Accord d'entreprise "ACCORD D'ENTREPRISE RELATIF AU TELETRAVAIL" chez EJA - LEXTENSO (Siège)

PROJET D’ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU TELETRAVAIL A DOMICILE

AU SEIN DE LA SOCIETE LEXTENSO

Entre les soussignés :

• La société LEXTENSO, société anonyme au capital de 1 901 718€, dont le siège social est situé à la Grande Arche de la Défense – Paroi nord – 1 parvis de La Défense – 92044 Paris La Défense, représentée par Madame Emmanuelle FILIBERTI, Directeur Général Délégué,

Et

• Madame Liliane RICCO, membre titulaire du collège Journalistes,

• Madame Emmanuelle SALLÉ, membre titulaire du collège Cadres,

• Monsieur Stéphane VASSELIN, membre titulaire du collège Cadres,

• Madame Claire LORENTZ, membre titulaire du collège Techniciens/Agents de maîtrise,

• Madame Mona BRAHAM-ROUIS, membre titulaire du collège Employés,

Elus en qualité de membres titulaires du Comité Social et Economique lors des dernières élections du 11 juillet 2018 de la société LEXTENSO.

PREAMBULE

Dans le cadre des dispositions de la loi du 22 mars 2012 et de celles de l’Ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017 relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail qui modifie la règlementation relative au télétravail, ratifiée par la loi du 29 mars 2018, les parties ont souhaité conclure un accord sur le télétravail pour une durée déterminée de trois ans. Cet accord a été élaboré en concertation avec un groupe de réflexion constitué de salariés représentatifs des différents services de la société, ainsi que de plusieurs membres du CSE.

Les membres du CSE ont par ailleurs été régulièrement informés et consultés sur le projet d’accord.

Les parties considèrent que le télétravail est une forme innovante d’organisation du travail ayant pour but de donner à chacun plus de souplesse et de flexibilité dans ses conditions de travail par la responsabilisation et l’autonomie dans l’exercice de l’activité professionnelle.

La société LEXTENSO confirme sa volonté de maintenir le lien entre l’entreprise et les salariés au plus près des activités et entend valoriser l’esprit d’équipe et respecter le bon usage des technologies de l’information et de la communication (TIC)

TITRE I - Cadre du télétravail et principes généraux

« Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exercé dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication » (art. 1222-9-1 code du travail).

Le présent accord ne vise pas les formes de télétravail nomades qui peuvent concerner certains salariés du fait de leur activité (commerciaux terrains…)

Le télétravail peut ainsi être régulier ou occasionnel ou encore mis en œuvre en cas de situations particulières exceptionnelles et temporaires.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des trois établissements de la Société.

Titre II - Conditions

Article 1 - Eligibilité

Le télétravail est aujourd’hui une faculté ouverte aux salariés sur la base du volontariat et ne saurait être une obligation. Il est à l’initiative du salarié et sa mise en œuvre doit tenir compte des évolutions de l’organisation du travail et répond à certaines conditions.

Le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que l’activité du salarié puisse être exercée à distance. Il nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail et une bonne maîtrise des outils informatiques indispensables à son activité.

Sont dès lors éligibles au télétravail :

• Titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée ou déterminée à temps plein ou partiel à 80% minimum ;

• Justifiant d’une ancienneté d’au moins 6 mois dans l’entreprise sur le même poste ;

• Disposant d’une capacité d’autonomie suffisante dans le poste occupé ;

• Occupant un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe auquel il est rattaché ;

• Répondant aux exigences techniques minimales requises à son domicile pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail, en particulier disposer d’un espace de travail adapté à ce mode d’organisation, une connexion internet à haut débit et une installation électrique conforme et pouvoir être joignable via TEAMS.

Ne sont pas éligibles au télétravail, les salariés dont les fonctions exigent par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise (accueil-standard, coursiers-mandataires, services généraux…) et à la Librairie rue Soufflot (vente au comptant et VPC) ainsi que les salariés dont les fonctions nécessitent déjà une absence importante et régulière de leur lieu de travail habituel.

Pour favoriser la présence dans la communauté de travail nécessaire à l’appréhension et l’apprentissage du monde du travail, sont également exclus de la possibilité d’opter pour le télétravail, les salariés en contrat d’apprentissage, en contrat de professionnalisation ainsi que les stagiaires.

En cas d’impossibilité de donner une suite favorable à une demande de télétravail par un salarié, le refus devra être motivé et expliqué par le manager/responsable.

Article 2 - Principe de volontariat, d’engagement et de confiance mutuels

Le télétravail ne peut être mis en œuvre qu’à la demande du salarié et après examen et accord de l’employeur. Ce dernier ne peut imposer le télétravail au salarié dont le refus ne peut donc pas être, par définition, un motif de rupture du contrat de travail.

