Accord d'entreprise "Accord sur le droit à la Déconnexion" chez EMFI (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE SUR LE DROIT A LA DECONNEXION 

DE LA SOCIETE EMFI 3M

Entre :

La société EMFI SAS

Dont le siège social est situé 3 rue Ettore Bugatti – 67500 HAGUENAU

En la personne de son représentant légal

D’une part

ET

L’Organisation syndicale C.G.T.,

Représentée par son délégué syndical

L’Organisation syndicale C.F.D.T.,

Représentée par son délégué syndical

L’Organisation syndicale C.F.T.C.,

Représentée par son délégué syndical

L’Organisation syndicale F.O.,

Représentée par son délégué syndical

D’autre part

Ci-après dénommées(s) individuellement ou collectivement la ou les « Partie(s) »

A l’issue des négociations organisées conformément aux modalités de l’Article L 3121-11 du Code du Travail, il a été convenu entre les Parties l’application des mesures suivantes :

PREAMBULE

Les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) ou les outils numériques professionnels permettant de communiquer à distance par voie électronique, font partie intégrante de l’environnement de travail et sont nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.

Porteuses de lien social, facilitant les échanges et l’accès à l’information, les TIC doivent toutefois être utilisées à bon escient, dans le respect des personnes et de la sphère privée. En effet, le développement des outils numériques et leur accessibilité croissante rendent plus floues les frontières entre la vie privée et la vie professionnelle. Ainsi, la maîtrise et le bon usage des outils numériques est nécessaire pour leur utilisation raisonnable et efficiente. Le management doit ainsi veiller au respect du droit à la déconnexion en adoptant dans ses propres actions et comportements les principes présentement énoncés.

A ce titre, l’enjeu des actions proposées dans le présent accord est de garantir la bonne utilisation des outils numériques, tout en préservant la santé au travail et notamment les durées minimales de repos prévues par la loi.

En soutien à cet accord, une charte des relations de travail a été établie et sera diffusée auprès de l’ensemble des collaborateurs. De même, les fondements d’une réunion efficace ont été rappelés et seront affichés dans les salles de réunion.

En conséquence, il a été convenu ce qui suit :

Article 1 – DEFINITION DU DROIT A LA DECONNEXION

Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et de ne pas répondre aux courriels y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel, en dehors de son temps de travail habituel.

Ce droit concerne tous les salariés amenés à utiliser ces nouvelles technologies dans leurs activités professionnelles.

Cela peut aussi s’entendre comme le droit à la déconnexion durant le temps de travail afin de pouvoir se concentrer sur ses tâches ou participer efficacement aux réunions (mise en place de périodes blanches sans connexion pour favoriser la concentration, les échanges interpersonnels entre collègues…).

Les outils numériques visés sont :

-  les outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables, réseaux filaires, etc. ;

-  les outils numériques dématérialisés permettant d'être joint à distance : messagerie électronique, logiciels, connexion wifi, internet/intranet, Teams, etc.

Le temps de travail recouvre les notions suivantes :

• Le temps de travail habituel correspond aux horaires de travail du salarié durant lesquels il demeure à la disposition de l'entreprise. Ce temps comprend les heures normales de travail du salarié et les éventuelles heures supplémentaires.

• En sont exclus :

- les temps de repos quotidien et hebdomadaire,

- les temps de congés payés et autres congés exceptionnels ou non,

- les temps de jours fériés et de jours de RTT,

- les temps d'absences autorisées de quelque nature que ce soit (absence pour maladie, pour maternité, etc.).

• Pour les salariés en forfait jours, le temps de travail habituel correspond aux journées travaillées qui doivent cependant s’inscrire dans un rythme de travail permettant le respect systématique des 11 heures de repos entre deux journées de travail et des 35 heures de repos le week-end.

