Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL SMITH & NEPHEW FRANCE" chez SMITH ET NEPHEW SAS (Siège)

ACCORD COLLECTIF RELATIF AU TELETRAVAIL

Entre :

• la société Smith & Nephew France représentée par Monsieur Jean Christophe VIAL, en qualité de Président de Smith & Nephew France,

D’une part,

• Et les Organisations Syndicales représentatives dans l’entreprise :

• CFDT, représentée par Madame Alexandra SAVCIOGLU en sa qualité de Déléguée Syndicale,

• CFTC, représentée par Madame Céline ZANATTA en sa qualité de Déléguée Syndicale,

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Le télétravail constitue une forme d’organisation du travail que la diffusion à grande échelle des nouvelles technologies et l’essor du numérique, tant dans le domaine professionnel qu’en dehors de l’entreprise, ont ancré dans le monde du travail d’aujourd’hui.

Le télétravail est régi par les articles L. 1222-9 à L. 1222-11 du Code du travail.

Les partenaires sociaux soulignent l’apport du développement du télétravail lors de situation exceptionnelles comme cela a pu être le cas ces dernières années (grèves des transports – inondations, problèmes informatiques, épidémie, etc.) et rappellent que le télétravail constitue un facteur de souplesse dans l’organisation du travail et l’équilibre de vie des collaborateurs. Le télétravail doit s’exercer dans une logique de bon fonctionnement de l’entreprise.

Cet accord vise à prendre en compte la qualité de vie au travail en recherchant un meilleur équilibre vie professionnelle et vie personnelle et en maintenant l’efficacité et la qualité du travail fourni tout en prenant en compte des nécessités opérationnelles, organisationnelles, techniques ou financières.

Ainsi, les parties signataires, dans le cadre du présent accord, souhaitent :

• confirmer l’orientation générale visant à établir des principes essentiels qui doivent présider à la mise en œuvre du télétravail adaptée à Smith & Nephew France ;

• s’inscrire dans la démarche de bien-être au travail importante pour les collaborateurs au sein de Smith & Nephew France ;

• rappeler les fondamentaux dans l’approche de l’usage des nouveaux outils que permettent aujourd’hui les technologies de l’informatique et du numérique ;

• souligner le rôle et l’accompagnement du manager pour un management à distance ;

• organiser, par le respect de principes de fonctionnement, la préservation de la cohésion d’équipe et du collectif de travail.

Le présent accord organise l’évolution du télétravail chez Smith & Nephew France en soulignant la nécessité de maintenir le lien social entre les collaborateurs et l’entreprise, ainsi que la mise en œuvre du droit à la déconnexion.

Article 1. Définition du télétravail

Le télétravail est défini à l’article L. 1222-9 du Code du travail comme suit :

« (…) le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail, utilisant les technologies de l’information et dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l’entreprise, est effectué hors de ces locaux. Ainsi, le présent accord vise principalement le travail au domicile en France du salarié soit sa résidence principale déclarée. La possibilité pour un salarié éligible au télétravail de travailler pour de courtes durées (quelques jours ou quelques semaines) depuis un lieu situé à l’étranger est soumise à l’autorisation préalable écrite du supérieur hiérarchique et de la Direction des ressources humaines de la Société.

Article 2. Portée de l’accord

Article 2.1. L’éligibilité

Le télétravail requiert l’accord préalable du salarié et de l’entreprise.

Les parties conviennent que le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que l’activité du salarié puisse être exercée à distance. Il nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail et une bonne maitrise des applications informatiques indispensables à son activité.

Le télétravail est accessible :

• aux salariés administratifs volontaires, détenteurs d’un contrat à durée indéterminé (CDI) et contrat à durée déterminée (CDD), sauf contre d’apprentissage et de professionnalisation, à temps plein ou à temps partiel (toutefois pour les salariés à temps partiel le télétravail est accessible aux collaborateurs à temps partiel ou en forfait jours réduit travaillant au moins à 60% de leur temps). Pour les salariés à temps partiel un minimum de 2 jours par semaine en présentiel est obligatoire.