L’organisation du travail repose par ailleurs sur une relation de confiance entre le salarié et son Responsable mais aussi sur la faculté qui doit être donnée à l’employeur de pouvoir apprécier les résultats par rapport aux objectifs fixés.

TITRE III - Mise en place

Article 3 - Procédure de candidature et acceptation

Le passage en télétravail est subordonné à l’accord du manager/responsable après avis de la Direction des Systèmes d’Information et du Service des Ressources Humaines, à la fois sur le principe et sur les modalités d’organisation du télétravail (notamment sur le choix du/des jours effectués en télétravail).

Le Manager/responsable sera attentif à ce que le nombre de télétravailleurs au sein de son équipe soit compatible avec le bon fonctionnement et l’organisation du service.

Article 4 - Période d’adaptation et réversibilité permanente

4.1 - Afin de s’assurer que le télétravail répond bien aux attentes et contraintes de chacun, le salarié ou le manager/responsable pourra librement mettre fin à la situation de télétravail, tout au long de la période, sans délai pour le salarié, et avec un délai de prévenance d’un mois minimum pour l’entreprise.

Le délai de prévenance d’un mois n’aura pas à être respecté en cas de modification dans l’organisation du service ou de circonstances particulières imposant le retour du salarié à temps plein dans l’entreprise dans les meilleurs délais (ex. mobilisation de toute l’équipe sur un projet...)

En cas de réversibilité à l’initiative de l’employeur, celui-ci devra en motiver les raisons sur la base des critères d’éligibilité ou de circonstances particulières.

4.2 - Une période d’adaptation de trois mois permettra à chacun de s’assurer que ce mode d’organisation est compatible avec les intérêts de chacune des parties. Pendant cette période, chacune des parties pourra mettre fin à l’organisation en télétravail, sans délai pour le salarié et moyennant un délai de prévenance d’une semaine pour l’employeur. Par ailleurs, à l’issue de la période d’adaptation, un entretien de bilan aura lieu entre le salarié et le manager/responsable. En cas de renouvellement de l’avenant au contrat de travail sur le même poste, cette période d’adaptation ne s’appliquera pas.

4.3 - Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, quels qu’en soient la durée et les motifs, le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement.

Article 5 - Changement de fonction, de service ou de domicile

Un réexamen des critères d’éligibilité avec le manager/responsable sera effectué en cas de changement de fonction, de poste, de service ou de domicile du salarié et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail.

TITRE IV - Organisation

Article 6 - Mode d’organisation du télétravail

6.1 - Télétravail régulier avec fixation hebdomadaire des jours télétravaillés

Afin de maintenir le lien avec la communauté de travail, l’activité exercée en télétravail régulier ne pourra pas excéder 1 journée complète par semaine travaillée, du lundi au vendredi en tenant compte d’une journée fixe par service au cours de laquelle toute l’équipe devra être présente simultanément dans les locaux, (ce jour ne pouvant dès lors pas être télétravaillé).

Le jour de la semaine qui sera télétravaillé sera fixé avec chaque salarié concerné, de telle sorte que soit assurée la présence simultanée, dans les locaux habituels de travail, d’un nombre minimum de salariés au sein du même service.

A titre exceptionnel, et en raison de nécessité de service, certaines journées prévues en télétravail pourront être effectuées sur site à la demande du salarié ou du manager/responsable, sans délai de prévenance, le jour pour le lendemain. Dans ce cas, le jour de télétravail initialement fixé sera reporté à une date choisie conjointement entre le salarié et le manager/responsable dans la limite d’un délai maximum de 7 jours calendaires.

La réponse à sa demande lui sera faite sous un mois, délai nécessaire au traitement du dossier.

La mise en œuvre du télétravail régulier fera l’objet d’un avenant au contrat de travail, d’une durée d’un an maximum, sur l’année civile, de sorte que l’échéance de la période d’exécution de l’avenant de télétravail coïncide avec la fin de l’année civile (31 décembre).

Il précisera notamment :

• le lieu d’exercice du télétravail

• Les modalités d’exécution du télétravail (le/les jours convenus), les plages horaires pendant

lesquelles le salarié pourra être contacté..)

• La durée de la période d’adaptation

• Les conditions de réversibilité

• Les modalités de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

• Le matériel mis à disposition du salarié

• Les restrictions d’utilisation des équipements informatiques et leur sanction

A la signature de l’avenant de passage en télétravail, le télétravailleur recevra de l’employeur les documents relatifs aux conditions d’exécution spécifiques en télétravail.

Son éventuel renouvellement pourra être demandé par le salarié deux mois avant l’échéance.

6.2 - Télétravail occasionnel selon un volume de jours mensuel

Le nombre de jours de télétravail occasionnel ne pourra excéder 3 jours par mois, non consécutifs et non accolés aux JRTT et congés payés.

