ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF :

A LA RECONNAISSANCE D’UN

ETABLISSEMENT UNIQUE,

A LA MISE EN PLACE

D’UN COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE,

A L’INSTAURATION

DE REPRESENTANTS DE PROXIMITE,

APRES LES ELECTIONS DE JUIN 2022 AU

SEIN DE XEROX SAS

Entre les soussignés

La société XEROX SAS (ci-après dénommée l’entreprise), représentée par :

Directeur des Ressources Humaines

d’une part,

Et

Les Organisations Syndicales représentatives de salariés :

• Le syndicat CFDT, représenté par X

• Le syndicat CFE-CGC, représenté par X

• Le syndicat CFTC, représenté par X

• Le syndicat FO, représenté par X

D’autre part,

PREAMBULE

Les mandats de l’ensemble des représentants du personnel de Xerox SAS arrivant à échéance le 20 juin 2022 et l’accord et ses avenants liés à la mise en place du CSE en 2018 arrivant à son terme du fait de l’organisation de nouvelles élections professionnelles, les partenaires sociaux se sont réunis à plusieurs reprises afin de redéfinir l’architecture sociale la mieux adaptée pour Xerox SAS en prenant en compte l’évolution des effectifs de l’entreprise et les organisations depuis 2018.

A la suite des réunions de négociation, les parties signataires ont convenu des dispositions ci-dessous concernant Xerox SAS.

Les dispositions du présent accord se substituent intégralement aux dispositions de l’accord d’entreprise signé le 15 mai 2018, relatif à la reconnaissance d’un établissement unique, a la mise en place d’un comité social et économique, à l’instauration de représentants de proximité, après les élections de juin 2018 au sein de Xerox SAS, ainsi que de ses avenants signés le 5 juillet 2018 et le 15 septembre 2021.

TABLE DES MATIERES

TITRE I. RECONNAISSANCE D’UN ETABLISSEMENT UNIQUE AU SEIN DE XEROX SAS 7

Article 1 – Périmètre de l’établissement unique au sein de Xerox SAS. 7

TITRE II. MISE EN PLACE DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE) 8

Titre A. Attributions générales du Comité Social et Economique 8

Article 2 - Informations et Consultations du Comité Social et Economique dans le cadre 8

de ses attributions économiques et professionnelles. 8

Article 3 - Informations et Consultations du Comité Social et Economique en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail. 8

Article 4 – Visites de l’agent de contrôle de l’Inspection du travail. 9

Article 5 – Modalités d’exercice des attributions générales du Comité Social et Economique. 9

Article 6 – Avis et recommandations du Comité Social et Economique dans le cadre de ses attributions consultatives. 9

Article 7 – Personnalité civile et juridique du Comité Social et Economique 10

Titre B. Composition du Comité Social et Economique 10

Article 8 – Composition du Comité Social et Economique. 10

Article 9 - Nombre de membres du Comité Social et Economique. 10

Article 10 – Composition du bureau du Comité Social et Economique. 11

Article 11 – Conditions permettant la participation de suppléants aux réunions du Comité Social et Economique. 11

Article 12 - Référent du Comité Social et Economique pour les représentants de proximité. 11

Article 13 – Remplacement des membres titulaires absents. 11

Article 14 – Durée et fin des mandats. 12

Titre C. Informations et consultations du Comité Social et Economique 12

Article 15 – Informations et consultations récurrentes du Comité Social et Economique. 12

Article 16 – Base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE). 12

Article 17 – Informations et consultations ponctuelles du Comité Social et Economique. 13

Article 18 – Documents mis à disposition. 13

Titre D. Activités sociales et culturelles 13

Article 19 – Attributions générales du Comité Social et Economique en matière d’activités sociales et culturelles. 13

Titre E. Fonctionnement du Comité Social et Economique 14

Article 20 – Convocation aux réunions du Comité Social et Economique. 14

Article 21 – Ordre du jour des réunions du Comité Social et Economique. 14

Article 22 – Transmission des documents. 15

Article 23 - Réunions préparatoires du Comité Social et Economique. 15

Article 24 – Réunions plénières du Comité Social et Economique. 16

Article 25 – Votes et délibérations. 17

Article 26 – Procès-verbal des réunions du Comité Social et Economique. 17

Article 27 - Frais de sténotypie. 17

Article 28 – Obligation de discrétion. 18

Article 29 – Informations relatives au CSE. 18

Article 30 – Règlement intérieur. 18

Article 31 – Heures de délégation des membres du CSE 18

Article 32 – Répartition des heures entre les membres du Comité Social et Economique. 20

Article 33 – Registre de reporting des heures de délégation. 21

Article 34 – Déplacement et circulation des membres du Comité Social et Economique. 21

Article 35 – Local du Comité Social et Economique. 21

Article 36 – Formations des membres du Comité Social et Economique. 22

Titre F. Commissions au sein du Comité Social et Economique 23

Article 37 - Commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT). 23

Article 38 – Commission politique sociale 28

Article 39 – Commissions facultatives. 30

Article 40 – Subvention œuvres sociales et restauration 31

TITRE III. LES REPRESENTANTS DE PROXIMITE 31

Article 41 – Mise en place et nombre des représentants de proximité. 31

Article 42 – Désignation des représentants de proximité. 32

Article 43 – Liens entre les représentants de proximité et le CSE / Missions des représentants de proximité. 32

Article 44 - Formation des représentants de proximité 33

Article 45 - Heures de délégation des représentants de proximité et registre de reporting des heures de délégation. 33

Article 46 – Obligation de discrétion 33

TITRE IV. LES DELEGUES SYNDICAUX 33

TITRE V. ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD 34

TITRE VI. COMMISSION DE SUIVI DE L’ACCORD 34

TITRE VII. FORMALITES DE REVISION DE L’ACCORD 34

TITRE VIII. FORMALITES DE DEPOT ET DE PUBLICITE DE L’ACCORD 35

TITRE I. RECONNAISSANCE D’UN ETABLISSEMENT UNIQUE AU SEIN DE XEROX SAS

Article 1 – Périmètre de l’établissement unique au sein de Xerox SAS.

Le présent accord définit le nombre et le périmètre des établissements distincts présents au niveau de Xerox SAS. La société est composée d’un seul établissement pour la mise en place du Comité Social et Economique de Xerox SAS et ce, pour tous les sites localisés en France.

Ce choix est la conséquence logique de l’absence d’autonomie de gestion des différents sites français de Province.

Le centre de décision de l’entreprise Xerox SAS à partir duquel s’exerce l’autonomie de gestion du responsable de l’entreprise au sens du code du travail, et duquel la politique des ressources humaines est déployée et la gestion des ressources humaines effectuée est donc situé en région parisienne, région dans laquelle se situe la majorité des salariés de Xerox SAS ainsi que la Direction des Ressources Humaines, la Direction Financière, la Direction Commerciale, la Direction Avant-Vente, les Directions Informatique, la Direction Gestion Clients, etc….

De plus, le siège social de droit de Xerox SAS est situé (Immeuble Seine Avenue), 2-8, rue Sarah Bernhardt 92600 Asnières-sur-Seine, site sur lequel travaillent plusieurs membres du Comité de Direction (SLT) dont le Président de Xerox France.

Pour ces raisons, il n’existe pas au sens de la législation sur la mise en place du Comité Social et Economique, d’établissement distinct au sein de Xerox SAS.

Le Comité Social et Economique sera donc mis en place au niveau de l’ensemble de l’entreprise.

TITRE II. MISE EN PLACE DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)

Titre A. Attributions générales du Comité Social et Economique

Le CSE a pour mission d’assurer une expression individuelle et collective des salariés permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l’évolution économique et financière de l’entreprise, à l’organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production.

Article 2 - Informations et Consultations du Comité Social et Economique dans le cadre

de ses attributions économiques et professionnelles.

