Accord d'entreprise "Accord_d'établissement_(Rueil_Malmaison)_relatif_au_télétravail_du_01_novembre_2021" chez AXENS (Siège)

ACCORD D’ETABLISSEMENT (RUEIL MALMAISON) RELATIF AU TELETRAVAIL

TRAVAILLER, AUTREMENT, AU CROISEMENT DE LA CONFIANCE ET DE LA RESPONSABILITE

Entre les soussignées,

Axens

89, Boulevard Franklin Roosevelt

92508 RUEIL MALMAISON

Représentée par, Exécutive Vice Président Ressources Humaines,

d’une part,

et les organisations syndicales représentatives signataires ci-après:

CFDT représentée par :

CFE-CGC représentée par :

CGT représentée par :

d’autre part,

SOMMAIRE

Article 1 : Définition 3

Article 2 : Champ d’application 4

Article 3 : Principe de double volontariat & flexibilité 4

Article 4: Réversibilité de l’organisation hybride du travail 5

Article 5 : Le télétravail, 2 formules d’organisation hybride 5

Article 6 : Lieu du télétravail 6

Article 7 : Equipements liés au télétravail 7

Article 8: « Le télétravail, une journée de travail comme au bureau mais pas au bureau » 7

Article 9 : Droits & devoirs en cas de télétravail, rien ne change 8

Article 10 : Droit à la déconnexion 8

Article 11 : Santé & Sécurité 9

Article 12 : Communication 9

Article 13 : Suivi 9

Article 14: Durée et entrée en vigueur 10

Article 15: Dépôt et formalités 10

Article 16: Révision 11

Le télétravail est un espace organisationnel considéré comme un vecteur de performance économique, environnementale et sociale ; il est une réponse aux besoins de souplesse et de flexibilité de chacun et un outil au service d’un meilleur équilibre vie professionnelle-vie personnelle. Il repose sur des principes fondateurs essentiels : la coresponsabilité de l’ensemble des acteurs, la confiance mutuelle et le management de proximité.

Au terme d’échanges avec les représentants du personnel et la communauté managériale quant au dispositif le plus approprié de télétravail à déployer au sein de l’établissement, et fort de l’expérience du télétravail subi dans le cadre de la crise sanitaire de la Covid 19, Direction et organisations syndicales ont décidé de réviser l’accord initial de télétravail signé le 17 décembre 2019. Le présent accord se substitue donc intégralement à cet accord du 17 décembre 2019.

Le dispositif ci-dessous explicité pose le plus petit cadre commun au télétravail sur le site de Rueil Malmaison/Solaize. En effet, l’espace de flexibilité que représente le télétravail doit se refléter dans le cadre que nous définissons. Nous considérons par ailleurs qu’il relève de la responsabilité managériale de définir plus précisément au sein de son équipe les modalités pratiques d’exercice du télétravail afin de coller au plus près à la taille de l’équipe d’une part et aux enjeux & contraintes des différents métiers d’autre part. Le présent accord s’efforce donc de poser un cadre souple plutôt que des règles rigides.

Article 1 : Définition

« Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l'employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication » (L1222-9 du code du travail).

Le présent accord prévoit 2 formes possibles de télétravail, non cumulables :

• Le télétravail dit régulier et défini

• Le télétravail dit occasionnel à jours flottants

Le présent accord ne vise pas les situations exceptionnelles naissant de problématiques telles que la pandémie ou les cas de fortes intempéries ou de grève des transports en commun. En effet, face à l’urgence imposant le recours immédiat au télétravail ou pour répondre rapidement à une situation exceptionnelle ou un cas de force majeure, l’employeur pourra s’appuyer prioritairement sur le fondement de l’article L.1222-11 du code du travail pour décider unilatéralement du recours au télétravail pour tout ou partie des salariés de l’établissement. Dans ce cas, le télétravail peut être impératif pour permettre la continuité de l’activité de l’établissement et la protection des salariés.

