CHARTE TELETRAVAIL

Sociétés

LOIRE OCEAN DEVELOPPEMENT

Date de création : 9 mars 1965

N° SIRET : 865 800 767 00069 – APE : 4299Z

LOIRE OCEAN METROPOLE AMENAGEMENT

Date de création : 22 septembre 2011

N° SIRET : 535 164 412 00020 – APE : 4110D

GIE LOIRE OCEAN

Date de création : 9 janvier 2012

N° SIRET : 539 616 508 00021 – APE : 8299Z

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Regroupées en UES

Siège Social : 34 rue du Pré Gauchet

CS 93521

44035 NANTES CEDEX 1

Convention Collective : SYNTEC n° 3018 – IDCC 1486

Sommaire

I. Préambule 3

II. Cadre juridique 4

1. Définition 4

2. Champs d’application 4

3. Conditions de passage en télétravail – critères d’éligibilité 5

3.1. Principe de volontariat et de confiance mutuelle 5

3.2. Capacité du salarié 5

3.3. Tâches compatibles avec le télétravail 5

3.4. Condition d’ancienneté 6

3.5. Lieu propice au télétravail 6

3.6. Conditions liées au bon fonctionnement du service 6

4. Modalités d’acceptation et de mise en œuvre du télétravail par les parties 7

5. Période de test d’un an 7

6. Lieu du télétravail 7

7. Frais professionnels 7

8. Assurances 8

9. Droits et obligations du salarié en télétravail 8

9.1. Droits individuels 8

9.2. Hygiène, sécurité et présomption d’accident du travail 8

9.3. Egalité de traitement 9

9.4. Equilibre vie privée / vie professionnelle 9

9.5. Droit à la déconnexion 9

9.6. Obligations liées à l’usage des outils numériques 9

9.7. Obligation de confidentialité et de discrétion 10

9.8. Obligation de reporting 10

III. Organisation et Application spécifique 11

du Télétravail 11

1. Organisation du travail 11

1.1. Fréquence des jours télétravaillés 11

1.2. Détermination des plages horaires 11

2. Equipements de travail 12

3. Modalité de régulation de la charge de travail 12

4. Application spécifique du télétravail 13

IV. Accord Télétravail 14

1. Conclusion d’un accord 14

Préambule

Pour tenir compte des évolutions de l’UES, des nouvelles technologies de l’information et de la communication et des demandes des salariés, la Direction Générale souhaite mettre en place le télétravail dans l’entreprise, c’est-à-dire l’alternance de jours travaillés dans les locaux de siège social et des jours travaillés au domicile du salarié, ou sur un autre site de travail défini par l’UES et le salarié.

Le télétravail et le cadre dans lequel il peut être mis en œuvre ont été définis par le législateur aux articles L.1222-9 et suivants du Code du travail (récemment mis à jour par l’ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017 – article 21) et par un accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005.

La présente charte vise à définir le périmètre et les modalités de mise en œuvre du télétravail et à garantir que ce mode d’organisation demeure une solution efficace pour les salariés et l’UES.

Elle est une version test et doit s’entendre comme telle. Elle sera appelée à évoluer et à accompagner l’expérience de ce télétravail. Au terme d’une période d’un an, durant laquelle le dispositif sera évalué par la Direction et l’ensemble des salariés lors de réunions sociétés spécifiques. Il sera examiné dans quelles conditions le télétravail est reconduit au sein de l’UES.

Elle s’inscrit également dans les actions et réflexions menées par l’UES dans le cadre de la mise en œuvre de la responsabilité sociétale de l’entreprise. En effet, le fait de donner la possibilité aux salariés de travailler de chez eux se traduit par une diminution des trajets domiciles-travail, une meilleure conciliation vie privée / vie professionnelle, et par là-même par une baisse des émissions de CO2. L’enjeu est de travailler dans les meilleures conditions avec une continuité dans son emploi.

