Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en place de la base de données économiques et sociales au sein de SOGEA SATOM" chez SOGEA SATOM (Siège)

ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DE LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES AU SEIN DE LA SOCIETE SOGEA SATOM

PREAMBULE

La Base de Données Economiques et Sociales (BDES) a été instaurée par la loi n°2013-504 du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l’emploi.

Son rôle a ensuite été renforcé par la loi dite Rebsamen du 17 août 2015.

A ce jour, la BDES rassemble en un lieu unique les informations destinées aux représentants du personnel, en les classant et regroupant de manière cohérente et par grandes thématiques afin de contribuer à donner une vision claire et globale de la formation et de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise.

La base de données économiques et sociales met à disposition des représentants du personnel les informations nécessaires aux trois grandes consultations annuelles portant sur les orientations stratégiques, la situation économique et financière et la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi.

La BDES comporte également l’ensemble des informations communiquées de manière récurrente à la délégation unique du personnel et au CHSCT.

En application de l’ordonnance 2017-1386 du 22 septembre 2017 (article L. 2312-21 du Code du Travail) les signataires ont décidé de conclure un accord afin de définir l’organisation, le contenu, ainsi que les modalités de fonctionnement, d'accès, d'actualisation et de confidentialité de la BDES au sein de la société SOGEA SATOM.

Les dispositions ci-après négociées sont applicables aux instances actuellement en place au sein du siège de la société SOGEA SATOM, mais auront vocation à s’appliquer par la suite au Comité Social et Economique (CSE) lorsque ce dernier aura été élu d’ici le 1^er janvier 2020.

I – SUPPORT, CONTENU ET ORGANISATION DE LA BASE DE DONNES ECONOMIQUES ET SOCIALES

La base de données économiques et sociales est mise à disposition des élus sur un support informatique. Elle est hébergée au sein d’un réseau partagé et composée de différents dossiers.

A/ Architecture de la BDES :

La loi prévoit différents thèmes d’informations au sein de la base de données économiques et sociales, différenciés selon que l’effectif de l’entreprise est inférieur ou supérieur à 300 salariés.

En ce qui concerne la société SOGEA SATOM, en considération de son effectif, le contenu de la BDES sera organisé en 7 thèmes d’informations (L.2312-21 du Code du travail), qui sont les suivants :

1/ Investissements : investissement social (emploi, évolution et répartition des contrats précaires, des stages et des emplois à temps partiel, formation professionnelle et conditions de travail), investissement matériel et immatériel

2/ Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise

3/ Fonds propres, endettement et impôts

4/ Rémunérations des salariés et dirigeants, dans l’ensemble de leurs éléments

5/ Activités sociales et culturelles : montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d’entreprise, mécénat

6/ Rémunération des financeurs, en dehors des éléments mentionnés au 4°

7/ Flux financiers à destination de l’entreprise

Le contenu précis de chacun de ces thèmes est détaillé en annexe 1 (table de correspondance).

Cette table de correspondance permet de savoir au sein de quel document de référence se trouve l’information recherchée.

Par ailleurs, au sein de chaque thème et/ou sous-thème, un dossier par année sera créé et rassemblera les documents contenant les informations dudit thème.

Exemple 1: Recherche d’information relative à la répartition des effectifs par âge

Au sein de la BDES : Thème 1/ Investissements

Sous-thème : A/ Investissement social

a/ Evolution des effectifs par type de contrat, par âge, par ancienneté / Répartition par âge de l’effectif total

→ Document à consulter selon table de référence : RAU (se référer à l’année recherchée).

Exemple 2: Quels sont les impôts et taxes versés par l’entreprise ?

Information contenue au sein du thème : 3/Fonds propres, endettement et impôts c/ Impôts et taxes

→ Documents à consulter selon table de référence : Liasse fiscale / Comptes sociaux et comptes consolidés (se référer à l’année recherchée).

Les informations figurant dans la BDES portent sur l’année en cours et sur les deux années précédentes.

Les données à caractère prospectif sont renseignées au sein du projet d’entreprise et de l’actualisation du plan stratégique de la société SOGEA SATOM. Etabli pour une durée de 3 ans, ce dernier a vocation à être actualisé en fonction des évolutions de l’activité et de la redéfinition éventuelle des axes de développement.

Le plan stratégique et ses mises à jour seront consultables au sein de la BDES.

B/ Unités de référence :

La BDES doit être la précise et la plus transparente possible :

• les effectifs s’expriment en nombre de salariés (par tête ou en « équivalents temps plein » : ETP)

• la durée du travail s’exprime en heures ou en jours

• les informations portant sur les valeurs financières (capitaux, dépenses, recettes, dettes, rémunérations….) s’expriment en euros (ou multiples)

C/ Mise à jour de la BDES

La BDES constitue un outil, et à terme une simplification dans la mise à disposition et la transmission des informations données aux représentants élus du personnel.

