ACCORD D’ENTREPRISE

SUR LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

AU SEIN DE XEROX SAS

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La société XEROX SAS sise au 2-8, rue Sarah Bernhardt - 92600 Asnières-sur-Seine, Représentée par :

• Directeur des Ressources Humaines France

Ci-après dénommée « la Société »,

D’une part,

ET

Les organisations syndicales représentatives au sein de XEROX SAS :

- La CFDT, Représentée par X

- La CFE/CGC, Représentée par X

- La CFTC, Représentée par X

- FO, Représenté par X

Table des matières

Préambule 3

Article 1 - Principes généraux 3

Article 2 - Modalités d'organisation des opérations 3

Article 2.1- Protocole d'accord préélectoral 3

Article 2.2 - Vote électronique 3

Article 2.3 - Expertise indépendante 4

Article 2.4 - Commission électorale 4

Article 3 - Déroulement des opérations de vote 5

Article 3.1- Établissement des listes électorales et transmission 5

Article 3.2 - Lieu et temps du scrutin 5

Article 3.3 - Modalités d'accès au site de vote 5

Article 3.4 - Déroulement du vote 6

Article 3.5 - Programmation du site 6

Article 4 - Clôture et Résultats 6

Article 4.1- Clôture 6

Article 4.2 - Décompte et attribution des sièges 6

Article 4.3 - Délais de recours et destruction des données 7

Article 5 - Sécurité et confidentialité 7

Article 5.1- Anonymat et confidentialité des suffrages 7

Article 5.2 - Existence et contenu des fichiers 7

Article 5.3 - Le dispositif de secours 8

Article 6 - Application de l'accord 8

Article 7 - Révision 8

Article 8 - Publicité de l'accord 8

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, et de favoriser la participation des salariés, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Article 1 - Principes généraux

Le système retenu par la société Xerox SAS doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L'anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L'intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré,

• L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité, le secret du vote.

Article 2 - Modalités d'organisation des opérations

Article 2.1- Protocole d'accord préélectoral

Dans le cadre de l’élection du CSE, les parties signeront un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.

Le protocole d'accord préélectoral comportera également, en annexe, le cahier des charges du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 2.2 - Vote électronique

La mise en place du vote électronique exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe (vote par correspondance).

Le président du bureau de vote dispose de la liste d’émargement des électeurs ayant voté par voie électronique.

Article 2.3 - Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de moins de huit mois de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• de la Délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;

• du décret n° 2007-602 et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d'anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le Code du travail.

Article 2.4 - Commission électorale

L'entreprise met en place une commission électorale chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprend :

• Deux représentants de la Direction : Les Directeurs des Ressources Humaines

• Un représentant titulaire et son suppléant, désignés par chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats à ces élections.

• Des représentants du prestataire.

La commission électorale :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé,

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Les membres de la commission électorale et du bureau de vote bénéficient d'une formation en distanciel sur le système de vote électronique retenu¹.

Article 3 - Déroulement des opérations de vote

Article 3.1- Établissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d'électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'entreprise.

L'intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

Article 3.2 - Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée², laquelle sera précisée par le protocole d'accord préélectoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du scrutin, de n'importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin³. Il doit également permettre d’être contrôlé périodiquement durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette technique de vote par les salariés. L'entreprise établit ainsi une note d'information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l'ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Dans le cas où le salarié ne pourrait pas utiliser les moyens professionnels, à cause d’un problème technique (connexion internet, panne d’ordinateur professionnel), ou utiliser, à titre exceptionnel, ses propres moyens personnels (téléphone, tablette, etc.), il lui sera accordé le temps nécessaire pour lui permettre de se rendre par exemple dans un cybercafé et lui permettre ainsi de voter. Les frais de connexion engagé dans ce cas, seraient remboursables sur note de frais sur la base d’un justificatif.

Article 3.3 - Modalités d'accès au site de vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l'adresse du site et ses moyens personnels d'authentification.

L'adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d'accord préélectoral.

A l'aide de ses identifiants, l'électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L'identification de l'électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l'utilisateur de ses codes personnels d'accès.

L'électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour consulter le site ou les listes électoraux, et pour procéder aux votes finaux. A réception du vote, la saisie de ses codes d'accès par l'électeur vaut signature de la liste d'émargement de l'élection et clôt définitivement l'accès à celle-ci.

