Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif au télétravail" chez URSSAF DES PAYS DE LA LOIRE (Siège)

Entre :

• L’Urssaf Pays de la Loire, représentée par :

Monsieur, Directeur régional,

et :

• Les délégations suivantes :

• L’organisation syndicale FO représentée par :

• L’organisation syndicale CFDT représentée par :

• L’organisation syndicale CGT représentée par :

Préambule

Le développement des technologies de l’information et de la communication à distance ont permis l’essor de nouveaux modes de travail et offrent désormais des possibilités d’organisation du travail, permettant d’une part aux salariés de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie personnelle et d’autre part, de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domicile-lieu de travail ainsi qu’à réduire le temps consacré à ce trajet.

L’Urssaf Pays de la Loire a souhaité promouvoir le télétravail dès 2016 sur la base d’un accord d’expérimentation. C’est dans cette logique qu’un premier accord à durée déterminée de 5 ans a été négocié en mars 2018.

La crise sanitaire liée au COVID-19 et la période de confinement qui en a résulté ont conduit à une généralisation massive du télétravail durant cette période au sein de l’Urssaf Pays de la Loire. Cette expérience inédite a amené inévitablement à se réinterroger sur les organisations et les pratiques mises en place dans le cadre de l’accord conclu le 21 mars 2018 relatif au travail à distance au sein de l’organisme.

Le retour d’expérience de la gestion de la crise sanitaire, les enquêtes locales et nationales dans le cadre de groupe de travail « #demain » dessinent le périmètre et l’organisation future du télétravail.

C’est pourquoi la direction et les organisations syndicales ont engagé une nouvelle négociation qui a conduit à l’adoption des dispositions du présent accord.

Le télétravail n’est qu’un changement de lieu d’exercice de la mission qui s’opère généralement au domicile des salariés. Les nécessités de service ou les besoins de l’activité demeurent prioritaires pour organiser le télétravail.

Le présent accord constitue une étape importante dans le projet d’entreprise et les engagements de la direction relatifs à la qualité de vie au travail au travers, notamment, d'une meilleure conciliation entre vie professionnelle/personnelle, d'une réduction des déplacements, de la fatigue et du stress qui peuvent en découler. Il a été conçu en portant une attention particulière à la santé et la sécurité des télétravailleurs ainsi qu’au maintien d’un lien propre à éviter tout isolement, tout en contribuant à renforcer l’autonomie des salariés dans leur travail et l’organisation des activités.

Le télétravail peut également permettre :

• de renforcer la performance organisationnelle au sein de l'entreprise en apportant, aux managers et aux membres de leurs équipes, souplesse, flexibilité et efficience dans l'organisation du travail ;

• de développer la responsabilisation des salariés, la confiance entre managers et collaborateurs dans leur capacité à mettre en œuvre des modalités adaptées de gestion et d'organisation de leur activité ;

• de favoriser l'égalité professionnelle, grâce à une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle pour tous les salariés en télétravail ou travail ponctuel à distance ;

• de renforcer l'attractivité externe ;

• de favoriser l'embauche ou le maintien dans l'emploi de personnes en situation de handicap,

• de s'inscrire dans une démarche de développement durable ;

• de limiter l'absentéisme « ponctuel ».

Le télétravail questionne ainsi l’organisation du travail, celle des espaces de travail et la prise en compte de nouvelles mobilités. La venue sur le lieu de travail n’est plus perçue seulement comme un moment pour réaliser son travail, mais elle doit permettre aussi de rencontrer ses collègues et ainsi favoriser le travail collaboratif. Les espaces de travail doivent donc évoluer au service de cette nouvelle manière de travailler et également faire l’objet de réflexion de rationalisation des espaces occupés afin d’éviter des bureaux désertés et ainsi des situations de travail isolé sur site.

L’accord sur le travail à distance de l’Urssaf Pays de la Loire s‘inscrit dans le prolongement des accords en matière de responsabilité sociale, notamment l’accord Ucanss relatif à la promotion de la diversité et de l’égalité des chances du 28 juin 2016, l’accord Ucanss 28 novembre 2017 relatif au travail à distance ainsi que dans le cadre des règles définies par le Code du travail.

Article 1 - Rappel des pré-requis de bon fonctionnement du télétravail

La volonté partagée des partenaires sociaux est de développer le télétravail au sein de l’organisme en conciliant l’aspiration des salariés avec les exigences de service public, des activités et du collectif de travail.

Cette plus grande flexibilité et l'ouverture plus large du dispositif de télétravail nécessitent confiance et respect d'un certain nombre de règles élémentaires qui permettront à chacun d'y trouver un bénéfice.

Sans être exhaustifs, les partenaires sociaux tiennent à lister ci-après les principaux pré-requis pour assurer le bon fonctionnement du dispositif.