La demande en sera effectuée directement sur le kiosque RH. La réponse sera donnée dans les mêmes formes, dans le délai d’une semaine maximum.

A titre exceptionnel, et en raison de nécessité de service, certaines journées prévues en télétravail pourront être effectuées sur site à la demande du salarié ou du manager/responsable, sans délai de prévenance, le jour pour le lendemain.

6.3 - Télétravail exceptionnel

Tout salarié pourra solliciter de télétravailler de manière exceptionnelle afin de répondre à des situations inhabituelles et temporaires liées à des contraintes personnelles exceptionnelles ou à des évènements extérieurs (grève des transports, intempérie, maladie d’un proche…). En cas de maladie d’un enfant, les jours accordés pour enfant malade devront être utilisés en priorité.

Le nombre de jours ainsi télétravaillés ne pourra excéder 10 jours par année civile.

La demande de télétravail exceptionnel est effectuée sur le kiosque RH et précise le ou les jours visés. Cette demande est validée dans les mêmes formes.

Le télétravail exceptionnel pourra venir en complément du télétravail régulier.

Article 7 - Modalités d’organisation de l’activité du télétravailleur

7.1 - L’organisation de l’activité exigée du télétravailleur doit être équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

7.2 - Contrôle et gestion du temps de travail

Le télétravail ne saurait avoir pour conséquence de modifier l’horaire habituel et la durée de travail effective, effectués lorsque l’activité est exercée au sein même de l’entreprise.

Pendant les jours de télétravail, le temps de travail effectif du salarié correspond à celui effectué habituellement lorsqu’il travaille dans les locaux de l’entreprise.

La société s’engage à respecter la vie privée du salarié, notamment dans le cadre de ses activités en télétravail et à respecter le droit à la déconnexion du salarié.

Au cours de ces journées de télétravail, le salarié soumis à l’horaire collectif de travail devra être joignable aux plages horaires fixées dans le Règlement d’horaires individualisés du 20/12/2019 pour les salariés soumis à l’horaire collectif de travail.

Les salariés soumis à l’horaire collectif de travail devront badger à distance, via l’application Bodet/Kelio.

Les salariés dont le temps de travail est décompté en jours sur l’année, organiseront leur temps de travail en respectant les durées minimales de repos et règles relatives à la déconnexion.

7.3 - Charge de travail

La charge de travail, les délais d’exécution, les normes de production ainsi que les critères d’évaluation de la performance du télétravailleur seront équivalents à ceux des salariés en situation comparable et travaillant à temps plein dans les locaux de l’entreprise.

En cas de difficulté du salarié à réaliser ou achever les travaux qui lui sont confiés dans le cadre son activité en télétravail, il en informera son manager/responsable.

En outre, un bilan du télétravail du salarié sera effectué au cours de l’entretien annuel d’évaluation.

Article 8 - Environnement et équipement de travail

Préalablement au passage en télétravail, le salarié doit s’assurer de la compatibilité de son installation avec un fonctionnement en télétravail et autorise la Direction des Systèmes d’Information à effectuer un test à distance, en ce sens.

Le salarié doit également vérifier la conformité de l’installation électrique de son lieu en télétravail, à la réglementation en vigueur.

Une attestation sur l’honneur de conformité permettant le télétravail devra être remise par le salarié à la Société.

Cette conformité des installations est une condition préalable pour bénéficier du télétravail. Aucun salarié ne saurait effectuer son activité sans s’assurer de cette conformité.

Le télétravailleur s’engage à prévoir un espace de travail adapté à son domicile. L’environnement personnel doit être propice au travail et à la concentration.

L’entreprise fournit et entretient le matériel informatique (ordinateur et équipements accessoires ex : casques). L’entreprise met à la disposition du télétravailleur un accès à distance à ses applications de travail. L’accès aux communications téléphoniques professionnelles sera intégré au matériel informatique.

Le matériel mis à la disposition du télétravailleur à usage strictement professionnel par l’entreprise reste la propriété de celle-ci et devra lui être restitué en fin de situation de télétravail. Le télétravailleur prend soin des équipements qui lui sont confiés.

Le télétravail est une possibilité offerte par l’entreprise et sa mise en œuvre résulte d’une demande exclusive du salarié. En conséquence, la société remboursera au télétravailleur uniquement les frais professionnels imputables directement à son activité après accord du manager/responsable sur présentation des justificatifs.

Le télétravailleur bénéficiera également d’un service d’assistance technique « support Lextenso » (support@lextenso.fr), analogue à celui interne à l’entreprise.

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail persistants après intervention du service support Lextenso, le télétravailleur doit en aviser immédiatement son manager/responsable qui prendra alors les mesures appropriées pour assurer le bon fonctionnement de l’activité télétravaillée. Dans ce cas, il pourra être demandé au télétravailleur de revenir au sein de l’entreprise afin de poursuivre son activité dans l’attente de la résolution du ou des problèmes techniques.

