Accord d'entreprise "Protocole d'accord préélectoral pour l'élection des membres du Comité Social et Economique" chez GAN ASSURANCES

PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL POUR L’ELECTION

DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE D’ETABLISSEMENT

DE GAN ASSURANCES

2023

SOMMAIRE

CHAPITRE I : PERIMETRE DU COMITE CENTRAL D’ETABLISSEMENT, COLLEGES ELECTORAUX, NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR ET REPARTITION DES SIEGES PAR COLLEGE 3

Article 1 : PERIMETRE 3

Article 2 : COLLEGES ELECTORAUX 3

Article 3 : NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR ET REPARTITION DES SIEGES PAR COLLEGE 4

CHAPITRE II : MODALITES D’ORGANISATION DES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL ET

ECONOMIQUE D’ETABLISSEMENT 4

Article 4 : CALENDRIER 4

Article 5 : CONDITIONS D’ELECTORAT ET D’ELIGIBILITE 5

Article 6 : DEPOT DES CANDIDATURES ET PROFESSIONS DE FOI 6

Article 7 : REPRESENTATION EQUILIBREE DES HOMMES ET DES FEMMES 6

Article 8 : LISTES ELECTORALES 8

Article 9 : BUREAU DE VOTE 8

CHAPITRE III : MODALITES D’ORGANISATION DU VOTE ELECTRONIQUE

Article 10 : ORGANISATION DU SCRUTIN 8

Article 10-1 : Modalités de vote 8

Article 10-2 : Modalités d’organisation des élections 9

Article 10-3 :Formation des délégués syndicaux et membres du bureau de vote 9

Article 10-4 : Cellule d’assistance technique 9

CHAPITRE IV : RESULTATS DES ELECTIONS

Article 11 : RESULTATS 10

Article 12 : PROCES-VERBAUX 10

Article 13 : ATTRIBUTION DES SIEGES 11

Article 14 : PRISE D’EFFET DES MANDATS 11

Article 15 : CONSULTATION ET AFFICHAGE DES DOCUMENTS ELECTORAUX 12

CHAPITRE V : CONTESTATIONS 12

CHAPITRE VI : ENTREE EN VIGUEUR, DEPOT ET PUBLICITE 13

ANNEXE TECHNIQUE 14

PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL POUR L’ELECTION

DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE D’ETABLISSEMENT

DE GAN ASSURANCES

2023

Entre d’une part,

- La société Gan Assurances représentée par Monsieur Bernard LEMAIRE, Directeur des Ressources Humaines et de la Communication Interne,

et d’autre part,

• CFDT,

• CFE/CGC,

• CFTC ,

• CGT ,

• FO ,

Considérant que :

- une Unité Economique et Sociale en vue de la mise en place d’un Comité central d’entreprise a été reconnue par décision du tribunal d’instance de PARIS 8ème arrondissement le 29 avril 2004 et confirmée par un arrêt de la Cour de cassation en date du 20 avril 2005,

- l’article 8 de l’accord cadre relatif à l’organisation d’un dialogue social régulé, responsable et relationnel du 19 août 2022indique qu’à la date de conclusion de cet accord, l’UES est composée des six entités juridiquement distinctes suivantes : Groupama Assurances Mutuelles, Groupama Gan Vie, Gan Assurances, Gan Prévoyance, Gan Patrimoine et Groupama Supports et Services, et précise que conformément à l’article L.2313-8 du Code du travail, sont mis en place un Comité social et économique central au niveau de l’UES et un Comité social et économique au niveau de chaque établissement distinct susvisé et prévoit désormais que les membres du CSE central et du CSE d’établissement sont élus pour une durée de 4 ans,

• l’accord du 8 novembre 2018 relatif à l’utilisation du vote électronique pour les élections des représentants de salariés au sein des établissements de l’UES,

• l’expiration du mandat des membres du Comité Social et Economique d’Etablissement de Gan Assurances le 3 avril 2023 ;

Des élections professionnelles sont organisées sous forme électronique à Gan Assurances, concomitamment aux autres établissements composant l’U.E.S, pour le renouvellement des membres du Comité Social et Economique, dans les conditions définies ci-après :

CHAPITRE I : PERIMETRE DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE D’ETABLISSEMENT, COLLEGES ELECTORAUX, NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR ET REPARTITION DES SIEGES PAR COLLEGE

Article 1 : PERIMETRE DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

D’ETABLISSEMENT

Est pris en compte le personnel de l’établissement Gan Assurances relevant des collèges Non Cadres, Cadres, Inspecteurs et salariés commerciaux, selon les critères définis à l’article 2 du présent protocole.