• autonomes dans leur organisation de travail et dans l’utilisation des outils numériques,

• dont les activités sont compatibles avec une organisation sous forme de télétravail

• sous réserve d’une ancienneté de 6 mois dans l’entreprise,

• répondant aux exigences techniques minimales requises à son domicile pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail, en particulier disposer d’un espace de travail dédié et adapté à ce mode d’organisation, une connexion internet à haut débit, et une installation électrique conforme.

Si l’accessibilité des métiers au télétravail peut être admise, en général, sous réserve de la possibilité du fonctionnement à distance des applications informatiques nécessaires à l’activité du salarié et d’une connexion internet suffisante, il n’en demeure pas moins que la compatibilité entre les activités exercées par le salarié et le télétravail, outre la cohérence avec le bon fonctionnement du service relèvent de l’appréciation souveraine du manager.

Sauf circonstances exceptionnelles (ex. : pandémie, etc.), sont exclus de la possibilité d’opter pour le télétravail les salariés en contrat d’apprentissage, en contrat de professionnalisation, ainsi que les stagiaires, afin de favoriser la présence dans la communauté de travail nécessaire à l’appréhension et l’apprentissage du monde du travail.

Les salariés souhaitant opter pour le télétravail doivent en faire la demande à leur manager et la formaliser dans l’outil mis à disposition par l’employeur (par un ticket via notre portail GBS). La réponse du manager à cette demande devra intervenir par écrit dans le mois suivant celle-ci. Le refus opposé à une demande de télétravail sera motivé.

Néanmoins, le collaborateur qui se verrait opposer un refus motivé pourra soumettre une nouvelle demande de télétravail à son manager 6 mois après la date de refus (le manager peut accorder une demande de télétravail avant l’issue des 6 mois).

Dans l’hypothèse où une difficulté persistante surviendrait, ce cas pourrait être examiné en concertation avec la Direction des Ressources Humaines.

La demande de télétravail pourra également intervenir à l’initiative de l’entreprise.

Article 2.2. Champ d’application

Le présent accord n’a vocation à encadrer que les situations de télétravail occasionnel ou régulier, c’est-à-dire les situations de salariés, qui travaillent habituellement depuis les locaux de l’entreprise, mais qui ont la faculté de pouvoir travailler de façon ponctuelle ou régulière hors des locaux de l’entreprise.

Toute situation de télétravail permanent, c’est-à-dire à plein temps, devra faire l’objet d’un avenant au contrat de travail du salarié définissant au cas par cas les conditions du télétravail.

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, épisode de pollution ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés en application des articles L. 1222-9 et L. 1222-11 du Code du travail. Dans ces circonstances, le présent accord ne sera pas applicable.

En tout état de cause, lorsque l’autorité administrative prend des mesures propres à limiter l’ampleur et les effets d’un épisode de pollution dans les conditions à l’article L.223-1 du Code de l’environnement, l’employeur ou le salarié dont le poste n’est pas incompatible, pourra proposer, pour la durée de l’épisode de pollution, l’exécution de la prestation de travail sous forme de télétravail sous réserve que le salarié dispose de conditions de travail conformes à son domicile. Dans cette situation, l’accord des parties sera formalisé par courrier électronique.

Article 2.3. Réversibilité

Afin de s’assurer que le télétravail répond aux attentes et contraintes de chacun, au-delà de la période d’adaptation prévue ci-dessous, les parties conviennent que le collaborateur, le manager ou le service des ressources humaines pourra mettre fin au télétravail sous réserve d’un délai de prévenance d’un mois.

Ce délai peut être raccourci ou supprimé d’un commun accord entre le collaborateur et sa hiérarchie ou en cas d’impossibilité de poursuivre le télétravail. La demande sera effectuée par écrit.

La décision exposant les raisons pour lesquelles il est mis fin au télétravail sera également effectuée par écrit.

Article 3. Organisation du travail

Article 3.1. : Fréquence et nombre de jours télétravaillés

Sauf circonstances exceptionnelles dans les conditions définies par le présent accord ou autorisation préalable du supérieur hiérarchique, le télétravail régulier ou occasionnel peut être mis en place dans la limite de 3 jours par semaine.

Cette règle n’exclut pas la possibilité pour les responsables de service de prévoir un planning incluant des semaines entièrement télétravaillées, et des semaines sans télétravail, tant que la fréquence moyenne de jours de télétravail sur le mois ou l’année reste équivalente à 3 jours par semaine.

