Accord d'entreprise "Accord expérimental relatif à l'élargissement du recours au télétravail occasionnel, régulier ou contraint" chez CAPSUGEL FRANCE (Siège)

ACCORD EXPERIMENTAL RELATIF A L’ELARGISSEMENT DU RECOURS AU TÉLÉTRAVAIL OCCASIONNEL, REGULIER OU CONTRAINT

AU SEIN DE CAPSUGEL LONZA

ENTRE LES SOUSSIGNÉS :

La société Capsugel France SASU, au capital de 1.280.000 €, ayant son siège social 10 rue Timken – 68027 Colmar Cedex, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Colmar sous le n° B 612 050 518,

ET :

Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise :

CFDT

CGT

PRÉAMBULE

Pour tenir compte de l’attente des salariés exerçant certains métiers ainsi que pour favoriser la conciliation entre la vie professionnelle et la vie personnelle et familiale, les partenaires sociaux ont négocié au cours de l’année 2018 un accord expérimental de télétravail occasionnel.

Les attentes des collaborateurs s’orientant vers un dispositif de télétravail plus conséquent, les partenaires sociaux ont ouvert en janvier 2020 une négociation sur le télétravail régulier.

La crise sanitaire de la Covid-19 a conduit l’entreprise à déployer massivement le télétravail dans le souci de préserver la santé sécurité du personnel dont les fonctions permettaient une adaptation et une organisation du travail même dégradée à distance.

Les partenaires sociaux ont effectué un bilan de cette expérience inédite de télétravail contraint laquelle a permis de nourrir les négociations du présent accord qui demeure un accord expérimental, dès lors qu’il élargi les possibilités de recours au télétravail ce qui nécessite une évaluation tant en termes d’intérêt pour le personnel et la santé sécurité au travail qu’en terme d’impact sur l’organisation du travail.

Le présent accord définit en conséquence :

• les conditions dans lesquelles certains salariés pourront solliciter à leur initiative le recours au télétravail occasionnel

• les conditions dans lesquelles certains salariés pourront solliciter de bénéficier d’un télétravail régulier à leur initiative

• les conditions de déploiement d’un télétravail contraint en application de l’article L 1222-11 du code du travail.

Le télétravail occasionnel ou régulier ne constitue ni un droit ni une obligation.

Le recours au télétravail régulier dans le cadre de l’expérimentation sera formalisé.

Par ailleurs, les partenaires sociaux ont souhaité alléger le recours au télétravail occasionnel.

Ce dernier devra toutefois être formalisé mais dans des conditions plus souples.

Enfin l’expérience de la crise sanitaire de la Covid-19 au cours de l’année 2020 et 2021 a permis aux partenaires sociaux de dégager certains principes de fonctionnement s’agissant de concilier la santé et la sécurité du personnel avec les contraintes de poursuite d’activité de l’entreprise. L’ANI du 26 Novembre 2020 a par ailleurs mis l’accent sur la nécessité de préserver les collectifs de travail et de préserver le lien social entre collaborateurs.

Aussi le présent accord conserve un caractère expérimental et met également en place les modalités de suivi et d’analyses de cette expérimentation. En effet il s’agit pour l’entreprise :

- de mesurer le succès auprès du personnel d’une activité en partie effectuée en télétravail

- d’étudier les impacts d’un recours plus courant au télétravail tant sur son organisation et sur la cohésion du personnel que sur la santé et le bien-être de son personnel dans le cadre du fonctionnement normal de l’entreprise

- et d’anticiper des bascules à venir dans des modalités d’organisations du travail différenciées en cas de survenance des nouvelles circonstances exceptionnelles.

Les partenaires sociaux s’inscrivent donc pour la thématique du télétravail dans un processus d’amélioration continue dans le souci de concilier au mieux des impératifs d’organisation de l’activité de l’entreprise et les intérêts du collectif de travail tant pour les aspects développement professionnel que les aspects de conciliation vie professionnelle et vie privée.

DÉFINITIONS

• Télétravail : Selon l’article L.1222-9, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

• Télétravail régulier : vise l’autorisation donnée à certains collaborateurs de pouvoir réaliser selon une périodicité prédéfinie à l’avance, un travail à leur domicile en se connectant sur le réseau de l’entreprise.

• Télétravail occasionnel : vise l’autorisation donnée à certains collaborateurs de pouvoir réaliser épisodiquement un travail en se connectant à leur domicile sur le réseau de l’entreprise.

• Télétravail contraint : correspond aux situations visées à l’article L 1222-11 du code du travail permettant à l’entreprise dans des situations exceptionnelles et en cas de force majeure d’imposer le télétravail à des collaborateurs.

• Travail nomade : le travail qui par sa nature s’inscrit principalement et habituellement en-dehors des locaux de l’entreprise. Il ne s’agit pas de télétravail.