Article 2 : COLLEGES ELECTORAUX

La répartition des salariés par collège s’opère selon la manière détaillée ci-après.

Sont constitués :

• 1 collège « Non-cadres » comprenant les salariés des classes 1, 2, 3 et 4 relevant de la Convention Collective Nationale des Sociétés d’Assurance du 27 mai 1992.

• 1 collège « Cadres » comprenant les salariés des classes 5, 6 et 7 relevant de la Convention Collective Nationale des Sociétés d’Assurances du 27 mai 1992, salariés de classes 3 et 4 susvisées bénéficiant des dispositions de l’article 2 alinéa 3 du protocole d’accord sur la « Transition » du 27 mai 1992.

• 1 collège « Inspecteurs » comprenant les salariés des classes 5, 6 et 7 relevant de la Convention Collective Nationale de l’lnspection d’Assurance du 27 juillet 1992.

• 1 collège « salariés commerciaux » comprenant les salariés relevant de l’avenant du 12 novembre 2019 portant révision de la Convention Collective Nationale des produteurs salariés de base (PSB) en vue de son élargissement aux échelons intermédiaires (EI) dans l’objectif d’élaborer la Convention Collective Nationale des salariés commerciaux des sociétés d’assurances.

Article 3 : NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR ET REPARTITION DES SIEGES

PAR COLLEGE

COLLEGE	NOMBRE DE SIEGES TITULAIRES	NOMBRE DE SIEGES SUPPLEANTS
Non Cadres	8	8
Cadres	8	8
Inspecteurs	3	3
Salariés Commerciaux	1	1
Total	20	20

CHAPITRE II : MODALITES D’ORGANISATION DES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE D’ETABLISSEMENT

Article 4 : CALENDRIER

	1er tour	2ème tour
 Date limite de dépôt des candidatures et professions de foi (auprès de DRH-Relations Sociales)	10/02/2023 (avant 12h00)	27/03/2023 (avant 12h00)
 Publication de la note DRH d’information	14/02/2023	-
 Publication des listes électorales	14/02/2023	-
 Publication et affichage des candidatures	07/03/2023	28/03/2023
 Envoi des codes de connexion pour le vote + note explicative	10/03/2023	-
 Ouverture du scrutin	20/03/2023 à 9h30	03/04/2023 à 9h30
 Clotûre du scrutin	23/03/2023 à 14h00	06/04/2023 à 14h00

* si prévu par le prestataire

Les parties rappellent que, conformément à l’article L.2314-29 du Code du travail, le second tour de scrutin n’est organisé que si le quorum n’a pas été atteint au premier tour.

Article 5  : CONDITIONS D’ELECTORAT ET D’ELIGIBILITE

• Electorat

Dans chaque collège, sont électeurs les salariés, quelle que soit leur nationalité, âgés de 16 ans révolus, ayant travaillé 3 mois au moins dans le groupe à la date du 1er tour du scrutin et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

Dans le cas du personnel sous contrat à durée déterminée, les salariés présents le jour du scrutin, doivent avoir travaillé au moins trois mois dans le groupe, cette durée pouvant résulter d'un ou plusieurs contrats successifs discontinus e. La durée des contrats à durée déterminée est reprise dans les mêmes conditions pour les salariés, anciennement employés à durée déterminée et intégrés à durée indéterminée dans les effectifs.

Les salariés mis à disposition auprès de Gan Assurances par des entreprises extérieures, sont électeurs pour l’élection des membres du Comité Social et Economique d’établissement, dès lors qu’ils justifient d’une condition de présence continue de douze mois minimum à la date du 1er tour des élections, conformément à l'article L. 2314-23 du Code du travail. En application de ce même article, les salariés mis à disposition qui remplissent les conditions pour être électeurs choisissent s’ils exercent leur droit de vote dans l’entreprise qui les emploie ou au sein de Gan Assurances.

• Eligibilité

Sont éligibles, les électeurs tels que définis ci-dessus remplissant les conditions suivantes :

• avoir 18 ans accomplis,

• avoir 1 an au moins d'ancienneté, en continu ou non, dans le groupe à la date des élections,

• ne pas être le conjoint, le partenaire d’un pacte civil de solidarité, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur et allié au même degré de l’employeur.

Les salariés mis à disposition auprès de Gan Assurances par des entreprises extérieures ne sont pas éligibles à l’élection des membres du Comité Social et Economique.