Les conditions de réussite du télétravail reposent sur la confiance entre l’entreprise et ses salariés. Les signataires de cette charte considèrent que le télétravail est une forme innovante d’organisation du travail en ce qu’il permet au collaborateur plus de souplesse et de flexibilité dans ses conditions de travail par la responsabilisation et l’autonomie conférée dans l’exercice de ses missions professionnelles.

Cadre juridique

Définition

Le télétravail est une forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le fait de travailler à l’extérieur des locaux de l’entreprise ne suffit pas à conférer à un salarié la qualité de télétravailleur. Ainsi, dans le cas de salariés en mission chez des clients, le télétravail désigne le travail effectué hors des locaux du client et de ceux de l’entreprise.

Champs d’application

La mise en place du télétravail est convenue entre le salarié volontaire et la Direction de l’entité concernée.

La mise en place du télétravail est subordonnée à la compatibilité de l’emploi considéré avec les critères d’éligibilité définis au sein de l’UES, détaillé dans le point suivant « conditions de passage en télétravail – critères d’éligibilité ». Par conséquent, la présente charte est applicable à tous les salariés, à l’exception :

• De l’hôte d’accueil, dont la présence physique sur site est requise et nécessaire ;

• Des salariés sous contrats en alternance (apprentissage, contrat de professionnalisation…) qui nécessitent un accompagnement ;

• Des salariés en contrat à durée déterminée et durée indéterminée inférieur à 13 mois d’ancienneté.

Les stagiaires et prestataires ne sont pas concernées par le télétravail.

La présente charte s’inscrit dans un processus de test et a pour objet d’encadrer le télétravail au sein de l’UES.

Elle constitue le cadre général du télétravail organisé dans l’entreprise et vise les situations dans lesquelles le salarié et l’employeur fixent à l’avance le nombre de jours durant lesquels le salarié pourra effectuer ses missions en télétravail.

De manière à prévenir l’isolement du télétravailleur de sa communauté de travail, le télétravail s’entend dans la limite de 24 jours par an pour un temps plein, sous réserve de l’accord du responsable hiérarchique. Ces journées peuvent être réparties par journée entière ou demi-journée.

Cette limite de 24 jours est sur l’année civile. Aucun report ne sera accepté sur l’année suivante.

A titre dérogatoire, un dépassement des 24 jours pourra être autorisé par la Direction.

Cas des temps partiels :

• Le droit à télétravailler n’est possible que pour les temps partiels supérieurs ou égaux à 50 %. Les mi-temps thérapeutiques ne peuvent donc prétendre à ce télétravail (sauf avis contraire de la médecine du travail).

• Les droits sont proratisés et arrondis à l’entier supérieur ce qui donne par exemple les résultats suivants :

  • 22 j pour un 90 %

  • 19 j pour un 80 %

  • 17 j pour un 70 %

Conditions de passage en télétravail – critères d’éligibilité

Le passage en télétravail de chaque salarié suppose le respect des conditions cumulatives suivantes :

Principe de volontariat et de confiance mutuelle

Le télétravail s’inscrit dans une démarche fondée sur la volonté commune et la double réversibilité tant du salarié volontaire que de l’employeur.

L’organisation du télétravail repose sur une relation de confiance entre le salarié et l’employeur, mais également sur la faculté de ce dernier d’apprécier les résultats du salarié par rapport aux objectifs fixés.

Capacité du salarié

Les parties conviennent que le télétravail dépend de la capacité du salarié à travailler à distance.

Cette organisation du travail requiert des aptitudes individuelles d’organisation et de gestion du temps ainsi qu’un degré d’autonomie avéré sur le poste de travail.

Le salarié s’engage à faire preuve d’une maîtrise constatée et d’une réelle autonomie dans la tenue de l’emploi.

Ces compétences sont appréciées objectivement par le supérieur hiérarchique (N+1) dans le cadre de l’entretien annuel.