• Télétravailleur : est considéré comme télétravailleur au titre du présent accord tout collaborateur de l’entreprise effectuant dès l’embauche ou ultérieurement du télétravail à son domicile à titre occasionnel ou régulier sous réserve de l’autorisation préalable écrite de sa hiérarchie.

Article 1 – Champ d’application

Le présent accord s’applique en France aux salariés de la Société Capsugel France (Lonza) exerçant habituellement leur activité professionnelle dans les locaux de l’entreprise sous réserve qu’ils remplissent les conditions d’éligibilité au télétravail régulier définies à l’article 3 ou au télétravail occasionnel défini à l’article 4 et bénéficiant d’une ancienneté minimum d’un an dans l’entreprise et employés par contrat à durée indéterminée et à temps plein ou à un temps partiel.

Les alternants ayant une ancienneté supérieure à une année et les stagiaires ne sont pas éligibles de droit au télétravail, la priorité étant donnée aux recommandations pédagogiques susceptibles d’être formulées par les partenaires de l’entreprise dans le cadre du programme de formation.

Leur situation sera évaluée au cas par cas.

Enfin les dispositions du présent accord s’appliquent au personnel dont les fonctions sont éligibles au télétravail en cas de mise en place d’une organisation de travail par recours au télétravail en cas de force majeure ou de circonstances exceptionnelles.

Article 2 – Eligibilité au télétravail régulier ou occasionnel

Le télétravail tel que prévu dans le présent accord est une possibilité expérimentale d’organisation du travail permettant au salarié l’exercice à titre régulier ou occasionnel d’une partie de son activité professionnelle depuis son domicile.

Le télétravail régulier ou occasionnel tel qu’il est envisagée au sein de la Société Capsugel n’est ni un droit, ni une obligation et sa mise en œuvre doit répondre à un certain nombre de conditions tenant :

• au poste occupé et à sa compatibilité avec l’organisation du service (a)

• au salarié candidat au télétravail (b)

• au domicile du salarié concerné (c)

1. Eligibilité du poste et compatibilité avec l’organisation du service

Tous les postes ne sont pas compatibles avec le télétravail.

Ne sont notamment pas compatibles avec le télétravail, les postes en production, les postes de techniciens de laboratoire, les postes en maintenance, les postes non dotés d’ordinateurs portables par l’entreprise.

Dans le cadre de la digitalisation progressive de l’entreprise, les dotations en ordinateurs portables ont vocation à se développer. Cette tendance aura ainsi nécessairement un impact sur l’organisation du travail à venir et sur le développement possible des demandes de télétravail. Aussi les autorisations de télétravail sont nécessairement temporaires et évolutives et devront s’adapter aux besoins de l’organisation collective du travail au sein de l’entreprise.

L’analyse de la compatibilité du poste et de l’organisation du travail avec le télétravail est menée notamment au regard de la possibilité pour le salarié d’effectuer tout ou partie des activités depuis son domicile, pour réaliser du télétravail en raison notamment :

• de la nécessité d’une présence dans les locaux de l’entreprise pour tenir le poste en raison de l’organisation pratique (pour exemples non exhaustifs : documents non numérisés, échanges nécessaires avec les collègues, présence de tiers sur le site, interactions avec les fonctions exercées sur site…),

• des contraintes techniques (pour exemples non exhaustifs : informatique, téléphonie...),

• des impératifs de sécurité et de confidentialité des données liées à l’activité envisagée,

• de l’organisation du service et du nombre de salariés déjà en télétravail sur la même date ou travaillant à temps partiel au sein du service ou de la faible ancienneté des membres de l’équipe au sein de laquelle le salarié mène ses activités.

• la nature de l’activité du collaborateur : fonction de type expert sans rôle d’encadrement, fonction avec un impact limité en termes d’encadrement et d’interaction avec les fonctions exercées sur le site ou enfin fonction de type manager avec un impact plus ou moins fort sur le fonctionnement global du site.

2. Eligibilité du salarié

Le télétravail exige des aptitudes dont celles appréciées dans le cadre d’un entretien spécifique telles que :

• La maîtrise du poste occupé,

• L’autonomie dans l’organisation du travail et la gestion du temps de travail,

• L’adaptabilité à savoir l’ajustement des pratiques en fonction des situations et des personnes,

• La rigueur et la fiabilité du collaborateur,

• La capacité à partager avec les interlocuteurs les informations de manière structurée et adaptée,

• La coopération et l’entraide,

• Pour les fonctions managériales : capacité à animer son équipe à distance, flexibilité pour les activités transversales et la coopération avec les autres fonctions de l’entreprise, capacité d’anticipation et d’organisation.

3. Eligibilité du domicile

Les salariés de la Société Capsugel sont le cas échéant autorisés à télétravailler à leur domicile ce qui s’entend de leur résidence habituelle.