Au sein de l’entreprise Xerox SAS, le CSE est informé et consulté sur les questions intéressants l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise et notamment sur :

• Les mesures de nature à affecter le volume ou la structure des effectifs,

• La modification de son organisation économique et juridique,

• Les conditions d’emploi, de travail,

• L’introduction de nouvelles technologies, de tout aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail,

• Les mesures prises en vue de faciliter la mise, la remise ou le maintien au travail des accidentés du travail, des invalides de guerres, des invalides civils, des personnes atteintes de maladies chroniques évolutives et des travailleurs handicapés, notamment l’aménagement des postes de travail.

Article 3 - Informations et Consultations du Comité Social et Economique en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.

En matière de santé, de sécurité et de conditions de travail, le CSE exerce les missions suivantes:

• Procéder à l’analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les travailleurs (notamment les femmes enceintes), ainsi que des effets de l’exposition aux facteurs de risques professionnels mentionnés à l’article L 4161-1 du Code du Travail.

• Contribuer notamment à faciliter l’accès des femmes à tous les emplois, à la résolution des problèmes liés à la maternité, à l’adaptation et l’aménagement des postes de travail afin de faciliter l’accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois, au cours de leur vie professionnelle.

• Possibilité de susciter toute initiative qu’il estime utile et de proposer notamment des actions de prévention du harcèlement moral, du harcèlement sexuel et des agissements sexistes.

• Promouvoir la santé, la sécurité et les conditions de travail.

Article 4 – Visites de l’agent de contrôle de l’Inspection du travail.

Lors des visites de l’agent de contrôle de l’inspection du travail, les membres de la délégation du personnel au CSE sont informés de sa présence par l’employeur et peuvent présenter leurs observations.

L’agent de contrôle de l’inspection du travail se fait accompagner par un membre de la délégation du personnel au CSE, si ce dernier le souhaite.

Article 5 – Modalités d’exercice des attributions générales du Comité Social et Economique.

Le comité social et économique peut formuler, à son initiative, et examiner, à la demande de l’employeur, toute proposition de nature à améliorer les conditions de travail, d’emploi et de formation professionnelle des salariés, leurs conditions de vie dans l’entreprise ainsi que les conditions dans lesquelles ils bénéficient des garanties collectives complémentaires.

Le CSE procède, à intervalles réguliers, à des inspections en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail. Il réalise des enquêtes en matière d’accidents du travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel.

Le comité peut faire appel, à titre consultatif et occasionnel, au concours de toute personne de l’entreprise qui lui parait qualifiée.

Les enjeux santé, sécurité et conditions de travail de l’entreprise sont portés, du côté de la direction, par le président de la commission santé, sécurité et conditions de travail.

Article 6 – Avis et recommandations du Comité Social et Economique dans le cadre de ses attributions consultatives.

Le CSE émet des avis et des recommandations dans l’exercice de ses attributions consultatives.

Les avis sont rendus par les membres du CSE, soit lors de la réunion de consultation, soit lors d’une réunion suivante respectant les délais légaux de consultation.

A défaut d’accord collectif dérogatoire portant sur les délais de consultation, le délai de consultation du CSE court à compter de la première réunion du comité où le sujet est porté à l’ordre du jour et présenté (avec remise des documents afférents). Le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif à l’expiration du délai d’un mois à compter de la date de présentation pour la première fois du sujet au comité. Ce délai est porté à deux mois en cas de recours à un expert.

Article 7 – Personnalité civile et juridique du Comité Social et Economique

Le CSE est doté de la personnalité civile et juridique.

Titre B. Composition du Comité Social et Economique

Article 8 – Composition du Comité Social et Economique.

Le CSE est composé de l’employeur et de trois de ses collaborateurs, d’une délégation du personnel comportant le même nombre de titulaires et de suppléants élus, et d’un représentant syndical par organisation syndicale représentative.

Le médecin du travail compétent par rapport aux points portés à l’ordre du jour (ou un membre de l’équipe pluridisciplinaire du service de santé au travail ayant compétence en matière de santé au travail ou de conditions de travail) est également invité aux réunions du CSE. Il dispose d’une voix consultative sur les points de l’ordre du jour relatifs aux questions de santé, sécurité et conditions de travail.

L’agent de contrôle de l’inspection du travail ainsi que les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale sont invités aux réunions des commissions santé, sécurité et conditions de travail, aux réunions plénières du CSE traitant de dossiers relatifs à l’hygiène à la sécurité et aux conditions de travail, que ces réunions soient à l’initiative de l’employeur ou à la demande de la majorité de la délégation du personnel, ainsi qu’aux réunions du comité consécutives à un accident de travail ayant entrainé un arrêt de travail d’au moins huit jours ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel.

Article 9 - Nombre de membres du Comité Social et Economique.

Au sein de Xerox SAS, le Comité Social et Economique est composé : de 12 membres de la délégation du personnel titulaires et de 12 membres de la délégation du personnel suppléants, élus par les salariés de l’entreprise.

Article 10 – Composition du bureau du Comité Social et Economique.

Le Comité Social et Economique désigne parmi ses membres titulaires son bureau composé :

• D’un secrétaire,

• D’un secrétaire adjoint,

• D’un trésorier,

• D’un trésorier adjoint.

Article 11 – Conditions permettant la participation de suppléants aux réunions du Comité Social et Economique.

A titre exceptionnel, chaque organisation syndicale représentative dans l’entreprise peut désigner un suppléant (élu au CSE) afin d’assister aux réunions préparatoires et plénières du comité.

Cette désignation est formalisée par un courrier électronique adressé à la direction au moins 3 jours avant la date de la réunion. Ce suppléant ne possède pas de droit de vote.

Article 12 - Référent du Comité Social et Economique pour les représentants de proximité.

Les membres du CSE devront désigner à la majorité des présents un membre titulaire du CSE comme référent, dont le rôle sera de se coordonner avec les représentants de proximité, dans le but notamment de collecter les questions posées par les salariés et d’animer le réseau des représentants de proximité.

Article 13 – Remplacement des membres titulaires absents.

En cas d’absence d’un titulaire, un membre de la délégation du personnel suppléant pourra le remplacer lors des réunions préparatoires et plénières, selon les règles ci-dessous.

En cas de suspension du contrat de travail du membre de la délégation du personnel titulaire, le suppléant le remplace dans toutes ses fonctions / obligations, si le titulaire a formalisé au préalable son accord auprès de la direction et du secrétaire.

Le membre de la délégation du personnel titulaire absent est remplacé par un membre de la délégation du personnel suppléant élu sur une liste présentée par la même organisation syndicale que celle de ce titulaire. La priorité est donnée au suppléant élu dans la même catégorie professionnelle. S’il n’existe pas de suppléant élu sur une liste présentée par l’organisation syndicale qui a présenté le titulaire, le remplacement est assuré par un candidat non élu présenté par la même organisation. Dans ce cas, le candidat retenu est celui qui vient sur la liste immédiatement après le dernier élu titulaire ou à défaut, le dernier élu suppléant.

A défaut, le remplacement est assuré par le suppléant élu n’appartenant pas à l’organisation du titulaire à remplacer, mais appartenant à la même catégorie et ayant obtenu le plus grand nombre de voix.

Le suppléant devient titulaire jusqu’au retour de celui qu’il remplace ou jusqu’au renouvellement de l’institution.

Article 14 – Durée et fin des mandats.

Les membres de la délégation du personnel au CSE sont élus pour quatre ans.

Le nombre de mandats successifs est déterminé en fonction des dispositions légales et réglementaires.

Les fonctions des membres élus au CSE prennent fin en présence des évènements suivants :

• Décès

• Démission

• Cessation du contrat de travail ou perte des conditions requises pour être éligible

Les membres du CSE conservent toutefois leur mandat en cas de changement de catégorie professionnelle.