Sa mise à jour est par nature dynamique, même si certaines données peuvent présenter un caractère définitif, telles que celles déclarées pour les années n-2, et n-1.

Les éléments d’information contenus au sein de la BDES sont régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le code du travail (article R. 2323-1-6).

La Direction des Ressources Humaines est en charge de l’alimentation et de l’actualisation régulière de la BDES.

Les représentants du personnel pourront prendre connaissance des mises à jour de la BDES grâce à la table d’actualisation jointe en annexe 2.

La table d’actualisation liste l’ensemble des documents, quelle que soit leur nature (rapports, reportings, états financiers…) contenant les informations permettant d’alimenter la BDES.

Chacun de ces documents est mis à jour selon la périodicité et l’échéance renseignés dans la table d’actualisation.

II – ACCES A LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES

La BDES est accessible en permanence aux membres de la DUP, du CHSCT et aux délégués syndicaux (article L2323-7-2 du Code du Travail) sans distinction.

A / Modalités d’accès et fonctionnement

La BDES de la société SOGEA SATOM est tenue à la disposition des personnes habilitées à la consulter sur un support informatique.

Elle est hébergée sur un serveur nommé : G/SOGEA-SATOM-BDES.

Elle est accessible en tout lieu au moyen d’une connexion Internet (via le poste de travail informatique ou une connexion VPN pour les salariés autorisés à en disposer).

Les documents déposés sous format pdf y sont librement consultables, et peuvent être imprimés.

La Direction est responsable de la mise en œuvre de la BDES et de ses évolutions.

Étant donné l’importance stratégique et la confidentialité des informations contenues dans la BDES, la Direction met en œuvre les solutions et dispositions garantissant le meilleur niveau de sécurité.

Elle veille notamment aux meilleurs choix concernant la sécurité, la disponibilité, l’hébergement et l’exploitation de cette source d’informations.

La Direction pourra en conséquence décider de modifier le mode d’hébergement choisi (mise en place d’une BDES numérique en mode SAAS par exemple), sans que cette modification ne remette en cause la validité de l’accord.

B / Droits d’accès et habilitations

La BDES est accessible en permanence aux :

• Membres de la délégation unique du personnel, qu’ils soient titulaires ou suppléants

• Membres du CHSCT

• Délégués syndicaux

Lorsque le Comité Social et Economique (CSE) aura été mis en place au sein de SOGEA SATOM, seuls les membres du CSE (titulaires et suppléants) et les délégués syndicaux auront accès à la BDES.

Les droits d’accès sont attribués par la Direction des Ressources Humaines et ouverts dès le début du mandat.

Ils cesseront avec la fin des mandats, qu’elle qu’en soit l’origine (rupture du contrat de travail engendrant la fin du mandat, démission du seul mandat de représentant du personnel…).

C/ Devoir de discrétion et confidentialité des documents

Les droits d’accès à la base de données fournie par l’employeur aux représentants du personnel concernés sont strictement personnels et ne peuvent être transmis à un tiers.

L’accès à la BDES s’accompagne d’une obligation stricte de discrétion sur les informations confidentielles pour les personnes y ayant accès (article L2323-7-2 dernier alinéa).

En outre, lorsque des informations confidentielles sont présentées comme telles par l’employeur dans la base de données, ce dernier précise la durée du caractère confidentiel de ces informations que les personnes ayant accès à la base sont tenues de respecter (R.2323-1-8 du code du travail)

Les documents identifiés comme confidentiels seront filigranés avec la mention « confidentiel » et la durée de confidentialité du document sera explicitement mentionnée.

Il est à noter qu’une information ne peut être considérée comme confidentielle si elle est déjà largement connue du public ou des salariés de l’entreprise.

Par ailleurs, une information est confidentielle si sa divulgation est de nature à nuire à l’intérêt de l’entreprise.

III – DUREE ET MODALITES DE L’ACCORD

A / Durée, dépôt et publicité

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en application dès que les formalités de dépôt auront été accomplies.

Le présent accord sera déposé conformément aux dispositions de l'article D. 2231-2 du Code du travail :

• en deux exemplaires dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique à la DIRECCTE dont relève l'entreprise.

• en un exemplaire au greffe du conseil de prud'hommes compétent.

Conformément à l’article L.2231-5 du Code du travail, il sera également notifié à chacune des organisations syndicales représentatives.

En outre, conformément à l’article R.2262-2 du Code du travail, un exemplaire sera remis à chaque délégué syndical ainsi qu’à la Délégation Unique du Personnel.

B / Révision et dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être révisé ou dénoncé conformément aux dispositions légales.

Fait à Rueil-Malmaison, le 16 avril 2018, en 5 exemplaires

Pour la Direction

Pour la C.F.E.-C.G.C.

Annexe 1 : Table de correspondance de la BDES

Annexe 2 : Table d’actualisation de la BDES