Accord d'entreprise "UN PROTOCOLE ACCORD PREELECTORAL RELATIF A L'ELECTION DES ADMINISTRATEURS SALARIES" chez BRL (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL
RELATIF A L’ELECTION DES ADMINISTRATEURS.TRICES SALARIE.E.S

Le présent protocole d’accord préélectoral est conclu :

ENTRE :

Les sociétés ci-après désignées :

1. BRL ;

2. BRL Exploitation ;

3. BRL Ingénierie ;

4. BRL Espaces Naturels ;

Qui forment ensemble l’U.E.S. BRL, représentée par …, Directeur Général de BRL, dûment mandaté à cet effet, désignée dans ce qui suit par le terme : « La Direction »,

D’une part,

ET

Les Organisations syndicales représentatives, ci-après désignées :

Le Syndicat Autonome, représenté par :

Le Syndicat CFDT, représenté par :

Le Syndicat FO, représenté par :

D’autre part,

PREAMBULE

La Direction et les Organisations syndicales représentatives se sont réunies le 8 juin 2021 afin de négocier et déterminer ensemble les modalités de désignation des administrateurs.trices salarié.e.s au Conseil d’administration de la société BRL, dans le respect de ses dispositions statutaires.

Au cours de ces réunions de négociation du Protocole d’Accord Préélectoral (PAP), les parties sont convenues de ce qui suit conformément aux dispositions des articles L225-27 et suivants du Code de commerce et de l’article 20 des statuts de la société BRL :

• Le Conseil d’administration comprend deux (2) administrateurs.trices représentant les salarié.e.s, élu.e.s pour trois (3) ans par le personnel.

• Les mandats sont renouvelables une fois, et un.e salarié.e administrateur.trice ne peut pas accomplir plus de deux (2) mandats de trois (3) ans, successifs ou non.

• Ces mandats sont incompatibles avec le mandat (au sein de la société ou de l’une de ses filiales) de délégué syndical, membre du Comité social et économique et Comité social et économique central de l’U.E.S. BRL (CSE et CSEC). Si l’un des administrateurs.trices représentant le personnel salarié.e se trouve dans l’une de ces situations, il remettra la démission de ces mandats sous huit (8) jours. A défaut, il est réputé démissionnaire de son mandat d’administrateur.trice. Cette disposition ne concerne que les sièges de titulaire administrateur.trice salarié.e.

Dans la mesure où il n’y a qu’un (1) seul siège à pourvoir dans chaque collège électoral, l'élection a lieu au scrutin majoritaire à deux (2) tours dans chaque collège.

Enfin, les modalités de vote électronique ayant facilité l’organisation et renforcé l’audience aux dernières élections professionnelles de 2019, les parties signataires ont décidé de renouveler l'utilisation du vote électronique pour les élections des administrateurs.trices salarié.e.s de BRL pour le présent processus électoral.

ARTICLE 1 – Objet du protocole

Le présent protocole définit les modalités d'organisation et de déroulement des élections des administrateurs.trices salarié.e.s de BRL, ci-après dénommée « les élections ».

ARTICLE 2 – Modalités de vote

Les parties signataires conviennent de l'adoption du vote électronique dans le cadre des élections des administrateurs.trices salarié.e.s.

ARTICLE 3 – Recours à un prestataire extérieur

Dans le respect des dispositions du Code de la commande publique et des règles d’achats publics de la société BRL, la Direction procèdera à une consultation afin de sélectionner un prestataire, ci-après dénommé « le Prestataire », spécialisé dans l'organisation des élections et du process de vote électronique.

Elle s’assurera de la conformité du système de vote du Prestataire aux exigences légales, notamment du RGPD, et aux recommandations de la CNIL s'appliquant aux systèmes de vote électronique.

Dans ce contexte, les parties signataires conviennent d'utiliser le système de vote du Prestataire qui sera sélectionné à la suite de la consultation, ci-après dénommé « le Système de vote » dans le cadre de ces élections.

ARTICLE 4 – Annexe du protocole

Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique pour les élections des administrateurs.trices salarié.e.s, les parties conviennent que le présent protocole intégrera une annexe technique apportée par le Prestataire.

Cette annexe comportera :

• La description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique ;

• La description détaillée du déroulement des opérations électorales.

Cette annexe technique sera ajoutée au présent protocole à l’issue de la consultation et de la sélection finale du prestataire.