Titre C. Informations et consultations du Comité Social et Economique

Article 15 – Informations et consultations récurrentes du Comité Social et Economique.

Le CSE est consulté chaque année sur :

• Les orientations stratégiques de l’entreprise,

• La situation économique et financière de l’entreprise,

• La politique sociale, les conditions de travail et l’emploi au sein de l’entreprise.

Article 16 – Base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE).

La BDESE rassemble l’ensemble des documents nécessaires aux informations et consultations récurrentes du CSE, que l’employeur met à sa disposition dans la collection suivante du Docushare :

A titre indicatif, la BDESE Xerox SAS est disponible via le lien ci-dessous :

https://www.xdocushare.xerox.com/dsweb/View/Collection-257534

La procédure d’accès à la BDESE sera communiquée par la Direction des Ressources Humaines aux membres du CSE à l’issue des élections.

Les éléments d’information mis à disposition sur la BDESE valent communication des rapports et informations au CSE.

Article 17 – Informations et consultations ponctuelles du Comité Social et Economique.

Le CSE est, notamment, informé et consulté préalablement à leur mise en place sur :

• La mise en œuvre des moyens de contrôle de l’activité des salariés,

• Les restructurations et les compressions d’effectifs,

• Les licenciements collectifs pour motif économique,

• Les offres publiques d’acquisition,

• Les procédures de sauvegarde, de redressement et de liquidation judiciaire,

• …

Article 18 – Documents mis à disposition.

Bien que l’entreprise comporte moins de 300 salariés, chaque trimestre, l’employeur met à la disposition du CSE des informations (dans le cadre de la marche trimestrielle de l’entreprise) sur :

- L’évolution générale des commandes et l’exécution des programmes de production,

- L’évolution des effectifs.

Titre D. Activités sociales et culturelles

Article 19 – Attributions générales du Comité Social et Economique en matière d’activités sociales et culturelles.

Le CSE assure la gestion des activités sociales et culturelles qui n’ont pas de personnalité civile.

Au sein de l’entreprise, le CSE assure, contrôle et participe à la gestion de toutes les activités sociales et culturelles établies dans l’entreprise prioritairement au bénéfice des salariés et de leur famille et des stagiaires.

Les membres du CSE peuvent s’appuyer sur les représentants de proximité pour la gestion des activités sociales et culturelles.

Titre E. Fonctionnement du Comité Social et Economique

Article 20 – Convocation aux réunions du Comité Social et Economique.

Les convocations aux réunions du CSE (réunions ordinaires et extraordinaires) sont envoyées par la direction au moins cinq jours ouvrés avant la réunion, ou selon les dispositions légales et réglementaires applicables.

Les convocations sont envoyées, par courrier électronique, aux titulaires élus, au suppléant désigné par chaque organisation syndicale représentative, aux suppléants qui seront présents en séance afin de remplacer un membre titulaire absent, et aux représentants syndicaux.

Les suppléants élus seront en copie de cette convocation.

Les managers des salariés membres du CSE présents lors des réunions préparatoires et plénières seront informés de la date des réunions.

Par ailleurs, la direction informera le médecin du travail, l’agent de contrôle de l’inspection du travail et l’agent de la CARSAT de la tenue des réunions consacrées à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail, afin de les inviter à y participer.

Article 21 – Ordre du jour des réunions du Comité Social et Economique.

L’ordre du jour des réunions du CSE est élaboré conjointement entre la direction et le secrétaire ou le secrétaire adjoint du CSE (en l’absence du secrétaire). Il est envoyé par la direction au minimum cinq jours ouvrés avant la réunion ordinaire ou extraordinaire, ou selon les dispositions légales et réglementaires applicables.

L’envoi de l’ordre du jour ne vaut pas convocation des membres du CSE.

L’ordre du jour est envoyé aux titulaires élus du CSE, aux suppléants élus du CSE, aux suppléants désignés par les organisations syndicales représentatives et aux représentants syndicaux, par courrier électronique. L’ordre du jour de la réunion du CSE comportant des points relatifs à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail sera également envoyé au médecin du travail, à l’agent de contrôle de l’inspection du travail ainsi qu’à l’agent de la CARSAT par voie électronique.

Les consultations rendues obligatoires par une disposition législative ou réglementaire ou par un accord collectif de travail, sont inscrites de plein droit à l’ordre du jour par le président ou le secrétaire.

Lorsque le CSE se réunit à la demande de la majorité de ses membres titulaires, les questions jointes à la demande de convocation sont inscrites à l’ordre du jour de la réunion.

Le thème « réponses aux questions et réclamations sociales » figurera à l’ordre du jour du CSE. Pour ce faire, les questions et réclamations devront être communiquées à la direction cinq jours ouvrés au moins avant la réunion plénière du CSE.

Les réponses à ces questions et réclamations sont apportées, dans la mesure du possible par écrit, en réunion plénière et, au plus tard une version définitive sera adressée au secrétaire, par écrit, dix jours après la tenue de la réunion.

Si des questions et réclamations sociales urgentes sont remontées à la direction dans les cinq jours ouvrés qui précèdent la réunion plénière du CSE, elles sont intégrées dans les points divers du CSE. Des réponses leur sont apportées, dans la mesure du possible, en réunion plénière et, au plus tard, par écrit, dix jours après la tenue de la réunion.

Les questions et les réclamations, ainsi que les réponses apportées par la direction seront consignées dans un document annexé au procès-verbal et archivé électroniquement dans une collection du XeroxDocushare, dédié au CSE et sous la responsabilité du secrétaire du CSE.

Il sera de la compétence des membres élus du CSE de relayer les réponses apportées par la direction aux Représentants de Proximité.

Article 22 – Transmission des documents.

La direction transmet aux membres du CSE les documents relatifs aux consultations au minimum cinq jours ouvrés avant la réunion ordinaire ou extraordinaire.

La convocation, l’ordre du jour et les documents associés sont communiqués par courrier électronique.

Les documents relatifs aux informations ne nécessitant pas le rendu d’un avis du CSE sont transmis à ses membres, dans la mesure du possible, avant la réunion préparatoire.

Article 23 - Réunions préparatoires du Comité Social et Economique.

Les réunions préparatoires sont organisées sur une demi-journée ou sur une journée en fonction de la complexité des thèmes abordés. La complexité des thèmes abordés est définie d’un commun accord entre le président et le secrétaire du CSE (ou le secrétaire adjoint en cas d’absence du secrétaire), en fonction de l’ordre du jour.

Les réunions préparatoires doivent se tenir la demi-journée ou la journée qui précède la réunion plénière du CSE (sauf exception en accord avec la direction). Elles sont considérées comme du temps de travail effectif et ne s’imputent donc pas sur les heures de délégation.

A titre exceptionnel pour la première réunion du CSE, un jour supplémentaire de réunion préparatoire sera accordé avant cette première réunion afin de préparer la désignation des membres du bureau, des membres des différentes commissions, des représentants de proximité, pour discuter sur le règlement intérieur du CSE et sur ses modalités de fonctionnement.

Article 24 – Réunions plénières du Comité Social et Economique.

Bien que l’effectif de l’entreprise soit inférieur à 300 salariés, il est décidé de maintenir une réunion ordinaire du CSE chaque mois, avec la possibilité de ne pas tenir une réunion ordinaire sur le mois d’août si aucun thème important ou urgent n’est à mettre à l’ordre du jour avec l’accord du Président et du secrétaire du CSE.

Ces réunions ordinaires ainsi que les réunions préparatoires pourront se tenir à distance à hauteur de 3 réunions par an selon les dispositions légales et réglementaires en vigueur (sur décision du Président), et jusqu’à 3 réunions à distance supplémentaires avec l’accord conjoint du Président et du secrétaire du CSE. Si toutefois, une des parties exprime un désaccord, celui-ci devra être motivé par écrit.

