance des questions qui lui sont soumises.

A l'expiration de ces délais, le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif.

Le délai de consultation du CSE court à compter de la communication par l'employeur des informations prévues ou de l'information par l'employeur de leur mise à disposition dans la BDES.

Article 12 : La base de données économiques et sociales (BDES)

Les Parties s’accordent sur l’importance centrale de la Base de données économiques et sociales en tant qu’outil de communication des informations nécessaires à la bonne connaissance de l’Établissement. Les sous-sous dossiers contiennent les informations nécessaires aux consultations, prévues à l’article 9 et 10 du présent accord (éventuellement classé en sous-sous-sous dossier).

Organisation, architecture et contenu de la BDES

Dossier : Les consultations récurrentes du CSE

• Sous dossier : les orientations stratégiques

• Sous-sous dossier : année

• Sous dossier : la situation économique et financière

• Sous-sous dossier : année

• Sous dossier : la politique sociale

• Sous-sous dossier : année

Dossier : Les consultations ponctuelles du CSE

• Sous dossier : attributions ponctuelles générales

• Sous-sous dossier : thème

puis par année

• Sous dossier : attributions ponctuelles

• Sous-sous dossier : thème

puis par année

Dossier : Les informations d’ordre public de la BDES non présentes dans les autres dossiers

• Sous-sous dossier : thème

puis par année

Dossier : Les procès-verbaux du CSE et les rapports de ses commissions

• Sous dossier : année

Dossier : Les informations liées aux négociations obligatoires ou ponctuelles

• Sous dossier Thème

• Sous-sous dossier : année

Modalités de fonctionnement

La BDES est accessible à l’ensemble des membres titulaires et suppléants de la délégation du CSE, aux délégués syndicaux ainsi qu’à la délégation syndicale durant les négociations.

Lorsque le code du travail prévoit également la transmission à l'autorité administrative des rapports et informations transmis de manière récurrente au CSE, les éléments d'information qu'ils contiennent sont mis à la disposition de l'autorité administrative à partir de la base de données et la mise à disposition actualisée vaut transmission à cette autorité (inspection du travail). Toutefois, si les moyens techniques et financiers ne permettent pas un accès à distance, la transmission à l'autorité administrative se fera sous format papier.

Par ailleurs, les membres du CSE, les délégués syndicaux et, le cas échéant, la délégation syndicale durant les négociations sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations contenues dans la BDES, revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l'employeur (article L.2312-36 du code du travail).

En outre, les droits d'accès à la base de données fournie par l'employeur aux représentants du personnel concernés sont strictement personnels et ne peuvent être transmis à un tiers.

Article 13 : Les expertises du CSE

Nombre d’expertise

Le nombre d’expertises dans le cadre des consultations récurrentes financé (en totalité) par l’employeur ne peut être supérieur à deux par an et au plus, 3 tous les deux ans. Pour autant, les élus CSE peuvent décider d’une expertise unique peut porter sur une ou plusieurs consultations récurrentes .

Il est fait application de l’article R 2315-47 et suivants concernant les délais maximum de remise du rapport de l’expert du CSE.

Financement des frais d’expertise du CSE

• Le comité social et économique peut faire appel à tout type d'expertise rémunérée par ses soins pour la préparation de ses travaux.

• Les frais d’expertises sont pris en charge par l'employeur en totalité :

• pour les consultations récurrentes relatives à la politique sociale et à la situation économique et financière ;

• en cas de licenciement économique collectif ;

• en cas de risque grave, identifié et actuel, révélé ou non par un accident du travail, une maladie professionnelle ou à caractère professionnel ;

• pour la recherche d'un repreneur conformément à l'article L. 1233-57-17 ;

• pour les expertises donnant normalement lieu à un financement 20 %/80% lorsque le budget de fonctionnement du CSE est insuffisant pour couvrir le coût de l'expertise et n'a pas donné lieu à un transfert d'excédent annuel au budget destiné aux activités sociales et culturelles prévu à l'article L. 2312-84 au cours des 3 années précédentes. (lorsque le financement des frais d'expertises est pris en charge par l'employeur dans ce cadre, le CSE ne peut pas décider de transférer d'excédents du budget de fonctionnement au financement des activités sociales et culturelles pendant les 3 années suivantes)

• Les frais d’expertises sont pris en charge par le CSE, sur son budget de fonctionnement, à hauteur de 20 %, et par l'employeur, à hauteur de 80 % pour :

• la consultation sur les orientations stratégiques ;

• les consultations ponctuelles hors celles prises en charge par l'employeur (par exemple les expertises en matière d'opération de concentration, d'offre publique d'acquisition, dans le cadre du droit d'alerte économique, ou encore en cas de projet important modifiant les conditions de travail).