Il en est de même en cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L.223-1 du code de l’environnement. L’employeur décidera unilatéralement dans ce cas du recours au télétravail pour tout ou partie des salariés de l’établissement.

Le présent accord ne vise pas non plus les situations particulières, individuelles, mises en place au cas par cas en concertation avec la hiérarchie, les Ressources Humaines, voire la médecin du travail.

Article 2 : Champ d’application

Le télétravail a vocation à pouvoir s’appliquer à l’ensemble des salariés de l’établissement dès lors qu’ils remplissent les conditions ci-dessous :

• Etre volontaire, la demande de télétravail ne pouvant émaner que du salarié,

• Etre titulaire d’un CDI ou un CDD d’une durée supérieure à 4 mois,

• Occuper un poste dont les activités peuvent être exercées ponctuellement à distance sans que cela ne porte atteinte au bon fonctionnement de l’équipe,

• Disposer d’une capacité d’autonomie et d’organisation suffisante,

• Disposer au lieu d’exercice du télétravail d’une connexion internet fiable et d’un niveau de performance compatible avec le poste tenu.

L’intégration de nouveaux embauchés et l’organisation du travail pendant la période d’essai devront faire l’objet d’une attention particulière.

Les dispositions du présent accord ne sont pas applicables aux stagiaires et aux alternants (contrats de professionnalisation et/ou apprentissage). Leurs tuteurs et/ou maîtres de stage, responsables de leur encadrement, doivent s’assurer de leur accompagnement en présentiel durant tout leur temps de présence dans les locaux de l’entreprise.

Les dispositions du présent accord sont applicables aux collaborateurs du Groupe Axens impatriés en France et aux collaborateurs du Groupe IFPEN détaché au sein d’Axens.

Article 3 : Principe de double volontariat & flexibilité

Le télétravail est d’abord un choix individuel du collaborateur basé sur le volontariat. Aucune pression ne sera exercée pour encourager l’exercice du télétravail.

Pour autant, ce mode d’organisation requiert l’approbation de la hiérarchie à qui il revient :

• d’une part d’accepter ou de refuser la demande de télétravail d’un salarié en fonction des conditions citées plus haut mais également de la performance de celui-ci et

• d’autre part d’organiser la pratique du télétravail au sein de son équipe afin d’en maintenir le bon fonctionnement humain et opérationnel.

En cas de refus du responsable hiérarchique suite à la demande du salarié, celui-ci devra être motivé et expliqué au salarié demandeur.

Nous recommandons aux managers d’apporter une attention particulière à l’organisation du télétravail lorsque le métier des personnes concernées nécessite déjà une absence importante et régulière du bureau, le lien social avec l’entreprise et l’équipe étant à préserver. Il est entendu que pour certains métiers de l’entreprise (exemple : démarrage), un volume et une organisation particulière du télétravail pourra être considérée, en concertation avec le/la responsable de ce métier et la Direction des Ressources Humaines.

Le télétravail est un espace organisationnel de flexibilité qui ne doit pas entraver le bon fonctionnement opérationnel de l’entreprise et de l’équipe. Aussi, les collaborateurs en télétravail doivent s’organiser pour assister aux réunions opérationnelles et/ou d’équipe pour lesquelles leur présence physique est requise par leur management. Dans la mesure du possible, ces réunions seront planifiées suffisamment à l’avance pour permettre au collaborateur de s’organiser en conséquence. Il ne sera pas toléré qu’une personne refuse d’assister à une réunion organisée explicitement en présentiel au motif que celle-ci se déroule un jour habituel ou prévu de télétravail. Chacun devra être plus globalement vigilant au mode d’organisation des réunions, charge à chaque organisateur de bien spécifier si celle-ci se déroule exclusivement en présentiel, exclusivement en distanciel ou en phygital.

Il est également rappelé que :

• le télétravail ne doit pas conduire à introduire des organisations compliquées de nature à nuire à l’efficacité des équipes et au collectif de travail ;

• la charge de travail des collaborateurs en présentiel ne doit pas être alourdie par le télétravail de leurs collègues.