Les réunions plénières extraordinaires du CSE, ainsi que leurs réunions préparatoires, se tiendront par principe physiquement. Toutefois, si le Président et le secrétaire du CSE apprécie qu’une réunion préparatoire et/ou que l’ordre du jour peut permettre la tenue de la réunion à distance, alors l’instance CSE en sera préalablement informée à travers l’envoi de la convocation.

Au moins quatre des réunions CSE ordinaires portent, en tout ou partie, sur les attributions du comité en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail (exemples : document unique d’évaluation des risques professionnels, bilan annuel sur la sécurité et les conditions de travail, programme annuel de prévention et d’amélioration des conditions de travail).

Les réunions plénières extraordinaires et ordinaires sont considérées comme du temps de travail effectif et ne s’imputent donc pas sur les heures de délégation.

Assistent aux réunions les membres titulaires de la délégation du personnel, les suppléants désignés par les organisations syndicales représentatives et les représentants syndicaux.

Lors de la première réunion plénière du CSE, les membres titulaires, les membres suppléants élus et les représentants syndicaux au CSE seront présents.

Lors de sa première réunion, le CSE est tenu de se prononcer à la majorité de ses membres sur les affectations prévues par les anciennes instances, soit en les acceptant, soit en décidant d’une affectation différente. Le trésorier de l’ancienne instance est invité du CSE lors du traitement de ce point prévu à l’ordre du jour de la première réunion du comité.

Article 25 – Votes et délibérations.

Seuls les membres titulaires de la délégation du personnel au CSE peuvent exercer leur droit de vote. En cas d’absence du titulaire, le suppléant qui le remplace dispose du droit de vote.

Les résolutions du CSE sont prises à la majorité des membres présents. Le président du CSE ne participe pas au vote lorsqu’il consulte les membres élus du comité en tant que délégation du personnel.

Article 26 – Procès-verbal des réunions du Comité Social et Economique.

Les délibérations du CSE sont consignées dans un procès-verbal établi par le secrétaire du comité dans un délai de 15 jours, après la tenue de la réunion. Le secrétaire s’appuie pour cela sur les notes prises par le sténographe en séance.

Un projet de procès-verbal est transmis à l’employeur et aux membres du CSE au moins cinq jours ouvrés avant la réunion plénière du CSE où il doit être approuvé (sauf circonstances exceptionnelles). L’employeur fait connaitre, lors de la réunion suivant la transmission du projet de procès-verbal, ses propositions de modifications.

Le projet de procès-verbal des réunions du CSE peut, après avoir été adopté comme procès-verbal définitif, être archivé électroniquement dans une collection du XeroxDocushare par le secrétaire, dans le respect des règles de confidentialité et d’anonymat, selon les modalités prévues dans le règlement intérieur du CSE.

Article 27 - Frais de sténotypie.

Les frais de sténotypie engagés pour les procès-verbaux des réunions du CSE et les synthèses de compte rendu des réunions de la commission santé, sécurité et conditions de travail, sont réglés par la direction, après validation des propositions financières des différents prestataires retenus par le CSE.

Il ne peut y avoir aucun engagement de la part du CSE sur le choix du prestataire sans accord préalable de la direction.

S’agissant des réunions de la CSSCT, le prestataire devra rédiger une synthèse des échanges de la réunion (et non un procès-verbal de la réunion). L’objectif de cette synthèse est de fluidifier les relations entre la CSSCT et le CSE. Ce compte rendu synthétique inclut l’avis de la commission sur chaque projet. Cet avis est une orientation des discussions de la commission et n’engage pas le CSE.

Article 28 – Obligation de discrétion.

Les membres de la délégation du personnel au CSE (titulaires et suppléants), les suppléants désignés par les organisations syndicales représentatives et les représentants syndicaux, sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations revêtant un caractère confidentiel, présentées explicitement comme telles par l’employeur, ou par le CSE ou suivant la législation en vigueur.

Article 29 – Informations relatives au CSE.

Un espace Xeroxdocushare dédié est mis à la disposition du CSE pour regrouper les informations relatives au CSE et permettant à l’ensemble de l’entreprise d’y accéder.

Article 30 – Règlement intérieur.

Le CSE détermine dans son règlement intérieur, les modalités de son fonctionnement et celles de ses rapports avec les salariés de l’entreprise, pour l’exercice des missions qui lui sont conférées.

Le règlement intérieur est mis en place au maximum dans les quatre mois après la mise en place du CSE. La direction favorise la mise en place de ce règlement en attribuant, durant cette période de quatre mois, deux demi-journées aux membres titulaires du CSE afin de se réunir. Dans la mesure du possible, ces demi-journées sont accolées à d’autres réunions afin de limiter les frais de déplacement des élus.

Article 31 – Heures de délégation des membres du CSE

Article 31.1 - Membres titulaires élus du CSE

Chaque titulaire au CSE dispose d’un nombre d’heures de délégation au moins égal aux dispositions légales.

Au sein de l’entreprise, le nombre d’heures de délégation des titulaires élus au Comité Social et Economique est de 22 heures par mois.

Ces heures peuvent être reportées d’un mois sur l’autre dans la limite d’une année et sans qu’elles puissent conduire le titulaire à utiliser sur un mois plus d’une fois et demi son crédit d’heures initiale.

Est considéré comme du temps de travail effectif et ne s’impute donc pas sur les heures de délégation :

- Le temps passé à la recherche de mesures préventives dans toute situation d’urgence et de gravité, notamment lors de la mise en œuvre de la procédure de danger grave et imminent.

- Le temps passé aux enquêtes menées après un arrêt de travail ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle.

Les membres de la délégation du personnel titulaires au CSE peuvent transférer partiellement aux membres suppléants des heures de délégation.

Article 31.2 - Membres du bureau du CSE

En plus des heures de délégation acquises en qualité de membres de la délégation du personnel titulaire au CSE, le secrétaire et le trésorier ainsi que le secrétaire adjoint et le trésorier adjoint bénéficient de 10 heures de délégation supplémentaires chaque mois.

Article 31.3 – Membres suppléants élus du CSE

Les suppléants ne disposent pas d’heures de délégation.

Les titulaires peuvent cependant répartir leur crédit d’heures de délégation avec les suppléants. Dans ce cas, le suppléant ne peut bénéficier au maximum que d’une fois et demi le crédit d’heures dont dispose légalement, selon les dispositions de l’article R 2314-1 du Code du Travail, le titulaire au CSE.

Ainsi, au sein de Xerox SAS, les suppléants élus au CSE pourront obtenir 33 heures de délégation maximum par mois.

Afin de suivre l’utilisation des heures de délégation, les transferts d’heures de délégation et l’utilisation des heures attribuées en pot commun, les membres de la délégation du personnel, titulaires et suppléants, s’engagent à informer à la fin de chaque mois, ou dans la première semaine suivant le mois, leur utilisation des heures de délégation du mois via un portail dédié ou par défaut, via un fichier Excel si le portail dédié n’est pas mis en place ou dans le cas où il ne serait pas fonctionnel.

En cas de suspension du contrat de travail d’un titulaire (absence longue durée de plus de trois mois, longue maladie, FONGECIF, congé maternité, congé parental…), le suppléant qui le remplace peut bénéficier de la totalité des heures de délégation dont peut bénéficier un titulaire en vertu du présent accord, si le titulaire a formalisé au préalable son accord auprès de la direction et du secrétaire.

Article 31.4 – Suppléant désigné par les organisations syndicales représentatives pour assister aux réunions du Comité Social et Economique.

Le temps nécessaire au suppléant désigné par une organisation syndicale représentative pour participer aux réunions CSE (de la réunion préparatoire à la clôture de la réunion plénière) est reconnu comme du temps de travail effectif.

Il ne dispose pas d’heures de délégation.