Tâches compatibles avec le télétravail

Le télétravail est ouvert aux missions pouvant être exercées de manière efficace à distance.

Ne sont pas éligibles au télétravail, les missions qui :

• Exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise, notamment le poste d’Hôte d’accueil,

• Nécessitent des équipements matériels particuliers uniquement disponibles à l’entreprise,

• Impliquent l’accès et/ou le traitement de certaines données à caractère confidentiel soumises à des contraintes de sécurité, et ne pouvant être effectuées que dans les locaux de l’entreprise.

Condition d’ancienneté

Pour être éligible au télétravail, le salarié doit avoir 12 mois d’ancienneté minimum, à la date de la demande.

Lieu propice au télétravail

Le télétravail peut s’envisager ailleurs qu’au domicile du salarié (ex. : télétravail collectif).

Toutefois, quel que soit le lieu envisage, le local doit disposer :

• D’un espace de travail dédié,

• D’une installation électrique conforme,

• D’une connexion internet active avec un débit permettant l’échange de documents

Le matériel utilisé doit obligatoirement appartenir à l’entreprise.

Le salarié doit appliquer les mêmes règles de protection des données que celles qu’il appliquerait sur site (ex. connexion internet, VPN et mot de passe sécurité, verrouillage des sessions, etc…).

Afin de garantir le respect du principe d’égalité de traitement à l’égard des travailleurs handicapés, l’employeur prend les mesures appropriées pour permettre aux travailleurs handicapés bénéficiaires de l’obligation d’emploi d’accéder au télétravail.

Après avoir recueilli l’avis du médecin du travail, l’employeur prendra des mesures sous réserve que les charges consécutives à leur mise en œuvre ne soient pas disproportionnées, compte tenu de l’aide prévue à l’article L.5213-10 du code du travail qui peut compenser en tout ou partie les dépenses supportées à ce titre par l’employeur.

Le refus de prendre des mesures au sens du premier alinéa peut être constitutif d’une discrimination au sens de l’article L.11133-3 du code du travail.

Conditions liées au bon fonctionnement du service

Le nombre de salariés pouvant être en situation de télétravail dans un service est apprécié par le N+1 au cas par cas en fonction des besoins et priorités du service.

Dans l’hypothèse ou un choix doit être opéré entre des salariés sollicitant un télétravail, le responsable hiérarchique questionne tout d’abord les volontaires concernés puis prendra sa décision.

Modalités d’acceptation et de mise en œuvre du télétravail par les parties

L’exercice du télétravail est un acte volontaire, soumis à l’accord du salarié et de l’UES. L’employeur pourra accepter ou refuser la demande de télétravail.

La demande de télétravail du salarié doit être obligatoirement motivée.

Le salarié qui remplit les critères d’éligibilité au télétravail et qui souhaite en bénéficier doit, en faire la demande, au moins 48 heures avant la date souhaitée, via le formulaire « demande télétravail » auprès du Directeur Général. Un formulaire sera à remplir pour chaque demande de télétravail.

Le formulaire précisera les éléments suivants :

• Le lieu d’exercice du télétravail (en cas de changement exceptionnel, l’UES devra en être avertie par écrit préalablement) ;

• Le rappel des règles de double volontariat et de double réversibilité ;

• La procédure d’information en cas d’accident de travail ou de trajet ;

• Les règles de sécurité applicables.

La Direction Générale est libre d’accepter ou de refuser cette demande et le formalisera via le formulaire ou par mail dans un délai de 24 heures avant la date souhaitée.

Période de test d’un an

Pour mémoire, la présente démarche s’accompagne d’un test et d’ajustements sur une période d’un an. Le démarrage de ce test pourrait s’envisager au plus tard au 1^er janvier 2021 et jusqu’au 31 décembre 2021.

Deux réunions sociétés seront prévisionnellement organisées en juin 2021 puis octobre 2021 pour évaluer le dispositif et faire des ajustements si nécessaire.