• Le salarié en télétravail est un salarié qui travaille. Ainsi, si le télétravail permet au salarié d'avoir une certaine souplesse dans l'organisation de son temps, ce dernier doit néanmoins travailler avec d'autres salariés de l'organisme ou des interlocuteurs externes pour mener à bien ses missions. Il est donc nécessaire qu'il puisse être contacté à des horaires permettant à chacun d'exercer son activité professionnelle. Ainsi, le salarié en situation de télétravail doit :

- utiliser les possibilités des technologies de l'information et de communication ;

- garantir la confidentialité des informations et la protection des données de
l'organisme ;

- organiser les réunions internes avec un accès à distance systématique (via Teams)
par défaut en précisant les règles de participation pour tous (vidéo + audio, audio)
pour une efficacité optimale.

Le télétravailleur doit indiquer son statut d’activité dans les outils mis à disposition afin de permettre à ses différents interlocuteurs de savoir quand il est joignable. Par conséquent, se déconnecter des outils doit rester exceptionnel, le salarié doit privilégier le statut « ne pas déranger » si nécessaire.

• Le manager d'un salarié en télétravail doit :

- veiller à ce que la charge de travail demeure adaptée,

- veiller à ce que le télétravail n’impacte pas l’atteinte des objectifs,

- planifier le plus en amont possible les réunions nécessitant la présence physique des
salariés afin que ceux-ci puissent s'organiser,

- être attentif à l'équilibre vie professionnelle/vie personnelle, aux risques liés à
l'isolement et à la perte du lien social.

En synthèse, la pratique du télétravail ne peut être bénéfique que si elle repose sur une relation de confiance entre le manager et le salarié et qu'elle ne porte pas préjudice au lien social, à l'activité du salarié, à la cohésion de l'équipe et à la bonne marche de l'organisme.

Article 2 - Définitions

2.1 - Définition du télétravail

Le travail à distance s’entend d’une forme d’organisation du travail volontaire dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l’employeur, est effectué par le salarié en dehors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le télétravail est favorisé mais ne saurait être imposé au salarié à l’exception des situations suivantes :

en cas de crise sanitaire, de circonstances exceptionnelles de mobilisation d’un plan de continuité d’activité, la direction pourra imposer le recours au télétravail et les modalités selon lesquelles il devra s’exercer. Ces dispositions n’entrent pas dans le cadre de l’application de ce présent protocole.

Le présent accord vise les situations de travail à distance pendulaires dans lesquelles le salarié exécute en partie son contrat de travail :

• soit à son domicile principal,

• soit à un domicile temporaire répondant aux critères définis au paragraphe 2.2,

• soit dans d’autres locaux de l’employeur que son lieu de travail habituel,

• soit dans les locaux d’un autre organisme du Régime Général de Sécurité sociale sans que la nature de son activité l’y contraigne,

• soit dans des espaces de coworking privés (sous réserve d’assurer la confidentialité des données traitées).

L’activité qui pourrait être exercée dans un autre organisme du Régime Général de Sécurité sociale reste soumise à la négociation de convention de partenariat avec les autres organismes.

2.2 - Critères spécifiques du lieu privé différent du domicile

Le travail à distance peut être effectué à une seconde adresse dès lors que celle-ci est déclarée à l’employeur, qu’elle est stable et se trouve à moins de 2 heures de temps de trajet du site d’affectation du salarié.

Chaque collaborateur ne pourra déclarer qu’une seule adresse de lieu privé différent du domicile au service des Ressources Humaines.

Le salarié devra également attester la conformité de l’installation électrique du logement et sa couverture par une assurance comprenant l’activité professionnelle.

En cas d’impossibilité de télétravailler de la part du salarié ou de revenir sur le lieu de travail à la demande de la ligne hiérarchique, le salarié devra couvrir son absence par la prise de journée(s) de congé, RTT ou d’un congé sans solde.

2.3 - Définition du télétravailleur

On entend par télétravailleur toute personne salariée de l’Urssaf Pays de la Loire qui travaille dans les conditions définies ci-après.

Article 3 - Champ d’application

Le présent accord est applicable à l’ensemble des salariés de l’Urssaf Pays de la Loire - quelle que soit la durée de leur temps de travail et la nature de leur contrat -.

Il n’est, en revanche, pas applicable aux salariés qui exercent des activités itinérantes qui ne peuvent, par leur nature, être exercées dans les locaux de l’employeur ainsi qu’aux salariés soumis à un régime d’astreinte à leur domicile, lors de ces périodes d’astreintes.

Pour les CDD, alternants et stagiaires, l’accès au télétravail se fonde sur l’évaluation (nécessairement positive) par le manager de la période d’intégration dont la durée est définie au regard de la durée globale du contrat et en cohérence avec la période d’essai. L’accès au télétravail sera également soumis au fait pour l’organisme d’être en capacité d’équiper le collaborateur du matériel nécessaire.