Il est de la responsabilité du manager de s’en assurer mais également du collaborateur d’y contribuer.

Article 4 : Réversibilité de l’organisation hybride du travail

L’organisation hybride du travail est réversible. En cas de changement d’organisation, de poste, si les conditions citées ci-dessus ne sont plus remplies, ou si une éventuelle période d’adaptation ne s’avérait pas concluante, l’exercice du télétravail ou ses modalités pratiques pourront être reconsidérées, sous réserve d’un délai de prévenance raisonnable. Il est précisé que la situation d’exécution du préavis par le salarié dans le cadre de la rupture de son contrat de travail, quelle qu’en soit la cause, peut remettre en question immédiatement la situation de télétravail de celui-ci notamment pour organiser les transmissions de compétences et de dossier(s).

L’organisation hybride du travail est également réversible sur simple décision du collaborateur, sans qu’il ait à en motiver la ou les raisons.

Article 5 : Le télétravail, 2 formules d’organisation hybride

Le télétravail dit régulier et défini consiste à exercer son activité en télétravail un jour fixe et défini de la semaine. Il est de maximum 2 jours par semaine pour un salarié exerçant son activité à temps plein. Le nombre de jours télétravail maximum sera réduit en cas d’activité partielle ou réduite, afin qu’il n’excède pas, 40% du nombre de jours travaillés au cours du mois.

Le collaborateur souhaitant adopter ce dispositif en fera la demande auprès de sa hiérarchie afin d’en étudier ensemble la faisabilité et les modalités pratiques, en tenant compte des besoins des autres membres de l’équipe et avec le souci permanent de maintenir un collectif de travail.

La demande sera formalisée par simple email entre les acteurs, email qui sera également transmis aux Ressources Humaines (équipe Paie & Administration du Personnel).

Une attention particulière sera apportée aux collaborateurs en situation de garde alternée, de famille monoparentale ou encore de « proche-aidant » afin de prendre en compte les réalités familiales.

Le télétravail dit occasionnel à jours flottants consiste à exercer son activité en télétravail de manière occasionnelle, en cas de besoin. Cette pratique est limitée à maximum 8 jours par mois pour un salarié exerçant son activité à temps plein. Le nombre de jours télétravail maximum sera réduit en cas d’activité partielle ou réduite, afin qu’il n’excède pas, 40% du nombre de jours travaillés au cours du mois.

Une fois établi que le collaborateur répond aux conditions définies à l’article 2, il est posé le double principe d’autonomie et de responsabilité dans la définition du ou des jours télétravaillés. Le télétravail occasionnel fera l’objet d’une demande du collaborateur à son responsable hiérarchique.

Le collaborateur éligible peut exercer son activité en télétravail, par demi-journée ou journée entière, sans dépasser de manière générale 2 jours/semaine pour un salarié exerçant son activité à temps plein.

Dans tous les cas, le manager garde la possibilité de demander au collaborateur de reporter à une autre date dans la semaine sa journée/demi-journée de télétravail ou de l’annuler s’il estime que la présence, sur site, du collaborateur est requise à la date envisagée du fait d’éléments propres à l’activité de la personne ou d’éléments relatif au collectif de travail.

Plus globalement, il est important de garder à l’esprit que certaines circonstances peuvent rendre la pratique du télétravail très limitée, voire impossible sur certaines périodes. Le manager aura la possibilité d’organiser la répartition présentiel – télétravail selon un espace-temps différent de la logique hebdomadaire / mensuelle afin de tenir compte des enjeux propres à un métier (ex : projets).

L’accord du responsable hiérarchique sera formalisé par simple email entre son collaborateur et lui-même.

Qu’il s’agisse du télétravail régulier ou du télétravail occasionnel, par défaut, les jours non pris de télétravail ne sont pas reportables d’une semaine sur l’autre et en aucun cas d’un mois sur l’autre.

Article 6 : Lieu du télétravail

Le lieu d’exercice du télétravail est la France Métropolitaine ; ainsi l’exercice du télétravail à l’étranger n’est pas autorisé. Toute exception devra être soumise à la validation des Ressources Humaines compte tenu notamment des règles sociales et fiscales applicables en France.

