Accord d'entreprise "Accord entreprise vote electronique" chez

ACCORD SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE

La société PANDORA FRANCE SAS, immatriculée au R.C.S de Nanterre, sous le numéro 531 162 709, dont le siège social est situé Tour Alto 4 Place des Saisons – 92400 Courbevoie, dûment représentée par la Directrice des Ressources Humaines ;

Ci-après dénommée « PANDORA »,

D’UNE PART

ET

Les membres titulaires du comité social et économique suivants représentant la majorité des suffrages exprimés en faveur des membres du comité social et économique lors des dernières élections professionnelles.

D’AUTRE PART

Ci-après, désignés ensemble les « Parties ».

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

PREAMBULE

Dans le cadre du renouvellement au Comité social et économique de PANDORA, les Parties se sont réunies afin de convenir du recours au vote électronique à l’occasion des élections.

Les Parties considèrent que le recours au vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de PANDORA en permettant, notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral ;

• de faciliter le vote pour l’ensemble des salariés ;

• d’obtenir de façon sécurisée et rapide les résultats à l’issue du scrutin ;

• d’accroitre le niveau de participation ;

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation des ressources environnementales.

Le recours au vote électronique s’inscrit dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales et doit notamment garantir le secret du scrutin, le caractère personnel et libre du vote, la sincérité des opérations électorales, l’intégrité du vote et l’unicité du vote.

À cet effet, il est inséré dans le présent accord des dispositions portant notamment sur :

• les conditions d’organisation du vote électronique ;

• les garanties de sécurité et confidentialité que doit présenter le dispositif ;

• les modalités de contrôle du système.

ARTICLE 1. CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique au sein de PANDORA France

ARTICLE 2. MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE A L’OCCASION DE L’ELECTION DU CSE

Article 2.1. Cadre juridique

Le recours au vote électronique s’effectue dans le respect des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles en vigueur.

Le recours au vote électronique sera conforme :

• au règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel) ;

• à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;

• au Code du travail ;

• aux principes généraux du droit électoral ;

• aux délibérations et lignes directrices de la CNIL ;

• à tout autre texte venant modifier les conditions d’application des précédents textes.

Il convient notamment de se référer à ces textes pour les questions qui ne sont pas abordées par le présent accord.

Article 2.2. Elections concernées

Conformément à l’article L. 2314-26 du code du travail, il est décidé de recourir au vote électronique dans les conditions prévues par le présent accord lors des élections relatives au renouvellement du CSE ou à l’occasion d’élections partielles, pour chaque tour de scrutin et chaque collège.

ARTICLE 3. RECOURS A UN PRESTATAIRE EXTERIEUR ET CARACTERISTIQUES DU SYSTEME RETENU

Article 3.1. Choix d’un Prestataire extérieur par la Direction de PANDORA

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un Prestataire (ci-après désigné le « Prestataire ») spécialisé dans le développement et la mise à disposition de solutions de vote électronique choisi par PANDORA sur la base du cahier des charges annexé au présent accord.

Le cahier des charges est tenu à la disposition des salariés à la direction des ressources humaines et sur l'intranet de l'entreprise.

Le système retenu par PANDORA garantit la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Si le choix du Prestataire est déjà arrêté, ses coordonnées sont précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 3.2. Expertise préalable

Préalablement, à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail et plus largement le respect des différentes prescriptions légales et règlementaires applicables ainsi que les préconisations de la CNIL.

Le rapport d’expertise est :

• communiqué à la Direction de PANDORA sur demande écrite ;

• tenu à la disposition de la CNIL ainsi que des salariés à la Direction des ressources humaines.

• tenu à la disposition des membres du CSE et des organisations syndicales

ARTICLE 4. PREPARATION DU VOTE ELECTRONIQUE

Article 4.1. Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

La cellule d’assistance technique aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 4.2. Etablissement des listes de candidats

Les listes de candidats sont établies et transmises au Prestataire conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou selon les modalités unilatéralement fixées par la Direction à défaut d’accord préélectoral valablement signé.