Article 4 - Principes d’organisation du télétravail

4.1 - Principe du volontariat

Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat. La direction ne peut imposer le télétravail à un collaborateur (sauf cas exception cités à l’article 2.1). Il appartient donc à chaque salarié répondant aux conditions précitées (cf. article 1 et 2) de solliciter l’accès au télétravail.

4.2 - Préservation du lien avec l’organisme et participation à la vie de l’organisme

L’organisation du travail à distance doit rester compatible avec les nécessités de service et l’exercice des missions de l’organisme auprès des cotisants, des partenaires et des salariés.

Le télétravailleur doit participer en télétravail ou sur site, dans les mêmes conditions que les autres salariés, aux temps collectifs inhérents à la vie de son service et de l’organisme (réunions de service et du personnel, formations …). Le choix des jours de travail à distance est fait par accord entre les parties, sur la base des préconisations du responsable hiérarchique pour assurer une présence régulière sur le site compatible avec le bon fonctionnement du service.

Le manager ou le service Formation définit l’obligation ou non de présence sur site pour ces temps collectifs.

L’organisation des jours de télétravail est assouplie et simplifiée à l’obligation d’une présence sur site d’au moins 1 jour par semaine pour l’ensemble des salariés.

Article 5 - Conditions de mise en place du télétravail

5.1 - Condition d’accès au télétravail

Tous les salariés sont par principe éligibles au télétravail, dès lors qu’une partie de leurs activités peut être accomplie à distance.

L’ajustement s’opère sur le nombre de jours de télétravail possible qui peut être plus faible pour certains emplois qui s’exercent majoritairement sur site.

Le travail à distance est ouvert aux salariés qui remplissent les conditions suivantes :

• Avoir une activité pouvant être exercée à distance. Ainsi, ne peuvent pas être éligibles les collaborateurs ayant une activité qui par nature requiert d’être exercée physiquement dans les locaux de l’entreprise, notamment en raison des équipements matériels, ou de la nécessité d’une présence physique. Chaque ligne managériale étudiera les conditions de mises en œuvre du télétravail au regard des activités du service.

• Disposer d’outils et d’applications pouvant être utilisés à distance.

• Disposer d’un environnement et des conditions matérielles permettant un bon confort de travail (espace dédié, bureau ou table de travail, siège adapté à une station assise durable).

• Disposer d’une connexion réseau à distance avec un débit permettant l’utilisation des outils dans des conditions similaires à celles sur site.

Le degré de maîtrise des compétences de son emploi et sa capacité à travailler à distance sont les critères devant être évalués par le manager afin de définir et moduler l’amplitude de télétravail des salariés.

L’employeur tient compte par ailleurs du nombre de salariés exerçant leur activité à distance en veillant à ce que ce nombre soit compatible avec le bon fonctionnement du service ou de l’organisme. Il tient compte également des places disponibles sur le site demandé par le salarié dans le cas du travail à distance sur site.

Pour le travail à distance depuis le domicile, Il est entendu que le télétravailleur dispose d’un espace de travail suffisant à son domicile permettant d’exercer son activité dans de bonnes conditions.

Le salarié doit fournir une attestation sur l’honneur de conformité de son installation électrique et une attestation d’assurance couvrant sa présence en télétravail au sein de son domicile.

Le matériel mis à disposition dans le cadre du télétravail est assuré par l’Urssaf Pays de la Loire.

Pour le travail à distance depuis les locaux d’un autre organisme du Régime Général de Sécurité sociale, une convention de mise à disposition d’espace de travail est nécessaire. A défaut d’accord entre organismes, les demandes d‘activité à distance dans ce cadre seront refusées.

5.2 - Procédure d’accès au télétravail

Les salariés éligibles au télétravail peuvent tout au long de l’année demander à en bénéficier.

5.2.1 - Demande d’accès au télétravail

Le salarié qui souhaite bénéficier de la possibilité de travailler à distance forme une demande écrite transmise à son responsable hiérarchique.

L’employeur examine cette demande au regard des conditions d’éligibilité déterminées par le présent accord.

L’instruction de la demande ayant pour but d’apprécier l’éligibilité du salarié est faite sur la base de l’appréciation de la ligne managériale, en lien avec les services informatiques et des ressources humaines.

A la demande du salarié éligible, un entretien pourrait avoir lieu avec la direction métier de son service d’affectation et le service Ressources Humaines.

La décision de l’employeur (accord ou rejet) donne ensuite lieu à une notification motivée au salarié concerné, dans un délai maximum de 45 jours à compter de la date limite de candidature.

En cas de rejet, le salarié peut demander un réexamen de sa demande en adressant une saisine écrite et argumentée à la direction de l’organisme dans un délai de 30 jours suivant la notification de la décision initiale.

La direction répond par écrit et de façon motivée à la demande de réexamen dans un délai maximum de 30 jours suivant la réception du courrier du salarié.