Cette règle n’exclut pas non plus la possibilité de mettre en place un télétravail de type permanent, c’est-à-dire à temps plein, par le biais d’un avenant au contrat de travail du salarié.

Article 3.2. : Période d’adaptation

Une période d’adaptation d’un mois non renouvelable, est observée lors de la mise en place du télétravail. La période d’adaptation a pour objet de permettre à chacune des parties de vérifier l’adéquation du télétravail à l’exécution des missions confiées au collaborateur.

Au cours de la période d’adaptation, chacune des parties peut mettre un terme au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance d’une semaine. Cette décision est notifiée par écrit par tout moyen et devra être motivée à minima (email, courrier, etc.).

Article 3.3. : Droits et obligations du télétravailleur

Le télétravail constitue simplement une modalité particulière d’exécution de la prestation de travail. Le télétravailleur demeure un salarié de l’entreprise.

Sous réserve des particularités liées à son statut, le télétravailleur :

• bénéficie de l’égalité de traitement avec les autres salariés de l’entreprise ;

• dispose des mêmes droits individuels et collectifs, avantages légaux et conventionnels, et est tenu aux mêmes obligations que ceux applicables aux salariés placés dans une situation comparable.

Article 3.4. : Présence obligatoire en entreprise

Sauf circonstances exceptionnelles dans les conditions définies par le présent accord, les jours non télétravaillés devront obligatoirement être travaillés dans les locaux de la société.

En outre, les salariés doivent, sans pouvoir opposer à la Direction de l’entreprise leur statut de télétravailleurs, se rendre obligatoirement dans l’entreprise ou tout autre lieu porté à sa connaissance lorsque leur présence est obligatoire (ex. : réunions d’équipe, formations, rencontres avec des clients, entretien avec la hiérarchie, etc.).

Article 3.5. : Modifications des jours télétravaillés

Le salarié qui souhaiterait modifier ses jours déclarés comme télétravaillés devra soumettre sa demande à son manager 1 mois avant afin de ne pas désorganiser le département et sa demande sera soumise aux mêmes conditions que celles citées en l’article 2.1. ci-dessus.

Article 3.6. Salariés en situation de handicap

Pour le cas où des salariés éligibles au télétravail en vertu du présent accord bénéficieraient d’une reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé, des formules adaptées de télétravail pourront être prévues en considération de leur situation personnelle (ex. mise en place d’outils de travail spécifiques à domicile : écran, périphériques informatiques et fauteuils adaptés).

Article 3.7. Horaires de travail, plages de disponibilité

Les salariés dont le temps de travail est décompté en heures exerceront leur activité en télétravail dans le respect des plages horaires fixes applicables dans l’entreprise, à savoir de 9h30 à 11h45 puis de 13h45 à 16h30 du lundi au vendredi.

Compte tenu de l’exercice des fonctions à domicile et afin de préserver leur vie privée, la société s’engage à ne pas contacter les salariés en télétravail en dehors de ces plages horaires fixes, sauf urgence ou motif légitime, et en tout état de cause à ne pas les contacter en dehors des horaires de début et de fin habituels de la journée de travail.

Pour les jours en télétravail, le décompte du temps de travail est effectué selon un système auto déclaratif.

Les salariés dont le temps de travail est décompté en jours organiseront leur temps de travail en respectant les dispositions légales, conventionnelles et contractuelles qui leur sont applicables en matière de suivi et de décompte des jours travaillés et non travaillés.

Les collaborateurs disposent ainsi d’un droit à la déconnexion qui vise à préserver leur vie privée et à favoriser la meilleure articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle et familiale.

Article 3.8. Droit à la déconnexion

Il est rappelé que l’ensemble des salariés de l’entreprise, qu’ils exercent leur fonction en télétravail ou non, bénéficient d’un droit à la déconnexion tel que prévu par l’accord collectif d’entreprise relatif à la durée du travail (article 5), lequel prévoit:

« L’envoi de mails internes (la société ne pouvant bien entendu exercer un contrôle sur des personnes extérieures à l’entreprise) entre 21h et 7h du lundi au vendredi ainsi qu’entre le vendredi 21h et le lundi 7h, ne doit jamais avoir lieu. En outre il ne peut en aucun cas être reproché à un salarié de n’avoir pas pris connaissance et/ou de n’avoir pas répondu à un mail en dehors de ses heures de travail effectif ».