• N'étant pas soumis à la réglementation relative à la durée du travail et aux temps de repos des salariés, les cadres dirigeants ne peuvent se prévaloir des mesures prévues par la présente charte. En revanche, ils devront veiller au respect du droit à la déconnexion de leurs collaborateurs ou collègues n’ayant pas le même statut.

Article 2 – MESURES VISANT A LUTTER CONTRE L’UTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES ET DE COMMUNICATION HORS DU TEMPS DE TRAVAIL

Aucun salarié n'est tenu de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel, ni d’utiliser un quelconque outil numérique professionnel en dehors de ses heures habituelles de travail, pendant ses congés payés, ses temps de repos et ses absences, quelle qu'en soit la nature.

Les parties conviennent d’un temps de déconnexion de référence de 19h00 à 7h00 du lundi au vendredi et tout le week-end.

Les parties souhaitent un bon dosage de connexion qui est plus bénéfique et utile que des règles strictes qui tendent à réellement contraindre les collaborateurs à se déconnecter et se mettre en mode “veille” après les heures de bureau.

Les responsables peuvent continuer à échanger en dehors des heures de bureau quand la gravité, l’urgence ou l’importance exceptionnelle le justifient.

Aucune procédure disciplinaire ne pourra être engagée à l’encontre d’un salarié qui ne répondrait pas à une sollicitation mail ou téléphonique professionnelle, le soir ou pendant les week-ends/congés (hors astreintes, situation impactant la sécurité de l’entreprise ou de manière significative l’activité de celle-ci).

En outre, la capacité à répondre très rapidement aux courriels ne sera pas prise en compte au moment de l’évaluation de la contribution professionnelle annuelle.

Ces dispositions s’appliquent aussi aux télétravailleurs.

Il est rappelé à chaque cadre et, plus généralement, à chaque salarié de :

-  s'interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un collaborateur par téléphone ; privilégier l’envoi différé des courriels si l’organisation personnelle de l’auteur lui impose de les rédiger en dehors des horaires habituels du travail et notamment les week-ends et jours fériés ;

-  ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire ou si celle-ci n’est pas possible au regard du travail demandé qui nécessite de façon évidente un travail préalable d’analyse et de réflexion ;

-  paramétrer le gestionnaire d'absence du bureau sur ses messageries téléphonique et électronique, et indiquer les modalités de contact d'un membre de l'entreprise en cas d'urgence.

- prévoir selon l'organisation interne de chaque service, en plus du transfert de ses courriels, le renvoi de ses appels téléphoniques à la personne en charge des suivis de dossier, avec son consentement exprès ;

- enregistrer tous les documents de travail sur le serveur et non sur son disque dur : « share point », répertoires partagés.

Article 3 – MESURES VISANT A FAVORISER LA COMMUNICATION

Chaque salarié, et plus particulièrement chaque cadre manager, doit s'interroger sur la pertinence de l'utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles.

Lors de l'utilisation de la messagerie électronique, il doit veiller à :

• la pertinence des destinataires du courriel et à l'utilisation modérée des fonctions « Répondre à tous » et « Copie à »,

• utiliser la fonction « Importance haute » à bon escient,

• désactiver les notifications sonores ou visuelles d'arrivée d'un nouveau courriel,

• n'aborder qu'un seul sujet par mail,

• délai demandé au destinataire pour répondre, notamment si un travail de recherche ou de compilation de données est nécessaire, lequel ne peut être par exemple du vendredi soir pour le lundi matin,

• la précision de l'objet du courriel, cet objet devant permettre au destinataire d'identifier immédiatement le contenu du courriel,

• la clarté, la neutralité et la concision de son courriel,

• respect des règles élémentaires de politesse lors de l'envoi du courriel,

• la pertinence et au volume des fichiers joints au courriel,

• se réserver des plages horaires dans la journée pour traiter les courriels et ainsi limiter le nombre d'interruptions quotidiennes.