A ce titre, en supplément des clauses précédentes, ce n’est qu’à partir de la fin du test, que la Direction de l’UES prendra des décisions en termes de télétravail.

Lieu du télétravail

Si le télétravail s’effectue au domicile principal du collaborateur, il devra, en cas de déménagement, impérativement prévenir l'entreprise et lui indiquer sa nouvelle adresse.

Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions fixées au point 3 ci-dessus.

Frais professionnels

Le salarié volontaire au télétravail ne pourra prétendre à aucune indemnisation ou remboursement de frais à ce titre.

Assurances

En tant que salarié, le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages que les autres salariés. Le télétravailleur et ses biens professionnels sont donc couverts par l’assurance de l’entreprise.

Il appartient au télétravailleur d’informer son assureur qu’il a autorisation de son employeur pour travailler à domicile, avec du matériel appartenant à l’entreprise dans le strict respect des dispositions en vigueur.

Le télétravailleur est tenu de remettre une attestation multirisques habitation couvrant son activité à domicile à son employeur, ou à défaut une attestation sur l’honneur du salarié confirmant qu’il est bien couvert pour exercer son activité à domicile.

En principe, si le télétravailleur est locataire, il doit demander l’autorisation au propriétaire pour travailler à domicile.

Droits et obligations du salarié en télétravail

Droits individuels

Le salarié en télétravail bénéficie des mêmes droits individuels que les autres salariés de l’UES, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’entretiens professionnels et d’évaluation. Le télétravail ne doit pas constituer un frein à l’évolution de carrière du salarié.

Hygiène, sécurité et présomption d’accident du travail

Le salarié en situation de télétravail demeure soumis au règlement intérieur de l’UES. Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au salarié en télétravail. Elles devront strictement être respectées par le responsable hiérarchique et le salarié dans les mêmes conditions qu’un travail exécuté dans les locaux de l’UES. Dans ces conditions, le télétravail s’exécute dans un espace du domicile répondant à des normes d’hygiènes et sécurité suffisantes.

L’employeur veille à ce strict respect. Pour ce faire, il met à disposition des salariés toutes informations sur les précautions à prendre.

Conformément à l’article L.1222-9 du code du travail, le salarié en télétravail bénéficie de la législation sur les accidents du travail et de trajet.

Un accident survenu au salarié à l’occasion du travail, à son domicile pendant le télétravail et pendant ses horaires de travail est soumis au même régime et à la même procédure que s’il était intervenu dans les locaux de l’UES ou sur le lieu de mission pendant le temps de travail.

De même, le télétravailleur est couvert au titre de la législation des accidents de trajet dès lors qu’il se déplace pour se rendre dans les locaux de l’UES ou dans le cadre de tout autre déplacement qu’il est amené à faire dans l’exercice de ses missions.

Le télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise.

Dans ce cas, le télétravailleur doit informer la Direction Générale d’un accident dans un délai de 24 heures et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail.

En cas de maladie pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer l’UES, dans le délai applicable aux salariés présents dans l’entreprise.

Afin de vérifier la bonne application des dispositions applicables en matière de santé et de sécurité au travail, l’employeur et les autorités administratives compétentes ont accès au lieu du télétravail. Cet accès est subordonné à une notification de l’intéressé qui doit préalablement donner son accord.

En cas de refus du salarié, l’inspecteur du travail ou la médecine du travail peuvent être saisis pour réaliser une visite d’inspection et s’assurer que le domicile du salarié est conforme ou non. En cas de non-conformité, l’employeur mettra fin au télétravail.

Egalité de traitement

Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’UES.

Il bénéficie en outre de chèques restaurants, de la prise en charge de l’abonnement mensuel au titre de transport le plus adapté à l’organisation de son nouvel emploi du temps et de tout autre avantage conventionnel versé dans le cadre de son activité.