Article 3.9. Entretien annuel

Un entretien annuel est organisé entre le collaborateur en télétravail et son management.

Cet entretien est l’occasion privilégiée d’évoquer la charge de travail du collaborateur en télétravail régulier et ses conditions d’activité.

Il donnera lieu à l’établissement par les parties d’un compte-rendu.

Article 3.10. Maladie et accident du travail

Article 3.10.1. Arrêt de travail

Il est expressément précisé qu’en cas d’arrêt maladie ou accident, le salarié en télétravail ne devra exercer aucune activité professionnelle.

Article 3.10.2. Accident de travail et de trajet

Les salariés en télétravail bénéficient des dispositions légales relatives aux accidents du travail et de trajet. Ils sont couverts par la législation sur les accidents du travail et les maladies professionnelles pour les accidents survenus dans l’exécution du travail à domicile.

Article 4. Respect de principes de fonctionnement

Pour privilégier le lien collectif et préserver le bon fonctionnement de l’équipe, devront être respectés les principes suivants :

• une répartition hebdomadaire au sein de l’équipe des jours d’exercice de l’activité en télétravail ; à cet effet, une planification mensuelle indicative de ces jours sera effectuée en amont, cette planification pourra être adaptée par le manager en considération des nécessités ;

• dans une optique de bonne animation d’équipe et pour garantir la qualité du lien social, les managers concernés, prévoiront, la présence physique simultanée de tous les membres de leur équipe, sur site, certains jours, en adéquation avec le bon fonctionnement des services. Cette présence simultanée sera également prévue lors de séminaires de travail, réunions ou formations d’équipe.

Le suivi du salarié en télétravail et de son activité requiert de la part du manager :

• L’organisation du télétravail au sein de l’équipe afin de permettre un fonctionnement compatible avec l’activité et le métier exercé ;

• Le suivi d’un accompagnement adapté concernant la mise en œuvre du télétravail et son suivi, recouvrant la définition des objectifs des télétravailleurs qui tiennent compte de l’alternance site/domicile et qui permettent d’assurer l’équité au sein de l’équipe ;

• Une répartition équivalente de la charge de travail au sein des équipes entre les salariés qu’ils soient télétravailleurs ou autres ;

• Des échanges réguliers avec les collaborateurs en télétravail et, spécifiquement, avant la fin de la période probatoire.

Le salarié en télétravail prend l’engagement de fournir la prestation prévue à son contrat de travail de manière identique quel que soit le lieu d’exécution de celle-ci.

Le suivi de sa prestation en situation de télétravail sera assuré par le manager en concertation avec le service des ressources humaines, et pourra s’avérer déterminant dans la possibilité de reconduire le dispositif de télétravail.

Il est précisé qu’en cas de changement de poste dans une activité marquant une évolution vers un métier différent, le télétravail pourra être suspendu de manière à permettre au collaborateur d’être mieux accompagné dans sa prise de poste. Dès lors que le collaborateur répondra, dans son nouveau poste, aux conditions d’éligibilité définies au présent accord, il pourra recouvrer à la fin de la période probatoire le bénéfice du télétravail.

Article 5. Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs, en particulier celles relatives à l’utilisation des écrans informatiques.

L’accès au domicile du salarié demandé par la direction de l’entreprise, les représentants élus du personnel ou les autorités administratives compétentes pour s’assurer du respect de l’ensemble de ces dispositions est subordonné à l’accord préalable de l’intéressé.

Article 6. Equipement de travail

Article 6.1. Aménagement des locaux

Le salarié en situation de télétravail doit prévoir à son domicile principal un espace de travail spécifique dans lequel sera installé le matériel professionnel mis à sa disposition par l’entreprise. L’espace dédié à l’activité professionnelle devra obéir aux règles de sécurité électrique et permettre un aménagement ergonomique du poste de télétravail.

Il est demandé au salarié concerné d’établir une déclaration sur l’honneur par laquelle il atteste disposer d’un espace répondant à ces exigences.