• Personnel mis à disposition

Dès lors qu’ils en font expressément le choix, les salariés mis à disposition auprès de Gan Assurances par des entreprises extérieures, sont électeurs s’ils justifient d’une condition de présence continue de douze mois minimum à la date du 1^er tour des élections, conformément à l’article L.2314-23 du Code du travail ;

Dès lors qu’ils en feront le choix, ces salariés seront inscrits sur les listes électorales dans l’un des collèges « Non cadres », « Cadres », « Inspecteurs » ou « salariés commerciaux » selon les informations transmises par les entreprises extérieures. Les dispositions du présent accord leur seront alors applicables et notamment, le cas échéant, l’envoi des codes de connexion à la plateforme de vote électronique.

Article 6  : DEPOT DES CANDIDATURES ET PROFESSIONS DE FOI

Les candidatures et professions de foi sont envoyées par courriel avec accusé de réception auprès de la Direction des Ressources Humaines et de la Communication Interne de Gan Assurances. Les candidatures et professions de foi doivent parvenir en tout état de cause à la Direction des Ressources Humaines et de la Communication Interne au plus tard le 10 février 2023 à 12h00 pour le 1^er tour des élections. Un courriel de confirmation sera adressé par la Direction des Ressources Humaines et de la Communication Interne.

Les candidatures, présentées par le mandataire de l’organisation syndicale, font l’objet d’un feuillet numérique simple. Les organisations syndicales, ou les candidats libres pour le 2^ème tour, doivent respecter l’obligation de représentation équilibrée des femmes et des hommes, en application de l’article 7 du présent accord.

Les professions de foi prennent la forme d’un feuillet numérique recto-verso en couleur d’un poids maximum de 4MO. Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats, les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et de leur professions de foi.

Seules les organisations syndicales définies aux premier et deuxième alinéa de l’article L.2314-5 du code du travail peuvent déposer des listes au 1^er tour.

Dans chaque collège, ces listes ne peuvent comporter plus de candidats qu'il n'y a de sièges à pourvoir.

En cas de deuxième tour, le dépôt des candidatures et des professions de foi est effectué au plus tard le 27 mars 2023 à 12h00. A cette occasion, des listes autres que celles présentées par des organisations syndicales peuvent être déposées.

Article 7  : Communications électorales

A compter du 1er janvier 2023, les tracts des organisations syndicales pourront être mis en ligne sur l’intranet de Gan Assurances dans l’espace dédié. Les salariés seront informés de leur mise en ligne par e-mail, chaque vendredi, par le service Relations Sociales. A cet effet, les organisations syndicales devront transmettre à la Direction des Ressources Humaines et de la Communication Interne leurs tracts au plus tard le jeudi précédent à 19h00.

Des documents de propagande préélectorale peuvent être diffusés aux salariés par les organisations syndicales jusqu’au 17 mars 2023, 19h30, pour le 1^er tour et jusqu’au 31 mars 2023, 19h30, pour le 2^nd tour.

En application de l’article L 48-2 du code électoral, il est interdit à tout candidat de porter à la connaissance des salariés un élément nouveau de polémique électorale à un moment tel que ses adversaires n'aient pas la possibilité d'y répondre utilement avant la fin de la campagne électorale.

Il est également rappelé l’interdiction d’utiliser des listes de diffusion de la messagerie électronique de l’entreprise à des fins syndicales.

Un espace dédié aux élections professionnelles sera mis en place sur l’intranet de Gan Assurances afin d’y faire figurer les communications relatives aux élections disposés par les soins de la Direction des Ressources Humaines de Gan Assurances – Secteur Relations Sociales.

Sur cet espace sont publiés :

• Les dates et heures de vote,

• Le texte du présent accord,

• La note d’information au personnel,

• Les listes électorales,

• Les listes de candidatures et les professions de foi.

Compte tenu de la mise à disposition de cet espace, aucune publication ne sera réalisée sur des panneaux d’affichage sur sites.

Article 8: REPRESENTATION EQUILIBREE DES FEMMES ET DES HOMMES

En application de l’article L. 2314-30 du Code du travail, pour chaque collège électoral, les listes mentionnées à l'article L. 2314-29 qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.

Lorsque l'application du premier alinéa n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :

1° arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

2° arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.