Désignation de l’expert

Une délibération (résolution) est nécessaire. Celle-ci doit être mise à l'ordre du jour lors d'une réunion ordinaire ou extraordinaire. Les membres du CSE se mettent d'accord d'une part sur le principe du recours à l'expertise, et d'autre part sur la personne de l'expert (ou du moins le cabinet) désigné.

L'employeur ne participe pas aux votes relatifs à la désignation d'un expert du CSE.

CHAPITRE 2 : L’ORGANISATION DE LA REPRESENTATION SYNDICALE

Article 14 : La liberté syndicale

L'exercice du droit syndical est reconnu dans toutes les entreprises dans le respect des droits et libertés garantis par la Constitution, en particulier de la liberté individuelle du travail.

Les dispositions relatives à l'exercice du droit syndical dans les entreprises figurent dans le code du travail aux articles  L. 2141-1 à L. 2143-22, R. 2143-1 à R. 2146-5 et D. 2143-4.

La liberté syndicale dans l'entreprise est organisée autour de trois principes :

- la liberté d'adhérer ou non à une organisation syndicale de salariés ;

- l'obligation pour l'employeur de rester neutre vis-à-vis des divers courants syndicaux ;

- l'interdiction pour l'employeur de prendre des mesures discriminatoires contre un salarié en raison de son appartenance syndicale ou de son activité syndicale.

Le droit syndical se manifeste individuellement par la liberté reconnue aux salariés d'avoir une appartenance ou une activité syndicale, il s'exprime collectivement par l'action de la section syndicale

Article 15 : Rôle et nature de la section syndicale

Dès lors qu'une section syndicale est régulièrement constituée (article L. 2142-1 du code du travail), elle peut exercer le droit syndical dans l'entreprise, que le syndicat soit représentatif ou non.

La section syndicale assure la représentation des intérêts matériels et moraux de ses membres, conformément aux dispositions de l'article  L. 2131-1.

Par ailleurs, la section syndicale peut œuvrer pour l'ensemble des salariés de l'entreprise, sans être cantonnée à la défense des intérêts de ses seuls adhérents.

La section syndicale n'a pas la personnalité juridique. Elle est une émanation du syndicat dans l’entreprise ou dans l’établissement. Elle ne dispose donc d'aucun moyen financier. Cependant, ses membres peuvent collecter les cotisations syndicales dans l'entreprise pour le compte du syndicat. La collecte peut aussi être effectuée par le délégué syndical.

Article 16 : Le représentant de la section syndicale

Alors que la désignation d'un délégué syndical est réservée aux syndicats représentatifs, celle du représentant de la section syndicale est exclusivement réservée par la loi aux syndicats qui ne sont pas représentatifs.

La désignation du RSS est soumise aux mêmes conditions que celles prévues par les articles  L. 2143-1 et L. 2143-2 du code du travail pour le délégué syndical.

Le représentant de section syndicale n'est pas de droit représentant syndical au CSE.

Le représentant de la section syndicale bénéficie des mêmes prérogatives que le délégué syndical, à l'exception du pouvoir de négocier des accords collectifs.

Le représentant de la section syndicale dispose de 4 heures de délégation par mois pour exercer ses fonctions.

Article 17 : Le local de la section syndicale

Le local syndical n'est pas octroyé au représentant de la section syndicale ou au délégué syndical mais bien à la section syndicale.

Dans les entreprises ou établissements de moins de 200 salariés, aucune obligation de mettre un local à la disposition de la section syndicale n'incombe au chef d'entreprise.

Toutefois, l'employeur mettra, dans la mesure de ses moyens notamment dans le cadre de la future localisation, à la disposition des sections syndicales un local commun convenant à l'exercice de la mission de leurs délégués ou responsable.

L’éventuel local sera à disposition, par roulement entre les sections syndicales et uniquement pendant les heures d’ouverture de l'entreprise.