Dans tous les cas, le télétravail ne peut se réaliser, que sous réserve de disposer du matériel et de la connexion internet nécessaires pour télétravailler et être joignable par les outils mis à disposition par l’entreprise.

La pratique du télétravail suppose au préalable que le salarié puisse attester aux Ressources Humaines (équipe Paie & Administration du Personnel) :

• d’une assurance multirisque habitation

• d’une déclaration sur l’honneur attestant que l’installation électrique est conforme aux normes de sécurité en vigueur en France

Le mode opératoire sera précisé pour les Ressources Humaines à l’occasion de la mise en œuvre du présent accord.

Dès lors que le lieu de télétravail ne correspond pas au domicile visé par l’attestation d’assurance habitation et la déclaration sur l’honneur de conformité électrique, le salarié s’engage à exercer son télétravail dans un lieu répondant aux mêmes conditions de sécurité et d’assurance.

Article 7 : Equipements liés au télétravail

Les collaborateurs de l’établissement bénéficient au bureau pour l’exercice de leur activité d’équipements informatiques incluant un ordinateur portable, une souris, un écran déporté voire un double écran selon les métiers exercés, et pour les salariés qui le souhaitent un casque audio.

Afin d’accompagner au mieux les salariés dans leur installation en télétravail dans un souci de préservation de la santé, une enveloppe destinée à l’achat de matériels (de type écran, siège de bureau, clavier, caisson de rangement) pour améliorer, en fonction des besoins de chacun, l’ergonomie au poste de travail à distance est mise à disposition. Celle-ci est fixée à hauteur de 50% des frais engagés par le collaborateur dans la limite d’une prise en charge par l’entreprise à hauteur de 150€. Ce remboursement d’achats de matériel se fera sur note de frais à établir dans un délai de 3 mois maximum après l’achat. Seront prises en compte les dépenses d’équipement survenues depuis le 17 mars 2020 sous réserve d’en produire les factures/justificatifs dans un délai de 3 mois à compter de la signature du présent accord.

Les salariés ne pourront bénéficier du remboursement des frais d'installation qu'une seule fois et uniquement lors de la mise en œuvre du télétravail dans le cadre du présent accord. Le matériel et/ou mobilier acquis restera la propriété intégrale du salarié.

Il revient au salarié de s’assurer de la compatibilité du matériel dont il s’équipera avec le matériel fourni par l’entreprise.

Les collaborateurs en situation de handicap qui souhaitent avoir recours au télétravail pourront bénéficier de mesures appropriées facilitant l'accès au télétravail, à savoir adaptation du mobilier, mise en place de logiciels particuliers, aménagement de l'environnement de travail. Ces mesures seront étudiées en concertation avec la médecine du travail.

Il est par ailleurs recommandé à tout salarié amené à pratiquer le télétravail pour la 1^ère fois de se rapprocher au préalable de la DSIT afin d’anticiper la problématique des outils de collaboration à distance et/ou de leurs accès.

Il va de soi que la DSIT assurera un service de hotline comme si le salarié exerçait son activité au bureau mais ne se déplacera pas au domicile du collaborateur en cas de problème.

Article 8 : « Le télétravail, une journée de travail comme au bureau mais pas au bureau »

En cas de télétravail, le collaborateur organise sa journée comme s’il était sur le site d’Axens et en ce sens il pourra donc être joint à ses horaires habituels de travail c’est-à-dire dans des conditions similaires à celles correspondant à sa présence sur le site d’Axens. Le salarié en télétravail doit être en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise.

En dehors de ces plages horaires, le salarié pourra utiliser son « droit à la déconnexion » en mettant en veille ses systèmes de communication professionnelle.

Le télétravail ne doit pas avoir pour conséquence de modifier l’activité habituelle, la charge de travail ou l’amplitude de travail applicable lorsque le collaborateur effectue sa mission dans les locaux de l’entreprise.