ARTICLE 5 – Mode de scrutin

Conformément à l’article L225-28 du Code du commerce, les électeurs sont divisés en deux (2) collèges votant séparément :

• Le premier (1^er) collège comprend les ingénieurs, cadres et assimilés ;

• le second (2d) collège, les autres salarié.e.s regroupant le personnel employés et agents de maitrise.

Il est procédé à un deuxième (2^ème) tour, si aucune liste n'atteint, au premier (1^er) tour, la majorité absolue des suffrages exprimés dans l’un ou l’autre des collèges concernés.

Au deuxième (2^ème) tour, les listes de candidat.e.s ne peuvent être modifiées que par désistement ou retrait de candidatures du premier (1^er) tour.

ARTICLE 6 – Répartition et nombres de sièges – Deux collèges

Conformément à l’article 20 des statuts de la société BRL et en application des articles L225-27 et L225-28 du Code de commerce, un.e (1) administrateur.trice salarié.e doit appartenir à la catégorie des ingénieurs, cadres et assimilés. Les « assimilés cadres » s’entendent par les salarié.e.s relevant de l’article 36, à savoir les techniciens, agents de maîtrise qui cotisent sur leur salaire brut de base, au régime ARRCO jusqu'au plafond de la sécurité sociale et au régime AGIRC sur la partie de leur salaire comprise entre une et huit fois ce plafond.

Le nombre de sièges à pourvoir est de deux (2) :

• 1 administrateur.trice (titulaire) et son ou sa remplaçant.e éventuel.le, pour le premier (1^er) collège comprenant les cadres, ingénieurs et assimilés, y compris ceux relevant de l’article 36.

• 1 administrateur.trice (titulaire) et son ou sa remplaçant.e éventuel.le, pour le second (2d) collège comprenant les ouvriers et employés, techniciens, agents de maîtrise, à l’exception de ceux relevant de l’article 36.

ARTICLE 7 – Personnel Electeur et Eligible – Liste électorale

Les conditions d'électorat et d'éligibilité sont celles prévues par l’article L225-28 du code de commerce.

Ainsi, sont électeurs.trices les salarié.e.s de la société BRL et de ses filiales directes et indirectes, dont le siège social est situé en France, à savoir : outre BRL, les salarié.e.s de BRL Exploitation, BRL Ingénierie et BRL Espaces Naturels, comptant au moins trois (3) mois d’ancienneté, à la date du 1^er tour.

Les candidat.e.s éligibles seront choisi.e.s parmi les électeurs.trices comptant au moins deux (2) ans d’ancienneté à la date du 1^er tour. Ils seront présenté.e.s :

• soit par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives, au sens de l'article L2122-1 du code du travail,

• soit par le vingtième des électeurs.trices, à savoir au minimum (à la date de signature du présent Protocole) :

• 14 salarié.e.s pour les électeurs.trices non-cadres

• 18 salarié.e.s pour les électeurs.trices cadres et assimilés

Le.la candidat.e ou la liste des candidat.e.s « sans étiquette », présenté par le vingtième des électeurs.trices, doit être communiqué avec le nom des salarié.e.s qui soutiennent ces candidat.e.s. Elle doit être signée par chacun d’eux.

Chaque candidature doit comporter, outre le nom du ou de la candidat.e, celui de son ou de sa remplaçant.e éventuel.le.

Conformément aux obligations légales, le.la candidat.e et son remplaçant.e seront de sexe différent.

La liste du personnel électeur.trice et éligible par collège est établie par l'employeur et affichée 21 jours calendaires au moins avant la date du scrutin du premier (1^er) tour.

Figurent sur cette liste électorale les noms, prénoms, âge et ancienneté des électeurs.trices et pour ceux remplissant les conditions d'éligibilité, la mention "E", la société d’appartenance.

ARTICLE 8 -- Attribution des sièges

La majorité absolue des suffrages exprimés est nécessaire au premier (1^er) tour : est élue la candidature totalisant le plus grand nombre de voix, au-delà de la moitié des suffrages exprimés.

Conformément à l’article L225-28 du code du Commerce, si un deuxième (2^ème) tour s’avère nécessaire, la majorité relative s’applique au deuxième (2^ème) tour : est élue la candidature réunissant le plus de suffrages.

En cas d'égalité des voix, au premier (1^er) comme au deuxième (2^ème) tour, est déclaré élue, la candidature pour laquelle le.la salarié.e titulaire dispose du contrat de travail le plus ancien.

