Accord d'entreprise "AVENANT AU PROTOCOLE D'ACCORD DU 25 FEVRIER 2019 RELATIF AU TELETRAVAIL" chez CAF 76 - CAISSE D'ALLOCATIONS FAMILIALES DE SEINE-MARITIME (Siège)

AVENANT AU PROTOCOLE D’ACCORD

DU 25 FEVRIER 2019

RELATIF AU TELETRAVAIL

Entre d’une part,

• la Caisse d’allocations familiales de Seine-Maritime représentée par son Directeur, xxx dûment mandaté à cet effet par le Conseil d’administration réuni le 25 mars 2019,

Et d’autre part,

• les organisations syndicales représentatives soussignées, CFDT, CFTC et CGT,

il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Les technologies de l’information et de la communication offrent des possibilités d’organisation du travail permettant d’une part aux salariés de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie privée et d’autre part, de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domicile-lieu de travail.

Le télétravail exceptionnel s’est fortement développé en 2020 du fait de la crise sanitaire liée à la Covid-19. Il a ainsi permis de garantir la protection des salariés tout en permettant la continuité de l’activité de l’organisme.

Le système d’information a été contraint d’évoluer rapidement notamment par l’augmentation significative du nombre de télétravailleurs et l’ouverture du télétravail a un large éventail de métiers.

L’accord sur le travail à distance s’inscrit dans le prolongement des accords en matière de responsabilité sociale, notamment l’accord relatif à la promotion de la diversité et de l’égalité des chances du 28 juin 2016 et l’accord relatif à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail du 16 novembre 2012 ainsi que dans la cadre des règles définies par le code du travail.

C’est dans une démarche d’employeur socialement responsable que la Caf de Seine-Maritime et les organisations syndicales ont souhaité manifester dans le présent accord leur volonté de mettre en place le télétravail.

Le présent accord est conclu dans la lignée de l’accord Ucanss en date du 28 novembre 2017. Chaque clause du présent accord est reconnue au moins aussi favorable que les clauses correspondante de l’accord Ucanss.

Article 1 - Le champ d’application

1. Le télétravail au sens de l’article L.1222-9 du code du travail

Le télétravail s’entend d’une forme d’organisation du travail volontaire et régulière dans laquelle un travail qui aurait pu être exécutée dans les locaux habituels de l’employeur, est effectué par un salarié en dehors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le présent accord vise les situations de télétravail pendulaire dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail sans que la nature de son activité l’y contraigne :

• soit à son domicile ;

• soit dans les locaux de l’employeur ;

• soit dans les locaux d’un autre organisme du Régime général de Sécurité sociale ;

• soit dans un site de coworking ;

Le télétravail pourra être autorisé dans un lieu privé différent du domicile, dès lors que l’adresse est déclarée à l’employeur, qu’elle est stable, se trouve en France et que le salarié atteste que ce lieu est couvert par une assurance couvrant l’activité professionnelle. Ces informations devront être transmises à la Rh par ticket G@ci.

Il vise tous les salariés quelle que soit la durée de leur temps de travail et la nature de leur contrat de travail.

2. Le télétravailleur

On entend par télétravailleur, au sens du présent accord, toute personne salariée d’un organisme du régime général de sécurité sociale qui travaille dans les conditions définies à l’article 1.1 ci-dessus.

Ne sont pas visés par les présentes dispositions, les salariés exerçant des activités itinérantes par leur nature qui ne peuvent être réalisées dans les locaux de l’employeur et les salariés soumis à un régime d’astreintes à leur domicile, lors de ces périodes d’astreinte.

L’organisation du télétravail dans le cadre des plans de continuité d’activité mis en place en cas de circonstances exceptionnelles n’entre pas dans le champ d’application du présent accord. Un régime dérogatoire a vocation à être mis en place dans ce cas de figure.

Article 2 – Principes

1. L’organisation du télétravail

A la Caf de Seine-Maritime, le télétravail s’exerce en jours forfaitaires sur la base de 3 jours maximum par semaine.

Le télétravailleur doit être présent sur site, au moins 2 jours par semaine quel que soit la durée de son temps de travail.

2. L’organisation des services

Le manager détermine l’organisation du travail au sein de son service permettant d’intégrer les nécessités de services et de maintenir la cohésion de l’équipe. Le manager a la possibilité de déterminer une journée collective sur site pour favoriser la cohésion des équipes

3. Adaptation des espaces de travail

L’augmentation de la proportion de télétravail sur la base de 3 jours maximum va nécessiter une évolution des espaces de travail sur site pour éviter de générer des situations d’isolement. Des espaces facilitant les regroupements des agents sur site mais aussi la transversalité entre services, vont être développés. Ce principe dont les objectifs sous-jacents sont la qualité de vie au travail et le maintien des compétences, repose sur la création de davantage d’espaces de travail partagées.