L’adresse du domicile choisi pour l’exercice du télétravail doit être située en France.

Tout changement d’adresse du domicile choisi pour l’exercice du télétravail est signalé au service Ressources Humaines.

Conditions liées au domicile : le domicile doit remplir certaines conditions techniques à savoir :

• être relié à une ligne Internet par la technologie ADSL haut débit ou par une technologie FTTH,

• être situé dans une zone géographique couverte par les réseaux de communication nécessaires à l’exécution d’une activité en télétravail dans des conditions efficaces et professionnelles,

• ne pas faire l’objet de restrictions concernant le télétravail dans le contrat d’assurance habitation du salarié ou le cas échéant dans son bail d’habitation, ou le règlement de copropriété,

• être doté d’une installation électrique conforme pour l’exercice du télétravail.

• disposer d’un environnement propice au travail et à la concentration et conforme aux impératifs de confidentialité.

Article 3 – Télétravail régulier

3.1. Nombre de jours susceptibles d’être télétravaillés à titre régulier

Le télétravail régulier est une possibilité offerte par la Société Capsugel dans le cadre d’une expérimentation à durée limitée. Les salariés éligibles remplissant les conditions prévues à l’article précédent auront la possibilité de solliciter des journées télétravaillées dans les conditions suivantes et selon les formules suivantes :

• Télétravail régulier hebdomadaire

Le télétravail régulier est limité à 3 jours hebdomadaire au maximum.

Le nombre hebdomadaire maximum de jours de télétravail est défini poste par poste au regard de la nature du poste, l’expérience et de l’autonomie de son titulaire, des interactions dans l’exercice professionnel avec les autres fonctions de l’entreprise.

Le nombre effectif de jours de télétravail au cours d’une semaine sera défini dans les limites maximales comprises entre 1 jour et 3 jours par le responsable hiérarchique direct après tenue de l’entretien d’examen de la demande de télétravail et est mentionné dans l’autorisation de télétravail régulier.

Les journées peuvent être prises par journées entières ou demi-journées et correspondent à des journées fixes dans la semaine.

Pour l’ensemble du personnel éligible à temps plein ou à temps partiel, le télétravail est possible sous réserve que le salarié soit présent sur site au moins 2 jours par semaine.

Les journées de télétravail non prises ne sont pas cumulables ni reportables d’une semaine sur l’autre.

• Télétravail régulier mensuel

Les salariés exerçant des missions dont l’activité ne permet pas de définir des jours de télétravail régulier dans le cadre d’une semaine, la mise en place du télétravail dans un cadre mensuel peut être envisagée.

Le nombre maximum de jours de télétravail au cours d’un mois est de 12 jours ouvrés flottants.

Le nombre mensuel maximum de jours de télétravail est défini poste par poste au regard de la nature du poste, des projets en cours, de l’expérience et de l’autonomie de son titulaire, des interactions dans l’exercice professionnel avec les autres fonctions de l’entreprise.

Le nombre effectif de jours de télétravail au cours d’un mois sera définit dans les limites maximales comprises entre 4 jours et 12 jours par le responsable hiérarchique direct après tenue de l’entretien d’examen de la demande de télétravail et est mentionné dans l’autorisation de télétravail régulier.

Les journées peuvent être prises par journées entières ou demi-journées. Elles ne correspondent pas à des journées fixes dans le mois et peuvent en, conséquences être adaptées aux circonstances et aux contraintes professionnelles.

Pour l’ensemble du personnel éligible à temps plein ou à temps partiel, le télétravail est possible sous réserve que le salarié soit présent sur site au moins 2 jours par semaine.

Les journées de télétravail non prises ne sont pas cumulables ni reportables d’un mois sur l’autre.

Il est rappelé que pour le télétravail hebdomadaire ou mensuel :

• Le salarié ne peut se placer en télétravail pendant un jour de suspension de son contrat de travail pour quelque motif que ce soit (arrêt de travail pour motif de maladie, congé payé), ainsi que pendant les jours de repos hebdomadaire

• L’astreinte ne correspondant pas à du travail effectif, ne se confond pas avec une période de télétravail.

3.2. Procédure d’autorisation préalable en vue de télétravail régulier

3.2.1. Demande initiale du salarié et déclaration préalable du salarié

La possibilité de télétravailler régulièrement doit être au préalable autorisée dans son principe par le responsable hiérarchique après qu’une demande ait été faite par écrit à l’initiative du salarié.

La demande écrite de télétravail régulier ne peut être présentée qu’accompagnée de déclarations portant sur les conditions énoncées au point 2 ci-dessus relatives au domicile du salarié.