Article 31.5 - Représentants Syndicaux (RS) au Comité Social et Economique.

L’entreprise ayant moins de 300 salariés, il est décidé par le présent accord explicitement de déroger aux dispositions légales afin d’autoriser les syndicats à désigner des salariés autres que leur délégué syndical pour les représenter au CSE en tant que représentant syndical (RS).

La direction de Xerox SAS décide d’accorder 12 heures de délégation par mois à tous les représentants syndicaux désignés par les organisations syndicales représentatives.

Article 32 – Répartition des heures entre les membres du Comité Social et Economique.

Les membres titulaires élus au CSE peuvent décider de répartir leurs heures de délégations du mois avec d’autres membres élus, titulaires ou suppléants, de telle sorte qu’un titulaire ne peut bénéficier, dans le mois, de plus d’une fois et demie le crédit d’heures de délégation dont bénéficie un membre titulaire au regard de l’article R. 2314-1 du Code du Travail.

Par conséquent, au sein de Xerox SAS, un titulaire ne peut bénéficier au maximum de plus de 33 heures de délégation chaque mois au titre de son mandat de membre du CSE.

Les maxima énoncés dans cet article ne concernent pas les membres du bureau du CSE (Secrétaire, Trésorier, Secrétaire adjoint, Trésorier adjoint).

S’agissant de l’utilisation des heures de délégation ou du transfert d’heures de délégation d’un élu en faveur d’un autre élu, les membres titulaires du CSE devront, dans la mesure du possible, informer préalablement leur manager de la prise de ces heures afin de permettre un bon fonctionnement du service.

Les titulaires au CSE doivent informer l’employeur du nombre d’heures transférées au titre de chaque mois, au moins 8 jours avant la date prévue pour leur utilisation.

Article 33 – Registre de reporting des heures de délégation.

Afin de suivre l’utilisation des heures de délégation, les transferts d’heures de délégation et l’utilisation des heures attribuées en pot commun, les membres de la délégation du personnel, titulaires et suppléants, s’engagent à informer à la fin de chaque mois, ou dans la première semaine suivant le mois, leur utilisation des heures de délégation du mois via un portail dédié ou par défaut, via un fichier Excel si le portail dédié n’est pas mis en place ou dans le cas où il ne serait pas fonctionnel.

Article 34 – Déplacement et circulation des membres du Comité Social et Economique.

Pour l’exercice de leurs fonctions, les membres élus au CSE peuvent, durant les heures de délégation, se déplacer hors de l’entreprise.

Ils peuvent également, tant durant les heures de délégation qu’en dehors de leurs heures habituelles de travail, circuler librement dans l’entreprise, y prendre tous les contacts nécessaires à l’accomplissement de leur mission, notamment auprès d’un salarié à son poste de travail, sous réserve de ne pas apporter de gêne importante à l’accomplissement du travail des salariés. Les déplacements et les circulations doivent se faire dans le respect des règles d’accès et de sécurité des locaux de l’entreprise, et des locaux clients.

Le temps de déplacement associé à des missions portées par des membres du CSE à la demande de la direction, est considéré comme du temps de travail effectif. S’ils sont nécessaires à cette mission demandée par la direction, l’hébergement, le repas et le transport sont également pris en charge par la direction, sur la base de la procédure de remboursement des notes de frais en vigueur.

Article 35 – Local du Comité Social et Economique.

L’employeur met à la disposition du CSE un local adapté à ces missions, comprenant notamment du matériel informatique, l’accès à des moyens d’impression connectés, une table et des chaises en quantité suffisante. Une armoire forte sera mise à disposition du CSE pour stocker des valeurs liées aux activités sociales et culturelles.

D’autre part, un local annexe complémentaire sera mis à disposition du CSE sur le site situé au 12 rue des Vanesses à Villepinte. Si toutefois, ce site devait être relocalisé sur le parc d’activité de Villepinte/Tremblay, ou une autre zone proche, la direction s’engage à intégrer dans le cahier des charges associé à cette relocalisation, le maintien de la mise à disposition d’un local annexe d’une surface sensiblement équivalente.

Article 36 – Formations des membres du Comité Social et Economique.

Formation Economique (initiale)

Les membres du CSE élus titulaires ou suppléants pour la première fois, ou qui n’auraient pas bénéficier d’une formation identique durant la mandature précédente, bénéficient, dans les conditions et limites prévues à l’article L.2145-11 du Code du travail, d’un stage de formation économique d’une durée maximale de cinq jours.

Le secrétaire du CSE propose à la direction la formation sélectionnée par les membres du CSE. Ce choix est effectué par une résolution à la majorité des membres titulaires présents.

Cette formation est imputée sur la durée du congé de formation économique, sociale et syndicale prévu aux articles L 2145-5 et suivants du Code du travail.

Formation Santé Sécurité et Conditions de travail

Les membres de la délégation du personnel du CSE (titulaires et suppléants) ainsi que les membres de la CSSCT bénéficient de la formation nécessaire à l’exercice de leurs missions en santé, sécurité et conditions de travail. Cette formation de cinq jours, est organisée de manière collective, en deux sessions maximum, qui se tiendront, dans la mesure du possible, durant le second semestre 2022.

La formation a pour objet ;

- De développer l’aptitude à déceler et à mesurer les risques professionnels et leur capacité d’analyse des conditions de travail.

- D’initier aux méthodes et procédés à mettre en œuvre pour prévenir les risques professionnels et améliorer les conditions de travail.

Le programme de cette formation devra permettre de réunir et de former sur deux jours maximum les nouveaux représentants de proximité (RP), ou ceux qui n’auraient pas bénéficier d’une sensibilisation aux enjeux santé, sécurité et conditions de travail durant la mandature précédente.

Le financement de la formation est pris en charge par l’entreprise après validation par la direction des propositions faites par le CSE. Le secrétaire du CSE propose à la direction la formation sélectionnée par les membres du comité. Ce choix est fait par une résolution à la majorité des membres titulaires présents.

Sont également pris en charge par l’entreprise, dans le cadre des règles internes de remboursement des notes de frais, les frais de transport, de repas et d’hébergement. Les coûts de la formation seront portés par le CSE et remboursés par la direction via le budget de fonctionnement.

Budget de formation complémentaire

Pendant la mandature de 4 ans, chaque membre titulaire élu du CSE pourra bénéficier d’un budget individuel de 1200 € maximum (incluant toutes dépenses liées à la formation, à l’hébergement, au repas et au déplacement) afin de se former dans sa mission d’élu CSE.

Ce budget, utilisable en une ou plusieurs fois, pourra permettre soit des actions de formations individuelles ou collectives à l’initiative du CSE. Un élu titulaire pourra décider de faire bénéficier d’une partie ou de tout le budget à un élu suppléant de son choix.

Le motif de l’utilisation de ce budget (avec programme pédagogique et devis à l’appui) ainsi que le nom du ou des bénéficiaires devront être communiqués préalablement à la direction afin de permettre à celle-ci de verser au CSE un complément de subvention du fonctionnement du CSE en adéquation avec les coûts de formation engagés par le CSE.

Titre F. Commissions au sein du Comité Social et Economique

Malgré que les effectifs de l’entreprise soient inférieurs à 300 salariés, le présent accord prévoit le maintien d’une Commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) et la création d’une nouvelle commission « politique sociale » regroupant les thèmes associés aux précédentes commissions : Commission formation, Commission d’information et d’aide au logement, et Commission de l’égalité professionnelle.

Article 37 - Commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT).

Une commission santé, sécurité et conditions de travail est mise en place au sein du CSE de Xerox SAS. Cette commission constitue une instance d’expertise issue du CSE, laquelle pourra notamment produire des « pré délibérations » en vue d’aider à la rédaction des avis ou des motions du CSE. Elle analyse les documents transmis par la direction, émet des recommandations et prépare les réunions du CSE consacrées aux questions de santé, de sécurité et de conditions de travail.