Article 4.3. Formation sur le système de vote

Les membres de la délégation du personnel du CSE et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique.

Article 4.4. Information des salariés

Avant l’ouverture du scrutin et pour faciliter l’appropriation du vote électronique auprès des salariés, une notice d'information détaillant les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote électronique sera communiquée aux salariés par voie postale ou par courrier électronique.

A cet effet, il est rappelé que l’actualisation des coordonnées téléphoniques, de l’adresse postale et de l’adresse de courrier électronique personnelles relève de la responsabilité individuelle des salariés qui doivent en informer formellement la société.

La notice comporte :

• l’adresse du site de vote ;

• les modalités selon lesquelles l’électeur peut demander la réédition de ses codes d’identification en cas de perte ou de non-réception de ces derniers ;

• les modalités d’accès au site de vote ;

• les modalités de vote ;

• la période d’ouverture du vote électronique.

ARTICLE 5. DEROULEMENT DU VOTE

Article 5.1. Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les Parties signataires conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe (vote physique ou par correspondance).

Article 5.2. Période de vote électronique

La période d’ouverture du vote électronique sera déterminée par le protocole d’accord préélectoral ou par la Direction de PANDORA lorsqu’il lui revient de fixer unilatéralement les modalités d’organisation et de déroulement des élections à défaut d’accord préélectoral valablement signé.

Pendant cette période, les électeurs auront la faculté de voter à tout moment par l’intermédiaire de tout terminal permettant d’accéder au site de vote.

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra par mail ou par courrier postal, son identifiant personnel et confidentiel, généré aléatoirement par le système de vote.

Conformément à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

L’électeur pourra exprimer son vote en se connectant au site de vote sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie de son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à la « question défi », permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondant à son collège électoral pour les élections des membres titulaires et suppléants du CSE.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Article R. 2314-7 du Code du travail

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

L’ensemble des organisations syndicales, les membres titulaires du CSE et la Direction pourront consulter à tout moment les taux de participation pour chaque scrutin au moyen d’un code secret qui leur sera transmis au préalable par le prestataire.

Les conditions techniques du déroulement des opérations de vote électronique sont précisées dans le cahier des charges annexé au présent accord.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Article 5.4. Bulletin de vote

Sous réserve de dispositions contraires prévues par le protocole d’accord préélectoral, le Prestataire établira des bulletins identiques pour chacune des listes présentées au premier et second tour.

Au premier tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom des organisations syndicales et le logo présentant des listes.

Au second tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom de famille du candidat positionné en premier sur la liste.

Article 5.5. Salariés atteints d’une infirmité les empêchant de voter

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Article 5.6. Evènements susceptibles de perturber le bon déroulement du vote

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du Prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 6. CLOTURE DU SCRUTIN

Article 6.1. Clôture du scrutin et dépouillement

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système.

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs du bureau de vote.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Les résultats sont proclamés par le président du bureau de vote.

Les membres du bureau de vote bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

Article 6.2. Conservation des fichiers supports

Le Prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 7. DISPOSITIONS FINALES

Article 7.1 Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet à la date de sa signature.

Article 7.2 Interprétation de l'accord

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 15 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.

Les avenants interprétatifs doivent être conclus dans un délai maximum de 15 jours suivant la première réunion de négociation. A défaut, il sera dressé un procès-verbal de désaccord.

Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.

Article 7.3. Suivi de l’accord

Un suivi de l’accord est réalisé par PANDORA et le CSE avant chaque élection pour laquelle il est recouru à vote électronique.

Article 7.4. Révision de l’accord

La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du Code du travail.

Information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier recommandé avec accusé de réception.

Article 7.5. Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant un préavis de 3 mois.

La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.

La direction et les parties habilitées se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

Article 7.6. Dépôt de l’accord

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail ;

Article 7.7. Publication de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Fait à Courbevoie,

le 30 août 2023

En 4 exemplaires originaux.

Pour PANDORA :

Pour le CSE