Le présent article s'applique à la liste des membres titulaires du comité social et économique et à la liste de ses membres suppléants. La proportion de femmes et d’hommes dans chaque collège au sein de Gan Assurances est la suivante :

Statut	Proportion de femmes	Proportion d’hommes
NON CADRES	77.84%	22.16%
CADRES	63.81%	36.19%
INSPECTEURS	27.67%	72.33%
SALARIES COMMERCIAUX	35.29%	64.71%

Par conséquent, la part de femmes et d’hommes dans la composition des listes de candidats est la suivante :

Collège	Nombre de sièges	Part de femmes	Part d'hommes
NON CADRES	8	6	2
CADRES	8	5	3
INSPECTEURS	3	1	2
SALARIES COMMERCIAUX	1	1
Total	20	13	7

Cette répartition est donnée à titre indicatif et devra éventuellement être modifiée en application des règles légales décrites ci-dessus, si la proportion d'hommes et de femmes inscrits sur les listes électorales évolue au jour de la publication des listes électorales, soit le 14 février 2023. En cas de modification de la répartition, la Direction des Ressources Humaines et de la Communication Interne informera les organisations syndicales dès le 14 février 2023. Si en application de ces règles, la liste devait être modifiée, l'organisation syndicale en informera la Direction des Ressources Humaines et de la Communication Interne au plus tard le 17 février 2023.

Article 9  : LISTES ELECTORALES

Les listes électorales sont vérifiées et mises à jour par la Direction des Ressources Humaines et de la Communication Interne avant publication sur l’intranet «Canopée » Les listes contiennent, à l'exclusion de toute autre mention : le nom et prénom (tel que figurant dans les bases du système de paie), la mention du respect de la condition d’âge minimum « 18 ans révolus », la date d’entrée dans le groupe.

Les listes électorales peuvent être remises à chaque organisation syndicale qui en fera la demande, contre remise d’un récépissé daté et signé.

Les réclamations relatives à ces listes doivent être formulées par écrit auprès de la Direction des Ressources Humaines et de la Communication Interne au moins quatre jours avant la date du scrutin.

Ces mêmes listes sont valables en cas de 2ème tour de scrutin.

Les listes établies seront publiées et consultables au sein de l’espace dédié aux élections professionnelles sur l’intranet de Gan Assurances, le 14 février 2023 au plus tard.

Ces listes seront également consultables auprès de la Direction des Ressources Humaines et de la Communication Interne.

L’attention des électeurs sera tout particulièrement attirée sur l’intérêt de contrôler eux-mêmes leur inscription sur les listes, ainsi que l’exactitude des renseignements y figurant, de manière à éviter tout incident le jour du vote. De plus, il sera rappelé aux électeurs de signaler toute modification quant à leur adresse postale, afin que l’envoi des identifiants pour le vote par internet puisse se faire dans les meilleures conditions.

Les réclamations relatives à ces listes doivent être adressées par courriel avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge à la Direction des Ressources Humaines et de la Communication Interne, au plus tard trois jours après la publication des listes électorales. Cette mention sera stipulée sur la note d’information de la Direction des ressources humaines et de la communication interne et disponible sur l’espace dédié aux élections professionnelles sur l’intranet de Groupama Assurances Mutuelles.

Article 10  : BUREAUX DE VOTE

Un bureau de vote unique est mis en place pour l’ensemble des collèges électoraux. Il sera composé de trois électeurs appartenant, si possible, aux quatre collèges concernés :

• un président : l'électeur le plus ancien ou, à défaut, un salarié volontaire ;

• deux assesseurs : le second plus ancien et le plus jeune électeur ou, à défaut, des salariés volontaires.

La liste des personnes constituant le bureau de vote est communiquée aux organisations syndicales le 9

mars 2023. Elle sera valable pour le 1^er tour et s’il y a lieu pour le 2^nd tour.

Un candidat par liste decandidatures peut assister, en qualité d’observateur,au scrutin les concernant

mais ne peut participer aux opérations électorales.

Le bureau de vote est seul et pleinement responsable de l'ensemble du déroulement du scrutin (dépouillement, attribution des sièges, établissement du procès-verbal et proclamation des résultats).

Les membres du bureau de vote seront formés à l’utilisation des outils du site de vote leur permettant

d’assurer leurs missions.

Lorsque le bureau de vote a une décision à prendre et en cas de partage des voix, celle du Président est prépondérante. Cette décision est consignée sur un procès-verbal signé par l'ensemble des membres du bureau de vote.

La Direction s’engage à ce que la salle destinée au bureau de vote soit aménagée de telle sorte que les membres du bureau puissent exercer leurs missions dans les meilleures conditions possibles.

Article 11  : ORGANISATION DU SCRUTIN

Article 11-1 : Modalités de vote

La campagne électorale prend fin la veille du scrutin à 0h00, soit le 19 mars 2019 2023 à zéro heures (pour le 1^er tour) et le 2 avril 2019 2023 à zéro heures (pour le 2^ème tour).