Il bénéficie des mêmes entretiens professionnels que les autres salariés de l’UES. Il est soumis aux mêmes politiques d’évaluation que les autres salariés.

Le télétravailleur demeure soumis aux règles de gestion applicables à l’ensemble des congés telles qu’elles résultent des dispositions légales et conventionnelles en vigueur.

Equilibre vie privée / vie professionnelle

L’employeur s’engage à ne pas diffuser les coordonnées personnelles du salarié télétravailleur.

L’employeur doit garantir le respect de la vie privée du télétravailleur à domicile.

Droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion s’applique aux télétravailleurs, et ce, dans les mêmes conditions qu’au sein de l’UES.

Obligations liées à l’usage des outils numériques

Pour des raisons de sécurité informatique, il est demandé au télétravailleur de respecter les consignes qui sont portées à sa connaissance.

Le télétravailleur sera informé de toute restriction à l’usage des équipements ou outils informatiques comme l’internet et, en particulier, de l’interdiction de rassembler et de diffuser des matériels illicites via internet et également des sanctions en cas de non-respect des règles applicables – article L.1222-10 du code du travail.

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur au sein de l’UES. Il assure également la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre de son activité professionnelle et veille à la non-utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition.

Le télétravailleur devra également suivre les formations éventuelles demandées concernant la bonne utilisation du matériel fourni.

Obligation de confidentialité et de discrétion

Il est rappelé que chaque salarié est responsable de l’utilisation du matériel qui lui est fourni et s’engage à ne pas l’utiliser dans des conditions pouvant porter atteinte à la sécurité et à l’intégrité du système d’information de l’UES.

Le Télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l’accès de son matériel informatique afin de s’assurer qu’il en soit le seul utilisateur.

La violation de ces obligations est un motif de sanction disciplinaire, pouvant aller, le cas échéant, jusqu’au licenciement de l’intéressé.

Obligation de reporting

Il convient de rappeler la nécessité, pour le télétravailleur, de rendre compte, dans un délai raisonnable, du travail effectué auprès de son responsable hiérarchique. Les modalités du reporting sont définies entre le salarié et son responsable hiérarchique. Il pourra être demandé de remplir un document dématérialisé permettant ce reporting, notamment par les revues de projet sous GO7.

Organisation et Application spécifique

du Télétravail

Organisation du travail

Pendant le temps du télétravail, le salarié est soumis au respect des dispositions légales, conventionnelles et des accords en vigueur, applicables au sein de l’UES. Dans ces conditions, le télétravail s’exécute dans un espace du domicile répondant à des normes d’hygiène et de sécurité suffisantes.

La Direction s’assure que des mesures sont prises pour prévenir l’isolement du télétravailleur par rapport aux autres salariés. A cet effet, le télétravailleur doit pouvoir rencontrer régulièrement sa hiérarchie, ses collègues et avoir accès aux informations et aux activités de l’entreprise.

Fréquence des jours télétravaillés

Le télétravail peut être exercé excepté le lundi matin, dans la limite d’une journée par semaine.

Les jours de télétravail doivent être identifiés par le salarié et le Directeur Général, en étant programmés sur l’agenda du salarié sous l’intitulé « 1/2 journée ou journée de télétravail ».

Si l’organisation du travail l’exige, les jours de télétravail posés par le salarié pourront être modifiés à la demande du Directeur Général ou du salarié avec un délai de prévenance de 24 heures.

Le salarié pourra également solliciter par écrit l’annulation ou la modification des jours de télétravail dans les mêmes délais.

Détermination des plages horaires

Pendant les jours de télétravail, le salarié doit être joignable par tous les outils collaboratifs mis à disposition par l’UES sur les plages horaires correspondant à celles inscrites sur son contrat de travail.

Pendant ces plages horaires, le télétravailleur est tenu de répondre impérativement au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les vidéoconférences organisées par sa hiérarchie pour lesquelles sa participation est requise, avec la possibilité d’y assister via 3CX ou Microsoft Teams et de consulter sa messagerie.