ARTICLE 9 – Calendrier des élections

Du fait du processus du vote électronique et afin de permettre au plus grand nombre de voter, les parties conviennent que le premier (1^er) tour des élections des administrateurs.trices salarié.e.s s’étendra sur 4 jours jours : du jeudi 4 novembre 2021, 12h00 pour l’ouverture du scrutin, au mardi 9 novembre 2021, 12h00 pour la clôture du scrutin.

Dans le cas où un deuxième (2ème) tour serait nécessaire, il serait organisé le jeudi 25 novembre 2021. Le vote ouvrirait le jeudi 25 novembre 2021 à 12h00 et se clôturerait le mardi 30 novembre 2021 à 12h00.

Les opérations électorales se dérouleront selon les dispositions suivantes :

Etapes	Dates et heures
Invitation des syndicats négociation du Protocole d’accord préélectoral (PAP)	27 mai 2021
Signature Protocole d’accord préélectoral (PAP)	Cible juillet 2021
Annonce de l'élection	Cible entre le lundi 6 et vendredi 10 sept. 2021 (doit intervenir avant le 15 sept.) NB : A faire au moins 40 jours calendaires avant la date du scrutin
Signature annexe modalités du vote électronique	Cible entre le lundi 6 et vendredi 10 sept. 2021
Affichage et publication des listes électorales	Cible fin sep. et début oct. (jusqu’au mercredi 13 oct. 2021) NB : à faire au moins 21 jours calendaires avant le 1er tour
Diffusion de la note d'information	Cible fin sep. à début oct. (jusqu’au vendredi 8 oct. 2021 selon prestataire)
Désignation des membres des bureaux de vote et des observateurs.trices	Selon prestataire
1er tour	Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées	Cible le mercredi 20 oct. à 16h00 NB : à faire au moins 14 jours calendaires avant 1er tour
	Affichage des listes de candidatures	Cible au plus tard lundi 25 oct. 2021
	Envoi des codes d'accès aux électeurs.trices	Selon prestataire
	Formation, test et scellement du système de vote	Selon prestataire
	Ouverture du vote	Jeudi 4 nov. à 12h00
	Clôture du vote	Mardi 9 nov. à 12h00
	Dépouillement	Mardi 9 nov. à 14h00
2ème tour	Appel à candidature	Mercredi 10 nov.
	Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées	Lundi 15 nov. à 12h00
	Affichage des listes de candidatures	Cible au plus tard jeudi 18 nov.
	Formation, test et scellement du système de vote	Selon prestataire
	Ouverture du vote	Jeudi 25 nov. à 12h00
	Clôture du vote	Mardi 30 nov. à 12h00
	Dépouillement	Mardi 30 nov. à 14h00

ARTICLE 10 – Cellule d’assistance Technique

Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique dans le cadre des élections des administrateurs.trices salarié.e.s, une cellule d'assistance technique, ci-après dénommée « la Cellule d'assistance technique » sera mise en place par le prestataire sélectionné.

La Cellule d'assistance technique sera composée :

• d'un représentant du Prestataire, ci-après dénommé « le Représentant du prestataire » ;

• d'un représentant de la Direction, ci-après dénommé « le Gestionnaire des élections ».

Article 10.1 - Rôle du Représentant du Prestataire

Le Représentant du prestataire veillera au bon fonctionnement du Système de vote pendant toute la durée des opérations électorales.

A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l'intégrité du Système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le Prestataire.

De plus, il sera le point de contact de la Direction auprès du Prestataire pour toute question relative au fonctionnement du Système de vote et conseillera cette dernière sur la bonne utilisation du Système de vote.

Article 10.2 - Rôle du Gestionnaire des élections

Le Gestionnaire des élections sera chargé de la bonne utilisation du Système de vote et de l'organisation des opérations électorales.

A ce titre :

• Il communiquera au Prestataire l'ensemble des données et des documents électoraux et contrôlera l'importation de ces éléments par le Prestataire au sein du Système de vote ;

• Il organisera les séances de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés ;

• Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par la Direction, à l'efficacité de la communication auprès des électeurs.trices et des parties concernées pendant les opérations électorales.

De plus, il sera le point de contact du Prestataire au sein de BRL et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l'utilisation du Système de vote.

Le statut de Gestionnaire des élections ne donnera aucun droit d'accès aux identifiants et mots de passe des utilisateurs.trices.