En application de l’accord relatif à l’utilisation du vote électronique pour les élections des représentants des salariés au sein des établissements de l’UES en date du 8 novembre 2018, l'élection a lieu exclusivement au scrutin secret par voie électronique, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Il est procédé à des votes séparés pour les membres titulaires et les membres suppléants dans chacun des collèges. Chaque vote donne lieu à émargement de l'électeur sur la liste électorale par voie électronique. Le scrutin est de liste avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne, sans panachage, ni vote préférentiel.

Les électeurs peuvent en conséquence rayer des noms de candidats figurant sur la liste choisie par eux, mais ne peuvent pas remplacer un nom par celui d'un candidat appartenant à une liste concurrente, ni intervertir les noms sur une même liste.

Article 11-2 : Modalités d’organisation des élections

Afin d’assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent, tant pour le 1^er tour, que pour un éventuel 2^nd tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, conformément au calendrier défini à l’article 4.

Les salariés auront la faculté de voter pendant leur temps de travail depuis leur poste de travail ou, ou à distance pendant la totalité de l’ouverture du scrutin à partir d’un poste informatique connecté à Internet, que ce soit de leur lieu de déplacement, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix,en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toute facilité sera accordée aux électeurs pour leur permettre de voter pendant le temps de travail.

Tout électeur en situation de handicap le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par une personne de son choix, salariée de Gan Assurances si le vote a lieu dans les locaux de l’entreprise.

Article 11-3 : Formation des membres du bureau de vote et representants du personnel

Trois représentants par organisation syndicale ayant présenté des candidats au premier tour des élections professionnelles, et les membres du bureau de vote de Gan Assurances, bénéficient, à l’occasion de l’élection des membres du Comité social et économique de Gan Assurances, d’une formation sur le système de vote par Internet retenu.

Ces formations sont prises en charge par l’employeur. Le temps qui y est consacré ne peut s’imputer sur les crédits d’heures légaux et conventionnels résultant des mandats et est assimilé à du temps de travail.

Article 11-4 : CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE

L’employeur met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système électronique, comprenant, des représentants des listes de candidats, des représentants de la Direction et le cas échéant, les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée pas des clés délivrées à cet effet ;

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;

• est destinataire, avec le bureau de vote, des relevés d’incidents générés par le prestataire ;

• contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de système.

CHAPITRE IV : RESULTATS DES ELECTIONS

Article 12 : proclamation des Résultats

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal. Le système de vote électronique est bloqué immédiatement après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Les résultats seront communiqués par la Direction des Ressources Humaines et de la Communication Interne à l’ensemble des salariés par la publication d’une note mis à disposition sur l’intranet de Gan Assurances.

Article 13 : PROCES-VERBAUX

Les procès-verbaux des élections sont établis par collège électoral et en trois exemplaires (trois pour les élections des membres titulaires et trois pour celles des membres suppléants). Ils sont préparés à l'avance par la Direction des Ressources Humaines et de la Communication Interne qui indique les listes et noms des candidats dans leur ordre de présentation.

• Ils précisent :

- le nombre d'électeurs inscrits,

- le nombre de votants,

- le nombre de bulletins blancs ou nuls,

- le nombre de bulletins valables recueillis dans l'urne pour chaque liste,

- le nombre de voix obtenues par les candidats,

- le nombre de voix recueillies par chaque liste (total des voix recueillies par chaque

candidat divisé par le nombre de candidats),

- le nombre des ratures effectuées pour chaque liste,

- le nom des candidats élus.

• Ils comportent la signature de chacun des membres du bureau ainsi que les horaires d’ouverture et de fermeture du scrutin.

Les exemplaires, auxquels sont annexés la liste d'émargement et les bulletins blancs, nuls ou portant des noms rayés ou intervertis, sont transmis à la Direction des Ressources Humaines et de la Communication Interne pour publication des résultats.

Au premier tour des élections du Comité social et économique d’établissement, le procès-verbal des élections doit être rempli jusqu’à la colonne : « moyenne des voix obtenues par chaque liste », même en l’absence de quorum.

Les procès-verbaux des élections seront télétransmis via la plateforme prévue à cet effet sur le site elections-professionnelles.travail.gouv.fr, dans un délai de 15 jours à compter de la fin des élections (par télétransmission après validation en ligne/par télétransmission après numérisation et téléversement du formulaire). Une copie de chaque procès-verbal (sans l’annexe relative à la liste d’émargement) est remise sur demande aux organisations syndicales ayant présenté des candidats.

Par ailleurs, afin de favoriser le calcul de la représentativité au niveau de la branche, une copie du procès verbal du 1er tour de l’élection du Comité social et économique d’établissement sera envoyée aux fédérations des organisations syndicales présentes dans l’entreprise ou ayant participé à la négociation du présent protocole.