Le CSE peut, par délibération inscrite à l’ordre du jour de sa réunion, confier des missions spécifiques à la CSSCT.

Article 37. 1 – Composition de la commission santé, sécurité et conditions de travail.

La commission santé, sécurité et conditions de travail du CSE de Xerox SAS est présidée par l’employeur ou son représentant. Elle comprend quatre membres de la délégation du personnel désignés par le Comité Social et Economique parmi les titulaires ou suppléants élus du CSE, (dont au moins deux membres titulaires élus du CSE). Les représentants syndicaux désignés par chacune des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, sont des invités permanents aux réunions de cette commission.

Le Comité Social et Economique confirmera « déléguer » ses missions en matière de santé, sécurité et conditions de travail, hors remise d’avis et désignation d’un expert, lors de la réunion de désignation des membres de la commission santé, sécurité et conditions de travail.

S’ajoute aux quatre membres de la délégation du personnel désignés par le CSE, deux autres membres « de réserve » qui auront pour but de pallier aux absences des autres membres désignés par le CSE. Ces membres « de réserve » seront désignés parmi les membres du CSE au cours de la réunion de désignation prévue lors de la première réunion du comité, selon un ordre de priorité (1 et 2), et ne participeront pas aux réunions si aucun des membres de la CSSCT n’est absent.

Parmi les quatre membres de la CSSCT initialement désignés, deux minimum devront être obligatoirement des membres titulaires du CSE. La désignation par le CSE des membres de la CSSCT n’a pas pour effet de modifier les règles de composition du CSE, c’est-à-dire que le nombre de titulaires et de suppléants du CSE demeurera le même lors de la réunion plénière, même si plusieurs suppléants ont pris en charge le dossier présenté lors de la CSSCT et ce, compte tenu du nombre de membres de la CSSCT lequel est plus favorable que les dispositions légales. Les membres de la CSSCT devront par conséquent s’organiser entre eux afin qu’un membre titulaire puisse présenter lors de la réunion plénière du CSE, le cas échéant, le dossier présenté en CSSCT par un ou plusieurs suppléants du CSE, les suppléants n’assistant aux réunions plénières du CSE que lorsqu’ils remplacent un membre titulaire du CSE. Dans le cas où le membre titulaire du CSE ne peut pas être présent à la réunion du CSE comportant les points santé, sécurité et conditions de travail, le membre de la CSSCT suppléant pourra, à titre exceptionnel, présenter le dossier lors de la réunion plénière, sous réserve que cela ne porte pas atteinte aux dispositions légales de remplacement des titulaires par les suppléants.

L’employeur peut se faire assister par autant de collaborateurs appartenant à l’entreprise et choisis en dehors du CSE, que de membres de la CSSCT présents lors de la réunion de cette commission.

L’infirmière de l’entreprise et toute autre personne compétente sur les questions de santé, de sécurité et de conditions de travail portées à l’ordre du jour, sont invités permanents aux réunions de la commission santé, sécurité et conditions de travail.

Lorsque le Comité Social et Economique délègue tout ou partie de ses missions en matière de santé, sécurité et conditions de travail à la CSSCT, le médecin du travail et l’agent de contrôle de l’inspection du travail sont informés et invités aux réunions de la commission.

Article 37.2 – Désignation des membres de la commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT).

Les membres de la commission santé, sécurité et conditions de travail sont désignés par les membres titulaires du CSE.

Les candidatures devront être présentées par écrit, datées et signées par le membre du CSE candidat, lors de la première réunion du Comité Social et Economique.

Les membres de la CSSCT sont désignés par une résolution à la majorité des membres titulaires présents, ou membres suppléants présents en cas d’absence du titulaire, lors de la première réunion du Comité Social et Economique.

Article 37.3 – Remplacement des membres de la commission santé, sécurité et conditions de travail et fin des mandats

Afin que le nombre de membres à la CSSCT demeure constant, les membres de la commission ayant quitté le CSE ou dont le contrat de travail est suspendu pendant une certaine durée et pour certaines causes prédéfinies (congé parental, congé maternité, FONGECIF, arrêt maladie de plusieurs semaines, longue maladie, congé sabbatique etc…), peuvent être remplacés par un suppléant à la CSSCT (le membre « de réserve »).

Les membres « de réserve » de la CSSCT sont désignés lors de la première réunion du CSE à la suite des élections et selon les mêmes principes de désignations que les membres titulaires. Le membre de « réserve » ayant recueilli le plus grand nombre de voix sera le premier désigné en cas de remplacement à effectuer.

Si le nombre de membres « de réserve » est insuffisant par rapport au nombre de remplacements à effectuer, il pourra être procédé à de nouvelles désignations de membres « de réserve », dans les conditions prévues à cet effet.

En cas d’absence de longue durée, les membres de la CSSCT devront clarifier s’ils entendent ou non exercer leur mandat pendant leur absence, compte tenu du fait que la suspension du contrat de travail n’a pas pour effet de suspendre les mandats du salarié.

Cette information devra se faire auprès de la direction par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par lettre remise en main propre contre décharge.

Les mandats des membres de la CSSCT prennent fin en même temps que ceux des élus du CSE.

Article 37.4 – Missions de la commission santé, sécurité et conditions de travail.

Les partenaires signataires du présent accord décident de confier toutes les attributions du CSE relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail à la CSSCT, à l’exception du recours à un expert, des attributions consultatives du CSE (article L. 2315-38 du Code du travail) et des attributions confiées aux représentants de proximité.

Dans le cas où le CSE ne délèguerait pas ses missions en matière de santé, sécurité et conditions de travail à la CSSCT, celle-ci ne serait composée que de trois membres légalement prévus.

En cas de consultation du CSE sur une question relevant des attributions de la CSSCT, la commission est réunie au moins huit jours ouvrés avant la tenue de la réunion plénière de remise d’avis du CSE.

Le secrétaire de la CSSCT ou, à défaut, un rapporteur de séance désigné par les membres de la CSSCT communique le cas échéant aux membres du CSE, les observations de la CSSCT au plus tard au cours de la réunion du CSE portant sur cette consultation.

La CSSCT pourra confier des missions spécifiques aux représentants de proximité et leur transférer des heures de délégations au titre d’un pot commun.

Article 37.5 – Secrétaire de la commission santé, sécurité et conditions de travail.

Les membres de la CSSCT désignent parmi eux un secrétaire. Le secrétaire est l’interlocuteur privilégié entre les élus et la direction. Il doit être membre titulaire du CSE.

Le secrétaire et la direction établissent ensemble l’ordre du jour des réunions de la CSSCT. Le secrétaire détermine avec la direction le temps nécessaire aux réunions de la commission en fonction de l’ordre du jour.

Afin d’exécuter ses missions, le secrétaire de la CSSCT bénéficie de 2 heures de délégation supplémentaires par réunion, compte tenu de son rôle de coordinateur.

Article 37.6 – Fonctionnement de la commission santé, sécurité et conditions de travail.

Le nombre de réunions de cette commission ne pourra pas être inférieur à quatre par an et une réunion devra avoir lieu au moins une fois par trimestre.

La direction s’engage à réunir la CSSCT au moins huit jours ouvrés avant la réunion de remise d’avis du CSE, si une consultation sur la santé, la sécurité et les conditions de travail est portée à l’ordre du jour du CSE. Le médecin du travail, l’agent de contrôle de l’inspection du travail ainsi que l’agent de la CARSAT sont invités à toutes les réunions de la CSSCT.

Un rédacteur extérieur est présent au sein de la CSSCT afin de rédiger un compte rendu synthétique des enjeux de la réunion. Ce compte rendu sera envoyé aux membres de la commission, du CSE et à la direction au plus tard deux jours ouvrés après la fin de la réunion.