5.3 - Formalisation de l’accès au télétravail

Lorsque la demande du salarié est acceptée, la mise en place du travail à distance donne lieu à une confirmation écrite par l’employeur des conditions de mise en place (enveloppe jours retenue, …).

Cet accord est valable uniquement pour l’emploi que le salarié occupe au moment de sa demande. En cas de changement d’emploi, l’autorisation est caduque de plein droit.

Une nouvelle demande peut être formalisée par le salarié dans le cadre de son nouvel emploi.

Tout changement de formule se fait à la date anniversaire de l’autorisation de la direction accordée pour un an.

Article 6 - Période d’adaptation et de réversibilité permanente

6.1 - Période d’adaptation et entretien de bilan

Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le dispositif et de s’assurer qu’il répond bien à leurs attentes, il est prévu une période dite d’adaptation d’une durée de 3 mois.

Pendant cette période, chacune des parties est libre de mettre fin au travail à distance moyennant un délai de prévenance réciproque de 30 jours qui peut être réduit par accord entre les parties. Le respect de ce délai de prévenance peut avoir pour conséquence de prolonger la période d’adaptation au-delà du délai maximal de 3 mois.

Cette période d’adaptation ne s’applique que lors de la mise en place du travail à distance.

Une nouvelle période d’adaptation sera prévue en cas de changement d’une modalité de travail à distance qui nécessitera une nouvelle autorisation (passage du travail à distance sur un site au travail à distance à domicile par exemple, augmentation du nombre de jour à distance…).

Un entretien est organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique au plus tard 15 jours avant l’arrivée du terme de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan sur la situation de travail à distance. Ce bilan est l’occasion pour les deux parties d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du travail à distance.

6.2 - Réversibilité à l'issue de la période d'adaptation

A l’issue de la période d’adaptation, il peut être mis fin au travail à distance avant le terme prévu par l’autorisation de la direction sous réserve de respecter un préavis qui, sauf accord des parties, est de 30 jours pour l’employeur et 15 jours pour le salarié.

Le salarié retrouve son poste et ses conditions de travail antérieures.

Cette décision qui met fin automatiquement à l’autorisation de la direction est notifiée par écrit.

6.3 - Situation en cas de changement de domicile ou de fonctions

La poursuite du travail à distance en cas de changement de fonctions ou de domicile est subordonnée à l’accord de la direction.

Article 7 - Modalités d’exercice du télétravail

7.1 - Le télétravail sous forme d’enveloppe annuelle de jours de télétravail

Le télétravail peut être organisé sous la forme d’une enveloppe de jours à prendre par le salarié au cours de l’année.

Trois niveaux d’enveloppes jours sont proposés.

Pour les salariés à temps plein :

• 40 jours par an,

• 80 jours par an,

• 120 jours par an.

Les salariés à temps partiel bénéficiant d’un jour chômé dans la semaine pourront bénéficier d’une enveloppe jours de 44 ou 88 jours par an.

Les salariés à temps partiel bénéficiant de deux jours chômés dans la semaine pourront bénéficier de l’enveloppe de 44 jours de télétravail par an.

Les journées de télétravail ne sont pas fractionnables par demi-journée et sont décomptées du forfait en journée complète. Les journées de télétravail peuvent être posées par demi-journées lorsque la seconde demi-journée est prise en congé ou jours de repos. Toute journée commencée en télétravail sera décomptée pour une journée entière.

En cas d’utilisation partielle de l’enveloppe jours, les jours non utilisés ne sont pas reportables sur l’année suivante.

7.2 - Choix des jours de télétravail

Le choix du nombre de jours télétravaillés sera réalisé en concertation avec la ligne managériale.

Ce mode d’organisation du télétravail ne doit toutefois pas conduire à déroger à la règle d’un jour de présence par semaine dans l’organisme.

La planification des jours télétravaillés sera organisée par la ligne managériale a minima mensuellement et au maximum au semestre. La périodicité est fixée par le manager.

Le forfait peut être utilisé de manière modulaire ou permettre une planification fixe des jours de télétravail sur la semaine, le principe étant que les jours de télétravail soient planifiés de façon répartie et équilibrée sur l’année.

Le télétravailleur bénéficiaire de l’enveloppe de jours de télétravail doit solliciter l’accord de sa hiérarchie, formalisé par mail ou enregistré et validé dans le Workflow, pour modifier chaque journée de travail à domicile initialement planifiée en respectant un délai de prévenance de 8 jours.

En cas de besoin, le manager peut demander au collaborateur de revenir sur site avec un délai de prévenance minimum de 48 heures. Le salarié doit pouvoir répondre à toute demande de retour sur site de la part de l’employeur.

Organisation du travail repensée

Les parties au présent accord ont conscience que l’augmentation significative du télétravail a des conséquences sur le collectif de travail. Soucieuses des impacts, il leur est apparu comme essentiel d’accorder une attention particulière au lien social et managérial au sein des équipes et plus globalement dans le collectif de travail.