2.4 Le télétravail à titre exceptionnel

Lors des épisodes de pollution faisant l’objet de mesures prises par le préfet, telles que des restrictions de circulation en voiture, selon les critères fixés à l’article L.223-1 du Code de l’environnement, les télétravailleurs sont autorisés à prolonger leur activité de télétravail au-delà du nombre de jours autorisés.

Sur décision de la direction, le télétravail occasionnel à distance (TOAD) pourra être mis en œuvre pour les agents bénéficiant d’un avenant télétravail ou équipés de matériels informatiques, lors de conditions particulières (intempéries, PCA).

2.5 Principe du volontariat

2.5.1 Les demandes

Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat. Il appartient donc au salarié répondant aux définitions précitées (cf. 1.1 et 1.2) de solliciter l’accès au télétravail.

Les demandes de télétravail fixe sont examinées, par l’employeur au vu des conditions de faisabilité tant techniques qu’organisationnelles au regard du poste de travail considéré, de la disponibilité du matériel informatique nécessaire, et de la maîtrise de l’emploi dont fait preuve le salarié, notamment sa capacité à travailler de manière autonome.

Les salariés souhaitant télétravailler devront donc en faire la demande via un formulaire mis à leur disposition par le service Rh.

Le télétravail sera accordé pour une durée d’un an et sera automatiquement renouvelé, par tacite reconduction, à la date anniversaire de la première demande.

2.5.2 Les critères d’éligibilité

Le manager détermine l’organisation du travail de son service permettant le maintien dans de bonnes conditions de l’activité de son service et l’animation de son équipe.

Le télétravail ne pourra être mis en œuvre dans les situations suivantes :

• L’activité est non télétravaillable.

• L’agent est en cours de formation et dispose d’une autonomie insuffisante.

• L’agent est nouvellement arrivé dans le poste. Dans ce cas, le manager devra s’assurer que le salarié concerné bénéficie d’un accompagnement et d’un collectif de travail sur site.

• En cas d’autonomie notamment numérique insuffisante ou en cas de maîtrise insuffisante de la fonction.

Selon la problématique faisant obstacle au télétravail, un accompagnement et/ou une formation par le manager sera proposé. Ces mesures seront formalisées dans le courrier de refus notifié au salarié.

En cas de refus, celui-ci doit être motivé par écrit dans un délai maximum de 45 jours sauf circonstances exceptionnelles.

Dans ce cas, le salarié peut demander un réexamen de sa demande en adressant une saisine écrite et argumentée à la direction de l’organisme dans un délai maximum de 30 jours suivant la notification de la décision initiale.

La direction de l’organisme répond par écrit, de façon motivée, à la demande de réexamen dans un délai maximum de 30 jours suivant la réception du courrier du salarié.

En cas d’acceptation, cette décision est prise sous réserve de la fourniture de l’attestation d’assurance, du diagnostic de conformité des installations électriques et autres documents prévus à l’article 3 lorsque la demande porte sur le télétravail pendulaire à domicile.

2.5.3 Les travailleurs handicapés

Outre les demandes formulées à l’appui de préconisations de la médecine du travail, les critères d’éligibilité du salarié en situation de handicap seront étudiés en concertation avec le manager, le salarié et le service RH.

Par ailleurs, il est prévu de mettre en place des aménagements et du matériel adapté en application des préconisations du médecin du travail.

Une priorité est donnée aux travailleurs handicapés lors du passage au télétravail en cas de circonstances exceptionnelles.

2.6 Préservation du lien avec l’organisme

2.6.1 Temps minimum de travail effectué dans l’organisme

Le télétravail s’exerce dans la limite de 3 jours par semaine.

Le télétravail par demi-journée pourra être accepté dans les cas suivants :

• Un salarié qui télétravaille habituellement la journée complète et pose en accord avec son manager ½ CP ou ½ RTT

• Un salarié à temps partiel sur une demi-journée effectuant du télétravail ce jour-là

• Un salarié qui travaille contractuellement une demi-journée dans la semaine

Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et son organisme employeur, le télétravailleur doit être présent au moins 2 jours par semaine sur site quel que soit la durée de son temps de travail.