L'entreprise s'engage à mettre en place les moyens d'accès sur sites, dans la mesure du possible, pour permettre aux collaborateurs de voter de façon électronique pendant le déroulement du vote.

Les managers accorderont le temps nécessaire à l'expression du vote sur le lieu de travail, considéré comme du temps de réunion.

Article 3.4 - Déroulement du vote

Le moyen d'authentification permet au serveur de vérifier l'identité de l'électeur et garantit l'unicité de son vote.

Le système de vote électronique laisse la possibilité de se connecter plusieurs fois avant d’exprimer son vote.

Lorsque l'électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit lui être signifié clairement ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d'accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d'émargement dès l'enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l'accès à l'élection pour laquelle le vote vient d'être réalisé.

Article 3.5 - Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l'écran pour le vote par internet.

Le prestataire reproduit sur le site internet les professions de foi telles qu'elles ont été présentées par leurs auteurs. Parallèlement, l'ensemble des électeurs recevront à leur domicile ces mêmes professions de foi en version papier.

Article 4 - Clôture et Résultats

Article 4.1- Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Article 4.2 - Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La remise de ces clés, avant l'ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président du bureau de vote et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l'exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement (électronique) afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Article 4.3 - Délais de recours et destruction des données

L'entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l'expiration de ces délais (15 jours calendaires), l'entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

Article 5 - Sécurité et confidentialité

Article 5.1- Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l'urne électronique dénommé « contenu de l'urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 5.2 - Existence et contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, âge, collège, groupe, site.

• Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, date d'entrée dans l'entreprise, âge, collège, groupe, site, au moins deux moyens d'authentification, coordonnées postales.

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale éventuelle, site, type d'élection.

• Pour les listes d'émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d'émargement, collège, site, type d'élection.

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège, type d'élection.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs.

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.

• Pour les listes d'émargement : membres du bureau de vote.

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, entreprises.

Article 5.3 - Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d'une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l'organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 6 - Application de l'accord

Le présent accord est conclu pour la seule entité Xerox SAS et pour une durée déterminée, définie par le protocole d'accord préélectoral (l’élection 2022 des membres du CSE).

Dans le cas d'élections partielles durant le mandat associé aux élections professionnelles des membres du CSE, le présent accord pourra s'appliquer si le vote électronique est retenu comme mode de vote dans le cadre de ces élections partielles et selon le protocole d'accord préélectoral qui sera établi.

A l'issue des premières élections effectuées par voie électronique, un comité de suivi composé des Organisations Syndicales pourrait être réuni afin d'évaluer et faire éventuellement évoluer le processus pour des élections à venir.

Article 7 - Révision

Chaque partie signataire, seules habilitées à signer un avenant portant révision, peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes.

La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, à chacune des autres parties et comporter outre l'indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement. Au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties concernées devront ouvrir une négociation. Les dispositions de l'accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu'à la conclusion d'un nouvel accord ou à défaut seront maintenues.

Les règles de conclusion de l'avenant de révision sont celles énoncées par la loi. Les dispositions de l'avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l'accord qu'elles modifient, soit à la date expressément prévue soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents. Le dépôt est opéré conformément aux dispositions légales applicables.

Article 8 - Publicité de l'accord

Le présent accord négocié dans les termes de l'article L.2232-12 du Code du Travail constitue un accord collectif.

Le présent accord sera consultable par l'ensemble du Personnel sur le site intranet de l’entreprise.

Il en résulte qu'il est soumis à l'ensemble des règles applicables en la matière et notamment à celles du dépôt défini par les articles L.2231-5, L.2231-5-1, L.2231-6, D.2231-2 et suivants du Code du Travail.

Conformément aux dispositions de l’article L. 2231-5 du code du travail, le présent accord sera notifié, après signature, à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de l'entreprise. Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Un exemplaire original sera également remis au secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes du lieu de conclusion de l’accord.

Les parties signataires rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L.2231-5-1 du Code du travail.

Fait à Villepinte en 6 exemplaires, le Jeudi 07 Avril 2022.

Pour la société XEROX SAS représentée par :

• Directeur des Ressources Humaines France

D’une part,

ET

Les organisations syndicales représentatives au sein de XEROX SAS :

- La CFDT, Représentée par X

- La CFE/CGC, Représentée par X

- La CFTC, Représentée par X

- FO, Représenté par X

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1. Article R 2314-12 du Code du travail↩

2. Article R 2314-14 du Code du travail↩

3. Article R 2314-8 du Code du travail↩