Article 4 – MESURES VISANT A SENSIBILISER ET A FORMER

Pour s'assurer du respect du droit à la déconnexion et des mesures et recommandations prévues par le présent accord, l'entreprise organisera des actions de formation et de sensibilisation à destination des managers et de l'ensemble des salariés.

 Plus particulièrement, l'entreprise s'engage à :

- organiser des journées de formation aux bonnes pratiques et à un usage raisonné et équilibré des outils numériques et de communication professionnels ;

- proposer des formations techniques aux salariés qui souhaitent mieux maîtriser les outils numériques mis à sa disposition dans le cadre de son travail ;

- mettre en avant la responsabilisation individuelle pour appeler chacun à se fixer des limites : Devoir à la déconnexion afin de respecter le droit de ses collègues ;

- alerter les collaborateurs sur les risques potentiels de la sur-connexion sur la santé (RPS) ;

- remettre à leur juste place les notions d’urgence et d’importance.

Article 5 – SUIVI DU PRESENT ACCORD

Les parties conviennent qu’elles effectueront un suivi avec les signataires au présent accord et les membres du CSE une fois par an et aussi souvent que nécessaire, pour dresser un bilan de la mise en œuvre du présent accord, et ce afin d’analyser les éventuelles pistes d’amélioration et ou de modifications de certaines mesures.

Les parties proposent d’organiser une enquête annuelle permettant aux salariés de compléter un questionnaire personnel et anonyme sur l'usage des outils numériques et de communication professionnels, ceci pour permettre une meilleure compréhension des besoins individuels et collectifs.

Lors des entretiens annuels, les parties proposent également que soit abordé en plus de la charge de travail du salarié, le sujet du droit à la déconnexion et le ressenti du salarié à ce sujet.

Le service informatique s’efforcera de produire, aux signataires, des indicateurs permettant d’identifier l’utilisation des moyens informatiques par période théorique de travail et de déconnexion (7h à 19h et 19h à 7h), suivant un principe de neutralité par rapport à la traçabilité des données personnelles (données anonymisées transmises par le fournisseur d’accès) (sous conditions de frais raisonnables de réalisation).

Ces informations seront communiquées à l’ensemble des Organisations Syndicales signataires et au Comité Social et Economique.

Dans le cas où ce bilan ferait apparaître des difficultés identifiées, l’entreprise s’engage à mettre en œuvre toutes les actions de préventions et toutes les mesures, coercitives ou non, pour mettre fin au risque.

Article 6 - APPLICATION - DUREE – PRISE D’EFFET – DEPOT ET PUBLICITE

Le présent accord collectif est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra cependant être révisé, adapté ou dénoncé dans le cas où les dispositions législatives le régissant venaient à être modifiées, complétées ou abrogées.

Il pourra être dénoncé par les signataires de l’accord, sous réserve du respect d’un préavis de trois mois dans les conditions prévues aux articles L. 2261-10 et suivants du Code du travail. La décision de dénonciation doit être notifiée par son auteur aux autres signataires, à la Direccte par lettre recommandée avec demande d’avis de réception et être immédiatement portée à la connaissance de l’ensemble du personnel de l’entreprise.

L’accord est applicable dès sa conclusion.

Il est transmis à toutes les instances représentatives du personnel et fait l’objet d’une information du personnel par voie d’affichage.

Conformément aux dispositions légales en vigueur, le présent accord sera déposé à la diligence de la société EMFI 3M de manière dématérialisée sur la plateforme de télé-procédure sur le site dédié www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, ainsi qu’en un exemplaire auprès du Conseil des Prud’hommes compétent.

Par ailleurs, dans le cadre des obligations de publicité des accords dans la base de données nationale sous une forme anonyme, la société transmettra également, sur la plateforme de télé-procédure, le texte en format DOCX dans une version anonyme, sans le nom des parties signataires (personnes morales, syndicats ou personnes physiques).