Par conséquent, elles ont convenu de prévoir un mécanisme permettant la conservation et le renforcement de ce lien social.

Aussi, chaque manager a la possibilité de définir la fréquence où doivent être physiquement présents sur leur lieu de travail tous les collaborateurs. Ces temps pourront être l’occasion de partager des moments de convivialité, de réaliser les réunions de service ou tout autre travail collaboratif nécessitant une présence physique. La journée d’équipe peut être modifiée en fonction des nécessités d’organisation du service et pour intégrer les changements organisationnels liés aux nouveaux espaces de travail.

Par ailleurs, le nouveau modèle hybride de travail nécessite de repenser l’organisation afin que chacun puisse clairement identifier les activités aisément réalisables à distance et celles pour lesquelles le présentiel est nécessaire.

7.3 - Suspension provisoire du travail à distance

Suspension pour motif matériel

Le salarié peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l’empêcher de manière temporaire de travailler à distance (indisponibilité physique du lieu de travail à distance, difficultés techniques).

Dans ces hypothèses, le salarié ou son responsable hiérarchique, peut demander, dès qu’il a connaissance de ces événements, la suspension ou l’aménagement temporaire du travail à distance.

En cas d’incident survenant le jour même du travail à domicile, le salarié entre en contact avec son supérieur hiérarchique pour trouver une activité de remplacement. Si cela n’est pas possible, le salarié peut choisir de poser un congé ou un jour de repos RTT ou de se rendre sur son lieu habituel de travail. Il est décidé au cours de la journée de ce qui sera fait pour les autres jours.

Suspension pour motif professionnel

A la demande du responsable hiérarchique, au regard de résultats non conformes aux attendus, ou de difficultés quant à la tenue du poste et de compétences mobilisées par le salarié, l’activité en télétravail peut être suspendue ou le nombre de jours télétravaillés par semaine réduit avant l’échéance de révision annuelle initialement prévue.

Un nouvel accord de la direction est formalisé.

7.4 - Conformité du lieu de travail et de ses installations

Le lieu d’exercice du télétravail doit être compatible avec l‘exercice d’une activité professionnelle au regard des règles d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail.

Le télétravail reposant sur un gage de confiance réciproque, chaque télétravailleur s’assure que le lieu dans lequel :

• Il est propice à la concentration et à la réalisation de son activité (connexion internet suffisante notamment) ;

• Il permet d’assurer la confidentialité des échanges professionnels et des données sur lesquelles il travaille ;

• Il garantit sa sécurité (conformité électrique) et celle des équipements que l’organisme a mis à sa disposition.

Lorsque le télétravail est effectué depuis son domicile, le collaborateur doit remettre à la direction, avant de débuter le télétravail, une attestation sur l’honneur indiquant que l’installation électrique de ce lieu est conforme à la règlementation en vigueur et lui permet d’exercer son activité professionnelle en toute sécurité.

7.5 - Assurance

En cas de travail à distance depuis le domicile, le salarié doit informer son assureur qu’il exerce à son domicile une activité professionnelle, et s’assurer que son assurance multirisque habitation couvre sa présence pendant ces journées de travail.

Il doit fournir à l’Urssaf une attestation de son assureur en ce sens avant accord de la direction. Elle est ensuite renouvelée chaque année.

Article 8 - Aménagements des locaux

L’élargissement de l’accès au télétravail au sein de l’Urssaf induit une adaptation des espaces de travail sur site visant, notamment, à favoriser les échanges et le travail collaboratif.

Il nécessite également de repenser l’aménagement des locaux afin de pouvoir offrir des espaces de travail dynamiques et ouverts que les collaborateurs utilisent en fonction de leurs besoins individuels et/ou collectifs : temps de concentration, collaboration ou convivialité. Dans cette logique, les futurs aménagements des locaux visent à développer une sociabilisation professionnelle au bénéfice de la communauté de travail et de chacun des agents. Chaque collaborateur disposera ainsi d’un espace de travail pour exercer sa mission sans que cet espace lui soit spécifiquement attribué. Ce principe pourra comporter des exceptions notamment pour les postes qui nécessitent du matériel spécifique. Dans cette hypothèse, les managers pourront prévoir une organisation et l’attribution de postes particuliers. En outre, des postes pourront également être attribués aux personnes ayant des besoins d’aménagement spécifiques et adaptés en lien avec un handicap ou sur avis du médecin du travail.

Dans tous les cas, ces secteurs seront pensés afin de pouvoir rapprocher les équipes qui interagissent. Plus globalement, lors des modernisations des environnements de travail à venir, une attention particulière sera portée à la qualité de vie au travail et au confort des collaborateurs.