Article 10.3 - Compatibilité du rôle de Gestionnaire avec les statuts d'électeur.trice, de membre du Bureau de vote

Le rôle de Gestionnaire des élections est compatible avec le statut d'électeur.trice.

Afin de garantir l'indépendance du Gestionnaire des élections vis-à-vis des listes de candidat.e.s, celui-ci sera, dans la mesure du possible désigné parmi les salarié.e.s – électeurs.trices ou non - ne se destinant pas à figurer dans une liste de candidat.e.s.

ARTICLE 11 – Information du personnel – Appel et dépôt des candidatures

Cinquante (50) jours calendaires au moins avant la date du scrutin, le personnel est informé par voie d'affichage du déroulement des élections.

Ce même affichage constitue, en outre, un appel aux candidatures. Chaque candidature présentée doit comporter le nom du ou de la candidat.e et de son ou sa remplaçant.e éventuel.le ; le ou la candidat.e et son ou sa remplaçant.e seront de sexe différent.

Les listes de candidat.e.s devront être adressées au Gestionnaire des élections conformément au calendrier électoral.

Pour le premier (1^er) tour, les listes devront être déposées avant le mercredi 20 octobre 2021 à 16h00 soit 14 jours calendaires au moins avant la date du scrutin.

Si un deuxième (2^ème) tour s’avérait nécessaire, les listes devraient être déposées avant le lundi 15 novembre à 12h00.

Ces candidatures pourront être :

• soit transmises par courrier électronique à : Election@brl.fr

• soit remises en main propre à : Marion Badin-Latour (Directrice des Ressources Humains) ou Marion Deltor (Chargée de mission Relations sociales)

Les candidatures seront alors réputées définitives et il ne pourra y être apporté aucune modification.

Une fois réceptionnées, la Direction effectuera l'affichage des listes de candidatures sur les panneaux réservés à cet effet et ce, au sein de l’ensemble des sociétés indiqué à l’article 3.

Les organisations syndicales, conformément aux articles 13 et 15 de la Loi N° 2001-397 du 9 mai 2001, relative à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes examineront les "voies et moyens en vue d'atteindre une représentation équilibrée des femmes et des hommes sur les listes de candidatures ".

Si un deuxième (2^ème) tour s'avère nécessaire, comme précisé à l’article 5 précédent, les listes de candidat.e.s ne peuvent être modifiées que par désistement ou retrait de candidatures du premier (1er) tour.

En cas de changement dans leur composition (uniquement par désistement ou retrait), les modifications devront être portées à la connaissance de la Direction, dans les formes prévues ci-dessus pour le dépôt, selon la date définie par le prestataire et portée en annexe.

Les candidatures seront affichées par la Direction dès qu'elle en aura eu connaissance, et au plus tard, lundi 25 octobre 2021 pour le premier (1^er) tour et le jeudi 18 novembre 2021 / ou selon les dispositions prévues par le prestataire dans l’annexe du protocole en cas de deuxième (2^ème) tour.

ARTICLE 12 – Propagande électorale

Il est rappelé que la propagande électorale antérieure au premier (1^er) tour sera possible à partir du 1^er octobre et ce, jusqu’au jeudi 28 octobre 12h00 et du vendredi 12 novembre au jeudi 18 novembre 2021 en cas de deuxième (2^ème) tour.

Les professions de foi des listes de candidat.e.s devront être communiquées au Gestionnaire des élections sous la forme définie par le prestataire dans l’annexe du protocole. Elles seront publiées sur le site de vote et accessibles aux électeurs.trices selon les modalités définies par le prestataire dans l’annexe du protocole.

La publication des professions de foi sur le site de vote pourra être complétée d’un affichage à destination des électeurs.trices.

Il est convenu que les réunions d’information des salarié.e.s auront lieu sur le temps destiné aux pauses ou de déjeuner. Toutes les listes de candidat.e.s auront la possibilité d’organiser des réunions d’information sur ces plages horaires.

La Direction mettra à disposition de chaque liste de candidat.e.s pour le premier (1^er) tour et pour le deuxième (2^ème) tour, une salle de réunion et ce à condition, que les candidat.e.s en aient, fait préalablement la réservation.

En outre, il est rappelé que l’utilisation de la messagerie électronique est admise pour chaque liste de candidat.e.s dans la limite de :

• d’une (1) communication par liste de candidat.e.s pour le premier (1^er) tour ;

• d’une (1) communication par liste de candidat.e.s pour le deuxième (2^ème) tour.

Le non-respect de ces dispositions entrainera l’interruption immédiate de l’autorisation accordée sur le compte de messagerie.