Le local doit être convenable (chauffé, éclairé) et doté du matériel nécessaire à son fonctionnement, ce qui vise un mobilier courant (tables, chaises, caissons fermés, ligne téléphonique fixe). Toutefois, ce local n’est pas assimilé à un local affecté au travail devant bénéficier de la lumière du jour.

Les délégués syndicaux ont la possibilité d’utiliser leur ordinateur professionnel pour l’exercice de leur mandat.

Article 18 : Panneaux d'affichage mis à disposition par l'employeur

Dans le cadre de la future localisation, un accord de gré à gré entre les parties déterminera : le nombre, les dimensions, l'emplacement du ou des panneaux mis à la disposition de chaque section syndicale.

Article 19 : Diffusion syndicale par l'intranet et la messagerie électronique de l'entreprise

L'utilisation par les organisations syndicales des outils numériques mis à leur disposition doit satisfaire l'ensemble des conditions suivantes :

• être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l'entreprise ;

• ne pas avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l'entreprise ;

• préserver la liberté de choix des salariés d'accepter ou de refuser un message.

Article 20 : Le délégué syndical

Le délégué syndical est un représentant du personnel désigné parmi les candidats non élus, ou élus suppléants ou titulaires, aux élections professionnelles et doit avoir recueilli au moins 10 % des suffrages exprimés dans son collège.

Toutefois, en cas de désignation d’un candidat élus comme délégué syndical, il convient qu’il indique sous quel mandat il souhaite représenter le personnel en début de chaque réunion du CSE.

L'organisation syndicale fait connaître à l'employeur ses réclamations, revendications ou propositions par l’intermédiaire du délégué syndical. Le délégué syndical est l'interlocuteur principal de l'employeur en matière de négociation collective.

Le rôle du délégué syndical consiste également à défendre les intérêts de tous les salariés de l'entreprise ou de l'établissement.

Article 21 : Les autorisations exceptionnelles d’absences

Les délégués syndicaux peuvent participer aux réunions des commissions administratives paritaires et des commissions consultatives paritaires des ministères de tutelle, sur mandatement d’une organisation syndicale.

Les délégués syndicaux peuvent bénéficier jusqu’à 5 jours ouvrables par an pour participation aux congrès nationaux de leur organisation syndicale.

Ces autorisations d’absence sont accolées à l’événement et n'entraînent aucune diminution de la rémunération. Elles sont assimilées à une période de travail effectif pour la détermination de la durée des congés payés ainsi que pour l’acquisition de jours de RTT dans le cadre de l’accord d’entreprise du 24 août 2015 ainsi que pour les droits légaux ou conventionnels acquis par les salariés au titre de leur ancienneté à l’Institut Français.

La transmission d’un justificatif à la DRH est obligatoire. En cas de défaut de transmission dans un délai raisonnable et après information du délégué syndical, une requalification en congés payés ou en RTT est effectuée de manière automatique et après prévenance du délégué syndical. A défaut de solde de congés payés ou de RTT positif, l’absence sera considérée comme sans solde et la retenue sur salaire correspondante sera effectuée.

Les personnels à temps partiel peuvent également y prétendre dans les mêmes conditions que les personnels travaillant à temps plein.

Article 22 : L’accompagnement de la négociation collective

Au-delà des formations prévues par le Code du Travail pour les représentants du personnel, les Parties conviennent dans le cadre de la négociation collective de la nécessité de proposer une formation commune à la délégation syndicale et aux représentants de l’employeur en lien avec le thème de la négociation.

CHAPITRE 3 : LA VALORISATION DU PARCOURS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL

Article 23 : Amélioration de la prise en compte de l'exercice de mandats dans l'activité professionnelle

L'exercice d'un mandat de représentant du personnel s'intègre normalement dans la vie professionnelle des salariés.

A la demande des intéressés, la description de fonction ou de missions, tenue par des représentants du personnel, fait référence à l'exercice d'un mandat et précise le nombre d'heures de délégation correspondantes.

Les compétences acquises dans le cadre des activités de représentation du personnel et syndicales peuvent ainsi permettre la valorisation des compétences au travers de la VAES où d'un parcours certifiant.

L'adéquation de la charge de travail et du ou des mandats, fait partie des sujets abordés lors d’un l'entretien de début de mandat.

En début de mandature, une rencontre est organisée entre la direction, les responsables hiérarchiques des nouveaux élus et chaque organisation syndicale pour évoquer la question de l'articulation entre les conditions d'exercice du travail des salariés représentant du personnel, et les conditions d'exercice des mandats.