Ce compte rendu synthétique inclura l’avis de la CSSCT sur chaque projet. Cet avis « pré délibération » constituera une orientation des discussions de la CSSCT et n’engagera pas le CSE.

Article 37.7 – Réunions de la commission santé, sécurité et conditions de travail.

La CSSCT pourra être convoquée dans le cadre d’une réunion extraordinaire.

Les réunions de la CSSCT en présence de la direction sont considérées comme du temps de travail effectif et ne s’imputent donc pas sur les heures de délégation.

La CSSCT peut se réunir une nouvelle fois après la réunion de la commission avec la direction. Cette réunion est fixée de préférence le lendemain de la tenue de la réunion et pour une durée maximale de quatre heures. Au-delà, le temps passé en réunion est déduit des heures de délégation des membres de la commission.

Article 37.8 – Heures de délégation pour les membres de la commission santé, sécurité et conditions de travail.

Les membres de la CSSCT, qu’ils soient titulaires ou suppléants du CSE, bénéficient de 8 heures de délégation mensuelles.

Un pot commun annuel de 160 heures de délégation est également prévu.

Ce pot commun pourra être utilisé par les membres de la CSSCT, dans la limite de 16 heures de délégation par mois. La CSSCT pourra confier des missions spécifiques aux représentants de proximité. Le pot commun annuel de 160 heures pourra ainsi être utilisé par les représentants de proximité, lorsqu’ils exerceront des missions relevant de l’hygiène, de la santé, de la sécurité et des conditions de travail.

Ce pot commun pourra être augmenté en cas de circonstances exceptionnelles survenant au sein de l’entreprise, telles qu’un projet de plan de sauvegarde de l’emploi, un projet de transfert d’activités, un projet important de déménagement, un projet important d’aménagement de l’environnement de travail.

Afin de suivre l’utilisation des heures de délégation, les transferts d’heures de délégation et l’utilisation des heures attribuées en pot commun, les membres de la délégation du personnel, titulaires et suppléants, s’engagent à informer à la fin de chaque mois, ou dans la première semaine suivant le mois, leur utilisation des heures de délégation du mois via un portail dédié ou par défaut, via un fichier Excel si le portail dédié n’est pas mis en place ou dans le cas où il ne serait pas fonctionnel.

A cet effet leur identité, ainsi que le nombre d’heures mutualisées pour chacun d’eux devront figurer sur le portail ou le fichier dédié.

Article 37.9 – Formation des membres de la commission santé, sécurité et conditions de travail.

Les membres de la commission santé, sécurité et conditions de travail étant des membres du comité social et économique, ils bénéficient de la formation santé, sécurité et conditions de travail mentionnée à l’article 36 du présent accord.

Article 37.10 – Liens entre les membres de la commission santé, sécurité et conditions de travail et le Comité Social et Economique.

Seuls les membres de la délégation du personnel titulaires peuvent siéger au CSE, les membres de la délégation du personnel suppléants, membres de la CSSCT, ne peuvent siéger aux réunions du CSE (hors cas de remplacement d’un membre titulaire), même lorsque le CSE aborde des questions relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail.

Les membres de la délégation du personnel suppléants ne participent donc pas, de fait, aux réunions du CSE traitant des questions relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail.

Afin de faciliter les échanges entre la CSSCT et le CSE, les dossiers santé, sécurité et conditions de travail seront gérés au sein de la CSSCT par au moins un membre titulaire, afin qu’il puisse les commenter en séance plénière du CSE.

Article 38 – Commission politique sociale

Une commission politique sociale regroupant les thèmes associés à la formation professionnelle, à l’information et l’aide au logement, et à l’égalité professionnelle, est mise en place.

Article 38.1 – Composition de la commission politique sociale.

La commission politique sociale est composée de cinq membres dont le Président de la commission.

Elle peut être composée de titulaires et/ou de suppléants.

Trois membres devront être obligatoirement des membres titulaires du CSE.

Article 38.2 – Désignation des membres de la commission politique sociale.

Les membres de la commission sont désignés par le CSE parmi ses membres, titulaires et suppléants.

Les membres de la commission sont désignés par une résolution à la majorité des membres titulaires présents.

Participent au scrutin les membres titulaires du CSE, ainsi que le président du CSE. Cette désignation a lieu lors de la première réunion du CSE après les élections professionnelles. Lors de celle-ci, sont exceptionnellement présents tous les membres du CSE, titulaires et suppléants.

Les membres du CSE, titulaires ou suppléants, qui souhaitent devenir membres de la commission politique sociale doivent se porter candidat au début de la première réunion du CSE.

En cas d’absence, le membre du CSE qui souhaite se porter candidat peut faire connaitre sa candidature par écrit en l’adressant par courrier électronique à l’ensemble des membres, ainsi qu’au président. Cette candidature doit être datée et signée.

Article 38.3 – Remplacement des membres de la commission politique sociale et fin des mandats

Les membres de la commission, titulaires ou suppléants, ayant quitté le CSE peuvent être remplacés par un autre membre du CSE, titulaire ou suppléant selon les modalités de désignation des membres de la commission.

Les mandats des membres de la commission prennent fin en même temps que ceux des élus du CSE.

Article 38.4 – Missions de la commission politique sociale

La commission est chargée de préparer les délibérations du CSE au titre de la consultation relative à la politique sociale, intégrant notamment les thèmes associés à la formation, à l’égalité professionnelle et la politique d’aide au logement.

Article 38.5 – Frais des membres de la commission politique sociale

Dans le cadre des réunions de la commission avec la direction, sont pris en charge par l’entreprise, dans le cadre des règles internes de remboursement des notes de frais, les frais de transport, de repas et d’hébergement.

Article 38.6 – Réunions de la commission politique sociale

La direction prendra l’initiative de réunir la commission politique sociale au plus tard dans les 15 jours avant l’initiation du processus d’information/consultation relatif à la politique sociale de l’année précédente.

La commission politique sociale pourra se réunir sur une demi-journée (4 heures) durant le processus d’information/consultation relatif à la politique sociale et au moins 15 jours avant la réunion plénière de remise d’avis du CSE afin de préparer la délibération du CSE au titre de la consultation relative à la politique sociale. Cette demi-journée sera reconnue comme du temps de travail effectif.

Article 38.7 – Heures de délégation pour les membres de la commission politique sociale

Chaque membre de la commission politique sociale bénéficie de 4 heures de délégation sur la période de consultation de la politique sociale.

Le président de la commission politique sociale bénéficie de quatre heures de délégation en plus des quatre heures.

Article 39 – Commissions facultatives.

Article 39.1– Pot commun

Les commissions facultatives sont créées pour l’examen de problèmes particuliers.

Un pot commun de 1040 heures annuelles maximum, utilisable par l’ensemble des élus, est attribué par la direction pour les commissions facultatives. Ce pot commun pourra être utilisé, au maximum, dans la limite de 24 heures par mois par élu.

Dans des situations exceptionnelles, un dépassement de cette limite de 24 heures par mois/par élu(e) jusqu’à 40 heures par mois/par élu(e) pourra être toléré, sous réserve de l’accord préalable de la direction.

Le règlement intérieur du CSE déterminera les commissions facultatives qui seront créées.

Article 39.2– Commission Restauration

La Direction poursuit sa volonté de déléguer les activités de restauration et de gestion des titres restaurant au CSE.

Le CSE devra confirmer la mise en place d’une commission restauration lors de la première réunion plénière de la nouvelle instance.

A ce titre, le CSE désignera les membres de cette commission parmi les membres titulaires, suppléants, représentants syndicaux du CSE, représentants de proximité ou parmi les salariés de l’entreprise.

La commission sera composée de 4 membres maximum.

Le président de la commission restauration, impérativement désigné parmi les membres titulaires élus du CSE, dispose chaque mois de 20 heures de délégation.