Il doit respecter les obligations déclaratives en temps de travail, jours de travail et repos en utilisant les outils de suivi mis en place dans l’entreprise.

Tous les jours télétravaillés devront être systématiquement inscrits dans l’agenda Outlook.

Le télétravailleur organise ses réunions, rendez-vous extérieurs selon les mêmes modalités que lorsqu’il est en entreprise. Il est demandé de faire figurer à son agenda toutes les réunions et rendez-vous extérieurs programmées lors de ces journées.

Equipements de travail

Sous réserve de la conformité des installations électriques déjà en place au domicile du télétravailleur, l’employeur s’engage simplement à fournir un accès VPN sécurisé aux salariés.

A ce titre, il est rappelé que l’employeur ne fournira aucun matériel supplémentaire au salarié pour la réalisation de son télétravail, sauf en cas de situation ponctuelle constatée par la médecine du travail.

La conformité des installations électriques du domicile du salarié, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie relève de la responsabilité du télétravailleur qui devra remettre à cet effet, une attestation de conformité ou à défaut une attestation sur l’honneur de conformité des installations électriques mentionnant que son logement comporte une prise de terre et un disjoncteur.

Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui pourraient lui être confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l'entreprise en contactant la personne en charge de l’informatique.

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail ou de la connexion internet, le télétravailleur doit revenir de fait au sein de l’UES afin de poursuivre son activité dans l’attente de la résolution de ou des problèmes techniques.

Modalité de régulation de la charge de travail

La charge de travail du salarié en télétravail doit être comparable à celle du salarié qui travaille dans les locaux de l'entreprise.

En conséquence, le télétravail ne doit pas générer de dépassements en termes de temps de travail effectif, celui-ci étant contrôlé avec les mêmes outils de gestion du temps de travail que ceux utilisés pour les salariés travaillant dans l'entreprise ou chez le client.

La charge de travail et les délais d’exécution sont évalués suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés dans l’entreprise ou en mission. Ils doivent permettre au télétravailleur de respecter la durée maximale du travail et les temps de repos.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite son responsable hiérarchique afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Chaque année, les conditions d'activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront discutées lors de l’entretien annuel.

Application spécifique du télétravail

En cas de circonstances exceptionnelles résultant de situations imprévisibles ou de situations d’urgence comme une menace d’épidémie, un épisode de pollution, des conditions climatiques exceptionnelles (intempéries, tempêtes) ou d’une grève, le recours au télétravail peut être imposé par l’employeur afin de permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

L’employeur communiquera sa décision par mail à l’ensemble des salariés, dans les meilleurs délais possibles.

Accord Télétravail

A l’issue de la période test, qui pour rappel, est envisagée du 1^er janvier au 31 décembre 2021 durant laquelle deux comités de pilotage sont prévus en juin et octobre, il est prévu que la Direction de l’UES prenne des décisions en termes de télétravail.

En l’absence de CSE au sein de l’UES, les décisions de la Direction seront éclairées par cette période test, le retour d’expérience des télétravailleurs via l’entretien annuel et des deux comités de pilotage.

Selon ces différents paramètres, un accord sur le télétravail pourra être conclu par ratification à la majorité des 2/3 du personnel sur le projet d’accord proposé alors.

Conclusion d’un accord

L’UES s’engage à informer l’ensemble du personnel de la mise en place de l’accord télétravail, de son contenu et de toutes modifications ultérieures par tout moyen (note d’information, copie de l’accord, etc…) au à défaut par voie d’affichage.

Dès signature, l’accord comme ses avenants sera déposé auprès de la DIRECCTE, en ligne, à l’adresse suivante : https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleproceures/

Un exemplaire sera également adressé au secrétariat du Greffe du Conseil des prud’hommes de Nantes.

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Fait à Nantes, le 22 novembre 2020