Dans le but d’accompagner les salariés et managers lors des nouveaux aménagements des plateaux, des ateliers sur les nouvelles règles de vie peuvent être organisés en concertation avec la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail

Les nouveaux projets d’aménagement de bureaux feront l’objet d’un suivi et seront partagés.

Dès lors, l’accès au télétravail entraîne obligatoirement l’accord par le salarié des principes d’adaptation à ces nouveaux espaces de travail listés ci-dessus, notamment le partage du poste de travail. Cette adaptation est fonction des surfaces disponibles et se traduit notamment par :

- la diminution du nombre d’espaces de travail individuels et la suppression des bureaux individuels,

- la mise à disposition d’un casier par personne pour le rangement des effets personnels.

Article 9 - Durée du travail

9.1 - Durée du travail applicable

L’organisation du travail à distance se fait dans le cadre des horaires habituels du service auquel le salarié est affecté.

A ce titre, il bénéficie des horaires variables lorsqu’ils sont mis en œuvre dans le service auquel il appartient et du suivi de son temps de travail dans les mêmes conditions que lorsqu’il travaille sur son site habituel de travail.

Pour les télétravailleurs au forfait annuel en jours, chaque journée de télétravail réalisée équivaut, quel que soit le nombre d’heures effectuées, à une journée de travail.

Le travailleur à distance ne peut effectuer des heures supplémentaires qu’à la demande de l’Urssaf.

9.2 - Déclaration du temps travaillé

Pour chaque journée de télétravail, le collaborateur est tenu de respecter les durées maximales de travail prévues au protocole d’horaires variables.

Le télétravailleur, habituellement au badgeage sur son lieu de travail, est tenu de badger en utilisant l’outil à disposition sur son poste de travail déployé par l’Urssaf.

En ce qui concerne les horaires de travail, les agents en situation de télétravail bénéficient de mesures d’assouplissement. En pratique, ils peuvent fractionner chaque matinée et/ou après-midi par une sortie/entrée sur la plage mobile. Le nombre de badgeage par jour pourra correspondre à 8 enregistrements au lieu des 4 prévus au protocole d’horaires variables.

Les télétravailleurs au forfait annuel en jours devront respecter les temps de repos minimum légaux.

9.3 - Plages horaires pendant lesquelles le télétravailleur peut être contacté

Les outils collaboratifs à disposition des salariés permettent d’indiquer les périodes durant lesquelles le salarié est connecté à son poste de travail. Afin de rendre lisible la période durant laquelle le collaborateur peut être contacté par son manager ou collègues de travail et respecter le principe du droit à la déconnexion, le télétravailleur devra laisser visible son statut dans teams.

Le salarié n’utilise sa messagerie et son téléphone professionnel que pendant les temps de présence badgée.

9.4 - Suivi du télétravailleur

Pour les salariés qui travaillent à distance, l’EAEA intègre un temps consacré au suivi de l’organisation du travail à distance. Sont notamment évoqués les conditions d’activité du travailleur à distance, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l’organisme.

Article 10 - Mobiliers et équipements techniques

10.1 - Equipements de travail fournis par l’employeur

L’Urssaf identifie, choisit et fournit au salarié le matériel informatique et de communication nécessaire à l’exercice de son activité à distance.

Il dispose également de l’accès à distance à ses applications de travail et d’une solution de téléphonie. Le choix du matériel mis à disposition sera fait par la direction en fonction du coût, des contraintes techniques et de la facilité d’utilisation.

Si le travailleur à distance est équipé d’un PC portable, une souris et une sacoche seront également fournies.

Par ailleurs, l’agent pourra connecter un écran personnel à son ordinateur portable ou bénéficier, dans la limite des stocks disponibles dans l’organisme, du prêt d’un écran d’au minimum 19 pouces.

La solution de téléphonie – attribution d’un téléphone portable ou ligne professionnelle – est déterminée par la direction en fonction de l’activité du télétravailleur et du coût de chaque solution.

Il n’est pas fourni de double équipement ou de périphérique supplémentaire, sauf pour des raisons médicales après avis du service de santé au travail ou sur décision de la direction compte tenu de l’activité exercée et des spécificités du poste de travail.

En cas de dysfonctionnement, le salarié travaillant à distance doit en informer dans les meilleurs délais la hotline informatique de l’Urssaf ainsi que son responsable hiérarchique.

Le salarié s’engage à prendre soin du matériel mis à disposition.

Le matériel mis à disposition est strictement limité à l’usage professionnel et le collaborateur s’engage à en prendre soin.

10.2 - Utilisation des équipements, protection des données et confidentialité

Le collaborateur s’engage à restituer le matériel lié à son activité de télétravail lorsqu’il est mis fin au télétravail.

L’organisme reste responsable de la sécurité du système d’information utilisé par les collaborateurs à des fins professionnelles.

Le télétravailleur s’engage à respecter les dispositions du règlement intérieur et notamment la charte informatique annexée à celui-ci et à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données et leur confidentialité.