Cette utilisation devra respecter les conditions de l'article L2142-6 du code du travail et ne pas entraver ni le bon fonctionnement du réseau informatique de l'entreprise, ni la bonne marche de l'entreprise. La liberté de choix des salarié.e.s d'accepter ou de refuser un message devra être préservée.

En outre, il est rappelé que les organisations syndicales disposeront, outre les outils numériques dans les conditions précitées, de la possibilité de distribuer des tracts en respect de la réglementation en vigueur, d'afficher sur les panneaux mis à leur disposition.

ARTICLE 13 – Déroulement des opérations électorales et vote électronique

Article 13.1 - Observateurs

Afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus électoral, certaines personnes pourront exercer le rôle d'« Observateur » au cours des élections. Leurs moyens seront précisés dans l’annexe du protocole.

Les observateurs auront accès via le site de vote aux informations suivantes, pour l'ensemble des scrutins :

• Les listes électorales

• Les listes de candidat.e.s et les éventuels documents attachés (professions de foi, photographies)

• La composition du Bureau de vote

• L'évolution du taux de participation au cours de la période de vote

Les parties conviennent que les personnes suivantes auront le statut d'observateur au cours de l'Election :

• Le Gestionnaire des élections

• Les représentants de l'employeur

• Les représentants des listes de candidat.e.s

• Le prestataire

Les observateurs disposeront d'un identifiant personnel leur permettant d'accéder au site de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées. S'ils sont électeurs.trices, cet identifiant sera celui qui leur est attribué en tant qu'électeur.trice.

Article 13.2 – Bureaux de vote

Le rôle du bureau de vote est de veiller à la régularité du déroulement et au secret du vote. L’organisation et la constitution des bureaux de vote seront détaillées dans l’annexe du protocole.

Article 13-3 – Modalités du scrutin et dépouillement

Il est convenu que ces modalités seront détaillées dans l’annexe du protocole conformément aux dispositions définies par le prestataire choisi.

Dans cet article, il sera énoncé :

• La gestion des clés de déchiffrement (génération des clés, transmission, utilisation et sauvegarde).

• La formation sur la plateforme de vote électronique des personnes concernées.

Ces articles traiteront notamment du suivi des opérations électorales, des listes d’émargement, des formalités de déclarations et accès aux données personnelles, de la conservation et destruction des fichiers supports.

ARTICLE 14 -- Proclamation des résultats

Le Président du Bureau de vote, ou à défaut un assesseur, proclamera le nom des candidat.e.s élu.e.s à l'issue de la signature des procès-verbaux.

La communication des résultats aux salarié.e.s sera exclusivement établie par la Direction le lendemain du scrutin.

ARTICLE 15 – Information des salarié.e.s

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, chaque salarié.e disposera d'une note d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

La note d'information reflétera les termes du présent protocole et de son annexe.

La note sera consultable et téléchargeable à partir du site de vote.

ARTICLE 16 – Formation

Conformément à l’article L225-30-2 du Code de commerce, les administrateurs.trices élu.e.s par les salarié.e.s bénéficieront, à leur demande, d’une formation adaptée à l’exercice de leur mandat.

Dans les conditions légales actuelles, cette formation à la charge de la société BRL ne peut être d’une durée inférieure à 40 heures par an et n’est pas imputable sur le crédit d’heures.

Pour les administrateurs.trices n'ayant jamais exercé un mandat, cette formation doit être engagée dans les quatre mois qui suivent leur élection.

ARTICLE 17 – Durée, dépôt et publicité de l’accord

Le présent protocole est conclu pour la durée des élections des administrateurs.trices au Conseil d’administration de la société BRL.

La Direction notifiera par courriel au représentant de chaque Organisation syndicale signataire, un exemplaire du présent accord.

Cet accord sera déposé sur la plateforme en ligne « TéléAccords » dans le cadre  de la télé procédure du ministère du Travail, qui assurera la transmission automatique à la DREETS territorialement compétente. Un exemplaire sera également déposé au Conseil des prud’hommes de Nîmes.

Il est établi pour remise à chaque partie, son existence figurera aux emplacements habituels réservés à la communication avec le personnel sur l’intranet.

Fait à Nîmes, le 9 juin 2021

Pour l’U.E.S. BRL, …, Directeur Général de BRL

Pour le syndicat Autonome,

Pour le syndicat CFDT,

Pour le syndicat FO,