Article 14 : ATTRIBUTION DES SIEGES

Il est attribué à chaque liste autant de sièges que le nombre de voix recueillies par cette liste contient de fois le quotient électoral. Le nombre de voix recueillies par une liste résulte de la division du nombre total de voix obtenues par chaque candidat de la liste, déduction faite des ratures, par le nombre de ces candidats, que ce nombre soit ou non égal à celui des sièges à pourvoir.

Le quotient électoral est égal au nombre total des suffrages valablement exprimés par les électeurs du collège, divisé par le nombre de sièges à pourvoir. Le nombre de suffrages valablement exprimés est égal au nombre total de bulletins valables recueillis dans l'urne (à l'exclusion des bulletins blancs ou nuls), quel que soit le nombre de candidats figurant sur ces bulletins et les modifications (ratures) qui leur ont été apportées par les électeurs.

Au cas où il n'aurait pu être pourvu à aucun siège ou s'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur la base de la plus forte moyenne.

A cet effet, la plus forte moyenne est obtenue en divisant le nombre de voix obtenues par chaque liste par le nombre, augmenté d'une unité, des sièges déjà attribués à la liste. Les différentes listes sont classées dans l'ordre décroissant des moyennes ainsi obtenues. Le premier siège restant à pourvoir est attribué à la liste ayant la plus forte moyenne. Il est procédé successivement à la même opération pour chacun des sièges non pourvus jusqu'au dernier.

Dans le cas où deux listes obtiennent la même moyenne et où il ne reste qu'un siège à pourvoir, ledit siège est attribué à la liste qui a recueilli le plus grand nombre de voix. Si deux listes ont recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats susceptibles d'être élus.

Les ratures sont prises en compte, quel que soit leur nombre, pour le calcul de la moyenne des voix obtenues par chaque liste. Elles ne sont prises en compte pour modifier l'ordre de présentation d'une liste en vue de l'attribution des sièges que si leur nombre est égal ou supérieur à 10 % des suffrages valablement exprimés pour cette liste.

Article 15 : PRISE D’EFFET DES MANDATS

Les mandats prendront effet pour une durée de quatre ans, à compter du 7 avril 2023.

Article 16 : CONSULTATION ET AFFICHAGE DES DOCUMENTS ELECTORAUX

Les listes électorales seront publiées sur l’intranet de Gan Assurances le 14 février 2023. Les listes de candidats seront publiées sur l’intranet de Gan Assurances le 7 mars 2023 pour le 1^er tour, le 28 mars 2023 en cas de 2^nd tour.

Les professions de foi seront diffusées sur l’intranet de Gan Assurances (« Canopée ») ainsi que sur le site dédié aux opérations de vote électronique.

Les professions de foi seront également affichées sur un panneau dédié aux endroits mentionnés ci-après :

IMMEUBLE	AFFICHAGE DES LISTES ELECTORALES	LISTES DE CANDIDATS ET PANNEAUX ELECTORAUX
NANTERRE	WP1 : affichage niveau 0	WP1 : affichage niveau 0
AMIENS MERIGNAC VILLENEUVE D’ASCQ LYON MARSEILLE LAXOU NANTES STRASBOURG TOULOUSE	Hall d’accueil ou à défaut dans un autre lieu de circulation	Hall d’accueil ou à défaut dans un autre lieu de circulation

CHAPITRE V : CONTESTATIONS

Les contestations relatives au droit électoral et à la régularité des opérations de vote sont de la compétence dutribunal judiciaire. Il statue en urgence.

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-24 du Code du travail :

• lorsque la contestation porte sur l'électorat, la déclaration n'est recevable que si elle est faite dans les trois jours suivant la publication de la liste électorale,

• lorsque la contestation porte sur la régularité de l'élection, la déclaration n'est recevable que si elle est faite dans les quinze jours suivant l'élection.

La contestation se fait par simple déclaration au greffe. La décision du tribunal judiciaire est en dernier ressort, mais elle peut être déférée à la Cour de cassation.

CHAPITRE VI : ENTREE EN VIGUEUR, DEPOT ET PUBLICITE

Le présent accord entrera en vigueur à la date de sa signature par la majorité des organisations syndicales ayant participé à sa négociation, dont les organisations syndicales ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles.

Le présent accord sera notifié par la Direction aux organisations syndicales représentatives et aux organisations syndicales non représentatives parties à la négociation par l’intermédiaire du représentant signataire du présent accord.