L’agent est tenu de faire preuve d’une vigilance particulière en matière de confidentialité des données traitées à son domicile, notamment par l’application des normes en matière de mot de passe pour les travaux effectués à son domicile.

10.3 - Mobiliers

L’Urssaf Pays de la Loire organisera au profit des salariés, des campagnes de dons de matériel amorti.

En outre, à compter de l’année 2022, chaque salarié ayant au moins un an d’ancienneté au sein de l’organisme pourra bénéficier du remboursement à hauteur de 50 % de l’achat de mobilier dans le cadre de son télétravail, dans la limite de 150 euros. Les mobiliers pouvant faire l’objet d’un remboursement sont les fauteuils et bureaux.

Le remboursement ne pourra avoir lieu qu’une seule fois et sur présentation d’une facture, pour un achat réalisé postérieurement à l’entrée en vigueur du présent accord. Une nouvelle demande de remboursement pourra être formulée à l’issue d’un délai de 10 ans, durée d’amortissement du mobilier de bureau.

La direction des Ressources Humaines fixera d’une part, les modalités de traitement des remboursements (déploiement progressif permettant de traiter les demandes) et d’autre part, les critères de priorisation des demandes (tel que l’ancienneté dans le télétravail) jusqu’à épuisement des disponibilités budgétaires.

Article 11 - Prise en compte des situations particulières et temporaires

11.1 - Modalités d’accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail

La direction sera attentive à toute demande de télétravail émise par un salarié en situation de handicap, en considération de l’environnement de travail au domicile du salarié et de l’éventuelle adaptation de son poste de travail.

Lorsque le télétravail est de nature à favoriser l’emploi ou le maintien dans l’emploi de salariés en situation de handicap, afin d’aménager le poste de travail d’un salarié pour le maintenir en activité en tenant compte de son état de santé, l’employeur examine les conditions dans lesquelles certaines règles peuvent être éventuellement aménagées.

11.2 - Organisation du télétravail dans des circonstances exceptionnelles (n’entrant pas dans le
cadre d’un plan de continuité d’activité)

En cas d’épisode de pollution au sens de l’article L223-1 du Code de l’environnement, entraînant des restrictions de circulation, les jours de télétravail pourront être modifiés pour les sites concernés.

Cette disposition peut également s’appliquer en cas d’épisode climatique exceptionnel (forte chaleur, neige, verglas) ou en en cas de difficultés particulières pour rejoindre le lieu de travail occasionnant des temps de déplacement très importants et inhabituels (grève des transports prolongée).

Article 12 - Frais professionnels

Sur présentation de factures, l’employeur prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de travail à distance à domicile dans les conditions suivantes : le surcoût éventuel de l’assurance du domicile du travailleur à distance pour son montant réel.

En sus de la prise en charge du coût du dispositif téléphonique professionnel mis à disposition par l’Urssaf, il est versé chaque trimestre l’indemnité forfaitaire prévue par l’article 5 de l’accord Ucanss relatif au travail à distance.

Cette indemnité a pour objet de couvrir l’ensemble des frais professionnels découlant du travail à distance depuis le domicile. Le montant de l’indemnité est fixé selon les dispositions conventionnelles nationales.

Pour l’année 2021, cette l’indemnité est versée sur la base d’une valorisation de 2,6 euros par jour télétravaillé.

Ces montants sont revalorisés au 1^er janvier de chaque année, conformément aux dispositions de l’article 5 de l’accord Ucanss relatif au télétravail.

Les salariés exerçant leur travail dans un autre organisme du régime général ou dans un autre site que leur site d’affectation au sein de l’Urssaf ne bénéficieront d’aucune indemnité à ce titre.

Le salarié qui bénéficie normalement du titre restaurant lors de sa présence sur site, bénéficie d’un titre restaurant pour les jours de travail à distance depuis son domicile.

Article 13 - Droits individuels et collectifs

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable, travaillant dans les locaux de l’organisme, notamment en matière d’accès aux informations syndicales, de droit de grève et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l’organisme.

A ce titre, les salariés travaillant à distance ont le même accès à la formation que les salariés qui travaillent dans les locaux de l’Urssaf.

L’Urssaf s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution du télétravailleur à domicile soient évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l’organisme.

Le droit à la déconnexion des télétravailleurs est garanti. Les parties signataires contribueront au respect de ce droit :

• Tout utilisateur doit proscrire l'envoi de mails en dehors du temps de travail ; avant d'envisager une possible dérogation à ce principe, l'émetteur doit s'interroger sur la nécessité d'envoyer un mail ou de faire part d'une information non urgente hors temps de travail du destinataire et envisager le recours par préférence de l'envoi en différé. S'il maintient sa décision, il doit mentionner dans son message d'envoi qu'une réponse immédiate n'est pas requise.