Le salarié qui souhaite bénéficier d’une situation de télétravail régulier atteste de l’ensemble des conditions définies à l’article 2 relatives à son domicile en fournissant à son responsable hiérarchique :

• Une déclaration sur l’honneur relative à la conformité de l’installation électrique utilisée pour le télétravail.

• Une attestation provenant de l’assureur attestant que la police d’assurance de son domicile permet l’exercice régulier d’une activité professionnelle à domicile. Si l’assurance ne couvre pas certains dommages liés à ses équipements, le télétravailleur devra demander une extension de la garantie en ce sens. Les conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la première mise en œuvre du télétravail. Le salarié devra en fournir les justificatifs nécessaires avant la délivrance de l’autorisation de télétravail. Pour toute modification impactant la couverture d’assurance du domicile, le télétravailleur devra en outre remettre à l’employeur une nouvelle attestation de sa compagnie d’assurance stipulant la prise en compte des risques liés au télétravail à domicile.

• Une déclaration écrite relative aux conditions matérielles et d’environnement de travail.

Le responsable hiérarchique organise à l’aide du service HSE un diagnostic ergonomique après examen des conditions de travail réelles envisagées par le salarié dans sa déclaration en termes d’environnement et de conditions matérielles de travail. Ces derniers émettent des recommandations et des consignes de sécurité et peuvent émettre des propositions d’amélioration et/ou imposer certains équipements qui seront mis à disposition par l’entreprise tels que de siège ergonomique, écrans de travail notamment. Si les conditions de travail ne peuvent être adaptées dans les limites de leur faisabilité par l’entreprise tel qu’appréciées par le seul service HSE, la mise en œuvre du télétravail peut être refusée pour ce seul motif de diagnostic négatif.

Le responsable hiérarchique peut après examen et au regard des conditions d’éligibilité visées à l’article 2 ci-dessus, accepter ou refuser la demande de télétravail régulier selon les modalités prévues ci-après.

3.2.2. Examen de la demande

1. Etape préalable

Le responsable hiérarchique avant de prendre position sur la demande de télétravail régulier organise un entretien spécifique visant à étudier la faisabilité du télétravail et notamment les modalités de l’exécution du travail et le domicile.

Si la demande de télétravail est acceptée, le responsable hiérarchique fixe en concertation avec le salarié les modalités d’exécution du télétravail.

Le responsable hiérarchique communique au salarié et au responsable des ressources humaines la décision concernant la mise en œuvre du télétravail dans les 30 jours qui suivent cet entretien.

2. Mise en œuvre

Les conditions relatives au domicile sont documentées par le salarié qui transmet au responsable hiérarchique les déclarations et attestation mentionnées à l’article précédent.

Le salarié teste s’il peut accéder depuis son domicile à l’environnement informatique nécessaire à la tenue de son poste dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise.

3. Motifs de non-validation

En cas de refus, le ou les motifs sont précisés au salarié par le responsable hiérarchique. Il peut s’agir notamment de contraintes matérielles ou techniques, d’impératifs de santé sécurité au travail, d’impératifs de sécurité des données liées à l’activité, de l’importance de son activité déjà exercée en dehors des locaux de l’entreprise, de l’organisation du service, de la faible ancienneté et de l’expérience de l’équipe, de la maîtrise du poste occupé.

3.2.3. L’autorisation de télétravail

Une autorisation écrite à durée déterminée délivrée par le responsable hiérarchique formalise l’acceptation du télétravail régulier à domicile dans les conditions prévues au présent accord. Elle en précise les conditions définies avec le responsable hiérarchique.

Le responsable hiérarchique pourra notamment exclure le télétravail certains jours en raison de l’organisation de l’activité tel que jour de réunion hebdomadaire d’équipe et les jours dédiés à des tâches qui exigent une réactivité et une fluidité particulière ou des activités nécessitant un brainstorming de tout ou partie de l’équipe, semaine de clôture, etc… Il est précisé que les tâches plus introspectives de réflexion et d’analyse sont mieux adaptées au télétravail. Enfin le responsable hiérarchique limite le nombre de salariés de son équipe concomitamment en télétravail absent de façon à préserver la cohésion d’équipe et le lien social.

En cas de pluralité de demandes au sein d’une même équipe, le télétravail régulier ou occasionnel, le responsable hiérarchique devra nécessairement prendre en compte les demandes de l’ensemble de l’équipe afin d’organiser le travail.

Ainsi si le nombre de candidature en vue d’une situation de télétravail est trop important au regard des exigences de fonctionnement du service et que celui-ci est incompatible avec une bonne organisation de l’équipe concernée, l’ordre de priorité suivant sera appliqué :

• Salarié dont l’état de santé nécessite un aménagement des conditions de travail sur avis du médecin du travail

• Salarié mobilisant les dispositifs d’aidant familial

• Temps de trajet domicile- lieu de travail par ordre décroissant

• Ancienneté des salariés candidat par ordre décroissant

• Age du salarié par ordre décroissant

3.3. Période d’adaptation et réversibilité

Pendant les 6 premiers mois d’application de l’autorisation de télétravail régulier, l’entreprise tout comme le salarié peuvent à tout moment mettre fin à cette possibilité.