Par ailleurs, une attestation d’assurance Multi Risque Habitation prenant en compte l’exercice d’une activité en télétravail établie par l’assureur du domicile du salarié devra être produite par ce dernier.

Article 6.2. Equipements informatiques

Pour effectuer ses missions en télétravail, la société met à la disposition du salarié les équipements nécessaires à l’exercice de l’activité en télétravail

Ces équipements restent la propriété de la société.

Le matériel mis à disposition du télétravailleur par la Société sont réservés à un usage professionnel exclusif.

L’utilisation du matériel informatique, l’accès au réseau informatique et la protection des données auxquelles le salarié a accès dans le cadre du télétravail se réalisent conformément aux règles générales d’utilisation des outils informatiques en vigueur dans la société.

Smith & Nephew France prendra en charge la maintenance du matériel informatique fourni et assurera en tout état de cause une assistance téléphonique via le Help Desk.

Le salarié en situation de télétravail doit veiller à ce que toutes les informations, fichiers et données demeurent confidentiels et s’engage à respecter l’ensemble des dispositions légales et les règles propres à l’entreprise relatives à la protection de ces données et à leur confidentialité.

Le télétravailleur doit prendre toutes les mesures de sécurité et de protection nécessaires pour éviter l’accès d’un tiers à ces systèmes.

Smith & Nephew France, en tant qu’employeur, prend en charge, dans le cadre de son contrat RC exploitation, les risques, dommages et responsabilité civile liés au matériel informatique fourni au télétravailleur.

Article 7. Frais professionnels

L’entreprise prendra en charge les coûts directement engendrés par le télétravail. Elle versera au salarié en télétravail à ce titre une indemnité forfaitaire couvrant l'ensemble des frais engendrés par le télétravail (chauffage, électricité, internet, téléphone...).

L'allocation forfaitaire versée par l'entreprise sera la suivante :

• 10 € nets par mois, pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine,

• 20 € nets par mois pour un salarié effectuant deux jours de télétravail par semaine,

• 30 € nets par mois pour un salarié effectuant trois jours de télétravail par semaine.

La prise en charge de ces frais n’est applicable qu’au logement au sein duquel le salarié s’est engagé à exécuter principalement le télétravail. Le télétravailleur qui désire installer temporairement son lieu de travail dans un autre lieu que celui où il exécute normalement le télétravail en informe l’entreprise sans délai et doit obtenir son autorisation écrite. Les frais liés à l’exécution du télétravail dans un lieu d’exercice annexe sur décision unilatérale du salarié sont à la charge exclusive de ce dernier.

Article 6. Modalité de révision du présent accord

En cas d’évolution législative ou règlementaire ayant un impact sur le présent accord, les parties conviennent de se réunir de nouveau afin d’échanger sur les évolutions nécessaires.

En outre, le présent accord peut faire l’objet d’une révision d’un commun accord entre les signataires. Toute demande de révision doit être notifiée par courrier recommandé avec accusé réception à la Direction des Ressources Humaines ou aux Organisations Syndicales.

Article 8. Durée, effet et suivi de l’accord

Le présent accord sur le télétravail a une durée indéterminée, il prendra effet au 1^er mai 2021.

Article 9. Communication, Publicité et dépôt de l’accord

Une fois signé, le présent accord sera notifié par lettre recommandée avec accusé réception à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Le présent accord sera accessible à l’ensemble du personnel.

Conformément aux dispositions de l’article D. 2231-4 du Code du travail, l’Accord, ainsi que les pièces accompagnant le dépôt prévue aux articles D.2231-6 et D.2231-7 du Code du travail, seront déposés, à la diligence de l'entreprise, sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail prévue à cet effet (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/), ainsi qu’au greffe du Conseil de prud’hommes de Nanterre.

Fait à Neuilly Sur Seine, le 26 AVRIL 2021

Smith & Nephew France représentée par Monsieur Jean Christophe VIAL, en qualité de Président de Smith & Nephew

CFDT, représentée par Madame Alexandra SAVCIOGLU en sa qualité de Déléguée Syndicale,

CFTC, représentée par Madame Céline ZANATTA en sa qualité de Déléguée Syndicale,