• Quel que soit le cas de figure, la personne interrogée n'a pas l'obligation de répondre à la sollicitation dont elle fait l'objet lorsqu'elle est émise en dehors de son temps de travail. Il est ainsi confirmé que tout collaborateur est fondé, par exemple :

  • à éteindre son téléphone portable ou de ne pas consulter ses mails
    professionnels durant ses périodes de repos,

  • à indiquer son indisponibilité (congés, absence prévisible) et la durée de celle-ci par un
    message d'absence, et/ou à réorienter ses correspondants vers une personne
    disponible.

Article 14 - Relations sociales

En tant que salariés de l’organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs.

A l’occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés.

Comme eux, ils bénéficient de l’information diffusée par les représentants du personnel et ils ont comme les autres salariés accès à leurs représentants.

Enfin, les travailleurs à distance peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens notamment en termes de crédit d’heures. Ce crédit peut être utilisé, en tout ou en partie, pendant les heures de télétravail.

Article 15 - Consultation des instances représentatives du personnel et suivi de l’accord

La mise en œuvre du télétravail fait l’objet d’une consultation préalable du CSE.

Un bilan annuel des données relatives au télétravail dans l’organisme est présenté à cette instance.

Article 16 - Santé au travail

L’Urssaf informe le salarié qui travaille à distance de la politique de l’organisme en matière de santé et de sécurité au travail, ce dernier étant tenu de respecter les règles en découlant lorsqu’il travaille depuis son domicile.

L’employeur en présence des représentants du personnel doit pouvoir s’assurer que les locaux utilisés pour le travail à distance depuis le domicile respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent alors avoir accès à son domicile sous réserve de son accord et de sa présence.

En cas d’opposition du salarié à la visite de conformité, l’employeur peut refuser ou mettre fin au travail à distance depuis le domicile.

En cas de risques identifiés liés à l’état du domicile, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du travail à distance à domicile jusqu’à l’achèvement de la remise aux normes.

L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant les plages horaires du télétravail est présumé être un accident de travail au sens des dispositions du Code de la Sécurité sociale. La reconnaissance de l’accident au titre de la législation sur les accidents du travail relève toutefois de la responsabilité de l’Assurance Maladie.

A cet effet, le télétravailleur informe son employeur de l’accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident du travail dans la journée où l’accident s’est produit ou, au plus tard, dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime).

L’employeur, en concertation avec la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail, pourra travailler sur la mise en place d’un dispositif permettant d’assurer un suivi des conditions de travail à domicile. Ce suivi sera partagé avec le médecin du travail de la région qui sera régulièrement sensibilisé au cadre de mise en œuvre du télétravail au sein de l’organisme.

Article 17 - Sensibilisation et formation au télétravail

L’employeur proposera des formations pour accompagner les collaborateurs et managers au télétravail.

Dispositions diverses

Le présent protocole se substitue à l’ensemble des dispositions et usages ayant le même objet, en vigueur au sein des différents sites au jour de la signature.

Article 18 - Durée de l’accord

Le présent accord est applicable à compter du premier jour du mois qui suit l’agrément ministériel.

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 5 ans.

Article 19 - Information du personnel

Une information complète sera assurée par la direction par le biais des publications internes, de réunions d’information ou de tout autre moyen qui lui semblera approprié.

L’accord sera porté à la connaissance de chaque salarié par une publication dans l’intranet régional.

Article 20 - Suivi de l’accord et révision

Un bilan annuel des données relatives au télétravail sera présenté au Comité Social et Economique.

Le présent accord peut être révisé en cas de modification des dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles relatives au télétravail ou à la demande de l’une des parties, en le notifiant par écrit (lettre recommandée avec accusé réception) à l’ensemble des parties signataires.

Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai d’un mois suivant la réception de cette lettre, les parties se réunissent pour examiner l’opportunité d’ouvrir une nouvelle négociation.

Article 21 - Dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Le présent accord sera transmis aux Organisations Syndicales présentes dans l’organisme, aux membres du CSE.

Il sera transmis à la Direction de la Sécurité sociale et à l’Ucanss par le biais du dépôt en ligne sur l’applicatif dédié.

L’article R.123-1-1 du Code de la Sécurité sociale prévoit que les accords collectifs sont implicitement agréés dans un délai d’un mois à compter de l’avis du comité exécutif des directeurs de l’Ucanss, sauf prorogation de ce délai par la Tutelle.

Une fois agréé, le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L.2231-6 et D.2231 du Code du travail, à savoir dépôt sur la plateforme de téléprocédure de la DREETS et un exemplaire auprès du Greffe du Conseil des Prud’hommes de la ville du siège.

Nantes, le 26/11/2021

L’Urssaf Pays de la Loire,	L’organisation syndicale FO,	L’organisation syndicale CFDT,	L’organisation syndicale CGT,
Directeur régional	Délégués syndicaux	Déléguées syndicales	Délégués syndicaux