En fin de mandature, une réunion de bilan est organisée. Il peut être nécessaire de faire un point à mi-mandat.

Article 24 : Sensibilisation de l’encadrement au dialogue social

Les parties souhaitent renforcer la compréhension de l’intérêt d’un dialogue social de qualité par la mise en place de sensibilisations et/ou de formations de l’encadrement.

En effet, les travaux menés dans le cadre des négociations et du dialogue social par les représentants du personnel et les délégués syndicaux, constituent des éléments valorisables au sein de l’établissement, en témoignage de l’engagement des personnels qui s’investissent pour le bénéfice de l’ensemble des salariés.

CHAPITRE 4 : LES CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE DE L’ACCORD ET L’INFORMATION DES SALARIES

Article 25 – Durée de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur le jour suivant son dépôt. Il est conclu pour une durée indéterminée.

Article 26 – Commission de suivi

Sans préjudice des attributions des institutions représentatives du personnel, une Commission de suivi du présent accord est mise en place.

Elle se compose de représentants de la direction et des organisations syndicales représentatives signataires et, éventuellement pour l’avenir, d’un représentant par organisation syndicale représentative y ayant adhéré.

Dans la mesure du possible, la Commission de suivi sera composée d’un nombre équivalent de membres entre les représentants de la direction et l’ensemble des représentants des organisations syndicales représentatives signataires et/ou y ayant adhéré.

La Commission de suivi a pour missions principales :

• Le suivi de la mise en œuvre de l’accord et de sa communication,

• Le suivi des évolutions juridiques externes en la matière.

Article 27 – Clause de rendez-vous

La Commission de suivi se réunira au moins une fois tous les 2 ans ou à la demande de la direction, ou à la demande de la majorité des membres représentant le personnel au sein de la commission.

Article 28 – Révision

En tant que de besoin, la partie le souhaitant - la direction ou les organisations syndicales signataires ou y ayant adhérés - pourra provoquer par écrit une réunion en vue de la conclusion d’un avenant de révision. Cette réunion se tiendra alors dans les meilleurs délais, sans qu’il ne soit nécessaire pour ce faire que l’unanimité des signataires consente à la tenue de cette réunion.

Suite aux nouvelles élections professionnelles à l’Institut Français, la procédure de révision sera également ouverte à toutes les organisations syndicales représentatives.

Toute demande de révision devra être adressée par écrit à chacun des autres signataires ou y ayant adhéré et comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée.

Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée restent en vigueur jusqu’à la conclusion d’un avenant de révision.

Les dispositions de l’avenant de révision se substituent de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date qui aura été expressément convenue, soit à défaut à partir du jour qui suivra son dépôt.

Article 29 – Dénonciation

Le présent avenant de révision pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires, ou y ayant adhéré selon les modalités suivantes :

• la dénonciation est notifiée par lettre originale à chacune des autres parties signataires ou y ayant adhéré et doit donner lieu à dépôt conformément à l’article L.2231-6 du Code du travail. La date de dépôt de la dénonciation fait courir le délai du préavis.

• La dénonciation prend effet au terme d’un préavis d’un mois. L'accord dénoncé continue de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d'un an à compter de la date d'expiration du préavis.

Article 30 – Procédures de signature

Le présent accord est soumis à la signature de l’ensemble des parties au plus tard jusqu’au 18 janvier 2019.

La Direction notifiera le texte à l'ensemble des représentants des organisations syndicales ayant composé la délégation syndicale à l'issue de la procédure de signatures.

Un exemplaire du présent avenant sera notifié aux salariés par courriel et mis en ligne sur l’intranet.

Article 31 – Dépôt et publicité

Le présent accord sera, conformément aux dispositions en vigueur, déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.

Un exemplaire de cet accord sera déposé au Greffe du Conseil de prud’hommes de Paris.

Le présent accord fait l'objet de la publication prévue à l’article L.2231-5-1 du Code du travail.

Fait à Paris, le 16/01/201913

En 5 exemplaires originaux

Pour l’INSTITUT FRANCAIS

Le Président, XXX

Pour les ORGANISATIONS SYNDICALES

Force Ouvrière, représenté par XXX,

Déléguée syndicale

CGT, représenté par XXX

Délégué syndical