Entre d’une part,

L’URSSAF Auvergne, représentée par XXXXXXXXXXXXX

Et d’autre part,

Les organisations syndicales soussignées,

• CGT représentée par XXXXXXXXXXXXX

• FO représenté par XXXXXXXXXXXXX

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de l’Urssaf Auvergne pour les élections professionnelles organisées au sein de l’organisme.

La mise en place de ce dispositif est confiée à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre des processus électoraux.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par l’annexe technique, annexé au présent accord.

Par ailleurs, il est rappelé que la définition des modalités d’organisation des élections des représentants du personnel élus au sein de l’Urssaf Auvergne relève du Protocole d’Accord Préélectoral (PAP).

Le vote électronique permettra notamment :

• D’obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés,

• Limiter la complexité liée à l’organisation multisites,

• De participer à la politique RSO en limitant les impressions et le papier.

1. Modalités d’organisation des opérations

   1. Principes généraux

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• L’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré

• L’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure

  2. Vote exclusivement par internet

Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par internet pour les élections des représentants du personnel. En conséquence, le vote papier à bulletins secrets ne sera pas possible.

Choix d’un prestataire extérieur

Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maitriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé et dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit indépendant.

Le nom du prestataire retenu sera mentionné dans le protocole d'accord préélectoral. Celui-ci comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système de vote retenu et du déroulement des opérations électorales.

Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés environ un mois avant l'ouverture du vote. L'accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux organisations syndicales.

Fichier des électeurs à destination du prestataire

La Direction établira un fichier « liste électorale » qui enregistre les données suivantes : Civilité, Nom et prénom(s) des inscrits, date de naissance, l’ancienneté (point départ ancienneté), collège d’appartenance, adresse postale, adresse e-mail professionnelle et matricule.

La Direction Régionale transmettra ce fichier au prestataire pour permettre à ce dernier de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir les codes d’accès confidentiels pour voter par internet.

Ce fichier est distinct de la liste électorale qui sera établie et affichée conformément à la législation en vigueur. Pour sa part, la liste électorale ne comprend pas l’adresse postale et l’adresse e-mail.

Conformément à l’article R2314-7 du Code du travail, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Listes de candidats et bulletins de vote

Les listes des candidats et professions de foi, établies en respectant des caractéristiques imposées par le prestataire, seront transmises à la Direction Régionale, qui les transmettra en l’état au prestataire.

Le prestataire assurera la programmation des pages Web sur le serveur de vote.

Les listes présentées par les organisations syndicales et les professions de foi seront mises en ligne. Le prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins de vote et la police utilisée soient uniformes.

Assistance technique, formation et communication

L'employeur met en place en coordination avec le prestataire une cellule d'assistance technique chargée de veiller à l’accompagnement des salariés, au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Une formation sur le système de vote électronique retenu sera organisée par le prestataire à l'attention des représentants du personnel, des délégués syndicaux, des membres du bureau de vote et des représentants du service Ressources humaines.

Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour faciliter l’appropriation par les électeurs de cette technique de vote.

En amont du scrutin :

• Information sur les conditions et les règles du vote en ligne

• Messages ciblés sur l’intranet et des supports dématérialisés de communication.

Pendant le scrutin :

Les électeurs pourront appeler la cellule d’assistance technique afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de l’expression de leur vote.

Lieu et durée du scrutin :

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle pendant l’ouverture du scrutin de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail de leur domicile ou d’un lieu de leur choix, en se connectant au site sécurisé propre aux élections.

Le vote électronique se déroule pendant une période délimitée et définie dans le calendrier du protocole d’accord préélectoral.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entrainera aucune réduction de salaire.

2. déroulement des opérations de vote

   7. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le scrutin, à son domicile, par courrier simple, l’adresse du site de vote et les moyens d’authentification. Pour des raisons de sécurité le code d’accès et le mot de passe seront transmis par le prestataire au moyen de 2 courriers séparés.

A l’aide des identifiants l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Toute personne non reconnue par le système n’aura pas accès aux pages de serveur de vote.

En cas de perte ou d'oubli des codes, l'électeur pourra effectuer une demande de renvoi des codes via la page d’accueil du site de vote. L’assistance pourra guider les électeurs sur cette procédure.

Une fois connecté, l’électeur pourra voter. Seules les listes correspondant à son collège lui seront présentées.

Un accusé de réception sera à disposition de chaque votant à l’issue du vote.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les personnes en situation de handicap pourront se faire assister par une personne de leur choix si nécessaire.

Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R 2314-7 du code du travail, l’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans un urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Le processus mis en œuvre par le prestataire garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Dépouillement du vote

A l’issue du scrutin, le bureau procède au dépouillement des votes électroniques, proclame les résultats et signe les deux exemplaires du procès-verbal conformément au cahier des charges arrêté avec le prestataire.

Le dépouillement est réalisé de façon sécurisée et le chiffrage est ininterrompu entre l'envoi depuis le poste de l'électeur et le stockage dans l'urne. Les clés de chiffrement sont détenues uniquement par le président et les assesseurs du bureau de vote.

CONDITION DE VALIDITE DE L’ACCORD

Le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 50 % des suffrages exprimés en faveur d'organisations syndicales représentatives au premier tour des dernières élections des titulaires au comité d’entreprise quel que soit le nombre de votants.

Publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme, aux instances représentatives du personnel.

Il fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel via l’intranet de l’organisme

Suite à la signature, l’accord collectif sera transmis à la Direction de la Sécurité sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D. 224-7 3° du Code de la Sécurité sociale.

L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la Sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex.

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (articles L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale).

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DIRECCTE via la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, et du greffe du conseil des prudhommes.

Durée de l’accord

Le présent protocole d’accord est conclu pour une durée indéterminée. Et pourra être dénoncé dans

les conditions prévues aux articles L 2261-9 et suivants du code du travail.

Il pourra être révisé conformément aux dispositions légales.

A l’issue des prochaines élections par vote électronique, un bilan sera effectué pour faire éventuellement évoluer le présent protocole d’accord.

En cas d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau pour évaluer l’opportunité d’adapter l’accord.

ANNEXES TECHNIQUES

Fait à Clermont-Ferrand

Le mardi 31 janvier 2023

En 3 exemplaires originaux

Pour la Direction régionale de l’Urssaf Auvergne représentée par XXXXXXXXXXXXX

Pour la CGT représentée par XXXXXXXXXXXXX

Pour FO représentée par XXXXXXXXXXXXX