2.6.2 Participation à la vie de l’organisme

Afin de garantir l’information et le lien avec l’organisme, les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions de service.

2.7 Période d’adaptation et réversibilité permanente

2.7.1 Période d’adaptation

Afin de permettre au salarié et à l’organisme de s’assurer que le télétravail correspond à leurs attentes, il est prévu une période dite d’adaptation.

Pendant cette période, dont la durée ne saurait excéder 3 mois, chacune des parties est libre de mettre fin au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance de 30 jours qui peut être réduit par accord des parties.

Cette période d’adaptation est effective une seule fois.

2.7.2 Réversibilité à l’issue de la période d’adaptation

A l’issue de la période d’adaptation, il peut être mis fin, par accord des parties, au télétravail avant le terme initialement prévu sous réserve de respecter un préavis, qui sauf accord des parties est de 30 jours pour l’employeur et de 15 jours pour le salarié.

Le salarié retrouve alors son poste et ses conditions de travail antérieures.

Cette décision, qui met automatiquement fin au télétravail est notifiée par écrit.

2.7.3 Situation en cas de changement de fonctions ou de domicile

La poursuite du télétravail en cas de changement de fonctions ou de domicile est subordonnée à l’accord des deux parties.

Article 3 – Conditions de mise en œuvre

3.1 Documents à fournir pour accorder la demande de télétravail

Lorsque le télétravail s’effectue au domicile du salarié, son habitation doit être compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle au regard des règles en matière d’hygiène et sécurité.

Le salarié qui souhaite télétravailler, doit s’assurer que :

• Son abonnement internet haut débit est compatible et effectif

• Son assurance habitation couvre son activité professionnelle

• Les installations électriques du lieu d’exercice du télétravail sont conformes.

3.2 Formalisation des demandes

Les demandes de télétravail des salariés devront être réalisées via un formulaire mis à disposition du personnel dans le cadre des campagnes annuelles.

Les salariés devront y attester sur l’honneur de :

• La comptabilité de leur abonnement internet

• La couverture de leur activité professionnelle par leur assurance habitation

• La conformité des installations électriques de leur domicile.

Ils devront, de plus, s’engager à suivre les modalités du présent protocole d’accord sur le télétravail.

3.3 Conditions de mise en œuvre technique

Il est convenu que dans le cadre du déploiement du télétravail, les salariés utiliseront leur abonnement internet personnel.

La connexion Internet du salarié doit offrir des capacités de transport de données suffisantes car, à défaut d’un débit suffisant, le télétravail ne pourra être mis en œuvre.

La connexion Internet se fait via le Modem (Moyen d’accès à Internet) personnel du salarié.

En fonction du type de modem présent chez le salarié, la connexion se fera :

• Filaire : connexion directement branchée sur un des ports du Modem Internet

• Sans fil : via la Wi-Fi.

Article 4 – Modalités d’exercice du télétravail

4.2 Pose des jours de télétravail

Les demandes de télétravail sont posées au fil de l’eau via le logiciel Agape et validées par le manager également mensuellement.

4.3 Suivi du télétravailleur

Pour les télétravailleurs, l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement commence par une séquence consacrée au suivi de l’organisation du télétravail.

Sont notamment évoqués, les conditions d’activité du salarié en télétravail, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l’organisme.

4.4 Suspension du télétravail et retour sur site

• En cas de panne du matériel informatique ou de réseau

• Le manager prend contact avec le télétravailleur pour lui demander de revenir sur site.

• Si le problème informatique rencontré est isolé. Le télétravailleur doit prendre contact avec son manager

• Si l’agent en fait la demande, le manager peut accepter la pose de congés ou de GHI sous réserve des nécessités de service.

• Pour nécessité de service, le manager peut imposer un retour sur site.

La décision du manager s’impose : Le salarié doit être en mesure de revenir sur site

Si le salarié, en télétravail dans un lieu différent de son domicile, est dans l’impossibilité de télétravailler du fait d’un problème technique et ne peut revenir sur son lieu de travail, il devra couvrir son absence par la prise de journées de congés, RTT ou d’un congé sans solde.

• La présence sur site peut être nécessaire sur un jour de télétravail notamment pour :

• Participer à une formation ou réunion

• Pallier une absence imprévue ou un présentéisme sur site insuffisant

• Toute autre nécessité de service

Dans la mesure du possible, le manager informe au moins 2 jours avant. Le télétravailleur ne peut pas opposer un refus.