L’objectif de cette période d’adaptation est de permettre aux parties (manager direct et salarié) de vérifier le bon fonctionnement notamment technique et organisationnel du télétravail envisagé.

Au plus tard dans les 4 semaines précédant le terme de la période d’adaptation, un entretien sera organisé afin que chaque partie dresse le bilan de la situation de télétravail pour ce qui la concerne.

Si le bilan est positif pour chaque partie, la situation de télétravail se poursuit pour la durée prévue à l’autorisation de télétravail.

Le cas échéant si les parties estiment que les modalités doivent être ajustées, elles en informent le service Ressources Humaines afin que les modifications apportées soient formalisées dans une autorisation de télétravail révisé.

A défaut d’être concluante, il est mis fin à la situation de télétravail dans le délai mentionné à l’alinéa 2 ci-dessous.

La fin du télétravail régulier est notifiée par écrit en respectant un délai de prévenance de 15 jours calendaires.

3.4. Réversibilité au-delà de la période d’adaptation prévue au point 3.3. et avant le terme de l’autorisation de télétravail

La réversibilité définitive au-delà de la période d’adaptation est également possible à l’initiative soit de la hiérarchie soit du salarié. Cette réversibilité est alors formalisée d’un commun accord par une lettre mettant un terme à l’autorisation temporaire de télétravail.

De plus, certaines circonstances mettent également fin définitivement au télétravail notamment :

• Lorsque le salarié autorisé à télétravailler change de poste.

• Lorsque le salarié autorisé à télétravailler informe l’entreprise d’un déménagement sans qu’une analyse de compatibilité du nouveau lieu de travail ait été réalisée.

• Lorsqu’une modification intervient dans l’organisation du service ou lorsque des circonstances particulières liées à l’activité du service exigent un retour permanent du salarié dans les locaux de l’entreprise.

• Lorsque les règles de protection des données de confidentialité ne sont pas en pratique respectées,

• Lorsque des circonstances particulières imprévisibles affectent la situation personnelle du salarié ne lui permettant plus d’exercer le télétravail dans les conditions prévues au présent accord.

• Lorsque des dysfonctionnements dans l’organisation du service sont détectés par le responsable hiérarchique. Ce dernier saisit alors le service RH qui analysera la situation après avoir entendu les protagonistes et qui, à défaut de consensus sur les modalités de règlement des difficultés, décidera de la mesure la plus appropriée pour résoudre ces dernières. La mesure pourra notamment conduire à ce qu’il soit mis un terme à la situation de télétravail régulier.

• Lorsque les consignes en matière de santé / sécurité au poste en télétravail ne sont pas respectées.

En tout état de cause, l’expérimentation de télétravail étant temporaire, la situation de télétravail prend automatiquement fin à la date prévue par l’autorisation écrite individuelle de télétravail.

Article 4 – Télétravail occasionnel

4.1. Pour les salariés remplissant les conditions définies à l’article 2, un dispositif plus allégé de télétravail occasionnel pourra être mis en place de gré à gré dans les situations suivantes :

• Grève de transport, pic de pollution, affectant significativement la circulation des véhicules privés (circulation alternée)

• Panne du véhicule personnel

• Besoin ponctuel du salarié pour concilier vie professionnelle et vie personnelle

• Départ-retour de déplacement professionnel ou de formation ne rendant pas nécessaire un retour sur le lieu habituel de travail.

Il s’agit de situations dans lesquelles le recours au télétravail facilite la bonne exécution du travail malgré une situation inhabituelle ou la gestion d’un imprévu.

Le dispositif de télétravail occasionnel ne peut être déployé de manière récurrente.

Il ne saurait être un moyen de contourner les règles de télétravail régulier pour des situations qui n’y ouvrent pas droit.

4.2. En cas de recours occasionnel au télétravail, celui-ci pourra être convenu au cas par cas, entre le salarié et son responsable hiérarchique. Une autorisation cadre pourra être mise en place.

Un accord écrit préalable devra être formalisé par tout moyen, le cas échéant par courriel.

Un préavis d’information de la hiérarchie de 8 jours calendaires devra être respecté lorsque l’évènement à l’origine de la demande de télétravail est programmable à l’avance.

Les horaires de télétravail seront obligatoirement précisés dans l’accord écrit.

L’information sera communiquée aux autres collaborateurs de l’équipe afin de les informer de la situation de télétravail du collaborateur concerné.