Fait à Nanterre, le 15 décmbre 2022

Pour la CFDT Nom, Prénom	Pour Gan Assurances Bernard LEMAIRE Directeur des Ressources Humaines
Pour la CFE-CGC Nom, Prénom
Pour la CGT Nom, Prénom
Pour la CFTC Nom, Prénom
Pour FO Nom, Prénom

ANNEXE 1

Description détaillée du fonctionnement du système de vote VOXALY-DOCAPOSTE et du déroulement des opérations électorales

Conformément à l’article R.2314-13 du Code du travail, sont décrits ci-après :

• le fonctionnement du système de vote VOXALY-DOCAPOSTE ;

• le déroulement des opérations électorales.

1. Caractéristiques générales du système de vote VOXALY-DOCAPOSTE

1. Les exigences de sécurité pour le vote

La solution de vote VOXALY-DOCAPOSTE présente toutes les garanties d’anonymat, de fiabilité, de sincérité et de confidentialité requises par la réglementation en vigueur.

1. Anonymat

   1. L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur

Sur la base de la liste électorale consolidée, VOXALY-DOCAPOSTE devra attribuer à chaque électeur un code d’accès unique.

VOXALY-DOCAPOSTE génère un code d’accès pour chaque électeur, qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible et aléatoire.

L’électeur devra ensuite créer le mot de passe de son choix.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.

L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin

L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux.

Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.

De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.

La préservation de l’anonymat

Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur : aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture du scrutin. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.

L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.

Confidentialité et chiffrement

Pour garantir la confidentialité, VOXALY-DOCAPOSTE chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,

• la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.

De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture répond ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2019-053 du 25 avril 2019.

Intégrité des votes

Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final ».

L’application assure l’intégrité des votes :

• après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,

• un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,

• une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en œuvre est conçue pour garantir :

• L’absence d’altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,

• L’absence d’altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.

  4. Disponibilité

Le vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.

Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme VOXALY-DOCAPOSTE.

En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.

La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.

2. Le scellement du système et des données

Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.

Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.

Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision.

Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.

3. L’expertise

Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, la plate-forme de vote VOXALY-DOCAPOSTE est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.

Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions VOXALY-DOCAPOSTE avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.

4. Recommandations CNIL et respect du règlement européen sur la protection des données personnelles (RGPD)

Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentées à la CNIL à la division des affaires économiques.

VOXALY-DOCAPOSTE a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.

Par ailleurs, elle prend en compte les nouvelles exigences du RGPD, règlement européen relatif à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements des données à caractère personnel à la libre circulation de ces données.

2. Déroulement des opérations électorales

1. Préparation de l’élection

   1. Constitution du « fichier électeurs »

Les listes électorales sont fournies à VOXALY-DOCAPOSTE par l’entreprise sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ».

Le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :

• La civilité de l’électeur,

• Les nom et prénom de l’électeur,

• La date de naissance de l’électeur,

• Le site de rattachement de vote de l’électeur (périmètre de représentation de proximité),

• Le collège de l’électeur

• Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)

• La clef du numéro de Sécurité Sociale ou la clé RIB (2 chiffres)

• L’adresse email professionnelle de l’électeur.

  2. Objet du « fichier électeurs »

Le « fichier électeurs » est transmis à VOXALY-DOCAPOSTE aux seules fins suivantes :

• permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,

• contrôler les accès au système de vote électronique,

• enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,

• éditer les listes d’émargement.

  1. Transmission du « fichier électeurs »

VOXLY-DOCAPOSTE garantit un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

VOXALY-DOCAPOSTE utilise un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre Gan Assurances et lui-même.

Confidentialité du « fichier électeurs »

VOXALY-DOCAPOSTE s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l’issue de l’opération de vote électronique, VOXALY-DOCAPOSTE s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du « fichier électeurs », VOXALY-DOCAPOSTE assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées ci-après.

Les procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettent de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur reçoit un code d’accès généré par VOXALY-DOCAPOSTE ainsi qu’une adresse URL du site de vote qui renvoie sur un écran d’authentification où l’électeur est invité à renseigner ce code d’accès.

Une fois identifié, afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur de renseigner des données à caractère personnel puis de créer le mot de passe de son choix.

Exemples de données à caractère personnel possibles :

• Nom,

• Prénom,

• Date de naissance,

• Code postal,

• Clé du numéro de sécurité sociale (clé NIR)…

  6. Envoi des moyens d’authentification

Le code d’accès au vote électronique est adressé par VOXALY-DOCAPOSTE par courrier au domicile de chaque électeur ou par email sur l’adresse email de l’électeur connue de VOXALY-DOCAPOSTE.