Il est rappelé que l’exercice du télétravail est incompatible avec :

• la garde d’enfant ou de parents à domicile ;

• l’exercice d’une activité de nature non professionnelle durant les heures de travail.

Le télétravail s’inscrit dans le respect des obligations légales en matière de durée du travail et en particulier du temps de repos journalier (au moins 11 heures continues). Le télétravail ne s’exerce pas pendant la nuit, les congés, les weekends, les jours de fermeture et les jours fériés. Il en va de même pour les jours non travaillés des collaborateurs à temps partiel.

Article 9 : Droits & devoirs en cas de télétravail, rien ne change

Le télétravail n’étant qu’un mode d’organisation du travail, il ne modifie en rien le contenu et les objectifs du poste du salarié, que celui-ci opte pour le télétravail régulier ou occasionnel.

L’exercice du télétravail n’a par ailleurs aucune incidence en termes de formation, ni de gestion de carrière.

Les collaborateurs pratiquant le télétravail bénéficient par ailleurs des mêmes droits collectifs que les salariés travaillant exclusivement sur le site de l’établissement, se voient appliquer les mêmes processus et les mêmes politiques.

Le collaborateur pratiquant le télétravail veillera à ce que le matériel informatique mis à sa disposition soit utilisé aux seules fins de l’entreprise, et prendra toutes les dispositions en son pouvoir afin d’empêcher l’accès par des tiers à ce matériel et aux données qu’il contient. Il veille en particulier à ne transmettre aucune information à des tiers et prend toutes les précautions utiles afin de protéger l’accès à ces documents et/ou données professionnelles et/ou informations confidentielles nécessaires à l’accomplissement de ses fonctions.

Enfin, il respectera l’ensemble des règles en matière de sécurité informatique et les dispositions de la Charte Informatique.

Article 10 : Droit à la déconnexion

L’ensemble des parties rappellent l’importance d’un bon usage des outils numériques et du droit à la déconnexion en vue du respect des temps de repos et des congés mais également afin de préserver l’équilibre vie privée et vie professionnelle. Pour mémoire, le droit à la déconnexion est le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail.

La bonne application de l’article précédent permet de se rapprocher de ce double objectif.

Pour autant, des actions de sensibilisation seront organisées à destination des managers comme des collaborateurs sur les risques et enjeux liés à cette forme hybride d’organisation du travail et en particulier sur la cohabitation en un même lieu des vies professionnelles et privées. Ces actions seront conjointement définies par les Ressources Humaines et la Commission SSCT.

Article 11 : Santé & Sécurité

Les dispositions relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables quel que soit le lieu d’exercice du travail, et donc y compris en cas de télétravail. Pour autant, considérant le caractère privé et donc inviolable du domicile du salarié, certaines obligations légales en matière d’hygiène et de sécurité ne sont pas transposables à l’identique. Aussi, l’attention de chaque collaborateur concerné est attirée sur les conditions satisfaisantes que son espace de travail doit présenter.

Le collaborateur exerçant son activité en télétravail, de manière régulière ou occasionnelle, bénéficie de la même couverture sociale en matière de maladie, accident du travail, décès et prévoyance que les collaborateurs ne pratiquant pas le télétravail. Ainsi, l’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur et dans le cadre de cet exercice est présumé être un accident de travail au sens des dispositions de l’article L411-1 du de la sécurité sociale.

Le collaborateur qui opte pour du télétravail régulier devra déclarer sa nouvelle situation, auprès de sa compagnie d’assurance afin de l’informer qu’il exerce à son domicile une activité de bureau sans accueil du public à raison de 0.5 / 2 jours maximum par semaine afin que son assurance multirisque habitation couvre sa présence pendant le temps de télétravail.

Il sera mis fin au télétravail sans délai en cas de manquement avéré du collaborateur aux règles de sécurité, conformité, confidentialité ou protection des données définies par l’employeur. Le collaborateur en sera informé par écrit.