Un pot commun de 12 heures de délégation mensuelle est également prévu pour les autres membres de la commission restaurant, et également pour les représentants de proximité.

Article 40 – Subvention œuvres sociales et restauration

Le taux de subvention des activités sociales et culturelles de 1,8% calculé au niveau de l’entreprise couvre à la fois les activités sociales et culturelles et les dépenses de restauration. La part prise en charge par le CSE pour chaque collaborateur au titre des dépenses de restauration et de l’acquisition des titres restaurant demeure liée à leur rattachement à l’un des groupes de la classification des emplois.

Il est précisé que l’assiette de calcul de la subvention activités sociales et culturelles dans laquelle sont incluses les dépenses de restauration, est calculée conformément aux dispositions issues des différentes ordonnances et décrets.

TITRE III. LES REPRESENTANTS DE PROXIMITE

Article 41 – Mise en place et nombre des représentants de proximité.

Des représentants de proximité sont mis en place au niveau des différentes implantations géographiques de Xerox SAS, lesquelles font l’objet des regroupements et de la ventilation ci-dessous.

• Site d’Asnières sur Seine : 4 représentants de proximité

• Site de Villepinte / Zone d’activité Paris Nord 2 : 2 représentants de proximité

• Sites de Provinces : 6 représentants de proximité pouvant être répartis comme suit

Zones de Marseille et de Lyon : 2 représentants de proximité

Zones de Bordeaux, Toulouse et Nantes : 2 représentants de proximité

Zones de Lille et de Strasbourg : 2 représentants de proximité

Article 42 – Désignation des représentants de proximité.

Les représentants de proximité sont désignés parmi les membres du CSE ou parmi d’autres salariés de Xerox SAS.

Un appel à candidatures pour les représentants de proximité devra être effectué par les membres du CSE, lors de la première réunion du CSE suivant la proclamation des résultats des élections. Lors de la seconde réunion du CSE qui suit la proclamation des résultats des élections, les représentants de proximité seront désignés en séance par un vote à bulletins secrets, à la majorité des présents.

Participeront à ce vote les membres titulaires élus du CSE.

Article 43 – Liens entre les représentants de proximité et le CSE / Missions des représentants de proximité.

Les représentants de proximité ont, avant tout, un rôle de coordination sociale. Ils sont des interlocuteurs reconnus sur les implantations géographiques de Xerox SAS.

Les salariés peuvent communiquer aux représentants de proximité les questions ou les réclamations en rapport avec les relations individuelles et collectives du travail ou avec l’application des dispositions du Code du travail, des dispositions de la convention collective de branche, ou des dispositions des accords d’entreprise.

Sauf question présentant un caractère d’urgence constatée par la direction et le secrétaire du CSE, les questions des salariés posées par les représentants de proximité sont transmises au secrétaire du CSE, de façon à ce que celui-ci transmette ces questions à la direction cinq jours au plus tard avant la réunion plénière du CSE.

A défaut de missions spécifiques confiées par le CSE ou par la CSSCT, les représentants de proximité ont un rôle de premier niveau s’agissant des questions relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail.

Les thématiques d’entretien des locaux, d’ergonomie des postes de travail, de visites des locaux ou des centres d’affaires leur sont prioritairement attribuées.

Leur périmètre d’attribution est aussi étendu aux enquêtes sur les conditions de travail, à la détection et à la résolution des conflits et des comportements hostiles au travail.

Toutes les autres problématiques relevant de la santé, de la sécurité et des conditions de travail seront abordées au sein la CSSCT du CSE.

Article 44 - Formation des représentants de proximité

Le programme de formation destiné aux membres de la CSSCT, mentionnée à l’article 36 du présent accord, devra permettre de réunir et de former sur deux jours maximum les nouveaux représentants de proximité (RP), ou ceux qui n’auraient pas bénéficier d’une sensibilisation aux enjeux santé, sécurité et conditions de travail durant la mandature précédente.

Article 45 - Heures de délégation des représentants de proximité et registre de reporting des heures de délégation.

Les représentants de proximité bénéficieront de 10 heures de délégation chaque mois.

Dans le cadre des missions spécifiques confiées aux représentants de proximité par les membres de la CSSCT, le pot commun annuel de 160 heures de délégation pourra être utilisé par les représentants de proximité, lorsqu’ils exerceront des missions relevant de l’hygiène, de la santé, de la sécurité et des conditions de travail (Ce pot commun devant être réparti entre les membres de la CSSCT et les représentants de proximité).

Ce transfert des heures de délégation ne pourra pas conduire les représentants de proximité à cumuler chaque mois plus de 16 heures de délégation.

Afin de suivre l’utilisation des heures de délégation, les transferts d’heures de délégation et l’utilisation des heures attribuées en pot commun, les membres de la délégation du personnel, titulaires et suppléants, s’engagent à informer à la fin de chaque mois, ou dans la première semaine suivant le mois, leur utilisation des heures de délégation du mois via un portail dédié ou par défaut, via un fichier Excel si le portail dédié n’est pas mis en place ou dans le cas où il ne serait pas fonctionnel.

A cet effet leur identité, ainsi que le nombre d’heures mutualisées pour chacun d’eux devront figurer sur le portail ou le fichier dédié.

Article 46 – Obligation de discrétion

Les représentants de proximité sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations revêtant un caractère confidentiel, présentées explicitement comme telles par l’employeur, par le CSE ou suivant la législation en vigueur.

TITRE IV. LES DELEGUES SYNDICAUX

Les délégués syndicaux sont désignés au niveau de l’entreprise et bénéficient de 20 heures de délégation mensuelles.

TITRE V. ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord entrera en application à compter de la proclamation des résultats des élections professionnelles au sein de Xerox SAS et ce, pour une durée déterminée de quatre (4) ans.

Les dispositions du présent accord se substituent de plein droit à celles des accords portant sur les institutions représentatives du personnel, et qui n’auraient pas été dénoncés.

TITRE VI. COMMISSION DE SUIVI DE L’ACCORD

Le suivi du présent accord pourra être traiter dans le cadre d’une Commission ad hoc. Celle-ci pourra être réunie à l’initiative de la Direction ou à la majorité des délégués syndicaux. La demande de réunir la commission de suivi devra être motivée par écrit auprès de l’ensemble des parties prenantes associées à l’accord CSE.

La commission sera réunie au plus tard, dans le mois suivant la réception de la demande motivée. Cette commission est composée :

• Des Délégués Syndicaux (ou un représentant de l’organisation syndicale en cas d’impossibilité du délégué syndical),

• D’un ou des DRH,

• Et d’un membre de la CSSCT désigné par le CSE.

TITRE VII. FORMALITES DE REVISION DE L’ACCORD

Il est acté entre les parties signataires que si de nouvelles dispositions légales devaient amener les parties à constater un déséquilibre important avec le contenu du présent texte, celles-ci se réuniraient afin de procéder aux ajustements rendus nécessaires.

Le présent accord pourra, à tout moment, être modifié en respectant la procédure prévue par le Code du travail.

Les parties signataires du présent accord ont en effet la faculté de le modifier.

La demande de révision, qui peut intervenir à tout moment à l’initiative de l’une des parties signataires, doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires.

L’ensemble des partenaires sociaux se réunira alors dans un délai d’un mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.

L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.

TITRE VIII. FORMALITES DE DEPOT ET DE PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord sera déposé sur la base de données nationale des accords d’entreprise conformément aux dispositions légales et réglementaires, auprès de la DRIEETS et auprès du greffe du Conseil de prud’hommes.

Fait à Asnières Sur Seine en 8 exemplaires, le 11 mai 2022.

Pour la Direction

Directeur des Ressources Humaines

Pour les Organisations Syndicales représentatives

Le syndicat CFDT Le syndicat CFE/CGC

Le syndicat CFTC Le syndicat FO