Fait à Haguenau, le 9 février 2021

Pour la Société,

Pour les syndicats,

L’Organisation syndicale C.G.T.,

Représentée par son délégué syndical

L’Organisation syndicale C.F.D.T.,

Représentée par son délégué syndical

L’Organisation syndicale C.F.T.C.,

Représentée par son délégué syndical

L’Organisation syndicale F.O.,

Représentée par son délégué syndical

Annexe 1 :

Charte des relations de travail

1) Résister à une utilisation abusive et inappropriée des NTIC

• Privilégier la rencontre en direct :

• Elle génère conversation et compréhension.

• Elle entraîne plus facilement confiance et par la suite modération dans les propos écrits.

  • Rester courtois technologiquement :

• Dans la rédaction d’un mail, ne pas oublier que l’on écrit à un lecteur et pas à un ordinateur,

• Éviter le principe abusif de protection et ne mettre en copie que les personnes vraiment concernées et directement impliquées par le sujet,

• Écrire intelligiblement :

  • Soigner la rédaction de l’objet du message,

  • Faire des phrases courtes : sujet, verbe, complément sans oublier la ponctuation.

• Ne pas croire qu’un conflit peut se régler rapidement et efficacement par mail. Privilégier le face à face.

• Ne pas céder à l’instantanéité de la messagerie :

• Gérer les priorités et ne pas répondre immédiatement à chaque mail reçu,

• Se fixer des plages pour répondre aux mails moins urgents,

• Ne pas lire ses mails en réunion.

• Savoir se déconnecter :

  Ce n’est pas parce qu’ils sont portables que PC ou téléphone doivent être systématiquement ramenés au domicile et utilisés en dehors des plages de travail.

  2) Appliquer et faire respecter des règles communes de rythme de travail :

• Se conformer à un rythme de travail commun :

• Inscrire son temps de travail dans une plage horaire de travail raisonnable : même si les plages horaires d’ouverture des locaux s’étalent de 7h00 à 18h00.

• Respecter les périodes de pause : 45 min pour déjeuner + 15 min.

• Poser tous ses jours de congés dans l’année.

• Ne pas solliciter un collaborateur pendant ses congés ou arrêt maladie.

• Ne pas solliciter un collaborateur en dehors des plages de travail (le soir et le week-end).

• Partir en congé sans son ordinateur.

• Favoriser/encourager un bon équilibre « Vie privée – Vie professionnelle » en donnant l’exemple.

• Fixer des règles de Réunions :

• Pas de réunion avant 8 h et après 18 h, et de préférence sur les plages horaires fixes.

• Eviter les plateaux-repas : respect des 45 min de pause déjeuner nécessaire à une bonne hygiène de vie.

• Ne pas considérer toutes les réunions comme obligatoires, il faut estimer au préalable :

  - si l’on apporte une vraie valeur ajoutée

  - si l’on doit être présent sur toute la durée

• Privilégier des réunions courtes pour plus d’efficacité.

  Annexe 2 :

  Les fondements d’une réunion efficace

  (Règles à afficher dans la salle de réunion)

1. L’objectif de la réunion doit être clair et précis

2. Communiquer l’ordre du jour en avance

3. Préférer les réunions courtes (plutôt que les créneaux de 2 heures)

4. Ne réunir que les gens concernés

5. Préparer la réunion

6. Arriver 5 minutes en avance pour commencer à l’heure

7. Indiquer les règles :

• Le téléphone est en vibreur,

• On ne regarde pas ses mails (et comme c’est une réunion courte, ce sera d’autant plus facile),

• On répond encore moins à ses mails (ceux qui y répondent n’ont d’ailleurs rien à faire dans la salle de réunion, ils peuvent repartir dans leur bureau),

• On décide qui prend des notes et fait le compte-rendu.

8. Rester concentré sur le sujet de la réunion

9. Laisser le droit de s’exprimer à tous

10. Ne pas remettre en cause les participants

11. Rappeler les décisions prises et le plan d’action

12. Envoyer un compte-rendu