En cas de situation de handicap, l’installation du télétravailleur sera examinée systématiquement après avis du médecin du travail afin d’adapter au mieux l’organisation de son poste de travail à domicile et les moyens associés afin d’en faciliter la mise en place.

Titre V - Droits et devoirs du salarié et prévention des effets de l’isolement

Article 9 - Droits collectifs

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Article 10 - Droits individuels

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits individuels que les autres salariés de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’entretiens professionnels. Ainsi, le télétravailleur doit être placé dans une situation identique à celle des salariés exerçant une activité comparable dans les locaux de l’entreprise, notamment en ce qui concerne la charge de travail, les délais d’exécution ains que l’évaluation des résultats du télétravailleur.

En outre, dans le cadre d’une réunion organisée à distance, le salarié n’a aucune obligation d’utiliser la webcam de son ordinateur.

Article 11 - Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs. A cet effet, le télétravailleur atteste de ce que son domicile (lieu de télétravail) permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité.

L’employeur et le CSE peuvent, le cas échéant, être amenés à accéder au lieu dans lequel s’exécute le télétravail. Une telle démarche ne pourra être entreprise que sur rendez-vous, après accord préalable écrit du télétravailleur et en sa présence.

Selon le jour et horaires convenus par avenant au contrat de travail ou fixés par accord entre le salarié et son manager/responsable dans le cadre du télétravail occasionnel, le domicile principal constitue son lieu de travail. Tout accident survenu au télétravailleur à son domicile principal, pendant le temps de travail sera donc soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise.

L’accident survenu lors de l’exercice du télétravail bénéficie d’une présomption d’accident de travail.

Si un accident de travail survient au domicile pendant le/les jours de télétravail, le salarié en avise sa hiérarchie et le service Ressources Humaines dans les mêmes délais et selon les mêmes formes que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise.

Article 12 - Protection des données, confidentialité

Le salarié en situation de télétravail est tenu de respecter l’ensemble des règles du bon usage des ressources d’information et de communication rappelées dans la Charte Informatique.

Le télétravailleur porte une attention particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ses moyens d’authentification (mot de passe…) qui sont personnels, confidentiels et incessibles.

Le télétravailleur est tenu de respecter les règles de confidentialité fixées par l’entreprise. Il doit en particulier à ce titre, préserver la confidentialité des données qui lui sont confiées.

Article 13 - Assurances

Le salarié doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa Compagnie d’assurance et justifier auprès de l’employeur de la souscription d’une assurance multirisques habitation, incluant la garantie responsabilité civile.

Article 14 - Formation, accompagnement, sensibilisation

Des actions d’accompagnement et de sensibilisation spécifiques du management au travail à distance seront organisées.

Le télétravailleur bénéficiera d’une formation appropriée à ce mode d’organisation du travail sur les équipements techniques que ce dernier sera amené à utiliser dans le cadre du télétravail, ainsi que sur les caractéristiques du télétravail. Cette formation qui pourra intervenir sous la forme d’un e-learning aura lieu dans le trimestre qui suit l’acceptation de télétravail.

L’entreprise communiquera sur la mise en œuvre de cette nouvelle forme d’organisation du travail. Un bilan sera réalisé chaque année et présenté au CSE. Par ailleurs, un guide des bonnes pratiques en matière de télétravail sera mis à disposition du télétravailleur et de sa hiérarchie.

Article 15 - Durée de l’accord - entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de trois ans à compter du 1^er janvier 2021, à l’issue des mesures spécifiques prises dans le cadre d’urgence sanitaire Covid-19. Au terme des deux premières années d’application, les parties sont convenues de se réunir afin d’examiner les termes de l’accord.

Il se substitue de plein droit à tous autres accords et/ou usages antérieurs de toutes natures.

Les parties signataires conviennent également de se réunir à nouveau en cas d’évolution législative ou réglementaire afin d’examiner les nécessités d’adapter les nouvelles dispositions au présent accord.

Un bilan sera fait chaque année avec les membres du CSE pour examiner les éventuelles difficultés d’application du présent accord ou pour débattre de son évolution.

Article 16 - Publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord sera, à la diligence de l'entreprise, déposé en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties, envoyée par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, et une version sur support électronique, à la DIRECCTE d’Ile de France

Il sera également remis en un exemplaire au greffe du conseil de prud'hommes et un exemplaire sera transmis pour information à la Commission paritaire de branche.

Un exemplaire du présent accord sera affiché dans les locaux de l’entreprise aux emplacements prévus à cet effet et mis en ligne sur l’Intranet de l’entreprise.

Fait en 9 exemplaires originaux à Paris la Défense,

Le XXX/ XXX 2020

Les membres élus du Comité Social et Economique Emmanuelle FILIBERTI