4.3. La possibilité de télétravail occasionnel est plafonnée à un jour par mois dans la limite de 20 jours par année calendaire, jours de pics de pollution non compris le cas échéant pris en demi-journées.

En cas de recours au télétravail pour faire face à la limitation des déplacements en cas de pics de pollution, les salariés devront justifier leur demande en transmettant les justificatifs nécessaires en s’appuyant sur les données du site de l’association Atmo Grand Est (www.atmo-grandest.eu) et ne pourront dépasser un nombre de jours plafond de télétravail occasionnel au cours d’une même période de 30 jours impactée par le pic de pollution de 8 jours ouvrés flottants. Au-delà de ce plafond le salarié met en œuvre des solutions alternatives (co- voiturage, transport en commun). Le responsable hiérarchique pour autoriser le télétravail en cas de pic de pollution détermine l’ordre de priorité pour éligibilité au télétravail en tenant compte des contraintes individuelles de mises en œuvre des solutions alternatives.

Les jours télétravaillés doivent être positionnés du lundi au vendredi de préférence en dehors des mardi et jeudi sauf circonstances imprévisibles et pics de pollution.

Article 5 – Télétravail contraint

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de la Société et garantir la protection des salariés.

La gestion du parc du matériel informatique et la facilitation de l’utilisation des outils numériques reste un point de vigilance de la Direction des services Informatiques dans le cadre de la réflexion globale sur la gestion des situations de crise.

Le télétravail pour les besoins de gestion d’un évènement exceptionnel ne fait pas l’objet d’une procédure d’autorisation individuelle du salarié mais peut être imposé collectivement par l’employeur unilatéralement.

La mise en place de ce télétravail pourra être organisée par l’employeur via une note générale ou par service.

Les conditions et modalités de mobilisation du télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure seront déterminées par les responsables hiérarchiques au regard des contraintes opérationnelles, de l’organisation possibles du travail, les impératifs de toutes nature découlant de la survenance de l’évènement exceptionnel.

Les proportions d’activités réalisées en télétravail ou sur site seront définies et régulièrement adaptées par les responsables hiérarchiques exerçant effectivement les fonctions managériales aux besoins du moment de l’entreprise et de l’équipe de direction mettant en œuvre le plan de continuité d’activité. La coopération et la flexibilité en temps de crise étant fondamentaux à la réussite du plan de continuité d’activité, chaque collaborateur sollicité adaptera en conséquence les modalités de travail au regard de l’avancée et des besoins de réalisation du plan de continuité d’activité.

Selon les circonstances le CSE sera informé soit avant ou après le déploiement du télétravail contraint des modalités opérationnelles de déploiement de ce mode d’organisation du travail.

La mise en place du télétravail contraint est documentée et organisée dans le cadre du carnet de bord de la gestion de crise par échanges d’e-mails régulièrement actualisés entre les salariés contribuant au plan de continuité d’activité et l’équipe de direction.

Article 6 – Organisation pratique du télétravail à domicile (dispositions communes quel que soit le type de télétravail)

6.1. Organisation du temps télétravaillé

Le salarié gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles et les règles internes en vigueur dans l’entreprise.

L’activité professionnelle à domicile doit se dérouler pendant la période correspondant aux horaires du service auquel appartient le salarié. Pendant le jour ou la demi-journée de télétravail, le temps de travail effectif du salarié correspondant à celui effectué habituellement lorsqu’il travaille dans les locaux de l’entreprise et correspondant aux badgeages réalisés à distance.

Le salarié devra badger à distance sur l’ordinateur portable mis à sa disposition selon les mêmes règles de badgeage que celles applicables sur le site Capsugel.

Pendant le jour ou les demi-journées télétravaillés au cours de la semaine, le salarié s’engage à répondre aux sollicitations des collègues et des tiers extérieurs pendant les plages de l’horaire habituel de son service (le matin et l’après-midi). Celles-ci sont le cas échéant précisées dans l’autorisation de télétravail.

6.2. Impact paye

En situation de télétravail le collaborateur ne peut prétendre aux avantages pécuniers ou en nature en lien avec une activité professionnelle sur le site de Capsugel tels que participation aux frais repas, indemnité transport. De tels avantages, si le salarié en est bénéficiaire, sont ajustés au regard du nombre de jour ou de demi-journées de télétravail effectués par le salarié.

6.3. Objectifs individuels

La charge de travail et les objectifs du salarié autorisé à télétravailler restent les mêmes que lorsqu’il exerce l’ensemble de son activité dans les locaux de l’entreprise. La hiérarchie vérifiera lors d’entretiens réguliers la faisabilité des objectifs confiés au regard de l’autorisation de télétravail ainsi que les conditions de la bonne continuité du service.

En période de cas de force majeure ou de situation exceptionnelle, les objectifs individuels pourront être adaptés par le responsable hiérarchique dès lors que les missions confiées peuvent être amenées à évoluer.