• En cas de de difficulté pour un agent de télétravailler (dégradation de la productivité, de la qualité ou autre difficulté), l’accompagnement par le manager doit être privilégié pour maintenir le télétravail.

Dans ce cadre, si le manager le juge nécessaire un retour sur site, d’un commun accord, peut être proposé pour faciliter l’accompagnement, la mise en œuvre d’une formation-action ou d’autre mesure lui permettant de poursuivre le télétravail.

L’employeur se réserve le droit de mettre fin au télétravail en cas :

• de non-respect du protocole horaire,

• en cas d’absence ou d’indisponibilité répétées sur le temps de travail du télétravailleur : pas de connexion informatique, pas réponse au mail ou au téléphone,

• en cas de dysfonctionnent manifeste et notamment en cas de difficultés persistantes pour atteindre ses objectifs.

Un entretien entre le télétravailleur, le manager et les services RH permettra de rappeler les règles et la nécessité de les respecter. Cet entretien sera formalisé par écrit.

Article 5 – Conditions de travail et conciliation vie professionnelle/vie personnelle

5.1 Durée du télétravail

S’agissant des télétravailleurs soumis aux horaires collectifs, l’organisation du télétravail s’exerce dans le cadre des horaires habituels du service auquel le salarié est affecté, et donc dans le respect des règles légales en vigueur.

Le télétravailleur à domicile ne peut effectuer des heures supplémentaires qu’à la demande de son employeur auquel il appartient de déterminer les modalités de contrôle du temps de travail.

5.2 Modalités de contrôle du temps de travail

Le poste de travail du télétravailleur est équipé d’Incovar. Le salarié en télétravail doit donc badger sur l’ordinateur fourni par l’employeur.

5.3 Fixation des plages horaires d’accessibilité et respect de la vie privée

Les plages horaires pendant lesquelles l’employeur peut contacter le salarié sont les plages correspondant à ses horaires de badgeage.

L’employeur est tenu de respecter ces plages horaires, et ne peut donc contacter le salarié en dehors de celles-ci.

5.4 Les conditions de travail

Il est recommandé aux télétravailleurs de s’installer dans des conditions optimales pour travailler, à savoir :

• Choisir une pièce au calme

• S’installer confortablement à une table / bureau et sur un siège avec un dossier

• Placer son écran perpendiculairement à la fenêtre

• Adapter la luminosité de l’écran

• Aérer régulièrement la pièce

• Prévenir son entourage de son temps dédié au travail

• Organiser son activité

5.5 La prévention de l’isolement professionnel

La Caf met à disposition des télétravailleurs les outils numériques permettant de maintenir le lien avec l’équipe de travail.

Les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions de service qui nécessitent une présence physique, les manageurs adaptent progressivement leurs pratiques au développement du télétravail : généralisation du management visuel et des communautés Teams au sein de l’équipe et dans le cadre de Projets, amélioration des outils de suivi individuel de l’activité par exemple. Un plan de formation adaptée est défini pour accompagner ces évolutions.

Le contenu de la communication interne est également enrichi afin de prévenir cet isolement.

Article 6 – Equipements et protection des données

6.1 Equipements de travail fournis par l’employeur

Le télétravailleur s’engage à travailler dans un environnement calme et réservé à cet effet pendant l’exercice de son activité professionnelle à domicile.

Le télétravailleur doit pouvoir être joignable par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance.

A cet effet, l’employeur fournit au télétravailleur le matériel informatique et de communication nécessaire.

A ce titre, la Caf de Seine-Maritime fournit à chaque télétravailleur un équipement informatique et téléphonique adapté, à savoir :

• Un micro-ordinateur

• Deux écrans

• Un clavier

• Une souris

• Un casque audio

• L’outil de téléphonie Cisco Jabber installé sur l’ordinateur

L’utilisation de ces matériels est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle.

Le télétravailleur prend en charge le transport de son équipement informatique lors de sa récupération dans les locaux de la Caf.

L’employeur assure la maintenance et l’adaptation des équipements aux évolutions technologiques.

En cas de dysfonctionnement du matériel, le télétravailleur doit en informer immédiatement le service Informatique de la Caf, ainsi que son manager.

Le salarié s’engage à prendre soin de ces équipements.

Le salarié s’engage à restituer le matériel lié à son activité de télétravail lorsqu’il est mis fin au télétravail.

6.2 Utilisation des équipements et protection des données

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’organisme, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données et leur confidentialité.

Il fera preuve d’une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des dispositions en matière de mot de passe pour les travaux effectués à son domicile.