En cas de non-réception ou de perte des codes par le salarié, VOXALY-DOCAPOSTE invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique, en s’assurant de l’identité de l’électeur.

VOXALY-DOCAPOSTE garantit la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

Contrôle des listes électorales électroniques

Afin de permettre leur vérification, VOXALY-DOCAPOSTE fournit à l’entreprise, à l’issue de la génération et de la transmission des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

Transmission du « fichier candidats »

Les listes de candidats sont transmises à VOXALY-DOCAPOSTE par la Direction des Ressources Humaines en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

• L’élection concernée (titulaires ou suppléants, collège),

• L’appartenance syndicale, le cas échéant, et le logo correspondant,

• Les nom et prénom de chaque candidat,

• L’ordre de présentation des candidats sur la liste.

1. Phase de test et de recette du système de vote électronique

   9. Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, VOXALY-DOCAPOSTE organise un vote test en présence des membres des bureau de vote.

Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.

L’objectif est de permettre aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

A l’issue du test, VOXALY-DOCAPOSTE communique trois clés de déchiffrement qui sont remises au Président(e) de chaque bureau de vote et à ses deux assesseurs.

Durant la période de vote, tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

Étapes de recette

Les étapes de contrôle sont les suivantes :

• réalisation de plusieurs votes,

• déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,

• contrôles de la conformité des résultats obtenus,

• validation du dispositif de vote,

• scellement de l’application de vote électronique.

2. Procédure d’ouverture de l’élection

L’ouverture de l’élection est paramétrée par VOXALY-DOCAPOSTE dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote.

La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides.

• le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge.

3. Scénario de vote électronique

Le site de vote est accessible à partir de l’adresse personnalisée suivante : https://client.vote.voxaly.com, à partir de n’importe quel navigateur internet.

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci devra saisir un code identifiant, un code secret qui seront contrôlés avant d’accéder au vote,

• une étape de présentation des listes de candidats en présence ; les listes de candidats seront présentées par ordre aléatoire ;

• présentation des élections auxquelles vous êtes appelés à voter (titulaires/suppléants)

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc » ;

• la possibilité de rayer des candidats figurant sur la liste choisie ;

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés ; durant leur vote, les électeurs ont la possibilité de revenir sur leur choix.

• la confirmation par l’électeur du choix effectué ; une fois le choix définitivement validé par l’électeur, il ne sera plus possible de le modifier ;

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote ;

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote. Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application. Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Une aide en ligne est accessible à partir de chaque page du site.

4. Procédure de clôture du vote

La clôture du vote est paramétrée par VOXALY-DOCAPOSTE dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote. Le vote est clos automatiquement à l’heure prévue.

La procédure de clôture du vote comporte les étapes suivantes :

• La constatation de la clôture du site,

• Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos.

5. Dépouillement des urnes électroniques

Les opérations dépouillement sont effectuées par le bureau de vote.

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clefs de déchiffrement des urnes ;

• Le lancement du dépouillement en cliquant le bouton « dépouiller » ; cette action déclenche le déchiffrement des suffrages et la génération automatique des procès-verbaux des élections ;

• L’accès à la liste des émargements Internet ;

L’accès aux résultats des élections ;

• L’édition automatique des procès-verbaux au format CERFA ;

• Le calcul de la représentativité ;

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôle, validation et proclamation des résultats.

Le bureau de vote procède ensuite à la signature des procès-verbaux.

6. Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin, les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote et par la Direction des Ressources Humaines. Pendant la période du scrutin, les listes d'émargement du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et uniquement à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

7. Assistance technique

Une cellule d’assistance technique est mise en place afin de veiller au bon déroulement du processus de vote électronique. Celle-ci est constituée des représentants des listes de candidats, des représentants de la Direction et le cas échéant de VOXALY-DOCAPOSTE.

VOXALY-DOCAPOSTE assurera la formation des membres de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié de VOXALY-DOCAPOSTE se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Une assistance technique sera mise en place par VOXALY-DOCAPOSTE en cas de perte ou de non-réception des moyens d’authentification par le salarié.

8. Disponibilité du système de vote électronique et dispositifs de secours

VOXALY-DOCAPOSTE assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.

Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.

VOXALY-DOCAPOSTE met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture. A cet effet, le système de vote électronique VOXALY-DOCAPOSTE est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes, un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

9. Conservation des données

VOXALY-DOCAPOSTE conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l’entreprise ou, le cas échéant, VOXALY-DOCAPOSTE procède à la destruction des fichiers supports.