6.4. Vie privée

Afin de respecter la vie privée du collaborateur autorisé à télétravailler, les plages horaires de joignabilité correspondent aux plages horaires de l’horaire habituel du service auquel appartient le salarié et sont le cas échéant précisées dans l’autorisation de télétravail. Le télétravailleur ne peut organiser de réunions à son domicile mais peut en animer ou y participer au moyen de l’utilisation des nouvelles techniques de l’information et de la communication mis à sa disposition par l’entreprise.

Article 7 - Protection des données et confidentialité

Chaque salarié optant pour le télétravail occasionnel ou régulier prend des précautions utiles pour préserver l’accès de ses données et plus généralement à toutes informations concernant l’entreprise ou ses clients et fournisseurs. Il en est de même lorsque le télétravail contraint est mis en place par l’employeur.

Aucun dossier, document sur support papier ou numérique ne peut être conservé au domicile du salarié.

Le salarié doit en outre respecter l’obligation de discrétion et de confidentialité sur les procédés et les méthodes de réalisation et de commercialisation des produits et services de l’entreprise portées à sa connaissance dans l’exercice de son activité ainsi qu’une obligation de secret sur toutes les questions portant sur les secrets de fabrique et les secrets d’affaires.

Le télétravail implique nécessairement la seule utilisation des équipements de travail mis à disposition par l’entreprise et la mise en œuvre des procédures et dispositifs de protection des données appartenant à l’entreprise exigés par la société Capsugel.

Le salarié observe la discrétion et la confidentialité la plus stricte sur les informations auxquelles il a accès par tous moyens dans le cadre de sa fonction. Il veille à empêcher l’accès et l’utilisation abusive ou frauduleuse des équipements professionnels mis à sa disposition et les données qu’ils contiennent.

Le salarié doit également respecter les consignes figurant dans la chartre d’utilisation des ressources informatiques et les consignes de la Direction des Services Informatiques ainsi que les dispositions du règlement intérieur de la société.

Le non-respect de ces prescriptions peut conduire à la mise en œuvre de sanctions prévues par le règlement intérieur.

Article 8 – Santé et sécurité

8.1. Respect des règles de santé et de sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité des collaborateurs sont également applicables lorsque les collaborateurs sont en situation de télétravail.

En cas de besoin, les représentants du personnel et les autorités administratives compétentes en matière d’hygiène et de sécurité ont accès au lieu de travail du télétravailleur sous réserve de recueillir préalablement l’accord de l’intéressé.

La liste des télétravailleurs réguliers ou occasionnels sera transmise à l’infirmière du site, laquelle fera part à la direction et au médecin du travail, dans le respect des règles déontologiques, de toute situation individuelle qui lui semblerait rendre le télétravail régulier inapproprié.

L’infirmière du travail sera habilitée à formuler des recommandations individualisées d’hygiène de travail auprès des télétravailleurs.

Le service HSE concevra également régulièrement des campagnes de préconisations et recommandations générales en matière de santé / sécurité au travail à l’attention des télétravailleurs.

8.2. Accident du travail

En cas d’accident du travail à son domicile, le salarié doit en informer l’employeur par tout moyen. Le traitement de cette déclaration par l’entreprise se fait dans les mêmes conditions que pour un accident survenant dans les locaux de l’entreprise et peut susciter des enquêtes internes nécessitant un déplacement au domicile du salarié.

8.3. Participation au collectif du travail

Le télétravailleur régulier sera attentif à ne pas se désolidariser du collectif de travail.

Le personnel sur site associera les collègues en télétravail dans leur routine de travail. Le manager créera des visioconférences pour embarquer les télétravailleurs en réunion de travail.

Aussi la participation des télétravailleurs à tous les évènements professionnels collectifs (réunion de travail, conférence, évènement festif) doit être considérée par ces derniers comme une priorité et comme des espaces temps favorisant le maintien d’une bonne intégration dans le collectif de travail et une bonne cohésion au sein du service auquel il appartient.

Les jours ou demi-journées télétravaillés devront dès lors ne pas coïncider avec le déroulement de tels évènements ou situations.

8.4. Entretien annuel formalisé

Un entretien annuel formalisé sera organisé par le responsable hiérarchique avec les télétravailleurs réguliers de son équipe. Le responsable hiérarchique vérifiera lors de l’entretien annuel la faisabilité des objectifs confiés, et la bonne maîtrise des outils de travail à distance par le salarié, ainsi que les conditions de la bonne continuité opérationnelle du service.

8.5. Salariés en situation de handicap et aménagement de poste à la demande du médecin du travail

Les procédures d’entrée et de sortie dans les dispositifs de télétravail évoquées au présent accord ne sont pas applicables aux situations individuelles des personnes en situation de handicap ou pour lesquelles le médecin du travail préconise que l’aménagement du poste de travail puisse prendre la forme d’une solution de télétravail afin de favoriser le maintien dans l’emploi ou une reprise du travail.