Article 7 – Frais de fonctionnement

Sur présentation de factures, l’employeur prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de télétravail pendulaire à domicile dans les conditions suivantes :

• le cout réel de la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques,

• le surcoût éventuel de l’assurance du domicile du télétravailleur pour son montant réel.

L’indemnité de télétravail est versée tous les trimestres, sur la base d’une valorisation minimum de 2,70 euros (au 1^er janvier 2022) par jour télétravaillé.

Ces montants sont revalorisés au 1^er janvier de chaque année en fonction du taux d’évolution annuelle constaté de l’indice Insee « Logement, eau, gaz et combustible », ou de tout indice qui viendrait à s’y substituer, publié au bulletin mensuel de statistique.

Les jours de télétravail ouvrent droit au titre restaurant dans les mêmes conditions que les autres salariés.

Article 8 – Droits individuels et collectifs

Le télétravailleur à domicile bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’organisme, notamment en matière d’accès aux informations syndicales, et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l’organisme.

En particulier, il doit avoir les mêmes opportunités d’évolution professionnelle que ses autres collègues.

A ce titre, les télétravailleurs à domicile ont le même accès à la formation, que les salariés qui travaillent dans les locaux de l’employeur. Lors de l’entretien professionnel, peuvent être abordés les besoins de formation spécifiques à ce mode d’organisation.

L’employeur s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution du télétravailleur à domicile soient évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l’organisme.

En tant que salariés de l’organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs.

A l’occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés.

Comme eux, ils bénéficient de l’information diffusée par les représentants du personnel et ils ont comme les autres salariés accès à leurs représentants.

Enfin, les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés exercer un mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens, notamment en termes de crédit d’heures.

Ce crédit peut être utilisé, pour tout ou partie, pendant les périodes en télétravail.

Article 9 – Santé au travail

L’employeur informe le télétravailleur de la politique de l’organisme en matière de santé et sécurité au travail, ce dernier étant tenu de respecter les règles en découlant lorsqu’il est en situation de télétravail.

L’employeur et les représentants du personnel doivent pouvoir s’assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent alors avoir accès au domicile du télétravailleur sous réserve de son accord et de sa présence.

En cas d’opposition du salarié à la visite de conformité de son domicile, l’employeur peut refuser la demande de télétravail ou mettre fin à la situation de télétravail.

En cas de risques identifiés liés à l’état du domicile du télétravailleur, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du télétravail à domicile jusqu’à l’achèvement de la remise aux normes.

L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant les plages horaires du télétravail est présumé être un accident de travail au sens des dispositions du Code de la Sécurité sociale.

A cet effet, le télétravailleur informe son employeur de l’accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident de travail dans la journée où l’accident s’est produit ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime).

Article 10 – Sensibilisation et formation au télétravail

Les télétravailleurs réguliers reçoivent une sensibilisation ou formation appropriée notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.

Les managers chargés d’encadrer des télétravailleurs sont formés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance.

Les salariés de l’unité de travail du télétravailleur sont sensibilisés à cette forme d’organisation de travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail.

Article 11 – Consultation des instances représentatives

La mise en œuvre du télétravail fait l’objet d’une consultation préalable de la représentation syndicale.

Un bilan annuel des données relatives au télétravail dans l’organisme lui est présenté. Il comprend des éléments permettant de comparer l’évolution salariale des télétravailleurs avec celle des autres salariés.

En outre, la liste nominative des salariés en situation de télétravail est transmise annuellement au médecin du travail ainsi qu’aux représentants du personnel.

Article 12 – Désignation d’un référent télétravail

Un référent RH télétravail est désigné. Il est l’interlocuteur privilégié de l’encadrement et des agents et est le garant de la bonne mise en œuvre du dispositif et de l’homogénéité des pratiques sur l’ensemble des secteurs d’activités de la CAF.

Article 13 – Durée de l’accord

Le présent avenant s’applique sous réserve de l’agrément prévu par le Code de la sécurité sociale.

Il est conclu pour une durée déterminée de 5 ans à compter de sa date d’agrément.

A la date d’entrée en vigueur, il se substitue à l’avenant au protocole d’accord relatif au télétravail, signé le 25 novembre 2020.

Il pourra être renouvelé ou révisé conformément aux dispositions légales posées par le code du travail.

Article 14 – Entrée en vigueur

Le présent accord est applicable à compter du premier jour du mois suivant l’agrément ministériel

Fait à Rouen, le 09/06/2022

Pour la CGT
Pour la CFDT
Pour la CFTC
Le Directeur