Article 12 : Communication

Afin de faciliter le déploiement de cette nouvelle démarche, la Direction veillera à communiquer à tous :

• Le kit des bonnes questions à se poser avant d’opter pour telle ou telle organisation hybride du travail

• Le kit des bonnes questions à se poser avant de répondre à une demande de télétravail

• Du bon usage des outils et applications informatiques déployées par l’entreprise

Article 13 : Suivi

Un 1^er bilan en fin du 1^er semestre 2022 sera organisé avec la communauté managériale afin de partager ces mois d’expérience et de déploiement et en tirer d’éventuels enseignements.

Un bilan annuel sera également établi et partagé avec la communauté managériale afin d’apprécier la qualité du déploiement de cette démarche et mesurer quantitativement la volumétrie que représente le télétravail dans l’établissement (nombre de salariés actionnant le télétravail régulier ou occasionnel par entité, nombre de jours pris par entité…). Sous réserve que les outils de gestion le permettent, des répartitions femmes/hommes, ETAM/cadres seront insérées dans ce bilan.

Il fera également l’objet d’un suivi-bilan annuel qui sera partagé lors d’une réunion du Comité Social et Economique d’Etablissement.

Article 14 : Durée et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 18 mois à compter du 1^er novembre 2021.

Il entrera en vigueur au 1^er novembre 2021. A défaut de renouvellement, l'accord arrivé à expiration cessera de produire ses effets, en application de l'article L 2222-4 du Code du travail.

Le présent accord pourra être adapté au cours de sa période d’application (cf article 11) afin de tenir compte d’éventuelles modifications à y apporter rendues nécessaires par le déploiement à l’échelle de l’établissement de cette nouvelle forme d’organisation du travail.

Pour autant, l’ensemble des acteurs devra considérer l’année 2022 comme une année de mise en place progressive de ces dispositions, celles-ci pouvant nécessiter une phase de transition mais également d’apprentissage pour que le déploiement pérenne puisse s’opérer dans de bonnes conditions.

Article 15 : Dépôt et formalités

La direction s’engage à déposer le présent avenant auprès de la Drieets Ile-de-France, selon les règles prévues par les dispositions légales et réglementaires, notamment via la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.

Conformément à l’article L2231-5-1 du code du travail, à compter du 1er septembre 2017, les conventions et accords de branche, de groupe, interentreprises, d'entreprise et d'établissement sont rendus publics et versés dans une base de données nationale, dont le contenu est publié en ligne.

Le présent accord sera, en application de l’article L. 2231-5-1 du code du travail, rendu public et versé dans la base de données nationale, aucune des Parties n’ayant exprimé le souhait d’occulter tout ou partie des dispositions de cet avenant préalablement à son dépôt.

Un exemplaire original sera également adressé au secrétariat ou au greffe du Conseil des Prud’hommes compétent.

Conformément à l’article L.2231-5 du Code du Travail, le présent accord sera notifié à chacune des organisations syndicales représentatives.

Le présent accord est établi en autant d’originaux que nécessaire.

Le présent accord sera mis en ligne sur le site intranet et mis à disposition du personnel au sein du service des ressources humaines.

Article 16 : Révision

Le présent accord peut être révisé pendant sa période d’application, conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 et L. 2222-5 du Code du travail, de la façon suivante :

Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel le présent accord a été conclu, pourront engager la procédure de révision du présent accord, la Direction de la Société ou une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives et signataires du présent accord ou y ayant adhéré ultérieurement, conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail.

A l’issue de ce cycle électoral, pourront engager la procédure de révision du présent accord, la Direction de la Société ou une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de la convention ou de l'accord, qu’elles en soient signataires ou non, adhérentes ou non.

Les négociations au sujet des demandes de révision doivent obligatoirement être initiées au plus tard dans un délai de 3 mois à compter de la réception de la demande, avec l’ensemble des organisations syndicales concernées.

Si un avenant de révision est valablement conclu, ses dispositions se substitueront de plein droit aux dispositions de l’accord collectif qu’il modifie.

Fait à Rueil Malmaison, le 01 novembre 2021