Dans ces hypothèses, la mise en place du télétravail se fera en concertation avec le médecin du travail, le service RH et le responsable hiérarchique.

8.6. Formation des managers et des salariés

Les managers dont les équipes comprendraient un nombre significatif de télétravailleurs bénéficieront d’un droit de priorité pour bénéficier d’une formation au management à distance.

Le service RH sélectionnera un programme permettant de développer cette compétence.

Par ailleurs les salariés candidats au télétravail sont encouragés à utiliser leur compte personnel formation de sorte à développer leurs aptitudes et compétences au travail à distance.

Enfin, des recommandations internes seront également déployées par le service RH et le service HSE pour accompagner la digitalisation des activités de la société et le développement potentiel du travail à distance.

Article 9 – Bilan de l’expérimentation et commission de suivi

Le présent accord constitue un accord expérimental lequel fera l’objet d’un suivi par les représentants du personnel de l’entreprise au sein du CSE.

Un état des lieux du nombre de télétravailleurs réguliers et occasionnels sera communiqué au CSE après les 6 premiers mois d’application du présent accord puis annuellement.

Une commission de suivi paritaire composée de deux membres du service RH, deux membres désignés par chaque syndicat représentatif et deux membres élus du collèges cadres sera constituée pour s’assurer de la bonne application du présent accord.

Elle se réunit tous les ans afin d’effectuer un bilan sur la base des indicateurs suivants :

• Nombre de télétravailleurs par catégorie professionnelle

• Répartition Femmes/Hommes

• Nombre de demandes acceptées/refusées (accès à la commission de suivi à la copie de la décision motivée en cas de demande refusée)

• Problèmes d’adaptation rencontrés par les télétravailleurs et/ou managers

• Réponses ou solutions apportées à ces problèmes ou difficultés

• Eventuels accidents intervenus en télétravail

• Nombre de télétravailleurs en situation de handicap.

Un bilan sera également fait sur l’impact du présent accord sur l’amélioration des contraintes de mobilité du personnel de l’entreprise.

Article 10 – Durée - Clause de rendez-vous - Révision - Dépôt

10.1. Durée

Le présent accord est conclu le 5 juillet 2021 et entrera cependant en vigueur deux mois après la fin de l’application du dernier protocole national sanitaire relatif à la crise de la Covid 19 et privilégiant notamment le télétravail comme mesure de prévention contre le risque d’infection.

Le présent accord est conclu pour une durée de 18 mois pour une phase expérimentale. Le présent accord cessera de produire l’intégralité de ses effets au terme prévu. A cette même date, les autorisations individuelles de télétravail deviendront caduques.

10.2. Clause de rendez-vous

Au terme du présent accord expérimental, les parties signataires seront libres de tirer les enseignements du bilan réalisé par le CSE afin de formuler des propositions et suggestions et d’améliorer le dispositif de télétravail dans l’entreprise et favoriser sa compatibilité avec le processus de travail au sein de la société, faire remonter les dysfonctionnements auxquels il y aurait lieu de remédier.

Ces suggestions et propositions constitueront les bases de négociation d’un accord éventuel qui pourra avoir pour objet de renouveler et/ou d’adopter le dispositif de télétravail au sein de la société Capsugel France (Lonza).

10.3. Révision

Le présent accord pourra néanmoins faire l’objet d’une révision en cours de période expérimentale. La demande de révision devra être notifiée aux partenaires par courrier électronique avec un préavis de 3 mois. La partie qui sollicite une révision devra expliciter les raisons et les propositions de rédaction modificative. En cas de demande de révision, les négociations commenceront dans le mois suivant la réception de la notification.

10.4. Dépôt

Le présent accord sera notifié par courrier à l’ensemble des organisations syndicales représentatives de l’entreprise.

En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de l'entreprise.

Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Le déposant adressera un exemplaire de l’Accord au secrétariat greffe du conseil de prud'hommes de Colmar.

Les Parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L 2231-5-1 du Code du travail.

A défaut, le présent accord sera publié dans une version intégrale.

Enfin, un exemplaire de l’accord sera remis et établi à chaque partie signataire.

Cet accord sera enfin diffusé sur l’intranet de l’entreprise.

Une présentation du présent accord fera l’objet d’une communication réalisée conjointement par les services RH et communication de l’entreprise qui portera notamment sur les conditions d’accès au télétravail et ses modalités au sein de Capsugel France Lonza.

Fait à Colmar, Le 5 juillet 2021

En six exemplaires originaux,

Pour la société Capsugel France : Pour les organisations syndicales représentatives :

CFDT

CGT